INSTRUKTØRBOGEN 2014/2015
Indholdsfortegnelse VELKOMMEN I AARHUS STUDENTER GYMNASTIK (ASG) 3 OM ASG 3 ASG SOM FORENING 3 INSTRUKTØR I ASG 4 KONTRAKT/ANSÆTTELSE 4 GODTGØRELSE 4 DINE TRÆNINGER 6 BLIVER DU SYG INDEN DIN TRÆNING 6 VED FÅ FREMMØDTE 6 TJEK MEDLEM 7 HJEMMESIDE, LOGIN OG MEDLEMSBETALING HVAD ER DIN ROLLE? 7 PRØVETIMER FOR NYE MEDLEMMER 7 NØGLER 8 MUSIK TIL DIN TRÆNING 8 KURSUS 8 ANSØGNING TIL KURSUSSTØTTE 9 BESTYRELSE OG UDVALG 10 BESTYRELSEN 10 UDVALG 10 KONTORET 11 SÆSONPROGRAM 11-2 -
VELKOMMEN I AARHUS STUDENTER GYMNASTIK (ASG) Velkommen som instruktør i ASG. Vi er glade for, at du vil tage del i vores forening, og vi glæder os til at starte den nye sæson med lige netop dig som instruktør. I denne instruktørbog kan du læse lidt om ASG som forening, hvad din rolle som instruktør indebærer og hvilke muligheder du har i foreningen. Instruktørbogen er tænkt som et opslagsværk, du kan bruge, når du er i tvivl om noget i relation til ASG. Finder du ikke svar på dit spørgsmål her, så kontakt kontoret på asg@asg.dk. OM ASG ASG som forening I Aarhus Studenter Gymnastik har vi ca. 500 medlemmer. Foreningen blev stiftet i 1969 og har siden været med til at præge og udvikle gymnastikken i Århus. Foreningen tilbyder ud over gymnastik også et bredt udvalg af fitness og styrketræning. Foreningens målgruppe er unge studerende, men principielt kan alle være medlem. Som ASG-medlem har man adgang til alle fitnesshold. Derudover kan man købe medlemskort, som også giver adgang til gymnastikhold. I det seneste år har vi haft fokus på at oprette flere gymnastikhold, hvor der lægges mere vægt på den traditionelle holdkultur, således at medlemmerne forpligter sig til ét (eller flere) hold og gennem sæsonen arbejder frem mod en opvisning. Gymnastikholdene er ikke, på samme måde som fitnessholdene, åbne for alle, da der ofte trænes frem mod et opvisningsprogram. Den daglige drift og ledelse af foreningen varetages af den valgte frivillige bestyrelse samt frivillige udvalg. Bestyrelsen kan bestå af op til fem frivillige, der alle vælges på den årlige generalforsamling. Som minimum skal der være en formand, næstformand og en kasserer i bestyrelsen. ASG har en hjemmeside, www.asg.dk, hvor man kan læse om foreningens hold, arrangementer, medlemskort, bestyrelsen, foreningens vedtægter m.m. På foreningens Facebook-side, www.facebook.com/ aarhusstudentergymnastik, er det muligt følge med i nyheder, opdateringer (herunder også aflysninger og afløsninger) og arrangementer. - 3 -
INSTRUKTØR I ASG Som instruktør i ASG er du også vores ansigt ud ad til. Derfor håber vi, at du vil være med til at udstråle positivitet, energi og åbenhed, da det er tre værdier, vi i bestyrelsen vægter højt. Som instruktør er du selvfølgelig medlem af ASG og kan frit benytte alle tilbud forudsat, at der er plads på holdene. Derudover har man som instruktør i ASG en vis forpligtelse til at møde op til generalforsamling, møder og arrangementer og derudover være behjælpelig ved den årlige Undergrundsopvisning og lign. arrangementer. Kontrakt/ansættelse Du får din kontrakt udleveret af dit udvalg, og det er vigtigt, at du gennemlæser den. Heri fremgår bl.a. spørgsmålet om løn og antal timer. Alle instruktører er ansat som ulønnet instruktør, hvor der udbetales godtgørelse (se under løn). Ansættelsen er for to semestre (dette er ASGs sæson) fra september til ultimo juni. Det er derfor vigtigt, at du som instruktør fra starten gør bestyrelsen/formanden opmærksom på evt. perioder, hvor du ikke kan undervise f.eks. pga. studierejse/udveksling, flytning eller andet som f.eks. skader. Du er som instruktør ansvarlig for at få afholdt alle dine træninger. Af kontrakten fremgår tid og sted for træningen. Skulle det ske, at du som instruktør er forhindret i at undervise, er du selv ansvarlig for at finde en afløser til de pågældende tider. Der udleveres en instruktørliste med telefonnumre til dette formål, til både gymnastikinstruktører