Beredskabsplan for Fredensborg Kommune,

Beredskabsplan for Fredensborg Kommune, Niveau I Maj 2017 rev. Beredskabsplanen er udarbejdet i samarbejde med Nordsjællands Brandvæsen

Indholdsfortegnelse Indhold 1. Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Sammenhæng mellem niveau I, II og III beredskabsplaner... 3 1.3 Opbygning... 3 2. De generelle lovmæssige rammer for kommunens beredskab... 4 3. Risici og hændelser, som planen skal tage højde for... 5 4. Beskrivelse af kommunens krisestyringsstab... 6 4.1 Opgaveoversigt... 7 4.2 Indsatskort... 8 5. Oversigt over delplaner på niveau II... 9 6. Operative planer for Fredensborg Kommune... 10 7. Bilagsoversigt... 10 Bilag 1: Psykologisk krisebehandling... 11 Bilag 2: Forholdsregler ved voldsepisoder eller trusler om vold... 12 Bilag 3: Brand- og evakueringsinstruks... 13 Bilag 4: førstehjælp... 14 Bilag 5: Procedure ved akut opstået sygdom eller tilskadekomst... 15 Bilag 6: Bombetrussel... 16 Bilag 7: Registreringskema ved bombetrussel... 17 Bilag 8: ROS 60 Risiko- og sårbarhedsanalyse på 60 minutter... 18 Bilag 9: Samlingspunkter... 19 2

1. Indledning 1.1 Formål Denne plan har til formål at sikre, at Fredensborg Kommune kan opretholde sine funktioner i tilfælde af, at der indtræffer en ekstraordinær hændelse i kommunen. Planen er et værktøj, der skal hjælpe: Før hændelsen - ved at skabe klarhed over roller og ansvar i forbindelse med hændelser. Under hændelsen ved at være instruks i hvem der gør hvad i tilfælde af hændelser. Efter hændelsen ved at blive brugt som udgangspunkt for evaluering af kommunens beredskab. 1.2 Sammenhæng mellem niveau I, II og III beredskabsplaner Denne plan er Fredensborg Kommunes niveau I-beredskabsplan og beskriver de overordnede rammer for kommunes beredskab. Niveau I-planen fokuserer på store, ekstraordinære og tværgående hændelser, som kræver aktivering af det øverste niveau af Fredensborg Kommunes samlede beredskab herunder kommunaldirektøren. Niveau I-planen understøttes af: Niveau II-planer, som er delberedskabsplaner for de enkelte centre. Disse planer fokuserer på hændelser, som det enkelte center skal kunne håndtere. Niveau III-planer, som er beredskabsplaner for konkrete objekter eller konkrete hændelser på institutioner mv. Derudover indgår særlige beredskabsplaner f.eks. mod oversvømmelser. Denne plan træder i kraft, når der sker hændelser, som det enkelte center (niveau II) eller institution (niveau III) ikke kan håndtere. 1.3 Opbygning Planen er udarbejdet med udgangspunkt i, at den skal være simpel, overskuelig og handlingsorienteret. Den indeholder beskrivelse af: 1. De overordnede lovmæssige rammer for kommunens beredskab 2. Risici og hændelser, som planen skal tage højde for 3. Kommunens krisestab, herunder: a. oversigt over hvem der er ansvarlig for hvilke opgaveområder i tilfælde af hændelser 3

b. indsatskort for hver funktion i krisestaben, som beskriver deres rolle, ansvar, beføjelser samt opgaver, som skal udføres i tilfælde af hændelser c. Fredensborg Kommunes krisekommunikation 4. Diverse instrukser og vejledninger 5. Oversigt over niveau II-planer og hvilke risici hver af disse planer dækker. Planen afprøves gennem en årlig øvelse. Efter øvelsen evalueres planen og den tilrettes efter behov. Derudover evalueres planen i forbindelse med reelle indtrufne hændelser. Ansvarlig for vedligeholdelse af planen er centerchefen for Politik og Organisation i samarbejde med beredskabschefen. 2. De generelle lovmæssige rammer for kommunens beredskab Udgangspunktet for kommunens beredskab er det såkaldte sektoransvar, som er beskrevet i Beredskabslovens kapitel 5 (lovbekendtgørelse nr. 137 af 01/03/2004, 24-28). Sektoransvaret betyder, at den myndighed, virksomhed eller institution, der til daglig har ansvaret for et område, også har ansvaret for området ved ekstra ordinære hændelser, større ulykker og katastrofer. Det vil sige, at kommunen har ansvaret for at opretholde og videreføre dens funktioner i tilfælde af, at der indtræffer en ekstraordinær hændelse. Derudover har kommunen ansvaret for at udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab, jf. Beredskabslovens 25. Planen skal vedtages af kommunalbestyrelsen i et møde og skal revideres i det omfang, udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst én gang i hver kommunal valgperiode og indsendes til Beredskabsstyrelsen. 4

