Huskeliste inden kursus/lejrstart

Transkript

1 Huskeliste inden kursus/lejrstart Kalenderoversigt for kursus- og lejrledere Hvad skal jeg som kursus- eller lejrleder huske inden aktiviteten begynder?

2 Det kan være svært at holde overblik over vigtige deadlines og hvad det lige er man skal huske som kursus- eller lejrlederleder, der står for en lejr eller et kursus på Pindstrup Centret. Nedenstående kalenderoversigt kan være en hjælp til frivillige der står for enten en ferielejr eller et kursus: Kalenderoversigt for kursus- og lejrledere: 1. februar: Står du for en ferielejr eller et familiekursus skal du og din med-leder sende en foreløbig lederliste til Karen. Kommer der flere ledere til i løbet af foråret, skal du give Karen besked, så disse frivillige leder også bliver inviteret til planlægningsweekenden. Husk også at give besked hvis der i øvrigt sker rokeringer i frivilligteamet frem mod aktiviteten. Primo februar: Anita sender, på baggrund af de modtagne lederlister, invitationer ud til planlægningsweekenden Februar marts: Hvis teamet skal planlægge noget inden planlægningsweekenden, så har i mulighed for at mødes i dette tidsrum April: Planlægningsweekend på Pindstrup Centret. Her planlægger du sammen med resten af dit team, hvad I skal lave på jeres kursus/lejr. Der er også møde med køkker-/teknik- og kontorpersonale, så I kan få styr på køkkenaftaler, teknikaftaler mv. I løbet af planlægningsweekenden vil der desuden være et uddannelsestilbud, så du får opgraderet dine kompetencer i forhold til at være frivillig leder. Maj juni: Står du for et familiekursus eller en ferielejre, er der mulighed for opfølgning på teamets arbejdsopgaver, kontakt til familier osv. 1. juni: Deadline for indsendelse af materialeliste for sommerens familiekurser og ferielejre. Deadline for indsendelse af køkkenaftale/køkkenønsker

3 Juni kursus-/lejrstart: Står du for et familiekursus eller en ferielejre er der mulighed for at oplysningspapirer efterses og justeres Juni: Planlægningsudvalget, (PLU) kommer med et udkast til næste års aktiviteter, samt bud på kursusog lejrledere på disse aktiviteter (gælder både familieweekend, familiekursus der snakkes med ledere om næste års ferielejre hen over sommeren). Brænder du for at blive kursus- eller lejrleder på en bestemt aktivitet, kan du altid henvende dig til PLU eller Pindstrup Centret. Har du gode idéer til kurser for nye målgrupper vil PLU og Pindstrup Centret også meget gerne høre fra dig. August: PLU/Pindstrup Centret sender invitationer ud til evalueringsweekend. Husk at melde tilbage om du kommer eller ej! Ultimo august: Har du sagt ja til at være kursus- eller lejr leder, modtager du og din med-leder tilsagn om at være kursusledere fra Karen inden 1. september. Du modtager desuden et budget for aktiviteten og diverse andre papirer. Kursusledere har deadline på at aflevere kursusprogram 1. oktober. 3. weekend i september: Evalueringsweekend for kursus- og lejrledere på Pindstrup Centret. Her har du chancen for at mødes med dit team og evaluere jeres aktivitet. I løbet af evalueringsweekend er der også et uddannelsestilbud, så du kan opgradere din viden og kompetencer i forhold til at være frivillig på centret. Der vil også være hygge og kåring af Årets Pind, en frivillig der har gjort en særlig indsats. Oktober Kursusledere på familiekurser og familieweekender afleverer kursusprogram for næste års aktiviteter, senest 1. oktober. Husk at overhold denne deadline ellers bliver hele processen med at få kursusprogrammer på nettet, samt postudsendelse til familier, sagsbehandlere mv. udskudt! Oktober - januar Kursus- og lejrledere på familiekurser og ferielejre sammensætter deres frivilligteam. November Afvikling af kursus- og lejrlederdøgn for de frivillige ledere der har stået for et kursus eller en lejr i løbet af året. Afvikling af ny leder døgn for nye frivillige ledere/unge der har deltaget på ferielejre. Alle får tilsendt en invitation med posten! Er du/i tvivl om noget, så er Pindstrup Centret altid klar med hjælp! Ring til Pindstrup Centret på telefon , hvis du har nogle spørgsmål!

