Dato 8. marts 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 8. marts 2012 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Byggeri (17.15-17.45) a. Godkendelse af byggeregnskab vedr. afdeling 29 Kalmargade (B) * b. Forretningsgang for nybyggerisager (B) * 2. Økonomi (17.45-18.00) a. Politik for kapitalforvaltning (B) * 3. Organisation (18.00-18.45) a. Kundeundersøgelse (D) * b. Status på udvalgenes udarbejdelse af kommissorier (O) c. Opfølgning på seminar (B) * d. Status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål (O) * e. Beslutning vedr. fælles beboerdemokratiske og sociale arrangementer (B) f. Ny struktur i 5. kreds orientering fra møde den 23. februar (O) * g. Kandidatopstilling til kredsvalg 2012 (B) * h. Repræsentantskabsmøde i Aarhusbo * 4. Afdelinger (19.00-19.10) a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Indkaldelse af stiftende afdelingsmøde afdeling 71 Damgårdstoften (B) c. Oplysning om hvor man kan finde referater fra afdelings- og afdelingsbestyrelsesmøder (O) d. Debatproces vedr. børnereglen (B) 5. Administration (19.10-19.20) a. Orientering fra administrationen (O) * b. Årsberetning fra Café Smilet (O) * c. Aarhus 2017 * 6. Næste møde (19.20-19.30) a. Emner til næste møde, der holdes den 12. april 2012 (B) * b. Emner til repræsentantskabsmøde (B) * c. Beslutning om mødedage i bestyrelsen maj-december (B)
7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.
NOTAT TIL PKT 4.D Forretningsgang vedr. nybyggerisager DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I bilag 1 er angivet den overordnede ansvarsfordeling og tidsplan for nybyggerisager. De enkelte faser er uddybet i bilag 2. I organisationsbestyrelsen nedsættes der et byggeudvalg, der skal følge det enkelte byggeri. Udvalget inddrages og orienteres som anført i oversigt. Referater fra byggemøder skal være tilgængelige for udvalget. Byggeudvalget indkaldes ved specielle forhold eller høres pr. mail ved alle væsentlige ændringer af projektet samt informeres om alle væsentlige nye oplysninger som f.eks. økonomisk eller tidsplanmæssig karakter. Projektmedarbejderen er ansvarlig herfor. I administrationen nedsættes der fra organisationsbestyrelsens godkendelse af nybyggeri et udvalg bestående af projektmedarbejderen (formand) samt en repræsentant fra Udlejning, Økonomi og Ledelsessekretariat (kommunikation). Udvalget mødes mindst en gang om måneden for at sikre gensidig information og opfølgning på planen. Administrationen (projektmedarbejder/teknisk chef) afholder møde med rådgiveren (byggeleder/tilsyn) minimum hver 14. dag, for at være opdateret omkring byggeriets stade, kvalitet og økonomi, og i forhold til at klæde denne bedre på i forhold til at træffe eventuelle beslutninger på bygherrens vegne f.eks. af økonomisk karakter i forbindelse med eventuelle ekstraarbejder.
