HÅNDBOGEN OM BREVET 1

HÅNDBOGEN OM BREVET 1 POST PÅ DIN MÅDE

INDHOLD 2 Brug brevet det virker 3 Brevets kvaliteter rækker langt 5 Brevet som relationsskaber 5 Brevet som medie 6 Værktøjer der virker 10 Kvalitet og effekt går hånd i hånd 12 Her får du også råd 15 Brevtyper 22 Rabatter og formater 23 Brug os når du bruger brevet 24 Format og vægt

2 BRUG BREVET DET VIRKER Håndbogen om brevet 1 er til dig, der gerne vil udnytte brevets mange fordele optimalt i virksomhedens kommunikation. Den er tænkt som et praktisk opslagsværk, der både kan inspirere dig til nye måder at bruge brevet på, og som en oversigt over Post Danmarks mange værktøjer. Brug brevet og brug bogen til at følge brevene til dørs, så du får størst mulig effekt af kommunikationskronerne. Bogen berører de fleste emner, der vedrører brevet. I Håndbogen om brevet 2 kan du læse mere detaljeret om, hvordan du kan opnå rabat på portoen og om, hvordan du bedst indretter dine breve til effektiv postbehandling. Du er naturligvis altid velkommen til at kontakte Post Danmark på 70 11 12 30 og få uddybet emner og oplysninger, der har din særlige interesse. God fornøjelse, læse- og skrivelyst.

3 HOVEDINDSIGTER OM BREVET FRA BREVETS STYRKE 2014 * Indsigt 1 Danskerne åbner, læser og reagerer på dine breve Indsigt 2 Unge elsker at få breve fra dig Indsigt 3 Brevet er suverænt, når du vil skabe og pleje relationer Indsigt 4 Kunderne er gladere for brevet, end du tror Indsigt 5 e-boks vinder på overblik og sikkerhed ET LILLE UDDRAG AF UNDERSØGELSEN: 78 % tømmer postkassen inden for et døgn 82 % af alle breve fra virksomheder bliver læst 57 % af danskerne siger, at et brev giver det bedste indtryk af en virksomhed langt over andre kanaler 60 % af 18-29 årige siger, at et fysisk brev får dem til at føle sig værdsat BREVETS KVALITETER RÆKKER LANGT Brevets gennemslagskraft er unik, brevet formår at fange modtagerens opmærksomhed og brevet huskes og læses i langt større grad end andre medier. Brevet fungerer næsten lige stærkt over for alle målgrupper. Uanset om man er ung eller gammel, kvinde eller mand, bor i Øst- eller Vestdanmark, så er man glad for at få post ind ad brevsprækken. Brevets udformning er med at til brande din virksomhed, at skabe gennemslagskraft, respons og styrke image. Breve, der er godt skrevne og sat godt op, påvirker modtagerne og giver dem en mere positiv holdning til din virksomhed. Brevet er derfor den mest oplagte mulighed for at komme i dialog med dine kunder. Også når du sender administrativ kommunikation. Rudekonvolutterne er kundernes vindue til din virksomhed, og det kan hurtigt blive en god forretning at bruge de ekstra sider til den samme porto. GIV POSTEN ET PIFT OG FÅ MERE FOR PORTOEN De seneste undersøgelser viser, at danskerne opfatter breve som seriøs og vedkommende information også fra virksomheder og organisationer. Mange åbner straks den slags post og læser den med det samme. Så det er oplagt at bruge kundernes opmærksomhed til at invitere dem til at besøge din hjemmeside, fortælle dem nyt om din virksomhed eller måske give dem et godt tilbud. Relevant information kan måske oven i købet afklare eventuelle spørgsmål på forkant og dermed aflaste kundeservice. Det handler om at gøre standardforsendelserne til noget værdifuldt for dine kunder i stedet for at se dem som en omkostning. * Brevets styrke 2014 Wilke for Post Danmark se analyse og film på www.postdanmark.dk/brevetsstyrke

