Dagsorden til 24. møde i Kommunernes It-Arkitekturråd Mødet afholdes den 7. december 2017 i lokale S-10 i KL-Huset, Weidekampsgade 10,. Side 1 af 26 'Rammearkitekturen er fundamentet for, at kommunerne anskaffer effektive digitale løsninger, der styrker den kommunale opgaveløsning og skaber sammenhæng på tværs. Det sker med borgeren i centrum og på et åbent marked.' Vision for den fælleskommunale rammearkitektur, vedtaget af Kommunernes It-Arkitekturråd februar 2017.
Indhold 1. Velkommen og siden sidst 3 2. Formandens beretning 4 3. Status vedr. arbejdet med initiativ 8.1: Gode data og effektiv datadeling 5 4. Opdatering af OIO-standarder 6 5. Ny EU-lovgivning vedr. e-handel (edelivery) 8 6. Sammenhængende borgerforløb for udsatte børn og unge 9 7. 'Organisation' og sagsbehandler-id ift. fagsystem på beskæftigelsesområdet 11 8. Ny teknologi til simulering af kommunale processer og regler (projekt EcoKnow) 13 9. Modning af idéoplæg til pilotprojekter under KL s teknologispringsprojekt 15 10. Analyse af selvbetjeningskomponenter (lukket drøftelse) 16 11. Status for programmet 'Sammengæng og Genbrug med Rammearkitekturen' (SAGERA) 17 11.1 Programstatus samt overvejelser om 2018 17 11.2 Forslag til model for reviderede fælleskommunale arkitekturprincipper 18 11.3 Forslag til struktur og principper for en forretningsdomænemodel 20 11.4 Retningslinier for Advisory Board 21 11.5 Foreløbige resultater af kvalitative undersøgelser af brugerbehov til udstilling af rammearkitekturens indhold 22 11.6 Status for rammearkitekturpuljens projekter 2017 og status for ansøgninger til rammearkitekturpuljen 2018 24 12. Status fra Kommunernes Data & Infrastruktur (KDI) 25 13. Eventuelt 26 Side 2 af 26
1. Velkommen og siden sidst v. Henrik Brix, formand og Ghita Thiesen, KL Side 3 af 26
2. Formandens beretning v. Sekretariatet for It-Arkitekturrådet og Henrik Brix, formand Side 4 af 26
3. Status vedr. arbejdet med initiativ 8.1: Gode data og effektiv datadeling v. Dan Bjørneboe, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, og Peter Falkenberg, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund Det fællesoffentlige arkitektursamarbejde er organiseret i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og i Styregruppen for Data og Arkitektur. Der bliver givet en mundtlig orientering ved repræsentanter fra Digitaliseringsstyrelsen. Side 5 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Det endelige indhold af orienteringen foreligger ca. 1. december. På mødet deltager Kontorchef Jens Krieger Røyen og chefarkitekt Michael Bang Kjeldgaard.
4. Opdatering af OIO-standarder v. Dan Bjørneboe, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund Styregruppen for Data og Arkitektur besluttede på mødet i maj 2017 at opdatere OIO-standarderne for Sag og Dokument. KL fik tovholderopgaven. Kerneinteressenterne på myndighedssiden er: KL KOMBIT ATP/UDK Digitaliseringsstyrelsen Side 6 af 26 Arbejdet tager fat i følgende specifikationer: Sag Dokument Organisation Klassifikation og Generelle egenskaber Målet er at opdatere standarderne, så de afspejler de opnåede erfaringer og de behov, der er opstået, ikke mindst i forbindelse med KOMBITs systemudvikling. Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling OIO-standarderne for Sag og Dokument har ikke været underlagt governance og vedligeholdelse i en årrække. I den samme periode har især KOMBITs systemudvikling afdækket mangler og udviklingsønsker i forhold til standarderne. Det har ført til, at KOMBIT har måtte gennemføre ganske omfattende praktiske tilpasninger til de enkelte specifikationer/standarder. Herudover er Digitaliseringsstyrelsen og det fællesoffentlige samarbejde ved at orientere sig mod en række internationale hovedsageligt europæiske standarder på området. Der er enighed i kredsen af interessenter om, at OIO-standarderne skal opdateres, så de afspejler især KOMBITs tilpasninger, funderet i konkret systemudvikling, samtidig med, at mulighederne i de internationale standarder afdækkes. Arbejdet med at opdatere OIO-standarderne gennemføres af KL med bistand fra OptimumIT og med en følgegruppe fra kerneinteressenterne på myndighedssiden. Projektet bygger på en tæt dialog med i særdeleshed KOMBIT, og desuden er der inviteret til en workshop for leverandører den 22. november 2017. Der bliver afholdt en tilsvarende workshop for kommunale interessenter.
