Referat Møde i Det Centrale Arbejdsmiljøudvalg 20. september 2013 kl. 10-12 Direktoratet Mødedeltagere: Ole Hansen, (formand), Direktoratet Dion Christensen, Statsfængslet i Østjylland Erik Klitgaard, Københavns Fængsler Ina Rasmussen, som observatør for organisationerne Peter Karbo, Statsfængslet Midtjylland Peter Kempf Pedersen, Statsfængslet ved Søndre Omme Signe Sommerset, (sekretær), Direktoratet. Dagsorden Generelt 1) Opfølgning på sidste møde 2) Status på Arbejdstilsynets ordinære og ekstraordinære indsats risikobaserede tilsynsbesøg / - fokus på psykisk arbejdsmiljø 2013 3) Forebyggelsespakker 4) Vold og trusler 5) Sygefravær 6) Gennemgang af indkomne informationer fra de øvrige arbejdsmiljøudvalg i Kriminalforsorgen 7) Kubix 8) Næste møde Ole Hansen bød velkommen til årets tredje ordinære møde i det centrale arbejdsmiljøudvalg (CAU). Generelt Ole Hansen orienterede kort om, at der nu er valgt en ny leverandør af Kriminalforsorgens sundhedsordning. De praktiske og juridiske formaliteter er ved at være på plads og det forventes, at Personalekontoret snarest muligt fremsender information til samtlige tjenestesteder samt kommunikerer herom på intranettet. Ole Hansen kunne endvidere informere om, at der er interesse for arbejdet i CAU, og ikke mindst nysgerrighed på hvilken indflydelse, at AMU reelt har på den overordnede arbejdsmiljøstrategi i Kriminalforsorgen. På opfordring deltog Peter Kempf Pedersen og Signe Sommerset således med et oplæg om temaet ved et arbejdsmiljøarrangement for Statsfængslet Renbæks AMO den 18. september 2013. Statsfængslet Renbæk havde valgt at afvikle den årlige og lovpligtige supplerende arbejdsmiljøuddannelse for arbejdsmiljørepræsentanterne ude af huset, og ledsaget af eksterne oplægsholdere herunder bl.a. repræsentanter fra CAU og Arbejdstilsynet. Til inspiration for andre AMO repræsentanter sørger Renbæk for at oploade programmet fra arrangementet på arbejdsmiljønetværkssitet under mappen: Supplerende arbejdsmiljøuddannelse 1½ dag 1
1) Opfølgning på sidste møde d. 21. juni På sidste møde drøftede udvalget, muligheden for at igangsætte et projekt, hvori man fx i samarbejde med straffuldbyrdelseskontoret og evt. sikkerhedsenheden, får sat fokus på spidserne dvs. de indsatte med et særligt afvigende adfærdsmønster, som står for størstedelen af vold og trusselsepisoderne. Hertil drøftede CAU behovet for retningslinjer og ekspertassistance til håndteringen af disse spidser. Ole Hansen kunne informere om, at der er nedsat en arbejdsgruppe, som skal følge op på opgaven. Der forelægger imidlertid endnu ikke nogle konkrete udmeldinger. Desuden drøftede CAU den supplerende arbejdsmiljøuddannelse og muligheden for at oploade henvisninger til autoriserede arbejdsmiljørådgivere på arbejdsmiljønetværkssitet. PSK har på foranledning heraf oploadet en liste over autoriserede rådgivere, samt telefonisk vejledt flere AMU, der har henvendt sig, med henblik på at få anbefalet rådgivere, der kan assistere særlige arbejdsmiljøtemaer. 