og fitnessinstruktører. Afløsning meddeles til asg@asg.dk, som oplyser om ændringen på www.asg.dk samt på foreningens Facebook-side. Godtgørelse Alle instruktører i ASG er ulønnede men godtgøres med 100 kr./undervisningstime (60 min.). Man kan få godtgørelse for op til kr. 5.600 om året uden kvitteringer. Der vil blive udbetalt godtgørelse to gange i løbet af sæsonen: Ultimo december og ultimo juni. Det er vigtigt, at du husker at indsende godtgørelsesskemaer til kontoret hvert halve år. Skemaerne kan findes under trænerinfo på hjemmesiden. På skemaet skal du udfylde, hvornår du har haft træninger og hvor mange timers træning, du har haft i løbet af sæsonen. Det er vigtigt, at godtgørelsesskemaet udfyldes præcist. - 4 -
Du får altså ikke en decideret løn men i stedet godtgørelse. Godtgørelsen udbetales efter følgende regler udstukket af SKAT: Regler fra SKAT: ASG stiller 100 kr. pr. træningstime (60 min.), til rådighed (for hjælpetrænere er det 50 kr. pr. træningstime). Overstiger ens antal træningstimer årligt de 56 timer, som ASG kan godtgøre med 100 kr. pr. træningstime, skal der kunne dokumenteres med kvitteringer. Man kan få godtgørelse op til kr. 5.600,- om året (kalenderår) uden kvitteringer. - Internet og telefon: kr. 2.300,- - Kontorartikler og porto: kr. 1.400,- - Tøj m.m.: kr. 1.900,- Har man haft timer for mere end kr. 5.600,- på et år, skal beløbet udover telefon og porto (kr. 3.700,-) refunderes ved, at du afleverer kvitteringer for tøj, mm. Det er vigtigt at understrege, at alle kvitteringer skal have relevans for dit virke i ASG (se mere nedenfor). Eks 1: Britt har 25 timer om året. Dette giver 25x100,-kr = kr. 2.500,-. Alle pengene kan udbetales uden kvitteringer, da dette beløb er under kr. 5.600,-. Eks 2: Hans har 65 timer om året. Dette giver 65x100,-kr = kr. 6.500,-. Dette beløb overstiger de kr. 5.600,- pr. år og Hans skal derfor indsende kvitteringer for beløbet, der overstiger de kr. 3.700,-. Han kan altså få godtgørelse for de kr. 3.700,- (administrative omkostninger, altså internet og telefon samt kontorartikler og porto). Resten (kr. 2.800,-) skal refunderes ved, at han indsender kvitteringer for relevante udgifter svarende til dette beløb. Hvad er relevante udgifter? Relevante udgifter kan f.eks. være transport til træning eller kurser, tøj og sko til træningen, relevante sportsredskaber eller litteratur, ekstra kurser og musik, MEN det skal være relevant for din træning i ASG! Derimod er vinterjakker, fjeldudstyr, ipod, IPad, det sidste nye fra H&M etc. ikke relevant! Der skal også gøres opmærksom på, at kvitteringerne som indsendes, ikke kan/skal bruges til at få udbetalt ekstra godtgørelse, men derimod - 5 -
alene skal sikre, at I som instruktører kan få udbetalt den fulde godtgørelse, som I har arbejdet for. Hvis der på nogen måde er spørgsmål omkring dette, skal I endelig kontakte den regnskabsansvarlige på asg@asg.dk. Kvitteringer: En gyldig kvittering skal være original. Aldrig en fotokopi! (Tag evt. en kopi til dig selv før indsendelse). På kvitteringen skal der fremstå: Hvad der er købt Hvor det er købt Hvornår det er købt Hvad det har kostet De fleste kasseapparater skriver dette, men hvis ikke det ikke fremgår af bonen, skal forretningen lave en håndskrevet kvittering i stedet med deres underskrift og stempel, så er du helt sikker husk, det er din løn! Ved indsendelse af kvitteringer skal medfølge en kvitteringsseddel med navn. Denne kan downloades fra hjemmesiden www.asg.dk under trænerinfo. Kvitteringer og godtgørelsesskema skal indsendes til kontoret i hhv. december og juni. Disse deadlines bedes overholdt! Kontoret vil udsende nærmere information i perioden op til udbetalingen af godtgørelsen. Dine træninger Bliver du syg inden din træning Som nødløsning hvis det er umuligt at finde en afløser skal dette meddeles til kontoret eller en fra udvalget, hhv. Fitness (fitness@asg.dk) eller Gymnastik (asggymudvalg@gmail.com), så en aflysning kan komme på hjemmesiden og Facebook. Dette skal gøres i god tid og ved sygdom inden kl. 12 på dagen for træningen. Husk at udvalg og bestyrelse er frivillig og har job/uddannelse ved siden af ASG. Derfor kan man ikke være sikker på at kunne få fat på vedkommende på mail eller sms. Husk derfor altid at ringe, hvis det haster! Ved få fremmødte I ASG gennemfører vi altid træningen. Vi aflyser ikke hold pga. få fremmødte. Hvis der står et medlem alene som ikke ønsker at gennemføre - 6 -
