Regler for regnskab i BRK - Kasse- og Regnskabsregulativ
Indhold 1 INDLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag til regulativet... 3 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser... 3 1.5 Revision... 3 1.6 Intern kontrol... 4 1.7 Kompetence og økonomistyring... 4 2 REGNSKAB OG BOGFØRING... 4 2.1 Anvisning/godkendelse... 4 2.2 Ansvar... 4 2.3 Bogføring... 5 2.4 Regnskabsaflæggelse... 5 2.5 Offentliggørelse... 6 3 KASSEVIRKSOMHED... 6 3.1 Postbehandling... 6 3.2 Kassefunktioner... 6 3.3 Personalets forhold... 6 3.4 Konti i pengeinstitutter... 6 3.5 Anbringelse af midler... 6 3.6 Sikring af omsætningspapirer... 6 3.7 Sikkerhedsstillelse... 7 3.8 Opbevaring, administration og registrering af midler vedrørende klienter/beboere... 7 3.9 Arkivalier... 7 3.10 Status- og restancekonti... 7 4 DEBITORFORHOLD... 7 5 PROJEKTER FINANSIERET HELT ELLER DELVIST AF EKSTERNE MIDLER... 7 6 INTERN KONTROL OG LEDELSESTILSYN... 7 7 ANVENDELSE AF IT... 8 7.1 Gyldighedsområde... 8 7.2 Styring af Bornholms Regionskommunes it-anvendelse... 8 7.3 Autorisation... 8 7.4 Kontrolforanstaltninger og indhold... 8 8 FORTEGNELSER... 8 8.1 Lager- og inventarfortegnelser... 8 8.2 Regler for registrering og kontrol samt kassation... 9 8.3 Andre fortegnelser... 9 8.3.1 Forsikringsforhold... 9 8.3.2 Garantiforpligtelser og eventualrettigheder... 9 9 IKRAFTTRÆDEN... 9 Side 2 af 9
1 Indledning 1.1 Generelt Regler for kommunens kasse- og regnskabsvæsen fastsættes i nærværende regulativ. Nedennævnte overordnede regelsæt ligger til grund regulativet: Lov om kommunernes styrelse Bornholms Regionskommunes styrelsesvedtægt Indenrigs- og Økonomiministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner Finansministeriets bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger m.v. 1.2 Formål Formålet med regulativet er at sikre en korrekt administration og fastlægge regler for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange inden for Bornholms Regionskommunes kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet skal ligeledes sikre, at Økonomi- og Planudvalgets indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold tilgodeses. 1.3 Bilag til regulativet Inden for regulativets rammer udarbejdes der særskilte regler for en række områder i form af bilag til regulativet. Bilagene skal opfattes som en uddybning af regulativets bestemmelser og som mindstekravene til kontrolforanstaltninger m.v. Bilag af principiel betydning for Bornholms Regionskommunes regnskabsføring m.v. skal godkendes af Økonomi- og Planudvalget, medens bilag i form af generelle forvaltningsbestemmelser skal godkendes af økonomichefen. Økonomi og Personale er ansvarlig for, at bilag udarbejdes og vedligeholdes. 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser For alle berørte områder af regionskommunens kasse- og regnskabsvæsen skal der udarbejdes og vedligeholdes forretningsgangsbeskrivelser under iagttagelse af reglerne i bilagene til regulativet. Beskrivelserne er en uddybning og præcisering i forhold til bilagene til regulativet Centercheferne er ansvarlige for, at de fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. 1.5 Revision Bornholms Regionskommunes revision tilstilles regulativet og tilhørende bilag. Side 3 af 9
1.6 Intern kontrol Der etableres intern kontrol i Bornholms Regionskommune. Formålet er at sikre grundlaget for korrekt regnskabsaflæggelse og mindske risikoen for svig. 1.7 Kompetence og økonomistyring De overordnede regler for bevillingsniveauer, kompetencer og ansvarsfordeling på økonomiområdet er beskrevet i Ledelses- og styringsgrundlaget for Bornholms Regionskommune, der er godkendt af kommunalbestyrelsen den 18. september 2014. 2 Regnskab og bogføring 2.1 Anvisning/godkendelse Borgmesteren, der har den øverste daglige ledelse af regionskommunens administration, har bemyndiget direktionen og centercheferne til at foretage anvisning/godkendelse af bilag. Centercheferne kan uddelegere anvisningsbemyndigelse inden for nærmere angivne områder. Anvisning/godkendelse skal sikre, at: der ligger en bevilling til grund for alle udgifter og indtægter bevillingens forudsætninger er opfyldt udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de fastsatte bestemmelser herfor god offentlig forvaltningsskik iagttages Den bemyndigede påtager sig således ansvaret for, at ovennævnte formalia er i orden. Samtlige bilag i kommunens bogføring godkendes digitalt, enten direkte via kommunens økonomisystem, eller via mails som vedhæftes til bilaget. Der udarbejdes en standardskabelon til hvert center/afdeling, hvor godkendelsesprocedurerne aftales mellem Økonomi og Personale og enheden. Undtagelsen er bilag, der vedrører EU-regnskaber der p.t. skal foreligge manuelt underskrevet. 2.2 Ansvar Ved uddelegering af bemyndigelsen er direktøren/centerchefen ansvarlig for, at de personer, der bemyndiges til at foretage anvisning/godkendelse, er bekendt med nærværende bestemmelser. Den bemyndigede er ansvarlig for, at varen/tjenesteydelsen er leveret/præsteret mængde, kvalitet og pris er kontrolleret og i overensstemmelse med det aftalte Side 4 af 9
