Lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse, & arbejdsmiljø i Region Syddanmark 2007 2009
2
Indhold Forord............................................................ side 4 Formål............................................................ side 5 Indhold og opgaver Information, drøftelse og retningslinier.............. side 7 Medindflydelse, medbestemmelse, medansvar.............................. side 7 Information og drøftelse.................................................. side 9 Retningslinier........................................................... side 12 Særligt om arbejdsbetinget stress......................................... side 13 Særligt vedrørende arbejdsmiljøområdet.................................. side 15 Eksempler på opgave- og rollefordelingen på arbejdsmiljøområdet........... side 17 Struktur og organisering........................................... side 18 Udvalgsstruktur........................................................ side 18 Hovedudvalget.......................................................... side 19 Sammensætning af MED-udvalgene på institutions- og afdelingsniveau........ side 23 Kontaktudvalg.......................................................... side 24 Udvalgenes arbejdsform................................................. side 24 Underudvalg........................................................... side 25 Afsluttende bemærkninger.......................................... side 26 Aftalens område........................................................ side 26 Opsigelse............................................................... side 26 Tillidsrepræsentanter.................................................... side 27 Ikrafttræden............................................................ side 27 3
Forord Lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i Region Syddanmark. Region Syddanmark ønsker bedst muligt at imødekomme de mange forventninger, som den som ny organisation mødes af. Forventninger om høj faglig kvalitet i vores ydelser til borgere, forventninger om forståelse og omsorg og forventninger om, at vi i tæt samarbejde med øvrige parter kan bidrage afgørende til udviklingen i vores region. Vi skal give de bedst mulige forudsætninger for, at vi på de enkelte arbejdspladser kan nå de resultater, vi er sat i verden for at skabe. Dette kan kun ske i et tæt og konstruktivt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljøet både det fysiske og det psykiske spiller en afgørende rolle i løsningen af de mange opgaver i regionen. Det er forhandlingsorganets forhåbning, at der med denne første lokalaftale er skabt en smidig og konstruktiv ramme for MED-arbejdet i Region Syddanmark. Udgangspunkt for lokalaftalen er de centrale parters Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse. Lokalaftalen består af de relevante bestemmelser i Rammeaftalen og særligt aftalte spilleregler i Region Syddanmark begge dele trykt i dette hæfte. De udgør tilsammen den overordnede ramme for medindflydelses-, medbestemmelses- og arbejdsmiljøarbejdet i Region Syddanmark. Denne ramme omfatter ca. 26.000 medarbejdere og ledere på sygehusenhederne, sociale institutioner, institutioner på psykiatriområdet samt afdelingerne i Regionshuset i Vejle. Region Syddanmark får en MED-organisation, der omfatter mere end 325 udvalg og ca. 2.900 medlemmer. Det er i dagligdagen og i MED-udvalgene på vore institutioner, aftalen skal stå sin prøve. Forhandlingsorganet i Region Syddanmark Januar 2007 Bemærkning: I det samlede fortolknings- og lov-/regelgrundlag for lokalaftalen indgår endvidere Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse - herunder de generelle og ufravigelige bestemmelser om tillidsrepræsentanters vilkår (TR-regelsættet), den til enhver tid gældende lokalaftale i Region Syddanmark vedrørende vilkår for (fælles) tillidsrepræsentanter samt - på arbejdsmiljøområdet gældende lovgivning og bekendtgørelser. 4
Formål Rammeaftalen 2 Formål Stk. 1. Denne rammeaftale skal skabe grundlag for forbedring og udvikling af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i regioner og kommuner. Stk. 2. Den lokale aftale skal sikre, at alle medarbejderne har ret til medindflydelse og medbestemmelse. Formen og strukturen for udøvelsen af medindflydelse og medbestemmelse aftales på grundlag af en drøftelse af medindflydelsens og medbestemmelsens formål og indhold. Særligt i Region Syddanmark: Lokalaftalen skal sikre et velfungerende medindflydelses- og medbestemmelsessystem som forudsætning for, at regionens opgaver løses bedst muligt. Aftalen skal understøtte en stærk sammenhæng mellem medindflydelse, medbestemmelse, arbejdsmiljø og personalepolitik. Aftalen skal styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet. Region Syddanmark skal være en attraktiv arbejdsplads, hvor alle ansatte har medindflydelse og medbestemmelse, og hvor der aktivt arbejdes med at sikre et sundt og sikkert psykisk og fysisk arbejdsmiljø for alle medarbejdere. Udgangspunktet for aftalen