IT-afdelingen Selma Lagerlöfs Vej 300 9220 Aalborg Øst Tlf. 9940 9451 Fax 9940 7593 http://itafd.aau.dk Vejledning vedr. journalisering for eksternt finansierede forskningsprojekter Thøger Elmelund Kristensen Tlf. 9940 9452 Mobil internt: 6 9452 Mobil eksternt: 2443 1913 thk@adm.aau.dk 02-10-2012 Sagsnr: 2011-062-00022 Captia og eksternt finansierede forskningsprojekter Hermed vejledning i brug af Captia i forhold til Regelsæt vedr. journalisering for eksternt finansierede forskningsprojekter 1 BEMÆRK: Det er den projektøkonomi-ansvarlige 2, der har ansvaret for journaliseringen! Sag, sagstitler etc. Der oprettes minimum 1 sag pr. projektnummer. Sagsgruppe: Sagsgrupperne 840-859 anvendes til de forskellige grupper af projekter. Ved valg af en af disse sagsgrupper, er det obligatorisk, at vælge en værdi i feltet Undernummer. Undernummeret indgår herefter automatisk i sagsnummeret. Bilag 1 viser listen over undernumre. Sagstitel-syntaks: FIK[projektnummer] [Projekttitel]. Journalnumre fra andre systemer, bevillingsgiverkoder etc som indgår i projekttitlen i ØSS placeres i feltet Sagstekst. Sagstitler, der oprettes før der foreligger et FIK-nummer, oprettes uden dette d.v.s som FIK [Projektttitel] FIK erstattes af IV i sagstitler for projekter for indtægtsdækket virksomhed Akronymer/forkortelser i sagstitel opløses i feltet Sagstekst kendte akronymer/forkortelser som ikke fremgår af sagstitel oplistes i sagstekst. Eksempel: Sagstitel FIK338901 Fremtidens feriehus og ferieområder 3 Sagstekst: EBST sag 05/01025, j.nr. ERDFN-08-0034 1 http://esdh.aau.dk/cap/?frame3=showdetail.asp%3fregister%3drecord%26systemkey%3d134178%26template%3dr ecord_layout.xml%26p%3dscanjourlink (linket skal erstattes af link til vejledningen på Captia-hjemmesiden) 2 Den projektøkonomi-ansvarlige er den administrative person, der har ansvar for bogføring og økonomisk afrapportering på projektet og som er registreret i ØSS Stamdata på projektet som projektsekretær 3 Sager vedr. Indtægsdækket Virksomhed navngives IV. i stedet for FIK. Sager, der endnu ikke har fået FIK-projektnummer navngives FIK ([Delsag]) [Projekttitel]. Nummeret kan så tilføjes senere.
Planlagt afslutning: Feltet udfyldes ved oprettelse af sagen med forventet slutdato for projektet. Parter: Sagen tilføjes følgende parter: Bevillingsgiver(e) Bevillingshaver(e) Ansvarlig enhed (Institut/afdeling) Husk at oprette parter korrekt jf. bilag 1. Angiv parternes rolle jf eksemplet ovenfor. Omkostningssted: Indtastes under Oplysninger med ledetekst: Omkostningssted Inteum journalnummer: Indtastes under Oplysninger med ledetekst Inteum j.nr.. Inteum-j.nr. oplyses på åbningsbrev fra FIKkontoret og indtastes af den projektøkonomiansvarlige i Captia. Indblik: Sagerne er generelt ikke indbliks-beskyttede. Hvis alle informationer om projektet ønskes behandlet fortroligt tilføjes indblikskoder. Indblikskode for Projektøkonomi skal tilføjes alle sager med indbliksbeskyttelse. Hermed gives adgang til medarbejderne i Økonomiafdelingens Projektøkonomiafdeling. Det kan være hensigtsmæssigt, at oprette en Projekt-indblikskode for instituttet, der kan sørge for at projektadministratorer og institutleder på instituttet har indblik i alle sager på instituttet. Hvis I ønsker en sådan indblikskode oprettet, skal I henvende jer til ESDH-sekretariatet. Lukning/afslutning: Den projektøkonomiansvarlige har ansvaret for at nedlukke projektet i CAPTIA. Når den projektøkonomiansvarlige har modtaget lukkebrev fra Projektøkonomi og har sikret sig, at relevant materiale omkring økonomi/resultater mv. er arkiveret i Captia, skal den projektøkonomiansvarlige foretage nedlukning af projektet i Captia. Det er vigtigt at den projektøkonomiansvarlige har afklaret med