træningen alene, er det naturligvis okay at pakke sammen igen, og du godtgøres for 1 time alligevel. Tjek medlem Ved siden af holdlisterne findes muligheden Tjek medlem. I denne funktion kan du online skrive et medlemsnummer ind og se om vedkommende har betalt for det rette medlemskab. Medlemmer skal fremvise billede ID, hvis du er i tvivl om, om vedkommende har betalt. Hjemmeside, login og medlemsbetaling hvad er din rolle? Som instruktør kan du finde diverse dokumenter til udfyldelse på hjemmesiden, under Om ASG Trænerinfo : Godtgørelsesskema, kvitteringsskema, kontrakt samt kursusansøgning. Medlemskort til både gymnastik og fitness i ASG købes online og betales med dankort eller netbanksoverførsel. Efter betaling skal medlemmerne oprette en profil på www.asg.dk, hvor de kan tilmelde sig det/de aktuelle hold. Herefter kan hver instruktør finde en samlet holdliste, ligeledes på hjemmesiden, under Holdliste øverst på siden. Når man som medlem køber medlemskort, skal man huske at udskrive medlemskortet via sit login på hjemmesiden. Medlemskortet klippes ud efter de stiplede linjer og medbringes til førstkommende træning. Medlemskortet fremvises til dig som instruktør, hvorpå du sætter et stempel. Herefter udleverer du et plasticchartek til medlemskortet. Medlemskortet bedes fremvist til hver træning. Husk at tjekke, at medlemmet har en gyldig medlemskort, før der sættes stempel og gives chartek. Det er dit ansvar, at alle medlemmer på dit hold har betalt. Hvis du er i tvivl, er du altid velkommen til at rette henvendelse til kontoret. Det er blevet besluttet at lave et differentieret medlemskab for gymnastikholdene, således at man betaler 1200 kr. for at være medlem på 1 hold, 1800 kr. for 2 hold og 2400 kr. for 3 hold. Når medlemmerne køber et gymnastiksæsonkort, får de muligheden for at melde sig på 1 til 3 hold. På holdene med udtagelse gøres dette i aftale med jer instruktører. Prøvetimer for nye medlemmer Der er 3 gratis prøveuger i hvert semester (september og februar), hvor alle potentielle medlemmer frit kan komme og prøve de forskellige hold. Ved gymnastikholdene gælder de gratis prøvegange, indtil der er udtagelse på holdet dvs., at der i visse tilfælde er færre end 3 prøvegange på gymnastikholdene. Ønsker en person efter de første 3 uger en prøvetime på et hold, skal personen henvende sig til kontoret for at få udstedt en seddel, der er adgangsgivende til et hold på en bestemt dato. På sedlen skal stå: Personens navn og fødselsdato, holdets navn, dags dato og underskrift fra - 7 -
et bestyrelsesmedlem eller kontoret. Sedlen fungerer som midlertidig medlemskort og giver adgang til det aktuelle hold den pågældende dag. Nøgler På kontoret får instruktørerne udleveret den nøgle, der skal bruges til ASGs musikanlæg og førstehjælpskasser, som er på de skoler og i de haller vi har undervisning. På Kochs Skole skal instruktørerne have en nøgle til den pågældende sal (1 eller 2) og en nøglebrik som også skal bruges til yderdøren. Fitnessudvalget meddeler skolen, hvis du skal have en nøgle, og så er det dit eget ansvar at kontakte pedellen Per på tlf. 21 25 74 76 og lave en aftale med ham om at hente nøgle og nøglebrik mod et depositum på hhv. kr. 500,- og kr. 100,-. Hvis du ikke kan finde plads i budgettet, kan du sende den originale kvittering for nøgledepositum til kontoret. På MGC skal instruktørerne have brik til yderdøren, en særlig musiknøgle og en skabsnøgle til redskaber. Alle