bilag for møder, rejser og repræsentation overholder kommunens regelsæt samt er udfyldt med formål, sted og deltagere kontrakter og andre dokumenter, der skal sikre kommunens rettigheder udfærdiges og iagttages samt, at de signeres af en dertil bemyndiget der er bevillingsmæssig dækning for dispositionen, og at de bevillingsmæssige forudsætninger er opfyldt der sker rettidig betaling. 2.3 Bogføring Bornholms Regionskommune skal følge god bogføringsskik. Økonomisystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (sammenhæng mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dokumentation for den enkelte bogføring) Økonomichefen er ansvarlig for, at økonomistyringssystemet og øvrige systemer, som afleverer transaktioner hertil, opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. Økonomisystemets overordnede funktioner forestås af Økonomi og Personale. I h.t. lov om offentlige betalinger skal alle fakturaer til det offentlige sendes digitalt. Manuelle bilag bør således kun forekomme i form af udlæg i forbindelse med rejser og arrangementer. Manuelle bilag for udlæg skal indscannes og vedhæftes bogføringen. Opmærksomheden henledes på, at dankortbon ikke er gyldig dokumentation for udlæg. Bilagsmateriale, der ligger til grund for de enkelte transaktioner vedhæftes bogføringen. Der forefindes alene arkiver med papirmateriale, hvor der er særlige regler herom (bl.a. EU-bilag) Økonomi og Personale fastlægger regler for bilagshåndtering i et særskilt bilag. 2.4 Regnskabsaflæggelse I h.t. lov om kommunernes styrelses 45 og 45a, skal der hvert år aflægges et årsregnskab og et halvårsregnskab. Regnskabet aflægges i overensstemmelse med ministeriets minimumskrav. De overordnede regler for regnskabsaflæggelsen fastlægges af Økonomi- og Planudvalget. De detaljerede regler for regnskabsaflæggelsen fastsættes af Økonomi og Personale i særskilt bilag. Årsregnskabet forelægges kommunalbestyrelsen, der godkender regnskabets overgivelse til revisionen inden for den af Økonomi- og Indenrigsministeriets fastsatte tidsfrist. Revisionen afgiver inden for en af Økonomi- og Indenrigsministeriet fastsat tidsfrist, beretning om den udførte revision med eventuelle bemærkninger. Kommunalbestyrelsen Side 5 af 9
skal herefter endeligt godkende årsregnskabet under hensyntagen til revisionens bemærkninger. 2.5 Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets bestemmelser. 3 Kassevirksomhed 3.1 Postbehandling Økonomi og Personale fastlægger regler for postbehandling i forhold til poståbning og registrering m.v. af værdiforsendelser i et særskilt bilag. 3.2 Kassefunktioner Alle ind- og udbetalinger, der henhører under Bornholms Regionskommunes regnskabsområde skal registreres i kommunens bogføring. De nærmere regler for kassefunktioner, kontantkassefunktioner samt for oprettelse/nedlæggelse af afdelings- og forskudskasser fastsættes af Økonomi og Personale i særskilt bilag. 3.3 Personalets forhold Personale, der varetager hverv som kasserer i ikke-kommunalt regi fx foreninger, har pligt til at oplyse dette til Økonomichefen, hvis pågældende samtidig er beskæftiget med kasse- eller inkassovirksomhed i Bornholms Regionskommune. 3.4 Konti i pengeinstitutter Økonomi- og Planudvalget fastlægger i særskilt bilag de nærmere regler for oprettelse/nedlæggelse og dispositionsret vedrørende konti i pengeinstitutter. 3.5 Anbringelse af midler Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriet skal regler for anbringelse af midler fastsættes i en finansiel strategi, der godkendes af kommunalbestyrelsen. 3.6 Sikring af omsætningspapirer Bornholms Regionskommunes omsætningspapirer samt midler, der forvaltes af Bornholms Regionskommune skal, såfremt de ikke er sikret på anden måde, forsynes med påtegning om, at der kun kan disponeres med kommunalbestyrelsens samtykke. Økonomi og Personale fastlægger de nærmere regler herfor i særskilt bilag. Side 6 af 9