4 Det bevidste brev blev titlen på denne bog både som en konstatering og som en anbefaling. En konstatering af, at modtagere oplever et brev som forpligtende, seriøst og bevidst. Og at stadig flere afsendere er ved at nå lige så langt, så brevet vælges aktivt til, når det er bedst. Anne Katrine Lund, Ph.d. i retorik og kommunikationsrådgiver. Find bogen på Kilde: Brevets styrke 2014 Wilke for Post Danmark se analyse og film på www.postdanmark.dk/brevetsstyrke Du kan fx pifte dine standardskrivelser op med spændende grafik og budskaber eller vedlægge en flot flyer. Husk, at også her gælder markedsføringslovens 6, stk. 3. Det betyder, at du ligesom med direct mails skal tjekke Robinson-listen først, hvis du fx har et tilbud med i kuverten med kontoudtoget. UDNYT BREVETS STYRKER Skriv et brev, hvis det er vigtigt. Det er det svar, du får, hvis du spørger dine kunder om, hvordan de ønsker at få information fra dig. Listen over kontaktpunkter i dagens løb er lang, og de fleste mennesker bestemmer i mange sammenhænge selv, i hvilke medier og hvornår, de vil udsættes for din virksomheds budskaber. VÆR RELEVANT OG KORREKT Alle mennesker har lyst til at læse breve, der handler om dem selv. Også lange breve. Det handler ganske enkelt om at være relevant. Jo mere målrettet du skriver, og jo mere relevant dit budskab er for modtageren, jo større effekt får du ud af dine anstrengelser. Det betaler sig også at gøre lidt ud af udformningen og sætte de kreative kræfter i spil, når du vil fange opmærksomheden hos målgruppen. Kort og godt handler det om at gøre sig umage. Også når det gælder navn og adresse. Ingen bryder sig om at få stavet sit navn forkert. 5 TIPS TIL DET STÆRKE BREV Skriv målrettet og relevant Tag målgruppens briller på Undgå for mange budskaber Fortæl hvad du vil have modtageren til at gøre Gør dig umage med korrekt navn og adresse.

5 MEDIETRAPPEN Breve (A) Økonomibreve (B) Erhvervsbreve (C) PRIS Direct Mail Magasinpost FORBEHANDLINGSGRAD 1:1 KOMMUNIKATION Vi er meget bevidste om, at det kan være en fordel at supplere de digitale kanaler med et papirbrev. Vi ved, at mange kunder føler, at de får et langt bedre overblik på den måde og simpelthen føler sig bedre behandlet Lisbeth Vedel Danske Bank Senior Vice President BREVET SOM RELATIONSSKABER BREVET SOM MEDIE Flere og flere danske virksomheder bruger brevet til at styrke relationen til deres kunder. Fordi det er så oplagt. FYSISKE BREVE HOLDER PÅ KUNDERNE Mange af de kunder, der tegner et mobilabonnement hos Telenor, bliver tilbudt også at få gratis Mobilt Bredbånd i seks måneder. En del af disse kunder kommer aldrig i gang med at bruge det Mobile Bredbånd. Og det vil Telenor gerne motivere dem til. Både fordi det giver indtjening, hvis kunderne fortsætter som betalende bredbåndskunder og fordi kunder med mange produkter typisk udviser større loyalitet end kunder med færre produkter. Telenor testede et kommunikationsforløb, der skulle afdække effekten af at bruge henholdsvis breve og e-mails til at fastholde kunder med Mobilt Bredbånd. Telenors registrering af kundefrafaldet bekræftede brevets styrke. Dialogforløbet via breve var næsten 3 gange bedre til at fastholde kunderne end dialogforløbet via e-mails. Brevet er den mest personlige henvendelse og det absolut skarpeste skud i bøssen, når du vil ramme plet i målgruppen og sende et individualiseret budskab eller indhold til forskellige typer kunder og kundeemner. Post Danmark kan tilbyde dig en række fordele, når du sender dine breve som Direct Mail. Fordelen ved at bruge Direct Mail er, at du let kan holde omkostninger og respons op mod hinanden. Dermed kan du se hvilke budskaber eller tilbud, der er mest effektive, og dermed giver den bedste indtjening. Og med tiden kan du optimere dine kampagner, så de kommer til at generere endnu bedre resultater for endnu færre omkostninger. Post Danmark kan endvidere give dig en række muligheder for at segmentere, så du rammer lige netop de målgrupper, der er mest interessante for din virksomhed. Se hele casen og læs om andre succeser på www.postdanmark.dk/brevetsstyrker.