er den overordnede holdning, at såvel ledere som medarbejdere er ansatte, der sammen er ansvarlige for helheden. Ledere og medarbejdere skal samarbejde om at løse opgaver på alle niveauer. Ledere og medarbejdere skal i fællesskab løse opgaverne med størst mulig effektivitet og kvalitet til gavn for borgerne under hensyntagen til de ansattes arbejdsmiljø. Arbejdet med medindflydelse og medbestemmelse skal baseres på åbenhed, dialog og gensidig respekt mellem ledere og medarbejdere. Det er et fælles ansvar, at lokalaftalen anvendes og overholdes. Lokalaftalen skal medvirke til at fastholde og udvikle decentral beslutningskompetence, og MED-strukturen skal derfor matche ledelsesstrukturen på alle niveauer. Fælles rammer aftales centralt og udmøntes lokalt. En forudsætning for et velfungerende medindflydelses- og medbestemmelsessystem er, at alle medlemmer af MEDorganisationen har den grundlæggende MED-uddannelse. Der er en fælles forpligtelse til at sikre, at uddannelsen udbydes, og at alle medlemmer gennemfører den. 5
Rammeaftalen 5 Kompetence Medindflydelse og medbestemmelse udøves inden for det kompetenceområde, som ledelsen har med hensyn til arbejds-, personale-, samarbejds-, og arbejdsmiljøforhold. Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompetencen, skal ledelsen klargøre grænserne herfor. Særligt i Region Syddanmark: For alle regionens arbejdspladser gælder, at Regionsrådet eller dettes ledelsesrepræsentanter har den formelle ledelseskompetence. som en løbende dialog mellem ledere og medarbejdere, og som sikrer, at arbejdspladsen stadig udvikler sig til gavn for såvel effektiviteten og kvaliteten i opgaveudførelsen som til gavn for de ansattes arbejdsglæde og motivation. Ledelsesformer, der tilskynder til samarbejde - herunder delegering af ansvar og beføjelser til den enkelte medarbejder (eller gruppe af medarbejdere) - er nødvendige for, at de ansatte bliver medbestemmende ved udformningen af deres egen arbejdssituation og ved arbejdets tilrettelæggelse. Det er derfor nødvendigt at anvende samarbejdsformer, som fremmer engagement og udvikling i det daglige arbejde. Ledelsens kompetence er udgangspunktet for medindflydelse og medbestemmelse inden for et givet område. Hvis der opstår tvivl om, hvor langt ledelseskompetencen går, er det ledelsens ansvar at klarlægge grænserne herfor. Ledelse udøves i samarbejde med medarbejderne, tillidsrepræsentanterne, sikkerheds- og medarbejderrepræsentanterne i overensstemmelse med bestemmelserne i denne aftale og med respekt for gældende love, vedtægter, aftaler og kollektive overenskomster m.v. Medindflydelse og medbestemmelse på arbejdspladsen er en proces, der foregår 6
Indhold og opgaver Information, drøftelse og retningslinier Rammeaftalen 6 Medindflydelse og medbestemmelse Medindflydelse og medbestemmelse indebærer: 1. Gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds-, og arbejdsmiljøforhold. 2. Medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinier for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds, og arbejdsmiljøforhold inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde. 3. Mulighed for forhandling og indgåelse af aftaler. træffes af lederen/ledelsen på institutionen/afdelingen, på højere chefniveau eller i Regionsrådet. Udtalelser (referater) fra drøftelserne i MED-udvalget skal indgå som en del af beslutningsgrundlaget i den konkrete sag. Medbestemmelse Medbestemmelse defineres som en fælles beslutning truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledere og medarbejdere. Ved medbestemmelse er der tale om, at ledelsen inden for sin kompetence med medarbejderrepræsentanterne indgår konkrete aftaler om retningslinier, Særligt i Region Syddanmark: Medindflydelse Medindflydelse defineres som ledelsens beslutning truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledere og medarbejdere. Ved medindflydelse har medarbejderne mulighed for gennem drøftelser, forslag og argumenter at påvirke beslutningsgrundlaget og derved sætte sit præg på den endelige beslutning, hvad enten den 7
der skal være gældende ved tilrettelæggelsen af arbejds-, samarbejds-, personale-, og arbejdsmiljøforhold. Ledelsen og medarbejder(repræsentanter)ne deler ansvar og kompetence på det konkrete område. Medansvar Medansvar defineres som ledelsens og medarbejdernes forpligtelse til at respektere og efterleve de aftaler, der under medbestemmelse er indgået i MED-udvalgene i enighed og inden for pågældende ledelses kompetence. Der er således med lokalaftalen mulighed for en høj grad af medindflydelse og medbestemmelse, ligesom der er mulighed for at forhandle og indgå aftaler, som udfylder generelle rammeaftaler som supplement til tillidsrepræsentanternes forhandlings- og aftaleret (se desuden 9, stk. 1). 8
