Gratis Office 365 til ansatte og studerende Ansatte og studerende kan downloade og installere Office 365 (pt. = Office 2016) på deres private pc og/eller Mac. Office 365 må installeres på 5 enheder. Programpakken er gratis, så længe man er ansat eller studerende hos UCL. UCL yder ingen support på programpakken, og den må ikke installeres på en UCL-pc. Har man allerede en anden Office 365 installeret, kan man nøjes med at logge på med brugernavn og adgangskode (se pkt. 1). Har man en anden version af Office installeret, skal den afinstalleres, inden man installerer Office 365. Indhold Gratis Office 365 til ansatte og studerende... 1 Installation...2 Aktivering og deaktivering...4 OneNote...9 Når du ikke længere er ansat eller studerende...9 IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 1 af 9
Installation Her er vist, hvordan installationen ser ud på en pc. 1 Gå ind på http://portal.office.com/. Log på med følgende koder: Brugernavn: UCL-brugernavn@365.ucl.dk. Bemærk: Det er IKKE din UCL-mailadresse. For en studerende vil det f.eks. se sådan ud: 1234567@365.ucl.dk For en ansat vil det f.eks. se sådan ud: abcd1234@365.ucl.dk Adgangskoden er den samme, som man bruger til UCL-mail, itslearning og Fronter. NB: Hvis man har problemer med at logge på eller problemer med funktionaliteten af Office 365, kan det skyldes, at man har en for kort eller lang adgangskode. Adgangskoden skal være på mellem 8 og 16 tegn. Adgangskoden må ikke indeholde æ, ø eller å. 2 Vælg Office 2016. 3 Klik på Kør for at installere programpakken. Her er vist, hvordan det ser ud i Internet Explorer. Hvis du bruger en anden browser, ser det anderledes ud. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 2 af 9
4 Installationen forberedes vent! 5 Installationen er i gang vent! 6 Office 365 er nu installeret. Klik på Luk. Genveje til Office-programmerne ligger nu under Start Alle programmer. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 3 af 9
Aktivering og deaktivering Når man følger ovenstående installationsvejledning, bliver Office 365 automatisk aktiveret. Når Office-programmerne bruges, vil de automatisk gå på nettet og kontrollere, om licensen stadig er aktiv. Hvis programmet uden held har forsøgt at kontrollere licensen i 30 dage, vil licensen blive deaktiveret. Det er derfor vigtigt, at computeren jævnligt er på internettet, mens man bruger et Office program. Hvis man har brug for at deaktivere en licens, f.eks. hvis man får en ny pc, kan man gøre det i portalen (samme sted, som man installerede fra). Bemærk: Det er kun den enkelte bruger, der kan deaktivere en licens IT-afdelingen kan ikke gøre det. IT-afdelingen kan kun deaktive en brugers adgang til portalen, og dermed deaktivere alle brugerens licenser. 1 Gå ind på http://portal.office.com/. Log på med følgende koder: Brugernavn: UCL-brugernavn@365.ucl.dk. Bemærk: Det er IKKE din UCL-mailadresse. For en studerende vil det f.eks. se sådan ud: 1234567@365.ucl.dk For en ansat vil det f.eks. se sådan ud: abcd1234@365.ucl.dk Adgangskoden er den samme, som man bruger til UCL-mail, itslearning og Fronter. NB: Hvis man har problemer med at logge på eller problemer med funktionaliteten af Office 365, kan det skyldes, at man har en for kort eller lang adgangskode. Adgangskoden skal være på mellem 8 og 16 tegn. Adgangskoden må ikke indeholde æ, ø eller å. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 4 af 9
2 Klik på dit navn øverst til højre og vælg Min konto. 3 Klik på Administrer installationer i feltet Status for installation. 4 Klik på Deaktiver ud for den pågældende enhed for at deaktivere licensen. 5 Klik på Ja for at deaktivere. Deaktiveringen sletter ikke programpakken på enheden det skal man gøre manuelt. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 5 af 9
6 Hvis man forsøger at installere Office-pakken på flere computere, end man har licenser til, får man en dialogboks, der gør opmærksom på det. Klik på Deactivate one for at komme til siden, hvor man kan deaktivere en licens. Når man har deaktiveret en licens, kan man bruge den igen. 7 Hvis man får en advarsel som denne lyserøde bjælke, hvor der står, at programmet ikke er blevet aktiveret, skal man klikke på Activate i højre side af bjælken. Man bliver så bedt om brugernavn og adgangskode (samme som man bruger ved installation se pkt. 1). Advarslen vil komme, hvis Office er blevet deaktiveret (aktivt eller hvis man ikke har været på internettet i 30 dage). 8 En licens kan på en pc også genaktiveres ved at gå ind i Kontrolpanel Programmer og funktioner. Højreklik på Microsoft Office 365 og vælg Rediger. 9 Vælg Onlinereparation og klik Reparer. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 6 af 9
10 Klik på Reparer. 11 Vent. 12 Vent. 13 Vent. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 7 af 9
14 Office er nu klar. Klik på Luk. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 8 af 9
OneNote UCL tilbyder ikke OneDrive sammen med Office 365. Derfor skal OneNote forbindes til en private OneDrive, som man har via sin private Microsoft konto, f.eks. @outlook, @hotmail eller @live. Når du ikke længere er ansat eller studerende Når du ikke længere er tilknyttet UCL, vil Office 365 automatisk blive deaktiveret og vil derfor ikke længere kunne bruges. En ny Office-pakke kan købes og installeres på http://www.microsoftstore.com. Dokumenter, som er gemt på pc eller netværksdrev, vil ikke blive slettet, og de vil stadig kunne åbnes og bruges med en ny Office-pakke. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 9 af 9