4 Nedenstående huskeliste kan være en hjælp til frivillige, der står for en lejr ift. hvad der skal huskes inden lejren starter: Huskeliste for lejrledere: Optagelse af deltagere: der er løbende optag, det betyder, at du løbende skal optage ansøgere. Husk at give besked tilbage til centret i løbet af et par dage, når du modtager mails fra Anita med ansøgere. Mange forældre til ansøgere kimer centret ned, for at høre om deres børn er optaget derfor er det en stor hjælpe, når I svarer tilbage inden for et par dage! Er der tale om deltagere, I ikke kender og hvor der evt. skal træffes afgørelse om personlig hjælper, er der stor forståelse for at det tager længere tid at sige ja eller nej til en deltager. Husk at teamet altid kan kontakte Pindstrup Centret, hvis I er i tvivl om en deltager skal optages eller ej! Aktivitetsmateriale til børneaktiviteter: Brian kan sørge for indkøb af materialer til børneaktiviteter på sommerens ferielejre og familiekurser. Brian køber samlet ind til sommerens lejre i starten af juni. Giver teamet ikke Brian/Pindstrup Centret besked inden 1. juni, må I selv sørge for indkøb af materialer. Brian vil gerne hjælpe med indkøb af materialer, men bemærk, at det kan være billigere at købe ind selv, hvis man falder over gode tilbud i Netto mv. Øvrige aftaler laves med Brian/Arne på planlægningsweekenden. Er der noget, I er i tvivl om eller en aftale, du er usikker på er helt på plads, så ring til Brian eller Arne, og få klarhed på tingene! Pindstrup Centret kan desuden hjælpe dig med at få et overblik over hvad alle aktivitetsmaterialerne koster. Køkkenaftaler: Planlægningsweekenden giver mulighed for, at få snakket med Frede/Malene ang. ønsker til køkkenaftaler, der f.eks. kan støtte op om temaaktiviteter. På baggrund af jeres ønsker laver Frede/Malene et forslag til køkkenaftaler, som du modtager på mail, og har mulighed for at komme med ændringer til. Har du ikke nogen ønsker, så udarbejder Frede/Malene et forslag. Du kan få Frede/Malene til at hjælpe med at give et prisoverslag ved alternative ønsker. Bemærk at 1. juni er sidste frist for ændring/godkendelse af køkkenaftalerne. Når du er af sted på selve lejren, så stik gerne hovedet ud i køkkenet hver dag, og brug 2 minutter på at snakke om dagens madplaner og evaluer på gårsdagens mad. Så undgås mange misforståelser. Lederliste: Kursus- og lejrledere skal sende en foreløbig lederliste til centret allerede 1. februar. På baggrund af disse lister, sendes invitationer ud til planlægningsweekenden i april. Kommer der flere leder til hen ad vejen, så giv centret besked, så også alle i teamet får