3. Risici og hændelser, som planen skal tage højde for Risikoområde Hændelser som kræver koordinering på flere niveauer og/eller eller hændelser som niveau 2 ikke kan håndtere Konkrete risici/hændelser Hændelser som involverer flere centre på niveau 2, og særlige hændelser med behov for en koordineret krisestyring og kriseinformation/kommunikationsindsats herunder pressehåndtering Eksempelvis: Terror, skoleskyderi, pædofilisag, fejlanbringelse eller manglende anbringelse Negativ medieomtale IT Forsyningssvigt Hændelse der påvirker en større gruppe af borgere for eksempel som følge af: Naturhændelser Større brand, forurening eller udslip af kemiske stoffer Langvarigt nedbrud i kommunens IT-system Vand, el mv. Administrationen, institutioner mv. bliver uarbejdsdygtige. Almindelige og væsentlige funktioner kan ikke varetages Vandforurening Oversvømmelse Pandemi Voldsomme oversvømmelser som følge af skybrud, snestorm, orkan mv Med behov for evakuering og koordineret kriseinformation til offentligheden 5

4. Beskrivelse af kommunens krisestyringsstab Borgmester Thomas Lykke Pedersen Kommunaldirektør Kim Herlev Jørgensen Beredskabsdirektør Lars Rosenwanger Direktionen (Relevant berørt områd) Centerchef Politik og Organisation Mie Gudmundsson Kommunikation Jesper Holdflod Pallesen/Ulla Skytte Centerchef (Fagkompetencer fra involverede centre) Sekretariat Birgit Lyskov/Gitte Buenaventura Lokaler ved borgmester- og kommunaldirektørkontoret benyttes som krisestyringslokaler. Kontaktinformation Person Telefonnr. Stedfortræder Telefonnr. Borgmester Thomas Lykke Mobil 25 29 19 42 1. viceborgmester 50 83 63 49 Pedersen Direkte 72 56 52 42 Ulla Hardy-Hansen Kommunaldirektør Mobil 24 40 86 13 Direktør 25 42 18 92 Kim Herlev Jørgensen Direkte 72 56 51 21 Mads Toftegaard 72 56 51 36 Beredskabsdirektør Mobil 51 15 08 88 Vagtcentralen 45 80 33 55 Lars Rosenwanger 6

Centerchef Politik og Mobil 91 32 58 14 Teamleder 24 63 65 85 Organisation Direkte 72 56 51 62 Charlotte Mandø 72 56 51 40 Mie Gudmundsson Forhandlingschef 40 15 44 20 Nanna S. Kolze 72 56 22 52 Kommunikation Mobil 24 60 30 66 Teamleder 24 63 65 85 Jesper Holdflod Pallesen Direkte 72 56 24 20 Charlotte Mandøe 72 56 51 40 Ulla Skytte Mobil 25 27 32 62 Direkte 72 56 51 29 Teamkoordinator Gitte Buenaventura Mobil Direkte 60 92 95 90 72 56 54 20 Borgmestersekretær Birgit Lyskov 60 87 44 47 72 56 52 42 Direktør Mads Toftegaard Mobil 25 42 18 92 Direktør Thomas 20 91 13 65 Direkte 72 56 51 36 Barfoed 72 56 20 07 Direktør Thomas Barfoed Mobil 20 91 13 65 Direktør Lina Thieden 20 67 11 21 Direkte 72 56 20 07 72 56 20 06 Direktør Lina Thieden Mobil 20 67 11 21 Direktør Mads 25 42 18 92 Direkte 72 56 20 06 Toftegaard 72 56 51 36 4.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Ansvarlig Etablere og igangsætte krisestab som følge af særlig hændelse Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Kommunikation Borgmester* Kommunaldirektør Kommunikations- og presseansvarlig 7

