Beredskabsplan for Center for Økonomi, Løn og Indkøb Niveau II Maj 2017 rev. Beredskabsplanen er udarbejdet i samarbejde med Nordsjællands Brandvæsen
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Sammenhæng mellem Niveau I, II og III-beredskabsplaner... 3 1.3 Opbygning... 4 1.4 Kommunikation af beredskabsplanens indhold... 4 1.5 Afprøvning og opdatering af beredskabsplanens indhold... 4 1.6 Uddannelse... 4 2. Kritiske funktioner, risici og hændelser Center for Økonomi, Løn og Indkøb... 5 2.1 Generelle risici og hændelser... 6 3. Opbygning af Center for Økonomi, Løn og Indkøb krisestab... 7 4. Indsatskort... 9 4.1 Brand- og evakueringsinstruks... 10 4.2 Skader på Kommunal Ejendom... 11 4.3 Håndtering af bombetrussel... 11 4.4 Mistænkelige breve eller pakker... 12 4.5 Mediesager... 13 4.6 Læk af fortrolige oplysninger... 13 4.7 Vold og trusler mod ansatte i tjeneste på Rådhuset... 14 5. Evaluering... 14 6. Bilag... 16 6.1 Registreringsskema ved bombetrussel... 17 6.2 Livreddende førstehjælp... 18 6.3 Procedure ved akut opstået sygdom eller tilskadekomst... 19 6.4 Kontaktliste... 20 6.5 Samlingspunkter... 21 2
1. Indledning 1.1 Formål Beredskabsplanen Niveau II, skal sikre, at Center for Økonomi, Løn og Indkøb kan opretholde sine funktioner i tilfælde af, at der indtræffer en ekstraordinær hændelse. Planen beskriver roller og ansvarsområder i forbindelse med hændelser, som det enkelte center skal kunne håndtere. Derudover kan planen anvendes som et værktøj og hjælpe: Før hændelsen - ved at skabe klarhed over roller og ansvar i forbindelse med hændelser. Under hændelsen ved at være instruks i hvem der gør hvad i tilfælde af hændelser. Efter hændelsen ved at blive brugt som udgangspunkt for evaluering af centerets beredskab. Beredskabsplanen omhandler ikke arbejdsmiljøproblemer, hvorfor der henvises til arbejdspladsvurderinger og trivselsundersøgelser. 1.2 Sammenhæng mellem Niveau I, II og IIIberedskabsplaner Beredskabsplanen for Center for Økonomi, Løn og Indkøb Niveau II, understøttes af: Niveau I beredskabsplan, er den overordnede beredskabsplan for Fredensborg Kommune. Planen fokuserer på store, ekstraordinære og tværgående hændelser, som kræver aktivering af det øverste niveau af Fredensborg Kommunes samlede beredskab herunder kommunaldirektøren. Niveau III beredskabsplaner, er beredskabsplaner for konkrete objekter eller konkrete hændelser på institutioner mv. 3
1.3 Opbygning Planen er udarbejdet med udgangspunkt i, at den skal være simpel, overskuelig og handlingsorienteret. Den indeholder en beskrivelse af: 1. Risici og hændelser 2. Centerets krisestab, herunder oversigt over hvem der er ansvarlig for hvilke opgaveområder i tilfælde af større hændelser 3. Indsatskort med beskrivelse af roller og ansvar ved udvalgte hændelser 4. Vejledninger i forhold til generelle trusler 1.4 Kommunikation af beredskabsplanens indhold Centerets beredskabsplan godkendes af kommunalbestyrelsen og gennemgås for hele personalegruppen på et personalemøde. Beredskabsplanen gøres tilgængelig for alle via Medarbejderportalen FREDE og i printet form. 1.5 Afprøvning og opdatering af beredskabsplanens indhold Centerets centerchef er i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanten ansvarlig for at Niveau II beredskabsplanen afprøves minimum hvert andet år. Centerchefen er ligeledes ansvarlig for vedligeholdelse og opdatering af beredskabsplanen. 1.6 Uddannelse Det anbefales at centerets medarbejdere tager kursus i førstehjælp og elementær brandbekæmpelse. I den forbindelse er det vigtigt, at viden ajourføres. Har en medarbejder gennemført kurserne for to eller flere år siden, anbefales det at tilmelde sig på ny. Det anbefales af kurserne udbydes via Fredensborg Kommunes kursuskatalog. 4