Resultaterne i form af forslag til opdaterede standarder og specifikationer bliver forelagt Arkitekturboard den 13. december 2017 og bliver sendt til offentlig kommentering fra uge 52 2017 til uge 3 2018. Input fra høringsfasen vil derefter blive indarbejdet, og resultatet bliver forelagt It-Arkitekturrådet på mødet den 27. februar 2018, og Styregruppen for Data og Arkitektur i marts 2018. Bilag Bilag 1 - Forslag til opdaterede standarder og specifikationer forventes eftersendt ca. 28.11 Side 7 af 26
5. Ny EU-lovgivning vedr. e-handel (edelivery) v. Dan Bjørneboe, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund Den fællesoffentlige styregruppe for initiativ 8.1 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi har på et møde den 27. september 2017 givet grønt lys til at igangsætte en foranalyse om brug og implementering af e-delivery i Danmark. Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Side 8 af 26 - drøfter og giver input til KL's interessevaretagelse i foranalysen Sagsfremstilling e-delivery er en del af PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), EU standarden for e-handel. Da Danmark har ratificeret PEPPOL, er det ikke et spørgsmål, om Danmark skal implementere e-delivery, men hvordan og hvornår. Styregruppen for Data og Arkitektur har igangsat en foranalyse for brug af e-delivery i Danmark. KL er inviteret til at deltage i arbejdsgruppen, der har deltagelse af: KL Danske Regioner MedCom Erhvervsstyrelsen (ERST) Digital Post ATP Sundhedsdatastyrelsen (SDS) og NemHandel Digitaliseringsstyrelsen forventer, at foranalysen kan afsluttes i december 2017. e-delivery forventes at få praktisk betydning for kommunernes e-handelsaktiviteter, med mulighed for delvis implementering via kommunernes økonomisystemer og mere dedikerede e-handelsløsninger. Det forventes, at foranalysen vil anbefale, at der gennemføres en egentlig analyse i foråret 2018 for endeligt at afdække danske potentialer for anvendelse af e- Delivery udover til e-handel. Bilag Bilag 2 - Udkast til foranalyse om brug af e-delivery i Danmark - forventes eftersendt ca. 28.11
6. Sammenhængende borgerforløb for udsatte børn og unge v. Michal Ingvald Engstrand, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL, og Peter Falkenberg, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund KL og Danske Regioner har i samarbejde med udvalgte borgere, Region Nordjylland og Aalborg Kommune været i gang med en pilotafprøvning af standardiseret digital understøttelse af indsatser for udsatte børn på tværs af børne- og ungepsykiatrien, det sociale børne- og ungeområde, praktiserende læger og PPR/skole. Projektet har på nuværende tidspunkt simuleret en mock-up med brugerne og borgerne, baseret på den fælleskommunale rammearkitektur. Projektet går nu ind i den mere konkrete udvikling af en prototype for afprøvning af konkrete dataobjekter på tværs af borgerforløbet. Den foreløbige status på resultater præsenteres på dagen. Side 9 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Drøfter og tager den simulererede mock-up visning til efterretning. Drøfter og tager den bagvedliggende udvekslingsmodel til efterretning. Drøfter og giver input til det videre arbejde i forhold til udvikling af prototypen. Sagsfremstilling KL og Danske Regioner er i samarbejde med ekstern leverandør gået i gang med at afprøve, hvordan der konkret kan deles data gennem standardiseret digital understøttelse af samarbejde og koordinering af de indsatser, som udsatte børn og unge modtager på tværs af det sociale børne- og ungeområde, PPR/skole, børne- og ungepsykiatrien og praktiserende læger. Projektets hensigt er bl.a., at udsatte børn og unge og deres familie ikke skal bruge unødig tid på at være i kontakt med offentlige myndigheder. Koordination og samarbejde på tværs af myndigheder skal ske enkelt og effektivt, så medarbejderne har de bedst mulige forudsætninger for at forstå de udsatte børn og unges situation og dermed imødekomme deres behov. Hvor data med fordel kan deles, skal det ske, for at samarbejdet understøttes effektivt. De udsatte børn og unge og deres familie skal ikke have oplevelsen af, at de skal bære oplysninger rundt mellem myndigheder. Med henblik på at kunne afprøve en fælles tilgang til smidig og ensartet datadeling på tværs af velfærdsområderne er der i dette projekt valgt et fokus på udsatte børn og unge, der modtager samtidige indsatser og behandling fra både det sociale børne- og ungeområde, PPR/skole og børne- og ungepsykiatrien. Proces Projektet har på nuværende tidspunkt foretaget observationsstudier, talt med alle de involverede fagpersoner og afholdt 5 workshops, hvor det er blevet kortlagt, hvilke forretningsmæssige og borgerrettede behov der er, hvilke data der giver værdi at dele som afsæt for afprøvningen, og der er gennemført simulering af en mock-up, baseret på den fælleskommunale rammearkitektur.