Bilag 1 Tidsplan Repræsentantskab Organisationsbestyrelse Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Screening af idé X X X X Drøftelse af ide Ansøgning om kvote X X Godkendelse af forslag til nyt byggeri X X Grundkøb Forslag til byggeri X X X X Godkendelse af forslag til byggeri Forslag til teknikere i projekteringsfasen X X X X Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR89 X X Godkendelse af teknikere/projektering O X X X Aftale med teknikere X X X X Udarbejdelse af ideprogram (materialevalg, rumprogram m.m.) Godkendelse af ideprogram (materialevalg, rumprogram m.m.) X X X Udarbejdelse af skitseprojekt Godkendelse af skitseprojekt X X X Udarbejdelse af dispositionsforslag Godkendelse af dispositionsforslag X X X Udarbejdelse af projektforslag Godkendelse af projektforslag X X X Kvalitetssikring af projektforslag X X Udarbejdelse af forprojekt Godkendelse af forprojekt X X X Kvalitetssikring af forprojekt X X X X Udarbejdelse af hovedprojekt X Godkendelse af hovedprojekt (myndighedssæt) X X X X Kvalitetssikring af hovedprojekt X X Udarbejdelse af skema A X X Godkendelse af skema A X X X Bank/byggekredit Realkreditinstitutter X Egen finansiering (inden for lovens rammer) X Orientering om finansiering O O X Valg af udbudsform X X X X X X Udpegning af inspektør X Planlægning af ressourcer for ejendomsfunktionær O X X X Planlægning af grønne arealer X X X X Udarbejdelse af udbudsmateriale X X X X Udarbejdelse af udbudstidsplan X X X Licitation X X X X X X X X X X
Tidsplan Repræsentantskab Organisationsbestyrelse Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Sammenstilling af licitationsresultat X Orientering om licitationsresultat X X X Godkendelse af licitationsresultat X X X X X Forhandling med licitationsvindere X X X Udarbejdelse af skema B X X Godkendelse af skema B X X X Orientering om skema B X X X Udarbejdelse af entreprisekontrakter X X X Godkendelse af entreprisekontrakter X X X Udarbejdelse af accepter X X Udarbejdelse af tids- og rateplan X X X X X Første spadestik X X X X Valg af antenne- og internetudbyder X Praktisk gennemførelse af byggeriet X X X X X Beslutning om til- og frakøb X X X X X Rejsegilde X X X X X X X Udarbejdelse af aftalesedler X X Godkendelse/attestation af aftalesedler X X Udarbejdelse af løbende information om byggeriets gennemførelse O O X X Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker X X Likviditetsstyring X Betaling af forfaldne faktura X Godkendelse af a conto betalinger X Aftaler med forsyningsselskaber -6m X X Fastlæggelse af indflytningstidspunkt(er) -5m O O X X X X X Materiale til www.aarhusbolig.dk -5m X X Aflevering af brochuremateriale til åbent hus -5m X X X X X Start på udlejning -4m X Åbent hus -4m X X X X Drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner -3m X X X X X X Informationsbrev til nye lejere (sæt) -3m O X X X X X Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse X X X Udarbejdelse af slutopgørelser X X Godkendelse af slutopgørelser X X X Indkaldelse til mangelgennemgang X X X Afleveringsforretning -14d X X X Udbedring af fejl- og mangler X Kontrol af at fejl- og mangler er udført X X X Godkendelse af kvalitetssikringsmateriale X X X X Udarbejdelse af driftsplaner X X Planlægning af nøgleudlevering -14d X X
