Østsjællands Beredskab Sagsnr. 289413 Brevid. 2554736 Ref. MLW Dir. tlf. 33431811 mariewaar@oesb.dk NOTAT: Status på det fælleskommunale beredskab primo 2017 2. maj 2017 Det fælleskommunale beredskab Østsjællands Beredskab blev etableret 1.10.2015. Kommunernes betaling til det fælles beredskab blev fastsat med udgangspunkt i kommunernes daværende bevillinger til det kommunale beredskab fratrukket den besparelse, der var forudsat i økonomiaftalen mellem regeringen og KL på i alt 10 mio. kr. Hovedparten af kommuner havde inden indtrædelse i Østsjællands Beredskab reduceret deres udgifter til beredskabet bl.a. ved at nedlægge tidligere beredskabschefers og en række administrative stillinger. Der manglede 1.10.2015 at blive reduceret udgifter for knapt 4 mio.kr. Hertil kommer, at regnskab 2014 viste, at en række af de kommunale beredskaber havde et udgiftsniveau, der reelt var 6,8 mio. kr. højere end den fastsatte bevilling. Det højere udgiftsniveau blev finansieret af overskud på opgaver, som ikke er overdraget til Østsjællands Beredskab, samt tillægsbevillinger. Beredskabskommisisonen og administrationen i Østsjællands Beredskab blev stillet opgaven at implementere den nye beredskabsstruktur og få beredskabet til at fungere 16,8 mio. kr. billigere uden at borgerne i nævneværdig grad mærkede en forringelse af den service de modtog fra det kommunale beredskab. Interessentkommunernes borgmestre har udtrykt ønske om, at der udarbejdes en status på det forløbige arbejde. Økonomi Det var i budgettet for første regnskabsår forudsat at samtlige effektiviseirnger kunne gennemføres første år samtidig med at beredskabet selv kunne dække alle udgifter til implmentering efter 1.10.2015. Østsjællands Beredskab går ud af 2016 med et underskud på den ordinære drift på 1,4 mio. kr. Der var i budgettet forudsat et overskud på den ordinære drift på 6,7 mio. kr. som skulle anvendes til fremtidige investeringer og det giver samlet et merforbrug på 8,2 mio. kr. Merforbruget skyldes primært at arbejdet med at effektivisere organisationen ikke har kunnet lade sig gøre fra dag et. Det har været nødvendigt at foretage en række engangsudgifter til implementering af ny struktur, og en række af de personalemæssige tilpasninger har taget tid at gennemføre pga. overenskomster og stort arbejdspres i organsationen. Endelig er ca. halvdelen af udgifter til kerneopgaven bundet i kontrakter, der ikke kan opsiges uden større økonomiske konsekvnser, og det er derfor ikke muligt at effektivisere disse før kontrakterne udløber. Beredskabkommissionen vedtog i foråret 2016 en række besparelser, som har været med til at reducere merforbruget i regnskabsåret, og som sikrer, at der i regnskabsåret 2017 kan opnås et bedre resultat.
