Detailtilsyn kontrolbesøg

Transkript

1 Detailtilsyn kontrolbesøg Kvalitetsprocedure DT-2 Anvendelsesområde: Detailtilsyn Ansvarlig enhed: AFC, Metoder og virkemidler Ikrafttræden: januar 2011 Senest redigeret: Juni 2017 Aktuel for tilsynsførende, tilsynssupportere og centerjurister Formål med kontrolbesøg Arbejdstilsynet gennemfører kontrolbesøg med en p-enhed med det formål at kontrollere, om p- enheden har efterkommet et eller flere tidligere afgivne påbud/afgørelser. Der kan være tale om alle typer af afgørelser, som pålægger virksomheden en handlepligt. Målet med kontrolbesøget er at få belyst, om p-enheden har efterkommet afgørelserne på tilfredsstillende måde, eller om der er behov for opfølgning, enten i form af nye reaktioner eller i form af overdragelse af sagen til centerjuristerne med henblik på vurdering af, om der er grundlag for en straffesag for manglende efterkommelse af påbud. For undersøgelsespåbud handler det om at få belyst, om der fortsat er grundlag for en konkret mistanke om problemer, eller om der kan konstateres overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Denne kvalitetsprocedure beskriver den tilsynsførendes, tilsynssupportens og centerjuristens opgaver fra det tidspunkt, hvor den tilsynsførende, evt. efter drøftelse med tilsynschefen eller centerjuristen, er nået frem til, at det er nødvendigt at gennemføre en kontrol af, om Arbejdstilsynets påbud er efterkommet, og for undersøgelsespåbud, om der fortsat er grundlag for en konkret mistanke. Hvis der er givet strakspåbud om betydelig fare til en arbejdsmiljøcertificeret virksomhed, skal der altid gennemføres kontrolbesøg. De administrative procedurer forud for kontrolbesøget er beskrevet i kvalitetsprocedure G-205: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser. Bemærk, at ved kontrol af visse formelle (samt i visse situationer også materielle) påbud kan kontrolbesøg undlades, hvis der i stedet foretages en kontrolopringning til virksomheden. Proceduren herfor er nærmere beskrevet i kvalitetsprocedure G-205: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser. Skærpet tilsyn ved forbud Forbud udløser et skærpet tilsyn på det samme arbejdssted, hvor forbuddet blev afgivet, og hvor efterkommelsen af forbuddet også skal kontrolleres. Det skærpede tilsyn skal være gennemført 1

2 2 inden for få dage/uger, dog senest 4 uger efter tilsynsdatoen, hvor forbuddet blev afgivet. Dette gælder dog ikke forbud afgivet på risikobaserede tilsyn. Se i øvrigt kvalitetsprocedure DT-14 om skærpet tilsyn. Hvis du skønner det nødvendigt, kan du stadig gennemføre et kontrolbesøg med forbuddets efterkommelse efter denne procedure, inden det skærpede tilsyn udføres. Det kan fx være aktuelt, hvis du har konkrete grunde til at tro, at virksomheden fortsætter det farlige arbejde trods forbuddet. Generelt om kontrolbesøg Kontrolbesøg gennemføres som udgangspunkt uanmeldt. Der kan dog undtagelsesvist være situationer, hvor det er hensigtsmæssigt at foretage et anmeldt tilsyn. Det kan være for at sikre, at relevante personer er til stede ved tilsynet. Dette kan fx være tilfældet ved kontrol af, om p- enheden har løst tidligere konstaterede problemer i det psykiske arbejdsmiljø på tilfredsstillende måde. Anmeldte besøg skal som udgangspunkt varsles skriftligt senest 14 dage før besøget. Kontrolbesøg kan foretages med alle p-enheder, som Arbejdstilsynet tidligere har afgivet afgørelser til. Kontrolbesøg skal dog altid foretages på arbejdsmiljøcertificerede virksomheder, når de har fået strakspåbud om betydelig fare. Ved andre typer af afgørelser til certificerede virksomheder foretages kontrolbesøg ud fra samme kriterier som for ikke certificerede virksomheder. På kontrolbesøget kontrolleres primært, om de(n) tidligere afgivne afgørelser er efterkommet, og for undersøgelsespåbud, om der fortsat er grundlag for en konkret mistanke, eller om der kan konstateres overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Hvis du som tilsynsførende under tilsynet konstaterer fare for de ansattes sikkerhed og sundhed i andre arbejdsfunktioner, skal du afgive en afgørelse. Afgiver du ved grove overtrædelser, straksforbud eller forbud, skal du også orientere dig i de supplerende retningslinjer i kvalitetsprocedure G-204 om strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser, og du skal udfylde det tilhørende tjekskema. Se også IN-18-4 At-intern instruks om tilsyn, hvor straf kan komme på tale. Forberedelse af kontrolbesøg Tilsynssupportens opgaver forud for kontrolbesøget er beskrevet i kvalitetsprocedure G-205 om administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser. Tilsynsførendes forberedelse af detailtilsynet - kontrolbesøg Kontrolbesøg skal oprettes som detailtilsyn, kontrol af påbud. Du kan bede tilsynssupporteren om at oprette besøget. Du skal som udgangspunkt udføre et kontrolbesøg i følgende situationer (se også G-205 om kontrolopringninger): Når du som tilsynsførende vurderer, at p-enhedens tilbagemelding ikke er fyldestgørende eller tilfredsstillende. Når p-enheden ikke har meldt tilbage på forbud eller et strakspåbud, der har udløst en grov overtrædelse. 2