Tidsplan Repræsentantskab Organisationsbestyrelse Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Indflytning I0 X X X X Stiftende afdelingsmøde (senest 6 måneder efter ibrugtagning) +4m X X Udarbejdelse af skema C X X Revision af skema C X X Udarbejdelse af revisionsprotokollat X Godkendelse af revisionsprotokollat + X X X skema C Indkaldelse til 1 års eftersyn +5m X X X X 1 års eftersyn gennemgang X X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 1 års eftersynet X Godkendelse af 1 års eftersyn O O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 1 års eftersynet X X X Udarbejdelse af orientering om 1 års X X eftersynet Godkendelse af orientering om 1 års X X X eftersynet Indkaldelse til 5 års eftersyn +48m X X X X 5 års eftersyn gennemgang X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 5 års eftersynet X Godkendelse af 5 års eftersyn O O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 5 års eftersynet X X X Udarbejdelse af orientering om 5 års X X eftersynet Godkendelse af orientering om 5 års X X X eftersynet Hovedansvarlig/initiativtager Inddrages/høres Orienteres X X O
Bilag 2 Fase Screening af idé Drøftelse af ide Kommentar Påtegning af Teknisk Afdeling Administration Afdelingsbestyrelse Eventuelt rådgivere Eventuel myndigheder Beboermøder Eventuelt Landsbyggefonden Eventuelt Byggeskadefonden Eventuelt finansieringsmuligheder Forhøre sig i Udlejning om der er ledige boliger i det pågældende område. Skal man eventuelt ændre koncentrationen af 3, 4 og 5 rums boliger, for at øge efterspørgslen Godkendelse af forslag til nyt byggeri Grundkøb Forslag til byggeri Bemyndigelse fra repræsentantskab Tegningsberettiget underskriver. Direktør foranlediger advokatbistand. Forslag kan komme fra en ekstern rådgiver/entreprenør/udstykker Totaløkonomi/driftsøkonomi Totaløkonomiske vurderinger er indført som krav i offentligt støttet byggeri fra 1998 og er fra år 2000 indført som krav for statsligt byggeri - Hvad er en totaløkonomisk beregning? -Princippet bag totaløkonomi er at anvende helhedsbetragtninger og se på de samlede udgifter i hele levetiden -Det nytter ikke at udvikle et produkt, som er billigt at fremstille, hvis der er store udgifter forbundet med dets brug (eller fjernelse) -Ved totaløkonomiske beregninger tages der hensyn til de mest relevante udgifter såsom anlægsudgift, vedligeholdelse, varmetab og skrotning -Totaløkonomi er et godt redskab i beslutningsprocessen, da det muliggør sammenligning af alternative løsninger, og man kan f.eks. se, om det kan betale sig at investere i kvalitet og lang holdbarhed. De totaløkonomisvurderinger bør derfor indgå så tidligt som muligt i beslutningsprocessen. Beregningsmodel ligger på Byggeskadefondens hjemmeside til fri afbenyttelse Af andre totalberegningsmodeller og overvejelser haves: Erhvervs- og Boligstyrelsens Totaløkonomiske beregning på bygningsdels niveau COWIs beregningsmodel Renovering kontra udskiftning af vinduer fra før 1950 Forslag til teknikere i projekteringsfasen Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR89 Punkt 1 s tv annoncerede oplysning om, at den dyreste bliver den billigste ganske som vist elforbrug på AA mærkede køleskabe, men budskabet er baseret på en totaløkonomisk beregning Dokumenteret erfaring med fagtilsyn og byggeledelse Vær særlig opmærksom på tærskelværdierne
Fase Udarbejdelse af ideprogram (materialevalg, rumprogram m.m.) Kommentar Idéfejl er typisk byggerier, som ikke burde været bygget f.eks.: Byggerier, som har en så stram økonomi, at der gås på kompromis med kvalitet, tid og materialer Problemerne er typisk mange ændringer, omprojektering, sparerunder, ændring i udbudsfasen fra fagentrepriser til totalentrepriser, hvor f.eks. totalentreprenøren tager styring Svag bygherre og ingen rådgivere, som siger fra i tide Byggerier, som fra arkitektens side er meget risikobetonet, og hvor risici udførelsesmæssigt og økonomisk ikke er afklaret Udarbejdelse af skitseprojekt Udarbejdelse af projektforslag Udarbejdelse af skema A "Hoved under armen projekter". Også faciliteter for ejendomsfunktionærer