Referat af bestyrelsesmøde.

Referat af bestyrelsesmøde. Dato og tid: Sted: 9. oktober 2013, kl. 16.30 Ribegade 17, 4th 2100 Ø (hos Tina Fehrn) Deltagere: Jan Kristoffersen (JK) David Hansen (DH) Tina Fehrn (TF) - REF Ole Meilby (OM) Oliver Nehrhaupt (ON) Afbud: Hans J. Larsen (HJL) Lars Eckeroth (LE) Punkter fra LE: Kontingentopfølgning: OM ajourfører betalingerne i den kommende weekend og udsender rykkere. ON indskød, at vi bør sætte betalingsfristen til sidst på måneden. DH printer listen over udeståender på senior siden og vil kontakte dem som f.eks. spiller på hold. TB vil i ugerne efter ferien, møde op til ungdomstræningen med en ajourført liste over betalende medlemmer, dette bør vi/trænerne gøre med jævne mellemrum. OM ser på, om der skal justeres i budgettet på kontingentsiden. OM meddelte, at vi stadig venter på aftalen fra NETS, førend vi kan få Conventus op at køre. Når det er på plads, vil OM sende en kursusindkaldelse til alle i bestyrelsen, i brugen af systemet. Vi fortsætter som hidtil med oprettelse og udsendelse af opkrævninger i Min Klub

Rejsegodtgørelse: Bestyrelsen er enig om, at vi kun dækker bro samt billigste overnatning (hvis påkrævet). Dette kan meldes ud på hjemmesiden. Emnet gav anledning til en del snak om rimeligheden i at nogle får dækket deres rejseudgifter og andre ikke gør. DH påpegede, at det virker urimeligt at vi dækker udgifter på spillere som IKKE betaler kontingent i klubben. Samtidig er der ingen godtgørelse til ungdommen og deres deltagelse i holdturnering, DM eller Top 12. Bestyrelsen var enig om, at vi bør kigge på dette til næste sæson. OM og DH vil sammen udarbejde et forslag, dette præsenteres på et bestyrelsesmøde når det er klar. Frederiksberg BTK: Bestyrelsen er enig om, at damerne fra Frb. BTK selv betaler for deres klubtøj. Vi talte dog også om, at måske de var blevet lovet noget andet, hvilket ikke er så heldigt. Med hensyn til rejseudligningen, blev vi enige om, at JK tager kontakt til LE om emnet. Vi talte om, at vi måske giver os selv flere problemer med sammenblandingen, måske vi skal lære af det til næste år, dvs. damerne er medlemmer i Frb. BTK og betaler kontingent dertil, dermed får Frb. BTK indtægterne og har også alle omkostningerne. DH spurgte hvorfor Frb. BTK spiller deres hjemmekampe i Remisen? JK fortalte, at onsdag aften er den eneste aften, hvor Frb. BTK har senior træning i Mariedalshallen og, at de nødig ville aflyse den. DH indvendte, at der IKKE er plads til 5 holdkampe på en onsdag aften i Remisen! Mht. kampene i går, her fik DH flyttet den ene kamp til Rødovre. JK hjælper KBTK med Huang, han giver ham logi samt kost de dage han er i KBH, dette viderefaktureres IKKE til KBTK så det er et samarbejde, og den ene tjeneste er nogle gange en anden værd. Remisen: LE har modtaget en mail fra Erik Hansen (chef for John Grossman) hvor han inviterer LE til et kaffemøde, så de kan tale om muligheden for, at KBTK overtager driften af Remisen. Vi var alle enige om, at det ville være dejligt men at det nok ikke var helt realistisk pt., Dog syntes vi alle, at det er en god ide, hvis LE og MK (hvis han har lyst) deltager i dette møde, så vi kan få klarlagt, hvad kræver det af KBTK? ON og TB har været i Remisen og ryddet op og flyttet rundt. I den forbindelse havde vi Mike lidt på nakken, han havde ikke hørt at vi skulle komme, og vi måtte endelig ikke sætte en hel masse op nede i hullet da John Grossman har talt om, at der skal sættes en mur op dernede som vil adskille hullet, så de får fri adgang til rummet med stole og vi får så det mindre område bag muren! Hvorfor kan vi ikke blive inddraget i den 2