Afhjælpende Sekretariat og logføring Områdedirektør for berørt område Centerchef for Politik og Organisation * Borgmesteren rådfører sig med kommunaldirektøren og beredskabschefen eller dennes stedfortræder. I borgmesterens og viceborgmesterens fravær har kommunaldirektøren ansvaret for at etablere og igangsætte krisestab. 4.2 Indsatskort Funktion: Borgmester og kommunaldirektør Rolle, ansvar og beføjelser: Øverste drifts- og økonomiansvarlige Opgaver som skal udføres ved særlige hændelser (niveau 1): Igangsætte beredskabssituation Indkalde krisestab. Evt. i samråd med beredskabschefen Være del af krisestab så længe hændelse står på Inddrage relevante direktører Godkende ressourceallokering til håndtering af hændelser Funktion: Områdedirektør Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for håndtering af den konkrete beredskabsindsats inden for eget direktørområde som følge af den særlige hændelse (forebyggende, afhjælpende, støtte) Opgaver som skal udføres ved særlige hændelser (niveau 1): Indkald krisestyringsstaben (eventuelt i samråd med beredskabschefen). Igangsæt fagområdespecialister fra egne centre efter behov. Være bindeled mellem krisestyringsstab og fagområderessourcer. Være del af krisestyringsstab, så længe hændelsen står på. 8

Funktion: Støttefunktion Kommunikation Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for kommunikation herunder krisekommunikation og presseovervågning Opgaver som skal udføres ved særlige hændelser (niveau 1): Varetage kommunikation til medier og borgergrupper efter samråd med kommunaldirektør og områdedirektør for berørt område (efter relevans) Funktion: Støttefunktion Sekretariat Rolle, ansvar og beføjelser: Varetagelse af sekretariatsfunktioner herunder dokumentation af hændelsesforløb. Opgaver som skal udføres ved særlige hændelser (niveau 1): Udarbejde beslutningsreferater af møder i krisestaben. Føre log over hændelsesforløb og understøtte direktion og borgmester i udførelse af deres opgaver. Sikre dokumentation af beslutninger vedr. håndtering af hændelse. Funktion: Beredskabschef Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for på anmodning at rådgive kommunaldirektøren og medvirke til etablering af krisestaben. Håndtering af hændelser inden for eget område. Medvirke til at skabe ro, overblik og prioritere opgaver. Opgaver som skal udføres ved særlige hændelser (niveau 1) Indkalde krisestyringsstab. Medvirke til etablering af krisestyringsstab. Igangsæt fagområdespecialister fra eget beredskab efter behov. Være bindeled mellem krisestyringsstab og fagområderessourcer. Være en del af krisestyringsstaben, så længe hændelsen står på. 5. Oversigt over delplaner på niveau II Delberedskabsplan for Center for Politik og Organisation Delberedskabsplan for Center for Økonomi, Løn og Indkøb Delberedskabsplan for Center for Borgerservice og Digitalisering 9

Delberedskabsplan for Center for Ældre og Handicap Delberedskabsplan for Center for Job og Uddannelse Delberedskabsplan for Center for Børn og Familie Delberedskabsplan for Center for Læring, Fritid og Sundhed Delberedskabsplan for Center for Byudvikling, Miljø og Erhverv Delberedskabsplan for Center for Ejendomme og Intern Service 6. Operative planer for Fredensborg Kommune Kystmiljøberedskabsplan for Helsingør, Fredensborg, Hørsholm og Rudersdal kommuner Beredskabsplan for oversvømmelse Sundhedsberedskabsplanen Pandemiplan Dimensioneringsplanen for Nordsjællands Brandvæsen PLOV Under udarbejdelse 7. Bilagsoversigt 1. Psykologisk krisebehandling 2. Forholdsregler ved voldsepisoder eller trusler om vold 3. Brand- og evakueringsinstruks 4. Førstehjælp 5. Bombetrusler 6. Registreringsskema bombetrusler 7. ROS 60 Risiko- og sårbarhedsanalyse på 60 minutter 8. Samlingspunkt 10

Bilag 1: Psykologisk krisebehandling (Jf. Personalehåndbogen). Hvis en ansat i kommunen udsættes for klart afgrænsede psykisk belastende hændelser i forbindelse med arbejdet, der medfører, at vedkommende gennemgår en krisereaktion, vil det enkelte center have ansvar for, at den pågældende tilbydes krisepsykologisk behandling. Klart afgrænsede, psykisk belastende hændelser omfatter i denne sammenhæng: Vold, grov chikane eller krænkelser. Trusler om vold. Overværelse eller gennemlevelse af alvorlige ulykker, katastrofer, dødsfald og lignende. Andre klart afgrænsede hændelsesforløb eller oplevelser af særlig belastende karakter. En krisereaktion skal i denne sammenhæng forstås som en personlig konsekvens af ovenstående påvirkninger. Krisereaktionen kan omfatte en eller flere af følgende tilstande/oplevelser/symptomer: Chok. Realitetstab. Angst/panik. Skyldfølelser. Depression/sløvhed/lammelse/træthed. Manglende sammenhæng i tænkning og følelser. Forvirring. Fortrængning/fornægtelse af det skete. Gråd/latter. Kvalme/svimmelhed/hjertebanken. Ved behov for krisehjælp, kontakt: Krisehjælp Mølholm Forsikring 65 20 21 20 Falck 70 10 20 12 11