2) Status på Arbejdstilsynets ordinære og ekstraordinære indsats risikobaseret tilsyn / psykisk arbejdsmiljø 2013 Ole Hansen orienterede om status (september) på Arbejdstilsynets ordinære og ekstraordinære indsats. Risikobaseret tilsyn i alt i 2012-2013: 33 gennemførte tilsynsbesøg 3 varslede tilsynsbesøg Heraf er givet: 17 grønne smiles og 1 afsluttes uden bemærkninger 12 påbud (heraf 2 straks påbud og 1 med rådgivningspåbud) Der er givet en del vejledninger om sundhedsfremme 3 er endnu ikke afgjort Særlige tilsyn med fokus på psykisk arbejdsmiljø i 2013: 7 ud af de 30 besøg er nu gennemført 13 er varslet hvilket tyder på, at AT s hovedfokus i øjeblikket er på de ekstraordinære tilsyn. Tjenestesteder, der endnu ikke har haft besøg af Arbejdstilsynet, kan med fordel orientere sig på arbejdsmiljønetværket om bl.a. de særlige tilsyn Arbejdstilsynets særlige tilsyn - fokus på psykisk arbejdsmiljø 2013 3) Forebyggelsespakker I referat fra CAU mødet den 21. juni 2013 opfordrede udvalget tjenestestederne til fortsat at benytte sig af muligheden for at søge forebyggelsespakker. Efterfølgende er yderligere 5 pakker søgt og godkendt. Status: Der er p.t. ansøgt og godkendt 25 forebyggelsespakker i hele Kriminalforsorgen 13 uden fysisk træning og 12 med fysisk træning. (Per den 1. november 2013 har 26 ansøgninger på pakker fået tilsagn.) Pakkerne fordeler sig på 5 fængsler, KF og Ellebæk samt 7 arresthuse. 2
Efter CAUs beslutning om, at tjenestesteder med mere end 100 medarbejdere må ansøge om mere end 3 pakker, har Fonden for forebyggelse og fastholdelse sendt direkte mails ud til deres kontakter på de største tjenestesteder med info og forespørgsel om interesse herfor. Dog har endnu ingen søgt om mere end 3 pakker. Ina Rasmussen kunne orientere om, at Fængselsforbundet har foretaget en høring i hovedbestyrelsen vedr. årsagerne til, at der ikke er ansøgt om flere pakker. Forbundet har fået en del tilbagemeldinger indeholdende forskellige forklaringer på de lokale ledelsesmæssige beslutninger. Ina Rasmussen advokerede for, at CAU i slutningen af året 2013 fremsender endnu en opfordring til tjenestestederne om at søge forebyggelsespakkerne. På det tidspunkt vil man også have et indtryk af, hvordan det går med de pakker, der er sat i gang her i starten af 3. kvartal. Peter Karbo påpegede, at i en tid med forandringer, er mindre indsatser muligvis mere overskuelige for tjenestestederne. Herunder fx brugen af Videnscenter for Arbejdsmiljø, med de to særlige forløb fra stress til trivsel og vold og trusler. Ole Hansen understregede, at det i en forandringstid er særlig vigtigt at sætte ind overfor det psykiske arbejdsmiljø. Hertil er forebyggelsespakkerne en oplagt mulighed for konkrete indsatser tilsigtet det psykiske såvel som det fysiske arbejdsmiljø. Ina Rasmussen underbyggede, at pakkerne er oplagt mulighed for at få sat system i den gode forandringsproces. Forebyggelsespakkerne kan være et konstruktivt led i den lokale forandringsledelse. Peter Kempf Pedersen indskød, at man på Søndre Omme imidlertid er stærkt underbemandet, hvorfor det ikke er muligt at få samlet hænder nok til at facilitere processen. Hænderne er fokuseret på driften. Dion Christensen betonede, at Kriminalforsorgen ikke har råd til ikke at benytte Forebyggelsespakkerne: når Arbejdstilsynet fx kommer på visit og efterlader et påbud så er man for sent på den. Det giver derfor god mening at sætte ind før. 4) Vold og trusler Ole Hansen informerede om udviklingen i vold og trusselsepisoder. Den er ikke tilfredsstillende. Antallet af de indberettede episoder i fængsler og arresthuse omhandlende vold og trusler mod ansatte er steget sammenlignet med antallet i 1. halvår af 2012. 