6 Tidligere hørte vores kunder kun fra os, når gebyrerne steg, men nu har vi valgt, at de skal have budskaber, der siger I love you i stedet for I hate you Og ja, det er billigere at sende en e-mail, men man skal kigge på mere end dækningsbidraget for den enkelte udsendelse. Mens en e-mail er glemt med det samme, så vækker et godt brev også følelser hos de, der ikke bruger det aktuelle tilbud og vi kan se, at brevene har en markant positiv effekt på kundetilfredsheden Lars Glade Telenor, Director for Customer Experience Management & CRM Se denne og andre cases på www.postdanmark.dk/brevetsstyrke VÆRKTØJER DER VIRKER Post Danmark har en lang række produkter og værktøjer, der kan optimere effekten af dine kampagneaktiviteter: Adressevask Segmentering på basis af conzoom business Segmentering på basis af conzoom private Adressekøb Print og kuvertering. KENDER DU TYPEN? Jo mere viden, du har om din målgruppe, jo mere relevant og målrettet kan du levere dine budskaber. En conzoom -rapport kan give dig værdifulde oplysninger om eksisterende og potentielle kunder på både BtC- og BtB-markedet. Samtidig får du vigtig information om din virksomheds position på markedet. Post Danmarks salgskonsulenter hjælper dine kampagner helt til dørs, så du får størst mulig effekt for markedsføringskronerne.

8 MEST MÅLGRUPPE FOR PENGENE Bliv mere relevant for din målgruppe med vores intelligente segmenteringsværktøj, conzoom private. Eller find nye kunder, der ligner dem, du har i forvejen blandt Danmarks 2,6 millioner husstande. Du kan fx få Post Danmarks hjælp til at analysere din virksomheds kundedatabase og berige den med mere viden om dine nuværende kunder, så dine kampagnebudskaber bliver mere relevante. Eller du kan købe adresser på tvillinger, der er identiske med dine bedste kunder og dermed optimere mulighederne for mere salg. FACTS OM CONZOOM PRIVATE conzoom private er et segmenteringsværktøj, der inddeler den danske befolkning i forskellige forbrugertyper. Samtlige husstande i Danmark er i conzoom private beskrevet ud fra en lang række statistiske data som fx alder, indkomst, beskæftigelse etc. Hertil kan lægges data som forbrugsmønstre, vaner m.m. Husstandene er ud fra ligheder i disse data delt op i 30 forbrugertyper, også kaldet conzoom private typer, som giver en præcis profil af den enkelte husstand. FACTS OM CONZOOM BUSINESS conzoom business er en nutidig erhvervsklassifikation, en tilknyttet klassificering af danske virksomheder, der er opdelt i forskellige typer. conzoom business classification består af 22 grupper og 108 typer, der beskriver typer som fx. Mad og mennesker, De som byggede Danmark eller Karriere og selvudvikling. Målrettede og intelligente kampagner kræver viden og overblik, også med hensyn til målgruppen. For jo bedre du kommunikativt rammer målgruppens behov og tænkemåde, jo bedre respons giver kampagnen.

9 VIRKER DIN DIRECT MAIL EFTER HENSIGTEN? Det kan godt betale sig at teste, om din målgruppe fanger dit budskab. Post Danmarks Effektmåling kan teste din direct mail-kampagne både før og efter kampagnen med en pre- og posttest. Pretesten baseres på et mindre antal udsendelser af direct mails på BtC-markedet og BtB-markedet. En Posttest kan klarlægge, om de ønskede mål er nået og give dig vigtig viden, om du med fordel kan gøre noget anderledes. Fx i forbindelse med en reminder eller opfølgning på kampagnen. Begge tests vurderer din kampagne ud fra fire kriterier: Eksponering Læsning/gemmeværdi Oplevelse af indhold Call to action / handling Desuden kan du få oplyst en række økonomiske nøgletal om, hvad det koster at nå målgruppen. STYRK EFFEKTEN AF DIN KAMPAGNE Resultaterne af din Effektmåling samles i en rapport med enkel og overskuelig grafik, der præsenteres af en rådgiver hos Post Danmark. Resultaterne kan du bruge til at videreudvikle og styrke dine direct mailkampagner.