3 Når reaktionen skyldes en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, som har medført en dødsulykke. I dette tilfælde gennemføres der altid et kontrolbesøg - uanset hvor fyldestgørende virksomhedens tilbagemelding er. Når p-enheden ikke har meldt tilbage til Arbejdstilsynet på andre afgørelser inden fristens udløb og efter, at rykkerskrivelse er sendt. Ved særlige indsatser, hvis der i indsatsen er planlagt kontrolbesøg i form af stikprøvekontrol. Ved konkret skøn fra dig som tilsynsførende, evt. din tilsynschef. Ved strakspåbud om betydelig fare til arbejdsmiljøcertificerede virksomheder skal du altid gennemføre et kontrolbesøg, uanset hvor fyldestgørende virksomhedens tilbagemelding er. Der indgår også en automatisk kontrol af forbud på skærpede tilsyn. Inden et kontrolbesøg skal du som tilsynsførende nøje orientere dig i de afgørelser, som du skal kontrollere. Hvis der efter afgivelsen af afgørelserne har været korrespondance med virksomheden om afgørelserne, er det også vigtigt, at du kender indholdet af denne. Det kan fx være tilbagemeldinger fra virksomheden, ansøgninger om fristforlængelser el.lign. Du finder de afgivne reaktioner og den relevante korrespondance på tilsynssagen i ATIS. Du skal sørge for at have en kopi af den/de relevante reaktion(er) og korrespondance med på kontrolbesøget. Gennemførelse af kontrolbesøg Indledning af kontrolbesøg Det første du skal gøre ved kontrolbesøget er at henvende dig til ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Det er vigtigt, at du i videst muligt omfang får kontakt med begge parter ved tilsynet. Kan du ikke få kontakt med en af parterne, bør du dog gennemføre kontrolbesøget alligevel. Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede eller er forhindret i at deltage i tilsynet, skal du gennemføre tilsynsbesøget i samarbejde med en arbejdsleder eller sekundært en anden repræsentant for p-enheden. Du skal herefter sørge for, at den ansvarlige ledelse bliver kontaktet og orienteret om resultatet af tilsynet, når du har afsluttet tilsynet. Orienteringen kan ske telefonisk. Du skal også kontakte arbejdsmiljøgruppen for det arbejdsområde, som den tidligere afgivne afgørelse vedrører. Du skal anmode om, at arbejdsmiljøgruppen deltager i tilsynet. Er der ikke etableret en arbejdsmiljøorganisation, eller er der ikke krav om etablering af en sådan, foretager du tilsynet med ledelsesrepræsentanterne og så vidt muligt med en repræsentant for de ansatte. Ved uanmeldte kontrolbesøg skal du udlevere en underretningsblanket Arbejdstilsynets besøg i dag til p-enheden, jf. retssikkerhedsloven, og orientere om blankettens indhold. Se yderligere kvalitetsprocedure DT-1: Detailtilsyn generelt. Gennemføres det skærpede tilsyn på et skiftende eller midlertidigt arbejdssted, fx en byggeplads, hvor en privat bolig er under renovering, skal du udlevere underretningsblanketten Arbejdstilsynets besøg på din adresse i dag. Se yderligere i kvalitetsprocedure G-001: Tilsyn med arbejde i arbejdsgivers, ansattes eller andres private bolig. Når du kontrollerer forbud eller strakspåbud for grove overtrædelser, kan du vælge at gå direkte 3

