LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: S2015-0436 Dato: 18. september 2015 Referat Referent: Karen Pilt Mødenr.: 3/2015 Mødedato: Torsdag den 17. september 2015, kl. 16.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kgs. Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 17. juni 2015 2. Godkendelse af budgetopfølgning, drift januar juli 2015 3. Godkendelse af budgetopfølgning, anlæg januar juli 2015 4. Godkendelse af likviditetsopfølgning januar juli 2015 5. Godkendelse af gebyrer, tilslutningsbidrag og proces i forbindelse med godkendelse af takster på vand og spildevand 2016 6. Orientering om status for Fæstningskanalen 7. Orientering om status for Ålebækken renseanlæg 8. Orientering v/direktøren 9. Drøftelse vedr. kommunikation og hjemmeside 10. Eventuelt Deltagere: Peter Linde Formand pl@net.dialog.dk Jakob Dahl Christiansen Medlem jakob@dahl-christiansen.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk Helle Blynning Medlem hbl@ltf.dk Jens Ulrik Madsen Medlem jens.ulrik.madsen@ndtih.com Jørn Gettermann Medlem joern@gettermann.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Marianne Taanum Bak Økonomichef mtb@ltf.dk Peer Skaarup deltog under pkt. 6, og Klaus Herner Kristiansen deltog under pkt. 9. Afbud: Henrik Brade Johansen Næstformand hrj@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com David Bo Søderberg Medlem ds1970@gmail.com Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk
1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 17. juni 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat fra bestyrelsesmøde den 17. juni 2015. Samtidig bedes referatet underskrevet. 1.1. Referat fra bestyrelsesmøde den 17. juni 2015 Referat fra bestyrelsesmøde den 17. juni 2015 blev godkendt uden bemærkninger og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 2. Godkendelse af budgetopfølgning, drift januar juli 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift januar juli 2015. Overordnet set overholdes budgetterne på både indtægts- og omkostningssiden, jf. bilag 2.2. Dog er der i Service færre indtægter end budgetteret. Det skyldes færre ansatte end budgetteret. To ansatte er på barsel, og der er igangsat indsats i forhold til nedbringelse af afspadseringstimer. Resultatet vurderes som acceptabelt indenfor de rammer, der er givet for et serviceselskab. Prisloftsselskaberne LT Vand A/S og LT Spildevand A/S overholder deres prislofter for driftsomkostninger, som det fremgår af bilag 2.1. 2.1. Driftsbudgetter omkostning, prisloft, budget - Service, Vand, Spildevand og Affald, jan-juli 2015 2.2. Kontoskema januar- juli 2015 Service, Vand, Spildevand og Affald Marianne T. Bak gennemgik budgetopfølgning for drift januar juli 2015 for selskaberne Vand, Spildevand, Affald og Service. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for drift. 3. Godkendelse af budgetopfølgning, anlæg januar juli 2015 Side 2
Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for anlæg januar juli 2015. Overordnet set overholdes budgettet på anlæg for både Vand og Spildevand. Projektet nyt vandværk er forsinket, da det pt. drøftes, hvor værket skal placeres. 3.1 Anlægsbudgetter Vand og Spildevand, januar juli 2015 Per Plannthin gennemgik budgetopfølgning for anlæg januar juli 2015 for selskaberne Vand og Spildevand. Spildevandsprojekter med et stort restbudget blev forklaret. I de fleste tilfælde skyldes det, at projekterne ikke har kunnet igangsættes på grund af manglende myndighedsgodkendelser. Anlægsbudgetterne forventes at holde. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for anlæg. 