10 KVALITET OG EFFEKT GÅR HÅND I HÅND Danskerne bliver sjældent boende på samme adresse hele livet. Vi flytter sammen og fra hinanden, får nyt navn osv. Og hver eneste dag er der virksomheder, der åbner, lukker, flytter og fusionerer. Post Danmark kan tilbyde dig en række produkter, der gør det nemmere og billigere at få fat i din målgruppe: Adressekøb Adressevask Adresseopdatering. MÅLRETTET ADRESSEKØB Hos Post Danmark kan du købe erhvervsadresser, der dækker din målgruppe. Vi kan tilbyde et adresseudtræk blandt samtlige danske virksomheder, og kan bl.a. segmentere på: Konkrete virksomhedsfakta (CVR-nr., navn, adresse, telefonnummer og etableringsår) Branche Geografi Antal ansatte Beslutningstagere Økonomiske nøgletal. Du kan få adresserne leveret på en e-mail eller udskrevet på adresselabels. Har du flere udsendelser i løbet af et år, har du også mulighed for at købe et års abonnement på erhvervsadresser. Du kan også købe BtB-adresser i hele Norden og en række andre lande i Europa. For en stor dels vedkommende kan du endda ud over postadresse også få oplyst telefonnummer, branche, antal ansatte, navn på beslutningstagere m.m.

11 Bestil stregkode og få mere information på www.postdanmark.dk/ brevstregkoder. ADRESSEVASK KAN SPARE DIG FOR MEGET Post Danmarks Adressevask optimerer dine direct mail-kampagner og sikrer at alle adresserne er korrekte. På denne måde fremstår din virksomhed som seriøs, pålidelig og kvalitetsbevidst. De fleste bliver jo ærgelige over at modtage post med fejlagtige oplysninger om sig selv eller deres virksomhed. OPDATERING AF DIN ADRESSEDATABASE Når du bruger Post Danmark, leverer vi dit brev til den nye adresse, så du undgår at bruge kostbar tid på returnerede breve og at betale porto en gang til. Elektronisk Flytteoplysning er en service, hvor du en gang om ugen får en fil med de nye adresser på e-mail, så du nemt og hurtigt kan opdatere din egen database. Du skal bare være tilmeldt ordningen og sætte særlige stregkoder på dine breve. TJEK ROBINSON-LISTEN INDEN DU SENDER DIRECT MAILS Markedsføringslovens 6, stk. 3 betyder, at du er forpligtet til at tjekke din database op mod Robinsonlisten i CPR-registret for postmodtagere, der har sagt nej tak til at modtage markedsføringsmateriale, inden du sender dem ud. Ud over at overholde loven, undgår du også at forstyrre dem, der ikke ønsker at modtage dine direct mails. Også her kan du kan få hjælp hos Post Danmark. Fx vasker vi også op mod Robinson-listen i forbindelse med vores Adressevask, hvilket gør det let for dig at sikre, at din direct mail-udsendelse overholder markedsføringslovens krav om, at der er indhentet tilladelse til, at vi må sende direct mail til dine kunder.