4 ind på p-enheden og opsøge den aktivitet, der skal kontrolleres. Derved får du et reelt billede af forholdene på virksomheden eller på arbejdsstedet. Herefter skal du udlevere underretningsblanketten Arbejdstilsynets besøg i dag. Det vil normalt ikke være nødvendigt at holde et indledende møde, da formålet med kontrolbesøget er at kontrollere nøje afgrænsede arbejdsfunktioner, som Arbejdstilsynet tidligere har afgivet reaktion om. Ved kontrol af afgørelser om psykisk arbejdsmiljø vil det dog som hovedregel være en god idé at holde et indledende møde. Kontrol af, om afgørelserne er efterkommet Ved kontrolbesøget skal du tage udgangspunkt i de afgørelser, som du skal kontrollere. Når du kontrollerer, om en afgørelse er efterkommet, eller for undersøgelsespåbud, om der fortsat er grundlag for en konkret mistanke, eller om der kan konstateres overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, er det vigtigt, at du tager udgangspunkt i indholdet af afgørelsen og undersøger de samme forhold, som gav anledning til afgørelsen ved det tidligere besøg. Hvis der fx er afgivet påbud om tunge løft, bør du undersøge, om der fortsat håndteres de emner, som er beskrevet i påbuddet, om håndteringen stadig sker manuelt, om der fortsat i det væsentlige udføres det samme antal håndteringer med samme varighed og frekvens som tidligere, om arbejdsstedet stadig er indrettet som tidligere, og om virksomheden har gjort noget for at forebygge den fysiske belastning. Hvis arbejdet ikke udføres præcis på det tidspunkt, hvor du besøger virksomheden, skal du se efter objektivt konstaterbare tegn på, om arbejdet fortsat udføres i virksomheden, fx om der opbevares emner som beskrevet i afgørelsen, om der fortsat ikke er tekniske hjælpemidler på arbejdsstedet, om der i øvrigt er sket ændringer i arbejdsstedets indretning, der har betydning for arbejdsfunktionen. Dine egne iagttagelser skal du søge at få uddybet med oplysninger fra ledelsen og de ansatte. Du må stille de spørgsmål, som er nødvendige for at klarlægge, om en afgørelse er efterkommet, helt, delvist eller slet ikke. Det betyder, at du må stille spørgsmål til ledelsen og de ansatte, indtil det står klart, at der ikke er gjort noget for at efterkomme afgørelsen. Ved påbud, se nærmere i At-intern instruks nr. IN-18-4 om tilsyn, hvor straf kan komme på tale. For undersøgelsespåbud må du stille de spørgsmål, der er nødvendige for at klarlægge, om der fortsat er grundlag for en konkret mistanke, eller for at konstatere om der er en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Ved kontrol af efterkommelse af rådgivningspåbud skal du udover selve påbuddet også kontrollere rådgivningsvirksomhedens redegørelse til pågældende virksomhed. Dette gælder dog ikke ved rådgivningspåbud givet i tilknytning til undersøgelsespåbud på det psykiske og kemiske område. Her er redegørelsen sendt til Arbejdstilsynet i forbindelse med virksomhedens tilbagemelding på rådgivningspåbuddet. Såfremt der konstateres fejl og mangler ved den rådgivning en autoriseret rådgivningsvirksomhed har ydet ved efterkommelse af rådgivningspåbud, f.eks. i indholdet af den redegørelse, som rådgivningsvirksomheden har udarbejdet, skal dette beskrives og indberettes til kontoret for Metoder og virkemidler, der bruger oplysningerne ved kontrollen af rådgivningsvirksomheden. Det 4