nøgleaftaler, udleveringer m.m. skal gå gennem kontoret eller dit udvalg. Musik til din træning ASG dækker køb af musik med op til 100kr. i måneden. Kravene er, at musikken bruges til træning eller opvisning i ASG og at du kan fremvise kvitteringer for køb af musik. ASG dækker musikomkostninger op til 100 kr. pr. md pr. hold. Dvs. Hvis du er instruktør for et gymnastikhold og har træninger fra og med september til og med april er du berettiget til 8 md*100 kr. per hold i musikgodtgørelse. Kvitteringer og kvitteringsskema skal indsendes, på lige fod med andre godtgørelses-kvitteringer, før dette kan dækkes. Kursus I ASG vil vi gerne være med til at sende alle vores instruktører på kursus, så I kan dygtiggøre jer inden for det, I underviser i i ASG. Ved valg af kursus stiller ASG det simple krav, at kurset skal have relevans for din undervisning i ASG for på den måde at kunne bidrage til foreningen. I ASG har vi oprettet en kursuspulje, hvori alle instruktører kan ansøge om støtte til et relevant kursus. Kursuspuljen fungerer som følgende: ASG dækker et kursus med op til kr. 500,-. Hver instruktør har mulighed for at deltage i kurser for op til kr. 1000,- pr. sæson. ASG dækker således et kursus med op til kr. 500,- og en instruktør har derfor mulighed for at tilmelde sig flere kurser i løbet af en sæson. Der gives ikke dispensation til, at en instruktør kan deltage i ét kursus til kr. 1000,-. Det er dog fortsat muligt at deltage i kurser hvor prisen overstiger de kr. 500,- som - 8 -
ASG stiller til rådighed, ved selv at betale differencen mellem kursusprisen og de kr. 500,-. ASGs kursusbidrag: Pr. kursus: kr. 500 Pr. træner: kr. 1000 pr. sæson Eks: Hvis du vælger at tage et kursus som f.eks. koster kr. 550, dækker ASG kurset med op til de kr. 500, og du er selv ansvarlig for at betale de resterende kr. 50,-. Der godtgøres ikke for kørsel til og fra kursus. Der er rig mulighed for at komme på billige og gode kurser - både indenog udenfor DGI og DGF. o Ved kurser i DGI- og DGF regi tilmelder du dig via en kontaktperson ved at sende dit udfyldte ansøgningsskema til formanden for hhv. Fitness- eller Gymnastikudvalget SAMT til kontoret (asg@asg.dk). Herefter tilmelder kontaktpersonen den enkelte instruktør kurset. DGI sender regningen til ASG. o Ved tilmelding til andre kurser uden for DGI-regi f.eks. Nike Convention, Clubmix Convention og lign. skal instruktøren selv lægge ud i første omgang. Ved efterfølgende indsendelse af kvitteringen og kursusbeskrivelse til kontoret, refunderes pengene, som vil blive trukket af dine kursuspenge. Ansøgning til kursusstøtte For at få støtte til et kursus skal du indsende et udfyldt ansøgningsskema, vedlagt en kursusbeskrivelse, (skemaet finder du under trænerinfo på www.asg.dk) til formanden for hhv. Fitness- eller Gymnastikudvalget samt til kontoret. Kursusbeskrivelsen skal medbringes til kurset og underskrives af kursuslederen for efterfølgende at sendes til kontoret. Det er vigtigt, at kursusbeskrivelsen underskrives af kursuslederen, da denne giver ASG mulighed for at søge om støtte til kurser igennem Idrætssamvirket som vi er medlem af. Kursusbeskrivelsen med underskrift skal derfor indsendes til kontoret senest en uge efter, du har været på kurset. Dette er vigtigt! Det er instruktørens eget ansvar at indsende omtalte kursusbeskrivelse med underskrift, og hvis ovenstående kriterier ikke overholdes, kan vi ikke tilbyde støtte til kurset. Hver ansøgning behandles individuelt. - 9 -