Rammeaftalen 7 Information og drøftelse Information: stk. 1 Grundlaget for medindflydelse og medbestemmelse er, at der er gensidig informationspligt på alle niveauer. stk. 2 Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejderne/medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsen og/eller Regionsrådets beslutninger. stk. 3 Ledelsen skal regelmæssigt give information om fremkomne forslag og trufne beslutninger i Regionsrådet. Særligt i Region Syddanmark: Information er grundstenen i ethvert samarbejde. Informationen kan foregå mundtligt eller skriftligt (også elektronisk). res om, hvem der informerer, hvordan informationen gives og hvornår. Dette gælder både vedrørende den interne information til MED-udvalgets medlemmer og den eksterne information til de øvrige berørte ansatte på regionens arbejdspladser. Rammeaftalen 7 Information og drøftelse Drøftelse: stk. 7 Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis en af parterne ønsker det. Særligt i Region Syddanmark: Denne bestemmelse giver mulighed for, at forhold og temaer, der informeres om på MED-udvalgsmøderne, kan dagsordensættes til en egentlig drøftelse på følgende (eller eventuelt samme) møde i udvalget. Det er væsentligt, at der på alle niveauer i MED-organisationen gives gensidig information. I MED-udvalgene skal det nærmere aftales, hvad der skal informe- 9
Rammeaftalen 7 Information og drøftelse: stk. 4 I overensstemmelse med reglerne om information og drøftelse påhviler det ledelsen, at: a. Informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i virksomhedens aktiviteter og økonomiske situation. b. Informere og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i institutionen samt om alle planlagte forventede foranstaltninger - navnlig når beskæftigelsen er truet. c. Informere og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene - herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. stk. 6 For det tilfælde, at beslutninger, som nævnt i stk. 5, indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold, og denne gruppe ikke er repræsenteret i MED-udvalget, kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en forhandling. stk. 5 Beslutninger i henhold til stk. 4, litra c, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene - herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse træffes af Regionsrådet efter en forudgående forhandling med medarbejdernes repræsentanter i MEDudvalget. 10
Særligt i Region Syddanmark: Hvad enten der er tale om medindflydelse eller medbestemmelse skal der fra begge parters side fremlægges synspunkter på en sådan måde, at de er med til at kvalificere dialogen, og således at alle perspektiver kommer frem. Informationen skal gives så tidligt og på en sådan måde og med et sådant indhold, at personalerepræsentanterne sættes i stand til at foretage en analyse og forberede drøftelsen. Ved drøftelse af komplicerede problemstillinger vil forudsætningen for en god og grundig drøftelse være, at der før drøftelsen foreligger et skriftligt materiale til at understøtte den mundtlige information og til de nødvendige drøftelser i baglandene. Bemærkninger vedrørende høring: At lave en høring er en naturlig del af arbejdet, når der laves større strukturelle omlægninger. I forbindelse med strukturændringer opfordrer Hovedudvalget til, at man i MED-udvalgene drøfter, hvad en høring skal bidrage med i beslutningsprocessen, og hvordan man bedst tilrettelægger den konkrete høring, så formålet opfyldes. En høring kan være på baggrund af et skriftligt oplæg med en høringsfrist men det kan også organiseres som et høringsmøde eller på anden vis. Ved større omlægninger bør der være en høringsfrist/svarfrist på ikke mindre end fire uger. 11
Rammeaftalen 8 Retningslinier stk. 1 Når én af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser med henblik på fastlæggelse af retningslinier. Der skal fra begge parters side udvises positiv forhandlingsvilje og søges opnået enighed. stk. 3 Der skal aftales retningslinier for proceduren for drøftelse af: 1. Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. 2. Regionens personalepolitik - herunder ligestillingspolitik. 3. De overordnede retningslinier for efter- og videreuddannelse af medarbejdere - herunder generel uddannelsesplanlægning. 4. Større rationaliserings- og omstillingsprojekter. Særligt i Region Syddanmark: I alle MED-udvalg skal man drøfte, hvorledes man mest hensigtsmæssigt tilrettelægger drøftelser af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder sikrer en tidsplan for drøftelsen, der matcher budgetlægningsprocedurerne. Retningslinier er aftaler om spilleregler for arbejds-, personale-, samarbejds-, og arbejdsmiljøforhold på institutionen/afdelingen. Retningslinierne aftales under medbestemmelse - det vil sige drøftelse mellem ledere og medarbejdere før fælles beslutning. På nogle områder skal MED-udvalget aftale retningslinier (se 8, stk. 3). På andre områder kan man aftale retningslinier. Afgørende er, at aftaler om retningslinier skal give mening og skabe klarhed på områder, som både ledere og medarbejdere på arbejdspladsen finder vigtige. Retningslinier skal blandt andet også tilgodese, at man undgår vilkårlighed og uhensigtsmæssig forskelsbehandling (Inspiration til, hvilke områder der kunne laves aftaler på, kan findes i rammeaftalen). Det er vigtigt, at de ansatte er medbestemmende med hensyn til udformning af personalepolitiske retningslinier. De personalepolitiske retningslinier skal tilgodese såvel de ansattes behov for arbejdstilfredshed og engagement som institutionens interesse i at have en dygtig og stabil medarbejderstab, der på kvalificeret vis er i stand til at udføre deres opgaver til gavn for borgerne i Region Syddanmark. 12
