Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105 Dato: 9. juli 2013 Journalnr: 2013-007464 Referent: Christian Larsen 1. Velkomst ved Statens Arkiver Arkivchef Kirsten Villadsen bød velkommen til det første møde i Statens Arkivers kommunale arkivnetværk, som vi har overtaget fra KL. Det er godt at se, at så mange har fundet vej til Odense. Formålet med dette netværk er at drøfte, hvordan vi forvalter den dokumentation, som den kommunale forvaltning er forpligtet til at skabe i forbindelse med sin virksomhed, både på papir og i digital form, på en måde, så både forvaltningen og andre fremtidige brugere kan finde og bruge den igen. Statens Arkiver har derfor inviteret medarbejdere i kommunerne, der arbejder med både journal, arkiv og it, til at deltage. Bag netværket står KL, som repræsenterer alle landets kommuner, 7-arkiverne, som løser arkivopgaverne i ca. halvdelen af landets kommuner, og Statens Arkiver, som løser arkivopgaverne for resten af landets kommuner, og som i samarbejde med KL har ansvaret for udarbejdelsen af regler og vejledningsmateriale på området. Hun fortalte, at Statens Arkiver, KL og de kommunale arkiver udgør Udvalget vedr. bevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af arkiveringsversioner af kommunale elektroniske arkivsystemer, i daglig tale kaldet K-udvalget, hvor en af opgaverne er at drøfte kompetenceudvikling på arkivområdet. Det indebærer, at Statens Arkiver har oprettet et netværk for ansatte ved 7-arkiverne og et netværk for medarbejdere i kommuner, der afleverer til Statens Arkiver. Hun gennemgik derpå programmet. 2. Orientering og nyheder 2.a. Fra Statens Arkiver ved arkivar Christian Larsen It-systemet KMD Valgopgørelse skal ifølge de kommunale bevarings- og kassationsbestemmelser bevares og afleveres til Statens Arkiver. Det drejer sig om kommune- og regionsvalg 2007ff. Der er udarbejdet en arkiveringsmodel, og en pris for arkivering er fundet. Udspillet er nu hos KL, der i næste uge skal have møde med KMD. KMD Arkivering har fået en ny arkivar: Kasper Gubi Petersen, der afløser Lars Bo Hansen. Statens Arkiver indgår fortsat i KMD-gruppen, som udgøres af repræsentanter for KMD, Statens Arkiver,
Københavns Stadsarkiv/NEA, Historisk Arkiv for Haderslev Kommune, Aalborg Stadsarkiv/KOMDA. Gruppen mødes med jævne mellemrum og drøfter bevaring, kassation og aflevering af KMD-systemer. Statens Arkiver har i 2005-06, 2008 og 2011 ført tilsyn med kommunerne, hvor kommunerne bl.a. har skullet oplyse om bevaringsværdige it-systemer, og hvornår systemerne skal arkiveres. Statens Arkiver planlægger et nyt tilsyn i 2015, idet oplysningerne skal bruges til revision af de kommunale bevaringsog kassationsbestemmelser og det tilhørende vejledningsmateriale. Har kommunerne spørgsmål til bevaring, kassation og aflevering af arkivalier, hvor de ikke kan finde svaret på Statens Arkivers hjemmeside, er de velkommen til at skrive til: mailbox@ra.sa.dk. 2.b. Fra KL ved seniorkonsulent Flemming Nielsen KL havde ikke noget under dette punkt. 2.c. Fra 7-arkiverne ved arkivar Anette Eriksen, ODA Anette Eriksen fortalte, at ODA (Organisationen af Danske Arkiver) og SLA (Sammenslutningen af Lokalarkiver) sidste år indgik en samarbejdsaftale. Begge organisationer dækker et bredt spektrum med både gamle og nye arkiver såvel som store og små arkiver. Kommunerne er velkomne til at henvende sig til ODA og SLA, også gerne de kommuner, som er på vej med et 7-arkiv ( stadsarkiv ), når der skal laves arkiveringsversioner, man har problemer med besværlige leverandører eller dyre tilbud. ODA kan kontaktes på info@dkarkiver.dk, SLA på sla@lokalarkiver.dk. På spørgsmål fra Fredensborg Kommune oplyste Statens Arkiver, at der er 50 7-arkiver i dag. 3. Faglige temaer 3.a. Kommende bekendtgørelse om kommunale og regionale digitaliseringsprojekter ved teamleder Lars Martin Petersen, Statens Arkiver (Referenten: bekendtgørelsen er udkommet og kan ses på Statens Arkivers hjemmeside: http://www.sa.dk/content/dk/for_kommunale_myndigheder/skanning_og_digitalisering) Lars Martin Petersen opridsede baggrunden for den nye bekendtgørelse og de tilsvarende regler for statslige myndigheder, herunder en række mindre heldige skanningsprojekter såvel hos kommuner som i staten. Han pointerede dog, at det i mange tilfælde giver god mening med digitalisering og skanning, idet det sparer plads og letter ekspeditionerne. Derfor har Statens Arkiver besluttet at indføre regler om, at skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier, som efterfølgende ønskes kasseret, skal anmeldes til Statens Arkiver. Digitaliseringsprojektet omfatter såvel papirarkivalier som fotos, som stammer fra offentlige myndigheders arkiver, men derimod ikke private arkivalier og fotos, som eksempelvis skannes og 2
