Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 26. juni 2012, kl. 16.00 fælleshuset, Mølleengen 64, 4040 Jyllinge Til stede Leif Tingvad, Connie Poulsen, Eivind Poulsen, Grete Andersen, Hanne Olesen, H.C. Thigaard og Lisbet Berthelin Fra KAB Jan Spohr og Thomas B. Lund Afbud fra Indholdsfortegnelse Selskabet:... 2 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 24. april 2012... 2 2. Revisionsprotokol... 2 Sager til beslutning:... 2 3. Tablet-pakke til den papirløse organisationsbestyrelse... 2 4. Fælles udbud af EMO EnergiMærkeOrdning... 4 5. Godkendelse af afdelingernes budgetter... 5 6. Ansøgning fra Mølleengen om støtte til jubilæum... 6 7. Tal fra Udlejnings- og Huslejeområdet 2011... 6 Sager til orientering:... 7 8. BBR meddelelser... 7 9. Nyt fra afdelingerne... 8 10. Orientering om selskabets investeringer... 8 11. Beboerklagenævnssager... 9 12. Orientering om kommende møder... 10 13. Eventuelt... 10 Bilag 5: Afdelingernes budgetter for 2012/13... 6 Bilag 7: Notat huslejeområdet... 7 Bilag 7.1: Notat udlejningsområdet... 7 Bilag 11: Beboerklagenævnsstatistik... 9 1/10
Selskabet: Lisbet Berthelin anmodede om, at der på mødet behandledes et ekstra punkt anskaffelse af trækvogn og der var enighed om at acceptere dette. 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 24. april 2012 Referatet fra ovenfor anførte bestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5", fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning: 3. Tablet-pakke til den papirløse organisationsbestyrelse På organisationsbestyrelsens møde i november 2011 drøftedes anskaffelsen af tablets til organisationsbestyrelsens medlemmer med udgangspunkt i nedenstående dagsordenstekst. Organisationsbestyrelsen fandt tilbuddet interessant, men besluttede at udskyde en beslutning 6 måneder, hvorefter der forventeligt var erfaring med bruget af tablets til bestyrelsesarbejde. På denne baggrund medtages dagsordensteksten igen, idet der nu også foreligger erfaring fra brugen af tablets fra Sydkystens Boligselskab: har tidligere truffet beslutning om at øge digitaliseringen af bestyrelsesarbejdet, hvilket har medført at referater kun udsendes i digital form via mail. KAB lancerer nu et nyt koncept for de organisationsbestyrelser, der ønsker at blive fuldstændig papirløse. Konceptet indebærer et tilskud fra KAB til indkøb af IPad/tablet, så disse kan 2/10
leveres for 2.850 kr. pr. stk. Hertil lægges et fast årligt administrationsgebyr på 1.750 kr. pr. IPad. Pakken indebærer, at IPadén leveres med software, der muliggør at bestyrelsesmedlemmerne kan tilgå KAB s systemer med udstyr der er godkendt og løbende supporteret af KAB. På denne måde gøres det samlede bestyrelsesmateriale tilgængeligt, således at organisationsbestyrelsens medlemmer alene skal medbringe en IPad til brug for deres mødevirksomhed. Forud for overgang til brug af Ipad tilbydes organisationsbestyrelsen et undervisningskursus. Det er en forudsætning for overgang til papirløs organisationsbestyrelse at alle medlemmer benytter sig af Ipad, og at der således ikke skal fremsendes papirmateriale til enkelte bestyrelsesmedlemmer. Herudover gælder følgende vilkår for Tabletpakke for beboervalgte : - Pakken forudsætter en Brugerpakke e-mail - Udstyr indkøbes af KAB og ejes af boligorganisationen - KAB supporterer ikke software købt til enheden - KAB forbeholder sig ret til at ændre typen af tablet uvarslet - Pakken indeholder software for 300 kr. Brugeren kan selv installere eller få hjælp til dette. Dette sikrer muligheder for at se dokumenter og redigere i disse - Brugeren kan ringe til KAB s HOTLINE i åbningstiden - KAB laver ikke backup af data, som er placeret lokalt på enheden - I pakken er indeholdt data-forbrug på op til 20 gb. Al data udover dette faktureres - Enheden er som udgangspunkt låst for udlandsbrug. Hvis enheden lukkes op, faktureres forbruget direkte - Ved bortkomst eller tyveri slettes udstyret - Tabletten er ikke dækket af KAB s forsikring - KAB tager ikke ansvar for dato, som er gemt lokalt på udstyr indeholdt i Tablet-pakke for beboervalgte - Udstyr genistalleres efter behov, hvis det går i stykker (er defekt) - Inkluderet i pakken tilbyder Hotline 2 timers fællesundervisning efterfulgt af et ekstramøde til opfølgning - Ved skift af organisationsbestyrelsesmedlem koster det 500 kr. for geninstallering af enheden Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, om man ønsker at overgå til papirløs bestyrelse med Tablet-pakke for beboervalgte. Organisationsbestyrelsen kan alternativt beslutte kun at indkøbe IPad/tablet til de bestyrelsesmedlemmer, der måtte ønske at overgå til digital kommunikation. I så fald vil der ikke være tilskud fra KAB til indkøb af IPad/tablet. Dagsprisen vil i så fald være 5.000 kr. inkl. et cover. 3/10
