SØNDERBORG KOMMUNES VEJLEDNING TIL BYRÅDS- OG REGIONSRÅDSVALGET tirsdag den 21. november 2017 Revideret den 14. november 2017
Her noteres hvis der ændres i vejledningen efter den 13. november 2017: Dato: Rettelse på side: Indhold af rettelse: 14.11.2017 13 Tilføjelse markeret med gult Side 2 af 28
INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELLE/PRAKTISKE OPLYSNINGER... 5 Hotline... 5 Hvis der er spørgsmål i løbet af dagen... 5 Spørgsmål til folkeregistret... 5 Spørgsmål til IT generelt på valgdagen... 5 Spørgsmål til tilforordnede... 5 Spørgsmål til materialet i valgkasserne... 5 Spørgsmål til forplejning... 5 Digitale valglister... 5 Aflønning og kørselsgodtgørelse... 6 Valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede:... 6 Ansatte:... 6 Hvem er hvem... 7 Valgbestyrelse... 7 Valgstyrere... 7 Valgsekretærer... 7 Tilforordnede... 7 Praktisk information... 8 Navneskilte... 8 Forplejning... 8 Indsamling foran afstemningsstedet... 8 Politiassistance... 8 Pressen... 8 Rygning... 8 Valgagitation... 8 FØR VALGET... 9 Kontrol af brevstemmer dagen før valget... 9 Arbejdsgangen for kontrol og afkrydsning af brevstemmer... 9 Pakning af brevstemmer... 9 Før afstemningstedet åbner... 9 Mødetidspunkter... 9 Materiale... 9 Valgsekretærmappen... 12 Opbevaring af brevstemmer på valgdagen... 12 Klargøring af afstemningsstedet... 12 Information af tilforordnede... 13 Åbningsprocedure... 14 VALGHANDLINGEN... 15 Hvem kan stemme, og hvem kan ikke stemme?... 15 Side 3 af 28
Hvordan foregår afstemningen... 15 Vejledning for valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede... 15 Valgstyrerformandens opgaver... 16 Valgstyrernes opgaver... 16 Øvrige tilforordnede... 16 Stemmeprocenten kl. 9:00, 11:00, 17:00 og kl. 20:00.... 17 Hjælp til stemmeafgivning... 17 LUKNING AF AFSTEMNINGSSTEDET OG OPTÆLLING AF STEMMER... 18 Afstemningens afslutning... 18 Indtastning af afgivne stemmer kl. 20:00... 18 Forberedelse af optælling af stemmer... 18 Forhåndsopgørelsesskemaerne - opgørelser af stemmeseddelregnskab... 19 Optælling af stemmesedler... 19 Sortering af brevstemmer på valgaftenen... 19 1. optælling... 21 2. optælling... 21 TIP til smidig afvikling af optælling... 22 Vurdering af stemmesedler... 22 Tvivlsomme stemmesedler... 22 Gyldige stemmesedler... 22 Afstemningsbøgerne... 22 Indføring af brevstemmer i afstemningsbøgerne efter valget... 23 Pakning af materialet til fintællingsdagen... 23 Afhentning af valgmaterialet og aflevering i Skansen... 25 Fintælling dagen efter valget... 25 TELEFONLISTE... 26 Side 4 af 28
GENERELLE/PRAKTISKE OPLYSNINGER Denne vejledning er en lokal vejledning gældende for Sønderborg Kommune og skal ses i sammenhæng med ministeriets vejledning om afholdelse af kommunale og regionale valg. Hvert valg har sin egen stemmeseddel, men der er kun udsendt ét valgkort, der gælder til begge valg. Hotline (se i øvrigt telefonlisterne bagerst i dette materiale) Hvis der er spørgsmål i løbet af dagen Betina Wichmann Knudsen... 2790 6565 Hanne Jark... 2790 5012 Anne-Lene Witthøft Christiansen... 4021 8713 Spørgsmål til folkeregistret Jytte Struck... 8872 5200 Pernille Kæstel... 8872 5224 Spørgsmål til IT generelt på valgdagen Mai-Britt Lakjer... 2790 5424 Jan Herluf Paulsen... 2349 9009 Spørgsmål til tilforordnede Mai-Britt Lakjer... 2790 5424 Spørgsmål til materialet i valgkasserne Susanne Rasmussen... 2790 5009 Spørgsmål til forplejning Helle Callesen... 2790 5014 Digitale valglister På alle 17 afstemningssteder anvendes der digitale valglister. Side 5 af 28
Aflønning og kørselsgodtgørelse Valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede: Der udbetales en dobbeltdiæt på 810 kr. Efter valget modtager du på mail et link til elektronisk indberetning af kørsel. Ansatte: Ansatte der hjælper ved byråds- og regionsrådsvalget november 2017, bliver aflønnet efter pågældendes overenskomst. Efter valget modtager du på mail et link til elektronisk indberetning af evt. kørsel og overtidsbetaling. Med hensyn til kørselsgodtgørelse er udgangspunktet følgende: Skal der køres længere end du normalt ville gøre, for at komme til dit arbejdssted, udbetales differencen kilometermæssigt ud fra den lave kørselstakst Side 6 af 28
Hvem er hvem Valgbestyrelse Overordnet ansvarlig for valget er valgbestyrelsen, som består af: Medlemmer: Erik Lauritzen (formand) Aase Nyegaard (næstformand) Stephan Kleinschmidt Karsten Schøn Stefan Lydal Suppleanter: Jan Prokopek Jensen Ole Wandahl Stenshøj Helge Larsen Tage Petersen Jan Rytkjær Callesen Administrativ leder af valget er Betina Wichmann Knudsen, chef for Byråds- og direktionssekretariatet. Valgstyrere Kommunen er inddelt i 17 afstemningsområder, hvor hvert område ledes af 5 valgstyrere, hvoraf en fungerer som valgstyrerformand. Valgstyrerne, med formanden i spidsen, er øverste ansvarlige på afstemningsstedet og skal sørge for, at valget afvikles efter gældende love og regler og i god ro og orden. Valgsekretærer Valgsekretæren er en administrativt udpeget medarbejder, som hjælper valgstyrerne og har det praktiske ansvar for afvikling af valget på det enkelte afstemningssted. Tilforordnede De tilforordnede er udpeget af politiske partier og hjælper på valgdagen. Side 7 af 28
