Referat bestyrelsesmøde nr. 19 Tid Torsdag d. 23.3.2017 kl. 18.15 Sted et, Aktivitetshuset,, Nyborg Til stede Kurt Sorknæs, Erik Sønderskov, Gitte L. Albjerg, Inge Skelgaard, Solveig Hansen, Gunnar Landtved, Lise- Lotte Jensen, Kim Kølerfeldt, Inger Mechlenburg, Jens Elmgreen, Ulrik Sand Larsen Afbud Søren Svendsen, Henning Duvier Stærmose Ej fremmødt Referent Koordinator Dorthe Toudal Simonsen Konstatering af, at bestyrelsen var beslutningsdygtig Emne 1) Det kunne konstateres at mere end halvdelen af medlemmerne af bestyrelsen deltog i mødet, heriblandt formanden eller næstformanden. Hvis ja. Mødet kan fortsætte. Hvis nej, der må indkaldes til nyt møde. 2) Det kunne konstateres, at myndighedsrepræsentanterne udgjorde under halvdelen af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Angiv fordeling med angivelse af navne. Hvis ja. Mødet kan fortsætte. Hvis nej, der må indkaldes til nyt møde. Bemærkninger fra referenten/formanden Ja Ja: Kurt Sorknæs (formand) foreninger Inger Mechlenburg - foreninger Gunnar Landtved foreninger Erik Sønderskov (næstformand) - borgere Gitte L. Albjerg borgere Inge Skelgaard borgere Kim Kølerfeldt - erhverv Solveig Hansen - erhverv Lise-Lotte Jensen erhverv Jens Elmgreen (politisk udpeget, FMK Kommune) Ulrik Sand Larsen (politisk udpeget, Region Syddanmark)
Dagsorden Beslutning 1) Velkomst 2) Godkendelse af dagsorden 3) Godkendelse og underskrift af referat Ad. 1) Kurt Sorknæs byder velkommen Ad. 2) Dagsorden godkendes med tilføjelse af pkt. 5 omkring økonomi, jf. ny driftsvejledning: 1.3.3 Kassererens opgaver Ad. 3) Referat fra bestyrelsesmøde nr. 18 godkendes og underskrives. 4) Korte meddelelser a. Den Fynske Spillefabrik b. Udbetalingsanmodning er gået online c. LAG Midt- Nordvestsjælland d. Ny driftsvejledning, nye skabeloner, herunder kørsel e. Koordinatormøde f. Miniårsmøde Ad. a) Den Fynske Spilfabrik Flemming Kjærullf, Herdis Hanghøi og undertegnede var til flot arrangement på Den Fynske Spilfabrik i anledning af præsentation af VR-spilprojekt udviklet i samarbejde med Zentropa. Mange fremmødte. Fint arrangement. Ad. b) Udbetalingsanmodning Udbetalingsanmodning er gået online. Der har været lidt begynderfejl, men det tegner godt. Bl.a. mindskes risiko for fejl, idet en del oplysninger er forudfyldt (hentet fra ansøgningsmodulet). Der er pt. 4 projekter der arbejder i det og der har været en del vejledning og rettelser til ERST i forbindelse hermed. Ad. c) LAG Midt- Nordvestsjælland LAG Midt Nordvestsjælland var fredag den 10.3. igen på besøg i. Denne gang startede de med et besøg i sekretariatet og fik et oplæg om. Herefter besøgte de Boltinggaard Gods, Naturturisme I/S og Nyborg Destillery. De var meget begejstrede. Ad. d) Ny driftsvejledning/nye skabeloner Der er udkommet revideret driftsvejledning. Netværkscentret anbefaler at gennemlæse på ny, da der er en del ændringer, herunder bl.a. nye beskrivelser til dokumentationskrav, overførsel af midler, løn/ansættelse. NV har tillige opdaterede samtlige skabeloner, hvilket betyder, at der er kommet bl.a. nye til driftsregnskab, kørsel og timeregnskab. NV fordrer at de anvendes også for 2016. Koordinator har tilrettet drift og timeregnskab i de nye skabeloner. Kørsel går
måske for 2016, idet vi har anført de krævede oplysninger, undtaget CPR (i forhold til skat) afventer gennemgang på koordinatormøde 28.3. i Kbh. Endelig er der kommet ny skabelon vedr. årsindberetning/evaluering. Den skal være NV i hænde 21.4. sammen med driftsregnskab. Koordinator kommer med bud med udgangspunkt i formandens beretning fra generalforsamling den 6.4. Ad. e) Koordinatormøde Koordinator deltager i koordinatormøde i KBH. 27. og 28. marts. Der vil bl.a. være fokus på de mange nye skabeloner. Ad. f) Miniårsmøde Fredag den 5. maj. 5) Regnskab, drift Koordinator fremlægger regnskab, bogføring samt kontoudtog visende: Overført fra 2016 708.244,46 Ramme ERST 777.903,87 I alt 1.486.143,33 Indtægter til 23.3.17 2.872,58 (ERST) Udgifter til 23.3.17 6.696,71 Kasse pr. 23.3.17 455.650,38 6) Forretningsorden Kurt Sorknæs fremlægger forslag til revideret forretningsorden. Forslaget gælder i hovedtræk tilføjelse til pkt. 4: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er til stede, heriblandt formanden eller næstformanden og myndighedsrepræsentanterne udgør under halvdelen af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Uopsættelige sager mellem bestyrelsesmøderne afgøres af formanden. Sådanne sager protokolføres på førstkommende bestyrelsesmøde. Godkendes.