Foreløbige resultater Dataindsamlingen har vist sig at være mere omfangsrig end forventet, og tilgængeligheden af nøgle- og ressourcepersoner har desuden betydet, at der er arrangeret ekstra aktiviteter for at indsamle oplysninger. Mængden af oplysninger som registreres og omfanget af arbejdsgangene er endvidere mere komplekse end antaget, og data mere ustrukturerede. Store dele af de oplysninger som angives, findes i forskellige dokumenter, skemaer, blanketter, formularer og egne skabeloner og en stor del af disse oplysninger er ustruktureret fritekst. I alt er der identificeret 45-55 forskellige slags formater med mange af de samme oplysninger men i forskellige varianter, alt efter afsender og modtager. Blandt andet disse forudsætninger - sammen med at der for eksempelvis også mangler fællesfaglige begreber på socialområdet - er med til at besværliggøre og konkretisere, hvilke specifikke data der med fordel skal deles i borgerforløbet og den endelige prototype. Side 10 af 26 Projektets status, foreløbige resultater og fremadrettede indsatser i forhold til arbejdet med en prototype vil blive præsenteret på dagen. Bilag Bilag 3 - Kontaktpunkter, forretningsbehov og livsforløb Sammenhængende borgerforløb for udsatte børn og unge Bilag 4 - Mock up - Sammenhængende borgerforløb for udsatte børn og unge Bilag 5 - Udvekslingsmodel Sammenhængende borgerforløb for udsatte børn og unge
7. 'Organisation' og sagsbehandler-id ift. fagsystem på beskæftigelsesområdet v. Peter Falkenberg, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL og Camilla Iversen, Center for Vækst og Beskæftigelse, KL Baggrund Manglende ajourføring af kalendere på tværs af it-løsninger i jobcentrene medfører problemer for både sagsbehandlere og borgere. Årsagen er manglende entydighed for, hvordan sagsbehandlere identificeres på tværs af it-løsninger. Problemet er ikke isoleret til it-løsninger for arbejdsmarkedsområdet, men er også kendt på andre fagområder. KL og KOMBIT ønsker at finde en generel løsning på det konkrete problem. Side 11 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Drøfter KL/KOMBIT's forslag om at igangsætte en analyse og afprøvning af et løsningsforslag baseret på 'Organisation' i STS Sagsfremstilling Styrelsen for Arbejdsmarked og (STAR) har et fagsystem, Planner, som er stærkt udfordret af, at kommunerne ikke entydigt identificerer sagsbehandlerne på tværs af systemerne i jobcentrene. Planner bruges til at opsætte og udstille de samtalemuligheder og ledige tider, som skal være til rådighed, når ledige skal booke samtaler via jobnet.dk. Samtidigt styrer systemet, hvilke tider, der bliver booket, og giver information til sagsbehandlerne om dette. STAR stiller Planner til rådighed for jobcentrene. Den enkelte sagsbehandler i jobcentret har således en kalender i både jobcentrets fagsystem og i Planner, og disse skal holdes synkrone, så begge systemer til enhver tid kender sandheden om sagsbehandlerens ledige tider. Det kræver imidlertid, at sagsbehandleren kan genkendes på tværs af systemer via entydigt sagsbehandler-id, når kalenderaftalerne udveksles mellem fagsystemet og Planner. Hvis sagsbehandleren ikke kan genkendes entydigt, kommer løsningerne ud af synk med risiko for dobbeltbookinger. Konsekvenserne for borgerne er, at de kan risikere at møde forgæves op til en booket samtale, og for sagsbehandlerne betyder det, at de kan risikere at blive dobbeltbooket, og derved have to samtaler planlagt i samme tidsrum. Planner er udviklet med "serial-number" som unikt ID for den enkelte sagsbehandler. Det har imidlertid vist sig, at ikke alle kommuner anvender medarbejdercertifikater på jobcenterområdet. Derfor har STAR åbnet op for anvendelsen af et alternativt ID-format. Det medfører en manuel proces, hvor det af STARs valgte sagsbehandler-id skal indtastes i Planner. Det gør det svært at anvende en automatiseret proces ved oprettelse, og medfører, at kommunen skal udarbejde lister med sagsbehandleres ID (i excel-ark eller lignende) ved oprettelse, og endvidere skal listerne ajourføres ved brugernedlæggelser.
