Bilag 13. Ophørsbistand. Til Kontrakt. Den Nationale Henvisningsformidling

Transkript

1 Bilag 13 Ophørsbistand Til Kontrakt OM Den Nationale Henvisningsformidling Bilag 13 Ophørsbistand Side 1/7

2 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med dette bilag er at beskrive de gældende vilkår vedr. ophørsydelser. Instruks vedrørende bilag: Bilag 13 skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Evaluering af besvarelse Bilaget indgår ikke i Tilbudsevalueringen. Udbudsbetingelsernes bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes bilag X, Tilbudsgiv e- rens forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Bilag 13 Ophørsbistand Side 2/7

3 Indholdsfortegnelse 13.1 OVERORDNET OM LEVERANDØRENS YDELSER OPSIGELSE ELLER OPHÆVELSE AF DRIFTANSVARET Udlevering... Fejl! Bogmærke er ikke defineret OPSIGELSE ELLER OPHÆVELSE AF VEDLIGEHOLDELSESANSVARET KUNDENS OPGAVER ORGANISERING...7 Bilag 13 Ophørsbistand Side 2/7

4 13.1 Overordnet om leverandørens ydelser Leverandøren er i forbindelse med Kontraktens ophør - uanset ophørsgrunden - forpligtet til at bistå Kunden som anført nedenfor med tilvejebringelse af det fornødne grundlag for gennemførelse af fornyet udbud af de Ydelser, som Kontrakten omfatter, herunder yderligere statistik vedrørende salg og forbrug på Kontrakten i dens løbetid, såfremt den kvartalsvise rapportering måtte vise sig utilstrækkelig. Endvidere er Leverandøren forpligtet til at samarbejde i fornødent omfang med en eventuel ny Leverandør med hensyn til forretningsområdets overgang til den nye leverandør. Leverandøren skal udlevere al information og dokumentation som er nødvendig for, at en ny leverandør kan overtage drifts- og vedligeholdelsesansvaret. Leverandøren er forpligtet til at levere ovenstående informationer og dokumentation indenfor 30 dage efter påkrav fra Kunden. Ved driftsansvarets eller vedligholdelsesansvarets ophør skal Leverandøren, uanset Kontraktens ophør, i et overdragelsesforløb fortsat levere de af Kontrakten omfattede Ydelser, indtil Kundens forbindelser er overført til en ny leverandør eller Kunden selv. Leverandøren er desuden forpligtet til at levere de ovenstående ydelser såfremt Kunden selv vælger at hjemtage drifts- og/eller vedligeholdelsesansvaret. Leverandøren skal i forbindelse med overdragelse til 3.part eller hjemtagning bistå Kunden på en sådan måde, at overdragelsen eller hjemtagelsen kan foregå professionelt og uden driftsforstyrrelser. Bistanden kan fx omfatte viden, Dokumentation, ressourcer og planlægning. Leverandøren kan ikke tilbageholde Dokumentation eller andet, som enten tilkommer Kunden eller er nødvendigt for, at hjemtagningen sker uden driftsforstyrrelser eller gener for brugerne. Leverandøren skal bistå Kunden eller 3. part med planlægningen af overtagelsen eller hjemtagelsen. Leverandøren skal, såfremt Kunden ønsker det, udarbejde en detaljeret projektplan for hjemtagelsen eller overdragelsen og bistå med projektledelsen. Leverandøren er endvidere forpligtet til, i det omfang Kunden ønsker det, at opretholde et b e- redskab og en supportfunktion, som dog maksimalt i ophørsfasen kan svare til omfanget af di s- se funktioner i driftsfasen. Såfremt Kunden vælger at opsige eller ophæve Kontrakten delvist er Leverandøren forpligtet til at levere de samme ophørsydelser for den del af Kontrakten, der er opsagt eller ophævet Opsigelse eller ophævelse af driftansvaret Ved opsigelse eller ophævelse af driftsansvaret, er Leverandøren forpligtet til at op fylde nedenstående krav. ID Minimumskrav Leverandøren skal udarbejde en ophørsplan, der omfatter hel eller delvis overdragelse af Bilag 13 Ophørsbistand Side 3/7