4. Godkendelse af likviditetsopfølgning januar juli 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender likviditetsopfølgning januar juli 2015. Likviditeten udvikler sig stort set som forventet i selskaberne. I affald opkræves erhvervsaffaldsgebyr 2015 først i september, derfor er likviditeten lidt lavere end forventet. I Service er der færre indtægter fra søsterselskaberne (jf. dagsordenens punkt 2), derfor er likviditeten lidt lavere end forventet. I vand er træk på selskabets kredit udskudt længst muligt for at minimere selskabets renteomkostninger. Der er optaget de fornødne byggekreditter, således at der kan konverteres til fastforrentet lån efterfølgende. Der henvises til bilag 4.1 for en oversigt over selskabernes likviditet. 4.1. Likviditetsopfølgning for service, vand, spildevand og affald januar juli 2015 Marianne T. Bak gennemgik likviditetsopfølgning for januar juli 2015 for selskaberne Vand, Spildevand, Affald og Service. For Vand er der en lav likviditet i juli, som blandt andet skyldes, at vandregninger først har betalingsfrist i august. Normalt vil der blive lånoptaget ved lav likviditet, men på grund af rentesituationen for indeståender, er det pt. ikke hensigtsmæssigt, at gøre det. Bestyrelsen godkendte likviditetsopfølgningen. Side 3
5. Godkendelse af gebyrer, tilslutningsbidrag og proces i forbindelse med godkendelse af takster på vand og spildevand 2016 Det indstilles, at bestyrelsen godkender: proces i forbindelse med godkendelse af takster på Vand og Spildevand 2016, gebyrer for 2016, tilslutningsbidrag for 2016. Proces i forbindelse med godkendelse af takster på Vand og Spildevand 2016 Lyngby-Taarbæk Forsyning har ikke modtaget de endelige afgørelser vedrørende prisloft 2016 for selskaberne Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S. LTF kan derfor endnu ikke beregne de endelige takster for 2016. LTF har dog modtaget udkast til prisloft for Vand og har derfor beregnet en foreløbig estimeret takst for 2016 på 12,92 kr. ekskl. moms og afgifter. I 2015 er taksten til sammenligning 14,43 kr. ekskl. moms og afgifter. Det fremsendte udkast pålægger bl.a. LT Vand A/S en driftsbesparelse på 548.000 kr. Samlet set må det dog forventes, at den samlede takst for en m 3 vand stiger i 2016, da der forventes en stigning i spildevandsafgiften. Så snart prislofterne er modtaget, beregnes taksterne for 2016. Taksterne sendes til godkendelse af bestyrelsen pr. mail. Dette vil forventeligt ske i midten af oktober måned. LTF ønsker at kunne fremlægge taksterne snarest og inden den 1. oktober, idet eventuelle takstreguleringer hos boligselskaberne skal varsles minimim tre måneder før ikrafttrædelse for beboerne. Taksterne sendes herefter til legalitetskontrol i Kommunen og godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Gebyrer 2016 Gebyr, renter og vejafvandingsbidrag for 2015 er som følger (uændret i forhold til 2014): Gebyr Beløb (Kr.) Rente ved for sen betaling er diskonto + 7 % Gebyr for rykker 1 100,00 Gebyr for rykker 2 100,00 Gebyr for fremsendelse til SKAT 100,00 Lukkegebyr 500,00 Åbnegebyr inkl. moms 625,00 Varslet kontrolaflæsning 250,00 Forgæves kørsel ved varslet besøg 250,00 Kommunalt vejafvandingsbidrag 3,5 % Tilslutningsbidrag 2016 for Vand og Spildevand For tilslutningsbidrag 2016 henvises til bilag 5.1. Side 4
5.1 Tilslutningsbidrag Vand og Spildevand 2016 Per Plannthin orienterede om, at Forsyningen efter udsendelse af dagsordenen har modtaget foreløbigt prisloft fra Forsyningssekretariatet for Spildevand også. Den foreløbige forventede takst for 2016 falder til 24,96 kr. pr. m 3 fra 25,86 kr. pr. m 3 i 2015. For Vand er den foreløbige forventede takst for 2016 12,92 kr. pr. m 3 mod 14,43 kr. pr. m 3 i 2015. Det betyder, at det forventes, at den samlede takst for 2016 falder med ca. 3 kr. pr. m 3. Spildevand er foreløbig pålagt en driftsbesparelse i 2016 på ca. 1,1 mio. kr., og Vand en driftsbesparelse på ca. 0,55 mio. kr. De endelige takster for 2016 sendes efterfølgende til bestyrelsen på mail med henblik på godkendelse. Bestyrelsen godkendte: proces i forbindelse med godkendelse af takster på Vand og Spildevand 2016, gebyrer for 2016, tilslutningsbidrag for 2016. 