Organisationsbestyrelsen besluttede at tage imod tilbud om Tablet-pakke for beboervalgte på de beskrevne vilkår. 4. Fælles udbud af EMO EnergiMærkeOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret 2011. Ordningen er lovpligtig, og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB-fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud. Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe - opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/ejendoms-leder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygnings-gruppe, og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober 2012. Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli 2012. KAB s Byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via www.kab-bolig.dk. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: 4/10
En engangsudgift på 5.000 kr. inkl. moms for hver boligorganisation. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli 2012. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager til efterretning at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. Indstilling: Organisationsbestyrelsen senest den 1. juli 2012 beslutter at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betale et engangsbeløb på 5.000 kr. inkl. moms. Organisationsbestyrelsen besluttede at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betale 5.000 kr. inkl. moms. 5. Godkendelse af afdelingernes budgetter Afdelingernes driftsbudgetter pr. 1. juli 2012. Budgetter for år 2012/13 for s afdelinger vedlægges som bilag 5. Budgetterne udviser følgende reguleringer for kommende budgetår: Antal lejemål Afdelings nr. Afdeling Ny M² - leje Stigning procent 2600-0 106 2601-7 Baunehøjparken 844,74 1,96 % 2602-4 Mølleengen 98 Familieboliger 1.068,33 2,94 % 15 Ældreboliger 1.146,33 2,94 % 28 Ungdomsboliger 835,83 3,55 % 3 2605-6 Sværdagergård 1.104,59 4,11 % 17 Ældreboliger 1.254,31 3,52 % 5/10
Bilag 5: Afdelingernes budgetter for 2012/13 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for år 2012/13. Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter. 6. Anskaffelse af trækvogn Lisbet Berthelin argumenterede for nødvendigheden af At anskaffe en trækvogn til brug ved beboernes interne flytninger i. Udgiften hertil ville sædvanligvis ligge i afdelingen, men da trækvognen forestilles at anvendes i alle selskabets 3 afdelinger foreslås det at udgiften ligger i selskabet. Organisationsbestyrelsen besluttede at anskaffe en trækvogn inden for en ramme af kr. 5000. Det forudsættes, at der kan findes et sted, hvor trækvognen kan anbringes mellem brug. 7. Ansøgning fra Mølleengen om støtte til jubilæum Formanden for Mølleengen har på afdelingens vegne ansøgt om tilskud fra boligselskabet til 25 års jubilæumsfest for afdelingen. Tilskuddet skal dække omkostningerne ved afholdelse af brunch for beboerne i afdelingen. har ikke en særskilt politik for jubilæer i selskabets afdelinger, men fra andre boligselskaber ses der politikker, hvorefter et 25.årw jubilæum medfører et tilskud fra selskabet på 125 kr. pr. beboer. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager stilling til ansøgningen fra Mølleengen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der kan ydes et tilskud på op til 125 kr. pr. beboer i Mølleengen. 8. Tal fra Udlejnings- og Huslejeområdet 2011 Vedlagt er to notater fra henholdsvis Huslejeområdet og Udlejningsområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notat Huslejeområdet 2011 Bilag 7 er en samlet pdf-fil med notat og bilag A, B, C, D og F. Der er i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser. Når man ser alle boligorganisationer under ét, viser tallene at: Antallet af udsættelser er steget fra 402 i 2010 til 497 i 2011. 6/10