Bilag 2: Forholdsregler ved voldsepisoder eller trusler om vold Definition af voldsepisode Hvis borgerne truer med vold mod medarbejderen eller medarbejderens familie, er det en trussel, som altid vil medføre et forbud mod at komme på arbejdspladsen og en politianmeldelse. Hvis det er et frustrationsudbrud, hvor der mere er tale om en ventil for at få afløb for sine frustrationer, er det ikke en trussel. Hvis mødet med borgeren er ubehageligt - borgeren er underlig, påvirket, taler sort eller andet, som man finder utrygt, kontaktes kollega, leder eller vagten. Forebyggende tiltag: Medarbejdere med borgerkontakt tilbydes kursus i konflikthåndtering. Særligt fokus på frontmedarbejdere, også selvom de har haft et tilsvarende kursus for længe siden. Retningslinjer i forbindelse med voldsepisoder skal være tilgængelige på Kilden. Tilkaldesystem overfaldsalarm via telefon eller PC skal etableres hos medarbejdere med borgerkontakt. Gennemgang af teksterne i mødeindkaldelser, breve, skilte og kommunikation i det hele taget for at minimere frustrationer hos borgerne. Forbered sig bedst muligt inden en samtale. Se i sagen, om der er tidligere episoder. Der er etableret aftale, hvor der gives besked fra Kriminalforsorg og Arrest om løsladelse. Overveje om der skal en kollega eller leder med til samtalen, eller om samtale skal være for åben dør. Liste over borgere med forbud mod at komme skal være tilgængelig i de enkelte centre, og medarbejderne skal oplyses om, hvor listen opbevares. Indretning af kontorer mest sikkerhedsmæssigt, bl.a. så man kan komme væk og har fjernet spidse og tunge genstande. Overveje eventuelt behov for hemmelig adresse og telefonnummer for medarbejdere, som har borgerkontakt. 12

Bilag 3: Brand- og evakueringsinstruks ALARMÉR BRANDVÆSENET: 1-1-2 og gør følgende: Meld: Brand Oplys sted, lokale, etage og evt. antal tilskadekomne, hvad der brænder og hvilket nummer der ringes fra. Informér Receptionen lokal 1112 om at det brænder og hvor. Receptionen informerer Rådhusbetjentene på lokal 72 56 51 51 Ilden forsøges slukket med nærmeste brandslukningsmateriel, hvis muligt uden fare for egen sikkerhed. o Brug kun kulsyreslukker mod elektriske installationer og aldrig mod personer. o Brug vandslukker mod fast stof. RED: Mennesker i fare BEGRÆNS: Luk døre og vinduer/ventilation så vidt muligt EVAKUERING: Optræd roligt og behersket. Forlad kontorerne og sørg for at få nærmeste kollegaer med ud. Få ligeledes personer ud fra toiletter og kontorer på vejen. Søg mod nærmeste udgang og gå til parkeringspladsen syd/øst for Rådhuset, jf. bilag 8. Ved kraftig røgudvikling: Kryb langs gulvet. Vinduer og døre lukkes så vidt muligt, så ilden begrænses. Check om alle er ude. Modtag og orientér brandvæsenet 13

Bilag 4: førstehjælp På rådhuset er der placeret 2 hjertestartere (AED) og førstehjælpsudstyr i hver sin ende af huset. Den ene hjertestarter er placeret i stueetagen ved hovedindgangen/borgerservice i første lokale til højre for elevatoren. Den anden er placeret i stueetagen ved indgang E/Center for job og uddannelse, over for elevatoren. Se efter skiltet: På næste side finder du procedure ved akut opstået sygdom eller tilskadekomst 14