5 er tilstrækkeligt, at sagsnummer på tilsynssagen og navnet på rådgiver med beskrivelsen mailes til kontor for Metoder og virkemidlers postkasse Et kontrolbesøg kan få følgende udfald (se også under Afrapportering): Virksomheden har efterkommet afgørelsen - Arbejdstilsynet foretager sig ikke videre i forhold til virksomheden. Virksomheden har delvist efterkommet afgørelsen - Du giver virksomheden en ny afgørelse Du er usikker på, om virksomheden skal have en ny afgørelse -Du skal, evt. i samråd med centerjuristen, overveje, om virksomheden skal have et nyt påbud. - Du skal efterfølgende meddele virksomheden, om den får et nyt påbud eller ej. Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme afgørelsen - Du skal overgive sagen til centerjuristen, der herefter vurderer, om virksomheden skal have en bøde. -Du opretter GO og bødevarsel Ved kontrol af efterkommelse af påbud, der skal føre til politianmeldelse eller udstedelse af administrative bøder, skal konstatering normalt ske ved selvsyn eller ved oplysninger fra virksomhedens ledelse, under forudsætning af, at disse oplysninger støttes af objektivt konstaterbare forhold i virksomheden. Du kan læse mere om konstateringskravene i At-intern instruks IN Eksempel: Arbejdstilsynet har afgivet påbud om forsvarlig anvendelse af en maskine, hvor afskærmningen var fjernet. Ved kontrolbesøget anvendes maskinen ikke, men du ser, at afskærmningen fortsat mangler, og ledelsen oplyser, at der ikke er gjort noget for at etablere en forsvarlig brug af maskinen. Det fremgår af forholdene på p-enheden, at maskinen er et nødvendigt led i produktionen, og at produktionen ikke ville kunne holdes i gang uden maskinen. Fx kan der ligge bearbejdede emner ved maskinen, eller der kan være friske restprodukter fra brugen eller maskinen er tilsluttet el-nettet. Her støttes ledelsens oplysninger af objektivt konstaterbare forhold, og der vil derfor være grundlag for at overgive sagen til centerjuristen til vurdering af, om virksomheden skal have en bøde. Et kontrolbesøg kan få følgende udfald ved mangelfuld tilbagemelding ved undersøgelsespåbud: Der er ingen problemer, som Arbejdstilsynet kan reagere overfor - Hvis du konstaterer, at der ikke længere er grundlag for en konkret mistanke om det arbejdsmiljøproblem, der er afgivet undersøgelsespåbud om, skal du lukke sagen og oprette et notat med en kort beskrivelse af situationen. Der kan konstateres en overtrædelse, der kan begrunde et påbud - Hvis du ved kontrolbesøget konstaterer en overtrædelse i forhold til det arbejdsmiljøproblem, der er afgivet undersøgelsespåbud om, skal du afgive påbud om arbejdsmiljøproblemet. Der er mistanke om de samme problemer, som der er afgivet undersøgelsespåbud om - Hvis kontrolbesøget på virksomheden bekræfter, at der fortsat er grundlag for det op- 5

6 rindelige undersøgelsespåbud, som virksomheden til trods for fristforlængelse mv. ikke har efterkommet, overdrages sagen til centerjuristen. Der er mistanke om nye problemer inden for det arbejdsmiljøområde, der er afgivet undersøgelsespåbud om - Hvis du ved kontrolbesøget konstaterer, at problemerne har ændret karakter, således at der ikke længere er grundlag for det oprindelige undersøgelsespåbud, men at der fortsat er konkret mistanke om andre eller nye problemer inden for det pågældende arbejdsmiljøområde, skal du afgive nyt undersøgelsespåbud. Afslutning af kontrolbesøg Ved afslutningen af kontrolbesøget skal du orientere repræsentant(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten eller repræsentanten for de ansatte om udfaldet af tilsynet. Hvis du er i tvivl om udfaldet af kontrolbesøget og ønsker at drøfte dette med centerjuristen, skal du efterfølgende give telefonisk besked til p-enheden om resultatet af disse drøftelser. Du udfylder besøgsrapporten på p-enheden eller arbejdsstedet jf. gældende retningslinjer for dette. Se DT-1 om afslutning af detailtilsyn og G-203 om høring og besøgsrapport. Hvis du har besluttet at overdrage sagen til centerjuristen til vurdering af, om virksomheden skal have en bøde, skal du skrive dette i besøgsrapporten. Afgiver du nye forbud eller strakspåbud på kontrolbesøget, sker det mundtligt til P-enhedens repræsentanter på arbejdsstedet, og det dokumenteres i besøgsrapporten. Se også kvalitetsprocedure G-207 om anvendelse af forbud og strakspåbud og G-202 om afgørelser. Ved aflevering af besøgsrapporten som papirblanket skal du, hvis ikke det er muligt at aflevere den ved tilsynet, sende den efterfølgende til virksomheden. Afrapportering af kontrolbesøget Opgaver for den tilsynsførende: Virksomheden har efterkommet afgørelsen - Du registrerer i ViVi, at afgørelsen er efterkommet - Du opretter et notat på sagen eller i ViVi, hvor du kort beskriver, hvordan afgørelsen er efterkommet. Virksomheden har delvist efterkommet afgørelsen - Du registrerer i ViVi, at afgørelsen er delvist efterkommet - Du afgiver ny afgørelse Du er i tvivl om, hvorvidt virksomheden skal have en ny afgørelse - Du registrerer i ViVi, at afgørelsen er kontrolleret, ej vurderet - Efter evt. drøftelse med centerjuristen, afrapporterer du eventuelle nye påbud. - Når påbuddene er klar til afsendelse, skal du klarmelde dem i besøgsrapporteringen. - Hvis der ikke afgives nye påbud, betragtes afgørelsen som efterkommet, jf. ovenfor. - Du kontakter virksomheden og giver besked om, hvorvidt der afgives en ny afgørelse - Hvis opgaven skal lukkes, skal efterkommelsesfristen lukkes manuelt. Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme påbuddet - du registrerer i ViVi, at afgørelsen ikke er efterkommet 6