Praktisk information Navneskilte Der udleveres navneskilte til alle valgets medvirkende. Navneskiltet skal bæres synligt og afleveres efter endt brug. Forplejning Inden afstemningsstedet åbner, aftales spisetider og holdinddeling ved spisning. Indsamling foran afstemningsstedet SOS Børnebyerne, Dansk Folkehjælp, Red Barnet, Folkekirkens Nødhjælp og Scleroseforeningen har tilladelse til indsamling og uddeling af materiale på afstemningsstederne. Lions Als Nørherred har fået lov til at indsamle briller på valgstederne Nordborg, Havnbjerg, Guderup, Augustenborg og Fynshav. Politiassistance Opstår der en situation, hvor det er nødvendigt med hurtig assistance, tilkaldes politiet på tlf. 112. Ved forsøg på valgsvindel eller lignende tilkaldes ordenspoliti eller kriminalpoliti på tlf. 114. Pressen Det er valgstyrerne, der bestemmer, om og på hvilken måde pressen skal have adgang til afstemningslokalet. Valgstyrernes opgave er bl.a. at sikre, at pressen ikke får at se, hvordan vælgerne stemmer. Det gælder selvfølgelig også i de tilfælde, hvor vælgeren afgiver sin stemme uden for afstemningslokalet. Det gælder også, selvom vælgeren ikke har noget imod at vise pressen, hvad vedkommende har stemt. Vælgeren skal give tilsagn, før vedkommende eventuelt bliver interviewet eller filmet, og det må først ske efter, at vælgeren har stemt. Rygning Rygning er forbudt på afstemningsstedets matrikel. Valgagitation Valgagitation, det vil sige valgpropaganda, er ikke tilladt på afstemningsstedet. Vil man agitere eller foretage opinionsundersøgelser, skal det ske på passende afstand af afstemningsstedet. Det vil sige, at valgagitation ikke må foregå på afstemningsstedet matrikel. Side 8 af 28
FØR VALGET Kontrol af brevstemmer dagen før valget Mandag den 20. november gennemgås de indkomne brevstemmer. I dette arbejde deltager 2 valgstyrere fra hvert afstemningssted samt personale fra Borgerservice, IT Service og Byrådsog direktionssekretariatet. Sammen med brevstemmerne udleveres en brevstemmeopgørelse. På opgørelsens forside er det anført, hvor mange brevstemmer der er modtaget til afstemningsstedet. Arbejdsgangen for kontrol og afkrydsning af brevstemmer 1. Yderkuverten åbnes. Den kan være åbnet i forvejen af Borgerservice, hvis det har været nødvendigt for at identificere vælgeren. Brevstemmen er dog stadig gyldig. 2. Kontrollér, om udfyldelse og attestation af følgebrevet er i orden. Der er 2 godkendte former for følgebreve, nemlig manuelt udfyldte følgebreve og udprintede følgebreve. En brevstemme kan efter omstændighederne tages i betragtning, selv om følgebrevet mangler stempel på attesten. Dvs., at brevstemmen kan godkendes, hvis den umiddelbart kan identificeres som afgivet til en autoriseret brevstemmemodtager. 3. Ved tvivl lægges brevstemmen til side som ikke taget i betragtning. Valgbestyrelsen kan ved fintællingen foretage en fornyet bedømmelse af, om brevstemmen kan tages i betragtning. 4. Brevstemmeantal sammenholdes med de registrerede brevstemmer i systemet. 5. For alle brevstemmer, der ikke kommer i betragtning, noteres grunden på yderkuverten og på brevstemmeopgørelsen. 6. Hvis en vælger har afgivet flere brevstemmer, er det altid den senest afgivne brevstemme, der skal tages i betragtning. 7. Følgebreve og stemmeseddelkuverter lægges tilbage i yderkuverten. Godkendte og ikke godkendte yderkuverter med indhold holdes hver for sig. De godkendte stemmeseddelkuverter (blå til byrådet og gule til regionsvalget) stilles på højkant i yderkuverten, så de er nemmere at få fat i, når de skal med i sorteringen af brevstemmerne. 8. Hvis der kun er en stemmeseddelkuvert i yderkuverten, skal det registreres i den elektroniske valgliste. 9. Hvis der i en yderkuvert findes et valgkort, kasseres dette. 10. Antallet af registrerede yderkuverter tælles op, hvert valg for sig. Pakning af brevstemmer Brevstemmerne lægges sammen med brevstemmeopgørelsen i brevstemmekassen. Før afstemningstedet åbner Mødetidspunkter Valgsekretæren skal være på afstemningsstedet kl. 06:00, så vedkommende kan tage imod rådhusservice, som bringer valgmaterialet til valgstedet mellem 6:00 og 6:45. Valgstyrerne og de tilforordnede møder kl. 07:00. Materiale Valgsekretæren tjekker, at kasserne indeholder det rigtige materiale. Hvis noget af materialet mangler, kontaktes Susanne Rasmussen tlf. 2790 5009. Side 9 af 28