Bilag 5: Internt alarm nummer til brug på Rådhuset 1 1 1 2 Procedure ved akut opstået sygdom eller tilskadekomst Hvornår? Ved sygdom, tilskadekomst eller ildebrand Hvordan? Ring 1112 fortæl hvad der er sket, hvor du ringer fra (hvilken sal). Udenfor omstillingens telefontid viderestilles alarmkaldet automatisk til ALARMCENTRALEN 112 eller ring direkte 112. Hvorfor? For at sikre at Rådhusets Førstehjælpere tilkaldes hurtigst muligt, så livreddende indsats kan påbegyndes inden ambulancen/brandvæsen ankommer. 1112 kald prioriteres som alarmkald hos omstillingen og besvares som førsteprioritet. Omstillingen rekvirerer ambulance/brandvæsen, og tilkalder derefter førstehjælperne, som er uddannet til assisterer indtil ambulancen ankommer. Hvad kan jeg gøre? Bliv ved personen og sørg for at berolige ham/hende og om nødvendigt påbegynd selv førstehjælp. Hvor er genoplivningsudstyret? - Den ene hjertestarter er placeret i stueetagen ved hovedindgangen/borgerservice i første lokale til højre for elevatoren. - Den anden er placeret i stueetagen ved indgang E/Center for job og uddannelse, over for elevatoren. Se efter skiltet: Hvem er førstehjælperne? Det er kolleger på Rådhuset der frivilligt stiller sig til rådighed. De har gennemgået 12 timers kursus med udvidet kursus i hjertestarteren (AED) samt andet genoplivningsudstyr. Vil du vide mere? Måske er du interesseret i at blive en del af teamet som førstehjælper eller vil du blot vide mere? Kontakt kan rettes til risikokoordinator Anders Pihl-Jensen på lokal 5922 15

Bilag 6: Bombetrussel Enhver ansat kan komme ud for en telefonbombetrussel. Bombetrusler er heldigvis meget sjældne men kan forekomme og der er derfor udarbejdet et skema. Dette skema kan anvendes som huskeliste. Det er væsentligt at huskelisten udfyldes bedst muligt, for at give politiet det bedste grundlag at arbejde ud fra. Opgaver, som skal udføres i tilfælde af bombetrussel Notér tidspunkt for modtagelse af bombetruslen. Skema (huskeliste) forsøges udfyldt mens samtalen står på Vurder truslens rigtighed, ved den mindste tvivl gennemgå følgende opgaver. Politiet alarmeres 1-1-2 og orienteres om situationen. Brug aldrig mobiltelefon. Receptionen alarmeres 1112 og orienteres om situationen. Receptionen informerer Rådhusbetjentene, på lokal 72 56 51 51 Eventuelle fund røres ikke, men meddeles omgående til nærmeste leder/stedfortræder og politiet. Evakuér hurtigst muligt bygningen og gå til samlingspunktet syd/øst for Rådhuset. Hold afstand til dørpartier, vinduer m.v. med glas. Sørg for at ingen går ind i bygningen før sagen er nærmere undersøgt. 16

Bilag 7: Registreringskema ved bombetrussel VÆR ROLIG VÆR VENLIG HOLD FORBINDELSEN Stil mange spørgsmål for eventuelt at konstatere truslens troværdighed Bed vedkommende gentage så mange gange som muligt (du kan evt. undskylde dig med dårlig forbindelse). Dato: Klokkeslæt: Modtaget af: Ordret ordlyd af truslen: Hvornår skal den sprænge? Hvordan ser den ud? Hvem er du? Hvor er den anbragt? (etage) Hvorfor gør du det? Noter eventuel baggrundsstøj Musik Børn Tale Trafik PC er Maskinstøj Flystøj Anden støj: Hvordan er stemmen i telefonen? Mand Kvinde Barn Aggressiv Rolig Accent Speciel stemme Diffus Beruset Ung Gammel 17

Bilag 8: ROS 60 Risiko- og sårbarhedsanalyse på 60 minutter (Anvendt ved udarbejdelse af Centrenes Niveau II beredskabsplaner) ROS 60 er en gruppeøvelse, som enkelt og hurtigt introducerer de centrale begreber i risiko- og sårbarhedsanalyse. ROS 60 går ud på, at en gruppe medarbejdere i løbet af 60 minutter identificerer mulige risici og sårbarheder i organisationens beredskab over for større uheld og andre hændelser. ROS 60 -øvelsen er lagt an på, at deltagerne tager afsæt i deres umiddelbare viden om organisationen og bruger deres erfaringer og intuition til at vurdere risici og sårbarheder. ROS 60 kræver således kun meget kort tid til forberedelse og opsamling. Deltagerne i ROS 60 kan være medarbejdere, som skal gennemføre en risiko- og sårbarhedsanalyse, eller det kan være ledelsen, som ønsker et hurtigt overblik over opgaven. Ved ønske om en dybere gennemarbejdelse af en risiko- og sårbarhedsanalyse, henvises til ROS-modellen på Beredskabsstyrelsens hjemmeside 1. 1 http://brs.dk/planlaegning/helhed/planlaegningsgrundlag/rosmodellen/pages/rosmodellen.aspx 18

Bilag 9: Samlingspunkter 19