7 - du skal oprette et brev til j-enheden om, at den manglende efterkommelse nu vurderes med henblik på, om virksomheden skal have en bøde. Vælg Bødevarsel og derefter skabelonen bødevarsel efter kontrolbesøg. - du skal endvidere oprette en rapport om manglende efterkommelse. Når rapporten er journaliseret, oprettes der automatisk en sag om grov overtrædelse, som skal behandles af centerjuristen. - du skal give besked til tilsynssupporten, når brevet til virksomheden er klar til afsendelse, og rapport om manglende efterkommelse er færdig. Du kan ikke kontrollere afgørelsen på kontrolbesøget - du registrerer i ViVi, at afgørelsen er Ikke kontrolleret, og der oprettes en Opret kontrolbesøg opgave til dig i opgavelisten til opfølgning på afgørelser, dvs. du skal gennemføre et nyt kontrolbesøg - Hvis du trods flere forsøg på kontrolbesøg vurderer, at det ikke er muligt at gennemføre kontrolbesøget, skal det sidste forsøg registreres som Forsøgt besøgt - umulig at træffe sagen afsluttes. I sager, der er af mere ukompliceret karakter, kan du vælge at lukke sagen og efterfølgende drøfte din beslutning med din tilsynschef. I sager, der er af mere kompliceret karakter, skal du drøfte din beslutning om, hvorvidt sagen skal lukkes eller ej samt smileystatus med din tilsynschef, og drøftelsen skal ske, før registrering af det sidste besøg gennemføres. I alle tilfælde skal du lægge et notat om udfaldet på sagen. Vedrørende administrative forhold i forbindelse med besøgsrapporten følges retningslinjerne herfor øvrige gældende procedurer i kvalitetsprocedure DT-1: Detailtilsyn generelt. Opgaver for tilsynssupporten: Afgørelsen er efterkommet - ingen opgaver Afgørelsen er delvist efterkommet eller kontrolleret, ej vurderet - du skal sende eventuelle nye påbud. Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme påbuddet - du skal sende underretningen til j-enheden om, at sagen vurderes med henblik på, om virksomheden skal have en bøde, når tilsynsførende giver dig besked. - du skal journalisere rapport om manglende efterkommelse, når tilsynsførende giver dig besked. Centerjuristens opgaver Når sag om grov overtrædelse er oprettet, har du som centerjurist ansvaret for at vurdere, om der er grundlag for at give j-enheden en bøde for manglende efterkommelse af påbud. Der henvises til de generelle retningslinjer for behandling af straffesager. Vurderer du, at sagen på det foreliggende grundlag ikke er egnet til strafferetlig behandling, skal du, evt. i samråd med den ansvarlige tilsynschef, vurdere, om der skal aflægges nyt kontrolbesøg på virksomheden, eller om sagen skal lukkes. Hvis det besluttes, at der ikke skal foretages yderligere, skal du i samarbejde med tilsynssupporten sørge for, at sagen lukkes, således at smiley en kan blive slukket. Hvis der indgives tiltaleindstilling eller udstedes en administrativ bøde, har du ansvaret for at følge straffesagen. Hvis virksomheden bliver dømt eller vedtager en administrativ bøde for manglende efterkom- 7

8 melse af påbud, skal du, når Arbejdstilsynet får besked herom, og når en eventuel ankefrist er udløbet, sørge for, at j-enheden inden 14 dage får et brev, hvori det meddeles, at virksomheden inden 7 dage skal melde tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan påbuddet er efterkommet. Hvis virksomheden ikke sender en tilbagemelding, skal du give tilsynssupporten besked om, at der skal planlægges nyt kontrolbesøg. Det nye kontrolbesøg skal gennemføres hurtigst muligt og udføres efter samme retningslinjer som det første kontrolbesøg. 8