Booking ansøgninger i Conventus 1
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1 Generel information... 2 2 Følgende faciliteter skal bookes elektronisk (Der kommer løbende nye lokaler til)... 3 3 Find ledig tid... 4 4 Start ansøgning... 5 5 Send ansøgning... 9 6 Opret en ansøgning mere... 11 7 Send flere ansøgninger... 13 8 Rediger en ansøgning... 14 9 Rediger flere ansøgninger... 15 10 Slet en ansøgning der ikke er godkendt... 16 11 Online hjælp... 17 12 Booking ansøgnings status... 18 1 Generel information Alle foreninger i Aabenraa Kommune der ønsker at booke kommunale lokaler/haller samt selvejende haller skal pr. 1. december booke lokaler via Conventus. For at kunne booke lokaler/sæsontider, skal foreningen være oprettet i Conventus-systemet. Dette kan foreningen gøre helt gratis på www.conventus.dk Husk først at tjekke om I er oprettet. Dette kan I gøre på www.conventus.dk/aabenraa Inden I kan booke, skal I godkendes af Kultur, Plan & Fritid. Foreninger der opretter sig efter 1. januar 2015 skal sende en mail til fritid@aabenraa.dk, hvorefter Kultur, Plan & Fritid vil sørge for I kan booke. Bookinger for skoleåret 2014/2015, der er foretaget inden 1. december 2014, er lagt ind i Conventus. Dvs. det er kun nye bookinger fra 1. december 2014 der skal bookes via Conventus. Ansøgningsfristen for sæsonbooking i haller og aktivitetshuse er hvert år den 1. maj. Herefter vil sæsontiderne for det kommende år blive fordelt bedst muligt i henhold til de indkomne ønsker. Nogle haller vil stadigvæk afholde fordelingsmøder. Nærmere besked følger i foråret 2015. På www.conventus.dk er der en online-vejledning i, hvordan systemet bruges. Har du brug for hjælp, så søg der først. Finder du ikke svaret på hjemmesiden, kan du kontakte den enkelte institution eller Kultur, Plan & Fritid. Venlig hilsen Kultur, Plan & Fritid Pia Sørensen, Malene Sørensen og Lone Fiil 2
2 Følgende faciliteter skal bookes elektronisk (Der kommer løbende nye lokaler til) Haller, svømmehaller og stadion Aktivitetshuse Skoler Øvrige kommunale lokaler/anlæg Agoraen NygadeHuset Bolderslev Skole Multibanen i Genforeningshaven Bolderslev Fritidscenter Aktivitetshuset i Bylderup Skole Nygadebygningerne Padborg Bylderup Idrætscenter Borgerhuset i Tinglev Felsted Skole Deutsche Sporthalle Borgerhuset i Rødekro Fjordskolen Tingleff Ensted Idrætsanlæg Damms Gård Genner Børneunivers Felstedhallen Fladhøjhallen Gennerhallen Grænsehallerne Hjordkærhallen Høje Kolstrup Idrætsanlæg Kliplevhallen Løjt Lands Idrætsanlæg Rødekrohallen Tinglev Fritidscenter Aabenraa Svømme- og Idrætscenter Aabenraa Stadion Kirsebærhavens Aktivitetscenter Hellevad Børneunivers Hjordkær Skole Hovslund Børneunivers Hærvejsskolen Høje Kolstrup Skole Kliplev Skole Kollund Skole og Børnehus Kongehøjskolen Lyreskovskolen Løjt Kirkeby Skole Ravsted Børneunivers Stubbæk Skole Tinglev Skole Varnæs Skole 3
3 Find ledig tid Du kan se om hallen/lokalet er ledig på Aabenraa Kommunes Foreningsportal www.conventus.dk/aabenraa 1. Vælg fanebladet booking 2. Vælg aktivitetsstedet og lokale/hal 3. Husk eventuelt at ændre dato 4. Opret herefter en ansøgning i Conventus. (klik på fanebladet Conventus) 4