16 % stigning. Hertil skal det dog bemærkes, at der typisk forekommer en del efter-registreringer, der kan ændre på tallene. Stigningen i antallet af episoder skyldes, at antallet af registrerede tilfælde af trusler mod personalet er steget markant - særligt i de åbne institutioner. Dog er det værd at bemærke, at der er sket et mindre fald i de registrerede tilfælde af vold. Ole Hansen orienterede om, at der er nedsat en mindre arbejdsgruppe, der bl.a. skal se på registreringspraksis i forbindelse med vold og trusselsepisoder. Han understregede hertil, at det høje belæg presser systemet, og stiller nye og høje krav til medarbejdere og procedurer. Dion Christensen informerede om en effektfuld indsats på Statsfængslet i Østjylland, hvor man har flyttet den hårde gruppe væk og for sig selv. Det lader til at virke. Peter Kempf Pedersen: Vi har oplevet, at en ny situation samtidig har givet anledning til at afprøve nye måder at tackle udfordringerne og de tunge klienter på. Dertil har vi generelt fået skærpet fokus på at passe på hinanden og ikke mindst passe på os selv. Peter Karbo påpegede, at i registreringsøjemed så er man generelt blevet bedre til at registrere tilfælde. Samtidig eksisterer der også en vis tvivl omkring, hvornår der er tale om en decideret trussel, som skal registreres. 3
Ina Rasmussen orienterede om en spørgeskemaundersøgelse, som Fængselsforbundet har foretaget blandt medlemmerne, omhandlende graden af chikane fra indsatte i medlemmernes fritid. I svarene er der mange interessante forslag og gode idéer til, hvordan man tackler vold og trusler hensigtsmæssigt i Kriminalforsorgen. 5) Sygefravær Ole Hansen orienterede om den seneste sygefraværsstatistik. Sygefravær er fortsat et område der kræver bevågenhed men vi kan glæde os over, at det pt. er på det laveste niveau nogensinde. Det samlede sygefravær ligger (september) på 16.4 dage pr. medarbejder de seneste 12 mdr. og sammenligner man med tallene fra de forrige 12 mdr. (2011-2012) er sygefraværet faldet med godt 10% på ét år. Fra 18,3 dage til de 16,4. Det er en flot udvikling og vi skal fortsætte den gode indsats. Dog skal vi fortsat være opmærksomme på de udfordringer, som forandringerne kan komme til at få sygefraværsområdet. Signe Sommerset informerede kort om Projekt Ro meditation mod stress (socialrådgivere mv. på Kif og Pensionsområdet). Projektet er vel afsluttet og evalueringen er netop sat i gang. Nogle spæde resultater vidner om, at det selvvurderede stressniveau i gennemsnit er reduceret med 27 % blandt de ca. 120 deltagere. Personalekontorets sygefraværsenhed skal i det nye år regne på, om det også har haft en lige så positiv effekt på sygefraværet blandt deltagerne. 6) Gennemgang af indkomne informationer til Det Centrale Arbejdsmiljøudvalg fra de øvrige arbejdsmiljøudvalg i Kriminalforsorgen Ifølge Kriminalforsorgens arbejdsmiljø-årshjul, skal de lokale AMU senest den 9. december 2013 - oploade (på arbejdsmiljønetværkssitet) den årlige arbejdsmiljødrøftelse over indsatser i 2013 samt oploade de lokale fokuspunkter for arbejdsmiljøarbejdet og kompetenceplaner på arbejdsmiljøområdet for kommende år 2014. På vegne af CAU sørger PSK for at sende en erindring ud til institutionspostkasserne vedrørende opload af dokumenter. CAU skal desuden minde AMU om, at det fortsat er vigtigt, at udvalgene løbende oploader referaterne fra lokale AMU møder året igennem. Seneste referater fra tjenestestedernes arbejdsmiljøudvalg Vedrørende mulighed for udsættelse af nyvalg Ole Hansen orienterede om, at der ifølge årshjulet skal afholdes nyvalg til AMO i februar 2014. Et spørgsmål, som CAU med rette bør drøfte i den forbindelse, er om dette nyvalg skal udskydes til efter d. 1/7 2014. Således at et nyvalg bliver med afsæt i de strukturændringer, som ligger