KONTRAKT OM UDVIKLING, DRIFT OG VEDLIGEHOLDELSE AF HJEMMESIDE MELLEM VISITDENMARK OG [LEVERANDØRENS NAVN]
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Baggrund, Formål og kontraktpart... 6 1.1 Baggrund... 6 1.2 Formål... 6 1.3 Kunden er kontraktpart... 6 2. Leverandørens leveringsforpligtelser... 6 2.1 Generelt... 6 2.2 Integrationer og snitflader... 7 2.3 Samarbejde med andre leverandører... 7 2.4 Leverandørens driftsafvikling...8 2.5 Dokumentation...8 2.5.1 Begæring... 9 2.5.2 Mangler... 9 2.6 Rapportering... 9 2.7 Øvrige Ydelser... 9 3. Kundens IT-miljø... 9 4. Leverancens udførelse... 10 4.1 Afklaringsfase... 10 4.1.1 Justeringer... 10 5. Udtrædelsesadgang... 11 5.1 Konsekvenser af udtræden...11 5.2 Udtræden ved Selvstændig Opgave... 11 6. Ændringer...11 6.1 Ændringer til levering som en del af Leverancen... 11 6.2 Ændringer til levering som Selvstændig Opgave...12 6.3 Øvrige ændringer...12 6.3.1 Kundens ændringsanmodning...12 6.3.2 Leverandørens ændringsanmodning...13 6.4 Ændringslog...14 7. Levering...14 7.1 Leveringssted...14 7.2 Overtagelsesdagen...14 7.3 Idriftsættelse...14 7.4 Tidsplan og overtagelse...14 7.5 Faseopdeling...14 7.6 Kundens udskydelsesret...15 8. AFPRØVNING...15 8.1 Generelt...15 8.2 Overtagelsesprøve...16 8.3 Driftsprøve...16 9. Ibrugtagning...17 10. VEDLIGEHOLDELSE OG DRIFT... 18 10.1 Vedligeholdelse... 18 10.2 Drift... 18 11. SERVICEMÅL... 18 12. Kundens deltagelse... 18 13. Samarbejde...19 13.1 Generelt samarbejde...19 Side 2 af 34
13.2 Leverandørens ansatte...19 13.3 Samarbejdsorganisation...19 14. VEDERLAG...20 14.1 Generelt...20 14.2 Leverancevederlaget...20 14.3 Vedligeholdelse og Drift...20 14.4 Timebaserede vederlag...20 14.5 Prisregulering...21 15. BETALINGSBETINGELSER...21 15.1 Betalingsplan...21 15.2 Betalingsbetingelser... 22 16. GARANTI... 22 16.1 Generel garanti... 22 16.2 God IT-skik... 22 16.3 Garantiperiode... 22 16.4 Garanterede servicemål... 23 16.5 Hæftelse for underleverandører... 23 17. LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE... 23 17.1 Forsinkelse... 23 17.1.1 Bod... 23 17.1.2 Kundens beføjelser i øvrigt... 23 17.2 Mangler... 23 17.2.1 Afhjælpning... 23 17.2.2 Reduktion af vederlag for vedligeholdelse... 24 17.2.3 Forholdsmæssigt afslag... 24 17.2.4 Ophævelse... 24 18. KUNDENS FORHOLD... 25 18.1 Overholdelse af retsregler m.v.... 25 19. ERSTATNING... 26 19.1 Erstatning og maksimering... 26 20. FORCE MAJEURE... 26 21. ÆNDRINGER UDEN LEVERANDØRENS SAMTYKKE... 27 22. PRÆCEPTIVE REGLER... 27 23. RETTIGHEDER... 27 23.1 Ophavsret og ejendomsret... 27 23.2 Kundens øvrige rettigheder... 27 23.3 Rettigheder til Dokumentation...28 23.4 Rettigheder til data...28 23.5 Leverandørens aftaler med tredjemand... 29 23.6 Generel viden... 29 24. TAVSHEDSPLIGT... 29 25. PRSONDATA og informationssikkerhed... 29 26. BENYTTELSE AF UNDERLEVERANDØRER...30 26.1 Samtykke...30 26.2 Offshore ressourcer...30 27. Ikrafttræden og varighed...30 28. Forhold ved ophør...31 28.1 Udlevering af Kundens ejendom og data...31 Side 3 af 34
28.2 Fortsat varetagelse af de af Kontrakten omfattede Ydelser...31 28.3 Afbrydelse af Leverandørens Ydelser... 32 29. OVERDRAGELSE... 32 30. TVISTIGHEDER... 32 30.1 Dansk ret... 32 30.2 IT-faglig udtalelse... 32 30.3 Uenighed om kategorisering af Mangler... 32 30.4 Forligsmæssig løsning... 33 30.5 Mediation... 33 30.6 Domstolene... 33 31. FORTOLKNING... 33 31.1 Forudgående materiale... 33 31.2 Forrang:... 33 32. UNDERSKRIFTER... 34 Side 4 af 34
BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1: Definitioner Bilag 2: Tidsplan Underbilag 2.A: Leverandørens beskrivelse af aktiviteter i afklaringsfasen Underbilag 2.B: Leverandørens beskrivelse af designfasen Underbilag 2.C: Leverandørens grafiske illustration af tidsplanen Bilag 3: Kravspecifikation Underbilag 3.A: VisitDenmark Content Strategy (Smart storytelling) Underbilag 3.B: Digital Tourism Think Tank Workshop Underbilag 3.C: Display Kvalitativ brugerundersøgelse Bilag 4: Dokumentation Bilag 5: Vedligeholdelse og support Bilag 6: Drift Bilag 7: Servicemål Bilag 8: Ændringshåndtering samt eventuel videreudvikling Underbilag 8.A: Bestillingsblanket til ændrings- og udviklingsopgaver Bilag 9: Kundens deltagelse Bilag 10: Samarbejdsorganisation Underbilag 10.A: CV'er Underbilag 10.B: Leverandørens organisation Underbilag 10.C: Leverandørens udviklings- og kvalitetssikringsmodel Underbilag 10.D: Oplysninger om hosting/driftsleverandør Bilag 11: Vederlag og betalingsplan Bilag 12: Prøver Bilag 13: Licensbetingelser Bilag 14: Databehandleraftale Side 5 af 34
KONTRAKT OM UDVIKLING, DRIFT OG VEDLIGEHOLDELSE AF HJEMMESIDE mellem VisitDenmark Islands Brygge 43, 3. 2300 København S (herefter Kunden ) og [Navn] [Adresse] [Adresse] CVR. nr.: [Indsæt] (herefter Leverandøren ) 1. BAGGRUND, FORMÅL OG KONTRAKTPART 1.1 Baggrund Kontrakten etableres for at imødekomme Kundens ønske om at stille en dynamisk, hurtig, tidssvarende og moderne hjemmeside til rådighed for Løsningens brugere, der understøtter tilgang ved brug af forskellige moderne kanaler. Løsningen skal kunne opfylde brugernes behov for let at få tilgang til information fra Kunden. Endvidere etableres Kontrakten for at opfylde Kundens behov for selv at kunne tilgængeliggøre indhold på Løsningen. 1.2 Formål Kontraktens formål er at definere rammerne, herunder Parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med Leverandørens udvikling, Drift og vedligeholdelse og eventuel videreudvikling af Løsningen. 1.3 Kunden er kontraktpart Kunden er Leverandørens kontraktpart. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Kontrakten, Vedligeholdelsesaftalen eller Driftskontrakten skal al kommunikation vedrørende udviklingen samt den efterfølgende vedligeholdelse og Drift og videreudvikling af Løsningen ske med Kunden. ASP-løsningerne, jf. Bilag 3, afsnit 3.1, kan ikke forpligte Leverandøren. Kunden kan til enhver tid vælge lade sig repræsentere af tredjemand under Kontrakten, herunder lade tredjemand deltage i samarbejdsorganisationen på vegne af Kunden. 2. LEVERANDØRENS LEVERINGSFORPLIGTELSER 2.1 Generelt Leverandøren skal levere de Ydelser, der er beskrevet i Leverancebeskrivelsen, jf. Bilag 3, herunder udvikle Løsningen, gøre denne tilgængelig for Kunden og Løsningens brugere, samt varetage driftsafvikling, vedligeholdelse og support heraf i henhold til Side 6 af 34
Kontrakten. Leverandørens forpligtelser til driftsafvikling gælder uanset omfanget af eventuelle omdannelser og tilretninger heraf i Kontrakten løbetid. Ved leveringen af Leverancen har Leverandøren Initiativpligten, herunder bl.a. vedrørende procesplan og projektledelse. Leverandøren er forpligtet til løbende at inddrage Kunden i Leverancens udvikling og gennemførsel, herunder ved afholdelse af præsentationer om arbejdets aktuelle status og det videre forløb. Det påhviler endvidere Leverandøren i Driftsperioden at sikre overholdelse af de i Bilag 7 angivne servicemål, at det leverede i øvrigt overholder de i Bilag 3 angivne krav og den aftalte funktionalitet, og at Selvstændige Opgaver leveres i henhold til det aftalte, særligt med hensyn til funktionalitet. Leverandørens leveringsforpligtelse gælder også eventuelt bestilte Optioner og øvrige Selvstændige Opgaver. Leverancebeskrivelsen i Bilag 3 og Underbilag 3.A indeholder Kravspecifikationen og Løsningsbeskrivelsen. Løsningsbeskrivelsen kan forudsættes fuldt ud at opfylde Kravspecifikationen. Endvidere gennemføres en afklaringsfase med henblik på yderligere afstemning mellem Kundens behov og Leverandørens løsning, jf. punkt 4.1. Hvis det efter kontraktindgåelse konstateres, at Kravspecifikationen alligevel ikke opfyldes ved Løsningsbeskrivelsen, skal Leverandøren i fornødent omfang supplere eller ændre Løsningsbeskrivelsen samt levere sådanne yderligere Ydelser, der er nødvendige for at opfylde Kravspecifikationen og Kontrakten i øvrigt. Sådan levering skal ske på samme vilkår som fastsat i Kontrakten, herunder uden yderligere vederlag og inden for de i tidsplanen fastsatte frister. Såfremt Løsningsbeskrivelsen indeholder yderligere funktionalitet m.v. end nødvendigt til at opfylde Kravspecifikationen, og uden at dette udtrykkeligt er angivet at være en Option eller anden ændringsmulighed, der skal bestilles særskilt, skal Leverandøren levere dette i tillæg til opfyldelse af Kravspecifikationen. Leverandøren skal ved opfyldelse af Kontrakten anvende det programmel og udstyr, der er nødvendigt for at sikre, at Ydelserne kan leveres i overensstemmelse med Bilag 3. Leverandørens Ydelser skal udføres fagmæssigt korrekt og i overensstemmelse med God IT-skik. 2.2 Integrationer og snitflader Leverandørens forpligtelser i relation til etablering af integrationer og grænseflader er beskrevet i Bilag 3, hvoraf fremgår, hvilket programmel, der skal etableres grænseflader til, specifikationerne herfor mv. 2.3 Samarbejde med andre leverandører Leverandøren er forpligtet til loyalt at samarbejde med Kundens øvrige leverandører og herunder stille oplysninger, dokumentation og snitfladebeskrivelser til rådighed for sådanne andre leverandører med henblik på etablering af integrationer og snitflader m.v. mellem Løsningen og Kundens øvrige systemer. Side 7 af 34