Diverse praktisk: Finder du i: A4 blok med tern Affaldssække Blyanter Almindelige Blyantspidser - dobbelt - til valgblyanter Brevåbnere Clips Elastikker Fingerdutter Fingerfugter Forlængerledning Hæftemasse Lineal 30 cm Lineal 50 cm til at trykke stemmesedler sammen i urnen Lommeregner Lup til handicapboks Kuglepenne m. låg med Diverse praktisk materiale Plaster Post it Printerpapir Sakse Sekretærmappe Tape i holder Tegnestifter Tusser røde og sorte Viskelæder Mulepose lys Materiale til ophæng m.v.: Finder du i: Blyanter i snor til stemmebokse Filtpen til afkrydsning i handicapboks Klar tape til stemmeurner + tapeholder Opslag Elevator (Kun i Gråsten) Opslag Indgang og Udgang Opslag Ombytning af stemmeseddel Opslag Pile Opslag Sæt kryds Opslag Valglokale Opslag vedr. hjælpemidler Lup og filtpen Opslag Valgbord 1 til stander (kun hvor der er to valgborde) Opslag Valgbord 2 til stander (kun hvor der er to valgborde) Opslag Valgbord 1+2 til stander (kun hvor der er to valgborde) Plakater/opslag (A3) til valglokale 2 slags Slik Snor til valgblyanter Stander til valgborde - til markering af valgbordnr. (kun hvor der er mere end 1 valgbord) Tegning over lokalet Tjeklister før, under og efter valget Æsker til slik Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Kuvert Sekretærmappe Side 10 af 28
Stemmemateriale: Finder du i: Blanke valgkort Farvede stemmesedler - til undervisning m.v. Grønne blyanter til afkrydsning i Valglisten (hvis det bliver nødvendigt) Kasser til valgkort Stemmesedler til Byråds- og Regionsrådsvalget Transportable stemmeurner Valgliste - sikkerhedskopi Kuvert i Materiale til opgørelse/indberetning m.v.: Finder du i: 2 x Oversigt over medarb./tilforord./valgstyr./tællere Sekretærmappe Afstemningsbøger Sekretærmappe Eksempelsamling (bedømmelse af stemmesedler) Sekretærmappe Forhåndsopgørelser Sekretærmappe Navneskilte til tilforordnede m.fl. Kuvert i flyttekasse Notat fra Politiet Sekretærmappe Spiseliste Sekretærmappe Store kuverter Ombyttede stemmesedler Sekretærmappe Store kuverter Tilbageleverede stemmesedler Sekretærmappe Stor kuvert til aflevering af Afstemningsbøger m.v. Sekretærmappe Tælleskema Partistemmer + Kandidater Sekretærmappe USB-stik Mulepose sort Vejledning incl. Telefonliste og Pakkevejledning Mulepose sort Vejledning til scanning af valgkort Mulepose sort Vejledning til Digital Valgliste Mulepose sort Vejledning til samling/forsegling af stemmeurner Sekretærmappe Pakkemateriale: Finder du i: Brunt papir Brunt tape Labels Mavebælter Tapeholder til brunt tape Gul papmappe Side 11 af 28
Valgsekretærmappen (afleveres i en mulepose den 21. november sammen med det øvrige materiale) Indeholder følgende: 2 Lister over afstemningsstedets valgstyrere og tilforordnede husk at aflevere det ene eksemplar til valgstyrerformanden. Tjekliste Sønderborg Kommunes vejledning til byråds- og regionsrådsvalget 2017 Samlevejledning til valgurner Eksempelsamlingen ( Bedømmelse af stemmesedler ) Afstemningsbøger (en for hvert valg) Forhåndsopgørelsesskemaer Tælleskemaer Kuverter til ombyttede og tilbageleverede stemmesedler Kuvert til aflevering af Afstemningsbøger, Tælleskemaer og USB-stik Anbefalinger i forbindelse med trussel mod afstemningsstederne Aftale vedr. bespisning på valgdagen, kontaktperson på afstemningsstedet. Opbevaring af brevstemmer på valgdagen På valgdagen opbevares de afgivne brevstemmer til begge valg hos valgsekretæren. Klargøring af afstemningsstedet Inden afstemningen påbegyndes, skal valgstyrerne og valgsekretæren kontrollere opstilling af stemmeborde mv. og sørge for, at alt er parat til valget. Adgangsveje kontrolleres Skiltning udenfor og i stemmelokalet Kontrollerer, at der er sørget for flagning se kontaktperson i valgsekretærmappen. Ophænger i stemmelokalet opslag (kandidatlister) med oplysning om anmeldte kandidatlister med angivelse af bogstav- og listebetegnelser samt kandidaternes navne Ophænger opslag ude i stemmelokalet om hjælpemidler (lup + filtpenne) Kontrollerer, at stemmeboksene er forsynet med sorte blyanter samt skilte for så vidt angår stemmevejledning og ombytning af stemmeseddel. Kontrollerer at handicapboksen udover blyant er forsynet med filtpen og lup. Stemmeurner placeres, så de kan overvåges Skiltning på stemmeurner separat til regionsrådsvalg og byrådsvalg Åbner stemmeurnerne, således at disse er klar til at blive kontrolleret af formanden for valgstyrerne inden valghandlingens begyndelse kl. 8.00. Labels/tape til stemmeurner gøres klar. Kontroltælling af stemmesedler tæl en pakke á 100 og bundt dem á 25 stk. Valgstyrerne og de tilforordnede vælgere fordeler arbejdet ved de enkelte valgborde mellem sig i henhold til den særlige instruktion se nedenfor, som gives af valgstyrerformanden og valgsekretæren. Side 12 af 28