Side2/5 Status på økonomien efter første regnskabsår er altså, at det er lykkes Beredskabskommisisonen og administrationen i Østsjællands Beredskab, at gennemføre effektivseringer for ca. 8 mio. kr. i fællesskabets første leveår samtidig med at fællesskabet selv har afholdt alle udgifter til implementering efter ikrafttrædelsesdatoen. Set i forhold til at ca. halvdelen af udgifterne ikke har kunnet bringes i spil svarer det til at der er gennemført besparelser på ca. 15 pct.af de disponible ressourcer Gennemførte besparelser og at en række indledende ting nu er afsluttet har betydet, at Beredskabskommissionen har kunnet vedtage et budget for 2017 med et overskud på den ordinære drift til trods for, at der forsat indgår en række ekstraordinære udgifter i forbindelse med implementeringen. Budgetopfølgningen efter første kvartal viser, at budgettet forventes at blive overholdt. Budgettet fra 2018 og frem viser et større overskud. Dog er der i dette overskud forudsat en besparelse på Falckontrakter på 5 mio. kr. Det er pt. usikkert, hvorvidt denne besparelse kan hentes, da Falck generelt bedyrer en prisstigning. Der er dog til budget 2018 udarbejdet et besparelseskatalog, der stiller forslag til, hvordan besparelser kan hentes, hvis det ikke lykkes at udmønte den forventede besparelse på Falckkontrakter. Udfordringer omkring udbudaf brandkontrakter uddybes nedenfor. Resultater Interimbestyrelsen fastsatte rammerne for det nye fælleskommunale 60 selskab med vedtægter, ejerstrategi, første års budget og ansættelse af en ny fælles beredskabsdirektør. Beredskabsdirektøren foranstaltede i perioden fra 1. april til 1. oktober i samarbejde med interessentkommunerne alle de praktiske forhold omkring selskabet etablering, herunder virksomhedsoverdragelse, leje og organisering af bygningsfaciliteter, skattemæssig registrering og bankforhold, etablering af lovpligtige it systemer, forsikringsforhold, kommunikationslinjer og organisationsplan, så selskabet var klar til at fungere fra 1. oktober 2015. I 60 selskabets første måneder vedtog den nyetablerede fælles Beredskabskommission en strategiplan for perioden 2015-2020 samt en effektiviseringsstrategi med fokus på at selskabet skal bidrage til at give borgere, virksomheder og andre interessenter et trygt og robust beredskab for færre ressourcer. I de første 3 regnskabsår skal der ske effektiviseringer, der udmønter den indledende besparelse på 16,8 mio. kr. svarende til ca. 17 pct. af det oprindelige udgiftsniveau. Fra 2019 skal der peges på yderligere effektiviseringer, der kan reducere udgiften til beredskabet yderligere. Beredskabskommissionen fastsatte i 2016 også de mere praktiske rammer for samarbejdet herunder delegationsplan, forretningsorden og årshjul. Trods store forskelle i målemetoder, serviceniveau og praktisk udførelse af opgaven nåede den fælles Beredskabskommission primo 2016 til enighed om en fælles risikobaseret dimensionering. Den fælles risikobaserede dimensionering blev efterfølgende godkendt af interessentkommunernes byråd. Pga. kontaktmæssige forhold driftes der i nogen grad fortsat med udgangspunkt i kommunernes tidligere individuelle planer. Der planlægges at overgå fuldt og helt til en fælles risikobaseret dimensionering, når eksisterende kontrakter udløber i 2018. I selskabets første år har både beredskabskommission og administration haft fokus på bedst muligt at udnytte de nye muligheder for synergi og stordriftsfordele, som følger med en større beredskabsenhed.
Side3/5 Interimbestyrelsen vedtog allerede inden selskabet start at indgå i samarbejde med hovedstadens beredskab om en fælles vagtcentral i Valby. Der stilles i de seneste ændringer til beredskabsloven krav om at kommunerne skal arbejde efter princippet om fri disponering, som betyder at den borger eller virksomhed, der har brug for hjælp, vil opleve at det er nærmeste køretøj og mandskab, der tilkaldes til skadestedet, også selvom det er et køretøj og mandskab som ikke normalt dækker det område. Det stiller krav til bedre overblik over ressourcer og harmonisering af den måde disponering og tilkald foregår på, og lige præcis dette formål skal samarbejdet omkring vagtcentral opfylde. Herudover bidrager den nye fælles vagtcentral til bedre opgaveløsning på en række andre områder. Vagtcentralen er placeret i nye og meget sikre bygninger, personale kan udnyttes på tværs af beredskabsenheder