Referat Bestyrelsesmøde, mandag den 3. februar 2014, kl. 15-18 i konferencelokalet Deltagere: David Møller (DM) form. Lars Bang (LB) Susanne Markussen (SM) Dan Skovgaard Larsen (DS) Torben Bugge (TB) Kim Kristensen (KK) Lene Schütter (LS) Sebastian Torst Iversen (SI) afbud Kristina Jane Young (KJ) afbud Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) tilforordnet Jonna Ranch Jensen deltager under punkt 1-2. Else Storgård Jacobsen og Anne Marie Baadsgaard (referent) deltager i bestyrelsesmødet, kl. 15.30-18.00. Bestyrelsesmødet forløber således: Kl.15.00-15.30. Der holdes bestyrelsesmøde uden referat og uden deltagelse af medarbejdere fra Randers HF & VUC, idet formanden vil orientere den øvrige bestyrelse om kontraktforhold for den nye rektor. Kl. 15.30-17.00. Der afholdes ordinært bestyrelsesmøde med deltagelse af ovennævnte og med nedenstående dagsorden. Kl. 17.00-18.00. Der serveres en platte i anledning af, at rektor Mette Jespersen tiltræder jobbet netop på denne dag og møder den samlede bestyrelse for første gang. DAGSORDEN REFERAT 1. Referat fra mødet 12.12.2013 Til underskrift Bilag 1: Referat fra mødet 12.12.2013 Referatet underskrevet Mette Jespersen blev budt velkommen Bestyrelsen præsenterede sig. Christina Young har meldelt, at hun ønsker at trække sig fra bestyrelsen.
David overbragte hilsen og tak fra Bertel. 2. Budget 2014 Der er vedlagt forslag til budget for 2014 Drøftelse og beslutning Bilag 2: Budget 2 2014 TOTAL Bilag 3: Investeringsbudget 2014 Bilag 4: Budgetoplæg 2014 Budgettet er nu lagt med et overskud på omkring 1,2 mio. BV gennemgik Budgetoplæg 2014 med de seneste justeringer. Budgettet lagt ud fra bestyrelsens beslutning om at stille effektiviseringerne i bero, og arbejde med en omstillingspulje. Der er i budgettet ikke opereret adskillelse af bygning og øvrig drift (i henhold til bestyrelsesbeslutning af 5/2 2013) Der er en forklaring til udviklingen i løn på HF, der stiger trods nedgang i kursistårsværk. Den største enkeltfaktor til forklaring af dette er øgning er antallet af uddannelsesstillinger. I forhold til første udgave af budgettet har ledelse og økonomiudvalg foreslået til en række tiltag, som nu er lagt ind i budgettet: - døgnseminar til faggrupper - efteruddannelse til mentorer - øgede udgifter til interiør (i forbindelse med ombygning af personaleområdet) - ekstra udgifter til afholdelse af dimission i telt, da festsalen i juni fortsat vil være personaleområde. Der er i budgettet indeholdt en stigning i omkostningerne til byggeriet af personaleområdet ud over selve projektet. Licitationen endte med et samlet budget på 7,15 mio. mod første budget på 7 mio. Der er en række usikkerheder knyttet til budgettet: - OK13 årsopgørelse - lederløn - taxameterindtægt - socialt taxameter - lokalekapacitet Budget 2 2014 vedtages med den tilføjelse, at det grundet ovennævnte usikkerheder overlades til den nye bestyrelse i løbet af 2014 at disponere over forventet overskud ud over 200.000 kr.
