UDKAST Viborg Kommune 1. december 2010 Side 1 af 7
Forord Ifølge styrelsesvedtægtens 11 skal Økonomiudvalget fastsætte regler om, i hvilket omfang kommunens værdier og risici skal forsikres. Med denne politik fastsættes den indbyrdes prioritering mellem forsikring og risikostyring. Forsikring er at opfatte som en afdækning af hele eller dele af den økonomiske risiko forbundet med skader af forskellig art, hvorimod risikostyring omhandler de aktiviteter, der kan være medvirkende til at forebygge skaders opståen. Princippet og målet for kommunens forsikrings- og risikostyringspolitik er, at kommunen i fremtiden hellere sikrer sig - end forsikrer sig. Dermed skal væsentlige risici identificeres og vurderes. Og som udgangspunkt skal risikoen i videst muligt omfang forebygges og dermed søges undgået eller reduceret. De risici der ikke kan undgås eller reduceres skal, så vidt det er muligt, overføres til et forsikringsselskab eller kommunens interne selvforsikringspulje. ken er inddelt i to hovedområder: Politik for forsikrings- og skadeadministration. Politik for risikostyring. Formål På forsikringsområdet er formålet med politikken at beskrive den overordnede holdning til forsikringsmæssig dækning af de økonomiske risici forbundet med skader, at fastlægge organiseringen af procedurer på forsikringsadministration og hvilke principper der skal gælde for administrationen af forsikringsområdet. Formålet er desuden at sikre, at der administreres efter fælles principper i forsikringssager indenfor samtlige kommunale forvaltningsområder. På risikostyringsområdet er politikken en beskrivelse af, hvordan kommunen gennem aktiv risikostyring ønsker at forebygge risikoen for skader. Politikkens dækningsområde ken omfatter alle forvaltningsområder og alt personale i kommunen, herunder også selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Viborg Kommune. Politikken skal implementeres i hele organisationen og alle ansatte skal have kendskab til kommunens politik på forsikringsområdet. Politikken skal være tilgængelig via kommunens intranet. At forsikringspolitikken overholdes er alle ansattes ansvar. Det er kommunens forsikringsadministration, der skal sikre, at politikken implementeres og at politikken til stadighed er afstemt med politikken indenfor risikostyring. Side 2 af 7
Forsikrings- og skadesadministration Forsikringsgiver Kommunen forsikrer primært sine risici efter forsikringsselskab, der indgås kontrakt med. nedenstående principper i de(t) Forsikringstager I samtlige forsikringsaftaler anføres Viborg Kommune som forsikringstager, i det de enkelte forsikringsaftaler i det følgende kaldt policerne suppleres med oplysninger om det respektive forvaltningsområde, afdelinger og institutioner. Administrativ organisation Den kommunale forsikringsadministration under Indkøbsafdelingen, Økonomistaben, varetager kommunens forsikringsmæssige forhold for samtlige kommunale forvaltningsområder, herunder de selvejende institutioner der har driftsoverenskomst med Viborg Kommune og som har ønsket at være omfattet at de til enhver tid gældende udbud på forsikringspolicer. Administrationen af arbejdsskader er dog placeret i HR-afdelingen, Fællesstaben. Daglig administration Overholdelse af principper om forsikringsadministration er et fælles ansvar, der påhviler alle forvaltninger og decentrale enheder. Det betyder, at principperne i denne politik, samt de foreskrevne sikkerhedsregler i policerne overholdes (påtegninger vedrørende risikoforhold), således at risici for skader forebygges eller hvis skader alligevel opstår, da begrænses omfanget mest muligt. Alle ansatte skal drage omsorg for bevarelse af kommunens værdier af såvel materiel som immateriel art. På grundlag af indberetning fra de enkelte forvaltninger eller decentrale enheder foretager forsikringsadministrationen følgende: a. nytegning af policer b. ændring/ajourføring/ophævelse af bestående policer c. anmeldelse og registrering af skader over og under selvrisiko d. besvarelse af og bistand i forsikringsspørgsmål e. rådgivning om skadesforebyggelse Skadesanmeldelse og -behandling Det er institutionernes og afdelingernes ansvar at sørge for anmeldelse af skader til forsikringsadministrationen. Denne sørger for den videre behandling og sender anmeldelserne til forsikringsselskabet, såfremt det er en skade omfattet af kommunens forsikringsprogram. Ved skader under selvrisiko eller indenfor et selvforsikringsområde, foretager forsikringsadministrationen den endelige skadebehandling i henhold til nærmere fastsatte betingelser. Betingelserne er de til enhver tid gældende betingelser for pågældende forsikringstype fra Viborg Kommunes primære forsikringsselskab på skadestidspunktet. Nærmere oplysninger herom kan fås hos forsikringsadministrationen og på intranettet. Side 3 af 7