fast til den tid. Dion Christensen betonede, at det vil være fornuftigt, at tjenestestederne får muligheden for at udskyde, hvis man lokalt vurderer, at det er hensigtsmæssigt. I en strukturel forandringstid er der behov for arbejdsmiljørepræsentanter, der kender til driften og arbejdsgangene i arbejdsmiljøarbejdet. Peter Karbo: Således vil man måske også undgå unødige diskussioner lokalt. CAU lader det således være op til de enkelte tjenestesteder og udvalg at vurdere om nyvalget skal udskydes til efter den 1. juli 2014. 4
7) Kubix status på evaluering af årshjulet Signe Sommerset informerede om status på Kubix s arbejde i Kriminalforsorgens AMO. Kubix er, som tidligere orienteret, valgt af Arbejdstilsynet til at evaluere effekten af de lovændringer i arbejdsmiljøloven, der kom i 2010. Hertil er Kriminalforsorgen én ud af 12 udvalgte virksomheder, der skal evalueres. Status er imidlertid, at der er foretaget interviews med hhv. Ole Hansen, Peter Kempf Pedersen, repræsentanter for de koordinerende udvalg på kif- og pensionsområdet, en arbejdsmiljørepræsentant fra direktoratet samt tre arbejdsmiljøledere/-repræsentanter fra Københavns Fængsler og 5 arbejdsmiljøledere/ -repræsentanter fra Arrestområdet ved Syd-, Sønderjylland og Fyn. PSK modtager den case-beskrivelse, som Kriminalforsorgen indgår i, fra Kubix endelige evaluering, når den er færdig. Materialet er et oplagt supplement til den interne evaluering, som Kriminalforsorgen skal udarbejde af årshjulet i det nye år. Jf. projektplanen for årshjulet, skal effekten af og indsatsen i forbindelse med årshjulet i Kriminalforsorgen evalueres efter et år. Årshjulet blev lanceret i januar 2012, hvorfor CAU vurderer, at en deadline for den interne evaluering således vil ligge omkring udgangen af 1. kvartal 2014. CAU diskuterede konkrete spørgsmål, der kan indgå i en evt. minisurvey-undersøgelse i Kriminalforsorgens AMO i forbindelse med evalueringen. 8) Eventuelt Oplæg fra Ina Rasmussen vedrørende arbejdsmiljøet vs. reorganiseringens mangeartede forandringsprocesser. Ina Rasmussen fremhævede vigtigheden af, at den lokale AMO løbende diskuterer forandringens facetter. De lokale arbejdsmiljørepræsentanter spiller en vigtig rolle. En god forandring kommer kun gennem åben og konstruktiv dialog med og mellem medarbejderne. Ole Hansen anerkendte vigtigheden af at se arbejdsmiljøet i lyset af forandringerne og dertil den åbne kommunikation herom. Det i sig selv kunne være et fokuspunkt til næste års arbejdsmiljøarbejde. Peter Karbo: Den menige medarbejder fokuserer på, hvad der påvirker denne selv. Ina Rasmussen påpegede, at det handler om, at man skal være klar, når reaktionen kommer. Forudsigelighed og kontinuitet bliver vigtig. Det kræver forberedelse. Dion Christensen: Den strategi man har benyttet sig af ind til videre, skal man holde fast i. Vi ved endnu ikke noget om den endelige struktur, og det er også det man melder ud. Myter skal manes til jorden, så de ikke skaber unødig usikkerhed og frustration. Ina Rasmussen: Spørgsmålet er, hvordan vi bedst passer på hinanden, og hvordan vi bruger forandringsprocessen konstruktivt. Hertil er det afgørende, at AMO kan og tør italesætte det der rører sig lokalt. Ina Rasmussen orienterede om, at Fængselsforbundet snarest lancerer et arbejdsmiljøområde på forbundets hjemmeside. 9) Næste møde a) arbejdsmiljødrøftelse: tirsdag den 17. december 2013 kl. 10:00 b) fastsættelse af fokuspunkter for arbejdsmiljøet: torsdag den 23. januar 2014 kl. 10:00. 5