3.7 Sikkerhedsstillelse Deponerede effekter, der indleveres til Bornholms Regionskommune som sikkerhed, skal registreres. Økonomi og Personale fastsætter de nærmere regler herfor i særskilt bilag. 3.8 Opbevaring, administration og registrering af midler vedrørende klienter/beboere Økonomi og Personale fastsætter de nærmere regler i særskilt bilag for registrering og behandling af midler og værdier, der opbevares/administreres for beboere, klienter m.v. 3.9 Arkivalier Det påhviler den enkelte centerchef at føre tilsyn med, at Bornholms Regionskommunes arkivalier, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde, idet der tages tilbørligt hensyn til risici for fx brand- og vandskader. Arkivalier, der har betydning for bogføring og regnskabsaflæggelse fremsendes til Økonomi og Personale. Bornholms Regionskommunes regnskabsmateriale forefindes elektronisk. Økonomichefen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til regionskommunens arkivbestemmelser. Hvis der på enkeltområder (fx i forbindelse med EU-projekter) gælder særlige arkivbestemmelser er disse gældende. 3.10 Status- og restancekonti Økonomi og Personale fastlægger i særligt bilag de nærmere regler for afstemning af Bornholms Regionskommunes status- og restancekonti. 4 Debitorforhold Økonomi- og Planudvalget fastsætter de overordnede regler for kommunens opkrævningsvirksomhed og kommunens betalingsfrister. Økonomi og Personale fastsætter de nærmere regler for registrering og inddrivelse af restancer i særskilt bilag. 5 Projekter finansieret helt eller delvist af eksterne midler Økonomi og Personale fastsætter i særskilt bilag regler for ansøgning, bevilling, registrering og revision i forbindelse med modtagelse af eksterne midler. 6 Intern kontrol og ledelsestilsyn Side 7 af 9
Økonomi og Personale fastsætter i særskilt bilag regler for omfanget af Bornholms Regionskommunes interne kontrol af bogføring, afstemninger, kontrolbesøg m.v. 7 Anvendelse af IT 7.1 Gyldighedsområde Bestemmelserne gælder for anvendelse af elektronisk databehandling i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet. 7.2 Styring af Bornholms Regionskommunes it-anvendelse Etablering af/eller tilslutning til it-systemer skal af hensyn til kommunikation til økonomisystemet godkendes af økonomichefen For hvert system udpeges en eller flere systemansvarlig(e), der over for kommunalbestyrelsen er ansvarlig for systemets anvendelse. For hvert center udpeges endvidere en eller flere KMD- og netværksansvarlig(e) - også kaldet daglige ansvarlig, der over for den sikkerhedsansvarlige er ansvarlig for systemets anvendelse. 7.3 Autorisation Inden for hvert enkelt system autoriserer Bornholms Regionskommunes sikkerhedsorganisation de personer, som må have adgang til systemet. Tildeling af rettigheder sker efter anmodning fra den systemansvarlige. Uddybende regler herfor er fastsat i Bornholms Regionskommunes ITsikkerhedspolitik. 7.4 Kontrolforanstaltninger og indhold Økonomi og Personale fastsætter regler for kontrol og afstemning ved anvendelse af itsystemer i særskilt bilag til nærværende regulativ. 8 Fortegnelser 8.1 Lager- og inventarfortegnelser Der skal til enhver tid kunne redegøres for alle Bornholms Regionskommunes fysiske værdier. Registreringen omfatter samtlige virksomheder, der henhører under Bornholms Regionskommunes regnskabsføring. Der udarbejdes fortegnelse for alle væsentlige beholdninger og inventarfortegnelser i det omfang, omsættelighed og værdi, herunder brugsværdi for private, tilsiger dette. Vejledning om registrering af Bornholms Regionskommunes fysiske aktiver udarbejdes af Økonomi og Personale. Side 8 af 9
8.2 Regler for registrering og kontrol samt kassation De overordnede regler for registrering og kontrol fastlægges af Økonomi- og Planudvalget i særskilt bilag til nærværende regulativ. Økonomi- og Planudvalget fastsætter i særskilt bilag til nærværende regulativ de nærmere regler for kassation m.v. af inventar og driftsmateriel m.v. 8.3 Andre fortegnelser 8.3.1 Forsikringsforhold De overordnede regler for forsikring af Bornholms Regionskommunes værdier fastlægges af Økonomi- og Planudvalget i en særskilt udarbejdet forsikringspolitik. 8.3.2 Garantiforpligtelser og eventualrettigheder Alle Bornholms Regionskommunes garantiforpligtelser og eventualrettigheder skal registreres. Økonomi og Personale fastsætter i bilag til regulativet de nærmere retningslinjer herfor. Økonomi- og Planudvalget fastlægger ligeledes i særskilt bilag til nærværende regulativ de nærmere regler for indgåelse af leje- og leasingaftaler. Beslutning om indgåelse af leje- og leasingaftaler, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave, træffes dog altid af kommunalbestyrelsen. 9 Ikrafttræden Nærværende regulativ er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 9. oktober 2014 og træder i kraft 1. november 2014. Side 9 af 9