Den konkrete problematik er specifik i forhold til Planner, men lignende udfordringer gør sig gældende på andre områder. Derfor anbefaler KL en generel løsning på det konkrete problem. En mulig løsning, af generel karakter, på den konkrete udfordring er at anvende KOMBITs støttesystem 'Organisation' til at hente organisatoriske data, herunder entydigt ID og oplysninger om sagsbehandleren. Støttesystemet 'Organisation' forventes at blive idriftsat i december 2017, men vil som udgangspunkt ikke ved idriftsættelsen indeholde det nødvendige datagrundlag til brug for Planner. Kommunerne vil være forpligtet til at aflevere data til 'Organisation' i takt med, at systemer kobles på, men kun data, som er relevant for det pågældende system. Side 12 af 26 'Organisation' vil teknisk set generelt kunne håndtere lignende udfordringer, der udspringer af ikke-entydig identifikation af brugere på tværs af kommuner og fagsystemer, og er en teknisk triviel opgave. Kompleksiteten i øvelsen vedrører datakvalitet og governance for fx masterdata i 'Organisation'. Løsningsforslag Idet Organisation skal anvendes på sigt som autoritativ beskrivelse af organisationen, kan øvelsen afprøves med et proof of concept (POC), hvor ovennævnte problemstilling løses i et samarbejde mellem henholdsvis en kommune og dennes leverandør samt KL og KOMBIT. Outputtet vil være erfaringer, som efterfølgende vil være genstand for dels en beslutning om, hvorvidt 'Organisation' skal være en løsning ift. den konkrete udfordring, og dels en beslutning om hvorvidt 'Organisation' generelt er en farbarvej vej ift. lignede udfordringer.
8. Ny teknologi til simulering af kommunale processer og regler (projekt EcoKnow) v. Torben Mathisen, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund Sagsbehandlere og borgere oplever i dag sagsbehandlingssystemer, der ikke kan tage højde for individuelle hensyn, og som er svære at tilpasse de omskiftelige regler i lovgivningen. Sagsbehandlingssystemer skal i fremtiden være mere intelligente og fleksible, så sagsbehandlere og borgere får den bedste service på trods af kompleks om omskiftelig lovgivning. Forskningsprojektet EcoKnow er startet i efteråret 2017 og løber over de næste fire år. EcoKnow skal effektivisere sagsbehandlingssystemer ved at gøre det muligt løbende at integrere de omskiftelige regler i lovgivningen. Samtidig skal EcoKnow understøtte sagsbehandlere i at kunne udnytte de store mængder data der findes fra tidligere sagsforløb til at komme med anbefalinger til den enkelte sagsbehandler og borger. Side 13 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Orienterer sig om EcoKnow projektets omfang og potentiale Drøfter KL s rolle samt hvilke perspektiver og problemstillinger der ønskes belyst på et senere It-Arkitekturrådsmøde i 2018 Sagsfremstilling I hovedtræk rummer EcoKnow følgende potentialer: Fleksibel afvikling af processer Fleksibel opdatering af processer ved lovændringer Udnyttelse af data fra tidligere sagsforløb Fleksibel afvikling af processer: Grundlaget for EcoKnow er en ny teknologi til digitalisering af vidensarbejde, udviklet ved IT Universitetet af professor Thomas Hildebrandt og hans forskningsgruppe. Teknologien hedder DCR graph og tilbyder nogle fordele som nutidens gængse teknologi ikke kan tilbyde. Ligesom en GPS kan udregne en ny rute, hvis den oprindeligt foreslåede rute ikke overholdes, skal sagsbehandlersystemerne kunne foreslå nye planer, når der sker en lovændring, eller der opstår en ny situation f.eks. på grund af sygdom. Fleksibel opdatering af processer ved lovændringer EcoKnow vil modellere DCR-processer op imod forretningsregler, der er udtryk for den gældende lovgivning. Måden at modellere og udtrykke dette er nyt for mange.
En central udfordring som EcoKnow skal løse, er at gøre teknologien så forståelig, at den kan bruges og holdes ved lige af jurister og sagsbehandlere i kommunerne. Derfor vil der være løbende studier af arbejdsgangene i kommunerne og af forståeligheden af værktøjerne. Både kommuner, konsulenter, jurister, borgere og socialrådgivere vil derfor blive inddraget i udviklingen. Udnyttelse af data fra tidligere sagsforløb Sagsbehandlere skal have mulighed for at udnytte data fra tidligere sagsforløb gennem Proces Mining og Evidence Forecast. De store mængder data vil resultere i mønstre, som systemet vil analysere på og derefter komme med anbefalinger til den enkelte sagsbehandler og borger om, hvad der kan være den bedste indsats for en given borger på et givet tidspunkt. Side 14 af 26 Projektdeltagere/Parter: EcoKnow projektet er organiseret med flg. parter: IT universitetet, Danmarks Tekniske Universitet og Københavns Universitet Syddjurs kommune, Københavns Kommune Kammeradvokaten, Dansk Socialrådgiverforening Exformatics, KMD, Globeteam, MAPS (Italien) Teknologien for EcoKnow er udviklet af Thomas Hildebrandts forskningsgruppe sammen med virksomheden Exformatics, som senere er blevet integreret i sagsbehandlingssystemet KMD Workzone, der anvendes mange steder i staten. EcoKnow kombinerer nu teknologien med Big Data-analyse for at kunne tilbyde intelligent, evidensbaseret navigering i regeljunglen. Den samlede finansiering er på DKK 26 millioner, hvoraf DKK 16 millioner kommer fra Innovationsfonden.