7) Generalforsamling a. Dato b. Sted c. Dirigent d. På valg e. Regnskab 2016/budget 201732018 Ad. a) dato Det er vedtaget på bestyrelsesmøde nr. 17, at generalforsamlingen skal afholdes den 6.4.17, kl. 19.00 Ad. b) Sted Den Fynske Spilfabrik/Polymeren. Morten Barfoed præsenterer spilfabrikken inden generalforsamlingen. Ad. c) Dirigent Erik Rahn Jensen foreslås. Godkendes. Ad. d) På valg 4 bestyrelsesmedlemmer på valg er: Inge Skelgaard (borgere, Svendborg) modtager genvalg Lise-Lotte (erhverv, Nyborg) modtager genvalg Erik Sønderskov (borgere, FM) modtager genvalg Solveig Hansen (erhverv, FMK) modtager genvalg Suppleanter Flemming Kjærulff afventer svar Bjarne Elnegaard modtager genvalg Liv Hellesen genopstiller gerne, er dog forhindret på dagen Ad e) Regnskab 2016/ budget 2017-2018 Koordinator fremlægger årsregnskab 2016 samt revideret budget 2017 og budget 2018 jf. vedhæftede. Godkendes. Årsregnskab underskrives. 8) Timeforbrug, koordinator Ad. 8) Koordinator har til dd. forbrugt 295,5 timer. Koordinator oplyser, at det har været et hektisk forår med mange arbejdsopgaver, herunder 2 ansøgningsrunder, vejledning, sagsbehandling, presse samt regnskab, planlægning af generalforsamling, besøg udefra, infomøder, store
udbetalingsanmodninger og nye materialer. Og nu også krav om tidlig årlig indberetning fra NV. Der resterer 754,5 timer 9) Projekter a. Projektændringer i. Blå Støttepunkter b. Ansøgning om mellemfinansiering i. Gislev c. Slutudbetalinger i. I gang ii. Mosgaard iii. Kulinariske Kildegården d. Diverse Ad. a) Projekt/budgetændringer Projektet MLGP-R-15-0257, Blå støttepunkter anmoder om projektforlængelse. Det tager tid bl.a. at få tilladelser og projektet er netop sat i udbud. I erkendelse af den lange sagsbehandlingstid ønsker man at forlænge projektet til 30.9. 2018 (nuværende 31.12.2017). Godkendes. Ad. b) Ansøgning om lån Gislev Lokalråd ansøger om lån vedr. projektet Ådalsscenen i Gislev anmoder (journalnr. MLGP-R-16-0557): Kr. 320.000 (80%) - FMK Godkendes. Der resterer herefter: FMK: 98.320 kr. Svendborg: 775.000 kr. Nyborg: 920.000 Ad. c) Slutudbetalinger Skaarupøre Vingaard Galleri DGV Ulbølle Aktive Mødested Boltinggaard Gods Er pt. i gang med at udarbejde anmodning om slutudbetaling Kulinariske Kildegården er indsendt 24.1.17 afventer. Mosgaard indsendt 21.12. - under behandling. Betalingsdokumentation på nogle bilag. Vi vidste, at der kunne være en problematik, idet Nykredit ikke i første omgang kunne stille med den korrekte kvittering, vi måtte pga. tidspres indsende.