Projekteringsfejl skyldes ofte Ikke gennemtænkte løsninger Manglende koordinering Manglende dialog ikke fokus på kommunikation Manglende viden om materialer Manglende granskning i de nævnte faser Manglende KS Drift og vedligehold er ikke et af succeskriterierne Mange rådgiver tænker ikke på helheder,(specialister) I denne fase skal indsamles og bearbejdes følgende oplysninger om følgende: Oplysningerne skal indberettes digitalt på hjemmesiden WWW.BOSSINF.DK (teknisk chef) Grund Bebyggelsens bruttoetageareal Lokalplan Tegninger til byggeri Specifikation af byggeri Fremskaffelse af priser på byggeriet, fordelt på de enkelte udgiftsarter Beregning af rammebeløbsanskaffelsessummen Finansiering Beregning af boligafgift Fordeling af anskaffelsessum Valg af udbudsform Udarbejdelse af udbudsmateriale De oplysninger som indsamles i denne fase, skal arkiveres, indtil Boligkontoret Århus får integreret et digitalt sags- og dokumenthåndteringssystem i et Fase 1 ringbind for det pågældende projekt. Ringbindet skal indrettes således, at der er faneblade for hvert område. Administrationen laver indstilling til organisationsbestyrelsen Udlejningsmateriale skal være beskrevet i udbudsmaterialet Digital levering af ALT udbudsmateriale Tegninger i 3D Driftsplan KS (økonomi som incitament) Tage referencer på firmaer ifbm. udbud/accepter Dokumenteret erfaring på medarbejdere fra firmaer, vi entrerer med
Fase Udarbejdelse af skema B Kommentar Skema B skal indberettes digitalt på hjemmesiden WWW.BOSSINF.DK I denne fase skal der afholdes endelig licitation på de enkelte delentrepriser i projektet. Ved den endelige licitation, afgøres hvilke håndværkere der får overdraget de enkelte entrepriser. Der skal udarbejdes entrepriseaftaler med alle håndværkere, hvor betingelserne for byggeriet fastlægges/eller kontrakt. Entreprisekontrakterne skal stemples og underskrives af teknisk chef og entreprenør. Der skal stilles bankgaranti af håndværkerne i henhold til AB92 eller ABT93. Entreprisekontrakterne skal opbevares i et ringbind, hvor der er et faneblad for hver enkelt entreprise. Ikke accepterede entreprisekontrakter opbevares, bl.a. til eventuelle senere behov ved dokumentation af om licitationen er afholdt i henhold til gældende lovgivning. På grundlag af licitationen skal det afgøres om byggeriet kan gennemføres indenfor rammebeløbene. Hvis byggeriet ikke kan gennemføres, skal der foretages besparelser i et sådant omfang, at byggeprojektet kan gennemføres indenfor rammebeløbet. Når det er konstateret, at byggeriet kan gennemføres, udarbejdes skema B, soim danner grundlag for den endelige myndigheds godkendelse af byggeriet. Skema B skal indeholde: Almindelige oplysninger Projektets indhold Anskaffelsessum Den skønnede boligleje Støttens omfang Kommunalbestyrelsens erklæring Specifikation af anskaffelsessum Specifikation af anskaffelsessum fordelt på enkeltentrepriser Fortegnelse over håndværkere, som har fået overdraget de enkelte entrepriser med budsum Totalrådgivningshonorarberegning Beregning af administrationshonorar Beregning af bestyrelseshonorar - Skema A (?) Driftsbudget Det materiale som har dannet grundlag for udarbejdelsen af skema B, skal arkiveres i et ringbind mærket fase 2. Udarbejdelse af tids- og rateplan Første spadestik Ajourføres løbende i samarbejde med rådgiver Taler udarbejdes Mad Telt Spade Indbydelser (naboer, myndigheder) Udlejningsmateriale 1. del skal foreligge God PR på hjemmeside/medier Landinspektør har afsat byggeriet i henhold til myndighedskrav - godkendt af rådgiver Valg af antenne- og internetudbyder Grundpakken udbydes altid. Ønsker lejer udvidet pakke, tilkøbes det direkte fra leverandør.