2.4 Leverandørens driftsafvikling Leverandøren er forpligtet til at foretage driftsafvikling, herunder at sikre at Leverancen i kontraktperioden er i overensstemmelse med Kontrakten, herunder kravene i Bilag 3, Bilag 5, Bilag 6 og Bilag 7 og det anførte i punkt 10. Leverandøren har det totale ansvar for driftsafviklingen og skal tilvejebringe alle nødvendige ressourcer, herunder bl.a. udstyr, programmel, lokaler og personale, der måtte være nødvendige med henblik på Leverandørens opfyldelse af Kontrakten. Leverandøren har Initiativpligt med hensyn til varetagelse af alle Ydelser i medfør af nærværende Kontrakt, herunder pligt til at sørge for at modtage nødvendige og relevante oplysninger fra Kunden eller tredjemand med henblik på varetagelse af de af Kontrakten omfattede Ydelser. Leverandøren skal opfylde de servicemål angående bl.a. driftseffektivitet, svartider og reaktionstider, der er fastsat i Bilag 7. 2.5 Dokumentation Leverandøren skal levere Dokumentation i overensstemmelse med Kontrakten, herunder navnlig Bilag 4 og den Dokumentation, der er nødvendig for at udnytte Leverancen. Endvidere skal Leverandøren levere den Dokumentation til Kunden, der er nødvendig for, at Kunden eller tredjemand efter Kontraktens ophør på rimelige og sædvanlige vilkår kan varetage Drift og udføre vedligeholdelse af Leverancen samt eventuelle ændringer hertil leveret efter Overtagelsesdagen. Dokumentationen er nærmere specificeret i Bilag 4, herunder ved angivelse af den Dokumentation, som Leverandøren skal levere ved Overtagelsesprøven eller andre prøver. Dokumentationen for eventuelle grænseflader til Kundens II-miljø eller øvrige relevante tredjeparter skal opfylde kravene angivet i Bilag 4. Medmindre andet fremgår af Bilag 4, skal al Dokumentation leveres og godkendes senest på Overtagelsesdagen. Dokumentationen skal udarbejdes og leveres i forbindelse med alle Leverandørens Ydelser, herunder i forbindelse med ændringer og videreudvikling. Dokumentationen skal leveres i det format og have en kvalitet som angivet i Bilag 4 og i overensstemmelse med God IT-skik. Dokumentationen skal gøre det muligt for Kunden at overlade Drift af Løsningen til en anden leverandør. Leverandøren skal løbende vedligeholde Dokumentationen. Hvis Leverandøren foretager ændringer i Leverancen, herunder som led i vedligeholdelse, skal den leverede Dokumentation samtidig ændres, således at Dokumentationen fortsat opfylder ovennævnte krav. Tilsvarende gælder ved Optioner og ydelser, der leveres som en Selvstændig Opgave. Dokumentation skal foreligge på dansk eller engelsk, medmindre andet er angivet i Bilag 4. Dokumentationen kan i sædvanligt omfang stilles til rådighed for Kunden som online-dokumentation, herunder ved at Leverandøren anviser en web-adresse eller lignende, hvorigennem Kunden kan få adgang til Dokumentationen eller i øvrigt gøres tilgængelig for Kunden ud fra det i Bilag 4 angivne. Side 8 af 34
2.5.1 Begæring På begæring fra Kunden skal Leverandøren når som helst, dog maksimalt 1 gang per måned, uden beregning, kunne vise, at Dokumentationen udarbejdes behørigt og i overensstemmelse med Kontraktens krav. 2.5.2 Mangler 2.6 Rapportering Hvis Leverandøren i garantiperioden eller i Driftskontraktens løbetid gøres opmærksom på Mangler ved Dokumentationen, herunder udeladelser ved Dokumentationen, skal Leverandøren snarest muligt, og uden beregning, opdatere og ændre Dokumentationen. Leverandøren er i Driftsperioden forpligtet til løbende at føre statistik over Leverancens overholdelse af de aftalte krav og servicemål. Statistikken skal som minimum indeholde statistik over samtlige forhold, der er aftalt som servicemål, jf. Bilag 7, og i øvrigt indeholde eventuelle yderligere forhold, hvis dette fremgår af Bilag 3. Leverandøren skal månedsvist efter Overtagelsesdagen fremsende en rapport til Kunden, hvoraf det fremgår, i hvilket omfang Leverancen lever op til de aftalte servicemål. Kunden er ikke forpligtet til at reagere, hvis det fremgår af Leverandørens rapportering, at Leverancen, eller dele deraf, ikke er i overensstemmelse med det aftalte, ligesom det ikke kan gøres gældende, at Kunden ved passivitet har accepteret Mangler, der måtte fremgå af statistikken. Leverandørens rapporteringsforpligtelse gælder tilsvarende for ydelser, der i Kontraktens løbetid bliver leveret som Selvstændige Opgaver. Leverandøren skal årligt og senest ved udgangen af januar måned udarbejde en samlet oversigt over samtlige indrapporterede forhold det foregående kalenderår. Leverandørens rapportering skal skriftligt fremsendes til Kundens kontaktperson, jf. Bilag 10. Rapporteringen skal som udgangspunkt foretages pr. e-mail. 2.7 Øvrige Ydelser Ud over det anførte i punkt 2.1-2.6 skal Leverandøren ved opfyldelse af Kontrakten levere de øvrige Ydelser, som er angivet i Leverancebeskrivelsen, jf. Bilag 3, herunder bl.a. foretage relevant vedligeholdelse og levere bistand i det omfang Kunden anmoder herom. Leverandøren er forpligtet til at opretholde en kvalitetssikring under udførelse af de af Kontrakten omfattede Ydelser, der opfylder kravene i Error! Reference source not found. og God IT-skik. 3. KUNDENS IT-MILJØ Kundens IT-miljø er ikke relevant for Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, da dette miljø ikke indgår i eller er integreret til Løsningen. Side 9 af 34
Leverandøren er forpligtet til at tilvejebringe alle fornødne rettigheder til programmel, i det omfang sådant programmel er nødvendigt for at gøre brug af Løsningen. 4. LEVERANCENS UDFØRELSE 4.1 Afklaringsfase Umiddelbart efter Kontraktens indgåelse, og i overensstemmelse med tidsplanen, jf. Bilag 2, igangsættes og gennemføres en afklaringsfase. Afklaringsfasen har til formål, at Leverandøren opnår nærmere indsigt i Kundens behov, forretningsgange og IT-miljø, og at Kunden opnår nærmere indsigt i Leverandørens løsningsforslag med henblik på at foretage en yderligere konkretisering af særligt Leverancens indhold og formål. Afklaringsfasen er et kort og intensivt forløb, hvor hver af Parterne skal yde en betydelig indsats, herunder deltage i analyser, workshops og demonstrationer. Aktiviteterne i afklaringsfasen er nærmere beskrevet i Bilag 2. Parterne gennemgår hvert enkelt krav og løsningsforslag, jf. Bilag 3 og Underbilag 3.A, med henblik på at vurdere det nærmere indhold af Kundens behov, og hvorledes behovet opfyldes ved den foreslåede løsning samt eventuelle forudsætninger knyttet hertil. Endvidere foretages en vurdering af, om der ved en ændring i Kravspecifikationen og/eller i Løsningsbeskrivelsen kan opnås en mere hensigtsmæssig Leverance under hensyn til Kundens behov og Leverandørens muligheder. Parterne er gensidigt forpligtet til nærmere at redegøre for indholdet af og forudsætningerne for de af Parten angivne krav/løsninger og aktivt at forholde sig til de af den anden Part angivne krav/løsninger. Dette gælder såvel i forhold til Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse som i forhold til øvrige dele af Leverancen. På grundlag heraf skal hver Part fremkomme med eventuelle forslag til præciseringer og suppleringer af Kravspecifikationen. Såfremt Kunden i forbindelse med kontraktunderskrivelsen bestiller en eller flere Optioner eller Selvstændige Opgaver til levering samtidig med og som en del af Leverancen, indgår disse aktiviteter i afklaringsfasen. 4.1.1 Justeringer I det omfang Parterne foreløbig opnår enighed om præciseringer og suppleringer af Kravspecifikationen, skal Leverandøren udarbejde udkast herom, og der skal i den forbindelse tages stilling til, i hvilket omfang disse præciseringer og suppleringer vil få konsekvens for tidsplan, vederlag til Leverandøren og eventuelle andre vilkår. På grundlag af afklaringsfasen reviderer Leverandøren Kravspecifikationen og fremkommer med forslag til revidering af Leverancebeskrivelsen, herunder angiver eventuelle konsekvenser for tidsplan, vederlag og andre vilkår. Ligeledes skal Leverandøren fremkomme med forslag til endeligt design af Løsningen. Kunden skal herefter inden 10 Arbejdsdage skriftligt meddele, om det modtagne kan godkendes. Enhver ændring i Leverancebeskrivelsen og Kontrakten i øvrigt skal kunne dokumenteres med fuld sporbarhed. Side 10 af 34
Såfremt Kunden ikke kan godkende forslaget til revideret Leverancebeskrivelse og ikke ønsker at benytte udtrædelsesadgangen, jf. punkt 5, gælder i stedet Leverancebeskrivelsen og de øvrige dele af Kontrakten uændret. 5. UDTRÆDELSESADGANG Indtil 20 Arbejdsdage efter Kundens skriftlige afvisning af Leverandørens forslag til revideret Leverancebeskrivelse, jf. punkt 4.1.1, dog senest på det i tidsplanen, jf. Bilag 2, angivne tidspunkt, har Kunden ret til at udtræde af Kontrakten som helhed. Underretning om udtræden sker ved Meddelelse fra Kunden til Leverandøren. Ved sådan udtræden bortfalder begge Parters forpligtelser til videre opfyldelse af Kontrakten. 5.1 Konsekvenser af udtræden Ved Kundens udtræden bortfalder begge Parters forpligtelser til videre opfyldelse af Kontrakten og alle eventuelle aftaler indgået i henhold eller tilknytning til Kontrakten, herunder Vedligeholdelsesaftalen, uanset om disse er tegnet med Leverandøren eller tredjemand. Materiale, såsom rapporter, designbeskrivelser m.v., samt viden, der er frembragt i afklaringsfasen frem til udtrædelsestidspunktet, kan Kunden efter betaling af vederlag for udtræden anvende til alternativ opfyldelse af Kundens behov. For udtræden betaler Kunden et vederlag til Leverandøren. Vederlaget er fastsat i Bilag 11. Vederlaget kan dog aldrig overstige Leverandørens dokumenterede timeforbrug og omkostninger frem til Kundens udtrædelse og kan aldrig overstige den betaling, der er knyttet til afklaringsfasen, jf. Bilag 11. 5.2 Udtræden ved Selvstændig Opgave Med mindre andet er angivet i Bilag 8, gennemføres en tilsvarende afklaringsfase, jf. punkt 4.1, efter Kundes bestilling af en Selvstændig Opgave, jf. punkt 6.1. De i punkt 5 angivne vilkår om Kundens ret til udtræden gælder tilsvarende for en Selvstændig Opgave. For udtræden betaler Kunden et vederlag til Leverandøren svarende til Leverandørens forbrugte tid frem til Kundens udtræden. 6. ÆNDRINGER Efter Kontraktens underskrivelse og i hele Kontraktens løbetid kan enhver af Parterne fremsætte anmodning om ændringer efter nedenstående og i overensstemmelse med Bilag 8. Også efter ændringer sker levering på nærværende Kontrakts vilkår, medmindre andet er aftalt. 6.1 Ændringer til levering som en del af Leverancen Såfremt det i Bilag 3 er angivet, at Optioner kan bestilles til levering samtidig med og som en del af Leverancen, og Kunden ved Meddelelse bestiller inden for de i Error! Reference source not found. angivne frister herfor, bliver ændringen en del af Side 11 af 34