Rammeaftalen 8 Retningslinier (særligt om arbejdsbetinget stress) stk. 4. Der skal aftales retningslinier for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress, jf. protokollat om indsats mod arbejdsbetinget stress. Såfremt sikkerhedsarbejdet ikke varetages af et MED-udvalg, forudsættes, at indsatsen koordineres med sikkerhedsorganisationen. Særligt i Region Syddanmark: Forebyggelse af arbejdsbetinget stress forbedrer sikkerhed og sundhed og er med til at sikre effektiviteten i opgaveløsningen. Konsekvenserne af arbejdsbetinget stress er såvel økonomiske, arbejdsmæssige og sociale for såvel virksomhed, arbejdstagerne og samfundet som helhed. Der skal arbejdes for at øge opmærksomheden og forståelsen hos arbejdsgivere, ansatte og deres repræsentanter på arbejdsbetinget stress samt at øge opmærksomheden på signaler, der indikerer arbejdsbetinget stress, for at kunne gribe ind så tidligt som muligt. Formålet er at give ledelse og ansatte en ramme til at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Hovedudvalget skal i arbejdsmiljøpolitikken sætte særligt fokus på, hvordan arbejdet med arbejdsbetinget stress skal håndteres. Der henvises i øvrigt til Protokollat om indsats mod arbejdsbetinget stress indgået den 24. maj 2005 (rammeaftalen bilag 9). Rammeaftalen 8 Retningslinier stk. 5 Hvis der ikke opnås enighed om retningslinier på et givet område, skal ledelsen, hvis medarbejderne fremsætter ønske herom, redegøre for, hvorledes man derefter vil forholde sig på det pågældende område. stk. 6 Aftalte retningslinier er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem. stk. 7 Alle retningslinier skal udformes skriftligt. Aftaler om retningslinier kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af retningslinierne ved forhandling mellem parterne. stk. 8 Retningslinier, som er aftalt i henhold til stk. 3 og 4 gælder, indtil der er opnået enighed om ændringer. 13
Særligt i Region Syddanmark: Aftaler der er truffet i enighed mellem ledere og medarbejdere, hvor indholdet hører under den pågældende ledelses kompetenceområde, er bindende for begge parter. Ledelsen og MED-udvalg på højere niveau i organisationen er forpligtet til at respektere de retningslinier, som er aftalt lokalt. MED-udvalgene drøfter, planlægger og aftaler de overordnede rammer og retningslinier, der skal gælde på arbejdspladsen. MED-udvalgene kan ligeledes drøfte, om ledere og medarbejdere efterlever aftalte spilleregler. Konkrete personalesager kan ikke behandles i MED-udvalgene. 14
Særligt vedrørende arbejdsmiljøområdet Rammeaftalen 3 Lokale aftalemuligheder stk. 3 Indebærer en lokal aftale en ændret organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet, skal den som minimum: 1. Sikre, at den ændrede organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet styrker og effektiviserer funktionsvaretagelsen. 2. Beskrive de aktiviteter/metoder, der kan anvendes for at opnå det tilsigtede. 3. Angive en procedure for gennemførelse og opfølgning på virksomheden. Særligt i Region Syddanmark: Som en opprioritering af sikkerheds- og arbejdsmiljøarbejdet ønskes det i Region Syddanmark, at arbejdet med sundhedsog sikkerhedsarbejde overordnet set foregår i samme organisation som det øvrige medindflydelses- og medbestemmelsesarbejde. Det, der kan aftales på arbejdsmiljøområdet, er en ændret organisering. Det kan således ikke aftales at fravige arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser om sikkerhedsorganisationens opgaver, funktioner, pligter, rettigheder m.v. På alle regionens arbejdspladser skal ledere og medarbejdere hvad enten der er et MED-udvalg eller opgaven løftes på personalemøder aftale hvordan man lever op til minimumsbestemmelserne i 3, stk. 3, nr. 1-3. Aftalen skal være skriftlig og tilgængelig for alle ansatte. Arbejdsmiljøindsatsen i Region Syddanmark udøves med baggrund i en i Hovedudvalget udarbejdet arbejdsmiljøpolitik. Arbejdsmiljøpolitikken udtrykker de generelle holdninger til, samt visioner og målsætninger for arbejdsmiljøarbejdet på regionens arbejdspladser. Som supplement til den lovpligtige indsats vedtager Hovedudvalget hvert år en indsatsplan for det (eller de) kommende års ekstra arbejdsmiljøindsats med angivelse af særlige indsatsområder og målsætning for indsatsen. I forbindelse med vedtagelse af de årlige indsatser afsættes ressourcer til indsatsen, herunder til efteruddannelse. I indsatsplanen beskrives den informations- og kommunikationsindsats, der er en del af arbejdsmiljøindsatsen. Arbejdsmiljøarbejdet i Region Syddanmark understøttes af afdelingen for MED og arbejdsmiljø, hvis primære opgave er at sikre optimal udnyttelse af lokalaftalen på alle regionens arbejdspladser. Afdelingen fungerer i forbindelse hermed som kontaktled til interne og eksterne arbejdsmiljøprofessionelle. 15