5 driftsydelserne til Kunden eller af Kunden udpeget fremtidige leverandører ved driftsaftalens ophør på en sådan måde, at insourcing eller videre outsourcing af driften kan gennemføres på en smidig og hensigtsmæssig måde: Leverandøren skal overdrage en udfærdiget ophørsplan til Kunden senest 4 måneder før indeværende driftsaftales ophør. Ophørsplan skal beskrive de aktiviteter, forudsætninger, dokumenter mv., som skal ligge til grund for gennemførelsen. Ophørsplan skal forelægges Kunden til godkendelse, og Leverandøren skal indarbejde sådanne ændringer, forslag og yderligere oplysninger i ophørsplanen, som Kunden måtte anmode om. Ophørsplanen skal efterfølgende løbende opdateres og revideres af Leverandøren til Kundens godkendelse, herunder opdateres og revideres som følge af ændringer, der måtte blive implementeret. Udarbejdelse af ophørsplan er inkluderet i leverancevederlaget i driftsomkostningerne, jf. Bilag 12 Vederlag og Priser. Uanset årsag til driftsaftalens ophør er Leverandøren herudover forpligtet til, mod særskilt betaling, jf. de i Bilag 12 Vederlag og Priser anførte timesatser, at yde Kunden ophørsassistance. Ophørsassistancen indebærer, at Leverandøren loyalt skal medvirke til implementering og gennemførelse af ophørsplanen og i øvrigt yde Kunden og fremtidig leverandør al fornøden bistand, der sætter Kunden og fremtidig leverandør i stand til på en smidig måde at overtage de driftsydelser, som Leverandøren forud for driftsaftalens ophør, har været forpligtet til at udføre i medfør af driftsaftalen. Leverandøren skal på begæring fra Kunden og mod særskilt betaling, jf. de i Bilag 12 Vederlag og Priser anførte timesatser, i forbindelse med driftsaftalens ophør bistå Kunden i forbindelse med gennemførelse af afprøvning af Kundens eller fremtidige leverandørs overtagelse af driften samt opretholde en helpdesk- og supportfunktion som nærmere aftalt i ophørsplanen for Kunden og dennes fremtidige leverandør i op til 6 måneder efter driftsaftalens ophør. På begæring fra Kunden skal Leverandøren, om muligt, medvirke til at eventuelle kontrakter eller rettigheder, som måtte være overdraget fra Kunden til Leverandøren, tilbageføres til Kunden eller dennes fremtidige leverandør. Det forudsættes, at sådanne kontrakter ikke er udløbet eller bragt til ophør som følge af Kundens forhold. Bilag 13 Ophørsbistand Side 4/7

6 ID Minimumskrav På begæring fra Kunden eller senest ved driftsaftalens ophør skal Leverandøren udlevere følgende til Kunden eller til den af Kunden udpegede fremtidige leverandør: Alle kontrakter, der måtte blive administreret af Leverandøren på Kundens vegne. Udlevere driftshåndbogen der kan sætte 3 part i stand til at drifte løsningen. Enhver kopi af programmel, som Kunden har overladt til Leverandøren til driftsafvikling medmindre andet fremgår af Kontrakten. Kundens data og datagrundlag, herunder datamodel og database specifikationer i aftalt og læsbart format. Alle tekniske specifikationer og dokumentation for Kundens programmel. Dokumentation og alle håndbøger udarbejdet til brug for parternes samarbejde, dog kan Leverandøren være berettiget til at slette eventuelle fortrolige informationer. Alt andet, der tilhører Kunden eller som Kunden har stillet til rådighed, og som er i Leverandørens eller dennes eventuelle underleverandørers besiddelse, idet sådanne aktiver mv. skal tilbageleveres i samme stand som ved overtagelsen med fradrag for almindelig slid og ælde og bortset fra aktiver mv., der er undergået hændeligt, samt aktiver, som Kunden har erhvervet fra Leverandøren. Leverandøren har ingen tilbageholdsret. Udlevering skal således ske vederlagsfrit uanset ophør, herunder selvom Leverandøren måtte være i en påstået eller aktuel misligholdelse samt uanset art og omfang af en sådan misligholdelse. Ved udlevering skal Leverandøren i øvrigt følge Kundens rimelige anvisninger Udlevering af ovenstående skal ske senest 5 arbejdsdage efter begæring er fremsat. For materiale, hvor Kunden ikke fremsætter anmodning, skal udlevering senest ske ved Leverandørens ophør med at levere drift i henhold til nærværende driftsaftale Uanset årsag til ophævelse, skal Leverandøren på anfordring fra Kunden levere drift i op til yderligere 24 måneder efter varslets udløb mod betaling af det aftalte vederlag, som i givet fald skal reduceres som følge af reduceret scope, manglende overholdelse af servicemål eller vedligeholdelsesaftalens bestemmelser i øvrigt. Bilag 13 Ophørsbistand Side 5/7