Leverancen og skal i enhver henseende behandles som om, den oprindeligt var indgået i Kontrakten som en del af Leverancen, herunder med hensyn til afprøvning, Overtagelsesdag og vederlag, medmindre andet er angivet i Error! Reference source not found.. 6.2 Ændringer til levering som Selvstændig Opgave Ved bestilling af Optioner, som ikke bestilles som en del af Leverancen, sker sådan levering som en Selvstændig Opgave. Kunden er indtil 30 Dage før Overtagelsesprøven for Leverancer leveret som en Selvstændig Opgave, berettiget at afgive bestilling på tilpasninger, herunder f.eks. nye funktionaliteter, til ændringen, der leveres som en Selvstændig Opgave. Forudsat den ønskede tilpasning ikke udgør urimelige hindringer for Leverandørens overholdelse af de aftalte tidsfrister for den Selvstændige Opgave, bliver tilpasningen en del af den Selvstændige Opgave og skal i enhver henseende behandles som om, det oprindeligt var en del af den Selvstændige Opgave. For en sådan Selvstændig Opgave gælder samme krav som ved Leverancen, herunder krav til afprøvning, Ibrugtagning, garantier, forsinkelse, Mangler, bod, vedligeholdelse og Drift samt support, som er gældende for Leverancen, medmindre andet er angivet i Kontrakten, eller aftalt mellem Parterne ved bestillingen af den Selvstændige Opgave. Ved opgørelse af bod, erstatning m.v. sker dette på baggrund af det aftalte vederlag for den Selvstændige Opgave, herunder det samlede driftsvederlag, vederlag for udvikling, evt. estimat for timebaserede Ydelser, og eventuelle garantisvigt eller anden form for misligholdelse relateret til disse opgaver behandles uafhængigt af Leverancen i øvrigt. Ved Leverandørens gentagne væsentlig misligholdelse, jf. punkt 17, af ændringer, der leveres som en Selvstændig Opgave, er Kunden berettiget til at ophæve Kontrakten. 6.3 Øvrige ændringer Parterne kan hver i sær fremsætte ændringsanmodninger. Ændringsanmodningen kan omfatte alle forhold, som er omfattet af Kontrakten, inklusive ændringer i Kontrakten samt ændringer i aftalte og godkendte Leverancer. Kunden anvender ændringsblanketten i Underbilag 8.A ved fremsendelse af ændringsanmodninger. På baggrund af Kundens ændringsanmodning udarbejder Leverandøren et løsningsforslag. Parternes ændringsanmodninger og Leverandørens løsningsforslag skal som minimum have et indhold som beskrevet i Bilag 8. Løsningsforslaget eller Leverandørens ændringsanmodning skal skriftligt accepteres af Kunden inden ændringen igangsættes. Såfremt Kunden godkender Leverandørens løsningsforslag, indarbejdes ændringen i Kontrakten. 6.3.1 Kundens ændringsanmodning Leverandøren er berettiget til vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag på baggrund af Kundens ændringsanmodninger. Side 12 af 34
Leverandøren skal, uden ugrundet ophold efter modtagelsen af en ændringsanmodning, udarbejde et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et løsningsforslag for den ønskede ændring. Estimatet fremsendes til Kunden for dennes skriftlige godkendelse forud for udarbejdelse af løsningsforslaget. Estimeringen skal ske på grundlag af de i Bilag 11 anførte timepriser og forventningerne om tidsforbrug. Når Kunden har skriftligt godkendt estimatet, iværksætter Leverandøren behandlingen og skal uden ugrundet ophold og senest 10 Arbejdsdage herefter fremsende et løsningsforslag med et mindsteindhold som beskrevet i Bilag 8. Såfremt løsningsforslaget accepteres, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelsen. Hvis Kunden anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder Leverandøren straks et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren uden ugrundet ophold og senest 5 Arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Kunden. Accepteres det reviderede løsningsforslag, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelse af både det oprindelige og det reviderede forslag. Anmodning om væsentlige ændringer af et løsningsforslag anses som en afvisning af det foreliggende løsningsforslag samt fremsættelse af en ny ændringsanmodning, der skal behandles særskilt. Såfremt løsningsforslaget ikke accepteres, kan Leverandøren kræve et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslaget. Vederlaget opgøres efter dokumenteret medgået tid og til de i Bilag 11 anførte timepriser samt under hensyntagen til Leverandørens estimat. Vederlaget må dog ikke overskrides med mere end 15 % af estimatet. Såfremt Parterne har aftalt en fast pris, gælder denne. Kunden kan kræve, at de af løsningsforslaget omfattede Ydelser erlægges til en fast pris eller efter timeforbrug. Ved uenighed om fastsættelse af Leverandørens vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslag, kan Kunden anmode om en vejledende udtalelse fra en uafhængig sagkyndig, jf. punkt 30.3. 6.3.2 Leverandørens ændringsanmodning Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der skyldes en ændringsanmodning fra Leverandøren. Kunden skal ved Meddelelse uden ugrundet ophold og senest 10 Arbejdsdage efter modtagelsen af Leverandørens ændringsanmodning meddele, hvorvidt ændringsanmodningen kan imødekommes. Såfremt Leverandørens ændringsanmodning kun har ubetydelige konsekvenser for opfyldelsen af Kundens behov set i forhold til Leverancens samlede omfang og kompleksitet og kun medfører ubetydelige afledte omkost- Side 13 af 34
6.4 Ændringslog ninger for Kunden, er Kunden forpligtet til at efterkomme ændringsanmodningen uden økonomisk kompensation. Leverandøren er uden fremsættelse af ændringsanmodning berettiget til at foretage sådanne mindre ændringer i Leverandørens systemer, der ikke har nogen væsentlig indvirkning på Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, og i øvrigt ikke forringer oppetiden, svartiderne, funktionaliteten eller servicemål m.v. Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog som i overensstemmelse med Bilag 8. 7. LEVERING 7.1 Leveringssted Leverandøren har i Løsningsbeskrivelsen i Underbilag 3.A angivet, hvor det udstyr, der hoster Leverancen, herunder Løsningen, fysisk er placeret. Vedligeholdelses- og driftsydelsen leveres i og fra de lokaliteter, som Leverandøren vælger i overensstemmelse med Kontrakten, idet prøver, idriftsættelse og efterfølgende driftsafvikling sker i det af Leverandøren valgte driftsmiljø. 7.2 Overtagelsesdagen Levering af Leverancen anses for sket på Overtagelsesdagen. Leverandøren bærer risikoen for Leverancen indtil Overtagelsesdagen. 7.3 Idriftsættelse Løsningen betragtes som idriftsat, når det er leveret og installeret i det relevante driftsmiljø og Overtagelsesprøven er godkendt. Medmindre andet er aftalt, skal idriftsættelse ske senest på den Arbejdsdag, der følger efter Overtagelsesdagen. 7.4 Tidsplan og overtagelse Leverandøren skal levere Ydelserne i overensstemmelse med tidsplanen i Bilag 2. En ændring, der senere bestilles til levering som en Selvstændig Opgave, jf. punkt 6.2, skal leveres i henhold til den tidsplan, der aftales herfor. Drift, vedligeholdelse og support skal leveres fra Overtagelsesdagen. Ejendomsrettigheder, brugsrettigheder og andre rettigheder overgår på Overtagelsesdagen. For de dele af Leverancen, hvor Kunden i henhold til Bilag 11 erlægger betaling forud for Overtagelsesdagen, overgår rettighederne dog på betalingstidspunktet. 7.5 Faseopdeling Såfremt Leverancen er opdelt i Delleverancer, indeholder Bilag 2 og Bilag 3 en angivelse af antal Faser, tidsfrister og det nærmere indhold af de enkelte Delleverancer. Der gennemføres afprøvning af Delleverance 2 og af Leverancen som helhed. Side 14 af 34