Ad. d) Diverse Fordeling af midler Med udgangspunkt i en større udbetalingsanmodning fra en projektholder på 246 bilag, rejser Inger Mechlenburg en diskussion om den store arbejdsmængde og krav til øget dokumentation kontra beskæringen på 30% giver anledning til, at skal støtte færre projekter. Igen vendes problematikken om og de 2 muligheder LAGen gives med de 30% færre midler: at færre projekter skal indstilles til tilsagn eller de enkelte projekter skal indstilles til mindre beløb. Kurt Sorknæs, påpeger, at de bedste projekter skal støttes og lige nu er erfaringen, at selv med færre penge vælger projekterne at gennemføre. Det vil sige, at projektholder er klar til at supplere med flere midler. God diskussion, der munder ud i, at tiden må ses an og at i første omgang gør, som vi plejer. 10) Projektansøgninger a. Forespørgsler b. Økonomi hvad har vi at dele ud af c. Habilitet d. Projektpræsentation i. Uddybende spørgsmål ii. Indstillinger Supplerende materiale efter deadline Koordinator havde rundsendt rapport med nye oplysninger vedr. et projekt. Yderligere havde projektholder også sendt supplerende til bestyrelsen. På den baggrund siger Gitte L. Albjerg, at hun ikke synes, at det er hensigtsmæssigt, at projektholdere kan indsende supplerende materiale efter deadline. Det giver ikke ligeværdige forhold for ansøgere. Enighed om, at vi ikke kan tilbageholde relevant information. Ad. a) Forespørgsler Der har været 32 forespørgsler jf. omdelt oversigt. Det er lidt færre end sædvanligt og betyder også at ansøgertallet har været lavere. Kurt Sorknæs foreslår, at man evt. kan skære antallet af ansøgningsrunder ned fra 3 til 2 årlige. Det er der flere andre LAGere i Danmark, der har valgt. Enighed om at afvente. Ad. b) Økonomi Ramme 2017: 3.111.615,49 Tilbageløb: 349.800 Ialt 2017: 3.461.415
Forbrugt 1. Runde 2017: 1.163.416 Rest: 2.297.999 (inkl. tilbageløb)/1.948.199 (uden) Forventelig uddeling pr. ansøgningsgang: omkring 1,1 mio. Ad. c) Habilitet Jf. i øvrigt vedlagte skema vedr. habilitet Journalnr./ansøger Habilitet 2017-02-01 Ingen 2017-02-02 Ingen 2017-02-03 Ingen 2017-02-04 Ingen 2017-02-05 Ingen 2017-02-06 Ingen 2017-02-07 Ingen 2017-02-08 Ingen 2017-02-09 Ingen 2017-02-10 Ingen 2017-02-11 Ingen Ad. d) Projektpræsentation og indstillinger. Koordinator oplyser, at der er indkommet 11 projekter. Der er samlet søgt for kr. 2.485.570,- (totale projektbudgetter: kr. 5.774.716,-). Projekter blev gennemgået. Der var afklarende spørgsmål, hvorefter nedenstående besluttes: Indstilles til tilsagn:
Projektholder Score Beløb Foreningen Korinth Kro 794 300.000 The Out of Bounds Challenge 754 150.000 Svendborg Cykeludlejning 734 115.000 Syltemae Camping 726 108.438 Nordic Story 723 150.000 Træskibsforeningen Faaborg 719 150.000 Café Fabers 718 150.000 I alt 1.123.435 Rest er herefter kr. 1.174.564 Heraf skal tilbageløb på kr. 349.800 anvendes i indeværende år. Indstilles til afslag (lukket punkt) 11) Kommende møder 29.3.: Pga. lokalemangel flyttes informationsmøde for nye fastsat i årsplan til den 30.3. til den 29.3. 6.4.: Generalforsamling 12) Evt. Intet at bemærke Næste bestyrelsesmøde er den 7.6. det er samtidigt et kompetenceudviklingsmøde. Det kommer til at foregå på Galleri DGV. Program følger. Underskrifter Kurt Sorknæs (formand) Erik Sønderskov (næstformand) Gitte L. Albjerg Jens Elmgren Lise-Lotte Jensen Kim Kølerfeldt
Ulrik Sand Larsen Inger Mechlenburg Gunnar Landtved Solveig Hansen Inge Skelgaard Henning Duvier Stærmose Søren Svendsen Flemming Kjærullf