Slægtshistorisk Forening Vestsjælland Referat af GENERALFORSAMLING 2007 Den 14. februar 2007 Der deltog i alt 29 medlemmer. Dagsorden: 1. Valg af dirigent. Som dirigent valgtes Arne Olsen. 2. Formandens beretning. Se vedlagte bilag. Ved den efterfølgende debat fremkom følgende spørgsmål og kommentarer: Ønsker foreningen at indgå samarbejde med andre foreninger? Hertil svarede formanden ja, det vil vi gerne. Bestyrelsen takkedes for det gode arbejde og for udsendelse af mailadresser. Hvad er grunden til at møderne flyttes til Kalundborgområdet? Formanden svarede, at det skyldes ønsket om spredning af møderne i foreningens område. Medlemmer foreslog at der kunne afholdes møder i Svinninge og Dianalund, hvor der kan forventes at få gratis lokaler. Formandens beretning toges herefter til efterretning. 3. Fremlæggelse af regnskabet. På vegne af kasseren der var syg, fremlagde sekretæren regnskabet, der viste et underskud på kr. 3.978,79 for 2006. Foreningens aktiver er herefter i alt kr. 9.651,19 pr. 1. januar 2007. Efter en kort debat blev regnskabet godkendt. 4. Fremlæggelse af budgettet for det kommende år. Da det fremlagte budget for 2007 udviste et underskud på kr. 4.510 redegjorde sekretæren for bestyrelsens fremlagte forslag vedrørende udmeldelse af Sammenslutningen for Slægtshistoriske Foreninger med virkning fra 1. januar 2008, da det ikke kan gennemføres før. Dette vil iflg. kasseren give en årlig besparelse på kr. 4.800, idet kontingentet er ca. kr. 2.500, sparet fragt kr. 300 og mindre porto kr. 2.000. Sekretæren oplyste endvidere, at medlemmerne kan tegne privat abonnement af Slægten, såfremt bladet fortsat ønskes. Endvidere er det afsatte beløb til foredrag og møder sat til kr. 8.500 selv om det i 2006 beløb sig til kr. 9.586,45. Efter forelæggelsen af budgettet indkom følgende kommentarer m.v.: Det blev foreslået, at få trykt foreningens blad billigt i Andelslandsbyen ved Holbæk. Dette lovede sekretæren at undersøge i forbindelse med næste udgivelse. Det blev endvidere foreslået, at vi udsender bladet SFV-Nyt via mail. Det var måske en mulighed i vores forening, for at spare porto. Hertil svarede sekretæren, at det sidste blad ikke vil kunne udsendes via mail
grunde billeder og dermed bladets størrelse. Mange mailadresser blokerer for et så stort dokument. Der var bred opbakning til bestyrelsen om, at foreningen udmeldes af SSF. På spørgsmål om hvad dette vil have af konsekvenser oplyste formanden, at det eneste bestyrelsen bruger bladet til er at få idéer til arrangementer. Forsamlingen tilkendegav herefter, at bestyrelsen/formanden kunne tegne abonnement til dette formål. Det blev påtalt, at besparelsen ved en udmeldelse af SSF ikke kan være kr. 2.500 på kontingent, da budgettet er sat til kr. 3.200 i kontingent. Besparelsen må så alt andet lige være kr. 5.500 ved en udmeldelse af foreningen. Et medlem påtalte, at hvis den nuværende drift fortsætter, må det forventes at foreningen ophører inden for et par år, da kassen da vil være tom. Derfor foresloges en kontingentforhøjelse på kr. 25 pr. medlem, uanset medlemstype. Forslag om en kontingentforhøjelse blev herefter sat til afstemning og enstemmigt godkendt. Herefter godkendtes budget 2007. 5. Evt. indkomne forslag. Fra bestyrelsen var indkommet følgende forslag: a. Bestyrelsen foreslår, at foreningen udmeldes af SSF (Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger), grundet økonomien. Sekretæren havde begrundede forslaget allerede under behandlingen af budgettet, da en udmeldelse gav mulighed for at foreningen fremover vil kunne få økonomien til bedre at hænge sammen. Forslaget blev godkendt med 28 af i alt 29 stemmer for og ingen imod. b. Bestyrelsen foreslår følgende vedtægtsændringer: 1 tilføjes: Foreningen har hjemsted i Kalundborg Kommune. 7 ændres fra Foreningen ledes af en bestyrelse på 3 eller 5 medlemmer til Foreningen ledes af en bestyrelse på 3, 4 eller 5 medlemmer. 7 tilføjes efter 1. punktum: Ved stemmelighed er det formandens stemme, der er afgørende. Formanden redegjorde for baggrunden for vedtægtsændringerne og oplyste bl.a., at tilføjelsen til 1 skyldes muligheden for, at foreningen dermed kan få gratis lokaler i Kalundborg Kommune. Ændringen og tilføjelsen til 7 begrundedes af formanden som følge af, at bestyrelsen i øjeblikket er på 4 medlemmer, hvilket fungerer udmærket, hvorfor det rettelig bør være muligt med 4 medlemmer i henhold til vedtægterne også. I forbindelse med dette punkt drøftedes, hvor vidt en vedtægtsændring kunne gennemføres, da punktet ikke var udsendt til og dermed kendt af alle medlemmerne før generalforsamlingen. Årsagen til debatten var, at 8 i vedtægterne anfører, at Medlemmer kan afgive brevstemme ved overdragelse af deres skriftlige fuldmagt til en mødedeltager. Men da ingen har haft mulighed for at gøre dette i forbindelse med vedtægtsændringen, der ikke har været kendt før generalforsamlingen, kunne en ændring opfattes som værende i strid med vedtægterne. Efter en kort debat blev der enighed om, at en vedtægtsændring på det foreliggende grundlag ikke strider mod vedtægterne. Ændringerne sattes herefter til afstemning og forslaget blev godkendt. Af 29 medlemmer stemte 28 for og ingen imod. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer. På valg var: Kirsten Larsen og Kaare Grodal, der begge genvalgtes. 7. Valg af suppleanter til bestyrelsen. På valg var Kjeld Rasmussen, der blev genvalgt.