forskerne, at de får arkiveret relevant materiale af indholdsmæssig karakter. I det tilfælde at forskernes resultater/rapporter mv. ikke arkiveres i Captia skal der i Captia være en henvisning til hvor det alternativt er arkiveret (f.eks. VBN). Dokumenter Der er ikke særlige regler for navngivning af dokumenter. Husk dog at give dokumenterne meningsfyldte navne, det giver overblik over sagens dokumenter og gør søgning nemmere. Det gælder i særlig grad, når I arkiverer mail-korrespondance, hvor mail-subject bliver dokumenttitel i Captia, medmindre I ændrer det i forbindelse med arkiveringen. Brug de relevante dokumenttyper & grupper. F.eks. Kontrakt til kontrakter og samarbejdsaftaler. Dokumenter i VBN: Dokumenter arkiveret i VBN skal ikke dobbeltarkiveres i Captia også. Af hensyn til dokumentationen af forskningsprojekternes resultater anbefales det dog, at der oprettes henvisninger i Captia til relevante informationer i VBN. Forskere som Captia-brugere Captia ses p.t. som et administrativt system, hvor det ikke forventes, at systemet udbredes til forskerne. Forskernes dokumentation af forskningsresultater sker via VBN og der arbejdes på en løsning, hvor forskerne fra 2013 skal dokumentere alle projektansøgninger i VBN. Forskere med væsentlige administrative opgaver og/eller med særligt behov for adgang til den administrative dokumentation om f.eks. forskningsprojekterne kan dog oprettes som Captia-brugere og bruge systemet på lige fod med administrativt ansatte.
Bilag 1: Undernumre Ved oprettelse af FIK-sag i sagsgrupperne 840-859 SKAL vælges en undernummer-kategori. Undernummerkoden indgår i sagsnummeret for disse grupper. Kode Generelt Ansøgning Tilsagn Budget Finansford Oprettelse Samarbejde Medfinans Afstemning Revision BevillMyn Regnskab FagligRapp Udbetal OmkAna Risiko Statsstøtte Beskrivelse Generelt Ansøgning Tilsagn - lovgrundlag Budget Finansieringsfordeling Projektoprettelse Samarbejdsaftaler Medfinansiering Afstemning ØSS Revision Bevilgende myndighed Økonomisk afrapportering Faglig afrapportering Udbetalinger Omk-steder/analysenumre Risikoanalyse Statsstøtte Undernummer Generelt anvendes til sager uden opdeling i undersager. TIP: Lav undersager ved at kopiere den første sag på projektet. Så følger sagstitel, beskrivelse, parter mv. med og der dannes en sagshenvisning mellem original-sag og kopi-sag. Der skal blot rettes undernummerbetegnelse i hver undersag
Bilag 2: Parter Nedenstående er uddrag af de generelle retningslinjer vedr. registrering af parter på dokumenter og sager i Captia, og gælder således ikke kun for FIK-området. AAU-medarbejdere AAU-medarbejdere som oprettes som brugere af Captia oprettes automatisk som adressat af typen Medarbejdere. AAU-medarbejdere som IKKE er Captia-brugere kan oprettes som adressat af typen Medarbejdere uden Captia. Ved oprettelse af medarbejdere: Angiv medarbejdernummer, navn, emailadresse. Bemærk: Hvis du har adgang til personalesager, kan du også se medarbejderens privat-adressat med CPRnummer og privatadresse. Brug KUN denne adressat til kommunikation i medarbejderens personalesag. Virksomheder Oprettes som Virksomheder (med CVR) eller Virksomheder (uden CVR). Hvis virksomheden har været oprettet uden CVR og du så modtager et CVR kan du lukke den gamle adressat og oprette en ny adressat af typen Virksomheder (med CVR) Medarbejdere i virksomheder, kommunner, institutioner, myndigheder etc. Det er væsentligt at kommunikationen med virksomhed X knyttes sammen uanset om det er medarbejder NN eller YY, kommunikationen foregår med. Derfor oprettes medarbejdere ved virksomheder etc. som kontaktadresser på virksomhedens adressat. 1. Klik på luppen ud for virksomhedens adresse for at få adressen frem i sektion 5 2. Klik på handlingsikonet, vælg opret 3. Indtast medarbejderens navn i adresse 1 samt emailadressen. Vælg adressetype KA, Kontaktadresse