i samarbejdet, hvilket sikrer større robusthed og vidensdeling og ekspertise betyder at der udvikles nye metoder, fx kamera på ISL, som betyder at opgaver kan disponeres hurtigere og mere korrekt til gavn for borgere og virksomheder. Vagtcentralen har i 2016 og vil i 2017 fortsat kræve en del investeringer, men fra 2018 vil samarbejde omkring vagtcentralen medføre en besparelse i forhold til udgangspunktet. I 2016 har beredskabskommissionen også vedtaget en ny fælles målemetode på tværs af kommuner, der skal bidrage til at give et mere ensartet sammenligningsgrundlag. Som en del af samarbejdet omkring den nye fælles vagtcentral er der i 2016 således også investeret i nyt måleudstyr til alle køretøjer i Østsjællands Beredskab. Måleudstyret forventes fuldt implementeret medio 2017 og man vil fra dette tidspunkt meget nemt kunne hente meget valide data om udrykningstid mv. baseret på gps. koordinator. Dette medfører en væsentlig forbedring af kvaliteten af data og bidrager yderligere til et mindre administrativt ressourceforbrug. Der er fra fællesskabets start arbejdet på at udnytte mandskabsressourcer bedre på tværs. Eksempler herpå er indsatsledere, hvor det samlede antal er reduceret ved at gå fra 5 til 4 indsatslederområder samtidig med at robustheden i de enkelte områder er styrket, da alle indsatsledere uddannes til at kende hinandens områder og kan supplere ved mandskabsmangel eller større og længerevarende hændelser. Et andet eksempel er den forebyggende afdeling, hvor antallet af personer er reduceret, men et fokus på lokalkendskab kombineret med vidensdeling og specialkompetencer giver mere kvalitet for borgere og virksomheder. I det frivillige beredskab har fokus også været på at kombinere lokalkendskab med stordriftsfordele som flere kollegaer, opgaver i andre områder, flere opgaver og mere erfaring samt vidensdeling. Der er i 2016 gennemført en tilpasning af frivillighedsstrukturen, der har taget afsæt i både bemanding, opgavesæt, køretøjer og materiel. Formålet har været at sikre en højere specialisering og smartere anvendelse af de nuværende ressourcer på såvel frivillighedsområdet som i skæringen til det daglige operative beredskab. Grundprincippet i tilpasning af frivillighedsområdet har været at samle overblik over ressourcer til frivillige i Østsjællands Beredskab, så de udnyttes bedst muligt på tværs, samtidig med at den lokale forankring, der giver motivation og et særligt tilhørsforhold til lokalsamfundet, bevares. Dette er sikret ved en tæt dialog med frivillighedskoordinatorer fra de 4 områder. Resultatet af den nye organisering af frivillighedsområdet kunne ses bl.a. i indsatsen omkring de to gange vandstandsstigninger, hvor de frivillige blev indkaldt i større antal på tværs af de oprindelige grupperinger og med deling i en række specialenheder herunder bl.a. forplejning og logistik. Samarbejdet er fortsat nyt og der vil i 2017 fortsat skulle arbejdes med bl.a. snitflader, motivation og nye specialområder. Sidst men ikke mindst skal de i resultater for fællesskabets første år nævnes, at der i forbindelse med beredskabsreformen er sket en styrkelse af samarbejdet med andre beredskabsenheder i Danmark. For Østsjællands Beredskab har det bl.a. mulighed for sparring omkring beredskabsfaglige og organisationsmæssige problemstillinger i forlængelse af at skulle etablere et velfungerende 60 selskab. Det har også betydet mulighed
Side4/5 for sparring omkring implementering af de seneste ændringer i beredskabsloven og endelig har det betydet mulighed for at indgå i et samarbejde omkring fælles udbud af mundering og specialkøretøjer. Udfordringer Selvom første år er veloverstået med et beredskab i stabil drift er der fortsat en række udfordringer, der endnu ikke er løst og skal håndteres i 2017 og frem. Beredskabskommissionen vedtog i 2016 en fælles plan for udbud af brandkontrakter, der havde til formål at hente besparelser på de ca. 40 mio.kr. der anvendes til brandkontrakter med ekstern leverandør uden at det skulle forringe den service overfor borgere og virksomheder de enkelte kommuner. Opgaven har vist sig sværere end først antaget. Der er pt. kun en leverandør på markedet og denne ene leverandør ønsker ikke at byde med udgangspunkt i de nuværende forhold. Der er derfor indledt forhandlinger med henblik på at nå til enighed om en løsning, der både opfylder de økonomiske mål og de servicekrav, der