4 Start ansøgning Du starter automatisk på Kommunal statside (Hvis åbningsbilledet starter med kalenderen, kan man skifte over til startsiden ved at klikke på ikon nr. 4 det lille hus, som findes i venstre hjørne oppe under bjælken med foreningens navn.) Klik på ansøgninger og gå til punkt 4. Får du ikke den kommunal startside frem går du til punkt 1. 1. Tryk på menupunktet "Administration" 2. Tryk på menupunktet "Booking". 5
3. Tryk på menupunktet "Ansøgninger". 4. Tryk på fanebladet "Udbakke". 5. Indtast det ønskede Dato interval og tryk Vis for at se, hvad du har ansøgt. Ønsker du at lave ny ansøgning - gå til pkt. 6. 6. Tryk på knappen "Ny". 6
7. Vælg den ønskede ressource. 8. Tryk på knappen "Næste". 9. Indtast periode. 7
10. Angiv dag. 11. Indtast tid. 12. Vælg en kategori og skriv eventuelt en bemærkning. 13. Tryk på knappen "Gem" når du er færdig. 14. Gå til afsnittet Send (pkt. 5.1) eller afsnittet - opret en booking mere (pkt. 6.1). 8
5 Send ansøgning 1. Tryk på den ønskede ansøgningslinje. 2. Tryk på knappen "Send". Hvis der er betingelser for ressourcen. 3a. Læs og accepter betingelserne. 4a. Tryk på knappen "Send". 9
Hvis der ikke er betingelser for ressourcen. 3b. Tryk på knappen "OK". 10
6 Opret en ansøgning mere 1. Tryk på pilen ud for den ønskede ressource. 2. Vælg punktet "Ny linje". 3. Indtast periode. 4. Angiv dag. 11
5. Indtast tid. 6. Vælg en kategori. 7. Angiv forventede antal deltagere. 8. Tryk på knappen "Gem" når du er færdig. 12
7 Send flere ansøgninger 1. Tryk på pilen ud for den ønskede ressource. 2. Vælg punktet "Send". Hvis der er betingelser for ressourcen. 3a. Læs og accepter betingelserne. 4a. Tryk på knappen "Send". 13
8 Rediger en ansøgning 1. Vælg den ønskede ansøgningslinje. 2. Tryk på knappen "Rediger". 3. Udfør de ønskede rettelser. 4. Tryk på knappen "Gem", når du er færdig. 5. Send ansøgningen Gå til afsnit 5, send ansøgning 14
9 Rediger flere ansøgninger Denne vejledning viser, hvordan alle ansøgningslinjer på en ressource redigeres på en gang. 1. Tryk på pilen ud for den ønskede ressource. 2. Vælg punktet "Rediger". 3. Udfør de ønskede ændringer. Husk! Sæt et flueben i den grå søjle ud for de felter der skal redigeres. 4. Tryk på knappen "Gem" når du er færdig. 7 5. Send ansøgningen Gå til afsnit 5, send ansøgning 15
10 Slet en ansøgning der ikke er godkendt 6. Vælg den ønskede ansøgningslinje. 7. Tryk på knappen "Slet". 8. Tryk på knappen "OK". 16
11 Online hjælp 1. For uddybende hjælp henvises til brugervejledningen, som findes ved tryk på spørgsmålstegnet. 17
12 Booking ansøgnings status Ansøgningslinjer kan have følgende status: Kladde Kan kun ses af afsenderen. Kan redigeres af afsenderen. Afsender kan sende ansøgningslinjen. Behandles Afsender kan se den afsendte ansøgningslinje. Afsender kan ikke se foreløbige ændringer af modtager. Afsender kan ikke redigere. Modtager kan se ansøgningslinjen. Modtager kan redigere ansøgningslinjen. Modtager kan returnere ansøgningslinjen. Modtager kan slette ansøgningslinjen. Godkendt Afsender og modtager kan se det hele. Modtager kan genbehandle ansøgningslinjen. Udført Ved 'udført' dannes delingsaftale og der kan vælges også at danne booking. Afsender og modtager kan se det hele. Ansøgningslinjen er låst og kan ikke ændres. 18