2. Kritiske funktioner, risici og hændelser Center for Økonomi, Løn og Indkøb For bedst muligt at identificere relevante risici for Center for Økonomi, Løn og Indkøb, er der i efteråret 2012, gennemført en ROS60 øvelse i medarbejdergruppen på Fredensborg Rådhus. Øvelsen er afholdt i henhold til Beredskabsstyrelsen vejledninger, og centeret har identificeret følgende kritiske funktioner og risici: Kritiske funktioner: Betaling af regninger/ydelser til borgere, brugere og andre myndigheder Budgetopfølgning Udarbejdelse af lovpligtigt regnskab og budget Lovpligtige udbud og indkøbskontrakter Identificerede risici: Risikoområde Konkrete risici/hændelser Yderligere information IT It-nedbrud, problemer med nye systemer, problemer med ITsikkerhed, strømsvigt Niveau II - Center for Ejendomme og Intern Service IT chef Thomas Fænø: 72 56 20 35, Centerchef Anette Barnkob: 72 56 59 30 Ud for hver hændelse er angivet hvor yderligere information kan findes. I visse tilfælde, som fx brand, angives to centre. Dette er for både at henvise til yderligere information, der findes i denne plan samt at henvise til det center der er ansvarlig i forhold til hændelsen. 5
2.1 Generelle risici og hændelser Risikoområde Konkrete risici/hændelser Yderligere information Brand Bombetrusler Forurening Ekstremt vejrlig Forsyningssvigt Brand på Rådhuset i eller udenfor arbejdstid Bombetrusler modtaget telefonisk Forurening af luft og vand fx udslip af giftstoffer Snestorm, hedebølge, skybrud m. fl. El, vand, varme, kloak IT/telefoni Niveau II - Beredskabsplan for Center for Økonomi, Løn og Indkøb, side 11 Niveau II - Center for Ejendomme og Intern Service Centerchef Anette Arendt Barnkob: 72 56 59 30 Teamleder Eva Meyle: 72 56 59 79 Niveau II Beredskabsplan for Center for Økonomi, Løn og Indkøb - Side 12 Niveau II - Center for Byudvikling, Miljø og Erhverv Centerchef Ulla Catrine Brinch: 72 56 59 50 Souschef Lise Kongsgaard:72 56 59 70 Niveau I - Beredskabsplan for Fredensborg Kommune Niveau II Beredskabsplan for Center for Økonomi, Løn og Indkøb - Kontaktlisten bilag 3 Niveau II - Center for Byudvikling, Miljø og Erhverv Centerchef Ulla Catrine Brinch: 72 56 59 50 Souschef Lise Kongsgaard: 72 56 59 70 Niveau II - Center for Ejendomme og Intern Service IT chef Thomas Fænø: 72 56 20 35 Centerchef Anette A. Barnkob:72 56 59 30 IT Support: 72 56 22 22 (Døgnet rundt) Sygdomme Epidemier/pandemier Niveau II - Center for Ældre og Handicap (Sundhedsberedskabsplan) Centerchef Hans Bækvang: 72 56 22 85 Souschef Meta Fuglsang: 72 56 22 32 Mediesager Post Politiske sager, omsorgssvigt, håndtering af store hændelser Mistænkelige breve og pakker Niveau II - Center for Politik og Organisation Centerchef Mie Gudmundsson: 72 56 51 62 Teamleder Charlotte Mandøe: 72 56 51 40 Forhandlingschef Nanna S. Kolze: 72 56 22 52 Niveau II Beredskabsplan for Center for Økonomi, Løn og Indkøb, side 13 6
3. Opbygning af Center for Økonomi, Løn og Indkøb krisestab Økonomi, løn og Indkøb henhører under økonomidirektøren. Centerchefen varetager den daglige ledelse af Økonomi, Løn og Indkøb. I en krisesituation kan afdelingen alarmeres ved henvendelse til følgende krisestab i nævnte rækkefølge: Økonomidirektør Mads Toftegaard Arbejde 72 56 51 36 Mobil 25 42 18 92 Centerchef Henriette Lilleør Arbejde/Mobil 72 56 25 60 Souschef Helle Andersen Arbejde 72 56 24 05 Mobil 25 47 24 42 Teamleder Elisabeth Piil Arbejde 72 56 52 32 Mobil 40 36 61 87 Såfremt hændelsen finder sted uden for almindelig arbejdstid eksempelvis i weekender eller om aftenen er Økonomidirektøren, centerchefen og den presseansvarlige tilgængelige på mobiltelefon. 7