Der sættes hvert år en pulje af i budgettet til kursusstøtte. Hvis puljen er ved at have nået grænsen, vil de instruktører, som det er længst tid siden har været på kursus, blive prioriteret. Det skal dog pointeres, at ovenstående kursusordning er lavet således, at flest mulige instruktører får mulighed for at deltage i kurser hver sæson. BESTYRELSE OG UDVALG Bestyrelsen Består pt. af 5 frivillige bestyrelsesmedlemmer, som alle enten er almindelige medlemmer af ASG eller instruktører. Bestyrelsen formidler kontakten mellem ledere i foreningen og udadtil, f.eks. andre idrætsforeninger, AUS, DGI eller DGF. For en nærmere beskrivelse af bestyrelsen, besøg ASGs hjemmeside: www.asg.dk. Bestyrelsesarbejdet er ulønnet, men hyggeligt! Vi har altid brug for en ekstra hånd, så hvis du er interesseret i at hjælpe, kontakt da formanden Esben Johansen på formand@asg.dk. Husk, at frivilligt arbejde ser godt ud på CV et. Formand: Næstformand: Kasserer: Esben Johansen (formand@asg.dk) Malene Kjær (næstformand@asg.dk) Anders Johansen (asg@asg.dk) Udvalg ASG har forskellige udvalg, som er ansvarlige for forskellige aktiviteter, tiltag m.m. Gymnastikudvalget: Fitnessudvalget: asggymudvalg@gmail.com fitness@asg.dk Disse udvalg varetager inden for hvert deres område kontakten mellem instruktørerne og bestyrelsen og instruktørerne indbyrdes. Formålet med disse udvalg er at skabe sociale/faglige kontakter imellem instruktørerne, i forhold til f.eks. afløsning på hold samt at lette den generelle formidling mellem instruktør og bestyrelse. Man er som instruktør altid velkommen til at kontakte udvalgsmedlemmerne pr. mail eller tlf. ved spørgsmål, problemer eller ønsker, som bestyrelsen evt. skal diskutere på et bestyrelsesmøde. - 10 -
Udvalget er ligeledes med til at drøfte evt. ansættelse af nye instruktører. Det er derfor vigtigt, at du kontakter et af udvalgsmedlemmerne, hvis du skulle kende en person som kunne blive ny instruktør i foreningen. Udover gymnastik- og fitnessudvalgene har ASG også andre udvalg der varetager forskellige opgaver i foreningen. Arrangementsudvalget (arrangement@asg.dk) Arrangementsudvalget står primært for de større arrangementer i foreningen i løbet af sæsonen, såsom Danmarks Største Fredagsbar og Idrætsdag, årets Undergrundsopvisning og afslutningsfest, mv. PR-udvalget (pr@asg.dk) PR-udvalget står for den eksterne kommunikation i foreningen, håndterer hjemmesiden og foreningens Facebook-side. Herudover varetager udvalget eventuelle aftaler om sponsorering og synliggør ASG gennem artikler og aktiviteter. Brænder du for at blive frivillig? Davi er en forening bestående af frivillige, kan vi altid bruge ekstra hænder i udvalgene. Skriv til kontoret på asg@asg.dk eller direkte til de forskellige udvalg, hvis du ønsker at blive en del af et udvalg eller blot ønsker at høre nærmere. KONTORET Kontoret findes fysisk på Vester Allé 22, 3. sal kontornr. 3, Århus C og varetager langt de fleste administrative opgaver i ASG - herunder udbetaling af godtgørelse (jfr. ovenfor), besvarelse af spørgsmål fra medlemmer, etc. Du kan altid kontakte vedkommende, hvis du har spørgsmål heromkring. Hvis du eksempelvis ikke kan svare på et specifikt spørgsmål fra et medlem, kan du altid bede vedkommende om at sende en mail med spørgsmålet til asg@asg.dk, så tager kontoret sig af det. Hvis der er noget som i skal bruge den kontoransatte til her og nu kan han kontaktes på 22425624 og ellers kun på mail. Den kontoransatte er desuden udpeget som kasserer i ASG s bestyrelse. Kontor: Anders Johansen (asg@asg.dk) 22425624 SÆSONPROGRAM På www.asg.dk finder du Sæsonprogrammet, som er en kalender, hvor du som instruktør (og medlem) kan få et overblik over, hvad der sker i ASG af holdtimer og arrangementer. Her har du som instruktør et ansvar for at - 11 -
jeres timer står rigtigt. Det anbefales derfor, at I ugentligt kigger jeres timer igennem og ser om tiderne er korrekte. Hvis det ikke er tilfældet, bedes du skrive til kontoret på asg@asg.dk. Det er også vigtigt, at du som instruktør anbefaler ASGs arrangementer til dine medlemmer, idet du som instruktør er kontakten mellem medlemmerne og foreningen! I ASG ønsker vi jer alle en rigtig god sæson. Husk at vi står på spring til at hjælpe jer, hvis spørgsmål eller problemstillinger skulle opstå. Bedste hilsner ASGs Bestyrelse Esben Johansen Malene Kjær Anders Johansen Julia Sakskjær Anita Kristoffersen - 12 -