12 HER FÅR DU OGSÅ RÅD Hos Post Danmark vil vi gerne gøre det så enkelt og nemt som muligt for dig at bruge vores produkter. Og vi er altid parate til at rådgive dig, så du opnår den løsning, der er mest optimal i forhold til dine ønsker og krav. Returposthåndtering Ufrankerede svarforsendelser (USF) Print, kuvertering, adressering og foliering Miljøbevidst post Post Danmark online QR koder Nem kampagne Nemt Brev. FÅ UANBRINGELIG POST HÅNDTERET SOM DET PASSER DIG Det er kun ved såkaldte uanbringelige breve, dvs. post, hvor modtageren ikke har indsendt flyttemeddelelse, eller hvor vi af andre grunde ikke kan aflevere din post, at du får breve retur. Og vi kan skræddersy en håndteringsløsning helt efter dine ønsker. Fx kan vi efter modtagelse af de uanbringelige breve, sende dig en samlet fil med alle kundenumre, så du har mulighed for at slette dem i databasen. Vi kan også aftale, at du får fysisk indhold som brochuremateriale eller lignende retur. ØG RESPONSEN MED PORTOEN ER BETALT Ufrankeret svarforsendelse (USF) gør det nemt og gratis for dine kunder at respondere på dine henvendelser og øger muligheden for respons betydeligt. Fx i forbindelse med bestilling af varer, salgsmaterialer, besøg m.v. Du kan vælge mellem to serviceniveauer: USF Basis omdeles 2. hverdag efter afsendelsen (mandag til lørdag). Dog på 3. hverdag, når brevet er afsendt fredag USF Plus omdeles hverdagen efter afsendelsen. Kontakt Post Danmark på 70 11 12 30 eller e-mail: modtager.betaler@post.dk, hvis du vil vide mere eller oprette en USF-konto. Vi hjælper dig gerne med de detaljerede krav til udformningen af forsendelsen, når du opretter kontoen.

14 FÅ HJÆLP TIL DEN PRAKTISKE HÅNDTERING Du kan få Post Danmark til at stå for print, kuvertering, adressering og foliering, samt hele processen vedrørende udsendelse, inkl. pakning af breve, brochurer mv. Hermed kan du bruge virksomhedens egne resurser på andre ting. Det eneste, du skal gøre, er at sende din datafil og evt. materiale til os, så klarer vi resten. MILJØPOST SENDER GODE SIGNALER Post med omtanke er et logo du kan placere på dine konvolutter. Det viser dine kunder, at du er med til at nedbringe CO 2 -udslippet, og opfordrer samtidig andre til at gøre det samme. Du kan også få et banner til din hjemmeside, der viser, at du CO 2 - kompenserer, når du sender post. I samarbejde med The CarbonNeutral Company, som er en af de største leverandører af CO 2 -reducerende projekter, har vi valgt tre kvalitetsprojekter, som er baseret på opbygning af vedvarende energi. Sender du Post med omtanke, støtter du således vindenergi-projekter i Kina og Indien samt et vandkraftprojekt i Peru. The Carbon-Neutral Company garanterer, at de projekter der støttes, kan dokumentere den lovede CO 2 -reduktion, og projekterne følger de internationale standarder på området. Når du betaler for Post med omtanke, køber vi CO 2 - reduktioner for hver en krone hele CO 2 -kompensationen afregnes ubeskåret over for The CarbonNeutral Company. Post Danmark afholder alle udgifter til administration af ordningen, og vi betaler naturligvis selv kompensation via The CarbonNeutral Company for de breve, vi sender. Læs mere på www.postdanmark.dk/omtanke eller kontakt Post Danmark på 70 11 12 30.

15 BREVTYPER Læs mere på www.postdanmark.dk/ online og se alle fordelene i filmen Den sidste blanket. SIG FARVEL TIL BLANKETTERNE OG FØLG DINE ORDRER ONLINE MED POST DANMARK Med Post Danmark Online kan du følge virksomhedens ordrer minutiøst hele vejen fra start til slut, fra bestilling til indlevering og fakturering. Helt gratis døgnet rundt kan din virksomhed fx: oprette, ændre og se ordrer se fakturaer oprette og se reklamationer se kontaktpersoner. HVILKEN TYPE PASSER DIG BEDST? Når du sender breve med Post Danmark, kan du planlægge forsendelserne ned i mindste detalje, så det opfylder virksomhedens ønsker og krav til økonomi og leveringstidspunkt. Brevforsendelser til Danmark omfatter: Breve (A) Økonomibreve (B) Erhvervsbreve (C) Direct Mail Post Exprés Tillægsydelser. Brevforsendelser til udlandet omfatter: Breve (A Prioritaire) Økonomibreve (B Economique) Sorteret Udlandspost Consignment/Direct Entry Post Exprés Tillægsydelser.