I en krisesituation kan krisestaben henvende sig til følgende udvalgte kontaktpersoner: Område Kontaktperson Telefon Stedfortræder Telefon Aktivering af Niveau I Større hændelser Medarbejder/ arbejdsmiljørelaterede hændelser KMD og IT support Kommunaldirektør 72 56 51 21 Kim Herlev 24 40 86 13 Jørgensen Centerchef Henriette Lilleør 72 56 25 60 Arbejdsmiljørepræsentant 72 56 24 15 Marianne Rønnstad 22 55 06 68 IT chef 72 56 20 35 Thomas Fænø 26 83 43 33 Direktør Mads Toftegaard 72 56 51 36 25 42 18 92 Souschef Helle Andersen Centerchef Anette Barnkob 72 56 24 05 25 37 24 42 72 56 59 30 20 80 28 82 Forsyningssvigt el, vand og varme Centerchef Ulla Catrine Brinch 72 56 59 50 20 55 19 89 Mølholm Forsikring 65 20 21 20 Krisehjælp Falck 70 10 20 12 Vagtservice Rådhusbetjenten 72 56 51 51 Souschef Lise Kongsgaard Psykisk Akutmodtagelse, Hillerød 72 56 59 70 20 80 28 52 38 64 32 00 8
4. Indsatskort Følgende indsatskort kan anvendes ved en mindre eller større hændelse: 9
4.1 Brand- og evakueringsinstruks ALARMÉR BRANDVÆSENET: 1-1-2 og gør følgende: Meld: Brand Oplys sted, lokale, etage og evt. antal tilskadekomne, hvad der brænder og hvilket nummer der ringes fra. Informér Receptionen lokal 1112 om at det brænder og hvor. Receptionen informerer Rådhusbetjentene på lokal 72 56 51 51 Ilden forsøges slukket med nærmeste brandslukningsmateriel, hvis muligt uden fare for egen sikkerhed. o Brug kun kulsyreslukker mod elektriske installationer og aldrig mod personer. o Brug vandslukker mod fast stof. RED: Mennesker i fare BEGRÆNS: Luk døre og vinduer/ventilation så vidt muligt EVAKUERING: Optræd roligt og behersket. Forlad kontorerne og sørg for at få nærmeste kollegaer med ud. Få ligeledes personer ud fra toiletter og kontorer på vejen. Søg mod nærmeste udgang og gå til parkeringspladsen syd/øst for Rådhuset, jf. bilag 6.4. Ved kraftig røgudvikling: Kryb langs gulvet. Vinduer og døre lukkes så vidt muligt, så ilden begrænses. Check om alle er ude. Modtag og orientér brandvæsenet 10
4.2 Skader på Kommunal Ejendom Ved behov for at finde alternative bygninger til kommunale lejere, assisterer Center for Ejendomme og Intern Service med dette. Det sker i samarbejde med den pågældende centerchef. 4.3 Håndtering af bombetrussel Enhver ansat kan komme ud for en telefonbombetrussel. Bombetrusler er heldigvis meget sjældne men kan forekomme og der er derfor udarbejdet et skema. Dette skema kan anvendes som huskeliste. Det er væsentligt at huskelisten udfyldes bedst muligt, for at give politiet det bedste grundlag at arbejde ud fra. Opgaver, som skal udføres i tilfælde af bombetrussel Notér tidspunkt for modtagelse af bombetruslen. Skema (huskeliste) forsøges udfyldt mens samtalen står på (se bilag 6.1). Vurder truslens rigtighed, ved den mindste tvivl gennemgå følgende opgaver. Politiet alarmeres 1-1-2 og orienteres om situationen. Brug aldrig mobiltelefon. Receptionen alarmeres 1112 og orienteres om situationen. Receptionen informerer Rådhusbetjentene, på lokal 72 56 51 51 Eventuelle fund røres ikke, men meddeles omgående til nærmeste leder/stedfortræder og politiet. Evakuér hurtigst muligt bygningen og gå til samlingspunktet syd/øst for Rådhuset. Hold afstand til dørpartier, vinduer m.v. med glas. Sørg for at ingen går ind i bygningen før sagen er nærmere undersøgt. Ansvarlig: Centerchefen er i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanten, ansvarlig for at samtlige medarbejdere kender procedurer i forbindelse med bombetrussel og evakuering samt opdatering af disse. 11