Der kan ske Ibrugtagning af en Delleverance under de i punkt 8 angivne betingelser. 7.6 Kundens udskydelsesret Med et skriftligt varsel til Leverandøren på mindst 10 Arbejdsdage har Kunden ret til 3 gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde enhver i tidsplanen fastsat tidsfrist, dog således at Kundens samlede udskydelser af tidsplanen højest kan udgøre 60 Arbejdsdage. Såfremt Kunden udskyder en eller flere tidsfrister, er Leverandøren berettiget til at kræve alle efterfølgende tidsfrister udskudt med et tilsvarende antal Arbejdsdage, medmindre andet konkret aftales. Betalinger udskydes tilsvarende, men der påløber ikke renter i udskydelsesperioden. I det omfang Leverandøren påføres dokumenterede meromkostninger som følge af Kundens udskydelse, skal disse godtgøres af Kunden. 8. AFPRØVNING 8.1 Generelt Med mindre andet er angivet i Bilag 3 sker afprøvning af Leverancen ved delleveranceprøve for hver Fase, samt en Overtagelsesprøve og en Driftsprøve for Leverancen som helhed. Såfremt en Delleverance kan Ibrugtages særskilt, jf. punkt 9, gennemføres tillige en Driftsprøve for en sådan Delleverance. Først når Overtagelsesprøven er skriftligt godkendt af Kunden, anses Leverancen for Ibrugtaget. Eventuelle særlige godkendelsesprocedurer for dele af Leverancen er beskrevet i Bilag 12. Tidspunktet for en prøves gennemførelse fremgår af tidsplanen, jf. Bilag 2. De i Bilag 12 nævnte prøver skal gennemføres under forhold, der i videst muligt omfang svarer til en normal driftssituation. Medmindre Leverandøren før eller under afprøvningen reklamerer overfor Fejl og Mangler ved de af Kundens systemer, som Ydelsernes levering eventuelt er afhængig af, kan Leverandøren ikke efterfølgende påberåbe sig, at sådanne Fejl og Mangler skal indebære ansvarsfrihed for Leverandøren. Det gælder dog kun sådanne Fejl og Mangler, der kunne og burde være konstateret under afprøvningen. Bevisbyrden for, at Fejl og Mangler ikke kunne eller burde have været konstateret, påhviler Leverandøren. En prøve er bestået, når kravene til prøvens resultat er opfyldt. Kunden skal afgive Meddelelse om, hvorvidt prøven kan godkendes. Kan prøven ikke godkendes, skal Kunden senest 10 Arbejdsdage efter prøvens afslutning give Leverandøren Meddelelse om årsagen til den manglende godkendelse. Såfremt Kunden ikke afgiver Meddelelse om godkendelsen inden fristen, kan Leverandøren afgive Meddelelse om, at prøven anses for godkendt, medmindre Kunden inden 10 Arbejdsdage afgiver Meddelelse om afvisning af prøven. Såfremt Kunden udsteder godkendelse af en prøve, uanset at der består Fejl, som Parterne er opmærksomme på, skal disse anføres i listen. Manglende optagelse i den- Side 15 af 34
ne liste indebærer intet afkald fra Kundens side på at kræve en Fejl afhjulpet. Dette gælder dog ikke, såfremt Kunden ved udstedelse af godkendelse er gjort udtrykkeligt opmærksom på Fejlen eller fravigelsen i øvrigt, og Parterne samtidig har ændret Leverancebeskrivelsen, jf. Bilag 3, og øvrige bilag, således at disse stemmer overens med de ændringer, som den manglende fejlafhjælpning er udtryk for. Det påhviler Leverandøren at rette sådanne Fejl, som Parterne var opmærksomme på, men som ikke har hindret godkendelse af prøven. Er der ikke aftalt en tidsplan herfor i forbindelse med godkendelse af prøven, rettes Fejl i overensstemmelse med de i Bilag 5 angivne tidsmæssige rammer for fejlretning ved vedligeholdelse. Leverandøren skal i fornødent omfang over for Kunden dokumentere, at afhjælpning er sket. Såfremt en prøve ikke bestås, er Leverandøren berettiget til at gentage denne prøve, indtil Kunden måtte hæve Kontrakten helt eller delvist efter bestemmelserne herom. Gentagelse af prøven skal ske med et varsel på mindst fem Arbejdsdage. Leverandøren er når som helst i forløbet berettiget til at standse en prøve, såfremt godkendelseskriterierne for en prøve ikke er opfyldt, således at alle ressourcer kan anvendes på at rette Fejlen. Ved en sådan standsning betragtes prøven som ikke bestået, og Kunden har ret til at kræve hele prøven gentaget. Leverandøren skal godtgøre Kundens rimelige og sædvanlige meromkostninger ved prøvens gentagelse/udskydelse. Ingen gennemgang, kommentering eller godkendelse fra Kundens side af nogen prøve kan tages som udtryk for en ændring af de krav, der kan stilles efter nærværende Kontrakt med bilag. 8.2 Overtagelsesprøve Kunden og Leverandøren gennemfører i fællesskab en Overtagelsesprøve som beskrevet i Bilag 12. Såfremt Overtagelsesprøven ikke kan godkendes, er Leverandøren berettiget til at gentage prøven, indtil Kunden måtte hæve Kontrakten i henhold til bestemmelserne herom. Såfremt Overtagelsesprøven ikke bestås i overensstemmelse med den aftalte tidsplan, og dette ikke skyldes Kunden, har Kunden ret til at tage Leverancen eller dele heraf i brug. Kunden er i så fald forpligtet til at erlægge en rimelig del af betalingen, der er knyttet til godkendelse af Overtagelsesprøven i overensstemmelse med betalingsplanen i Bilag 11Error! Reference source not found.. Kundens Ibrugtagning kan alene ske, såfremt dette ikke medfører væsentlig ulempe for Leverandørens færdiggørelse af Leverancen samt gennemførelse af den aftalte Overtagelsesprøve, medmindre Kunden kan godtgøre, at Ibrugtagning er nødvendig for at imødegå væsentlige tab. 8.3 Driftsprøve Kunden og Leverandøren gennemfører i fællesskab en Driftsprøve som beskrevet i Bilag 12 senest 20 Arbejdsdage efter godkendelse af Overtagelsesprøve eller delleveranceprøve. Kunden godkender skriftligt Driftsprøven senest 10 Arbejdsdage efter Driftsprøven er bestået. Såfremt Kunden ikke kan godkende Driftsprøven, er Leverandøren berettiget til med mindst 5 Arbejdsdages varsel at afhjælpe de nødvendige forhold, hvorefter der kan påbegyndes en ny Verificeringsperiode, jf. Bilag 12, og efterfølgende foretages en ny Driftsprøve. Hvis Kunden ej heller efter denne nye Driftsprøve kan godkende Side 16 af 34
Driftsprøven, er Kunden berettiget til at ophæve Kontrakten efter Kontraktens bestemmelser herom. Leverandørens omkostninger ved afholdelse af den ny Driftsprøve er Kunden uvedkommende, ligesom Leverandøren ikke er berettiget til vederlag forbundet med forbedring af Leverancen mellem Driftsprøven og den nye Driftsprøve. Ved ændringer i Leverancen, herunder ved Optioner, der bestilles til levering som en Selvstændig Opgave, jf. punkt 6.2 skal Driftsprøven tillige omfatte Leverancen. Ved forhold, som Leverandøren ikke bærer risikoen for, og som hindrer Leverancens normale brug, skal der gøres et ophold i Driftsprøven. Derefter skal fristen for Driftsprøven forlænges med lige så mange Arbejdsdage, som er tabt ved afbrydelsen. Det tabte antal Arbejdsdage skal, hvis de ikke udgør hele tal, forhøjes til det nærmeste højere antal hele Arbejdsdage. 9. IBRUGTAGNING Leverancen er Ibrugtaget af Kunden, når Overtagelsesprøven er godkendt, jf. punkt 8.2 og Bilag 12. Kunden kan tage Delleverance 2 i brug ved godkendelse af delleveranceprøven. Error! Reference source not found.leverancen kan Ibrugtages af Kunden og stilles til rådighed for brugerne fra Overtagelsesdagen. Herudover kan Kunden under de i Bilag 12Error! Reference source not found. angivne betingelser ekstraordinært Ibrugtage Leverancen, selvom Leverandøren ikke består henholdsvis en delleveranceprøve eller Overtagelsesprøven. Leverandørens forpligtelser til at vedligeholde og forestå Driften af hele eller dele af Leverancen/Delleverancen, herunder yde support, afhjælpningsansvar etc., træder dog først i kraft ved Kundens godkendelse af delleveranceprøven eller Overtagelsesprøven, uanset Kunden har ibrugtaget på et tidligere tidspunkt i henhold til denne bestemmelse. Såfremt der sker Ibrugtagning af hele eller dele af Leverancen før Overtagelsesdagen, uden at dette er aftalt, eller uden at betingelserne i punkt 8 og/eller Bilag 12 eller er opfyldt, har Leverandøren ret til ved Meddelelse at anmode Kunden om at ophøre med denne brug. Såfremt Kunden ikke efterkommer anmodningen inden 20 Arbejdsdage, anses de ibrugtagne dele af Leverancen for Ibrugtaget af Kunden. Leverandøren bærer også efter Kundens Ibrugtagning risikoen for Leverancen, ændringer der leveres som Selvstændig Opgave, samt øvrige leverancer i henhold til Kontrakten. For ændringer, der bestilles til levering som en Selvstændig Opgave, jf. punkt 6.2, kan Ibrugtagning ske som det gælder Leverancen som helhed, herunder bestemmelserne om afprøvning, jf. punkt 8. Side 17 af 34
10. VEDLIGEHOLDELSE OG DRIFT 10.1 Vedligeholdelse 10.2 Drift Leverandøren påtager sig fra tidspunktet for godkendt Driftsprøve at forestå vedligeholdelse af Leverancen i overensstemmelse med Bilag 5. Såfremt Leverandøren stiller krav til Kunden i forbindelse med udførelsen af vedligeholdelse skal dette fremgå af Bilag 5. Sådanne krav skal være saglige, rimelige og begrundede. Kunden betaler vederlag for vedligeholdelse som anført i Bilag 11. Driftsydelsen og vilkårene herfor er nærmere beskrevet i Bilag 6. Driften varetages fra det tidspunkt, hvor Driftsprøven er godkendt. Kunden betaler vederlag for Drift som anført i Bilag 11. Såfremt Leverandøren har særlige krav til eller forudsætninger for at overlade Driften af Løsningen til en tredjemand, skal dette være angivet i Bilag 6. Sådanne krav skal være saglige, rimelige og begrundede. Leverandøren indestår for at stille nødvendig Dokumentation og Programmel til rådighed for tredjemand til brug for Driften, medmindre andet er anført i Bilag 6. 11. SERVICEMÅL I Bilag 7 er beskrevet de servicemål, der skal opfyldes. Disse servicemål skal være opfyldt fra Overtagelsesdagen, med mindre andet er angivet i Bilag 7. 12. KUNDENS DELTAGELSE Kunden skal medvirke til Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, herunder ved at stille oplysninger, medarbejdere m.v. til rådighed samt deltage i prøver i det omfang, det er angivet i Bilag 9. De tidsmæssige krav til Kundens deltagelse fremgår af tidsplanen i Bilag 2. Herudover skal Kunden yde almindelig medvirken, som man med føje kan forvente. Angivelsen i Bilag 9 skal opfattes som estimater for Kundens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både angående omfang og indhold. Såfremt disse justeringer påfører Kunden væsentligt forøgede omkostninger, skal sådanne omkostninger godtgøres af Leverandøren, jf. timeprisen anført i punkt 19.1. Det er en forudsætning for Kundens ret til godtgørelse, at Kunden forudgående har givet underretning til Leverandøren herom. Leverandøren skal straks give skriftlig besked til Kunden, såfremt Kunden eller Kundens øvrige leverandører ikke medvirker som aftalt, eller som det med føje kan forventes. Det påhviler Kunden at give skriftlig og begrundet underretning til Leverandøren, straks når Kunden må forudse, at der vil indtræde risiko for forsinkelse for medvirken. Side 18 af 34