16 VÆLG BREVE (A), NÅR DET SKAL GÅ HURTIGST Har du behov for, at dine breve kommer hurtigt frem, så send dem som Breve. Post Danmarks målsætning for denne type post er, at mindst 93 % af brevene skal være omdelt dagen efter, de er indleveret efter Post Danmarks anvisninger. Breve til de væsentligste lande i Europa er fremme på 2-3 hverdage. Breve kan indleveres i postkassen, på posthuset eller på et brevpostcenter. Breve kan frankeres med frimærker, frankeringsmærker, mobil - eller online porto, PP-påtryk eller maskinfrankering. VÆLG ØKONOMIBREVE (B), NÅR DET IKKE HASTER Økonimibreve koster mindre end Breve, men er lidt længere tid om at komme frem. I Danmark omdeles Økonomibrevene til modtageren senest 4 hverdage efter indleveringen. Økonomibreve kan frankeres med frimærker, frankeringsmærker, PP-påtryk eller maskinfrankering. Økonomibreve frankeret med frimærker eller frankeringsmærker kan lægges i postkasse eller indleveres på posthuset eller på et brevpostcenter. PP- og maskinfrankerede Økonomibreve indleveres på posthuset, en erhvervsindlevering eller på et brevpostcenter. VÆLG ERVERVSBREVE (C), NÅR DET SKAL VÆRE BILLIGT Erhvervsbreve er den billige løsning, når du sender mange ens breve samtidigt, og hastigheden ikke er afgørende. Erhvervsbreve omdeles over op til 4 hverdage (inkl. lørdage) efter, de er indleveret. Erhvervsbreve kan kun sendes til Danmark og skal indleveres på et brevpostcenter. De kan også indleveres på udvalgte erhvervsindleveringer mod betaling. Erhvervsbreve frankeres altid med PP-påtryk.

18 SEND EN DIRECT MAIL, NÅR BUDSKABET SKAL MÅLRETTES Direct Mail er den målrettede, personlige henvendelse til eksisterende og potentielle kunder. Direct Mail med Post Danmark sikrer en større præcision af din udsendelse, og du kan være kreativ i din udformning som du har lyst til. Med Post Danmarks Direct Mail produkt får du et prisbilligt grundprodukt og mulighed for at vælge fleksible løsninger til. Du kan blandt andet supplere med: DM adressevask, der sikrer at dine adresser er opdateret og samtidigt giver dig en segmenteringsprofil på dine kunder Undgå brevstregkoden. Hvis du vil gøre dit brev mere personligt kan du fravælge den obligatoriske stregkode Manuel Håndtering er, hvis du ønsker at sende et kreativt format, en kuglepen eller bare ønsker at slippe for maskinstregkoden Bestemte Omdelingsdage, hvor du kan vælge omdeling over to bestemte dage og dermed bedre planlægge håndtering af respons m.v. Du kan læse meget mere om Post Danmarks Direct Mail produkt og dine muligheder på www.postdanmark.dk. VÆLG CONSIGNMENT/DIRECT ENTRY, NÅR DU VIL LIGNE DE LOKALE Du kan løfte markedsføringseffekten af dine udenlandske forsendelser ved at give dem et lokalt udtryk med Consignment/Direct Entry. For at kunne sende Consignment/Direct Entry, skal der være indgået en kundeaftale med Post Danmark. Consignment/ Direct Entry indleveres på et brevpostcenter, og som hovedregel benyttes modtagerlandets PP-påtryk. Returadressen skal være i det land, hvis PP-påtryk der anvendes.

19 FØLG POSTEN HELT TIL DØRS MED POST EXPRÈS Vil du følge dine breve helt frem til modtageren, kan du benytte Post Exprés. Post Exprés betyder en leveringshastighed, som Breve (A Prioritaire) til det pågældende land. Post Exprès brevet eller en meddelelse om at Post Exprès brevet er ankommet omdeles til modtageren hurtigst muligt efter, at brevet er ankommet til omdelingskontoret. Du kan følge dine breve via vores elektroniske Track & Trace system helt frem til modtagere både her i Danmark og i mere end 20 lande. VÆLG GRATIS FLEXLEVERING HVIS BREVET ER FOR STORT TIL BREVKASSEN Du kan sende dine breve med Flexlevering. Flexlevering betyder, at du har givet tilladelse til, at Post Danmark må aflevere forsendelsen på et andet nærmere angivet sted på modtageradressen, fx en garage, når modtageren ikke er hjemme. Du skal ikke betale ekstra ud over brevportoen for Flexlevering. Fordelen ved Flexlevering for dig, er at der kommer færre forsendelser retur, når Post Danmark kan aflevere forsendelsen. Vær opmærksom på, at Post Danmark ikke hæfter for evt. tyveri efter aflevering.