De gennemsnitlige omkostninger pr. udsættelsessag for boligorganisationen er kr. 55.157 i 2011, hvilket svarer til niveauet i 2010. Beløbet søges inddrevet hos beboerne. KAB har iværksat flere initiativer til at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. I bilag C omkring alle fraflytninger, viser tallene blandt andet, at: Beboerne i gennemsnit - efter modregnet indskud betalte 3.337 kr. ved fraflytning mod 3.046 kr. i 2010. Notat Udlejningsområdet 2011 Bilag 7.1 er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: Den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger 155.885. I 2011 er 22.900 nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod 21.714 i 2010. Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer 2.154 nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. Bilag 7: Notat huslejeområdet Bilag 7.1: Notat udlejningsområdet Indstilling: Boligigorganisationen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. Organisationsbestyrelsen tog notaterne til efterretning. Notaterne gav ikke umiddelbar anledning til initiativer fra boligselskabets side. Sager til orientering: 9. BBR meddelelser Efter anmodning fra Lisbet Berthelin ønskes en redegørelse fra administrationen på forskellen i m2 opgørelsen på lejekontrakt og BBR-meddelelse. Administrationen vil søge denne forskel afklaret og redegøre herfor mundtligt på organisationsbestyrelsesmødet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7/10
Jan Spohr redegjorde i forlængelse af mail fremsendt til organisationsbestyrelsen for baggrunden for m2-angivelsen i lejekontrakterne. Herunder blev redegjort for at m2 angivelsen i BBR afviger herfra. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Nyt fra afdelingerne Der foregår generel udvendig løbende vedligeholdelse og beboerservice i ejendommene i lighed med tidligere år. Udover det skal følgende nævnes 2601 Baunehøjparken Faldsand på legepladsen er skiftet. Der er renoveret flere bede, buske er gravet op og der er sået græs. Et bed er ryddet, da det var fuldstændig tilgroet med skvalderkål og snerler. Bedet skal nu holdes rent i en periode før der kan genplantes. Blomsterkasserne er tilplantet med sommerblomster. Samtlige veluxvinduer er gennemgået, og vi får en rapport på vinduernes tilstand tilsendt. 2602 Mølleengen I henhold til langtidsbudgettet er partiel udskiftning af fliser i indgangspartier begyndt. Der arbejdes endvidere med udskiftning af køkkenlåger og renovering af skabe og skuffesektioner. Faldunderlaget på legepladsen er renset og malingen af legepladsen er sat i gang. Udskiftning af lys på P-pladser til lamper med bevægelsessensorer samt beplantning af buske omkring grillstedet er igangsat. 2605 Sværdagergård 2 bede er renoveret buske er fjernet og der er sået græs. Der er for øjeblikket 3 flytninger i gang. 2 dødsboer samt en beboer, der flytter på plejehjem. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Orientering om selskabets investeringer Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. 8/10
Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for 1. kvartal 2012 været på +0,40 %. I samme periode 2011 var der en negativ værdiudvikling på -0,90%. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for 1. kvartal 2012 været på 0,00 %. I samme periode 2011 var der en negativ værdiudvikling på -1,30%. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,40 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 30. april 2012 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2011 Indre værdi 30. april 2012 Ændring af indre værdi 3.570.969 100,81 102,10 1,29 %-point SEB 3.360.000 100,73 103,24 2,51 %-point Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de 2 investeringsforeninger; Danske Capital og SEB. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 11 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden 2009-2012. Bilag 11: Beboerklagenævnsstatistik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet det dog blev noteret, at der var tale om en klage over vandforbrug og ikke over varmeforbrug. 9/10
13. Orientering om kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder i 2012: Tirsdag den 28. august 2012, kl. 16.00, lokalt Tirsdag den 20. november 2012, kl. 16.00, lokalt Repræsentantskabsmøder i 2012: Tirsdag den 4. december 2012, kl. 18.15, lokalt 14. Eventuelt Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der var intet at behandle under eventuelt. 10/10