8. Valg af revisorsuppleant. På valg var Arne Nielsen, der blev genvalgt. 9. Eventuelt. Intet. Referent Bjarne Petersen Sekretær
Slægtshistorisk forening Vestsjælland Formandens beretning for året 2006 I året 2006 skete der store forandringer i foreningen. Det lykkedes at få en mindre bestyrelse op at stå efter afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling den 9. marts 2006. Efterfølgende konstituerede bestyrelsen sig. Bestyrelsen har i det forløbne år afholdt 4 bestyrelsesmøder. Samt en del korrespondance pr. mail. Hvilket har fungeret upåklageligt. Vi har fået en hjemmeside op at stå takket være Bjarne. Vi synes selv det er blevet et flot resultat. Denne hjemmeside opdateres jævnligt med orientering til medlemmerne om afholdte og kommende foredrag. Det har vist sig at være en god ide med en rubrik til aneefterlysninger. I øjeblikket er der 5 efterlysninger. I den forbindelse vil det være en god ide om webmaster fik besked når efterlyseren har modtaget de oplysninger han/hun søger, således at andre kan se om der er fundet noget. I det hele taget modtager bestyrelsen/webmaster nye ideer til hjemmesiden. Vi har fået lavet nogle plakater, som er sat op rundt om på lokale arkiver, biblioteker samt på Landsarkivet. Der er indført en gæstebetaling på kr. 30. Foreningens blad "NYT" er blevet peppet op og fremstår i dag, efter bestyrelsens mening, som et virkelig pænt blad, som vi kan være bekendt. Vi efterlyser indlæg til næste blad. Det kunne jo være et medlem havde en god historie. Sammen med foreningens blad NYT har vi udsendt bladet "Slægten", som foreningen abonnerer på, til samtlige medlemmer.
Sidste år efterlyste vi medlemmer, der var interesseret i at oprette små studiegrupper. Desværre er det ikke lykkedes endnu. Der har været et par henvendelser, men afstandene er så store at det ikke har været muligt at arrangere. Men vi har ikke opgivet muligheden endnu. Problemet er også egnede lokaler. ARRANGEMENTER Der har i årets løb været afholdt 5 arrangementer. Slægtens udvandring til Argentina v/kirsten Larsen Godsarkiver med Jan Pedersen fra Landsarkivet. Rodebunke eller slægtshistorie med Knud Prange. Slægtsforskerdag med Erik Kann. I år afholdt i Rosenvængets selskabslokaler i Høng, hvilket ikke var noget dårligt valg. Det Kgl. Biblioteks kort og billedafdeling ved Henrik Dupont. Alle foredrag har været velbesøgt. Referat fra foredragene har været bragt i medlemsbladet NYT hvorfor jeg ikke vil kommentere dem nærmere. Bestyrelsen modtager gerne forslag til emner fremover. DIVERSE aktiviteter. Foreningen har solgt 36 bøger med titlen "Slægtsforskerens hvem-hvad-hvor" dels til medlemmer og ikke medlemmer. Nogle har brugt bogen som gave, hvilket jeg synes var en rigtig god ide. Foreningen har 4 bøger tilbage. Vi har atter i år modtaget en henvendelse om indlæg til bogen "Hvem forsker hvad". Bestyrelsen har valgt ikke at udsende skrivelsen. Skrivelsen er kopieret og ligger fremme på bordet til medlemmerne. FREMTIDEN Bestyrelsen arbejder i øjeblikket på programmet for efteråret 2007. Det kan oplyses at Slægtsforskerdagen igen bliver med Erik Kann og afholdes i Rosenvængets lokaler i Høng. I forbindelse med planlægningen forsøger vi at lægge møder andre steder end i Holbæk. Hvilket jeg vil komme ind på senere.
Med hensyn til foreningens økonomi har den det ikke så godt. Der har desværre været en del udmeldinger, hvilket har betydet en mindre indtægt. Foredragsholderne er også blevet dyrere, alt stiger jo. Bestyrelsen arbejder derfor på at arrangere nogle "medlemmernes egen aften" men med et emne som tema for aftenen. Samt kun én betalt foredragsholder pr. sæson. Bestyrelsen vil forsøge at få et samarbejde i stand med lokalhistoriske foreninger/arkiver. Primært for samarbejde omkring arrangementer. Hvis dette kan arrangeres vil der blive opkrævet betaling pr. deltager ved arrangementer/foredrag med foredragsholdere, således at økonomien holdes i et rimeligt leje. Jeg vil, her til sidst, rette en stor tak til den øvrige bestyrelse for godt samarbejde i den forløbne tid. Alle har lavet et stort stykke arbejde. Hermed overgiver jeg min beretning til generalforsamlingen. Kirsten Larsen formand