Sørger for, at valgstyrere og tilforordnede vælgere bliver opdelt i 2 hold af hensyn til forplejning på valgdagen. Før afstemningen påbegyndes, fordeles til valgbordene: o o o o Valgkortæsker Diverse kontorartikler Kuverter: Ombyttede stemmesedler og Tilbageleverede stemmesedler til både byråds- og regionsrådsvalg Stemmesedler. Information af tilforordnede Inden afstemningsstedet åbner, giver valgsekretæren sammen med valgstyrerformanden de nødvendige praktiske oplysninger, f. eks. om udlevering af stemmesedler og i spørgsmålet om hjælp til stemmeafgivningen. Sekretæren giver også en instruktion i brugen af scannere og computere. Det er især vigtigt at præcisere følgende: Nyt Stemmeseddelbundterne skal eftertælles, før de tages i brug. Bundter med forkert antal stemmesedler lægges til side. Husk at lægge ombyttede stemmesedler i kuverterne hertil og tilbageleverede stemmesedler på samme måde, hvert valg for sig. Hold øje med, at alle vælgere lægger stemmesedlerne i de respektive stemmeurner. Hvis man har brevstemt, kan man ikke stemme igen på valgdagen. Man kan imidlertid godt brevstemme til f.eks. kommunalvalget og møde op på valgdagen og stemme almindeligt til regionsvalget. Når vælgere, der ikke selv kan foretage afstemningen, ønsker hjælp til stemmeafgivningen, må der tilkaldes 2 valgstyrere eller tilforordnede. Den ene af valgstyrerne eller de tilforordnede kan erstattes af en person, som vælgeren selv udpeger. Bemærk, at en kandidat godt må yde hjælp til stemmeafgivningen, hvis vælgeren udtrykkeligt har udpeget kandidaten som personlig hjælper. Hjælp til afkrydsning af stemmesedlen må kun ydes, hvis vælgeren umiddelbart og utvetydigt kan fortælle, hvilken kandidatliste eller kandidat vælgeren ønsker at stemme på. Vælgeren kan i visse tilfælde forlange, at personlig bistand ydes alene af én person, som vælgeren selv har udpeget, dvs. uden at der også skal medvirke en valgstyrer eller tilforordnet. To betingelser skal være opfyldt, for at den personlige bistand kan ydes alene af en person udpeget af vælgeren. 1) Vælgeren skal udtrykkeligt og utvetydigt tilkendegive ønske herom, og 2) ønsket skal være begrundet i en umiddelbart konstaterbar eller dokumenterbar fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse. En umiddelbart konstaterbar eller dokumenterbar fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse er en funktionsnedsættelse, som valgstyrerne eller de tilforordnede vælgere kan se eller konstatere, f.eks. i form af brækkede lemmer m.v. eller brug af kørestol, krykkestokke, mobilitystok, førerhund eller lignende. Det omfatter også funktionsnedsættelser, som ikke umiddelbart er synlige, men som vælgeren kan dokumentere, f.eks. i form af ledsagerkort eller parkeringskort for personer med handicap udstedt af Danske Handicaporganisationer eller en lægeerklæring eller en erklæring/attest udstedt af en offentlig myndighed. Vælgeren legitimerer sig ved at vise sit valgkort og vælgeren spørges om sin fødselsdato. Er der uoverensstemmelse mellem vælgerens oplysninger og oplysninger på skærmen, skal valgsekretæren eller valgstyrerformanden tilkaldes. Spisetider og procedure omkring spisning. Informer om minivejledningen vedr. scanning af valgkort. Side 13 af 28
Åbningsprocedure Forslag til åbningstale Der skal i dag afholdes valg til Sønderborg Byråd og Regionsrådet. De anmeldte kandidatlister fremgår af opslagene her i afstemningslokalet. Vi vil nu begynde stemmeafgivningen, men inden da vil jeg bede de tilforordnede om at åbne stemmeurnerne og vise de tilstedeværende, at de er tomme, og derefter forsegle dem. Afstemningen slutter kl. 20.00. Så kan stemmeafgivningen begynde! De første vælgere bevidner, at stemmeurnerne er tomme, hvorefter urnerne lukkes med tape og labels se vejledning i sekretærmappen. Side 14 af 28
VALGHANDLINGEN Hvem kan stemme, og hvem kan ikke stemme? Valgret til byrådet og regionsrådet har enhver, der på valgdagen er fyldt 18 år, har fast bopæl i kommunen henholdsvis regionen, og som herudover enten 1) har dansk indfødsret, 2) er statsborger i en af de øvrige medlemsstater i Den Europæiske Union, 3) er statsborger i Island eller Norge eller 4) uden afbrydelse har haft fast bopæl i riget i de sidste 3 år forud for valgdagen. Valgret til byrådet og regionsrådet har endvidere enhver, der på valgdagen er fyldt 18 år, er statsborger i en af de øvrige medlemsstater i Den Europæiske Union og er registreret i udenrigsministeriets protokol. Nyt Personer, der er under værgemål, med fratagelse af den retslige handleevne, jf. værgemålslovens 6, og som i øvrigt opfylder de almindelige valgretsbetingelser, har nu valgret til kommunale og regionale valg. (Jf. 2 i lov nr. 381 af 27. april 2016) Man kan ikke stemme på valgdagen, hvis man allerede har afgivet brevstemme. Man kan imidlertid godt brevstemme til f.eks. kommunalvalget