5 tilsendt invitation til planlægningsweekenden. Sker der rokeringer i lederteamet efter planlægningsweekenden, så husk at giv centret besked! Hvor mange ledere må jeg have med på min lejr? Pindstrup Centret har en tommelfingerregel mht. ledernomineringen på lejrene der er 1 leder pr. 4 børn, og 1 leder til 3 børn på ADHD-lejren og 1 leder til 2,5 barn på teltlejren (inkl. lejrlederne)! Er der deltagere med behov for ekstra hjælp, eller tager I et par nye ledere med, så er der rig mulighed for at tage et par ekstra frivillige med. Anita fra Pindstrup Centret har et excel regneark hvor det mere præcist kan regnes ud, hvor mange ledere teamet kan have med. I er altid velkomne til at spørge centret til råds, hvis du er i tvivl. Nye frivillige der har henvendt sig til centret Pindstrup Centret får løbende henvendelse fra nye frivillige ledere, der gerne vil være frivillige på Pindstrup Centret. De fleste henvender sig via kontaktformularen på Herefter tager Karen en snak med dem, og tilsender dem frivilligfolderen. Når du som kursus- eller lejrleder får en henvendelse fra Pindstrup Centret. mht. nye ledere, der gerne vil med på din aktivitet, så HUSK at give en tilbagemelding til den frivillige inden for en uges tid, hvad enten I kan bruge vedkommen eller ej, eller vedkommende i øjeblikket står stand by. Flere nye frivillig får en halvskidt introduktion til centret, fordi de ikke får klar besked fra kursus- eller lejrledere mht. om de kan komme med som frivillige på en aktivitet eller ej. Pindstrup Centret ansatte vil på ingen måde blande sig om de nye frivillige ledere passer ind i det øvrige team, men centret vil gerne sikre at nye frivillige får et klar svar inden for kort tid, så de ved, om de kan regne med at komme med på en eller flere givne aktiviteter! Børneprogram: Programmet til børne- og ungdomslejr udarbejdes af teamet på planlægningsweekenden. Der skal laves en lille tekst til en folder, der sendes ud efter planlægningsweekenden til hver deltager, så de og deres forældre ved lidt om, hvad der skal ske på lejren. Finjustering af programmet foregår op mod lejren! Husk tilbagemeldinger: Selv om din indsats på Pindstrup Centret er frivillige, og der an være nok at se til i hverdagen, så husk alligevel at gi din tilbagemelding til Pindstrup Centret, når der er brug for der. Der kan gå meget tid for Pindstrup Centrets medarbejde med at rykke for diverse tilbagemeldinger. Husk derfor at give en tilbagemelding, når du får en forespørgsel ang. optagelse af deltagere eller andet fra centret. Er tiden løbet fra dig, og har du ikke nået det du skulle til tiden, så vær ikke tilbageholdende med at kontakt centret. I stedet for at gå og gemme sig, er det bedre at få snakket om tingene, så vi i fællesskab kan ordne sagerne. Karen og de øvrige ansatte vil rigtig gerne hjælpe, så sig endelig til, hvis der er noget, vi kan hjælpe med! Budgetter: På planlægningsweekenden får lejrteams udleveret et budget. Det er vigtigt at overholde budgettet, bl.a. for at Pindstrup Centret forsat kan modtage økonomisk støtte til lejrene. Har du svært ved at overskue budgettet, så find en på dit team der kan hjælpe, eller søg hjælp hos Tina, der gerne vil hjælpe. Er I tvivl om noget, eller har I brug for hjælp til at få lavet nogle af de ovennævnte ting til tiden, så kontakt PLU eller Pindstrup Centret vi vil med glæde hjælpe!