er stillet til det nye selskab. Det er i budget 2018 forudsat at der opnås en besparelse på udbud af brandkontrakter på 5 mio.kr. Hvis dette ikke lykkes skal de 5 mio. kr. finansieres på anden måde. I den forbindelse kan overvejes ændring af den nuværende organisering af den operative indsats, justering af servicekrav på de områder borgere og virksomheder mærker mindst og besparelser på andre områder. Det er dog ikke muligt at pege på konkrete forslag før resultatet af forhandlingerne er kendt. Fællesskabet stod sin prøve i forbindelse med de to gange vandstandsstigninger i december 2016 og januar 2017, hvor krisestab med interessentkommunerne, samarbejde med politi og myndigheder samt den interne operative indsats skulle fungereover flere dage på en og samme tid. Østsjællands beredskab fik afprøvet hvordan den nye organisation virker ved større hændelser og den beredskabsfaglige vurdering af de to indsatser er generelt positive. Dog er det meget forskelligt hvordan de enkelte kommuner i fællesskabet har oplevet samarbejdet og det er i de efterfølgende evalueringer af indsatsen blevet tydeligt at der mangler information om, hvordan sådanne hændelser håndteres samt drøftelser af hvordan snitflade mellem kommune og beredskab tilrettelægges bedst muligt. Østsjællands Beredskab er sammen med udpegede kontaktpersoner i interessentkommunerne i gang med at udarbejde nye beredskabsplaner efter en mere ensartet skabelon, der skal gøre det nemmere for både kommuner, beredskab og vagtcentral at navigere hurtigt og sikkert når en hændelse indtræffer. Dette arbejde forventes afsluttet i 2017. Herudover er det aftalt, at Østsjællands Beredskab udarbejder et oplæg til Beredskabskommissionen muligheder og udfordringer ved forskellige snitflader, herunder hvordan samarbejdet mellem kommune og beredskab i andre beredskabsenheder er fastsat. Nogle kommuner oplever, at en række af de opgaver beredskabet tidligere varetog fortsat ligger tilbage i kommunerne. Det gælder bl.a. tovholderfunktionen på beredskabsplaner, sparring omkring beredskabsmæssige problemstillinger med ansatte i kommunen, deltagelse i lokale arrangementer mv. For at sikre at der ikke skabes behov for at opbygge parallelberedskabsafdelinger i kommunerne, der øger ressourceforbruget, vil der i 2017 være behov for at undersøge, hvordan Østsjællands Beredskab indenfor den nye organisations rammer i højere grad kan honorere de forventninger til opgaveløsning og sparring, som kommunerne efterspørger og er vant til at få. Interimbestyrelsen vedtog i 2015, at der skal arbejdes for, at den overhead, der blev tillagt bidraget til beredskabet skal reduceres. Overheaden til Østsjællands Beredskab udgør samlet 2 mio.kr. som dækker fællesskabets udgifter til nødvendige fællesfunktioner, som tidligere blev betalt af centrale budgetter i kommunerne og ikke var en del af
Side5/5 bevillingen til beredskabet. Fællesskabet er som 60 selskab lovmæssigt forpligtet til at købe adgang til et økonomisystem, lønsystem, arkivsystem og en revisor. Herudover er selskabet forpligtet til at løse opgaver der indbefatter personalejuridisk bistand, juridisk bistand generelt, it support og mere omfattende økonomiopgaver som kontoplan, styring af bank, kasse- og regnskabsregulativ, opkrævning og kommunalt regnskabsaflæggelse. Udfordringen er, at selvom Østsjællands Beredskab er blevet tillagt disse nye administrative opgaver og udgifter, som kommunerne nu ikke længere skal løse for beredskabet, var de tidligere en del af samlede administrative pakker i kommunerne, som ikke udgiftsmæssigt ikke kan reduceres tilsvarende. Fx bliver kommunernes udgifter til økonomisystemer ikke lavere fordi det kommunale beredskab ikke længere skal have adgang til det. Udgifter til disse funktioner hos Østsjællands beredskab kan ikke fjernes og en reduktion af overhead vil derfor betyde at udgiften skal dækkes via effektiviseringer på andre af beredskabets områder. Det fremgår af vedtægter og ejerstrategi, at fællesskabet og interessentkommunerne skal arbejde for, at Fællesskabets udgifter på sigt fordeles efter indbyggertal. Det er en vanskelig målsætning af indfri da kommunernes udgifter pr. indbygger i dag spænder fra 119 kr. til 267 kr. Beredskabskommissionen har planlagt et seminar om muligheder og udfordringer i samarbejdet om det nye fælles beredskab, hvor der forventes at kunne tages hul på dette arbejde.