og møde op på valgdagen og stemme almindeligt til regionsvalget. Hvis en vælger vil stemme, men ikke er optaget på valglisten (fremgår af den digitale valgliste), tjekkes om vælgeren hører til på det pågældende afstemningssted? Hvis nej: Henvis til korrekt afstemningssted, som er anført på valgkortet. Hvis ja: Ring til Folkeregisteret der kan være flere forskellige årsager til den manglende optagelse på valglisten. Tlf.: 8872 5200 eller 8872 5224 Hvordan foregår afstemningen Vejledning for valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede Vælgeren skal inden stemmeafgivningen aflevere sit valgkort til den tilforordnede/valgstyrer. Har en vælger ikke medbragt valgkort, udskrives et valgkort af valgsekretæren. Den tilforordnede/valgstyrer skal forlange, at vælgeren giver oplysning om sin fødselsdato. Vælgeren skal i øvrigt på forespørgsel give oplysning om sit navn og sin bopæl. Hvis der er tvivl om en vælgers identitet, skal denne fastslås, om fornødent ved fremlæggelse af dokumentation herfor. Såfremt en vælger kun ønsker at benytte den ene af de udleverede stemmesedler, skal den stemmeseddel, der ikke ønskes benyttet, tilbageleveres til den tilforordnede, der lægger stemmesedlen i kuverten tilbageleverede stemmesedler. Side 15 af 28
Valgstyrerformandens opgaver Holder åbnings- og afslutningstalen på valgdagen. Har det overordnede ansvar for valgafviklingen sammen med de øvrige valgstyrere og i samarbejde med valgsekretæren. Underskriver afstemningsbøgerne. Er ansvarlig for optællingen af kommunal- og regionsvalget sammen med valgsekretæren på valgaftenen. Sørger for ro og orden i afstemningslokalet på valgdagen. Hjælper de øvrige tilforordnede, hvis der under afstemningen opstår tvivlsspørgsmål. Holder øje med, at der ikke foregår valgagitation i afstemningslokalet eller umiddelbart i tilknytning hertil. Dette betyder, at der ikke må uddeles valgpropaganda. Bedømmer sammen med de øvrige valgstyrere de tvivlsomme stemmesedler i forbindelse med optællingen af partilister. Afgør på valgdagen sammen med de øvrige valgstyrere, om og på hvilken måde, pressen - herunder et TV-reportagehold - skal have adgang til stemmelokalet. Valgstyrernes opgaver Har det overordnede ansvar for valgafviklingen sammen med valgstyrerformanden. Underskriver afstemningsbøgerne. Skal sammen med valgsekretæren bistå valgstyrerformanden med optællingen af kommunal- og regionsvalget på valgaftenen. Sørger for ro og orden i afstemningslokalet. Holder øje med, at der ikke foregår valgagitation i afstemningslokalet eller umiddelbart i tilknytning hertil. Dette betyder, at der ikke må uddeles valgpropaganda. Bedømmer sammen med de øvrige valgstyrere de tvivlsomme stemmesedler. Afgør på valgdagen sammen med de øvrige valgstyrere, om og på hvilken måde, pressen - herunder et TV-reportagehold - skal have adgang til stemmelokalet. Øvrige tilforordnede De tilforordnede placeres ved valgbordene og vil tilsammen skulle løse nedenstående opgaver: Tæller bundterne med stemmesedler og kontrollerer, at der er i 100 i hvert bundt. Viser, inden afstemningen begynder, at stemmeurnerne er tomme, hvorefter de forsegles. Hjælper vælgerne til rette ved afstemningen. Ser efter, at vælgeren lægger den sammenfoldede stemmeseddel i den rigtige stemmeurne. Sørger for, at blyanterne i stemmeboksene er spidset. Kontrollerer, at valgkortet hører til det pågældende afstemningssted og den pågældende afstemning. Hvis en vælger møder op uden valgkort, skal vælgeren henvises til valgsekretæren, som udskriver et erstatningsvalgkort eller udfylder blankt valgkort. Skanner valgkortet. Anbringer valgkortene i valgkortæsken. Udleverer 2 stemmesedler til vælgeren. Én til kommunalvalget (hvid) og én til regionsvalget (gul). Vær opmærksom på, at hvis vælgeren kun kan stemme til regionsrådsvalget, vil dette fremgå af skærmbilledet. Der må derfor kun udleveres en stemmeseddel til regionsrådet. Side 16 af 28
Hvis en vælger, der er stemmeberettiget til begge valg, ikke ønsker at benytte den ene stemmeseddel, lægges denne derefter i kuverten tilbageleverede stemmesedler, der er beregnet hertil. Hvis stemmesedlen bliver beskadiget/der er afkrydset forkert, inden den lægges i stemmeurnen, kan vælgeren få den byttet. Den ombyttede stemmeseddel lægges i kuverten ombyttede stemmesedler, der er beregnet hertil. Opgøre, når afstemningen er slut, antallet af ikke-udleverede stemmesedler og sammenbinde stemmesedlerne (hvert valg for sig) og aflevere opgørelsen til valgsekretæren. På de mindste afstemningssteder, hvor der alene er valgstyrerformand og valgstyrere, skal disse selvfølgelig også løse de opgaver, der er nævnt under tilforordnede. Stemmeprocenten kl. 9:00, 11:00, 17:00 og kl. 20:00. Stemmeprocenten for skal sendes pr. sms til Jens Sørensen via sms til 6071 1864 Husk at