6 Nedenstående huskeliste kan være en hjælp til frivillige, der står for en familieweekend/et familiekursus ift. hvad der skal huskes inden lejren starter: Huskeliste for familieweekend og familiekursusledere: Optagelse af deltagere: der er løbende optag, det betyder, at du løbende skal optage ansøgere. Husk at give besked tilbage til centret i løbet af et par dage, når du modtager mails fra Anita med ansøgere. Mange forældre kimer centret ned, for at høre om de er opstaget. Husk derfor at svare tilbage inden for et par dage. Er der tale om deltagere, I ikke kender og hvor der evt. skal træffes afgørelse om personlig hjælper, er der stor forståelse for at det tager længere tid at sige ja eller nej til en deltager. Husk at teamet altid kan kontakte Pindstrup Centret, hvis I er i tvivl om en deltager skal optages eller ej! Materialeliste - familieweekend: 2 uger før kursusstart sendes materialeliste, hvis du ønsker, at John skal sørger for indkøb af materialer til børneaktiviteter. Materialeliste sommerens familiekurser: Brian kan sørge for indkøb af materialer til børneaktiviteter på sommerens ferielejre og familiekurser. Brian køber samlet ind til sommerens lejre i starten af juni. Giver teamet ikke Brian/Pindstrup Centret besked inden 1. juni, må I selv sørge for indkøb af materialer. Brian vil gerne hjælpe med indkøb af materialer, men bemærk, at det kan være billigere at købe ind selv, hvis man falder over gode tilbud i Netto mv. Øvrige aftaler laves med Brian/Arne på planlægningsweekenden. Er der noget, I er i tvivl om eller en aftale, du er usikker på er helt på plads, så ring til Brian eller Arne, og få klarhed på tingene! Pindstrup Centret kan desuden hjælpe dig med at få et overblik over hvad alle aktivitetsmaterialerne koster. Køkkenaftale - familieweekend: Er du leder på en familieweekend, skal du mandag knap 14 dage op til kursusstart sende din ønsker til køkkenet vedr. mad, Frede/Malene returnerer et køkkenforslag, og senest en uge efter, dvs. om mandagen i sammen uge som kurset skal afholdes, skal køkkenaftalen være endelig på plads. Frede kan også hjælpe med at lave et forslag til dig. Køkkenaftale sommerens familiekurser: Planlægningsweekenden giver mulighed for, at få snakket med Frede ang. ønsker til køkkenaftaler, der f.eks. kan støtte op om temaaktiviteter. På baggrund af jeres ønsker laver Frede/Malene et forslag til køkkenaftaler, som du modtager på mail, og har mulighed for at komme med ændringer til. Har du ikke

7 nogen ønsker, så udarbejder Frede et forslag. Du kan få Frede/Malene til at hjælpe med at give et prisoverslag ved alternative ønsker. Bemærk at 1. juni er sidste frist for ændring/godkendelse af køkkenaftalerne. Når du er af sted på selve lejren, så stik gerne hovedet ud i køkkenet hver dag, og brug 2 minutter på at snakke om dagens madplaner og evaluer på gårsdagens mad. Så undgås mange misforståelser. Lederliste: 1 mdr. før kursusstart sendes lederliste til Pindstrup Centret Hvor mange ledere må jeg have med på mit kursus? Pindstrup Centret har en tommelfingerregel der siger 1 leder til 1 familie på familieweekends/familiekurser (inkl. Kursuslederne). Bemærk dog at ledernomineringen på en almindelige børnelejrene er 1 leder pr. 4 børn. Er der mange små familier på en familieweekend eller et familiekursus, gælder ovenstående princip med 1 leder til 1 familie således ikke, da der bliver for mange ledere ift. Børnene. Ovenstående er er en tommelfingerregler. Er der deltagere med behov for ekstra hjælp, eller tager I et par nye ledere med, så er der rig mulighed for at tage et par ekstra frivillige med. Spørg centret til råds, hvis du er i tvivl. Nye frivillige der har henvendt sig til centret Pindstrup Centret får løbende henvendelse fra nye frivillige ledere, der gerne vil være frivillige på Pindstrup Centret. De fleste henvender sig via kontaktformularen på Herefter tager Karen en snak med dem, og tilsender dem frivilligfolderen. Når du som kursus- eller lejrleder får en henvendelse fra Pindstrup Centret. mht. nye ledere, der gerne vil med på din aktivitet, så HUSK at give en tilbagemelding til den frivillige inden for en uges tid, hvad enten I kan bruge vedkommen eller ej, eller vedkommende i øjeblikket står stand by. Flere nye frivillig får en halvskidt introduktion til centret, fordi de ikke får klar besked fra kursus- eller lejrledere mht. om de kan komme med som frivillige på en aktivitet eller ej. Pindstrup Centret ansatte vil på ingen måde blande sig om de nye frivillige ledere passer ind i det øvrige team, men centret vil gerne sikre at nye frivillige får et klar svar inden for kort tid, så de ved, om de kan regne med at komme med på en eller flere givne aktiviteter! Indkvartering: 2 uger før kursusstart sendes indkvartering til Pindstrup Centret. Hvis du gerne vil have, at centret laver indkvarteringen, så giv besked til Anita på kontoret Husk tilbagemeldinger: Der kan gå meget tid med at rykke for diverse tilbagemeldinger. Husk derfor at give en tilbagemelding, når du får en forespørgsel ang. optagelse af deltagere eller andet fra centret. Er tiden løbet fra dig, og har du ikke nået det du skulle til tiden, så vær ikke tilbageholdende med at kontakt centret. I stedet for at gå og gemme sig, er det bedre at få snakket om tingene, så vi i fællesskab kan ordne sagerne. Karen og de øvrige ansatte vil rigtig gerne hjælpe, så sig endelig til, hvis der er noget, vi kan hjælpe med! Budgetter: På planlægningsweekenden får lejrteams udleveret et budget. Det er vigtigt at overholde budgettet, bl.a. for at Pindstrup Centret forsat kan modtage økonomisk støtte til lejrene. Har du svært ved at overskue budgettet, så find en på dit team der kan hjælpe, eller søg hjælp hos Tina, der gerne vil hjælpe. Er I tvivl om noget, eller har I brug for hjælp til at få lavet nogle af de ovennævnte ting til tiden, så kontakt os vi vil med glæde hjælpe!