Fase Praktisk gennemførelse af byggeriet Kommentar Udførelsesfejl kan skyldes, At håndværkeren ikke følger tegninger At materialer f.eks. vinduer ikke er udført rigtigt Tilpasning på byggeplads Beslutninger taget på byggepladsen, hvor konsekvensen ikke er gennemtænkt Tidsplan vanskeliggør indbygning af sårbare materialer Byggematerialer indbygget det forkerte sted Manglende eller tilfældigt udført vinterforanstaltninger En håndværkers skade på egne eller andres leverancer. Tidsforskydning eller optræk hertil skal af de ansvarlige forelægges på det første byggemøde efter tidsforskydningerne eller optræk hertil er konstateret. På byggemødet skal det vurderes, om tidsforskydningen skal forelægges teknisk chef - hvis der på dette møde er snak om en eventuel tidsfristforlængelse, skal teknisk chef inddrages. På byggemødet skal der tages stilling til, om afvigelserne får økonomiske konsekvenser. Hvis tidsafvigelserne får økonomiske konsekvenser, skal ansvaret placeres, og der udarbejdes de nødvendige aftalesedler. Såfremt der opstår afvigelser, vil en række af afvigelserne kunne afklares på pladsen, en del vil kunne afklares på bygherremøderne, og endelig skal større afvigelser godkendes af teknisk chef. Det skal pointeres, at alle afvigelser skal medtages i første bygherremøde referat efter afvigelserne er konstateret. Byggeriet følges og opdateres på hjemmesiden Rådgiver Rådgiverkontrakt skal være sammensat på en måde, så arkitekten og ingeniør er med i hele byggeprocessen - også tilsyn fra arkitekt, så det sikres at bygherre, får den udbudte kvalitet og æstetik i henhold til arkitektens projekt. Skal der ske ændringer i detaljerne og konstruktionerne, skal projektmedarbejderen involveres i beslutningen. Fagtilsyn Fagtilsynet skal føre løbende tilsyn med, om de udførte arbejder opfylder specifikations- og kvalitetskrav, og om de er udført indenfor tidsfristen. Konstares fejl- og mangler i en grad, som fagtilsynet ikke selv er i stand til at få bragt i orden, skal projektmedarbejder kontaktes i forhold til straks at få tilvejebragt den ønskede kvalitet i byggeriet. AB92 eller ABT93 inddrages om nødvendigt - det kan komme på tale om at standse byggeriet, indtil der er fundet en acceptabel løsning for bygherren. På byggemøder skal alle afvigelser rapporteres, således at de kan komme med i bygherremøde referaterne, og dermed danne grundlag for opfølgning af om problemerne løses og det økonomiske ansvar belastes de ansvarlige. Godkendelse/attestation af aftalesedler Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker Aflevering af brochuremateriale til åbent hus Åbent hus Max beløb 20.000 kr. Afhængig af en eventuel forsinkelse Udarbejdelsen og defineringen af brochurematerialet, skal være indeholdt i udbudsmateriale til rådgiverne Udlejningsmateriale skal være færdigt til udlevering Brochure Husleje Antenne Størrelser Haver Materialer m.v.
Fase Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse Udarbejdelse af slutopgørelser Udarbejdelse af driftsplaner Indflytning Udarbejdelse af skema C Kommentar Evt. rådgiver tager kopi af materiale Max beløb 20.000 kr. Inspektøren modtager relevante oplysninger om bygningsdele, levetider m.m. til brug for udarbejdelsen af de 10 årige drifts- og vedligeholdelsesplaner. Rådgiver skal sikre at oplysningerne er leveret inden aflevering. Det skal specificeres i udbudsmaterialet, at der skal ske tilbagehold, indtil levering er sket. herunder KS materiale. Tjekke om lejer har betalt Udarbejdelse og godkendelse af skema C samt dertil hørende specifikationer I denne fase gennemføres byggeriet, og der skal udarbejdes skema C. Skema C skal indsendes til myndighederne senest 6 måneder efter byggeriets afslutning. Indsendelse af bekræftelse på, at hensatte beløb er anvendt (6 mrd. efter godkendelse af byggeri) Afslutning af byggesag med endelig accept af udført arbejde, garantieftersyn m.m. I denne fase skal byggeriet godkendes endeligt. Dette indebærer, at skema C godkendes af myndighederne. I skema C vil der blive afsat skyldige beløb. De skyldige beløb skal dokumenteres inden 6 måneder fra byggeriets afslutning. I denne fase skal endvidere gennemføres garantieftersyn (1- og 5 års) Ved godkendelse af byggeriet skal opmærksomheden henledes på "Bekendtgørelsen om offentlig støttet Byggeri efter lov om Boligbyggeri". 1 års eftersyn gennemgang Fejl- og mangelskema udleveres til beboer, der indsender til projektmedarbejder Godkendelse af 1 års eftersyn Afdelingsbestyrelsen kan f.eks. Underskrive som garanter for eventuelle "klagesager" over at afdelingsbestyrelsen ikke var med i gennemgangen INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsgangen og bemyndiger administrationen til at foretage mindre justeringer baseret på erfaringer med brugen af forretningsgangen i praksis.
