SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTYRING Opbevaring og registrering af midler
Indholdsfortegnelse Forord...3 Formål...3 Spilleregel for opbevaring og registrering af midler...3 Midler der administreres for borger...3 Frivillig administration...3 Tvungen administration...3 Registrering i regnskabssystemet...4 Notering i sagsmappen...4 Borgerens kontrol med administrationen af de opbevarede midler...4 Meddelelse til andre offentlige myndigheder...4 Midler og værdier tilhørende beboere på institutioner mv...4 Generelt...4 Registrering af midler og værdier...5 Opbevaring af midler...5 Administration af beboernes værdier m.v...5 Tilsyn med reglernes overholdelse...5 Midler der administreres for personer eller grupper af personer...6 Opsparing og/eller indtægter ved særlige arrangementer...6-2 -
Forord Dette dokument er et af rammebilagene til Spilleregler for god økonomistyring, som beskriver den overordnede ramme for kasse- og regnskabsfunktionen. Rammebilaget beskriver hvilket ansvar den budgetansvarlige leder har. Rammebilaget suppleres med en administrativ vejledning, som trin for trin beskriver hvad den budgetansvarlige og alle andre der beskæftiger sig med styring af kommunens økonomi skal gøre for at leve op til ansvaret. Spillereglen for opbevaring og registrering af midler gælder administration og opbevaring af borgers midler og værdier. Det er den budgetansvarlige der har ansvaret for, at spillereglen overholdes. Spilleregler for god økonomistyring er tilgængelig på SBSYS sag nr. 00.32.02-A26-3-16 og på intranettet under Økonomi/Spilleregler for god økonomistyring. Der henvises desuden til en administrativ vejledning Håndtering af borgernes penge og værdier på medarbejdersiden under Økonomi/Vejledninger-Økonomi. Formål Formålet med dette dokument er, at beskrive Kommunalbestyrelsens spilleregler for opbevaring og registrering af midler og værdier, som områder, afdelinger eller institutioner administrer eller opbevarer for borgerne. Spilleregel for opbevaring og registrering af midler I henhold til Spilleregler for god økonomistyring punkt 4.6. fastsættes følgende regler for opbevaring og registrering af midler og værdier, der administreres for borger, midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. samt midler der administreres for personer eller grupper af personer. Midler der administreres for borger Frivillig administration Der skal altid foreligge en skriftlig aftale mellem det enkelte område og borgeren indeholdende oplysninger om: hvem administrationsaftalen er indgået med (mand, hustru, begge) hvad administrationsaftalen indeholder (hvilke udgiftsposter, størrelsen af udgiftsposterne, betalingsaftaler m.v.) Der må aldrig afholdes udgifter, der ikke er indeholdt i den skriftlige aftale. Større opsparing af borgerens midler på administrationskontoen må ikke finde sted. Tvungen administration Forvaltningens beslutning om tvungen administration skal fremgå af borgerens sagsmappe. Beslutningen skal revurderes hvert år. - 3 -
Registrering i regnskabssystemet Borgers midler, der efter borgerens ønske eller som følge af en udvalgsbeslutning, (f.eks. iht. Pensionslovens 36), administreres af et område, skal registreres med registrantbogføring på den autoriserede mellemregningskonto. Bank- eller sparekassebøger, værdipapirer og eventuelle depotbeviser skal opbevares i de respektive fagforvaltningers administration, der foretager registrering heraf (deposita) og foranlediger, at der forinden hvert regnskabsårs afslutning sker ajourføring, rentetilskrivning m.v. Væsentlige værdier skal anbringes i pengeinstitut i depot, lydende på borgerens navn. Det påhviler det enkelte område at indsætte eventuelle opsparede beløb af væsentlig størrelse i pengeinstitut på en konto, noteret i borgerens navn. Der foretages ingen registrering af konti i pengeinstitutter m.v., når disse forsynes med påtegning om, at borgeren kun kan hæve på kontoen med områdets tilladelse. Notering i sagsmappen Såfremt der sker overførsel af ydelser fra kommunen til en administrationskonto (mellemregningskonto), skal det fremgå af borgerens sagsmappe, at de meddelte bevillinger overføres til administrationskonto med angivelse af registreringskontonummer. For konti i pengeinstitutter, der ikke registreres i kommunens bogholderi, skal der forefindes kontoudtog m.v. i sagsmappen til dokumentation for de foretagne transaktioner. Borgerens kontrol med administrationen af de opbevarede midler Det enkelte område skal til enhver tid kunne redegøre for mellemregningen for hver enkelt borger, og administrationsregnskabet skal på forlangende forevises borgeren, som godkender dette ved påtegning. Meddelelse til andre offentlige myndigheder Ved dødsfald udfærdiger område en redegørelse til skifteretten med oplysninger om kontant beholdning, ajourførte bank- og sparekassebøger og eventuelle værdipapirer m.v. De deponerede midler udleveres til skifteretten mod kvittering. Midler og værdier tilhørende beboere på institutioner mv. Generelt Som udgangspunkt skal beboerne selv administrere og træffe beslutning om sine midler. Hvis beboeren på grund af fysiske eller psykisk handicap ikke er i stand til at administrere sine midler, kan kommunens personale alene inddrages, hvis pårørende eller andre ikke er i stand til at påtage sig opgaven og varetage denne på det fornødne retlige grundlag. I disse tilfælde skal der ubetinget foreligge en skriftlig aftale i form af en fuldmagt eller en administrationsaftale, som skal være underskrevet af beboeren/værgen og den eller de personaler, som skal varetage administrationen. Institutionens leder er ansvarlig for udarbejdelsen af de skriftlige aftaler, og sørger for opbevaring af disse. Der udarbejdes i fornødent omfang uddybende retningslinjer med en detaljeret beskrivelse af den praktiske fremgangsmåde på et konkret område f.eks. bofællesskaber. Værdier, som den enkelte beboer ønsker afleveret til institutionen til opbevaring, skal registreres og opbevares på betryggende vis. - 4 -
Opbevaring skal i videst muligt omfang finde sted i form af konti i pengeinstitutter. Kontantbeløb til opbevaring må ikke overstige 2.000 kr. Institutionen kan ikke påtage sig ansvaret for ikke registrerede midler, værdigenstande m.m., som vedkommende medtager og selv ønsker at opbevare. Regler for opbevaring af midler skal indgå i de regler der i øvrigt er gældende for institutionen, som beboeren skal orienteres om, ved optagelse på institutionen. Registrering af midler og værdier Institutionens leder eller dennes stedfortræder kan på begæring af en beboer modtage bankbøger og kontante midler til opbevaring. For hver beboer, der opbevares midler og værdier for, skal der oprettes depositakort samt kartotekskort eller lignende, hvorpå ind- og udlevering registreres. Ved aflevering/indbetaling til institutionen skal to af institutionens ansatte kvittere for modtagelsen. Ved udbetaling skal der foreligge kvittering fra beboeren eller kvittering for køb eller tjenesteydelse til beboeren. Hvis en beboer ikke er i stand til at afgive kvittering, skal to af institutionens ansatte kvittere for udbetalingen. I forbindelse med fraflytning skal beboeren eller beboerens pårørende kvittere for modtagelse af de kontante midler og/eller bankbøger eller betalingskort.. Ved dødsfald er institutionens leder eller stedfortræder forpligtet til, at underrette beboerens pårørende eller skifteretten om beboerens opbevarede værdigenstande og træffe aftale om udlevering af disse. Ved udlevering skal beboerens pårørende/skifteretten kvittere for modtagelse af de kontante midler og/eller bankbøger. Opbevaring af midler Kontante midler og bankbøger som institutionen modtager, skal opbevares forsvarligt. Administration af beboernes værdier m.v. Smykker, værdipapirer m.v. må ikke modtages til opbevaring. Beboeren skal henvises til opbevaring i depot i et pengeinstitut eller lignende. Tilsyn med reglernes overholdelse De påhviler lederen af institutionen at sikre, at ovennævnte regler overholdes. De respektive områder fører tilsyn med, at reglerne overholdes. Kommunens revision og Økonomi og Stab har til enhver tid adgang til at foretage uanmeldt eftersyn og kontrol af, at retningslinjerne efterleves. Midler der administreres for personer eller grupper af personer - 5 -
Opsparing og/eller indtægter ved særlige arrangementer Midler der er tilvejebragt ved privat opsparing eller ved særlige arrangementer, og som på et senere tidspunkt skal anvendes til bestemte formål (rejser, udflugter, klassefester m.v.) skal administreres af pårørende/private personer, der er ansvarlige for midlerne. Indsamlingen af midlerne kan forestås af personalet, der hurtigst muligt skal aflevere pengene til den ansvarlige. Vedtaget i Kommunalbestyrelsen 13. december 2016-6 -
Spilleregler for god økonomistyring December 2016 Økonomistyring ØKONOMI & STAB Nordmarks Allé 1 2620 Albertslund +45 43 68 68 68 albertslund@albertslund.dk www.albertslund.dk