13. SAMARBEJDE 13.1 Generelt samarbejde Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende IT-kontrakter. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. Leverandøren skal som led i Kontraktens opfyldelse rådgive Kunden i det omfang, det ud fra Kontrakten, de konkrete omstændigheder og God IT-skik måtte være rimeligt og relevant. 13.2 Leverandørens ansatte Leverandøren skal stille et tilstrækkeligt og kvalificeret personale til rådighed for præstation af Ydelserne til Kunden. Kunden kan kræve, at Leverandørens kontaktperson, som angivet i Bilag 10, ikke udskiftes i Kontraktens løbetid, medmindre dette skyldes kontaktpersonens personlige forhold eller andre udefrakommende omstændigheder, der ikke er under Leverandørens kontrol. Kunden kan afgive en begrundet anmodning om udskiftning af personer i Leverandørens samarbejdsorganisation, som Leverandøren, i det omfang det er muligt, forpligter sig til at acceptere. Navnlig må Leverandøren ikke reducere personalet, der er beskæftiget med levering til Kunden, såfremt dette medfører fare for forsinkelse af Leverancen. Skyldes en forsinkelse eller fare for forsinkelse mangel på kvalificeret personale, er Leverandøren på Kundens opfordring forpligtet til at forøge personalet, der er beskæftiget med Leverancen af de af Kontrakten omfattede Ydelser. 13.3 Samarbejdsorganisation Der etableres en samarbejdsorganisation som beskrevet i Bilag 10. Leverandøren har, medmindre andet aftales, Initiativpligten til alle aktiviteter i samarbejdsorganisationen, herunder indkaldelse til møder med de aftalte intervaller. Såfremt dele af samarbejdsorganisationen er tillagt kompetence til accept af ændringer i Parternes rettigheder og forpligtelser i henhold til Kontrakten, skal dette fremgå specifikt af Bilag 10. Begge Parter skal udpege en kontaktperson i sin organisation. Kontaktpersonen forestår det daglige samarbejde og skal anses for bemyndiget til at træffe alle daglige beslutninger om de tekniske og driftsmæssige forhold. Kontaktpersonerne fremgår tillige af Bilag 10. Parterne har gensidigt en forpligtelse til uden ugrundet ophold og i henhold til de aftalte beslutningsprocesser at påpege eventuelle Fejl i dokumenter udarbejdet af den Side 19 af 34
anden Part, herunder Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse samt øvrige forhold omkring Kontraktens opfyldelse, som Parterne bliver opmærksomme på. Tilsvarende gælder andre forhold, der kan have betydning for projektets rette gennemførelse i overensstemmelse med tidsplanen og Kontrakten i øvrigt. Parterne skal af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten i arbejdet i videst muligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere på projektet. Udskiftning må ikke påføre den anden Part yderligere omkostninger, og den nye medarbejder skal have mindst tilsvarende kvalifikationer. En Part skal orienteres skriftligt om udskiftningen af en projektleder eller en nøglemedarbejder. En Part skal efter anmodning udskifte en medarbejder, såfremt anmodningen er rimeligt begrundet. 14. VEDERLAG 14.1 Generelt Vederlag og betalingsplan fremgår af Bilag 11. Priserne er faste, med mindre andet er angivet. Alle priser er angivet i danske kroner. I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms. Ved ændring af danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret. I priserne er inkluderet transport, fortæring og ophold for Leverandørens ansatte, medmindre andet er anført i Bilag 11. Ved eventuelle aftaler om betaling for transporttid, skal transporttiden opgøres og afregnes i overensstemmelse med punkt 14.5, idet transporttid afregnes med 50 % af timesatsen for den medarbejder, som transporttiden vedrører. 14.2 Leverancevederlaget Specifikationerne vedrørende Leverancevederlaget fremgår af Bilag 11. Ved ændringer, herunder Optioner, der leveres som en Selvstændig Opgave, jf. Kontraktens punkt 6.2, fastsættes et selvstændigt Leverancevederlag. 14.3 Vedligeholdelse og Drift Vederlaget for vedligeholdelse og Drift samt regulering heraf er specificeret i Bilag 11. Vederlaget betales efter godkendt Driftsprøve. Med mindre andet udtrykkeligt fremgår af Bilag 11 anses samtlige Leverandørens Ydelser, herunder vedligeholdelses- og supportydelser, der skal leveres efter Overtagelsesdagen, som indeholdt i Leverandørens driftsvederlag. 14.4 Timebaserede vederlag I det omfang Parterne aftaler, at der skal leveres ydelser, der afregnes efter medgået tid, er Kunden forpligtet til at betale herfor i overensstemmelse med timesatserne i Bilag 11. Side 20 af 34
Inden Leverandørens påbegyndelse af levering af timebaserede ydelser, skal Leverandøren have afgivet et tids- og vederlagsestimat for ydelserne, der skal være opdelt således, at der fremgår forventet ressourceindsats for hver medarbejder, der allokeres til leverancen af de timebaserede ydelser. Det er i enhver henseende Leverandørens ansvar, at vederlagsestimatet er forsvarligt, dog under forudsætning af, at Kunden har afgivet korrekte oplysninger. Leverandøren kan ikke kræve større vederlag end estimeret, hvis dette skyldes omstændigheder, som Leverandøren burde have forudset ved afgivelsen af estimatet. Leverandøren har pligt til inden en eventuel overskridelse af vederlagsestimatet at Meddele Kunden, såfremt det må forudses, at et vederlagsestimat ikke kan forventes overholdt. Meddelelsen skal indeholde en nærmere redegørelse for årsagen til den forventede overskridelse og et specificeret vederlagsestimat for den resterende del af arbejdet. Såfremt Kunden har bemærkninger til et revideret estimat, skal Kunden uden ugrundet ophold Meddele Leverandøren dette. Det påhviler Leverandøren løbende at foretage en revurdering af det afgivne estimat. Leverandøren skal sikre, at der føres et timeregnskab for hver medarbejder, der allokeres til leverancen af de timebaserede ydelser. Leverandøren skal efter anmodning dokumentere timeregnskaberne overfor Kunden. 14.5 Prisregulering Timepriser, drifts- og vedligeholdelsesvederlag kan kræves reguleret én gang årligt, den 1. januar, med den procentvise ændring, som lønindekset for virksomheder og organisationer (information og kommunikation), er undergået fra oktober til oktober, første gang med virkning fra januar 2020. Såfremt ovennævnte indeks udgår, erstattes det med det indeks, som Parterne er enige om har størst lighed hermed. 15. BETALINGSBETINGELSER 15.1 Betalingsplan Kunden er forpligtet til at betale Leverancevederlaget i overensstemmelse med betalingsplanen i Bilag 11 under forudsætning af, at Leverandøren på faktureringstidspunktet har udført alt, hvad Leverandøren i henhold til tidsplanen i Error! Reference source not found. skal have udført på dette tidspunkt. Vedligeholdelse og Drift skal betales af Kunden som angivet i Bilag 2 og 11. Eventuelle øvrige vederlag skal betales af Kunden som angivet i Bilag 11. Ved ændringer, herunder Optioner, der leveres som en Selvstændig Opgave, jf. Kontraktens punkt 6.2, sker betaling under samme betingelser i henhold til en særskilt betalingsplan og tidsplan. Konstateres det, at en Ydelse ikke er præsteret helt eller delvist, eller at den ikke har den aftalte kvalitet, er Kunden berettiget til at tilbageholde en forholdsmæssig del af fakturasummen. Betaling af det tilbageholdte beløb (uden renter) sker, når mangelfri levering har fundet sted. Side 21 af 34
Såfremt der ved Overtagelsesprøven konstateres Fejl, som ikke hindrer godkendelse af Overtagelsesprøven, tilbageholdes 10 % af det vederlag, der skulle betales ved godkendelse af prøven, indtil Fejlene er afhjulpet eller listen over Fejl på anden måde er afsluttet ved aftale mellem Parterne. Ved Kundens godkendelse af Driftsprøven, er Leverandøren berettiget til at fakturere den resterende del af Leverancevederlaget, jf. Kontraktens punkt 8.3. 15.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er løbende måned + 30 Dage efter modtagelse af fyldestgørende elektronisk faktura samt fakturaspecifikation. Ved senere betaling betales rente fra forfaldsdag med rentelovens sats. Leverandøren skal fremsende faktura til Kunden. På anmodning fra Kunden leveres fakturaer i elektronisk format i overensstemmelse med relevant lovgivning og nærmere instruks fra Kunden. Leverandøren skal selv afholde alle omkostningerne ved fakturering og kan derfor ikke opkræve gebyr for fremsendelse af faktura. Leverandøren skal fremsende fakturaspecifikation. Betaling af enhver faktura er betinget af fyldestgørende fakturaspecifikation. Fakturaspecifikation fremsendes til Kunden samtidig med afsendelse af elektronisk faktura. Fakturaspecifikation skal ligeledes fremsendes elektronisk. 16. GARANTI 16.1 Generel garanti Leverandøren garanterer, at alle leverancer og Ydelser under Kontrakten opfylder de i Kontrakten stillede krav. Såfremt de specificerede Ydelser og leverancer ikke er tilstrækkelige, påhviler det Leverandøren uden yderligere vederlag og indenfor de i Kontrakten fastsatte tidsfrister, jf. Bilag 2, at levere sådant andet eller yderligere udstyr, Programmel, Dokumentation og andre ydelser, som er nødvendigt for at opfylde Kontrakten. 16.2 God IT-skik Leverandøren garanterer, at Leverandørens leverancer og Ydelser er udført i overensstemmelse med God IT-skik, og at Leverandøren anvender metoder, procedurer og værktøjer, der er relevante set i forhold til Kravspecifikationen og Kontrakten i øvrigt. 16.3 Garantiperiode Garantiperioden er på 1 år, der løber fra tidspunktet for Driftsprøvens godkendelse og omfatter hele Leverancen. Nye dele, der i garantiperioden leveres til udskiftning af mangelbehæftede dele, er undergivet garanti indtil udløbet af den oprindelige garantiperiode, dog mindst i 3 måneder regnet fra tidspunktet for udskiftningen. Købelovens 54 er således fraveget. For leverancer, der leveres under Kontrakten efter Driftsprøvens godkendelse, gælder en tilsvarende 1 års garantiperiode regnet fra levering af den pågældende Ydelse. Side 22 af 34