NOTAT KAPITALFORVALTNING DATO 01.03.2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Boligkontoret har overtaget obligationsbeholdningen fra Højbo, Bo83 og Vesterbo. Den samlede kursværdi var 238.628.885 kr. pr. 31. december 2011. Der er 4 til at administrere obligationerne. Danske Bank havde 113.130.289 kr. pr. 31/12 2011, Saxo Bank 58.993.336 kr., Sydbank 40.095.311 kr. og Nordea 26.409.949 kr. Nordea overtog administrationen efter Carnegie den 15. oktober 2011. Der skal mindst være 25.000.000 kr. i aftale. Som det fremgår af fusionsmaterialet er det passende med 3-4 til at administrere en så stor obligationsbeholdning. I øjeblikket er det ikke relevant med store aftaleindskud i banker på grund af lav forrentning. Det kan ændre sig. Vi modtager afkastrapportering enten månedligt eller kvartalsvis samt en årlig afkastopgørelse. INDSTILLING Det indstilles der foretages en årlig vurdering om der skal ske ændringer blandt dem der administrerer obligationerne. Det vil ske på bestyrelsesmødet i februar eller marts måned på baggrund af afkastopgørelser for det forløbne regnskabsår. Administrationschefen laver en indstilling til bestyrelsesmødet. Der fokuseres både på afkastet for det forløbne år samt en periode på 2-3 år. Der kan være forskel i afkast de enkelte år. Det udjævnes ved at se på en længere periode. Hvis en præsterer et markant lavere afkast over 2-3 år indstilles at vedkommende udskiftes med en anden. Jeg har kigget på afkastopgørelser for 2010 og 2011. Det viser sig at Saxo Bank har klaret sig markant dårligere end Danske Bank for Højbo og Bo83. Saxo Bank havde afkast på 2,63 % i 2010 og 2,27 % i 2011 mens Danske Bank havde afkast på 6,10 % og 4,89 %. I Vesterbo har Sydbank og Danske Bank klaret sig godt. Nordea har som nævnt først overtaget administrationen pr. 15/10 2011. Det indstilles på baggrund af ovenstående at aftalen med Saxo Bank opsiges og beholdningen hos Højbo overdrages til Nordea og fra Bo83 til Sydbank. Obligationerne samles i et depot pr. aftale, altså 3 depoter.
NOTAT Sammenfatning af kundeundersøgelse 2011 DATO 17. februar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I december 2011 og januar 2012 blev der gennemført en elektronisk kundeundersøgelse blandt beboerne i Boligkontoret Århus. Undersøgelsen blev annonceret via beboerbladet Kvarteret og www.bk-aarhus.dk samt BKÅ Portalen. Undersøgelsen har givet et meget lavt antal besvarelser i alt kun 71 afsluttede besvarelser. Det gør det meget svært at lave pålidelige konklusioner på undersøgelsen, både fordi stikprøven er meget lille, og fordi man må formode, at det primært er kunder med noget særligt på hjerte, der har benyttet sig af muligheden, mens der er et meget stort, tavst flertal, som undersøgelsen ikke siger noget om. Svarene fordeler sig tillige ganske skævt på afdelingerne: Afdeling Pct. af besvarelser Pct. af boliger 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 2,8% 6,4% 02 Haugesundsvej osv. 4,2% 0,6% 04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 4,2% 2,1% 08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 1,4% 1,4% 09 Trøjborgvej 1,4% 0,2% 11 Helge Rodes Vej 5,6% 1,4% 13 Hammershusvej 1,4% 2,5% 14 Aldersrovej 4,2% 0,8% 15 Otto Benzonsvej/Peter Fabersvej osv. 1,4% 3,9% 18 Trøjborgvej 4,2% 0,8% 19 Tamperdalsvej 1,4% 1,3% 20 Norgesparken 1,4% 2,0% 22 Illerupvej 2,8% 2,6% 23 Nydamsparken 5,6% 4,4%