6. Orientering om status for Fæstningskanalen Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om status for Fæstningskanalen til efterretning. Dispositionsforslag for Fæstningskanalen foreligger nu i en foreløbig udgave. Endeligt dispositionsforslag forventes færdigt til nytår og skal forelægges styregruppen i marts 2016. Inden færdiggørelsen af det endelige dispositionsforslag ønsker LTF at høre styregruppens bemærkninger til de foreslåede tiltag og til kanalens udformning. Yderligere orientering om status for projektet fremgår af bilag 6.1, herunder bl.a. møde med Kulturstyrelsen, som siger god for den foreslåede placering af kanalen, se referat fra møde med Kulturstyrelsen den 25. juni 2015 (bilag 6.2). 6.1 Status og fremdrift for Fæstningskanalprojektet 6.2 Referat - møde med Kulturstyrelsen den 25. juni 2015 Projektleder på Fæstningskanalprojektet Peer Skaarup deltog under dette punkt og fortalte om status for projektet. LTF har fået lavet en fysisk model, som illustrerer kanalens åbne forløb gennem Lyngby. Modellen blev fremvist til bestyrelsen. Side 5
Bestyrelsen fik udleveret notatet Klimatilpasning af Kgs. Lyngby. Åbning af FÆSTNINGSKANALEN. Status og anbefaling september 2015, som skal danne baggrund for projektstyregruppens beslutning om hvilken model og hvilke tiltag, der skal arbejdes videre med. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering om status for Ålebækken renseanlæg Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om status for Ålebækken renseanlæg til efterretning. [Afsnit udeladt] 7.1 Status for Ålebækken renseanlæg 7.2 Afgørelse om ikke-påbud, Bredevej 120 Per Plannthin orienterede om status for Ålebækken renseanlæg. [Afsnit udeladt] Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering v/direktøren Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Direktør Per Plannthin orienterer om status. Ingen Per Plannthin orienterede om: at Kommunen har givet tilladelse til at rive vandtårn I ned, [Afsnit udeladt] at Kommunen har besluttet sig for ny affaldsordning, som LTF udruller i 3 tempi i løbet af 2016. I den forbindelse laves informationstiltag, som staten har givet tilskud til ift. nudging. Side 6
at det er afgjort, hvilke renovatører, der har vundet udbud om indsamling af affald, og som bliver de nye leverandører pr. 1. april 2016, [Afsnit udeladt] 9. Drøftelse vedr. kommunikation og hjemmeside Forelægges til drøftelse Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ekstern kommunikation og hjemmeside. Kommunikationsmedarbejder Klaus Herner Kristiansen deltager under dette punkt. Punktet drøftes som et af de første punkter. Ingen Kommunikationsmedarbejder Klaus Herner Kristiansen deltog under dette punkt, og fortalte om de kommunikationstiltag, som LTF har foretaget siden hans tiltrædelse den 1. april. Der er lavet en kommunikationsstrategi i 3 spor, som er 1) synlighed i pressen, 2) intern kommunikation/intranet og 3) hjemmeside. Derudover er LTF begyndt at indsamle statistiske oplysninger om blandt antal besøg på hjemmesiden og om hvilke emner, de telefoniske henvendelser drejer sig om. Bestyrelsen anerkendte de tiltag, der allerede er foretaget, og der var en indledende drøftelse af, hvad vi kan gøre bedre og anderledes, og hvilke muligheder vi har for at kommunikere med omverdenen, og for bedre at synliggøre det, vi laver. Peter Linde efterlyste mere kommunikation om prioriteringer, økonomi og projekternes påvirkning på takster og lignende. Samtidig foreslog han, at der entreres med eksternt firma til at evaluere hjemmesiden og til at komme med input til forbedringer. Det blev også drøftet, at vi skal have de gode historier bedre frem, fx reduktionen i vandspildet. Bestyrelsen besluttede, at punktet skal drøftes igen på næste møde. 10. Eventuelt [Afsnit udeladt] Side 7