3. Sygefravær personalet Der fremlægges statistik for sygefravær for de seneste tre år Orientering og eventuel drøftelse Sygefraværet har i gennemsnit været på 2,83%, hvilket er et lille fald i forhold til sidste år. Fraværet dækker også over langtidssygemeldinger, hvilket kan forklare de store udsving dels fra år til år og dels mellem personalegrupperne. Bilag 5: Sygefravær for personalet 2013 4. Alkoholpolitik Efter aftale med bestyrelsen er der udarbejdet forslag til alkoholpolitik Beslutning Bilag 6: Alkoholpolitik for Randers HF & VUC KK: foreslår, at der indskrives i politikken, at skolen yder støtte til behandling uden for det offentlige system, ved at bevillige et lån til en medarbejder, der ønsker fx en Minnesota-kur. SM: Er der nogen, der har erfaring med sådanne ordninger? TB: Der kan være nogle skattetekniske problemer med denne ordning. LB: Bemærker at, der ikke har været indsigelser til politikken fra SU. LB synes ikke vi skal lave en politik, der forhindrer ledelsen i at lave ordninger for den enkelte medarbejder og foreslår, at vi undersøger mulighederne for at kunne tilbyde en låneordning. MJ: Der skal laves en administrativ beskrivelse, så vi er sikre på at ordningen kan komme til at fungere i praksis. DM: Bemærker at, forslaget havde været behandlet i SU, og at der ikke havde været bemærkninger i referatet til forslaget. Det blev besluttet, at undersøge mulighederne for at indføje en låneordning, og hvis dette er muligt justeres oplægget alkoholpolitik til næste bestyrelsesmøde. 5. Tidsplan for kursisttilfredshedsundersøgelse Ingen bemærkninger Orientering
Bilag 7: Kursisttilfredshedsundersøgelse/undervisningsmiljøvurdering for Randers HF & VUC - efterår 2014 forår 2015 6. Fravær og fastholdelse Drøftelse Bilag 8: Oversigt over fravær og frafald pr. 1. januar 2014 DM: Forsat et vigtigt område at have i fokus. Det har stor betydning - også for lærernes arbejdsvilkår. KK: Vi skal være meget opmærksomme i den kommende optageperiode. Mange kontanthjælpsmodtagere i Randers Kommune er erklæret uddannelsesparat. En stor del af dem vil henvende sig her - ikke fordi de er motiverede for uddannelse, men for at få SU. LB: Det er en svær opgave at vurdere om en ansøger er parat. Vi har en samfundsopgave, og selv om kursisten ikke gennemfører uddannelsen, kan de godt få noget med herfra. EJ: Vi undersøger om der er sammenhæng mellem sent optagelse og fravær/frafald. Vi har en oplevelse af at der er en sammenhæng. Vi vil bruge resultatet til at forbedre vores vurdering af kursister, der søger sent. MJ: Har noteret sig, at der her på skolen bruges mange ressourcer på optagelsesproceduren (fx individuelle samtaler med alle ansøgere) og at der er en stigning i antallet af HF-tilrettelæggelser på 3 år. Vi kunne overveje mulighederne, der er i bekendtgørelserne, for flere mere fleksible tilrettelæggelser. LS: Det vigtigt forsat at have fokus på fremmøde. Fravær smitter og det er ikke tilfredsstillende for andre kursister at være i gruppe med nogle, der gang på gang er væk. 7. Øvrig orientering a. Nyt fra kursistrådet Bilag 9: Nyt fra kursistrådet a. LB undrer sig, over at kursisterne fremfører, at lektier bliver lagt meget sent på ludus. Er virkeligheden sådan? EJ har drøftet problemstillingen med kursistrådet og bedt kursister, der oplever sent udmeldte lektier, om
at henvende sig. EJ har ikke fået henvendelser. LS pointerer, at kursisterne også selv har et ansvar for at notere lektier, når de bliver givet for i timerne. b. Lukning af VUC Favrskov mundtlig orientering b. BV: Vi er i gang med udflytning fra VUC Favrskov. Favrskov er forsat vores dækningsområde. Vi håber, at der i fremtiden kan være aktivitet i Favrskov. Men så skal vi ud at finde lokaler til de konkrete forløb. DL bekræfter, at han kan vil være behjælpelige med at finde lokaler, hvis behovet opstår. c. Licitation på udbygning af personaleområdet. c. Gennemgået under punkt 2 mundtlig orientering d. Høringsbrev fra Arbejdstilsynet mundtlig orientering d. BV redegjorde for påbud fra Arbejdstilsynet vedr. arbejdet på AVU-afdelingen. Vi skal sikre at følelsesmæssige krav ikke påvirker medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Arbejdstilsynet foreslår nogle handlingsmuligheder fx: Klarere beskrivelser af krav Supervision LS kan genkende problemstillingerne. Vi har ind i mellem kursister med særlige problemer, men har ikke altid rammerne, der gør det muligt at imødekomme disse særlige krav. (store hold, manglende specialpædagogisk kompetence) Ser dog ikke problemstillingen, som speciel for AVU-afdelingen på Randers HF og VUC. SM Problemstillingen kendes også fra de videregående uddannelser. MJ der er sket en udvikling i målgruppen på VUC. Mange bliver presset i uddannelse. VUC skal finde en balance. Vi kan og skal påtage os opgaven at støtte svage kursister. Men VUC er en uddannelsesinstitution. e. Nyt fra bestyrelsesforeningerne
mundtlig orientering f. Nyt fra Samarbejdsudvalget Bilag 10: Referat fra SU-møde 30.01.2014 (udsendes pr. mail 31.01.1014) 8. Orientering af personalet 9. Eventuelt Orienteringsaften den 28. februar. Aftenen forløb fint med fælles arrangement i festsalen og derefter mulighed for at opleve undervisningen rundt på skolen. Der var dog færre fremmødte end vi har oplevet i de seneste år, ca. 90 med 135 sidste år. Underskrifter: David Møller Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Kim Kristensen Lene Schütter Torben Bugge Kristina Jane Young
Mette Jespersen Sebastian Torst Iversen