9. Modning af idéoplæg til pilotprojekter under KL s teknologispringsprojekt v. Ghita Thiesen, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund KL har i efteråret 2017 igangsat et strategi-projekt 'Teknologi-spring og radikal innovation', der skal støtte kommunerne til mødet med morgendagens teknologiske muligheder og udfordringer. Strategiprojektet gennemføres i to spor. Ét omhandlende vurdering af de forskellige teknologiers potentiale i en kommunal(-politisk) kontekst, herunder modenheden af teknologierne på den korte bane, og ét spor, der har et længere sigte, hvor projektet skal resultere i input til kommunernes udviklingsarbejde i de kommende år, og der skal etableres og formidles en række billeder på, hvordan fremtidens kommune kan se ud, og hvilke services den kan levere. Side 15 af 26 It-Arkitekturrådet gav på mødet i september 2017 input til projektet. Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - Giver input til idébeskrivelser til pilotprojekter under teknologispringsprojektet Sagsfremstilling KL's strategi-projekt 'Teknologi-spring og radikal innovation' har bedt KL's fagkontorer om forslag til pilotprojekter til gennemførelse i 2018, og i den forbindelse ønsker Kontor for Arbejdsgange og It-arkitektur It-Arkitekturrådets input til idéoplæg til pilotprojekter, inden færdiggørelse af forslag. Den videre proces er, at forslagene meldes ind til teknologispringsprojektet senest 18. december 2017, derefter behandles alle forslag i KL's direktion, og de valgte pilotforsøg forventes præsenteret i januar 2018.
10. Analyse af selvbetjeningskomponenter (lukket drøftelse) v. Tobias Kirstein, Kontoret for Digitalisering og Borgerbetjening, KL Side 16 af 26
11. Status for programmet 'Sammengæng og Genbrug med Rammearkitekturen' (SAGERA) v. Jan Struwe Poulsen, Zahra Al-Asfoor, Vibeke Normann, Thomas Tim Jensen og Dan Bjørneboe, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL 11.1 Programstatus samt overvejelser om 2018 Baggrund Programmet Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen udgør en del af den fælleskommunale digitaliseringshandleplan 2016-2020. Programmet består af 5 projekter. Side 17 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager den overordnede programstatus til efterretning Sagsfremstilling Konkrete aktiviteter der allerede er planlagt til 2018: Projekt 1: Et forslag til reviderede fælleskommunale arkitekturmål og -principper samt forslag til ny, styrket version af arkitekturrapport forelægges It-Arkitekturrådet på mødet februar 2018. De 4 byggeblokke: Sag, klassifikation, dokumentation og organisation - færdiggøres Der forventes primo 2018 færdiggørelse af nyt indhold til rammearkitekturen i form af 3 byggeblokke (Indsats, Tilstand og Aktivitet) Der udarbejdes en forretningsdomænemodel, der giver overblik aktuelle og planlagte arkitekturprodukter på de vigtigste forretningsområder. Projekt 2: Der udbydes igen i 2018 et netværk om it-arkitektur. KL og KOMBIT har taget initiativ til at nytænke arkitekturnetværket, for igen i 2018 at matche kommunernes behov. Relancering af Wiki om rammearkitektur. Projektet i starten af 2018 udarbejde en sammenfattende rapport med perspektiveringer, anbefalinger og plan for den fremtidige udstilling af rammearkitekturens indhold. Der er udarbejdet en kommunikationspakke om rammearkitektur, der ligger på rammearkitektur.dk. Pakken formidles løbende i 2018. Der er etableret en kommunal arkitekturuddannelse. Uddannelsen har kapacitet til 50 deltagere ligeligt fordelt mellem København og Kolding. Der er pr. 16. november 2017 kommet 35 tilmeldinger.
Projekt 3: Projekt 4: Der uddeles igen i 2018 midler fra rammearkitekturpuljen. Ansøgningsfrist til rammearkitekturpuljen 2018 er den 1. december 2017, og er annonceret bl.a. på KL.dk. Der bliver løbende kommunikeret om igangværende projekter, som led i en kommunikation vedrørende puljen for 2018. I samarbejde med fagkontorerne vedligeholder projektet et konkret projektoverblik for arkitekturindsatsen i KL Løbende koordinering af fællesoffentlig og fælleskommunale aktiviteter på arkitekturområdet Side 18 af 26 Projekt 5: Programmet har i 2017 udviklet et måleprogram i samarbejde med PwC. Måleprogrammet er testet, og der er gennemført en måling i 2017. Der gennemføres en måling igen i 2018. Bilag Bilag 6 Diagram med programstatus 11.2 Forslag til model for reviderede fælleskommunale arkitekturprincipper Baggrund I rammearkitekturprogrammet indgår en revision af de fælleskommunale arkitekturmål og principper, som er fra henholdsvis 2012 og 2013. Arkitekturprincipperne er en del af kommissorium for It-Arkitekturrådet, indgår i governanceprocessen for rammearkitekturen, og er desuden udgangspunktet for Arkitekturrapporten. Programmet har afventet at gennemføre en revisionsproces, indtil de fællesoffentlige mål og principper forelå, således at vi kunne sikre alignment med og/eller hente inspiration til arbejdet fra 'Hvidbogen for den fællesoffentlige arkitektur'. Efter vedtagelsen af Hvidbogen i juni 2017 har projektet gennemført en revisionsproces, som it-arkitekter fra kommuner, KL og KOMBIT har deltaget i. Processen har bla. omfattet en indledende survey blandt KL- og KOMBIT-arkitekterne for at afdække behovet for revision af mål og principper, og afholdelse af to halvdagsworkshops med deltagelse af arkitekter fra kommunerne, KL og KOMBIT og (ca. 12 i alt). Det forslag til reviderede fælleskommunale arkitekturprincipper, som projektet har udarbejdet, har derefter været i review i den kommunale referencegruppe, i 'Høringsnetværk for kommunal it-arkitektur' og i Arkitekturboard.
Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - drøfter og godkender struktur og model for reviderede fælleskommunale arkitekturprincipper Sagsfremstilling I processen med revision af de fælleskommunale arkitekturprincipper stod det hurtigt klart, at de kommunale arkitekter havde et stort ønske om, at der fremover var færre hierarkier af principper at forholde sig til, idet de i dag kan opleve at skulle forholde sig til fællesoffentlige, fælleskommunale, domænespecifikke og eventuelt egne, kommunale arkitekturprincipper. Ud fra ønsket om, at det bliver mere overskueligt og operationelt for kommunerne, når de skal arbejde med principper, var det naturligt at se på, om de reviderede fælleskommunale arkitekturprincipper kunne tage afsæt i de fællesoffentligt arkitekturprincipper og regler i 'Hvidbog om fællesoffentlig digital arkitektur 2017'. Side 19 af 26 Referencegruppen kortlagde derfor, hvorvidt de fælleskommunale principper er helt eller delvist dækkede af de fællesoffentlige. Denne mapning er gengivet i bilag 9. Hvor de gældende fælleskommunale arkitekturprincipper havde et indhold, der ikke blev dækket af de fællesoffentlige regler, blev det kommunale princip tilføjet. Resultatet af denne 'mapning' af de gældende 17 fælleskommunale principper til de otte fællesoffentlige principper og tilhørende regler blev tilføjelsen af fire supplerende, specifikke fælleskommunale arkitekturprincipper. For at sikre anvendeligheden og koblingen til den kommunale kontekst foreslås formidlingen af de enkelte arkitekturprincipper opbygget efter en model, hvor hvert princip indeholder den originale tekst fra de fællesoffentlige arkitekturprincipper og -regler, som, efter behov, er suppleret med en kommunal udbygning, der præciserer anvendelsen og konsekvensen af princippet for kommunerne. For hvert princip er der desuden tilføjet en kommunal vinkel, som redegør for betydningen af arkitekturprincippet for den kommunale anvendelse, f.eks. i form af baggrund, vejledning og særlige opmærksomhedspunkter. Bilag Bilag 7 Gældende fælleskommunale arkitekturmål og principper (fra 2013) Bilag 8 'Den digitalt sammenhængende offentlige sektor Hvidbog om fællesoffentlig digital arkitektur' (vedtaget juni 2017), særligt afsnit p. 5-8 vedr. vision og principper for fælles arkitektur. Bilag 9 Forslag til model for reviderede fælleskommunale arkitekturprincipper 2017
11.3 Forslag til struktur og principper for en forretningsdomænemodel Baggrund Styregruppen for rammearkitekturprogrammet har i anden kvartal af 2017 taget beslutning om at igangsætte udarbejdelse af en forretningsdomænemodel. Domænemodellen er en del af udviklingen af arkitekturprodukter til den fælleskommunale rammearkitektur. Modellen har til hensigt at udfolde og give overblik over kompleksiteten i forretningen og vil desuden udgøre et rammeværk for udstilling af tilknyttede arkitekturprodukter. Endvidere vil den give kommuner og leverandører et samlet overblik over aktuelle og planlagte arkitekturprodukter på de vigtigste forretningsområder. Side 20 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: drøfter og godkender 'Forslag til struktur og principper for en forretningsdomænemodel' Sagsfremstilling Domænemodellen er en struktureret model til at indfange kerneelementer i forretningen og som et arkitekturprodukt kan modellen anvendes til at give overblik over forretningskompleksiteten og kan derfor også fungere som beslutningsstøtte. Kommunernes forretning og hermed kerneopgaver er forholdsvis stabile over tid. Forskellen ligger i hvordan kommunerne vælger at forvalte og udfører opgaverne samt hvordan ansvarsfordelingen udmøntes. Stabiliteten i kerneopgaverne giver mulighed for at skabe et fundament for en forretningsarkitektur, der skaber sammenhæng mellem forretning, organisation og teknologi. Domænemodellen er således en grafisk repræsentation og struktur til at nedbryde forretningen og et rammeværk for udstilling af tilknyttede arkitekturartefakter. Modellens fokus er derfor på hvad og ikke hvordan. Processen for udvikling af forretningsdomænemodellen har taget udgangspunkt i en række drøftelser mellem arkitekterne på tværs af KL og KOMBIT. Drøftelserne har haft til formål at behandle modellens formål, scope og indhold. Det viste sig, at der indledningsvist er et behov for at udarbejde struktur og principper (metamodel) for domænemodellen, som et redskab til