16.4 Garanterede servicemål Leverandøren garanterer, at de i Bilag 7 beskrevne servicemål opretholdes, så længe Vedligeholdelsesaftalen og Driftskontrakten er i kraft. 16.5 Hæftelse for underleverandører Leverandøren hæfter for sine underleverandørers Ydelser efter Kontrakten på ganske samme måde som for sine egne Ydelser. 17. LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE 17.1 Forsinkelse 17.1.1 Bod Såfremt fristen for den aftalte Overtagelsesdag overskrides som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, betaler Leverandøren en dagbod. Boden beregnes pr. Arbejdsdag af Leverancevederlaget. Boden udgør 0,25 % pr. Arbejdsdag. Såfremt Driftsprøven ikke er afsluttet med det aftalte resultat inden for den i Bilag 12 herfor fastsatte frist som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, svares bod for hver Arbejdsdag derudover efter samme retningslinjer som ved overskridelse af Overtagelsesdagen. Alle dagbodsbeløb for forsinkelse kan dog tilsammen ikke overstige 10 % af Leverancevederlaget. Påløbet dagbod betales ugevis efter forsinkelsens opståen efter skriftligt krav fra Kunden. Har Leverandøren ikke senest 12 måneder efter den aftalte Overtagelsesdag modtaget skriftligt påkrav fra Kunden, bortfalder Kundens ret til boden. 17.1.2 Kundens beføjelser i øvrigt 17.2 Mangler Ud over punkt 17.1.1 gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering, jf. dog punkt 19 og 20. Det anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kunden til straks at hæve Kontrakten helt eller delvis efter Kundens valg, såfremt Overtagelsesdagen eller fristen for afslutning af Driftsprøven overskrides med mere end 40 Arbejdsdage. Foreligger der en forsinkelse, som skyldes Leverandøren, eller er det overvejende sandsynligt, at en sådan forsinkelse vil indtræde, skal Leverandøren for egen regning tilføre yderligere ressourcer kvalitativt og kvantitativt, såfremt dette kan øge sandsynligheden for overholdelse af tidsplanen eller reducere en opstået misligholdelse. Reglerne i punkt 17.2.4 om gennemførelse af ophævelse finder anvendelse. 17.2.1 Afhjælpning For de dele af Leverancen, der er omfattet af Vedligeholdelsesaftalen, påhviler det Leverandøren at afhjælpe Mangler som led i denne ordning i overensstemmelse med punkt 10.1 og 11 samt Bilag 5. Side 23 af 34
For de øvrige dele af Leverancen gælder, at Leverandøren skal sørge for afhjælpning af Mangler, såfremt det er nødvendigt for, at Driftsprøven kan bestås, eller såfremt der reklameres over Mangler inden for garantiperioden. Når Leverandøren har foretaget afhjælpning, skal Leverandøren give underretning herom til Kunden. Såfremt der er uenighed om, hvorvidt Leverandørens afhjælpning er fyldestgørende, afgøres spørgsmålet i overensstemmelse med punkt 30.2. 17.2.2 Reduktion af vederlag for vedligeholdelse Såfremt servicemålene for vedligeholdelse beskrevet i Bilag 7 ikke overholdes, sanktioneres dette med en reduktion i vederlag for vedligeholdelse og Drift i overensstemmelse med det i Bilag 7 beskrevne. Reduktionen udelukker forholdsmæssigt afslag i vederlaget for vedligeholdelse og Drift. Såfremt samme forhold medfører såvel reduktion i vederlag for vedligeholdelse og Drift som dagbod for forsinket afslutning af en Driftsprøve, skal Kunden alene godskrives det største af disse to beløb. 17.2.3 Forholdsmæssigt afslag Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag finder anvendelse. 17.2.4 Ophævelse Kunden kan ophæve Kontrakten, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse. For ophævelse på grund af Mangler er det en betingelse, at Manglerne ikke inden for rimelig tid er afhjulpet, jf. Bilag 7 om krav om reaktionstid og tilgængelighed. Kunden er berettiget til at begrænse ophævelsen til en del af Kontrakten/Leverancen. Såfremt Leverandøren væsentligt misligholder vedligeholdelses- og/eller driftsforpligtelserne i garantiperioden, er Kunden berettiget til at ophæve Kontrakten helt eller delvist. Efter garantiperiodens udløb kan Leverandørens misligholdelse af sine vedligeholdelses- og/eller driftsforpligtelser kun medføre en ophævelse for Kontraktens øvrige ydelser, såfremt vedligeholdelsen og/eller Driften er af afgørende betydning for Kundens fortsatte nytte af Leverancen og/eller den pågældende ydelse, og Kunden ikke kan få udført vedligeholdelse og/eller Drift af tredjemand. Såfremt Kunden er berettiget til at hæve for misligholdelse af enten vedligeholdelses- eller driftsforpligtelserne kan Kunden vælge at hæve for begge. Ved ophævelse skal Leverandøren straks tilbagebetale den af Kunden betalte del af Leverancevederlaget uden fradrag for værdinedgang eller almindelig brug. For den del af Leverancen, der omfattes af ophævelsen, bortfalder aftaler om vedligeholdelse og Driftskontrakten. Side 24 af 34
18. KUNDENS FORHOLD Der anses bl.a. at foreligge væsentlig misligholdelse i følgende tilfælde: En samlet overskridelse af fristerne for godkendelse af Overtagelsesprøve og Driftsprøve for Leverancen med mere end 40 Arbejdsdage. Overskridelse af aftalt overtagelsesdag i garantiperioden for en videreudviklingsopgave, der ikke leveres som en del af Leverancen, med mere end 30 Arbejdsdage. Det månedlige vedligeholdelses- og driftsvederlag reduceres med mere end 20 % i enten 3 måneder i træk eller i 4 måneder indenfor en sammenhængende periode af 12 måneder som følge af Leverandørens manglende overholdelse af servicemål i Bilag 7. Såfremt Kunden misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til Kontrakten, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler. Leverandøren er endvidere berettiget til at ophæve Kontrakten, såfremt Leverandøren overfor Kunden skriftligt har afgivet påkrav om, dels at Kunden på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden 40 Arbejdsdage vil medføre, at Kontrakten ophæves, og såfremt Kunden ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb. Såfremt en eller flere frister i tidsplanen overskrides som følge af Kundens forhold, reduceres Kundens udskydelsesadgang tilsvarende. Såfremt Kunden ikke yder den i Bilag 9 eller Bilag 10 beskrevne medvirken til projektet, og dette medfører forsinkelse af en eller flere tidsfrister i tidsplanen, jf. Bilag 2, er Leverandøren berettiget til en saglig begrundet udskydelse af sine tidsfrister samt renter af eventuelle udskudte betalinger. Kunden godtgør løbende Leverandørens dokumenterede meromkostninger forårsaget af Kundens manglende medvirken, dog forudsat, at Leverandøren har opfyldt sin meddelelsespligt. 18.1 Overholdelse af retsregler m.v. Kunden skal sikre, at Kundens indhold, der indlægges i Leverancen, herunder indhold der via Løsningen er tilgængeliggjort for Løsningens brugere, er i overensstemmelse med de relevante danske eller udenlandske retsregler, herunder regler om markedsføring og om forbrugerbeskyttelse, der måtte finde anvendelse herpå. Kunden skal tillige sikre, Kundens indhold ikke krænker tredjemands rettigheder. Leverandøren er forpligtet til straks at gøre Kunden opmærksom på, hvis Leverandøren får kendskab til forhold, der kunne indebære en overtrædelse af relevante retsregler. Side 25 af 34
19. ERSTATNING 19.1 Erstatning og maksimering Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. Dog er Parterne ikke ansvarlige for driftstab, tabt avance, følgeskader og andre indirekte tab. Tab af data anses for direkte tab. For tab eller beskadigelse af data der skyldes fejl i den leverede løsning, gælder der en pligt for Leverandøren til vederlagsfrit at assistere med genopretningen af data, og de direkte udgifter til reetablering af Kundens data ud fra seneste backup betragtes som direkte tab. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Kunden dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Kundens krav på erstatning kan endvidere omfatte Kundens udgifter til internt tidsforbrug, der er forårsaget af Leverandørens misligholdelse. Erstatningen beregnes på grundlag af en opgørelse over Kundens samlede interne tidsforbrug og en timesats på kr. 500. Erstatning og eventuelt bodsbeløb tilsammen er dog under alle omstændigheder begrænset til leverancevederlaget. For skader opstået efter garantiperiodens udløb er erstatning og eventuelt bodsbeløb for en sådan skade begrænset til et beløb svarende til det samlede vederlag for vedligeholdelse og support, drift samt eventuelle øvrige ydelser, som Leverandøren har faktureret Kunden i de seneste 12 måneder forud for skadens indtræden. Leverandøren påtager sig produktansvaret i henhold til gældende dansk ret. Eventuelle ansvarsfraskrivelser omfatter ikke grov uagtsomhed og forsætlige forhold samt tab som følge af krænkelse af immaterielle rettigheder. 20. FORCE MAJEURE Hverken Leverandøren eller Kunden skal i henhold til Kontrakten anses for ansvarlig over for den anden Part, for så vidt angår forhold, der ligger udenfor Partens kontrol, og som Parten ikke ved Kontraktens underskrift burde have taget i betragtning (herunder strejker) og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal Arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig Meddelelse herom til den anden Part senest 5 Arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. Den Part, der ikke er ramt af force majeure situationen, er berettiget til at annullere Kontrakten, såfremt den aftalte Overtagelsesdag overskrides med 60 Arbejdsdage som følge af force majeure. I tilfælde af sådan annullation tilbageleverer begge Parter Side 26 af 34