angive nr. og navn på afstemningssted (ex. 01 Nordborg, 02 Havnbjerg osv). Hjælp til stemmeafgivning Når vælgere, der ikke selv kan foretage stemmeafgivning, ønsker hjælp hertil, skal der tilkaldes 2 valgstyrere eller tilforordnede. Den ene af disse kan erstattes af en person, som vælgeren selv udpeger. Bemærk, at en kandidat godt må yde hjælp til stemmeafgivningen, hvis vælgeren udtrykkeligt har udpeget kandidaten som personlig hjælper. Hjælp til afkrydsning af stemmesedlen må kun ydes, hvis vælgeren umiddelbart og utvetydigt kan fortælle, hvilken kandidatliste eller kandidat vælgeren ønsker at stemme på. Nyt Se også punkt på side 13 om tilfælde, hvor vælgeren kan anmode om, at personlig bistand ydes alene af én person, som vælgeren selv har udpeget Side 17 af 28
LUKNING AF AFSTEMNINGSSTEDET OG OPTÆLLING AF STEMMER Afstemningens afslutning Stemmeafgivningen slutter, når der efter kl. 20.00 ikke har meldt sig nogen vælgere for at afgive stemme, efter at valgstyrerformanden nøje har sikret sig, at der ikke er flere, som ønsker at afgive stemme. Valgstyrerformanden afslutter valget med disse ord: Stemmeafgivningen er afsluttet. Der må ikke længere lægges stemmesedler i stemmeurnerne. Optællingen af stemmer vil finde sted umiddelbart herefter med fintælling i morgen onsdag den 22. november 2017 Brevstemmerne lægges i stemmeurnerne de blå kuverter i stemmeurne for kommunalvalget og de gule kuverter i stemmeurne for regionsvalg. Yderkuverter og følgeskrivelser bundtes og lægges blandt det valgmateriale, der bringes til Skansen. Indtastning af afgivne stemmer kl. 20:00 Valgsekretæren skal huske at sende sms til Jens Sørensen til 6071 1864 kl. 20:00 med afgivne stemmer (stemmeprocent) og det endelige vælgertal straks efter, at valghandlingen er slut. Husk at angive nr. og navn på afstemningssted (ex. 01 Nordborg, 02 Havnbjerg osv.). Forberedelse af optælling af stemmer Valgsekretæren skal i løbet af dagen sammen med valgstyrerformanden og medhjælperne tilrettelægge optælling af listestemmerne af kommunal- og regionsvalget, så hver især kender og er fortrolig med deres opgaver, når valghandlingen er slut. Dette giver valgsekretæren bedre mulighed for at få udfyldt afstemningsbøgerne i ro og fred. En god planlægning af optællingen på forhånd muliggør et hurtigere valgresultat. Der skal fx tages højde for, hvad der skal bruges af det udleverede materiale (skemaer), hvordan man mest hensigtsmæssigt udnytter lokalerne mv., hvor mange tilforordnede skal tælle hvad, hvem og hvor mange åbner og tæller brevstemmer osv. Sidst, men ikke mindst, skal man huske, at valgene skal optælles hver for sig. Der vil på alle afstemningsstederne kl. 19:45 møde et antal fra forvaltningen op for at hjælpe med optællingen af de afgivne stemmer. Valgkortene tælles og bundtes i bundter á 25 stk. Ligeledes skal restbeholdningen af stemmesedler, Tilbageleverede stemmesedler, Ombyttede stemmesedler (hvert valg for sig), tælles og bundtes. Forhåndsopgørelsesskemaerne udfyldes og afleveres til valgsekretæren. Side 18 af 28
Forhåndsopgørelsesskemaerne - opgørelser af stemmeseddelregnskab Valgsekretæren udfylder afstemningsbøgerne ved hjælp af forhåndsopgørelsesskemaerne. Det kontrolleres, at der er overensstemmelse mellem antal registrerede vælgere, valgkort og stemmesedler. Optælling af stemmesedler På de 17 afstemningssteder foretages en opgørelse af listestemmer, dvs. stemmernes fordeling på kandidatlister. Det gælder både kommunal- og regionsvalg. Stemmeoptællingen under ledelse af valgstyrerformanden foretages af valgstyrerne, de tilforordnede vælgere, valgsekretæren og kommunalt ansat personale. Stemmeoptællingen er offentlig. Kandidater kan ikke deltage i optællingen af stemmer inden for eget parti. Sortering af brevstemmer på valgaftenen Stemmesedlerne tages ud af de henholdsvis blå og gule kuverter og sorteres, så de stemmer, der er afgivet for samme parti/kandidatliste lægges i samme bunke uden hensyntagen til personlige stemmer. Følgende brevstemmer skal lægges i bunken med tvivlsomme stemmesedler, som skal bedømmes af valgstyrerne: Hvis stemmesedlen ikke er fremstillet til brug ved kommunal- eller regionsvalg som fx almindelige brevkort eller brevstemmesedler til Europa-parlamentsvalg, Folketingsvalg og folkeafstemninger. Hvis kuverten bærer påskrift eller er påklistret mærkater. Brug af klar tape til at lukke kuverten med gør dog ikke brevstemmen ugyldig. Kuverten skal være uåbnet. Hvis der på stemmesedlen er tegnet eller påskrevet ud over det almindelige eller foretaget påklæbning af nogen art. Rettelser eller overstregninger er undtaget. Hvis der er skrevet på både for- og bagside eller kun på bagsiden af stemmesedlen. Hvis det ikke klart kan afgøres, hvad vælgeren har stemt. Side 19 af 28