4.4 Mistænkelige breve eller pakker Uåbnet, mistænkeligt brev eller pakke Hvis pakken/brevet er mistænkeligt, bør forsendelsen ikke håndteres yderligere. Alarmér beredskabet på 1-1-2 følg politiets instrukser. Se ligeledes Brand- og evakueringsinstruks. Åbnet brev/pakke indeholdende pulver, som drysser ud i omgivelserne Forsøg ikke at fjerne pulveret. Tildæk pulveret/brev/pakke med hvad der er for hånden (tøj, papir, papirkurv). Fjern ikke tildækningen. Få alle tilstedeværende personer ud af lokalet og afluk dette. Hvis der er ventilationsanlæg i lokalet, skal dette afbrydes. Vask hænderne grundigt med sæbe og vand, for at hindre spredning til ansigtet Alarmér politiet på 1-1-2 og følg politiets instrukser. Tag det forurenede tøj af så hurtigt som muligt og læg det i en plasticpose eller lignende der kan lukkes lufttæt. Posen deponeres indtil prøvesvar foreligger. Tag hurtigst muligt et brusebad. Brug sæbe og vask hele kroppen grundigt (også håret). Brug ikke desinficerende midler på huden. Afvent i øvrigt beredskabets ankomst og følg deres instruktioner. Alle personer der har været i lokalet, hvor det mistænkelige brev/pakke er fundet, registreres ved politiets foranstaltning med navn, cpr-nummer, adresse og telefonnummer. De skal blive på stedet og afvente politiets instrukser. Selvom et brev indeholder miltbrandbakterier, er risikoen for smitte ringe. Miltbrand smitter ikke mellem mennesker og kan effektivt forebygges med antibiotika, hvis behandlingen iværksættes tilstrækkeligt tidligt. 12
4.5 Mediesager I tilfælde af negativ omtale, borgerreaktioner og politiske skandaler kontaktes centerchef for Center for Politik og Organisation, som prioriterer sagen. Afhængig af sagens omfang og udvikling allokeres medarbejdere (kommunikation, jura etc.) til at håndtere denne. Centerchef for Politik og Organisation underretter Kommunaldirektøren og vurderer i samråd, hvorvidt krisestab skal nedsættes. Centerchef udpeger medarbejder(e) til at føre log over sagens udvikling. Centerchef Mie Gudmundsson Arbejde: 72 56 51 62 Mobil: 91 32 58 14 Teamleder Charlotte Mandøe Arbejde: 72 56 51 40 Mobil: 24 63 65 85 Forhandlingschef Nanna Steenbjerg Kolze Arbejde: 72 56 22 52 Mobil: 40 15 44 20 4.6 Læk af fortrolige oplysninger Reglerne om hvordan man håndterer fortrolighed og persondata fremgår af personalepolitikken og informationssikkerhedspolitikken. Skulle der mod forventning ske et sikkerhedsbrud vedrørende læk af personfølsomme oplysninger eller lignende kontaktes Center for Ejendomme og Intern Service, som kan hjælpe med at håndtere situationen. IT chef Thomas Fænø Arbejde: 72 56 20 35 Mobil: 26 83 43 33 Centerchef Anette Arendt Barnkob Arbejde: 72 56 59 30 Mobil: 20 80 28 82 13
4.7 Vold og trusler mod ansatte i tjeneste på Rådhuset Ved vold og trusler om vold skal hændelsesforløbet iagttages, ligesom der skal ydes nødvendig krisehjælp til de berørte. Leder skal kontaktes med oplysning om hændelsesforløbet. Herefter er det lederens ansvar: Anmelde direkte til administrationsselskabet Willis i deres webbaserede system Orientere arbejdsmiljøgruppe eller arbejdsmiljørepræsentant mundtligt. Som hovedregel anmelde hændelsen til politiet. Anmeldelse skal ske samme dag på tlf. 112 eller 49 27 14 48. Hvis det skønnes, at den pågældende borger skal have forbud mod at komme i afdelingen skal dette fremgå af politianmeldelsen. Anmelde til Arbejdsskadestyrelsen inden 9 dage efter hændelsen. Orientere det samlede personale om hændelsesforløbet. Tage stilling til yderligere beskyttelsestiltag. Yderligere information Ved behov for yderligere viden om emnet, henvises der til Fredensborg Kommunes pjece Vold, trusler om vold og voldsomme hændelser. Pjecen bør gøres tilgængelig i centret i printet form. Den findes på Medarbejderportalen FREDE. 5. Evaluering Efter en hændelse, hvor beredskabsplanen har været anvendt, skal indsatsen evalueres for at klarlægge eventuelle nye læringspunkter i planen eller indsatsen. I forbindelse med en gennemgang af hændelsen, kan det blandt andet være relevant at belyse og justere: Opstartsfasen. Aktiveringen af krisestaben. Kommunikationen. Såfremt evalueringskonklusioner giver anledning til ændringer, bør beredskabsplanen tilpasses så lignende komplikationer ikke opstår ved fremtidige hændelser. 14