snarest muligt, hvad de har modtaget fra den anden Part, og der består derefter ingen yderligere krav mellem Parterne. 21. ÆNDRINGER UDEN LEVERANDØRENS SAMTYKKE Såfremt Kunden uden Leverandørens samtykke udfører ændringer i strid med kravene i Bilag 3, og dette har indflydelse på Leverancens funktionaliteter, er Leverandøren berettiget til for fremtiden at kræve sig fritaget for opfyldelse af servicemål og udførelse af vedligeholdelse, i det omfang det er rimeligt begrundet. Genskaber Kunden den oprindelige situation, genopstår Leverandørens forpligtelser. 22. PRÆCEPTIVE REGLER Leverandøren indestår for, at Ydelserne opfylder relevante præceptive regler, således som disse foreligger ved Kontraktens indgåelse. Specifikke præceptive regler for Kunden skal dog ikke opfyldes, med mindre disse regler er beskrevet i Bilag 3. 23. RETTIGHEDER 23.1 Ophavsret og ejendomsret Kunden erhverver alle rettigheder til Løsningens indhold og design. Kunden har alle rettigheder, herunder bl.a. fuld ejendomsret, til alt data overbragt fra Kunden til Leverandøren som følge af Kontrakten, eller genereret som følge af Kontrakten, herunder bl.a. statistik, brugerdata m.v. Leverandøren erhverver ingen rettigheder til det eller de internetdomæne(r), der måtte blive anvendt til Løsningen. 23.2 Kundens øvrige rettigheder Kunden erhverver en tidsubegrænset brugsret til Leverancen, samt hvad der i øvrigt måtte blive leveret af Leverandøren som følge af Kontrakten. Efter Kontraktens ophør giver brugsretten Kunden ret til selv eller ved tredjemand at ændre, vedligeholde og Drifte Leverancen, og hvad Leverandøren i øvrigt måtte have leveret under Kontrakten. Kundens brugsret omfatter også tredjemands brug, såfremt Kundens har outsourcet eller givet tilladelse til tredjemands brug af det leverede, herunder at tredjemand på Kundens vegne kan gives adgang til at indlægge eller trække data eller i øvrigt anvende det af Leverandøren leverede i det omfang, at dette sker som led i Kundens almindelige forretningsprocesser. Kunden har desuden ret til at overdrage brugsretten helt eller delvist til en ekstern organisatorisk eller juridisk enhed, hvis de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget, overgår eller overlades til en sådan enhed. Såfremt Leverandøren som følge af Kontrakten og til brug for Leverancen leverer programmel, der er tilpasset, tilrettet eller udviklet specielt til Kunden i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, skal Leverandøren løbende gøre kilde- Side 27 af 34
koden for dette tilgængelig for Kunden. Tilsvarende gælder i forbindelse med Kontraktens ophør, uanset årsagen hertil. Såfremt Leverandøren anvender vedligeholdelses- og udviklingsværktøjer, der ikke er almindeligt anvendt, er Leverandøren forpligtet til, medmindre andet udtrykkeligt er angivet i Bilag 3, at stille sådanne værktøjer, som Leverandøren har rettighederne til, vederlagsfrit til rådighed for Kunden, såfremt disse er nødvendige for Kundens eller tredjemands ændring, vedligeholdelse eller Drift af Leverancen. Efter ophør af Leverandørens vedligeholdelses- og driftsforpligtelser i henhold til Kontrakten, er Kunden berettiget til at foretage ændringer i programmel, der af Leverandøren er tilpasset, tilrettet eller udviklet specielt til Kunden i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af Kontrakten. Leverandøren opnår ingen rettigheder til sådanne ændringer, der er foretaget af Kunden. 23.3 Rettigheder til Dokumentation Brugsretten, jf. punkt 23.2, gælder også for al Dokumentation, der som følge af Kontrakten udarbejdes til Kunden, jf. punkt 2.5. Kunden erhverver herudover en tidsubegrænset brugsret til driftshåndbøger, jf. punkt28.1, og hvad der i øvrigt måtte foreligge som driftsdokumentation. Denne brugsret omfatter også retten til at foretage ændringer i og eksemplarfremstilling af denne driftsdokumentation, samt retten til at distribuere dette til tredjemand, herunder i forbindelse med udbud af lignende løsninger under og efter ophør af Kontrakten. Ved distribution af Dokumentation til tredjemand er Kunden dog forpligtet til at fjerne fortrolige oplysninger fra/om Leverandøren, herunder oplysninger, der må henregnes til Leverandørens erhvervshemmeligheder, i det omfang disse oplysninger i Dokumentationen er mærket Fortrolig. 23.4 Rettigheder til data Alle Kundens data, der anvendes i forbindelse med Leverancen, tilhører Kunden, og Leverandøren erhverver ingen form for rettigheder til disse data, hverken ejendomsrettigheder eller immaterielle rettigheder, uanset om disse data optræder i elektronisk form eller som print, og Leverandøren kan uanset årsager og omstændigheder på intet tidspunkt foretage tilbageholdsret i Kundens data. Leverandøren er alene berettiget til at anvende Kundens data til brug for udførelse af de af Kontrakten omfattede Ydelser. Leverandøren må ikke overdrage eller på anden måde overlade behandlingen af Kundens data til tredjemand, medmindre dette eksplicit fremgår af Kontrakten. Kunden kan til enhver tid med et skriftligt påkrav og varsel på 3 Arbejdsdage kræve en digital kopi af samtlige Kundens data udleveret, uanset om Kunden selv er i stand til at trække sådanne data ud ved egen hjælp. Kundens data skal udleveres i et læsbart aftalt format. Hvis formatet ikke er aftalt, udleveres data i et anerkendt åbent format. Kundens adgang til disse data og brugen af data må ikke være betinget af, at Kunden skal anvende særlige adgangsværktøjer, eller at Kunden skal betale yderligere licenser eller afgifter til andre applikationer eller tredjemand for at kunne læse data. Leverandøren modtager ikke særskilt vederlag for fremstilling og udlevering en sådan kopi. Side 28 af 34
23.5 Leverandørens aftaler med tredjemand Ved Leverandørens eventuelle indgåelse af licensaftaler eller andre aftaler med tredjemand for at kunne levere de aftalte Ydelser til Kunden finder Bilag 13 anvendelse. 23.6 Generel viden Leverandøren er berettiget til at anvende den generelle ikke-forretningskritiske viden, der erhverves ved levering af de i Kontrakten anførte Ydelser til brug for leverancer til tredjemand. 24. TAVSHEDSPLIGT Parterne skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang for forhold, som ikke er alment kendte. Leverandøren må medtage Kunden på sin referenceliste, men må derudover ikke bruge Kundens navn i markedsføringsøjemed. Kunden afgør efter drøftelse med Leverandøren, hvorledes Kontraktens indgåelse offentliggøres. 25. PRSONDATA OG INFORMATIONSSIKKERHED Såfremt Leverandørens udførelse af ydelser under Kontrakten indebærer behandling af personhenførbare oplysninger, er Leverandøren til enhver tid forpligtet til at sikre, at den til enhver tid gældende danske persondatalovgivning i Danmark overholdes, og fra den 25. maj 2018 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse). Leverandørens forpligtelser som databehandler er nærmere reguleret i den af Kunden og Leverandøren indgåede Databehandleraftale, jf. Bilag 14. Leverandøren må ikke påbegynde behandling af personoplysninger forinden Databehandleraftalen er indgået. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger. Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Leverandørens behandling af persondata ved Kontraktens opfyldelse sker efter instruks fra Kunden, og Leverandøren er at betragte som databehandler. Leverandørens ydelser i relation til nærværende punkt og Bilag 14 vederlægges ikke særskilt. Såfremt Kunden anmoder Leverandøren om yderligere assistance med henblik på opfyldelse af sine forpligtelser som dataansvarlig, jf. Bilag 14, punkt 3, sidste afsnit, vederlægges Leverandøren for disse ydelser i henhold til timepriserne i Bilag 11. Side 29 af 34
Leverandøren skal skadesløsholde Kunden, såfremt Kunden bliver mødt med krav fra tredjemand som følge af, at Leverandøren i sin rolle som databehandler har overtrådt den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning. Leverandøren hæfter kun for skader, hvis Leverandøren ikke har opfyldt sine forpligtelser som databehandler, som det følger af den til enhver tid gældende lovgivning, eller hvis Leverandøren som databehandler har undladt at følge eller handlet i strid med Kundens lovlige instruks. Det påhviler Leverandøren at sikre, at Løsningen og leverandørens øvrige ydelser fuldt ud lever op til kravene i Persondataforordningen. Leverandøren skal endvidere medvirke til at udarbejde nødvendige risikovurderinger i tilknytning til den persondatabehandling, som led af dennes opfyldelse af Kontrakten, herunder vedligeholdelse og support. 26. BENYTTELSE AF UNDERLEVERANDØRER 26.1 Samtykke Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overlade Kontraktens opfyldelse til underleverandører i videre udstrækning end angivet i Kontrakten. Kunden kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund. Leverandøren er forpligtet til at oplyse navn, kontaktoplysninger og juridisk repræsentant for de underleverandører, der benyttes i forbindelse med udførelsen af Kontrakten. Oplysningerne skal indleveres, senest når gennemførelsen af Kontrakten påbegyndes, hvis de kendes på det tidspunkt. 26.2 Offshore ressourcer En overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS kræver tilladelse fra Datatilsynet. Det skal derfor være klart angivet i Leverandørens løsningsbeskrivelse, såfremt Leverandøren anvender underleverandører uden for EU/EØS, uanset om underleverandørerne er en del af Leverandørens koncern. Leverandøren har Initiativpligten i forhold til indhentelse af tilladelse fra Datatilsynet, og er i den forbindelse ansvarlig for udarbejdelse af udkast til nødvendig databehandleraftale. Kunden bistår i nødvendigt omfang med udarbejdelse af databehandleraftale og indhentelse af tilladelse. Det er Leverandørens ansvar at der er afsat den fornødne tid til indhentelse af tilladelsen i tidsplanen, jf. Bilag 2. Leverandøren er ikke berettiget til yderligere vederlag for Ydelser angivet under nærværende punkt 26.2. 27. IKRAFTTRÆDEN OG VARIGHED Kontraktens bestemmelser træder i kraft, når Kontrakten er underskrevet af både Kunden og Leverandøren. Kontraktperioden er 48 måneder fra Overtagelsesdagen for Leverancen. Med et skriftligt varsel på 3 måneder til udgangen af kontraktperioden kan Kunden kræve kontraktperioden forlænget på uændrede vilkår med 12 måneder. Kontraktperioden kan efter Kundens valg forlænges 2 gange. Side 30 af 34
Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren. Kunden kan i kontraktperioden opsige Kontrakten med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned, dog tidligst til ophør 1 år efter Overtagelsesdagen. Såfremt Kunden i forbindelse med en eventuel klagesag ved Klagenævnet for Udbud eller de almindelige domstole pålægges at annullere beslutningen om tildeling af Kontrakten til Leverandøren og/eller Kontrakten erklæres for uden virkning, er Kunden berettiget til med 1 måneds varsel at opsige Kontrakten i sin helhed til udgangen af en måned. Parternes rettigheder og forpligtelser i henhold til Kontrakten består i hele Kontraktens løbetid, eller indtil disse efter deres indhold er opfyldt eller bortfaldet. 28. FORHOLD VED OPHØR 28.1 Udlevering af Kundens ejendom og data Ved ophør, uanset årsag, skal Leverandøren straks på opfordring fra Kunden vederlagsfrit udlevere Kundens data, herunder specifikation af alt dataindhold, og andet, der er Kundens ejendom. Leverandøren skal herunder udlevere en komplet kopi af Løsningen og alt tilhørende programmel samt en komplet kopi af den gældende Dokumentation og driftshåndbog. Leverandøren er forpligtet til at opbevare alle backup af Kundens data, som Leverandøren i henhold til Kontrakten har været forpligtet til at foretage. Leverandøren er først berettiget til at slette den seneste backup 12 måneder efter Kontraktens ophør, uanset årsagen hertil. Kunden kan dog til enhver tid kræve, at Leverandøren sletter alle backup af Kundens data. Ved sletning kan Kunden kræve, at Leverandøren erklærer, at alle data er tilbageleveret til Kunden og herefter slettet og/eller makuleret forsvarligt, således at de ikke på nogen måde kan genskabes. Leverandøren er ikke berettiget til at udøve tilbageholdsret i Kundens data m.v. til sikkerhed for krav, som Leverandøren måtte have i forhold til Kunden i anledning af Kontraktens gennemførelse eller ophør. 28.2 Fortsat varetagelse af de af Kontrakten omfattede Ydelser Ved Kundens ophævelse af Kontrakten er Leverandøren, uanset om Leverandøren anerkender eller bestrider ophævelsen, forpligtet til at fortsætte udførelsen af de af Kontrakten omfattede Ydelser for Kunden mod Kundens fortsatte betaling af de aftalte vederlag. Denne forpligtelse gælder indtil Kunden har etableret et samarbejde med tredjemand eller de af Kontrakten omfattede Ydelser kan hjemtages af Kunden eller i en periode på op til 6 måneder efter ophørstidspunktet for Kontrakten. I forbindelse med Kundens ophævelse skal Kunden senest samtidig med ophævelsen give Leverandøren Meddelelse, om Kontrakten skal fortsætte udover ophævelsestidspunktet, samt, så vidt dette er muligt, i hvor lang en periode. De ovenfor anførte bestemmelser finder tillige anvendelse ved Leverandørens ophævelse uanset årsagen hertil, dog forudsat at Kunden fortsat betaler det aftalte vederlag. Side 31 af 34
28.3 Afbrydelse af Leverandørens Ydelser Leverandøren er berettiget til uden påkrav at afbryde Driftskontrakten og Vedligeholdelsesaftalen, såfremt Leverandøren får kendskab til, leveringen af de aftalte Ydelser til Kunden indebærer en ulovlig aktivitet eller ved Kundens tilsidesættelse af sine forpligtelser i henhold til den gældende brugs- og sikkerhedspolitik. Leverandøren er forpligtet til omgående at give Meddelelse til Kunden, såfremt driftsafvikling og vedligeholdelse afbrydes efter nærværende punkt 28.3. Leverandørens Meddelelse skal indeholde detaljerede oplysninger om det eller de forhold, der ligger til grund for afbrydelsen. Leverandøren er forpligtet til uden ugrundet ophold at genoptage driftsafvikling og vedligeholdelse, når de forhold, der førte til afbrydelsen, er afhjulpne eller ikke længere gør sig gældende. 29. OVERDRAGELSE Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden offentlig myndighed eller virksomhed, når de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget, overgår til denne anden myndighed eller virksomhed. Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Kontrakten til tredjemand. Kunden kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund. 30. TVISTIGHEDER 30.1 Dansk ret Kontrakten med tilhørende bilag er undergivet dansk ret. 30.2 IT-faglig udtalelse En Part er indtil eventuel indgivelse af stævning til domstolene eller anden form for konfliktløsning, jf. punkt 30.3-30.6 berettiget til at få en juridisk/teknisk udtalelse om den pågældende tvist udarbejdet efter de gældende regler herfor vedtaget af bestyrelsen for Danske IT-Advokater, Dansk IT's fagudvalg, IT-Branchens juridiske udvalg og Voldgiftsinstituttets bestyrelse. 30.3 Uenighed om kategorisering af Mangler Såfremt der er uenighed om kategorisering af en Mangel eller hvorvidt kravene til servicemål er opfyldt i en bestemt periode, jf. Bilag 7, kan en Part henvise spørgsmålet til Kundens og Leverandørens projektleder, der da sammen afgør det. Kan der ikke opnås enighed mellem Parternes projektledere, skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer. Hvis enighed fortsat ikke opnås, kan hver af Parterne anmode om, at der indhentes en vejledende udtalelse fra en uafhængig sagkyndig på grundlag af Voldgiftsinstituttets til enhver tid gældende regler for juridisk/teknisk udtalelse i IT-sager. Den uvildige sagkyndig afgør spørgsmålet endeligt og bindende for begge Parter. Tilsvarende kan Kunden anmode om en vejledende udtalelse fra en uafhængig sagkyndig ved uenighed om fastsættelse af Leverandørens vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslag ved ændringsanmodninger, jf. Kontraktens punkt 6.3.1. Side 32 af 34
Tvister om fortolkning af Kontrakten og andre juridiske spørgsmål kan ikke afgøres af den sagkyndige. Den sagkyndige træffer afgørelse om fordelingen af sit honorar på Parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald. 30.4 Forligsmæssig løsning Såfremt der opstår en uoverensstemmelse vedrørende Kontrakten, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning føre forhandlinger om tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer. 30.5 Mediation Sideløbende med den ovenfor nævnte procedure, kan enhver Part anmode om, at der udpeges en mediator. Begæring herom kan fremsættes, indtil voldgiftsklage måtte være indgivet, jf. nedenfor. Mediatoren udpeges af foreningen Danske IT-advokater og skal være en advokat, der har særligt kendskab til IT-ret og IT-kontrakter samt tidsmæssig mulighed for at gennemføre mediationen indenfor de herfor fastsatte tidsmæssige rammer. Mediationen skal gennemføres i henhold til Danske IT-advokaters regelsæt for mediation. Med begæringen skal følge dokumenter, som uoverensstemmelsen vedrører, herunder i nødvendigt omfang mødereferater og korrespondance samt en objektiv fremstilling af uoverensstemmelsen. Den anden Part skal modtage kopi af begæringen med bilag og have adgang til at supplere denne senest 10 Arbejdsdage efter begæringens modtagelse. Senest 12 Arbejdsdage efter mediatorens udpegelse, skal hver Part være forpligtet til at deltage i et møde med mediatoren. Mediator fastsætter tidspunktet for mødet, dets form og indhold og kan anmode Parterne om at indgive yderligere oplysninger og dokumentation til brug for mediationen. Mediationen skal være afsluttet senest 20 Arbejdsdage efter mediatorens udpegelse. Mediatorens tilkendegivelser er ikke bindende for Parterne og kan ikke fremlægges under en eventuel voldgiftssag. 30.6 Domstolene Uoverensstemmelser, der udspringer af Kontrakten, og som ikke kan løses i overensstemmelse med ovenstående, skal indbringes for Kundens til enhver tid værende hjemting som værneting i 1. instans. 31. FORTOLKNING 31.1 Forudgående materiale Bestemmelser i udbudsmaterialet, i Leverandørens tilbud, i forudgående korrespondance eller lignende, der ikke er gentaget i denne Kontrakt, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundlag. 31.2 Forrang: Ved eventuel indbyrdes modstrid gælder følgende rangordning: Kontraktens punkt 1-31 har forrang frem for bilagene, Side 33 af 34
Kravspecifikationen med eventuelle godkendte justeringer og præciseringer har forrang frem for øvrige bilag, Bilag har forrang frem for Underbilag. 32. UNDERSKRIFTER Dato: For VisitDenmark: Dato: For [Leverandøren]: [Navn og stilling] [Navn og stilling] Side 34 af 34