Som gyldige brevstemmer kan umiddelbart godkendes stemmer, der er udfyldt med: Kommunalvalget En af de officielle bogstavbetegnelser A, B, C, D, F, I, O, S, V, Ø og Å. Lokallister K, L, og M Listebetegnelse (partinavn). Kandidatnavn på en opstillet kandidat. Regionsvalget En af de officielle bogstavbetegnelser A, B, C, D, F, I, O, S, V, Ø og Å. Lokallister E, G, J, K, L, R, Y Listebetegnelse (partinavn). Kandidatnavn på en opstillet kandidat. Er der brugt kombinationer af ovenstående, skal der være overensstemmelse i det anførte. Der må således ikke være tvivl om, hvad vælgeren har ønsket at stemme. Efter optællingen lægges de i betragtning tagne brevstemmesedler øverst i de bundter, hvor de hører hjemme. Fastgør dem på den forreste (store) stemmeseddel med papirclips i omslag og skriv antal. Side 20 af 28
1. optælling Tæl hhv. kommunal- og regionsvalget således: antal gyldige stemmer på de enkelte lister/partier antal blanke stemmesedler antal andre ugyldige stemmesedler afstemt med antal afgivne stemmer ifølge valglisten Tælleskemaet udfyldes og afleveres til valgsekretæren. Resultatet af opgørelsen på afstemningsstederne indberettes telefonisk til valgsekretariatet: tlf. 8872 6991 Indberetningen sker separat for hvert valg Hvis valgsekretæren ikke er færdig med optælling af listestemmerne kl. 22.00 skal han/hun ringe til valgsekretariatet i Skansen tlf.: 8872 6991 for at give besked om, hvor langt optællingen er nået i processen. Bemærk der tolereres en difference op til 10. 2. optælling Først efter indtelefonering af listestemmer for begge valg, sker optællingen af de personlige stemmer til byrådet. antal stemmer på de enkelte kandidater og dette afstemmes med den første indberetning. Tælleskemaet udfyldes og afleveres til valgsekretæren. Resultatet af opgørelsen på afstemningsstederne indberettes telefonisk til valgsekretariatet: tlf. 8872 6991 Side 21 af 28
TIP til smidig afvikling af optælling Stemmeoptællere fordeles i 2 hold. Efter at stemmeurnerne er tømt, fordeles stemmesedlerne blandt de tilstedeværende. Derefter optælles hvor mange stemmer, der er afgivet for hver af kandidatlisterne, således: Begge hold starter med at sortere i 3 bunker 2 største partier/kandidatlister + 1 bunke med alt andet. Herefter fortsættes således: Hold 1 går i gang med at tælle de 2 største partier Der foretages optælling af de enkelte bunker. Samtidig bundtes stemmesedlerne med elastikker i bundter á 25 stk. Hold 2 overtager bunken andet, som sorteres ud på de respektive partier/kandidatlister, blanke og andre ugyldige de tælles ligeledes og igen foretages optælling af de enkelte bunker. Samtidig bundtes stemmesedlerne med elastikker i bundter á 25 stk. Hvis der er tvivl om en stemmeseddels gyldighed eller om på hvilken kandidatliste, der er stemt, medregnes stemmesedlen ikke i optællingen, men lægges foreløbig til side. Vurdering af stemmesedler Tvivlsomme stemmesedler Der henvises til eksempelsamlingen ( Bedømmelse af stemmesedler ), som er udleveret til valgsekretæren. Andre ugyldige + blanke afleveres til valgsekretæren, der sørger for at registrere dem i afstemningsbogen. Gyldige stemmesedler En stemme er afgivet dér, hvor vælgeren har sat et kryds på stemmesedlen. Ved et kryds forstås et tegn svarende til bogstavet X eller til tegnet for plus (+). Tegn, der må anses for at være afledt af et kryds, eller som må anses for at være resultatet af, at vælgeren ved gentagne afmærkninger har villet tydeliggøre et kryds, bedømmes efter samme regler som kryds. Følgende tegn anses for at være afledt af et kryds og skal derfor bedømmes som et kryds: Herudover godkendes V-formede mærker, også kaldet hak, tjekmærker eller flueben. Endvidere sidestilles såkaldte dobbeltkryds med almindelige kryds. Alle andre tegn bedømmes ikke som et kryds. Afstemningsbøgerne Valgsekretæren udfylder afstemningsbøgerne. Valgstyrerformand og de øvrige valgstyrere skal underskrive afstemningsbøgerne, inden de må forlade afstemningsstedet. Afstemningsbøgerne kan med fordel være gennemlæst og udfyldt (start med blyant, så der kan viskes, hvis der sker ændringer) med de oplysninger, som foreligger i løbet af dagen. Side 22 af 28