Ved større hændelser skal Nordsjællands Brandvæsen efterfølgende inddrages i evalueringsfasen. Ansvarlig: Centerchefen er i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanten ansvarlig for, at der foretages en evaluering af den endte hændelse samt for vedligeholdelse og opdatering af beredskabsplanen. 15
6. Bilag 1. Registreringsskema ved bombetrussel 2. Livreddende førstehjælp 3. Kontaktliste 4. Samlingspunkt 16
6.1 Registreringsskema ved bombetrussel VÆR ROLIG VÆR VENLIG HOLD FORBINDELSEN Stil mange spørgsmål for eventuelt at konstatere truslens troværdighed Bed vedkommende gentage så mange gange som muligt (du kan evt. undskylde dig med dårlig forbindelse). Dato: Klokkeslæt: Modtaget af: Ordret ordlyd af truslen: Hvornår skal den sprænge? Hvordan ser den ud? Hvem er du? Hvor er den anbragt? (etage) Hvorfor gør du det? Noter eventuel baggrundsstøj Musik Børn Tale Trafik PC er Maskinstøj Flystøj Anden støj: Hvordan er stemmen i telefonen? Mand Kvinde Barn Aggressiv Rolig Accent Speciel stemme Diffus Beruset Ung Gammel 17
6.2 Livreddende førstehjælp På rådhuset er der placeret 2 hjertestartere (AED) og førstehjælpsudstyr i hver sin ende af huset. Den ene hjertestarter er placeret i stueetagen ved hovedindgangen/borgerservice i første lokale til højre for elevatoren. Den anden er placeret i stueetagen ved indgang E/Center for job og uddannelse, over for elevatoren. Se efter skiltet: På næste side finder du procedure ved akut opstået sygdom eller tilskadekomst 18
6.3 Internt alarm nummer til brug på Rådhuset 1 1 1 2 Procedure ved akut opstået sygdom eller tilskadekomst Hvornår? Ved sygdom, tilskadekomst eller ildebrand Hvordan? Ring 1112 fortæl hvad der er sket, hvor du ringer fra (hvilken sal). Udenfor omstillingens telefontid viderestilles alarmkaldet automatisk til ALARMCENTRALEN 112 eller ring direkte 112. Hvorfor? For at sikre at Rådhusets Førstehjælpere tilkaldes hurtigst muligt, så livreddende indsats kan påbegyndes inden ambulancen/brandvæsen ankommer. 1112 kald prioriteres som alarmkald hos omstillingen og besvares som førsteprioritet. Omstillingen rekvirerer ambulance/brandvæsen, og tilkalder derefter førstehjælperne, som er uddannet til assisterer indtil ambulancen ankommer. Hvad kan jeg gøre? Bliv ved personen og sørg for at berolige ham/hende og om nødvendigt påbegynd selv førstehjælp. Hvor er genoplivningsudstyret? - Den ene hjertestarter er placeret i stueetagen ved hovedindgangen/borgerservice i første lokale til højre for elevatoren. - Den anden er placeret i stueetagen ved indgang E/Center for job og uddannelse, over for elevatoren. Se efter skiltet: Hvem er førstehjælperne? Det er kolleger på Rådhuset der frivilligt stiller sig til rådighed. De har gennemgået 12 timers kursus med udvidet kursus i hjertestarteren (AED) samt andet genoplivningsudstyr. Vil du vide mere? Måske er du interesseret i at blive en del af teamet som førstehjælper eller vil du blot vide mere? Kontakt kan rettes til risikokoordinator Anders Pihl-Jensen på lokal 5922 19
6.4 Kontaktliste Område Navn Telefon (dagtimer) Nødtelefon/vagt Brand/redning Nordsjællands 45 80 33 55 112 Brandvæsen (Vagtcentralen) Indsatsleder (døgnet 30 87 01 12 rundt) Politi Nordsjællands Politi 49 27 14 48 112 / 114 Skadestue Hillerød Akutmodtagelse 48 29 46 00 1813 (Akuttelefonen) Krisehjælp Mølholm Forsikring 65 20 21 20 65 20 21 20 Forgiftning Giftlinjen 82 12 12 12 Forsyning, vand Forsyning, kloak Fredensborg Forsyning Fredensborg Forsyning 35 29 44 00 35 29 44 00 (døgnet rundt) 35 29 44 00 35 29 44 00 (døgnet rundt) Fjernvarme Nordforbrænding 45 16 05 00 45 16 05 60 El DONG 72 10 20 30 72 10 20 30 Naturgas/gasudslip HMN Naturgas 39 54 70 00 62 25 91 14 20
6.5 Samlingspunkter 21