at skabe sammenhæng og overblik. Heri defineres de kommunale forretningsområder med præcisering af, hvor mange niveauer disse nedbrydes i og relationen blandt disse. Metamodellen tager udgangspunkt i de overordnede kommunale forretningsområder, der er kortlagt i regi af KL's disruptionprojekt og tager derudover også afsæt i KLE's struktur. Modellen kan desuden udbygges yderligere med konkrete opgaver kommunen er ansvarlig for. Den videre proces med metamodellen og produktionen af modellen vil inddrage KL s fagkontorer for kvalitetssikring og afklaring af inddelingen af domænerne, de nødvendige niveauer der bliver taget med, samt indholdet heraf. Endvidere vil
metamodellen og domænemodellen, når denne er udarbejdet, eventuelt blive sendt i høring i kommunerne. Bilag Bilag 10 - Forslag til struktur og principper (metamodel) for en forretningsdomænemodel 11.4 Retningslinier for Advisory Board Side 21 af 26 Baggrund I forbindelse med den fællesoffentlige reviewproces, som blev indført primo 2017 og som blev behandlet i rådet på mødet i maj, har der vist sig et stigende behov for sikre en proces og et forum for, at KL, KOMBIT og kommunerne har en fælles og fagligt forankret holdning til igangværende arkitekturarbejde på et tidspunkt, hvor det er muligt at øve indflydelse, fx i forbindelse med reviews af fællesoffentlige referencearkitekturer. Styregruppen for 'Sammenhæng og Genbrug med Rammearkitekturen' har derfor i september drøftet, hvordan dette behov kan imødekommes og har peget på at udvide scope for Arkitekturboard, således, at boardet også kan imødekomme behovet for at fungere som rådgivende (Advisory Board) og dermed sikre en proces og et forum for, at KL, KOMBIT og kommunerne har en fælles og fagligt forankret holdning til arkitekturreviews på et tidspunkt, hvor det er muligt at øve indflydelse, fx i forbindelse med fællesoffentlige arkitekturreviews. Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: orienteres om Advisory Board og tager 'Retningslinier for Advisory Board' til efterretning Sagsfremstilling I forlængelse af beslutningen i styregruppen om at udvide scope for Arkitekturboard med en rådgivende funktion er der udarbejdet forslag til I forlængelse af mødet 29. september er der udarbejdet retningslinier for Advisory Board, som beskriver roller og ansvar for boardets rådgivende funktion. Denne funktion er opsummeret således: 'Advisory Boards opgave består i at rådgive KL- og KOMBIT-projekter, der har behov for review af arkitekturprodukter. Det er produkter, der ikke skal være en del af den fælleskommunale rammearkitektur, men som måske har en direkte eller indirekte påvirkning på rammearkitekturen, f.eks. referencearkitekturer, arkitekturmodeller, fællesoffentlige forslag, hvor der er et behov for at styrke og koordinere de arkitektfaglige vurderinger.' Bilag Bilag 11 - Forslag til 'Retningslinier for Advisory Board'
11.5 Foreløbige resultater af kvalitative undersøgelser af brugerbehov til udstilling af rammearkitekturens indhold Baggrund Under SAGERA-programmet er der defineret et projekt, 'Kommunal modning, udbredelse og kommunikation af rammearkitekturen'. Projektet omfatter blandt andet relancering af wiki for den fælleskommunale rammearkitektur. I en fase forud for relanceringen er der i september og oktober 2017 gennemført en række kvalitative brugerundersøgelser, som her fremlægges til Rådets drøftelse og stillingtagen. I starten af 2018 gennemfører projektet en kvantitativ spørgeskemaundersøgelse blandt kommunale brugere. På baggrund af begge undersøgelser udarbejder projektet en sammenfattende rapport med perspektiveringer, anbefalinger og plan for den fremtidige udstilling af rammearkitekturens indhold. Side 22 af 26 Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: drøfter og tager stilling til brugerundersøgelsernes resultater giver input til det videre arbejde med udstilling af rammearkitekturens indhold Sagsfremstilling Siden september 2017 har projektet for "Relancering af wiki om rammearkitekturen" foretaget en række undersøgelser, der afdækker brugernes anvendelse af og holdning til rammearkitekturens indhold på wikien i dag, og brugernes forbedringsønsker til udstilling af rammearkitekturens indhold. Undersøgelserne viser, at alle tre hovedmålgrupper (kommuner, leverandører og konsulenthuse) alle udtrykker behov for at have en samlet online løsning, hvor rammearkitekturen