Afstemningsbøgerne, tælleskemaerne, skemaer vedr. forhåndsopgørelser og usb-stik lægges i en kuvert. Indføring af brevstemmer i afstemningsbøgerne efter valget I afstemningsbøgerne er det beskrevet, hvordan hvert enkelt punkt skal udfyldes. Har valgsekretæren spørgsmål til udfyldning af afstemningsbøgerne, kan der ringes til Hanne Jark: 2790 5012 eller Betina Wichmann Knudsen: 2790 6565. Pakning af materialet til fintællingsdagen Når opgørelsen er afsluttet, bundtes stemmesedlerne i følgende grupper, hvert valg for sig: Gyldige stemmesedler Disse bundtes inden for hvert parti således: Listestemmer Personlige stemmer hver kandidat for sig i den rækkefølge de er opført på stemmesedlen. Omslag og labels holder sammen på de enkelte. Derefter elastik om det samlede antal stemmesedler for hele listen. (Gælder kun for kommunalvalget) Blanke stemmesedler Andre ugyldige stemmesedler Ombyttede stemmesedler Tilbageleverede stemmesedler Ikke udleverede stemmesedler Vær ekstra opmærksom på brevstemmesedlerne. Læg brevstemmesedlerne øverst i de bundter, hvor de hører hjemme. Fastgør dem på den forreste (store) stemmeseddel med papirclips. Labels: Vær særlig opmærksom på, at labels/etiketter ikke må fastgøres direkte på en stemmeseddel. I stedet skal de fastgøres på det omslag, der skal holde sammen på stemmesedlerne. Der er lavet labels til alle lister og kandidater for begge valg. Når samtlige afgivne stemmesedler er bundtet (i stemmesedlens rækkefølge, derefter blanke og til sidst andre ugyldige) indpakkes de samlet, og pakken mærkes, så det fremgår, hvilket afstemningssted materialet kommer fra. Side 23 af 28
Andet materiale pakkes og mærkes således: Valgkort Yderkuvert og følgebreve for godkendte brevstemmer BEMÆRK følgende pakkes i den kuvert, der er beregnet hertil: Afstemningsbøgerne Tælleskemaerne USB-stik Kuverten må ikke pakkes væk, da den personligt skal afleveres til den person, der modtager materialet i Skansen!! Side 24 af 28
Afhentning af valgmaterialet og aflevering i Skansen Valgsekretæren ringer til Kim Jepsen 2633 6435, når materialet er klar til afhentning. Foruden valgsekretæren skal der blive mindst 2-3 valgstyrere/tilforordnede vælgere på afstemningsstedet, indtil valgmaterialet er blevet hentet. Alt valgmateriale, IT udstyr incl. ledninger, printer, pc ere, mus køres til Skansen. Kun møbler, stemmebokse og stemmeurner skal blive stående. Husk særskilt at overrække kuverten med afstemningsbøgerne (én afstemningsbog pr. valg), tælleskemaerne samt USB stik. Fintælling dagen efter valget Fintællingen onsdag den 22. november 2017 sker på samme måde som opgørelsen på valgaftenen, dog således, at antal stemmer på de enkelte kandidater nu også tælles for regionsvalget. Evt. uoverensstemmelser i opgørelserne skal nu afklares. De valgsekretærer og tællere, der var med på valgaftenen, møder kl. 8:00. Fintællingen foregår i Skansen. Side 25 af 28
TELEFONLISTE Spørgsmål til Folkeregistret fra kl. 7-20 Jytte Struck 8872 5200 Pernille Kæstel 8872 5224 Valgsekretariat - Hvis der er spørgsmål i løbet af dagen Betina Wichmann Knudsen 2790 6565 Hanne Jark 2790 5012 Anne-Lene Witthøft Christiansen 4021 8713 IT-hjælp Jan Herluf Paulsen 2349 9005 Mai-Britt Lakjer 2790 5424 Valgkasserne - Hvis der er spørgsmål til kasserne Susanne Rasmussen 2790 5009 Tilforordnede - Hvis der er spørgsmål til tilforordnede Mai-Britt Lakjer 2790 5424 Forplejning - Hvis der er spørgsmål til forplejning Helle Callesen 2790 5014 Indtelefonering af stemmeprocent SMS med stemmeprocent til Jens Sørensen 6071 1864 Indtelefonering af valgresultat aften Valgsekretariatet 8872 6991 Beredskab, Afhentning af materiale til Skansen Kim Jepsen 2633 6435 Budstuen - i løbet af dagen og natten Kim Jepsen 2633 6435 Brand & Redning - Risikostyring Vagtpersonale 2790 5826 Politi Vagtcentralen 7512 4133 Skansen Hallen 2178 7018 Evt. sygdom fra kl. 6.30 Betina Wichmann Knudsen 2790 6565 Vej- og Park Sønderborg by Paul Erik Skøtt Lund 2340 3144 Vej- og Park Als og Sundeved Erik Erbs 2790 0103 Politiet 114 Alarm 112 Side 26 af 28
Afstemningsområde Valgsekretærer Telefon 01 Nordborg Hans Erik Jensen Gert Lumbye Hansen (2790 5811) elev Malene Holst-Løhndorf 02 Havnbjerg Jette Wolff Kristensen Niels Christian Beck (5098 7650) elev Henriette Hoffmann 03 Egen Søren Wang Mogensen elev Tanja Hald Madsen 04 Fynshav Britta Quitzau Louise Søndergaard (2790 6607) elev Khaled Taha 05 Augustenborg Thomas Holmen Christensen elev Melanie Wyss Poulsen 06 Hørup Conny N. Sørensen elev Lone Keller 07 Sydals Hanne Volf Jørgensen elev Kristina Lundt 2790 5494 2164 5765 2790 5534 2790 6693 2343 8443 2790 5257 2790 5199 08 Kegnæs Lene Sternsdorf 2790 6636 09 Humlehøj Pia Jensen Louise Siedentopp Christensen (2790 4003) elev Malene Thomsen elev Nadja Elneff 10 Sønderskov Torben Schmidt Lykke Juhler (2790 0187) elev Steffanie Becker Petersen 11 Biblioteket Lene Dippel Rasmussen elev Stine Jespersen elev Carsten Dohrmann 12 Dybbøl Jette Hjortkjær Petersen Lars Voltelen (3071 6703) elev Karen Matthiesen 2790 5420 2790 5276 2892 1775 2637 3022 13 Vester Sottrup Linda Warming Anita Petersen (2790 5714) elev Linda Weihe 14 Ullerup Mette Kjær elev Sabrina Grainer 2790 0124 Side 27 af 28
15 Broager Michael Roager elev Mia Bjerregaard Hansen elev Trine Petz Nielsen 16 Gråsten Pia Festersen Jonna Sejrup Kolbeck (3024 4606) elev Fie Paulsen elev Tiana Winter 17 Kværs Winnie Frøhlich Petersen elev Marina Lagoni 2790 5425 2242 8640 2790 5862 Side 28 af 28