Der skal desuden arbejdes for: At der er et klart fokus på det psykiske arbejdsmiljø. At der udarbejdes operationelle mål for uheldsstatistikker og aftales opfølgning. At status og resultater af arbejdspladsvurderinger indgår i MED-udvalgenes arbejde. At der, før beslutninger træffes i MEDudvalg, vurderes på beslutningens konsekvenser for trivsel og arbejdsmiljø. 16
Eksempler på opgave- og rollefordeling på arbejdsmiljøområdet i Region Syddanmark: Hoved udvalg HU Fælles MED- Udvalg FMU Lokale MED- Udvalg MU/LMU Sikkerhedsgrupperne (Sikkerhedsrepræsentant og arbejdsleder) SG Sætte overordnede mål og formulere en arbejdsmiljøpolitik og -strategi for Region Syddanmark. Følge op på arbejdsmiljøpolitikken i Region Syddanmark. Koordinere arbejdsmiljøindsatsen i regionen blandt andet via fælles årsberetning. Formulere særlige indsatsområder for hele regionen. Sikre gode rammer for arbejdsmiljøarbejdet (økonomisk og uddannelsesmæssigt) Koordinere arbejdsmiljøpolitik og personalepolitik i MED-organisationen Planlægge, lede og koordinere arbejdsmiljøindsatsen på området. Løbende skabe overblik over områdets arbejdsmiljøproblemer. Understøtte implementeringen af arbejdsmiljøstrategien/-politikken. Igangsætte forebyggende aktiviteter Løbende kontakt med områdets sikkerhedsgrupper MED-udvalget har et sikkerhedsudvalgs opgaver. Planlægge, lede og koordinere arbejdsmiljøarbejdet på arbejdspladsen. Gennemføre aktiviteter. Registrere arbejdsmiljøproblemer, følge op på ulykker og gennemføre forebyggende tiltag. Arbejdsmiljøindsatsen tager udgangspunkt i sikkerhedsgruppen og dens kompetence den er omdrejningspunkt for arbejdsmiljøindsatsen. Skal varetage de lokale sikkerheds- og sundhedsopgaver i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. Deltage i planlægningen af sikkerheds- og sundhedsarbejdet Kontrollere at arbejdsforholdene er forsvarlige Reagere på arbejdsmiljøproblemer Deltage i APV udarbejdelse For så vidt angår MED-udvalgenes opgaver på sikkerhedsområdet og sikkerhedsgruppernes opgaver henvises til den til enhver tid gældende bekendtgørelse for virksomhedens sikkerheds- og sundhedsarbejde (med tilhørende vejledninger ATvejledninger), hvor de detaljerede regler for udvalgenes og sikkerhedsgrupperne er beskrevet. Rolle- og opgavefordelingen præciseres i fornødent omfang i arbejdsmiljøpolitikken for Region Syddanmark. 17
Struktur og organisering Rammeaftalen 4 Form og struktur stk. 1 Udvalgsstrukturen aftales lokalt, så den tilgodeser regionens behov og styrker medarbejdernes muligheder for indflydelse og medbestemmelse og opbygges sådan, at den medvirker til at kvalificere og effektivisere medindflydelsen og medbestemmelsen. stk. 2 Der skal være et sammenhængende system for udøvelse af medindflydelse og medbestemmelse, der dog ikke kræver ensartethed i de enkelte enheder i regionen. Dette system skal udmøntes i en aftalt struktur, som skal matche ledelsesstrukturen. stk. 3 Strukturen skal udformes med hensyntagen til regionens eller den enkelte arbejdsplads særlige organisering og forhold. stk. 4 I strukturen indgår medindflydelsesog medbestemmelsesudvalg, personalemøder m.v. Særligt i Region Syddanmark: For at sikre en tæt kobling mellem medindflydelses- og medbestemmelses- samt arbejdsmiljøopgaverne varetages de i den samme struktur på alle regionens arbejdspladser. Strukturen kaldes MEDstruktur, uanset om den på den enkelte arbejdsplads organiseres i udvalg eller på anden måde. Som hovedregel organiseres arbejdet i MED-udvalg, men der skal være fleksibilitet til forskellige måder at organisere arbejdet på (personalemøder eller lignende). Det er dog en forudsætning, at samarbejds- og arbejdsmiljøopgaverne varetages samlet. Det væsentligste hensyn bag MED-strukturen er, at alle medarbejdere skal have adgang til medindflydelse og medbestemmelse på deres arbejdspladser, og at MED-strukturen skal følge ledelsesstrukturen. Udvalgsstrukturen i Region Syddanmark består af niveauerne: Hovedudvalg (HU) Hovedudvalg for hele Region Syddanmark. MED-udvalg (MU) MED-udvalg på institutionsniveau. Hvis der på store institutioner er behov for at oprette flere udvalg, kaldes det samlede udvalg for hele institutionen 18