udstilles, og de adspurgte fremsætter en række behov, ønsker og ideer til form og indhold for en sådan ressource. Undersøgelsens resultater Sammenfattende kan undersøgelsernes resultater opregnes således: Behovet er tilstede: Undersøgelserne viser, at alle tre hovedmålgrupper (kommuner, leverandører og konsulenthuse) udtrykker behov for at have en samlet online løsning, hvor rammearkitekturen udstilles. Behovet dækkes ikke i dag: De adspurgte fremsætter en lang række behov, ønsker og ideer til form og indhold for en sådan online løsning. Det store behov modsvares dog ikke af en tilsvarende brug af wikien. Den bruges ikke meget, men kun en gang imellem, hvis overhovedet. Grunde til kløft mellem behov og oplevet leverance: Kløften skyldes dels manglende kendskab til rammearkitekturen, dels oplevelse af manglende relevans og dels af oplevet manglende kvalitet i indhold på wikien. Ønsker: Respondenterne udtrykker ønske om, at en relanceret online løsning i højere grad tager afsæt i de brugerbehov, cases, konkrete og praktiske aspekter, som de møder undervejs i deres arbejde, snarere end som
nu, hvor indholdet er afsender- og emneorienteret efter rammearkitekturens egen indre logik. Bredere fundament rettet mod praksis: I dag er wikien kendetegnet ved en høj grad af envejskommunikation, statisk indhold, top-down-, afsenderog emneorienteret tilgang på et konceptuelt, logisk, abstrakt niveau i en kompleks og uoverskuelig form. Brugerne ønsker en højere grad af flervejskommunikation, dynamisk indhold, lokale eksempler, konkret handlingsanvisning, sammenhænge til fysisk, konkret og praktisk niveau i en enkel, brugerorienteret og overskuelig form gerne også i et samarbejde mellem KL og KOMBIT, og gerne også eksempelvis med DIGST, OS2 osv. Side 23 af 26 Det videre arbejde Projektet er ikke klar til at fremlægge anbefalinger på baggrund af den kvalitative del af brugerbehovsundersøgelserne og afventer derfor også resultatet af den kommende kvantitative spørgeskemaundersøgelse. Projektet vil dog som strømpil for fortolkning af ovenstående fremhæve to overvejelser for det videre arbejde fremover: Valg af platform: Valg af platform bør ikke lade sig binde af den eksisterende MediaWiki, men bør derimod være åben for ændringer og drevet af at tilgodese brugerønsker til fremtidige indholdstyper, funktionalitet og navigation i takt med at den online ressource vokser. Projektet vil derfor afsøge om andre muligheder, f.eks. et egentligt content management system, kan leve bedre op til brugerønskerne. I vurderingen vil hensynet til driftsøkonomi, sikkerhed, tilgængelighed samt nødvendige ressourcer og kompetencer til løbende vedligehold indgå. Metode til relancering: Uanset valg af platform vil en hensigtsmæssig relancering være betinget af, at den nuværende struktur gentænkes for at give bedre overblik og nemmere adgang til relevant information og af, at indholdet ajourføres med fokus på at bevare, opdatere og udbygge de mest efterspurgte dele af det eksisterende indhold. De gennemførte undersøgelser De gennemførte empiriske, kvalitative undersøgelser omfatter: Wikiens "as-is" samlet i notat Spørgeskema blandt deltagerne på netværksdag for Kommunernes It-arkitekturnetværk i KL-huset den 20. september 2017 6 telefoninterviews blandt kommunale it-arkitekter og digitaliseringskonsulenter 1 interview af chefarkitekt Lars Vraa, KOMBIT 1 fokusgruppeinterview blandt kommunale it-folk, leverandører og konsulenthuse samt KL's egne it-arkitekter Bilag Bilag 12 - Resultater af kvalitative undersøgelser af brugerbehov til udstilling af rammearkitekturens indhold.
11.6 Status for rammearkitekturpuljens projekter 2017 og status for ansøgninger til rammearkitekturpuljen 2018 Baggrund Der er uddelt midler til fire projekter fra Rammearkitekturpuljen 2017. Fristen for ansøgninger til puljeuddelingen for 2018 var den 1. december 2017. Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Side 24 af 26 - Tager den mundtlige orientering til efterretning. Sagsfremstilling Der vil blive givet en mundtlig orientering om antal ansøgninger og ansøgte beløb til Rammearkitekturpuljen 2018.
12. Status fra Kommunernes Data & Infrastruktur (KDI) v. Kenneth Møller Johansen, KOMBIT På mødet giver projektleder Kenneth Møller Johansen en mundtlig status for: Støttesystemerne Serviceplatformen Kommunernes Datafællesskab Side 25 af 26
13. Eventuelt Side 26 af 26