20 Værdiforsendelse MODTAGERFLEX NÅR DIN KUNDE SELV VIL BESTEMME, HVOR BREVET SKAL AFLEVERES Modtagerflex giver dine kunder mulighed for at modtage store breve, selvom de ikke er hjemme. Og du modtager færre forsendelser retur. Modtagerflex er en gratis service, som tilbydes alle private husstande i villaer, rækkehuse og landejendomme. Når dine kunder har tilmeldt sig Modtagerflex hos Post Danmark, får de et mærke til at sætte ved brevindkastet på deres dør eller brevkasse. Mærket fortæller os, hvor vi skal lægge brevet, hvis der ikke er nogen hjemme. Dine kunder kan vælge at få brevet leveret flere forskellige steder, fx i skuret, i drivhuset og i garagen. Og når vi har lagt forsendelsen, så afleverer vi en seddel i kundens brevkasse. SÆT EKSTRA TRYGHED PÅ DINE BREVE Post Danmark har en række såkaldte tillægsydelser som du kan benytte, hvis dine breve indeholder værdier, eller du gerne vil have dokumentation for, at du har sendt dem. VÆRDIFORSENDELSE Breve og pakker kan sendes som Værdiforsendelse, hvor du kan sende varer af ubegrænset værdi. Dog højst 40.000 kr., hvis det er rede penge eller ihændehaverpapirer. Ved bortkomst eller beskadigelse ydes erstatning op til den angivne værdi. Værdibreve befordres på en særlig sikker måde, hvor du får en kvittering for afsendelsen, og modtageren skal kvittere for at have modtaget forsendelsen. Du skal bruge særligt solide emballager, som du også kan købe på posthuset eller i Netbutikken på www.postdanmark.dk.

21 FRANKERINGSFORMER PP påtryk: Mindst 500 stk., men færre kan indleveres mod betaling af gebyr Maskinfrankering: Med Credit Lock kan du frankere dine breve, og du har mulighed for at få dit firmalogo eller reklametekst med i stemplet. Du kan også via Frankeringsservice lade Post Danmark frankere dine breve. Frimærker: købes på www.postdanmark.dk, posthuset eller hos en af vores mere end 4.000 frimærkeforhandlere. REKOMMANDEREDE BREVE Rekommanderede breve kan bruges til at sende indhold, der har en kontantværdi samt vigtigt indhold som fx dokumenter, eksamensbeviser og lignende. Ved bortkomst eller beskadigelse af Rekommanderede breve til indlandet ydes erstatning op til maksimalt 1.050 kr. Du kan sende Breve og Økonomibreve rekommanderet til både ind- og udlandet. Rekommanderede breve indleverer du på et posthus, og du kan få kvittering på, at du har indleveret brevet, ligesom modtageren skal kvittere for modtagelsen af det. TRACK OG TRACE Værdiforsendelser og rekommanderede breve kan spores i Danmark, og når de forlader Danmark. Til nogle lande er det muligt at se, hvornår forsendelsen er ankommet til landet og udleveret til modtageren. Se mere på www.postdanmark.dk/landefakta eller ring til Post Danmark på 70 11 12 30. MODTAGELSESBEVIS Hvis du ønsker bevis for, at modtageren har kvitteret for det Rekommanderede brev, du har sendt, kan du vælge Modtagelsesbevis. Modtagelsesbeviset er et postkort, som du får retur med modtagerens kvittering. Rekommanderet AFLEVERINGSATTEST Hvis du ønsker en kvittering for, om dit brev er afleveret hos modtageren, kan du sende det med Afleveringsattest. Afleveringsattesten får du retur med Post Danmarks kvittering for, at brevet er afleveret på adressen.