FællesMED-udvalg(FMU), og de underliggende udvalg kaldes LokalMEDudvalg(LMU). Ønsker om at fravige denne grundstruktur forelægges hovedudvalget forinden iværksættelse. Der skal udarbejdes en konkret beskrivelse af MED-udvalgsstrukturen i Region Syddanmark. Beskrivelsen opdateres løbende af sekretariatet for Hovedudvalget. Generelle forudsætninger: Det skal være muligt at oprette det nødvendige antal udvalg, så medarbejderne sikres medindflydelse og medbestemmelse i det daglige arbejde. Betingelserne i arbejdsmiljølovgivningen vedrørende udvalgs- og gruppestruktur (sikkerhedsgrupper) skal efterleves. Såfremt virksomhedens organisering nødvendiggør afvigelser, kan dette aftales i MED-udvalget. Aftalen skal foreligge skriftligt. Det er en forudsætning for oprettelse af et udvalg, at det pågældende område har en entydig ledelse, og at det fysisk og økonomisk kan afgrænses som en organisatorisk enhed. Det er en generel forudsætning, at man lever op til lokalaftalen og arbejdsmiljølovens bestemmelser om formål og indhold, at man er enige lokalt, og at ordningen er beskrevet og accepteret lokalt. Hovedudvalget i Region Syddanmark: Rammeaftalen 4 Form og struktur hovedudvalg stk. 7 I alle regioner skal der etableres et hovedudvalg sammensat af ledelsesog (fælles)tillidsrepræsentanter. Hovedudvalget er det øverste udvalg for udøvelse af medindflydelse og medbestemmelse i regionen. Hovedudvalget er tillige øverste udvalg på sikkerheds- og sundhedsområdet for hele regionen. Særligt i Region Syddanmark: Hovedudvalget i Region Syddanmark består af 27 medlemmer - 9 ledelsesrepræsentanter og 18 medarbejderrepræsentanter - De 15 af medarbejderrepræsentanterne udpeges af organisationerne (LO 7, FTF 6, AC 2) mens 3 er valgte sikkerhedsrepræsentanter. Ledelsessiden udpeges af direktionen og skal være sammensat, så driftsområderne bredt repræsenteres. Den administrerende direktør for Region Syddanmark er formand for Hovedudvalget. Medarbejdersiden sammensættes af (fæl les)tillidsrepræsentanter ansat i regionen 19
baseret på hovedorganisationerne og afspejlende personalesammensætningen. Såfremt det i særlige tilfælde vil være nødvendigt for at varetage den forhandlingskompetence, der er tillagt Hovedudvalget kan organisationerne udpege repræsentanter, der ikke er ansat i Regionen (dog maksimalt 5). Ved udpegningen skal tages hensyn til at alle udpegede har medarbejderidentitet i forhold til Region Syddanmark, det vil sige har kendskab til Region Syddanmark og hverdagen på regionens arbejdspladser. (Fælles)tillidsrepræsentanter skal udgøre et flertal af de 15 udpegede medarbejderrepræsentanter. Næstformanden i Hovedudvalget vælges af og blandt de 18 medarbejderrepræsentanter. Næstformanden skal have en ansættelsesmæssig tilknytning til regionen. Hovedudvalget i Region Syddanmark er øverste udvalg på arbejdsmiljøområdet. Derfor skal personer, der er valgt til at varetage sikkerheds- og sundhedsarbejde være repræsenteret i Hovedudvalget både på ledelses- og på medarbejdersiden. Repræsentanter i Region Syddanmarks Hovedudvalg vælges for to år ad gangen. Der udpeges suppleanter, som indtræder i Hovedudvalget ved de ordinære medlemmers forfald. Ansvaret for den sekretariatsmæssige betjening af Hovedudvalget placeres i afdelingen for MED og arbejdsmiljø, HR området. 20
Rammeaftalen 9 Hovedudvalget stk. 1 Hovedudvalget forhandler og indgår aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler i henhold til bestemmelserne heri. Særligt i Region Syddanmark: I Hovedudvalget kan der forhandles og indgås aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler, hvor det af aftalen fremgår, at medarbejdersiden forhandler i fællesskab eller hvor de lokale organisationer bliver enige om at forhandle i fællesskab. Det drejer sig her først og fremmest om de opgaver, der er tillagt Hovedudvalget i relation til de generelle (ramme)aftaler - eksempelvis seniorpolitik, det sociale kapitel, kompetenceudvikling og TR-vilkår. Begge parter i Hovedudvalget skal medvirke til at sikre, at eget bagland inddrages i forbindelse med drøftelserne i Hovedudvalget. Aftalespørgsmål, som er et anliggende mellem den enkelte forhandlingsberettigede organisation og regionen kan ikke forhandles i Hovedudvalget. Rammeaftalen 9 Hovedudvalget stk. 2 Hovedudvalget har på det overordnede niveau endvidere til opgave: 1. gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinier vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds-, og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele regionen, 2. at vejlede om udmøntning af den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse herunder om nedsættelse af udvalg m.v., 3.at fortolke aftalte retningslinier, 4. at fortolke den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse og behandle uoverensstemmelser herom og 5. at indbringe uoverensstemmelser, fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen m.v. for de centrale forhandlingsparter, jf. 22. Særligt i Region Syddanmark: Udover at være det overordnede udvalg for medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i hele Region Syddanmark har Hovedudvalget også til opgave at vejlede regionens MED-udvalg, fortolke de i Hovedudvalget aftalte retningslinier, fortolke og behandle uoverensstemmelser i forhold til lokalaftalen og at indbringe eventuelle uoverensstemmelser om ram- 21
