Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 5. november 2013 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Munkegård Sted og tidspunkt Afdelingsbestyrelsens mødelokaler, Dalstrøget 135, kælderen tirsdag den 22. oktober 2013 kl. 17.00 Deltagere Afbud Fra boligorganisationen Per Kloster Andersen, Peter Valenius, Jens Rytter Hansen og Charlotte Gram Fra repræsentantskabet Kirsten Straagaard, Inge Rasmussen og Lis Nyborg Suppleanter Poul Rasmussen og Gert Vinther Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Bjarne Busgaard og Anett Malmquist Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde 16. april 2013 3. Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 16. april - 22. oktober 2013 5. Indkomne forslag 6. Budget 2014 for: a. Boligorganisationen Munkegård b. Afdeling Nordre Munkegård 7. Renoveringsprojekter a. Status Munketorvet b. Status seniorboligerne på Munketorvet c. Helhedsplan for renoveringsarbejder 8. Valg af formand, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er formand Per Kloster Andersen og Jens Rytter Hansen samt suppleanterne Kirsten Straagaard og Inge Rasmussen 9. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingen c. Fra administrationen d. Fra kommunens repræsentant 10. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag tirsdag d. 8. april 2014 11. Eventuelt 559
ad 1 - Valg af dirigent Peter Valenius blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 16. april 2013 Referatet blev godkendt. ad 3 - Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 4 - Optagne lån i perioden 16. april - 22. oktober 2013 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 5 - Indkomne forslag Ingen forslag er modtaget. ad 6 - Budget 2014 a. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationens budget for 2014 blev gennemgået. Almenbos administrationsbidrag er forhøjet med 2,4% til 3.800 kr. inkl. moms hvilket bl.a. betyder, at bruttoadministrationsbidraget for 2014 for afdelingen stiger til 4.194 kr. pr. lejemålsenhed pr. år. Der forventes et underskud i 2014 på 22.000 kr. dels på grund af mindre lejeindtægt fra erhvervslejemålene, dels er der budgetteret en mødeudgift i forbindelse med Almenbos bestyrelseskonference. Der blev spurgt, om der er indgået aftale med Lidl om renholdelse af udearealer. Det er der ikke. Formentlig har Lidl deres eget serviceteam. Vi spørger Lidl. Budgettet og administrationsbidraget blev godkendt. b. Afdeling Nordre Munkegård Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2014 på 99.000 kr. svarende til 1,1 %. Dette medfører en gennemsnitsleje på 671 kr./m 2 /år. Administrationen oplyste, at indtægten på 5 mio. kr. vedrørende salget af Munketorvet var modtaget. Af beløbet skal 3,8 mio. kr. anvendes til indfrielse af tre lån og 800.000 kr. anvendes til afvikling af rådgiveromkostninger i forbindelse med salget. Endvidere er der afsat 50.000 kr. til Nordre Munkegårds jubilæum, hvor regnskabet endnu ikke er modtaget. Budgettet blev godkendt. 560
ad 7 - Renoveringsprojekter a. Status Munketorvet Administrationen oplyste, at der har været og stadig er problemer med rettidige leveringer af betonelementer til byggeriet. Det forventes dog, at tidsplanen holdes. b. Seniorboligerne Til referat kan oplyses, at administrationen modtog byggetilladelse fra Gentofte Kommune den 25. oktober 2013. Administrationen omdelte lejlighedsplaner over de 8 nye boliger. Arealerne på tegningerne er vejledende, idet landinspektøren endnu ikke har foretaget måling. Når den præcise størrelse på boligerne kendes, indkaldes de beboere, der har vist interesse for en af de nye boliger, til et møde, hvor valgmuligheder omkring køkken vil blive drøftet. Der blev spurgt, om skillevæggene kunne placeres anderledes end på de udleverede tegninger. Administrationen svarede, at dette var der ikke taget stilling til endnu, men at køkken- og badplaceringen lå fast. Der blev spurgt, om parkeringskælderen vil blive lukket af, så uvedkommende ikke får adgang til de nye lejligheder. Administrationen oplyste, at elevatoren og trappen går ned til den fælles kælder. Elevatoren kan kun anvendes af boliglejerne og disses gæster. Det bliver ikke en kundeelevator, da Lidl ikke ønsker drift af en sådan. Trappen til boligerne forsynes med et aflukke, så uvedkommende ikke har adgang til disse. Der blev spurgt, hvorfor boligindskuddene til seniorboligerne var meget højere end de øvrige lejligheder i afdelingen. Administrationen svarede, at i henhold til lovgivningen skal indskud udgøre 2% af anskaffelsessummens størrelse. Dette beløb fordeles på lejlighederne efter m 2 -størrelse. Administrationen vil fremsende brev til de beboere, som har fået tildelt en af de nye lejligheder, men som endnu ikke har tilkendegivet, om de ønsker en 2- eller 3-rums bolig. Der blev spurgt, om der er oprettet venteliste til de nye boliger. Administrationen svarede, at der er oprettet venteliste, så både interne og eksterne kan skrives op til de nye lejligheder. Der blev spurgt, hvorfor der ønskes bindende svar allerede fem måneder før indflytning i de nye lejligheder. Administrationen svarede, at dette var for at undgå huslejetab, hvis man alligevel ikke ønskede lejligheden. 561
c. Helhedsplan for renoveringsarbejder Administrationen omdelte nedenstående indstilling: Ansøgning om prækvalifikation er fremsendt til Landsbyggefonden med kopi til Gentofte Kommune. Kvittering for LBFs (Landsbyggefonden) modtagelse heraf er modtaget 22. oktober 2013. Helhedsplanen omfatter en udvidelse af de 4 nordgavle, hvor skitseprojektet er udarbejdet af rådgivende firma Ai. Derudover har Ai assisteret og udarbejdet den tekniske rapport og handlingsplan, der er et nødvendigt krav for Landsbyggefondens vurdering af om støttetilsagn kan gives. Skitseprojekt de fire nordgavle Teknisk rapport samt handlingsplan I alt 47.500 kr. 77.146 kr. 124.646 kr. Det anbefales, at boligorganisationen Munkegård, i sin beslutning om fremtidssikring og dermed udvikling af Nordre Munkegård, afholder disse projekteringsopgaver. Det indstilles hermed, at der tildeles et tilskud på 124.646 kr. fra dispositionsfonden til dækning af ovennævnte udviklingsudgifter. Indstillingen blev godkendt. Der var herefter en drøftelse om, hvor skellet ved Renden egentlig går og det blev foreslået, at hele arealet på et tidspunkt opmåles. ad 8 - Valg af formand, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Per Kloster blev genvalgt som formand. Jens Rytter Hansen blev genvalgt som bestyrelsesmedlem. Kirsten Straagaard blev valgt til 1. suppleant og Inge Rasmussen blev valgt som 2. suppleant. Organisationsbestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Per Kloster Andersen, formand 2013-2015 Jens Rytter Hansen 2013-2015 Bjarne Busgaard 2012-2014 Valgt som særlig samfundsrepræsentant: Peter Valenius 2012-2014 Udpeget medlem: 562
Charlotte Gram indtil 31.12.2013 Suppleanter er: Kirsten Straagaard, 1. suppleant 2013-2014 Inge Rasmussen, 2. suppleant 2013-2014 Annet Malmquist, udpeget indtil 31.12.2013 ad 9 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingen Afdelingen havde ingen meddelelser. c. Fra administrationen Administrationen omdelte Lidl s invitation til rejsegilde samt referat af styringsdialogmødet 2011 med Gentofte Kommune. Det forventes, at Gentofte Kommune indkalder til styringsdialogmøde vedrørende 2012 mødet inden årets udgang. d. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant oplyste, at byggesagen på Munketorvet var blevet behandlet på kommunalbestyrelsens møde den 17. juni 2013. ad 10 - Fastsættelse af dato for næste møde På mødet blev det besluttet, at næste ordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde afholdes tirsdag den 8. april 2014 kl. 17.00. Imidlertid er det efterfølgende blevet aftalt med formanden, at næste møde afholdes onsdag den 9. april 2014 kl. 17.00 i afdelingsbestyrelsens lokaler. ad 11 - Eventuelt En verserende klagesag i afdeling Nordre Munkegårdblev drøftet. Mødet sluttede kl. 19.00. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Per Kloster Andersen Peter Valenius 563