Afdeling Pct. af besvarelser Pct. af boliger 25 Reginehøj 5,6% 7,2% 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 1,4% 0,6% 27 Fuglebakkevej/Høgevej 1,4% 3,5% 29 Kalmargade 2,8% 4,4% 32 Nørreskovvej 4,2% 2,4% 33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 1,4% 0,9% 34 Salonikivej 1,4% 0,7% 35 Skelagervej 2,8% 1,7% 36 Hallssti 1,4% 0,3% 42 Hjelmagerparken 2,8% 1,1% 46 Vistoftparken 2,8% 0,9% 47 Julsøvej 1,4% 0,6% 48 Skæring Parkvej 4,2% 1,9% 53 Julsøvej 4,2% 0,5% 57 Åvænget 1,4% 0,8% 61 Chokoladen 1,4% 1,4% 63 Skæring Parkvej 1,4% 0,3% 67 Hørretløkken 1,4% 1,1% 69 Ryttervej 2,8% 0,4% 72 Rønnevangen 2,8% 0,4% Fagbo 8,5% #I/T Der er således kun besvarelser fra 34 ud af 72 afdelinger, og disse besvarelser er meget ulige fordelt. Fx stammer 2,8 pct. af besvarelserne fra afdeling 72 Rønnevangen, selv om afdelingen kun udgør 0,4 pct. af lejemålene i Boligkontoret Århus. Tilsvarende er der kun 0,2 pct. af lejemålene i afdeling 9 Trøjborgvej, men 1,4 pct. af besvarelserne. Der er slet ingen besvarelser fra selv store afdelinger som afdeling 28 Lindholmparken med 216 lejemål eller afdeling 17 Uffesvej med 164 lejemål. Det betyder, at selve undersøgelsen skal tages med et betydeligt gran salt, og at der nok i højere grad bør lægges vægt på konkrete udsagn i kommentarerne, end det overordnede resultat. Det betyder også, at det bør overvejes, om metoden kan lægges om til næste gang. Fx ved at udvælge 200 beboere, der bliver bedt om at svare, ved at udsende spørgeskemaer i papirform eller evt. gennemføre interview telefonisk.
Overordnede resultater Med de bemærkninger in mente, viser undersøgelsen et rigtig pænt billede af beboernes syn på Boligkontoret Århus service. På alle parametre ligger scoren over middel 1. 1. Tilfredshed med boligkvalitet sammenlignet med husleje 2,6 2. Tilfredshed med service fra ejendomsfunktionær 2,8 3. Tilfredshed med service fra administrationen 2,4 4. Tilfredshed med information 2,8 Det skal sammenlignes med, at det mål, organisationsbestyrelsen har sat for udgangen af 2012 er, at vi på alle parametre når mindst 3,0. Upåagtet at undersøgelsen ikke er særligt valid, er der god grund til at arbejde med de konkrete input på alle områder. Resultaterne kan afbilledes således: 100% 90% 25% 44% 21% 26% 80% 70% 48% 46% 54% 60% 50% 29% 40% 30% 20% 10% 0% 16% 16% 14% 12% 16% 14% 12% 7% Boligkvalitet Ejendomsfunktionær Administration Information Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Kommentarer Beboerne har haft mulighed for at give kommentarer til de enkelte spørgsmål, og i det følgende vil hovedtrækkene blive gennemgået. Der bliver fulgt op på hver enkelt problemstilling af de relevante afdelinger. 1 Middel hverken tilfreds eller utilfreds er 2,0. Skalaen går fra 0,0 (alle meget utilfredse) til 4,0 (alle meget tilfredse)
De helt konkrete bemærkninger til enkeltstående medarbejdere, problemstillinger osv. er videregivet til de relevante medarbejdere og vil blive fulgt op, men har ikke som sådan relevans for sammenfatningen. Sammenhæng mellem bolig og kvalitet: Mange fremhæver utætheder, dårlig isolering og dårlig forsyning som problemer med boligkvaliteten Derudover er der forholdsvis mange besvarelser fra afdeling 72 Rønnevangen, der naturligt påpeger mangler ved byggeriet. Det er gennemgående, at mange beboere er indstillet på betale mere i husleje for højere kvalitet Tilfredshed med ejendomsfunktionær Som resultaterne antyder, er der generelt meget stor tilfredshed med ejendomsfunktionærer. Resultaterne er dog meget svingende fra afdeling til afdeling. Der er særligt fokus på vigtigheden af at huske de indgåede aftaler. Mange roser vedligeholdelsen af udendørsarealer, men der er også steder, det giver anledning til kritik. Et par beboere hæfter sig ved tilgængeligheden af ejendomsfunktionærer