meaftalen og lokalaftalen for de centrale forhandlingsparter. Hovedudvalget er ansvarlig for uddannelsen på medindflydelses- og medbestemmelsesområdet. Uddannelsen svarer til den uddannelse, de centrale parter udvikler og udbyder, og der udpeges egne undervisere til Region Syddanmarks uddannelse. Rammeaftalen 9 Hovedudvalget stk. 3 Hovedudvalget mødes normalt en gang om året med regionens politiske ledelse med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i regionen. Der kan desuden arrangeres temamøder mellem Hovedudvalget og repræsentanter for Regionsrådet om personalepolitiske emner. Særligt vedrørende arbejdsmiljøområdet: Hovedudvalgets rolle er overordnet og generelt at koordinere og afstikke retningslinier på arbejdsmiljøområdet. Hovedudvalget er ikke sagsbehandlende organ på området. Der henvises i øvrigt til oversigten med eksempler på Hovedudvalgets opgaver på side 12. Særligt i Region Syddanmark: Bestemmelsen sikrer en dialogmulighed mellem politikere og medarbejderrepræsentanter om budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i regionen. Drøftelsen skal ske så tidligt i budgetbehandlingen, at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag indgår i grundlaget for Regionsrådets beslutninger. 22
Sammensætning af MED-udvalgene på institutionsog afdelingsniveau. Rammeaftalen 4 Form og struktur stk. 5 Medarbejderrepræsentationen i udvalgsstrukturen skal som udgangspunkt baseres på hovedorganisationerne og afspejle personalesammensætningen. stk. 6 Udvalgenes sammensætning baseres som hovedregel på valgte tillidsrepræsentanter. Hvis det antal medarbejderpladser, der er aftalt i et udvalg, ikke kan besættes med tillidsrepræsentanter, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter hertil. Disse sidestilles med tillidsrepræsentanter. Særligt i Region Syddanmark: Region Syddanmarks MED-udvalg skal være af en sådan størrelse og sammensætning, at arbejdet i praksis kan fungere. Udvalgets størrelse fastsættes ved aftaler mellem institutionens ledelse og tillids-/medarbejderrepræsentanter på den pågældende institution. Antallet af repræsentanter fra hver side skal som hovedregel være mellem 3 og 7. Hvis der på en større institution er behov for en mere alsidig repræsentation, og der er enighed i udvalget, kan antallet af repræsentanter fra hver side øges til 9. Afvigelser herudover skal forelægges Hovedudvalget. Ledelsen udpeger ledelsesrepræsentanter. Institutionens leder er formand for udvalget. Udvalgene skal ikke nødvendigvis være sammensat af lige mange ledere og medarbejdere, men ledelsessiden kan aldrig udgøre flertallet. Medarbejderrepræsentationen i udvalgene skal tage udgangspunkt i en fordeling på hovedorganisationsområderne - det vil sige LO-området, FTF-området og AC-området. Det skal tilstræbes, at alle personaleorganisationer(overenskomstgrupper) er repræsenteret, så der sikres en bred repræsentation. Personalegrupperne repræsenteres ikke alene i forhold til deres størrelse. Medarbejderrepræsentanterne findes blandt de tillidsrepræsentanter, der er inden for udvalgets område. Er der flere pladser i udvalget end valgte tillidsrepræsentanter, kan der vælges andre medarbejdere som repræsentanter. Når der vælges andre medarbejdere, har de samme beskyttelse mod afskedigelse som tillidsrepræsentanter. Det samme gælder suppleanter. Der skal i hvert MED-udvalg som minimum være to repræsentanter fra sikker- 23
hedsområdet en arbejdslederrepræsentant og en sikkerhedsrepræsentant. Næstformanden i udvalget udpeges af medarbejderrepræsentanterne i fællesskab. Når man er valgt som medlem i et MEDudvalg, repræsenterer man helheden i udvalgsarbejdet både i faglig og ledelsesmæssig henseende. Medarbejdere, som vælges til MED-udvalg, skal opfylde de betingelser, som gælder for at kunne vælges som tillidsrepræsentant. Medarbejderen skal have ½ års tilknytning til regionen forud for valget og skal kunne vælges for en toårig periode. For alle repræsentanter i MED-udvalg udpeges suppleanter. Suppleanterne indtræder i udvalget ved de ordinære medlemmers forfald. Medlemmer og suppleanter udpeges for to år ad gangen. Hvervet ophører, såfremt en ledelsesrepræsentant forlader den stilling, der har begrundet udpegningen, eller en medarbejderrepræsentant forlader institutionen eller afdelingen, hvorfra vedkommende er indvalgt. Hvervet som medlem ophører for tillidsrepræsentanter, når tillidsmandsfunktionen ophører i sådanne tilfælde indtræder en ny tillidsrepræsentant. Kontaktudvalg: Hvis ikke alle personaleorganisationer er repræsenteret i MED-udvalget kan udvalget, etablere et kontaktudvalg. Kontaktudvalget kan bestå af medarbejder- og sikkerhedsrepræsentanter i udvalget og repræsentanter for personalegrupper, der ikke er repræsenteret i udvalget. Kontaktudvalget skal vejlede og rådgive personalerepræsentanterne i udvalget. Der aftales en særlig kontaktudvalgsstruktur for Hovedudvalget. Udvalgenes arbejdsform: Udvalgene mødes mindst én gang i kvartalet og i øvrigt, når formand, næstformand eller et flertal af medarbejderrepræsentanterne ønsker det. Referat fra møderne udsendes efter godkendelse af formand og næstformand. Referatet godkendes endeligt på udvalgets næste møde. Indkaldelse til møder skal ske med et rimeligt varsel, som normalt vil være tre uger. Formand eller næstformand skal modtage forslag til dagsordenspunkter senest to uger før mødet og dagsordenen skal udsendes senest en uge før mødet. Der kan i særlige tilfælde afviges fra fristerne. Det enkelte MED-udvalg kan i en forretningsorden aftale særlige vilkår vedrørende arbejdsformen. Udgifterne til afholdes af møder afholdes af institutionen, som også stiller lokale til rådighed. Medarbejderrepræsentanten skal have den nødvendige og tilstrækkelige tid 24