8 Samarbejdet med centrets ansatte: Pindstrup Centret og PLU sætter stor pris på, at du bruger din tid som frivillig leder på centret, og du gør en forskel for de børn og deres familier, der kommer på centret. Pindstrup Centret stiller ingen krav om uddannelse eller andet, for at du kan være frivillig på centret. PLU og Pindstrup Centret forventer dog, at du kan stå inde for centrets formål, der er at integrere børn med og uden handicap. På planlægningsweekenden er der rig mulighed for at planlægge et børneprogram, der får integrationen til at springe ud i fuld flor på sommerens børneaktiviteter! Husk også, at du er rollemodel for børnene, når du er frivillig på centret. Det kan desuden være en god idé, at man i lederteamet på forhånd har diskuteret forskellige relevante temaer, f.eks. i form at lederværdispillet. Pindstrup Centret forventer desuden, at du overholder de aftaler, der laves internt i teamet, og at du sørger for at melde tilbage, når du får en henvendelse fra en af centrets ansatte. Hvis du er inde i travl periode, så giv besked om, at den anden kursus- eller lejrleder skal kontaktes, eller giv besked om, at du f.eks. ringer dagen efter. Din tilbagemelding er guld værd, for centrets medarbejdere. Det er ikke for at irritere dig, at centrets ansatte beder dig om hurtige tilbagemeldinger. Men de er hver dag i kontakt med mange forældre, der ringer med diverse forespørgsler. Og centrets medarbejder skal desuden have alt det praktiske omkring køkken, teknik og kontor til at fungere, så både deltagere og frivillige får en god oplevelse. Som frivillig kan du forvente, at Pindstrup Centret og PLU altid står klar med hjælp og gode råd. PLU og Pindstrup Centrets ansatte ønsker det samme som dig, nemlig glade børn, der får gode oplevelser på centret. Brug derfor flittigt PLUs og Pindstrup Centrets hjælp, når du har brug for det. Har du gode idéer til hvordan samarbejdet med centrets ansatte kan køre mere smidigt, er du altid velkommen til at komme med ris og ros!