og efterspørger andre kontortider Et par enkelte respondenter udtrykker bekymring for serviceniveauet i Sabro som følge af den delte drift med AlmenBo. Tilfredshed med administrationen Det er administrationen, der udtrykkes mindst tilfredshed med, selv om der også her opnås en score klart over middel. Nogle har oplevet, at forskellige medarbejdere har tacklet ens problemstillinger uensartet og har oplevet, at der er uklarhed om, hvilke procedurer der følges. Nogle har haft en oplevelse af, at administrationen Ikke ønsker at gå i dialog med beboeren for at løse problemerne En enkelt påpeger, at administrationen angiveligt har en tendens til at vægte råderet fremfor nødvendige moderniseringer i afdelingerne. Enkelte hæfter sig ved den manglende sammenhæng mellem åbningstid på telefon og ekspedition Tilfredshed med information Generelt er der ganske stor tilfredshed med informationen. Mange efterlyser meget mere elektronisk information fx også beboerbladet Kvarteret og mulighed for at selektere i information Der bliver også udtrykt ønske om mulighed for at tilmelde sig nyhedsbrev med nyheder fra afdeling og administration Omvendt er der adskillige, der er frustrerede over manglende opdatering af afdelingshjemmesider og efterlyser mere justits i den forbindelse.
Generelle kommentarer En kunde efterlyser: Tag jeres beboere alvorligt, og gør en indsats når de påtaler fejl og mangler!. Og måske er det værd at have in mente, at det ikke mindst, når der opstår fejl, at ambitionen om byens bedste service skal stå sin prøve. Beboerdemokrati 52% svarer, at de har deltaget i mindst én beboerdemokratisk aktivitet, hvilket ligger klart over målet på 40%. Det er klart positivt igen vel vidende at undersøgelsen ikke er ret repræsentativ for beboerne som helhed. Nogle påpeger, at afdelingsbestyrelserne har for lidt at sige i forhold til administrationen, og at de ikke oplever inspektøren høre afdelingsbestyrelserne inden arbejder sættes i gang. Andre oplever ikke, at de er i målgruppen for beboeraktiviteterne hvilket kan være en reminder om at lave aktiviteter og arbejdsformer, der ikke kun henvender sig til Tordenskjolds soldater Flere mener ikke, der bliver lyttet i beboerdemokratiet i afdelingen, men at beboere med høj anciennitet sidder på magten. Videre undersøgelser Det er et led i konceptet for forvaltningsrevisionen, at der skal gennemføres en kundeundersøgelse hvert år sidst på året. Det vil ske ultimo 2012 med de overvejelser, der blev gennemgået i indledningen af dette notat. Men allerede på nuværende tidspunkt er der flere undersøgelser i gang. Dels har vi i forbindelse med kundeundersøgelsen fået fundet frem til et panel af ikke-valgte beboere, som vil blive inviteret til drøftelser med jævne mellemrum for at få en fokusgruppe med beboere, der kan give input til fx forbedringer af servicen. Dels er der iværksat en spørgeskemaundersøgelse til beboervalgt (afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelse) for at belyse serviceringen af disse. INDSTILLING Det indstilles at bestyrelsen drøfter undersøgelsen og tager den til efterretning, samt at administrationen til mødet i juni giver en status på opfølgningen på undersøgelsen.
NOTAT TIL PKT 3 c Opfølgning på bestyrelsesseminar DATO 8. marts 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen var samlet den 2.-3. marts 2012 for at samle op på det eksisterende visionspapir og formulere det om til et nyt grundlag for Boligkontoret Århus. Resultatet af anstrengelserne kan sammenfattes således, med mål for de tre år mellem repræsentantskabsmøderne i 2012 og 2015: