Vejledning om engrosrapporten og offentliggørelse

Vejledning om engrosrapporten og offentliggørelse Bilag 11b J.nr: 2010-20-2301-00349 1. Indledning...2 2. Udfyldelse af kontrolrapport og tillægsside...2 2.1 Hvornår udfyldes en kontrolrapport...2 Ved kontrolbesøg...2 Kontrol uden kontrolbesøg...3 2.2 Hvornår udfyldes ikke en kontrolrapport... 4 2.3 Navn, adresse og CVR-nr... 4 2.4 Lovgivningsområder... 5 Kontrol af egenkontrol og faglig regel... 5 Kontrol af regler, som ikke er fødevarelovgivning, bl.a. dyreværn... 7 2.5 Kontrolresultaterne 1, 2, 3 og 4... 8 2.6 Tilsynsførendes bemærkninger... 8 Begrundelsestekster og standardtekster... 10 Påbud/forbud, bøder og politianmeldelser... 10 Indskærpelser... 11 Indskærpelser givet ved daglig eller ugentlig kontrol på delregnskab 2-virksomheder... 12 2.7 Kontroltyper... 13 2.8 Bestilte kontrolbesøg... 15 Bestilling 15 2.9 Kontrolbesøgets varighed... 16 2.10 Tilsynsførendes underskrift... 16 2.11 Afleveret til... 16 2.12 Virksomhedens kommentar... 16 2.13 Tillægsside... 16 2.14 Foreløbig kontrolrapport... 18 3. Kontrolresumé... 18 Bemærkningsfeltet... 19 Resultatfeltet m.v... 19 Virksomhedens kommentar... 19 4. Elite-smiley... 20 5. Kontrolhistorik ved flytning, ejerskifte, ny registrering eller autorisation... 20 6. Smiley-hjemmesiden... 21 Foreløbig kontrolrapport... 21 Ny rapport med post... 21 Mobile engrosvirksomheder... 22 Nødstop 22 Tjekskemaer, hjælpeskemaer m.v... 22 7. Kontrolrapporter på egen hjemmeside... 23 Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 1 af 23

1. Indledning Denne vejledning beskriver, hvordan kontrolrapporten skal udfyldes på kontrolbesøg i engrosvirksomheder samt retningslinierne for offentliggørelse af kontrolrapporten. Der er en tilsvarende vejledning til udfyldelse af kontrolrapporten i detailvirksomheder. De to vejledninger er på flere områder identiske. Indtastning i ScanJour er beskrevet i Vejledning om registrering i ScanJour, link til side med vejledninger. Tjekskemaer, breve, notater, observationer og andre kontroloplysninger skal enten skrives i ScanJour eller scannes ind. Både detail- og engrosrapporter samt kontrolresuméer bliver offentliggjort på smiley-hjemmesiden. Kontrolrapporten til engrosvirksomheder og kontrolresumé har ikke smiley er, men de kan få en elite-smiley til ophængning. Detailrapport, engrosrapport, tillægsside og kontrolresumé er vist i Kontrolvejledningens bilag 10. Fødevarestyrelsen må offentliggøre kontrol af regler omfattet af fødevarelovgivningen, det vil sige fødevareloven, økologiloven, lov om administration af markedsordningerne og lov om frø, kartofler og planter. For virksomheder med fast tilsyn udfyldes én kontrolrapport hver dag for hvert autorisationsnummer. Én autorisation betragtes som ét tilsynssted, selvom produktionsenheden er opdelt i forskellige afdelinger. I enkelte tilfælde, hvis der er en særlig faglig begrundelse, kan et kontrolbesøg strække sig over mere end én dag. Ved et kontrolbesøg, der strækker sig over mere end én dag, udarbejdes én samlet kontrolrapport, som dækker alle dage for kontrolbesøget. Virksomheder med både detail- og engrosaktiviteter skal have en kontrolrapport svarende til hovedaktiviteten og dermed hovedbranchen anført i autorisationen. Dog skal virksomheder med hovedbranchen detail med engrosvirksomhed altid have en engrosrapport. Hvis en virksomhed både har fødevare- og veterinæraktiviteter, skal den både have en detail- eller engrosrapport samt en veterinær kontrolrapport. Primærproducenter kontrolleret af fødevareregionerne skal have engrosrapport, hvis virksomheden ikke har salg direkte til forbrugere, f.eks. producenter af spirede frø, tankkølefartøjer og strygning af rogn til konsum. 2. Udfyldelse af kontrolrapport og tillægsside 2.1 Hvornår udfyldes en kontrolrapport Ved kontrolbesøg Når der foretages kontrolbesøg. Virksomheden skal altid have en kontrolrapport ved afslutningen på kontrolbesøget. Hvis printeren er gået i stykker eller ved andre uheld, skal den tilsynsførende skrive kontrolrapporten i hånden. Autorisationsbesøg i etablerede virksomheder udføres som regel i forbindelse med et ordinært kontrolbesøg, hvor en kontrolrapport udfyldes. Det kan f.eks. være i forbindelse med autorisation som følge af indretningsmæssige ændringer eller ved udløb af en foreløbig autorisation. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 2 af 23

På virksomheder med fast tilsyn udfyldes en kontrolrapport en gang i døgnet. Observationer kan ikke gemmes til brug for senere reaktioner. I virksomheder med fast tilsyn kan observationer dog helt undtagelsesvist gemmes maksimalt én dag, hvis formålet med kontrollen - f.eks. verifikation af egenkontrolprogrammet - forspildes, hvis virksomheden gøres bekendt med observationerne. Disse observationer noteres i et særskilt notat, der journaliseres og observationerne påføres kontrolrapporten senest den efterfølgende dag. Ved journalisering af kontrolrapporter skal man være opmærksom på, at registreringen i ScanJour ikke må ske, mens opdateringen af smileydatabasen sker, idet ikke færdiggjorte kontrolrapporter kan blokere for visning af kontrolresuméer på smiley-hjemmeside. Kontrol uden kontrolbesøg Det kan forekomme, at kontrollen ikke sker ude i virksomheden, men i kontrolafdelingen, i tilfælde af: Kontrol af indsendt dokumentation f.eks. for gennemført hygiejneuddannelse eller egenkontroldokumentation. Kontrol af offentliggørelse på egen hjemmeside. Hvorvidt analyserede prøver resulterer i en ny kontrolrapport er skitseret i beslutningstræet: Prøver udtaget ved kontrolbesøg Prøver udtaget uden kontrolbesøg, f.eks. Resultat af prøven giver anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver ikke anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver anledning til anmærkninger. Resultat af prøven giver ikke anledning til anmærkninger Kontrolrapport udleveret ved kontrolbesøget tilføjes anmærkning og eventuelle ændringer i resultat. Fremsendes til virksomheden med oplysning om, at den erstatter den tidligere kontrolrapport. Ingen ny kontrolrapport Ny Kontrolrapport kontrolrapport sendes til virksomheden til med med kontrolresultat, smiley, kryds i kryds Prøve i r Prøver udtaget, udtaget, bemærkning bemærkning om prøveresulta om t og prøveresultat dato for og dato for prøveudtagning, men ingen oplysninger ingen oplysnin fra ger fra kontrolbesøget før før prøveudtagningen. Hvis relevant, Smiley en skal rykker det fremgå, en at der plads, ikke den er fulgt erstatter op på forhold, ikke den der tidligere. har givet anledning til anmærkninger. Ingen ny kontrolrapport Resultatet af en analyseret prøve kan således resultere i, at en endelig kontrolrapport skal ændres. Også i andre situationer kan det være nødvendigt at ændre en endelig kontrolrapport. F.eks. kan en afgørelse fra domstolene eller fra Sekretariatet for fødevare- og veterinærklager kræve omgørelse af Fødevareregionens endelige afgørelse. Eller Fødevareregionen kan af egen drift beslutte at omgøre en afgørelse. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 3 af 23

Hvis man ændrer en endelig kontrolrapport, skal det fremgå af kontrolrapporten, hvornår denne er ændret. Dette gøres med en standardtekst Ændret kontrolrapport, som placeres øverst i bemærkningsfeltet. På virksomheder med dagligt tilsyn behandles resultater fra prøver til centralt koordinerede laboratorieprojekter som prøver udtaget uden kontrolbesøg. Kun i tilfælde, hvor prøver udtages på den tilsynsførendes eget initiativ, behandles resultatet som prøver udtaget ved kontrolbesøg. Ved overtrædelser konstateret i forbindelse med kontrol i andre virksomheder skal en kontrolrapport udfyldes, hvis kontrollen giver anledning til anmærkninger - f.eks. skal ejeren af oplagrede fødevarer på lagerhoteller have en kontrolrapport, hvis overtrædelsen ligger inden for ejers ansvarsområde. Omvendt skal der ikke udstedes en kontrolrapport til ejeren af fødevarerne, hvis kontrollen ikke giver anledning til anmærkninger. Kontrolrapporten skal dateres den dag, hvor kontrolafdelingen først får kendskab til overtrædelsen eller de oplysninger, der ligger til grund for overtrædelsen. Ved overtrædelser konstateret på anden måde end ved kontrolbesøg, f.eks. på baggrund af en politirapport, skal virksomheden have en ny kontrolrapport, hvis overtrædelserne giver anledning til anmærkninger. 2.2 Hvornår udfyldes ikke en kontrolrapport En kontrolrapport skal ikke udfyldes uden tilsyn eller audit, f.eks.: Hvis kontrolafdelingen udelukkende udtager prøver i virksomheden. I de tilfælde afleveres en kvittering med oplysning om, hvad kontrolafdelingen vil analysere for. Hvis der udelukkende sker plombering af transportmateriale og biler, attestudstedelse eller udstedelse af certifikater. Ved forgæves kontrolbesøg, f.eks. når virksomheden er midlertidigt lukket på grund af ferie, og der ikke kan foretages kontrol på virksomheden. Når kontrolresultatet af offentliggørelse på egen hjemmeside er 1. Når der kun gennemføres den kontrol, som er nødvendig for at udfylde et certifikat, skal en kontrolrapport ikke udfyldes. Er virksomheden derimod permanent lukket, udarbejdes en kontrolrapport som dokumentation for ophør af virksomheden. Oplysningerne registreres efterfølgende i ScanJour. Ved kontrolbesøg i forbindelse med autorisation af nyetablerede virksomheder udfyldes en autorisationsrapport og ikke en kontrolrapport. 2.3 Navn, adresse og CVR-nr. Udfyldes med virksomhedens navn, adresse og CVR-nr. For hver virksomhed eller hvert autorisationsnummer skal gives en kontrolrapport. Engrosvirksomheder skal ikke have kontrolrapport for hver afdeling, men for hvert autorisationsnummer. Mobile virksomheders adresse er det sted, hvor virksomheden er autoriseret eller registreret. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 4 af 23

2.4 Lovgivningsområder De regler, der skal kontrolleres efter, er inddelt i tolv lovgivningsområder: Hygiejne Håndtering af fødevarer Rengøring Vedligeholdelse Virksomhedens egenkontrol Offentliggørelse af kontrolrapport Uddannelse i hygiejne Mærkning og information Godkendelser m.v. Særlige mærkningsordninger Varestandarder Tilsætningsstoffer m.v. Kemiske forureninger Emballage m.v. Andet Nogle lovgivningsområder indeholder mange regler. Det fremgår af Kontrolvejledningens bilag 3, hvilke regler der er placeret i hvert lovgivningsområde. Under Hygiejne, håndtering af fødevarer skal f.eks. stå resultater af kontrol af biproduktforordningen. Kontrol af, om slagterierne opfylder deres forpligtelser i forbindelse med levende syn og undersøgelse efter slagtning, skal også dokumenteres under Hygiejne, håndtering af fødevarer. Denne kontrol skal foretages på alle dage, hvor der slagtes. Under Offentliggørelse af kontrolrapport skal f.eks. stå resultater af kontrol af visning af kontrolrapporter på egen hjemmeside og kontrol af virksomhedens brug af elite-smiley. Under lovgivningsområdet Andet skal stå det samlede kontrolresultat, hvis virksomheden ved ejerskifte eller flytning efter anmodning får videreført kontrolhistorikken. Uanset om virksomheden har færre eller flere end 12 planlagte kontrolbesøg om året (udført som Ordinær kontrol, standard/elitefrekvens, Ekstra kontrol, AM/PM eller Ekstra kontrol, Animalsk USA/Kina eksport ) må kontrolrapporten kun indeholde resultater fra kontrol af regler med offentliggørelseshjemmel. Hvis der kontrolleres andre regler såsom dyreværnsregler eller regler om bi- og restprodukter, skal resultaterne skrives på en tillægsside og kommer ikke på smiley-hjemmesiden. Tillægssiden gennemgås nærmere i afsnit 2.13. Kontrol af egenkontrol og faglig regel Under lovgivningsområdet egenkontrol skal udelukkende stå kontrolresultater om virksomhedens skriftlige egenkontrol, det vil sige om egenkontrolprogrammet. Kontrolresultater af de konstaterede forhold for de faglige regler skal stå under de andre lovgivningsområder. Til egenkontrolprogrammet hører: Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 5 af 23

Risikoanalyse, risikovurdering, eventuelle flowdiagrammer, udpegning af kritiske kontrolpunkter samt håndtering, overvågning, grænseværdi, frekvens og korrigerende handling for de kritiske kontrolpunkter. Registreringer for hvert kritisk kontrolpunkt, afvigerapporter og eventuelt kundeklager. Revision. Når der sker kontrol af, om en faglig regel er overholdt, og om der er udført skriftlig egenkontrol for overholdelse af reglen, skal der gives kontrolresultater for begge lovgivningsområder. Kontrol af procedurer, registreringer og implementering af kritiske kontrolpunkter dokumenteres under Virksomhedens egenkontrol, mens kontrol af de faglige regler skal dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Resultaterne er ikke nødvendigvis identiske der kan f.eks. godt stå et 2-tal ved den faglige regel og et 1-tal ved egenkontrol, når den målte opbevaringstemperatur ikke overholder lovgivningen, men registreringerne i egenkontrolprogrammet er i orden. Når den tilsynsførende på baggrund af kontrol med virksomhedens egenkontrolprogram, vælger at give et påbud om reviderede egenkontrolprocedurer, skal 3-tallet dokumenteres under lovgivningsområdet Virksomhedens egenkontrol. Når den tilsynsførende tillige har kontrolleret overholdelse af den faglige regel i virksomheden, skal resultatet af denne kontrol dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Når den tilsynsførende på baggrund af kontrol med en faglig regel vælger at give et påbud om, at virksomheden skal indføre skriftlige procedurer for en god arbejdsgang, som f.eks. en rengøringsplan og kontrol af udført rengøring, skal det dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel, her Hygiejne, rengøring. Dokumentation på kontrolrapporten: Kontrol af Metode Dokumentation på kontrolrapport Gode arbejdsgange (art. 4 i hygiejneforordordningen) Visuel og analytisk kontrol. Under faglig regel Kritiske kontrolpunkter (art. 5 i hygiejneforordningen) HACCP (art. 5 i hygiejneforordningen) Audit. Kontrol af kritiske kontrolpunkter: Procedurer, overvågning, registrering, afvigerapporter, implementering og effekt. Audit. Risikoanalyse, kritiske kontrolpunkter, procedurer, overvågning, korrigerende handlinger, revision Under egenkontrol ved kontrol af procedurer, registreringer og implementering. Under faglig regel ved kontrol af kritiske kontrolpunkter, f.eks. temperaturer (effekten). Under egenkontrol Specifik lovgivning kræver Audit. Under faglig regel. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 6 af 23

skriftlig egenkontrol enten i form af procedurer eller i form af både procedurer og dokumentation af kontrol (Eksport, import, materialer og genstande, prøvning for BSE, frekvenser hakket kød m.m.) Økologi egenkontrol Dokumentation (f.eks. art. 18 og 19 i fødevareforordningen) Andre lovgivningsområder (Offentliggørelse, uddannelse, mærkning, godkendelser, særlige mærkningsordninger, varestandarder, tilsætningsstoffer, kemiske forureninger, emballage) Kontrol. Kontrol. Audit Kontrol. Verifikation, dokumentkontrol Kontrol. Hvis virksomhedens risikoanalyse medfører kritiske kontrolpunkter her, skal det dokumenteres som beskrevet under kontrol af kritiske kontrolpunkter. Under faglig regel. Under faglig regel Under faglig regel. Hvis virksomhedens risikoanalyse medfører kritiske kontrolpunkter her, skal det dokumenteres som beskrevet under kontrol af kritiske kontrolpunkter. Eksport til tredjelande Kontrol. Audit. Under faglig regel. For kødvirksomheder se: Liste over fødevareregler fordelt efter lovgivningsområde eller på tillægsside. Kontrol af regler, som ikke er fødevarelovgivning, bl.a. dyreværn Dyreværn: Kontrol af dyreværn skal dokumenteres på tillægssiden til slagteriets kontrolrapport, hvis den er rettet mod slagteriet, f.eks. kontrol af opstaldningsforhold, fremdrivning og aflivning. Dyreværnsloven har ikke hjemmel til offentliggørelse, og kontrolresultatet må derfor ikke fremgå af kontrolrapporten. Kontrol af dyreværn rettet mod primærproducenten skal ikke stå på tillægssiden til slagteriets kontrolrapport medmindre forholdet har betydning for slagteriet, f.eks. kan skuldersår hos grise betyde, at slagteriet skal tage særlige hygiejnemæssige forholdsregler. Ved indskærpelser givet skriftligt og politianmeldelser skal anvendes autotekster, som findes under de veterinærfaglige rammetekster: RVIndskærpelse (veterinær) og RVPolitianmeldelseDyreværn. Der skal anvendes særlige aktgrupper ved journalisering af disse udbreve: Dyreværn indskærpelse og Dyreværn politianmeldelse. Der udfyldes en kontrolrapport til den, som kontrollen retter sig mod. Hvis det er en engrosrapport, som offentliggøres, skal kontrolresultatet stå på en tillægsside. Hvis det er en veterinærrapport, skal kontrolresultatet stå på denne. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 7 af 23

Indskærpelser og politianmeldelser vedrørende leverandører og transportører skal udarbejdes som beskrevet ovenfor. Alle relevante oplysninger og observationer skal journaliseres på hver enkelt sag. Gældende vejledninger og notater om kontrol af dyreværnsbestemmelser findes på intranettet under Fagligt, Veterinær, Dyreværn. Andre regler: Ved kontrol af vegetabilske bi- og restprodukter har vi heller ikke hjemmel til at offentliggøre kontrolresultaterne. Kontrolresultatet skal derfor dokumenteres på tillægssiden til kontrolrapporten, og også bemærkningerne skal derfor skrives på tillægssiden. Der er lavet standardtekster til denne kontrol i det digitale tilsyn. Kontrolresultater fra miljøbeskyttelsesloven, Loven om hold af dyr og biproduktforordningen skal også dokumenteres på tillægssiden. 2.5 Kontrolresultaterne 1, 2, 3 og 4 Kontrolresultaterne skrives som 1, 2, 3 eller 4 ud for de kontrollerede lovgivningsområder: 1 betyder, at kontrollen ikke har haft anmærkninger til de kontrollerede regler inden for lovgivningsområdet. 2 betyder, at der er givet en eller flere indskærpelser. 3 betyder, at der er givet påbud eller forbud. 4 betyder at der givet et administrativt bødeforlæg, indgivet politianmeldelse eller at virksomheden har fået frataget autorisation eller har fået meddelt periodevist salgsforbud i henhold til økologireglerne. 2.6 Tilsynsførendes bemærkninger I bemærkningsfeltet skal stå, hvilke regler der er kontrolleret, hvor i virksomheden de er kontrolleret, og hvad der blev observeret og konkluderet. F.eks. skal der for Særlige mærkningsordninger stå i bemærkningerne, om det er kontrol af økologi eller oksekødsmærkning. Tilsvarende skal der for Varestandarder stå i bemærkningerne, om det er kontrol af varestandarder, handelsnormer for fjerkræ eller handelsnormer for frugt og grøntsager. I enkelte tilfælde er teksten på lovgivningsområdet dog selvforklarende f.eks. Uddannelse i hygiejne, så der kun behøver at stå f.eks. Uddannelse: Ingen anmærkninger. Mens Hygiejne, håndtering altid skal have tilknyttet bemærkninger. Hvis der f.eks. ikke står, i hvilken del af virksomheden rengøring er kontrolleret, betyder det, at hele virksomhedens rengøring er kontrolleret. Kontrol af om virksomheden anvender elitesmiley en korrekt skal stå under lovgivningsområdet: Offentliggørelse af kontrolrapport med f.eks. bemærkning som Elitesmiley anvendt korrekt. Det skal fremgå af bemærkningerne, om der er foretaget dokumentkontrol eller fysisk kontrol i tilfælde, hvor dette kan give anledning til tvivl. Observationerne skal beskrives uanset, om kontrolresultatet blev 1, 2, 3 eller 4. Formålet er dels at kunne dokumentere forholdene, lige fra noter og indskærpelser til baggrund for politianmeldelser, og dels at have bemærkninger til brug ved næste kontrolbesøg. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 8 af 23

Når den tilsynsførende på kontrolbesøg har drøftet forhold med virksomheden, eller modtaget oplysninger fra virksomheden, skal det stå her. Det vigtige er, at virksomheden kender alle oplysninger lagt til grund for afgørelser, og at alle oplysninger til planlægning af kontrollen bliver journaliseret. Ydes der generel eller konkret vejledning i forbindelse med et kontrolbesøg, skal dette dokumenteres på kontrolrapporten. Det skal fremgå, om der er ydet generel vejledning om reglerne, eller om der er ydet vejledning om konkrete forhold. Det skal desuden fremgå hvilket område, der er ydet vejledning indenfor. Eksempel på dokumentation af generel vejledning: Ydet generel vejledning om reglerne om hygiejneuddannelse. Eksempel på dokumentation af konkret vejledning: Ydet konkret vejledning om evt. løsningsmuligheder vedr. flisebelægning i køkken. De konkrete løsningsforslag skal ikke noteres. Der er udarbejdet standardtekster i digitalt tilsyn til brug ved konkret og generel vejledning. Teksterne starter med Ydet generel vejledning om eller Ydet konkret vejledning om og den tilsynsførende skriver så selv, hvad der er vejledt om. Hvis der vejledes om et lovgivningsområde, man i forvejen kontrollerer, så skrives vejledningen i forlængelse af den begrundelsestekst, der er skrevet om det relevante lovgivningsområde. Ydes der telefonisk vejledning af konkret karakter, skal dette dokumenteres i form af et telefonnotat. Prøveresultater og kommentarer hertil kan skrives i bemærkningsfeltet. Prøveresultater må ikke stå ukommenterede. Giver en person i virksomheden oplysninger, som formodes at skulle lægges til grund for en afgørelse, må vedkommendes navn ikke fremgå af kontrolrapporten. Det skal så vidt muligt fremgå, at det er virksomheden, der giver oplysningerne. Hvis det er nødvendigt, at navnet fremgår, skal navnet noteres på tillægssiden. Fødevareregionen må ikke indgå aftaler med virksomheden. Bemærkningsfeltet må derfor ikke indeholde formuleringer, der kan ligne aftaler. Bemærkningerne bør højst fylde en side, men det er muligt at udfylde flere. Hvis der er behov for at udfylde flere sider, benyttes multiblanketten. Har den tilsynsførende drøftet et emne med kontrolresultat 1 med den virksomhedsansvarlige, kan det f.eks. beskrives som Hygiejne rengøring: Drøftet rengøring af lagerrum, intet at bemærke. Når der skrives drøftet, oplyst om, vejledt eller lignende, er det vigtigt samtidig at skrive, ok, intet at bemærke eller lignende, så det ikke kan tolkes som overtrædelser. For nogle få engrosvirksomheder findes tjekskemaer for at lette kontrollen (også kaldet hjælpeskemaer eller auditplaner). Det gælder f.eks. virksomheder med fast tilsyn. På kontrolrapporterne henvises til tjekskemaer m.v. i bemærkningsfeltet, f.eks. med en henvisning til en detaljeret auditplan for den pågældende dag. Eller Se rapport for skærestue fra dd.mm.åå eller Se tjekskema vedrørende kontrol af mærkningsordninger fra dd.mm. Men et eventuelt tjekskema Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 9 af 23

fritager ikke den tilsynsførende for at beskrive konklusionerne fra kontrolbesøget i bemærkningsfeltet. Når regler uden offentliggørelseshjemmel, f.eks. dyreværn, bliver kontrolleret, skal kontrolresultat og bemærkningerne skrives på en tillægsside. Får en virksomhed efter anmodning videreført kontrolhistorikken ved ejerskifte eller adresseskift, skal der stå Kontrolresultat videreført fra tidligere ejer eller tidligere virksomhed. Hvis den tilsynsførende på USA/Kina godkendte kødvirksomheder konstaterer mindre væsentlige overtrædelser inden for et af de områder, der er planlagt tilsyn med, skal overtrædelserne dokumenteres. Overtrædelserne dokumenteres på kontrolrapporten eller på et særskilt skema, der vedlægges den daglige kontrolrapport. Hvis der den pågældende dag er udfyldt et skema, henvises til dette på den daglige kontrolrapport. Dokumentationen af de mindre væsentlige overtrædelser overføres ikke til kontrolresuméet. Hvis det besluttes at give virksomheden en indskærpelse eller sanktion på baggrund af gentagne mindre væsentlige overtrædelser, anføres de overtrædelser, som giver anledning til denne beslutning på kontrolrapporten sammen med den valgte sanktion. Læs nærmere i bilag 7. Hvis et kontrolbesøg strækker sig over f.eks. to arbejdsdage: - Udarbejdes første dag en foreløbig kontrolrapport som dateres. I bemærkningsfeltet indsættes oplysning om dato og om dagens observationer og virksomhedens eventuelle kommentarer. Til sidst skrives, at besøget fortsættes den følgende dag. Den foreløbige kontrolrapport må ikke akteres eller offentliggøres. Den foreløbige kontrolrapport udskrives og afleveres til virksomheden, som dokumentation for dagens kontrol. - Den følgende dag (sidste dag i kontrolbesøget) skrives videre på den foreløbige kontrolrapport. I bemærkningsfeltet indsættes oplysning om dato og om dagens observationer og virksomhedens eventuelle kommentarer. Kontrolrapporten dateres med den aktuelle dato, færdiggøres, akteres og kan offentliggøres. Ved kontrolbesøg, der sker på grund af en forbrugerhenvendelse, indsættes en standardtekst med ordlyden: Kontrolbesøget sker på baggrund af en forbrugerhenvendelse. Standardteksten er lagt ind i det digitale tilsyn. Teksten indsættes øverst i feltet Tilsynsførendes bemærkninger. Indholdet af anmeldelsen skal ikke beskrives nærmere på kontrolrapporten. Begrundelsestekster og standardtekster I digitalt tilsyn kan vælges forskellige begrundelsestekster, når man har valgt et kontrolresultat, f.eks. er følgende tekst tilknyttet kontrolresultat 2: Det indskærpes, at virksomheder skal dokumentere egenkontrollens gennemførelse og resultater. Dokumentationen skal til enhver tid være tilgængelig for fødevareregionen. Følgende er konstateret: Man kan også vælge forskellige standardtekster, der ikke er tilknyttet et kontrolresultat, f.eks. Udleveret blanket om kontrol af virksomheder. Påbud/forbud, bøder og politianmeldelser Kontrolrapporten må ikke bruges til at meddele afgørelser som påbud, forbud eller kassation. Disse sanktioner skal meddeles virksomheden i et særskilt brev med begrundelse, hjemmel og klagevejledning. Under kontrolbesøget kan det være nødvendigt at afgøre, om et parti straks skal Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 10 af 23

beslaglægges, tilbagekaldes eller kasseres. Det skal fremgå af kontrolrapporten, at afgørelsen meddeles pr. brev. En undtagelse fra kravet om skriftlig meddelelse af afgørelsen i brev, findes ved de såkaldte her-ognu-forbud. De tilsynsførende kan mundtligt meddele her og nu-forbud på slagterier med fast kontrol, inklusiv kødvirksomheder med daglige tilsyn som følge af USA/Kina krav. Det mundtligt nedlagte forbud dokumenteres alene på kontrolrapporten. Her og nu-forbud er nærmere beskrevet i Kontrolvejledningens afsnit 5.5.2.1 og bilag 7. Hvis der er sket partshøring af virksomheden på kontrolbesøget, skal det fremgå af bemærkningerne på kontrolrapporten. Dokumentation af partshøring på kontrolrapporten formuleres f.eks. således: Partshøring gennemført. Virksomheden havde ingen/følgende kommentarer. Hvis der er sket partshøring efterfølgende, f.eks. telefonisk, skal dette dokumenteres i form af et notat på sagen. Når et kontrolbesøg resulterer i 3- eller 4-taller, skal det fremgå af bemærkningerne, at fødevareregionen vil sende en afgørelse eller bøde. Det formuleres som Påbud fremsendes, Forbud fremsendes, eller Bødeforlæg fremsendes. Hvis den tilsynsførende ikke er helt sikker på, om forholdet kan udløse sanktion eller bøde, bruges formuleringerne Påbud overvejes. Vil blive fremsendt, Forbud overvejes. Vil blive fremsendt eller Bødeforlæg overvejes. Vil blive fremsendt. Får virksomheden et administrativt bødeforlæg, skal bødestørrelsen stå i bemærkningerne på den endelige kontrolrapport, som sendes til virksomheden sammen med bødeforlægget. Det kan anføres i bemærkningsfeltet på kontrolrapporten, at virksomheden er blevet meldt til politiet, når alle beviser i sagen er sikrede, og det ikke vil hindre en nødvendig efterforskning. Det skal noteres på kontrolrapporten enten som Forholdet vil blive politianmeldt, eller Forholdet overvejes politianmeldt, hvis den endelige beslutning om politianmeldelse først vil blive truffet efter kontrolbesøget. Supplerende politianmeldelse: Hvis der ved et efterfølgende kontrolbesøg konstateres, at en virksomhed ikke har rettet op på en overtrædelse, hvor der er en verserende politisag, skal der ske en supplerende politianmeldelse med henvisning til den verserende sag, jf. også afsnit 5.12.1. Supplerende politianmeldelser karakteriseres på samme måde som andre politianmeldelser, dvs. kontrolresultat 4. Supplerende politianmeldelser skal følge samme procedure som øvrige politianmeldelser, dvs. foreløbig kontrolrapport efterfulgt af en endelig kontrolrapport, senest når den supplerende politianmeldelse er fremsendt. Det skal fremgå af kontrolrapporten, at den konstaterede overtrædelse allerede forelå ved det foregående kontrolbesøg. Indskærpelser For indskærpelser givet ved daglige eller ugentlige tilsyn på delregnskab 2-virksomheder - se nedenstående afsnit herom. Indskærpelser på fødevareområdet skal altid skrives under Tilsynsførendes bemærkninger. Indskærpelser gives normalt mundtligt på kontrolbesøget og dokumenteres på kontrolrapporten. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 11 af 23

Hvis afgørelsen om en indskærpelse først træffes efter kontrolbesøget, skal der udarbejdes en skriftlig afgørelse med begrundelse, klagevejledning m.v. på linje med påbud og forbud. På den foreløbige kontrolrapport bruges formuleringen Indskærpelse overvejes. Vil blive fremsendt. På den endelige kontrolrapport bruges formuleringen: Indskærpelse fremsendes. På både den foreløbige og den endelige kontrolrapport skal der være en beskrivelse af det konstaterede. Udformning af indskærpelser på fødevareområdet, som gives på kontrolrapporten under kontrolbesøget: Det indskærpes at.[beskriv reglen] Hvis den tilsynsførende ikke kan huske den præcise ordlyd, er det også muligt at skrive indskærpelsen i et mere populært sprog, f.eks. Det indskærpes, at virksomheden skal opfylde de i godkendelsen stillede vilkår. Pas på med at bruge ordet skal, når selve forholdet skal beskrives, da indskærpelsen ellers let kan få karakter af et påbud. Skal kan selvfølgelig benyttes, når reglen skal citeres, da ordet nogle gange vil indgå i bekendtgørelsesteksten. Følgende er konstateret [beskriv hvad der er konstateret og hvor] Oplysning om at indskærpelsen udløser gebyrbelagt ekstra kontrol Partshøring skal noteres, så det fremgår på kontrolrapporten, hvorvidt virksomheden havde kommentarer og hvilke kommentarer virksomheden evt. havde. Indskærpelser i bemærkningsfeltet forudsætter 2-tal i lovgivningsområdet. Det digitale tilsyn viser eksempler på formulerede indskærpelser, når der vælges kontrolresultat 2 i rullepanelet. Eksemplerne bliver løbende udbygget. Desuden fremkommer oplysninger om gebyrbelagt ekstra kontrol, mulighed for begrundelse samt klagevejledning automatisk, når kontrolresultat 2 vælges. Eksempel på formulering af en indskærpelse: Det indskærpes, at virksomheder skal dokumentere egenkontrollens gennemførelse og resultater. Dokumentationen skal til enhver tid være tilgængelig for fødevareregionen. Følgende er konstateret: Virksomheden har ikke udført dokumentation for rengøring i uge 7. Virksomheden havde ingen bemærkninger. Indskærpelsen medfører gebyrbelagt opfølgende kontrol. Virksomheden kan inden 14 dage anmode om skriftlig begrundelse og kan påklage afgørelsen til Sekretariatet for Fødevare- og Veterinærklager senest 4 uger efter modtagelse af kontrolrapporten eller en evt. skriftlig begrundelse. En eventuel klage skal sendes til Fødevareregionen. Ved dokumentation af indskærpelser på USA/Kina godkendte kødvirksomheder, henvises til bilag 7. Indskærpelser givet ved daglig eller ugentlig kontrol på delregnskab 2-virksomheder Afsnittet vedrører ikke indskærpelser givet ved audits på delregnskab 2-virksomheder, hvor fremgangsmåden ovenfor følges. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 12 af 23

Indholdet af indskærpelser givet ved daglig eller ugentlig kontrol på delregnskab 2-virksomheder: Det indskærpes at.[beskriv reglen] Hvis den tilsynsførende ikke kan huske den præcise ordlyd, er det også muligt at skrive indskærpelsen i et mere populært sprog, f.eks. Det indskærpes, at virksomheden skal opfylde de i godkendelsen stillede vilkår. Pas på med at bruge ordet skal, når selve forholdet skal beskrives, da indskærpelsen ellers let kan få karakter af et påbud. Skal kan selvfølgelig benyttes, når reglen skal citeres, da ordet nogle gange vil indgå i bekendtgørelsesteksten. Følgende er konstateret [beskriv hvad der er konstateret og hvor] 2.7 Kontroltyper Der skal altid være kryds i et af felterne til ordinær, ekstra eller anden kontrol. Supplerende kan felterne kontrolkampagne, autorisationer eller prøver udtaget afkrydses. Kontroltyperne dækker følgende kontrolaktiviteter: Ordinær kontrol Ordinære kontrolbesøg efter standard- eller elitefrekvensen Stikprøvekontrol transport-fødevarer (stikprøvekontrol med engrostransportører) Ekstra kontrol Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger, herunder evt. skærpet kontrol. Bestilte kontrolbesøg efter: o Anmærkninger på den seneste kontrolrapport, hvor fødevareregionen ikke foretager opfølgende kontrolbesøg. o Ejerskifte. o Virksomheden er blevet registreret som 3. partscertificeret med henblik på at få tildelt elitestatus. Kontrolbesøg på baggrund af en forbrugerhenvendelse. Smitteopsporing i forbindelse med udbrud af fødevarebårne sygdomme Tilbagetrækningssager Anden kontrol Når kontrolbesøget ikke kan karakteriseres som ordinær eller ekstra kontrol, er det anden kontrol: Når kontrolområdet kontrolleres hyppigere end standardfrekvensen f.eks.: o Kontrol før og efter slagtning på slagterier o Kontrol i forbindelse med eksport af kød til USA og Kina o Kontrol med specificeret risikomateriale o Kontrol jævnfør restriktionsbekendtgørelsen Når kontrollen ikke kan nås ved den fastsatte standardfrekvens: o Økologikontrol o Kontrol med handelsnormer o Kontrol med eksportaktiviteter ud over kontrol med eksport af animalske fødevarer til USA og Kina Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 13 af 23

o Importkontrol bortset fra kontrol jævnfør restriktionsbekendtgørelsen, f.eks. import af kosttilskud Kontrolkampagne krydses af, når kontrolbesøget er udført i forbindelse med en kontrolkampagne. Autorisationer m.v. krydses af, når eksisterende virksomheder i forbindelse med et ordinært kontrolbesøg får en autorisation. Det kan f.eks. være ændringer af virksomhedens indretning, produktion eller vareudbud. Den tilsynsførende kan vælge at skrive noterne vedrørende autorisationen på en tillægsside i stedet for på kontrolrapporten. Hvis kontrolbesøget udelukkende handler om autorisation, skal virksomheden ikke have en kontrolrapport, men en autorisationsrapport. Nyoprettede virksomheder skal først have en kontrolrapport ved første kontrolbesøg efter autorisationsbesøget. Godkendelse af egenkontrolprogram, økologirapport eller frivillig mærkningsordning skal ikke have kryds i feltet med Autorisationer m.v. Prøver udtaget krydses af, når der er udtaget prøver i forbindelse med kontrolbesøget. Der skal også udfyldes en prøveudtagningsrapport. Der kan være kryds i flere felter, dog ikke samtidig kryds i mere end et af felterne Ordinær kontrol, Ekstra kontrol og Anden kontrol. F.eks. drøftes måske en ombygning på et ordinært kontrolbesøg, hvilket betyder kryds ved både Ordinær kontrol og Autorisationer m.v.. Kontroltype Ordinære kontrolbesøg efter standard- eller elitefrekvensen Ordinær kontrol - stikprøvekontrol af engrostransportører Ekstra kontrolbesøg efter anmærkninger Ekstra kontrolbesøg på grund af relevant forbrugerhenvendelse Bestilt kontrolbesøg i forbindelse med registrering som 3. partscertificeret Bestilt kontrolbesøg i forbindelse med skrivebordskontrol efter anmærkninger Bestilt kontrolbesøg i forbindelse med ejerskifter Når kontrolområdet kontrolleres hyppigere end standardfrekvensen f.eks.: - AM/PM-kontrol - Kontrol i forbindelse med USA/Kinaeksport - Kontrol med specificeret risikomateriale - Kontrol jf. restriktionsbekendtgørelsen. Når kontrollen ikke kan nås ved den fastsatte standardfrekvens f.eks. : - Økologikontrol På kontrolrapporten Ordinær kontrol Standard/elitefrekvens Ordinær kontrol Stikprøvekontrol transportfødevarer Ekstra kontrol Opfølgning, indskærpelse, Opfølgning påbud/forbud/bøde eller Skærpet kontrol Ekstra kontrol Forbrugerhenvendelse Ekstra kontrol Bestilt certificering Ekstra kontrol Bestilt anmærkninger Ekstra kontrol Bestilt ejerskifte Anden kontrol AM/PM, Animalsk USA/Kina eksport eller Andet Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 14 af 23

- Kontrol med handelsnormer - Kontrol i forbindelse med 3. landseksport - Importkontrol bortset fra kontrol jf. restriktionsbekendtgørelsen. - Kontrolkampagner, medmindre kontrollen gennemføres i forbindelse med ordinære eller ekstra kontrolbesøg. 2.8 Bestilte kontrolbesøg Der kan bestilles kontrolbesøg i tre tilfælde: 1. Virksomheder kan i forbindelse med en ansøgning som 3. partscertificeret bestille et kontrolbesøg hos kontrolafdelingen. Dette kontrolbesøg skal gennemføres uanmeldt inden for 2 måneder efter, at fødevareregionen har registreret virksomheden som certificeret. 2. Virksomheder kan i forbindelse med anmeldepligtige ejerskifter bestille et kontrolbesøg. Dette kontrolbesøg skal gennemføres uanmeldt inden for 2 måneder efter, at fødevareregionen har modtaget anmodningen. 3. Virksomheder, hvor der ikke gennemføres ekstra kontrolbesøg som opfølgning på en anmærkning for overtrædelser af fødevarelovgivningen (skrivebordskontrol), kan bestille et kontrolbesøg. Dette kontrolbesøg skal gennemføres uanmeldt inden for 2 måneder efter, at fødevareregionen har modtaget anmodningen. Bestilling af kontrolbesøg giver mulighed for hurtigere udskiftning af kontrolrapporten end ellers. Den tilsynsførende beslutter, hvad der skal kontrolleres. Bestilling Bestilte kontrolbesøg betales af virksomheden. Fødevareregionen afgør, hvilken tilsynsførende der skal udføre et bestilt kontrolbesøg. Virksomheden skal bestille kontrolbesøg telefonisk eller skriftligt hos kontrolafdelingen. Virksomheden kan også bestille kontrolbesøget direkte hos den tilsynsførende under et kontrolbesøg. Hvis der er tvivl om, hvorvidt en person har kompetence til at bestille et kontrolbesøg, noteres navn og ansættelsesforhold på en tillægsside. De bestilte kontrolbesøg skal udføres på samme tidspunkt af døgnet som normalt eller aftales, hvis de plejer at blive det, f.eks. af hensyn til virksomhedens åbningstider. Når mobile virksomheder bestiller et kontrolbesøg og kører væk fra kontrolafdelingens geografiske område, kan de kun forvente at få det bestilte kontrolbesøg, hvis de orienterer kontrolafdelingen om det nye sted. Kontrolafdelingen skal i de tilfælde kontakte den kontrolafdeling, som virksomheden kører til. Når et kontrolbesøg bestilles, skal fødevareregionen journalisere bestillingen (kan også være et telefonnotat). Hvis det er relevant i forhold til det bestilte kontrolbesøg at udtage prøver, skal virksomheden betale for analysen. Bestilte kontrolbesøg kan ikke erstatte ordinære kontrolbesøg. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 15 af 23

2.9 Kontrolbesøgets varighed Den samlede tid skal noteres - fra den tilsynsførende træder ind i virksomheden og er ude igen. Tiden skal være angivet i hele kvarterer. For virksomheder med fast tilsyn er det ikke relevant at udfylde feltet. 2.10 Tilsynsførendes underskrift Den eller de tilsynsførende skal altid skrive under på kontrolrapporten, inden den afleveres til virksomheden. Underskriften skal være den sædvanlige underskrift og må ikke være initialer. Ved digitalt tilsyn skrives rapporten under, når den er udskrevet. Den tilsynsførendes navn bliver ikke offentliggjort på Smiley-hjemmeside på digitale rapporter. 2.11 Afleveret til Enten skal den tilsynsførende skrive navnet på den person i virksomheden, som har modtaget kontrolrapporten, eller en ansat kvitterer for modtagelse. Virksomheden skal have vejledning om, at den ikke behøver at kvittere. Navnet skrives på, når rapporten er udskrevet. På rapporter sendt med posten skrives Sendt med post eller en lignende formulering i feltet. Navnet registreres i ScanJour i feltet, Afleveret til. 2.12 Virksomhedens kommentar Virksomheden kan vælge at hænge anden information op til kunderne ved siden af kontrolrapporten. Virksomheden kan få sine kommentarer på smiley-hjemmesiden. Så skal virksomheden skrive sine kommentarer (højst 300 karakterer) på blanketten på www.foedevarestyrelsen.dk i mappen Blanketter til virksomheder : http://www.foedevarestyrelsen.dk/blanketter/blanketter/forside.htm. Blanketten kan udfyldes og gives til den tilsynsførende på kontrolbesøget eller sendes til kontrolafdelingen efterfølgende. Blanketten skal være underskrevet. Når kontrolafdelingen har registreret kommentarerne i ScanJour, kommer de på smiley-hjemmesiden sammen med den relevante kontrolrapport. Virksomhedens kommentarer har ingen juridisk betydning, så kontrolafdelingen er ikke forpligtet til at følge op på kommentarerne. Har en virksomhed f.eks. lovet sine kunder, at Fejl rettes straks, kan den ikke senere blive straffet i medfør af fødevareloven for ikke at have talt sandt. Er kommentarerne mere end 300 karakterer, returneres de til virksomheden, som må afkorte dem. 2.13 Tillægsside Multiblanketten bruges som tillægsside, det er blanketten kun med virksomhedens adresse og tilsynsførendes bemærkninger. Tillægssiden kan bruges til noter om indforståede forhold mellem virksomheden og den tilsynsførende eller forhold, som den tilsynsførende selv eller en kollega bør huske til næste kontrolbesøg. Ved forbrugerhenvendelser kan tillægssiden benyttes til over for virksomheden at oplyse navne på forbrugeranmeldere. Navne på forbrugeranmeldere må ikke stå på kontrolrapporten. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 16 af 23

Hvis en person i virksomheden har givet oplysninger, og personen skal nævnes ved navn, skal navnet fremgå af tillægssiden og ikke af kontrolrapporten. Tillægssiden kommer ikke på smiley-hjemmesiden. Tillægssiden må ikke anvendes ved forhold, der efterfølgende skal følges op på. Det vil sige forhold som vil kunne lægges til grund for indskærpelser, påbud, forbud, administrative bøder, politianmeldelser eller inddragelse af autorisation. Dette gælder dog ikke for regler, hvor der ikke er hjemmel til at offentliggøre resultatet af kontrollen, f.eks. ved kontrol af regler om vegetabilske bi- og restprodukter eller dyreværn her skal kontrolresultat og bemærkninger skrives på tillægssiden Eksempler på notater som kan stå på tillægssiden: Folder om skadedyr udleveret Leverandør af bær er skiftet Virksomheden har oplyst, at den fremover kun modtager oksekød af dansk oprindelse Virksomheden har oplyst, at den inden sommer vil lægge nyt gulv i skærestue 4 Virksomheden har oplyst, at hul ved rørgennemføring på tørlager bliver repareret i næste uge Drøftet afskærmningsforhold ved planlagt tilbygning til pakkeriet Det er op til den tilsynsførende at vurdere, om det er hensigtsmæssigt at udfylde en tillægsside. De fleste af noterne kan lige så godt skrives i feltet Tilsynsførendes bemærkninger. Virksomhedens navn, adresse, CVR-nr., dato for kontrolbesøget samt den tilsynsførendes underskrift skal fremgå af tillægssiden. Tillægssiden er ens for detail og engros. Den tilsynsførende skal huske at udfylde overskriften på siden, hvis tillægssiden skrives i hånden ved brug af gennemslagspapir. Ved autorisationsbesøg Nyetablerede virksomheder, der har ansøgt om autorisation, skal ikke have en kontrolrapport ved kontrolbesøg, når besøget alene drejer sig om autorisation. Her skal udelukkende udfyldes en autorisationsrapport. Autorisationsbesøg på eksisterende virksomheder skal som hovedregel gennemføres i forbindelse med ordinære kontrolbesøg. Den tilsynsførende vælger, om noter til autorisationsdelen af kontrolbesøget skal skrives på tillægssiden i stedet for på kontrolrapporten. Eventuelle afgørelser i forbindelse med autorisationsbesøg må ikke kun fremgå af tillægssiden. Afgørelser skal også fremgå af autorisationsskrivelsen eller som et vilkår i følgeskrivelsen til denne, hvis afgørelserne skrives kort tid efter kontrolbesøget. Ellers skrives afgørelser i et særskilt brev. I nogle tilfælde bliver fødevareregionen dog opmærksom på en nyetableret virksomhed og kan ved kontrolbesøg konstatere, at virksomheden er fuldt lovlig bortset fra en manglende Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 17 af 23

autorisation/anmeldelse. Hvis virksomhedens indretning, vareudbud og drift er ganske ukompliceret, kan fødevareregionen undtagelsesvist udføre først autorisationsbesøg og derefter ordinært kontrolbesøg ved samme besøg. Hvis det konstateres, at der udelukkende er overtrædelse for at have åbnet uden autorisation/anmeldelse, udfyldes en kontrolrapport med det relevante kontrolresultat herfor. På kontrolrapporten krydses af ved både Ordinært tilsyn og Autorisationer m.v. nederst på rapporten. Den tilsynsførende opretter efterfølgende virksomheden i ScanJour og sender en autorisation. Denne undtagelse forudsætter dog, at fødevareregionen under autorisationsdelen af kontrolbesøget vurderer virksomhedens indretning, vareudbud og drift (herunder hygiejneuddannelsen og egenkontrol) som så tilfredsstillende, at autorisation kan skrives helt uden vilkår (altså uden følgebrev). I praksis opstår undtagelsessituationen hovedsagelig ved kontrol af virksomheder udviklet efter et standardkoncept med hensyn til indretning, vareudvalg og uddannelse af ansatte. 2.14 Foreløbig kontrolrapport Hvis rapporten har 3- eller 4-taller, skal virksomheden altid have en foreløbig rapport, indtil den tilsynsførende har skrevet påbud, forbud, bødeforelæg, tilbagekaldelse af autorisation eller politianmeldelse. Er den tilsynsførende i tvivl, om forholdene skal resultere i 1- eller 2-taller, skal virksomheden også have en foreløbig kontrolrapport med et 2-tal og formuleringen Indskærpelse overvejes. Vil blive fremsendt med en beskrivelse af det konstaterede forhold. Den efterfølgende sagsbehandling kan godt føre til et andet resultat, end det tal, der står på den foreløbige rapport. 3. Kontrolresumé Virksomheder med mere end 12 planlagte kontrolbesøg om året skal have et månedligt kontrolresumé på smiley-hjemmesiden i stedet for kontrolrapporter. Kontrolresuméet skal være på smiley-hjemmesiden senest 5 arbejdsdage inde i den efterfølgende måned. For små slagtehuse kan fristen dog være længere. Der er tale om mere end 12 kontrolbesøg udført som Ordinær kontrol, standard/elitefrekvens, Anden kontrol, AM/PM eller Anden kontrol, Animalsk USA/Kina eksport. Kontrolresuméet udarbejdes på baggrund af en måneds kontrolrapporter. I praksis udgøres denne type virksomheder af slagterier og kødvirksomheder. Kontrolresuméet er udarbejdet for at give offentligheden et mere langsigtet indtryk af kontrollen på virksomheden. Der er ikke hjemmel til at offentliggøre kontrol af regler under dyreværnsloven, miljøbeskyttelsesloven eller lov om hold af dyr. Kontrol heraf skal stå på en tillægsside og tæller ikke med. Der er hjemmel til at offentliggøre i fødevareloven, økologiloven, bemyndigelsesloven og Lov om frø, kartofler og planter. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 18 af 23

De seneste fire kontrolresuméer bliver vist på smiley-hjemmesiden, hvilket giver en historik på fire måneder. Bemærkningsfeltet Bemærkningsfeltet på kontrolresuméet skal indeholde en sammenfatning af bemærkningerne på de bagvedliggende kontrolrapporter. Det er vigtigt, at feltet til resumé af tilsynsførendes bemærkninger indledes med månedens antal 1- taller: xx antal kontrollerede forhold gav ingen anmærkninger i fanebladet Ingen anmærkninger. Det skal være antal 1-taller fra kontrol af regler med offentliggørelseshjemmel. Derefter skal månedens 2-, 3- og 4-taller stå med begrundelser og observationer, hvis de har offentliggørelseshjemmel. I tilfælde af at begrundelser handler om det samme, kan de skrives produceret d. 11/6 og 22/6 på grund af fund af Listeria. Resultatfeltet m.v. I resultatfeltet skal stå månedens 1-, 2-, 3- og 4-taller bortset fra dem uden offentliggørelseshjemmel. Resultatfeltet på kontrolresumeet skal indeholde en sammentælling af resultaterne fra resultatfeltet på de bagvedliggende kontrolrapporter fordelt på de forskellige lovgivningsområder. Nederst i resultatfeltet summeres for hvert af de fire tal. Resultater i tilsynsførendes bemærkninger må ikke tælles med. I feltet Tilsyn og prøver skal stå månedens antal af typer tilsyn. For prøverne markeres Ja i ScanJour, hvis der har været udtaget prøver i løbet af måneden. Derved kommer et kryds ved Prøver udtaget på kontrolresuméet. Feltet Antal tilsyn udfyldes ved at tælle månedens antal kontrolrapporter, hvor der er kontrolleret regler med offentliggørelseshjemmel. I ScanJours felt Brevdato skal stå den dato, hvor kontrolresuméet sendes til virksomheden. Slutdato er den sidste dag i måneden, som kontrolresuméet gælder for. Feltet Periode bliver automatisk udfyldt, når slutdatoen er der. Når mere end én side ønskes, skal de efterfølgende sider have udfyldt: Virksomheden og dens adresse, Periode, Antal tilsyn samt sidenummerering i form af side 1 af x, side 2 af x og så videre på øverste linie i bemærkningsfeltet. Der bliver automatisk genereret flere sider med sidetal i digitalt tilsyn. Datofeltet i nederste højre hjørne udfyldes med slutdato. Virksomhedens kommentar Virksomheden kan få sine kommentarer til kontrolresuméet på Smiley-hjemmesiden. Hvis virksomheden ønsker det, skal den skrive sine kommentarer (højst 300 karakterer) på blanketten på www.foedevarestyrelsen.dk i mappen Blanketter til virksomheder : http://www.foedevarestyrelsen.dk/blanketter/blanketter/forside.htm. Blanketten kan udfyldes og gives til den tilsynsførende på tilsynet eller sendes til fødevareregionen efterfølgende. Blanketten skal være underskrevet. Når fødevareregionen registrerer kommentarerne i ScanJour, kommer de på Smiley-hjemmesiden sammen med det relevante kontrolresumé den efterfølgende dag. I ScanJour skal kontrolresuméet have en dato i feltet Må offentliggøres fra, som ligger efter, at virksomheden har modtaget kontrolresuméet. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 19 af 23

4. Elite-smiley Virksomheder med elite-status skal have udleveret et elite-mærkat (elite-smiley) på kontrolbesøget, som virksomheden kan anvende i markedsføring. Det er frivilligt at markedsføre med elitestatus. Virksomhederne kan selv hente eliteikonet på smiley-hjemmesiden under Ikoner og Hent smiley som figurer. Mister virksomheden sin elite-status, skal virksomheden straks ophøre med at anvende mærkat og oplysning om tidligere elitestatus i markedsføring. Har en virksomhed flere kontrolrapporter, må virksomheden kun markedsføre sig med elite-smiley, hvis alle kontrolrapporter har elite-smiley. Ellers må elite-smiley udelukkende anvendes i sammenhæng med de enkelte kontrolrapporter, som har elitestatus. Elite-smiley en må ikke vildlede. 5. Kontrolhistorik ved flytning, ejerskifte, ny registrering eller autorisation Kontrolhistorikken falder bort ved ejerskifte og flytning, med mindre virksomheden efter anmodning får videreført kontrolhistorikken. Virksomheden kan i to situationer anmode om at få videreført kontrolhistorik: 1. Ejerskifte (Ny ejer, uændret virksomhed): Virksomheden kan efter anmodning få videreført kontrolhistorik fra tidligere ejer, hvis virksomheden fortsætter uændret. Virksomheden skal sende anmodningen sammen med ejerskiftemeddelelsen til sin kontrolafdeling. 2. Flytning af virksomhed (Samme ejer, samme virksomhed på ny adresse): En ejer kan efter anmodning få videreført kontrolhistorik i sin virksomhed, hvis den samme virksomhed flytter til en ny adresse. Virksomheden skal sende anmodningen sammen med ansøgningen om autorisation eller anmodningen om registrering til sin kontrolafdeling. Kontrolhistorikken kan ikke fordobles, så den videreføres til to virksomheder. Kontrolhistorikken kan kun videreføres, når virksomheden sammen med anmodning om videreført historik vedlægger en skriftlig accept fra den hidtidige ejer (der har oparbejdet kontrolhistorikken) om, at kontrolhistorikken må videreføres. Når virksomheden er organiseret i selskabsform (f.eks, ApS eller A/S) skal accepten gives af den eller de, der i det Centrale Virksomhedsregister (CVR) er registreret som tegningsberettiget. En tegningsberettiget har ret til at indgå bindende aftaler på et selskabs vegne. Er virksomheden organiseret som interessentselskab (I/S), skal alle interessenter underskrive accepten. Er virksomheden personligt ejet, skal accepten gives af den personlige ejer. Virksomheden får automatisk videreført kontrolhistorik, hvis den som følge af væsentlige ændringer ifølge autorisationsbekendtgørelsen får ny autorisation. En blanket til anmeldelse af virksomhedens aktiviteter findes på Internettet på Virk.dk (under Indberetninger, Erhverv og Industri, Fødevarevirksomhed Autorisation eller registrering) eller på Fødevarestyrelsens hjemmeside (under Selvbetjening, Blanketter, Autorisation eller registrering). Hvis det vurderes, at virksomheden kan få videreført historikken, er det et krav, at virksomheden fjerner vildledende markedsføring, det vil sige oplysning om elitestatus. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 20 af 23

Kontrolafdelingen skal videreføre kontrolhistorik ved at udfylde kontrolrapport og registrere data for det antal kontrolrapporter (højst tre), som skal videreføres, med følgende oplysninger: Dato for kontrolbesøg Samlet kontrolresultat under lovgivningsområdet Andet I Tilsynsførendes bemærkninger skal stå Kontrolresultat videreført fra tidligere ejer eller tidligere virksomhed. Kontrolrapporter med videreført kontrolhistorik skal ikke sendes til virksomheden, idet der ikke er tale om nye rapporter. 6. Smiley-hjemmesiden Kontrolrapporter - eller kontrolresuméer for virksomheder med mere end 12 årligt planlagte kontrolbesøg - skal på smiley-hjemmesiden. Det gælder også kontrolrapporter til mobile engrosvirksomheder og til engrosvirksomheder med salg via Internet og postordre. Kontrolrapporter og kontrolresuméer kommer på smiley-hjemmesiden, når en dato sættes i feltet Må offentliggøres fra i ScanJour. For hver virksomhed er de fire seneste kontrolrapporter eller de fire seneste kontrolresuméer synlige på smiley-hjemmesiden, som bliver opdateret en gang i døgnet. Kontrolrapporter og kontrolresuméer må ikke komme på smiley-hjemmesiden, før virksomheden har fået dem. Engrosrapporter for primærproducenter, som kontrolleres af fødevareregionernes fødevareafdelinger, skal ikke på smiley-hjemmesiden. For ejerskiftede virksomheder vises ikonet Fødevarekontrollen er på vej, indtil virksomheden har fået sin første kontrolrapport, med mindre virksomheden ansøger om at få videreført kontrolhistorikken. I det tilfælde vises op til tre videreførte kontrolrapporter. Den endelige kontrolrapport skal offentliggøres, mens den foreløbige kontrolrapport ikke skal offentliggøres. Foreløbig kontrolrapport En foreløbig kontrolrapport skal ikke vises på smiley-hjemmesiden. I digitalt tilsyn medfører kontrolresultater på 3 eller 4 automatisk, at feltet for offentliggørelsesdato ikke kan udfyldes. Ny rapport med post Når et kontrolbesøg er endt med resultat 3 eller 4, får virksomheden senere en afgørelse, som sendes sammen med en endelig kontrolrapport. Det betyder, at en kontrolrapport med 3- eller 4- taller skal have en dato i ScanJour feltet Må offentliggøres fra, som ligger to hverdage efter, at den endelige rapport sendes til virksomheden. De to dage er vigtige af hensyn til, at virksomheden skal nå at have modtaget kontrolrapporten, før den offentliggøres på smiley-hjemmesiden. I den endelige udgave af kontrolrapporten skal påbud/forbud og bøder anføres sammen med de konstaterede forhold og øvrige resultater fra kontrolbesøget. Der skrives Sendt med post eller en lignende formulering i feltet Afleveret til. Rapporten sendes til virksomheden, som har pligt til at hænge den op umiddelbart efter modtagelse. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 21 af 23

Tilsvarende sendes den endelige kontrolrapport til virksomheden i de tilfælde, hvor fødevareregionen var i tvivl, om kontrolresultater skulle være 1 eller 2. Hvis en virksomhed får anmærkninger uden et kontrolbesøg, skal den samtidig have en ny kontrolrapport. Det kan f.eks. være efter skrivebordskontrol af indsendt dokumentation eller på baggrund af en politirapport. I tilfælde med resultater fra prøver udtaget uden kontrolbesøg eller audit i virksomheden skal der kun krydses af i "Prøver udtaget". Det sker, at fødevareregionens afgørelse omgøres, så en virksomhed skal have en ny kontrolrapport. Det kan f.eks. være, når en virksomhed får medhold i en klage over fødevareregionens påbud/forbud eller bliver frifundet i retten. Virksomheden skal have en ny kontrolrapport, selvom der har været et eller flere kontrolbesøg efter, at fødevareregionens afgørelse blev truffet. Den nye rapport sendes til virksomheden, og kontroldatoen for afgørelsen sættes i feltet Må offentliggøres fra i ScanJour. Har der været kontrolbesøg efter dagen for afgørelsen, skal den aktuelle kontrolrapport også ændres med hensyn til tidligere kontrolresultater. Mobile engrosvirksomheder Kontrolrapporter fra mobile engrosvirksomheder skal registreres i ScanJour af den kontrolafdeling, hvor den mobile virksomhed er anmeldt/godkendt ( hjemkontrolafdelingen ). Hvis virksomheden kontrolleres i en anden fødevareregion, skal den kontrollerende kontrolafdeling sende kontrolrapporten med tværgående sagsbehandling til hjemkontrolafdelingen. Hvis kontrolresultaterne udelukkende har været 1- og 2-taller, kan den kontrollerende kontrolafdeling udlevere rapporten på kontrolbesøget. Ved resultaterne 3 og 4 udleveres en foreløbig kontrolrapport til virksomheden og skal rapporten sendes til virksomheden af hjemkontrolafdelingen. Nødstop Smiley-hjemmesiden har en nødstop-funktion, som øjeblikkeligt erstatter eventuelle kontrolrapporter, som er forkerte, med ikonet Fødevarekontrollen er på vej. Nødstoppet bruges kun i nødstilfælde. I de tilfælde, hvor den tilsynsførende beslutter, at en virksomhed midlertidigt skal undlade ophængning af en kontrolrapport, skal virksomhedens rapport også fjernes med nødstopfunktionen, indtil den endelige kontrolrapport er udarbejdet. Det er lovpligtigt at offentliggøre, derfor bør der hurtigst muligt udarbejdes en endelig kontrolrapport eller eventuelle fejl rettes, så nødstoppet kan fjernes igen. Ansatte i FVST kan se Nødstopvejledningen på Intranettet under Fødevarer, Tilsyn og Kontrol, Smiley/Offentliggørelse. Tjekskemaer, hjælpeskemaer m.v. Tjekskemaer, hjælpeskemaer m.v., som anvendes ved kontrol af virksomheder med fast tilsyn, visse frugt og grøntvirksomheder samt ved kontrol af vintapperier, skal ikke offentliggøres. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 22 af 23

7. Kontrolrapporter på egen hjemmeside Alle fødevarevirksomheder, som markedsfører sig på egen hjemmeside, skal vise de seneste fire kontrolrapporter på et let synligt sted på hjemmesiden. Et let synligt sted er ofte på forsiden og ikke under f.eks. links, Om os eller lignende. Virksomhedens hjemmeside skal vise kontrolrapporterne eller have genvej til den eller de sider på www.findsmiley.dk, hvor kontrolrapporterne findes. Virksomheder med flere afdelinger skal vise de seneste fire rapporter for hver afdeling. Virksomhederne skal altså give kunderne adgang til alle sine kontrolrapporter på egen hjemmeside ( dog ikke til kontrolrapporter for f.eks. personalekantiner). Kontrolrapporterne skal også vises, selvom virksomhedens hjemmeside, eller dele af den, ikke er på dansk. I virksomheder hvor fødevareaktiviteten kun er en bivirksomhed, skal genvejen være på den del af hjemmesiden (den virtuelle indgang) som reklamerer for fødevareaktiviteten. Som genvej kan virksomheden f.eks. bruge et lup-ikon eller et hyperlink med teksten Se Fødevarestyrelsens smiley-rapporter. Hvordan virksomhederne i praksis opretter genveje er beskrevet på smiley-hjemmesidens forside: www.findsmiley.dk. Markedsfører en virksomhed sig på en anden end sin egen hjemmeside, er der ikke krav om visning af kontrolrapporter her. Men når virksomheden alligevel vælger at vise sine kontrolrapporter på en anden hjemmeside end sin egen, skal det være de rigtige rapporter, ellers kan virksomheden blive sanktioneret for vildledende markedsføring. Kontrol af, om virksomhedens kontrolrapporter er offentliggjort på egen hjemmeside, kan udføres som administrativ kontrol (skrivebordskontrol) i fødevareafdelingen. Der udarbejdes ikke kontrolrapport ved resultat 1, men ved 2, 3 eller 4. Rapporten sendes til virksomheden og offentliggøres. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11b Side 23 af 23