diskussion? Vi får jo mindre og mere besværlig adgang til vores ting. Vi vil rigtig gerne have fundet en god løsning for hvordan vi kan bruge Remisen som klub, og i det hele taget få lov til at benytte/udnytte den. Som det er i dag, kan man IKKE se, at det er en elite bordtennisklub som har til huse dernede. Vi vil lave et forslag for, hvordan vi kan bygge et klublokale nede i hullet - dette kan sagtens sideløbende indgå som en part af det at overtage Remisen. Forslaget vi vil fremkomme med, skal indeholde tegning samt budget, dette skal bruges til ansøgning i Klubhuspuljen i KBH s kommune. Det koster penge, at få en arkitekt til at tegne men DH kender en som vi måske kan få til at hjælpe. Bestyrelsen var enig om, at vi har været rigtig tålmodige med de forhold vi har eller ikke har men vi mener også, at tiden er inde til, at presse på selvom det betyder, at John Grossman føler sig trådt over tæerne. Mandagstræning 17.30 18.30: Allan fortæller, at der stort set ikke kommer nogen til den træning, at holdet bør nedlægges og bruges til noget andet. Allan vil gerne flytte sin træning fra mandag til onsdag hvor han alligevel spiller holdkamp. Bestyrelsen syntes det er okay at holdet nedlægges, det skal blot meldes ud og specielt give de få der kommer, et alternativ. OK til at Allan er træner om mandagen. OM nævnte, at Allan tit er for sent på den. Bestyrelsen er enig om, at Stuff må sige noget til ham. Eliteakademiet/morgentræning: Vi var blevet bedt om, at finde ud af hvordan vi kan undersøge interessen for morgentræningen, da vi skal give Team Copenhagen besked i december om vi ønsker, at fortsætte dette eller ej. Vi er helt klar over, at vi har udfordringen på træner siden men vi syntes samtidig også, at det er lidt ærgerligt at det skal stoppe nu, hvor klubben netop selv har nogle som skal starte på gymnasiet og kunne være mulige emner. Vi talte om, hvad skal træneren gøre, hvad kræves der? Rasmus kunne evt. sende en føler ud hos sine unge spillere, har de overvejet dette? Og vi kunne samtidig sende noget ud på hjemmesiden og samtidig vedhæfte de krav der er for at blive optaget. Eventuelt: DH oplyser, at tryk på trøjerne er temmelig dyrt. DH har skaffet en sponsor som vil betale for disse tryk, super arbejde! Vi får trykt trøjerne hos JP Tryk på Østerbrogade. Vi får trykt et antal trøjer med reklamer på, så vi har dem liggende, derudover har vi fået mærkater som medlemmerne selv kan stryge på deres trøjer, disse mærkater koster kr. 10 pr. stk. Skal man have sit navn på trøjen, går man ned til JP tryk og det vil koste ca., 3

kr. 35 for dette. OM var frustreret over den måde tilmeldingen til holdturneringen for ungdom var håndteret. Det skabte lidt diskussion men sammensætningen af holdene er ene og alene trænernes ansvar, og holdturneringen skal være for alle. Enden blev at OM og Kim Broberg står for det til næste år! TB bragte igen emnet om aflønning af vores hjælpetrænere, op. Er der udfærdiget en kontrakt for i år, hvad får drengene, udover fri kontingent som deres forældre sørger for? Vi skal dette på plads, det er pinligt at vi beder dem om hjælp, og at de stadig IKKE har fået afregning. Det ender med at de ikke ønsker at fortsætte. TB kontakter LE for en løsning. OM bragte vores møde disciplin op. Der er mange der ikke kommer, han vil sende en Doodle ud. Det er TB uenig i, det vil ikke ændre noget. Når man kender datoen på forhånd så ved man det er den dag. Mødetidspunkter for bestyrelsen: Vi blev enige om, at have bestyrelsesmøder om onsdagen fremover. Første møde er onsdag den 6. november kl. 16.30 hos Tina. Fremtidige møder er: Onsdag den 4. december Onsdag den 8. januar Onsdag den 5. februar Onsdag den 5. marts Onsdag den 2. april Onsdag den 7. maj Onsdag den 4.juni Eventuelt: LE vil gerne have en artikel i Østerbro Avis, om sæson start samt at der er plads til nye seniorer. TB beder Andreas skrive en lille artikel og sende den til Thomas på avisen. ON kom med et godt forslag, at man udpeger nogle ansvarlige på de forskellige hold, 4

som tager imod nye spillere, tjekker om dem der kommer til træningen er tilmeldt klubben samt guider øvrige om hvordan man passer på vores materiel. Super ide, vi taler med Stuff om dette tiltag. ON nævnte samtidig, at ønsker bestyrelsen hjælp til diverse aktiviteter skal man komme ned til træningen, det er meget nemmere at få folk i tale nede i klubben fremfor på mail. Det vil vi forsøge at føre fremover. TB sørger for at opslagstavlen bliver lavet nede i Remisen. Sponsorater, hvordan kan vi sælge klubben? Alle beløb hjælper hvordan kan vi involvere vores nærmiljø? Det vil være rart, at vi IKKE er så afhængig af støtten fra Team Copenhagen. 08.09.13 TB 5