7 13.3 Opsigelse eller Ophævelse af Vedligeholdelsesansvaret Ved opsigelse eller ophævelse af vedligeholdlsesansvaret, er Leverandøren forpligtet til at opfylde nedenstående krav. ID Minimumskrav Leverandøren skal ved Vedligeholdelsesaftalens hele eller delvise ophør, uanset årsag, på Kundens anfordring udlevere alt, der tilhører Kunden, og er i Leverandørens eller dennes underleverandørers besiddelse, herunder opdaterede versioner af al dokumentation, som Leverandøren har været forpligtet til at udarbejde under Kontrakten og Vedligeholdelsesaftalen jf. Bilag 5 Support og Vedligeholdelse. Materialet mv. skal udleveres til Kunden eller til en af Kunden udpeget tredjemand i den form og standard som er beskrevet i Bilag 4 Dokumentation Leverandøren har ingen tilbageholdsret. Udlevering skal således ske uanset ophørsgrunden, herunder selvom Kunden måtte være i en påstået eller aktuel misligholdelse samt uanset art og omfang af en sådan misligholdelse Ved udlevering skal leverandøren i øvrigt følge Kundens rimelige anvisninger Udlevering skal ske senest fem (5) Arbejdsdage efter begæring er fremsat. For materiale, hvor Kunden ikke fremsætter anmodning, skal udlevering senest ske ved ophør med at levere vedligeholdelse i henhold til Vedligeholdelsesaftalen jf. Bilag 5 Support og Vedligehold I forbindelse med Kundens forberedelse af nyt udbud skal Leverandøren endvidere på anfordring fra kunden udlevere sådanne yderligere specifikationer og oplysninger i Leverandørens besiddelse, som Kunden med rimelighed måtte anmode om s om led i sin forberedelse af et nyt udbud af Løsningen Indtil kunden har fået etableret en alternativ vedligeholdelsesordning, skal Leverandøren, i op til 6 måneder efter Vedligeholdelsesaftalens ophør, fortsat på Vedligeholdelsesaftalens betingelser, levere de ydelser, som kunden måtte anmode om levering af Kundens Opgaver I forbindelse med helt eller delvis hjemtagelse vælger Kunden, hvorvidt Kunden, 3. part eller Leverandøren skal varetage projektledelsen af hjemtagelsen. I tilfælde af at Leverandøren vælges til at lede hjemtagelsesprojektet, stiller Kunden eller en af Kunden udpeget 3. Part kompetente ressourcer til rådighed for Leverandøren til løsning af følgende opgaver: Deltagelse i projekt- og styregruppemøder Planlægning af hjemtagelsesforløbet Deltagelse i relevante test Bilag 13 Ophørsbistand Side 6/7

8 Kunden er forpligtet til aktivt at sikre, at 3. part deltager konstruktivt i samarbejdet vedrørende overdragelsen Organisering Ophørsbistandsprojektet skal organiseres således, at der som minimum etableres en styregruppe og en projektgruppe, jf. Bilag 10 Samarbejdsorganisation. Der kan eventuelt etableres arbejdsgrupper under ledelse af projektgruppen. Bilag 13 Ophørsbistand Side 7/7