lægges ud på et arkivs hjemmeside. Bekendtgørelsen gælder heller ikke for den daglige indskanning i kommunens postmodtagerfunktion. Anmeldelsespligten gælder for skannings- og digitaliseringsprojekter, som igangsættes efter udstedelsen af den nye bekendtgørelse, ikke for igangværende projekter. Anmeldelsesskemaet er ved at blive lavet og vil snart være færdigt. Der kan ikke på nuværende tidspunkt siges noget om sagsbehandlingstiden, men Statens Arkiver vil bestræbe sig på at behandle anmeldelser hurtigst muligt. Statens Arkiver kan nægte at godkende et projekt, hvis det vurderes, at arkivmæssige hensyn ikke varetages. Han oplyste på et spørgsmål fra en deltager, at der ikke er blevet indført en generel anmeldelsespligt af it-systemer for kommuner og regioner, ligesom der eksisterer for staten. Det er kun skannings- og digitaliseringsprojekter, som skal anmeldes til Statens Arkiver. Han nævnte endvidere, at der for skanning og digitalisering af byggesagsarkiver gælder særlige regler, som er fastsat af Erhvervs- og Byggestyrelsen (nu Energistyrelsen), hvorefter alle akter i en byggesag skal indskannes. Christian Larsen nævnte, at Statens Arkiver snart indleder en afleveringssag på arkiveringsversion af en sjællandsk kommunes digitaliserede byggesagsarkiv, og at Statens Arkiver gerne deler ud af sine erfaringer Der blev spurgt til, om Statens Arkiver stiller krav om en bestemt skanningskvalitet, f.eks. mindst 300 dpi, eller at det skal være i farve. Lars Martin Petersen svarede, at der ikke stilles krav til en bestemt kvalitet, men at kvaliteten selvfølgelig skal være i orden, og at det vil være et af de forhold, som Statens Arkiver vil spørge ind til. Et 7-arkiv spurgte til, om der er hjemmel til at kræve en arkiveringsversion af et it-system med en lang levetid, f.eks. et digitaliseret byggesagsarkiv, hvor der ikke er sletningsfrister, som medfører en aflevering. Lars Martin Petersen svarede, at Statens Arkiver har hjemmel til at kræve, at der bliver udarbejdet en arkiveringsversion, eksempelvis af it-systemer med en lang levetid eller lange sletningsfrister, så man sikrer varetagelse af arkivmæssige hensyn, jf. 5, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010. Derpå summede hvert bord om erfaringer med kommunale skannings- og digitaliseringsprojekter, hvorefter der var plenumdiskussion med bl.a. følgende punkter: 3
Der er behov for at få kontakt til de tekniske chefer for at orientere dem, inden de går i gang med digitalisering af byggesagerne, f.eks. artikel i Danske Kommuner eller de tekniske chefers medlemsblad Hvordan får man lavet en arkiveringsversion af et digitaliseret byggesagsarkiv, der ligger på et weblager? Man kan få gode råd om digitaliseringsprojekter på hjemmesiden Digitalbevaring.dk. Hvad er særlige bygninger, som nævnes i de kommunale bevaringsbestemmelser? Er det fredede bygninger, som kan udpeges ved hjælp af Kulturstyrelsens registre Hvad er museale arkivalier, der er nævnt i Statens Arkivers vejledningsmateriale? Eksempler på gode digitaliseringsprojekter, som kan videreformidles 3.b. Oprettelse af 7-arkiv ved arkivar Tina Knudsen Jensen, Randers, og Jørgen Thomsen, Odense Tina Knudsen Jensen fortalte om bestræbelserne for at få et 7-arkiv, hvor hun og andre lokale kræfter siden 1995 havde arbejdet for, at Randers fik et sådant arkiv. Gennembruddet havde været en tidligere borgmester, der ikke kunne få adgang til arkivalier, og som derfor havde klaget til kommunaldirektøren. I arbejdet med at få oprettet arkivet har hun bruge sit netværk og satte 7- arkivledere i kontakt med forvaltningen, så forvaltningen kunne drage nytte af erfaringerne fra 7- kommuner. Nøgleordene bag oprettelsen af arkivet har været bedre borgeradgang og bedre service til forvaltningen. Det nyoprettede arkiv er blevet en del af Museum Østjylland. Jørgen Thomsen fortalte om Odense Stadsarkiv, der har eksisteret i 22 år, og om stadsarkivernes udvikling gennem de sidste par årtier. Han sagde, at SLA og ODA er enige om, at der skal være et arkiv i hver kommune, og han ser ingen modsætning mellem frivilligt drevne lokalarkiver og 7- arkiver med akademisk personale. Tværtimod samarbejder SLA og ODA for at udbrede arkivlandskabet. 