til rådighed til udvalgsarbejdet, og må ikke lide løntab som følge af hvervet. Vilkår for næstformanden aftales på den enkelte institution. Befordringsgodtgørelse ydes, såfremt medlemmer indkaldes til møde uden for deres normale arbejdstid eller normale -sted. Der kan i MED-udvalgene aftales præcisering af vilkår for MED-udvalg og MEDudvalgsrepræsentanter. Da MED-udvalget har et sikkerhedsudvalgs opgaver, gælder bestemmelserne om sikkerhedsudvalgenes arbejdsform (arbejdsmiljølovgivningen). Det betyder blandt andet, at der indkaldes til ekstraordinært møde ved en alvorlig arbejdsulykke, og at udvalget mindst to gange årligt skal holde møde med samtlige sikkerhedsgrupper under udvalget. Underudvalg: Hvis MED-udvalget er enige om det, kan der nedsættes underudvalg (ad hoc eller permanent) til behandling af bestemte opgaver. Underudvalgene skal orientere MEDudvalget om deres virke. Både MED-udvalg og underudvalg kan efter behov tilkalde særligt sagkyndige. 25
Afsluttende bemærkninger Rammeaftalen 3 Formalia stk. 4 Den lokale aftale kan opsiges skriftligt med ni måneders varsel til udgangen af september i ulige år. Ved aftalens opsigelse optages forhandling om indgåelse af ny aftale. En lokal aftale kan genforhandles uden forinden at være opsagt. stk. 5 Det skal fremgå af den lokale aftale, hvilke konsekvenser en opsigelse vil få i forhold til tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg samt til sikkerhedsorganisationen. forhandles og gennemføres. Hvis det ikke er muligt at opnå enighed om en ny lokal aftale, er der tid til at omstille sig til og indstille sig på dette. Opsigelse kan ske inden den 31. december i lige årstal, så aftalen er opsagt til den 30. september året efter. Skulle den situation opstå, hvor man efter opsigelse af lokalaftalen ikke kan blive enige om en ny aftale, vil aftalen løbe videre, indtil der er enighed om, at den ændres. Arbejdsmiljølovgivningen kræver, at sikkerheds- og sundhedsarbejdet til enhver tid skal være organiseret. Aftalens område: Lokalaftalen om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i Region Syddanmark omfatter hele regionen. Således dækker aftalen alle institutioner og ansatte i Region Syddanmark - også selvejende institutioner, som regionen har driftsoverenskomst med. Opsigelse: Det lange opsigelsesvarsel er fastlagt for at sikre nok tid til, at en ny lokalaftale kan Der henvises endvidere til Rammeaftalens: 21 vedrørende håndhævelse af 7 stk. 4-6 (informationspligten) 22 vedrørende de centrale parters opgaver og kompetence 23 vedrørende voldgift. 26
Hovedudvalget har kompetencen til at forelægge en lokal uenighed om en række spørgsmål - herunder fortolkning af rammeaftalen - for de centrale parter. Ved de centrale parter forstås de parter, som har indgået rammeaftalerne. De centrale parter og Hovedudvalget anbefaler, at man først i så høj grad som muligt søger at finde enighed lokalt. Spørgsmål forelægges kun for de centrale parter, såfremt det efter en grundig drøftelse viser sig, at det ikke er muligt at nå til enighed lokalt. Tillidsrepræsentanter Rammeaftalen Kapitel 3: Tillidsrepræsentanter 10 Valg af Tillidsrepræsentanter 11 Tillidsrepræsentanters virksomhed 12 Valg af fællestillidsrepræsentanter 13 Valg af suppleant (stedfortræder) 14 Medarbejderrepræsentanternes vilkår 15 Frihed til deltagelse i kurser, møder m.v. 17 Fravigelse af TR-bestemmelser ved særskilt indgået lokal TR-aftale 18 Afskedigelse 19 Voldgift vedrørende 10-18 20 Uoverensstemmelser vedrørende lokale aftaler indgået i henhold til 17. Særligt i Region Syddanmark Reglerne for valg af tillidsrepræsentanter og deres virksomhed fremgår af rammeaftalens kapitel 3. Der henvises endvidere til den til enhver tid gældende Aftale vedrørende vilkår for tillidsrepræsentanter i Region Syddanmark. Ikrafttræden Aftalen træder i kraft den 4. januar 2007. Aftalen evalueres løbende og revideres senest med udgangen af 2009. Underskrift af lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i Region Syddanmark. For Region Syddanmark Administrerende direktør, Niels Højberg Sundhedsdirektør, Jens Elkjær Direktør for Regional Udvikling, Kjeld Zacho Jørgensen HR direktør, Max Kruse For LO Jytte Lauritsen, Fagligt Fælles Forbund Ulla Wikkelsø, HK Per J. Plambeck, FOA Hanne Ellegaard, Socialpædagogernes Landsforbund For FTF Bo Smith, Dansk Sygeplejeråd Inger Søndergaard, Danske Bioanalytikere John Christiansen, Dansk Sygeplejeråd For AC Søren Eller, Dansk Magisterforening 27
Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle 15336 - Mediasyd