22 RABATTER OG FORMATER DU KAN SENDE DET HELE SPØRG HVIS DU ER I TVIVL Post Danmark tager sig af alle dine brevforsendelser uanset udformning. Nogle brevtyper som fx Breve og Økonomibreve skal dog være maskinegnede, når du gerne vil have produktionsrabat. Maskinegnethed er også en forudsætning, når du vil benytte den elektroniske flytteløsning. Du kan også opnå yderligere produktionsrabat, og spare endnu mere ved at bruge stregkoder på brevene. De fleste breve er for det meste maskinegnede, også kreativt udformede konvolutter. Er du i tvivl om retningslinjerne for dine forsendelser, kan du altid få råd og hjælp hos os på telefon 70 11 12 30. Du kan opnå produktionsrabat på Breve og Økonomibreve i de tre formattyper, Standardbrev, Storbrev og Maxibrev til indlandet. Produktionsrabatten gives som en generel samt en supplerende rabat, når en række betingelser til udformning og indlevering er opfyldte. For at få den supplerende rabat, skal betingelserne for den generelle produktionsrabat være opfyldt. For Erhvervsbreve kan du få mængderabat for det antal, der ligger ud over 25.000 stk. om måneden. Du kan læse mere om rabatordninger i Håndbogen om brevet 2 på www.postdanmark.dk eller du kan ringe til os på 70 11 12 30.

23 BRUG OS NÅR DU BRUGER BREVET Post Danmark har rigtig mange dygtige rådgivere, der kender alle vores produkter og services helt til bunds. Og rådgiverne er til for dig. På www.postdanmark.dk finder du information om alt, der vedrører brevet og inspiration til, hvordan du bruger det optimalt og opnår størst effekt med det i din kommunikation. På hjemmesiden finder du også faktaark og håndbøger, som går mere i dybden med de enkelte produkter og serviceydelser. Ring til Post Danmark på 70 11 12 30, hvis du ønsker at høre mere om vores produkter, og hvis vi i øvrigt kan hjælpe dig med råd og vejledning.

24 KONVOLUTTER I DANSK STANDARD C4 324 x 229 mm Storbrevsformat C5 229 x 162 mm Standardbrevformat C6 162 x 114 mm Standardbrevformat M5 220 x 155 mm Standardbrevformat M6 155 x 110 mm Standardbrevformat M65 220 x 110 mm Standardbrevformat FORMAT OG VÆGT BREVE (A) OG ØKONOMIBREVE (B) OPDELES EFTER FORMAT Standardbreve, storbreve og maxibreve ERHVERVSBREVE OPDELES EFTER FORMAT Standardbreve og storbreve 9 cm 14 cm MINIMUMMÅL 14 x 9 cm RULLE ELLER STANG* Længde 10 cm og længde + 2 x diameter/højde = 17 cm * Et brev i rulle eller stang er altid et maxibrev Frimærkefrankerede breve og breve sendt som Post Exprés er ikke formatopdelt. UKONVOLUTEREDE BREVE OG ØKONOMIBREVE (kataloger, tidsskrifter, blade) 0,5 cm 2 cm 17 cm 23 cm 23 cm MAKSIMUMMÅL STANDARDBREV 23 x 17 x 0,5 cm (lidt større end C5) STORBREV 33 x 23 x 2 cm (lidt større end C4) Minimum: Højde 21 cm Bredde 14,8 cm Maksimum: 45 x 30 x 3 cm For yderligere information om distribution af regelmæssigt udsendte kataloger, tidsskrifter og blade m.v. i større antal, se kundehåndbogen Magasinpost, som du finder på www.postdanmark.dk. 33 cm MAXIBREV Længde 60 cm og længde + bredde + højde eller tykkelse = 90 cm RULLE ELLER STANG Længde 90 cm og Længde + 2 x diameter eller højde = 104 cm MAKSIMUMVÆGT 2 kg

Post Danmark Tietgensgade 37 1566 København V Kundehåndbøger Januar 2015 www.postdanmark.dk