3.c. Udbetaling Danmark ved seniorkonsulent Flemming Nielsen, KL Flemming Nielsen præsenterede sig selv og fortalte, at han har overtaget arkivområdet i KL, efter at Carsten Egø Nielsen er overgået til andre opgaver, inden han går på pension. Han gennemgik derpå arkivansvarsreglerne for de sager, som er overgået eller vil overgå til Udbetaling Danmark. Princippet er, at arkivansvaret følger sagsstatus (hvor langt kommunen er nået i sagsbehandlingen) på datoen for overdragelse, og han forklarede den model, som ligger til grund for arkivreglerne i Udbetaling Danmark-loven. Der vil blive udsendt kassationslister fra 2017, dvs. lister over sager hos kommunerne, som er overgået til Udbetaling Danmark, og som kan kasseres. Det betyder, at det først er fra 2017-18, at kommunerne kan kassere i de sager, som de opbevarer for Udbetaling Danmark. Flemming Nielsen spurgte til, hvor hyppigt Udbetaling Danmark rekvirerer sager, og hvordan sagsgangen er i de enkelte kommuner. Flere deltagere fortalte om mængden af rekvirerede sager, og 4
hvordan de håndterede henvendelser fra Udbetaling Danmark. Indtrykket var, at der er tale om begrænsede rekvisitioner af sager. 3.d. KOMBIT monopolbrud ved Flemming Nielsen Flemming Nielsen orienterede om KOMBIT, kommunernes it-fællesskab, som er i gang med en række fælleskommunale udbud for at bryde KMD s monopol. Det drejer sig bl.a. om Kommunernes Ydelsessystem (KY), Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), Sagsoverblik/Partskontakt (SAPA) og Støttesystem. I den forbindelse skal der overføres sager fra de nuværende KMD-systemer til de nye KOMBITsystemer, hvor spørgsmålet er, hvor lang historik der skal medtages. Der er ikke nogen generel kassationsfrist for kontanthjælps- og sygedagpengesager; det har indtil nu afhængt af praksis, KLEfacetter og forældelsesloven. KOMBIT har derfor et advokatfirma til at undersøge kassationsfrister på kontanthjælpsområdet. Der er nemlig en besparelse ved at sænke opbevaringsfristen fra 5-10 år til 3 år. Endvidere fortalte han om tilgængelighedstid, som er et nyt begreb, KL gerne vil introducere, og som handler om, hvor længe sager skal være tilgængelige i it-systemer. 3.e. Det nye socialtilsyn og de fem tilsynscentre ved Flemming Nielsen Flemming Nielsen redegjorde for de fem nye socialtilsyn, som fra 2014 skal sikre en bedre kvalitet på anbringelsessteder, botilbud og andre sociale døgntilbud for særligt udsatte børn og voksne. De bliver placeret i Frederiksberg, Holbæk, Faaborg-Midtfyn, Silkeborg og Hjørring kommuner. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som ser på sagsoverførsel af sager, dokumenter og oplysninger fra kommunerne til de fem tilsynscentre. Overførslen forventes foretaget 1. december 2013. Det er i den forbindelse besluttet, at centrene kun skal have relevant sagsmateriale overført fra kommunerne. Det er defineret som materiale, der gør centrene i stand til at føre driftsorienteret tilsyn frem til en nygodkendelse. Dertil kan komme andet materiale, som den enkelte kommune vurderet som relevant. Flemming Nielsen sagde, at der formentlig er tale om forskellig sagsdannelse fra kommune til kommune, afhængigt af, at der er en samlesag med alt vedrørende tilbuddet, eller om er der oprettet enkeltsager. Der arbejdes med to modeller for sagsoverførsel, hvor den afgivende kommune enten 1) klargør sagerne, så tilsynscentret automatisk kan oprette sagen, eller 2) afleverer dokumenter, hvorefter tilsynscentret selv opretter sagerne manuelt. 4. Punkter til næste møde Erfaringer med den nye bekendtgørelse om skanning og digitalisering Revision af arkivloven 5. Eventuelt Intet. 5