Skadesanmeldelsen sendes til forsikringsadministrationen, som herefter afgør om skaden er omfattet af forsikringsdækningen. Skadesopgørelser m.v. foretages efter aftale med forsikringsadministrationen. For arbejdsskader varetages behandlingen af anmeldelsespligtige sager af en ekstern rådgiver, ligesom vurdering og evt. anerkendelse af arbejdsskade sker ved Arbejdsskadestyrelsen, der herefter meddeler sin beslutning til Viborg Kommune. Afværge og begrænse skader Når en skade (forsikringsbegivenhed) er sket eller må frygtes at kunne ske, påhviler det den eller de berørte enheder, efter bedste evne, at begrænse eller afværge skadens udvikling. Udgifter i forbindelse hermed anmeldes, via forsikringsadministrationen, til forsikringsselskabet/den interne forsikringsordning. De berørte enheder skal til enhver tid søge at forebygge, at tilsvarende skader sker igen. Bevisets stilling Ved en indtruffen skade, påhviler det den eller de berørte enheder, at medvirke til at sikre bevisets stilling. Dette skal ske, således at det dels er muligt at konstatere, om der gældende for alle forsikringsområder foreligger en erstatningsmulighed og dels for at forsikringsselskabet/forsikringsadministrationen senere skal have mulighed for at gennemføre regreskrav overfor en eventuel skadevolder. I visse situationer kan det være nødvendigt at fjerne de beskadigede dele, for at begrænse følgeskader og driftstab eller på anden vis sikre den fortsatte drift. I disse tilfælde skal det aftales med forsikringsadministrationen, hvorledes bevisets stilling alternativt kan sikres. Det kan eksempelvis være ved fotoregistrering. Dette aftales fra gang til gang. Politianmeldelse Politianmeldelse af kriminelle handlinger som tyveri, indbrud, hærværk, vold mod personale og lignende skal foretages straks, af den eller de berørte enheder, da det kan være en forudsætning for dækning af skaden. Kvittering for politianmeldelsen sendes til forsikringsadministrationen, idet denne skal vedlægges/indberettes på skadesanmeldelsen til forsikringsselskabet. Udbedring af skader Udbedring af skader må ikke påbegyndes før skadens omfang er godkendt af forsikringsselskabet/forsikringsadministrationen. For visse skader kan genoprettelse eller udbedring dog være nødvendigt, både af hensyn til begrænsning af skadens udvikling og fordi det er nødvendigt for den fortsatte drift. I disse situationer kan der laves en aftale med forsikringsadministrationen, som koordinerer udbedringen med forsikringsselskabet. Erstatning For forsikringsberettigede skader er det til enhver tid det valgte forsikringsselskabs gældende betingelser samt police, der ligger til grund for dækning samt erstatning. For selvforsikrede områder samt skader under forsikringspolicens selvrisiko gælder, at forsikringsadministrationen erstatter skader i henhold til fastsatte betingelser. Disse betingelser vil som hovedregel være identiske med betingelserne hos det primært valgte Side 4 af 7
forsikringsselskab efter beslutning i direktionen, alternativt det selskab der har forsikringsporteføljen på naturligt sammenhængende områder. Det påhviler den berørte enhed, der forestår reetablering af de beskadigede genstande eller områder, at indsende en kopi af betalte faktura(er) i kvitteret stand, direkte til forsikringsadministrationen med oplysning om, hvilken forsikringssag regningerne vedrører. Fareforøgelse Såfremt risikoforholdene på et forsikringssted ændres, skal forsikringsselskabet, via forsikringsadministrationen, have besked herom senest ved ændringens beslutning, jf. Forsikringsaftalelovens 45 og 46. Det kan eksempelvis være at man har fået et oplag af brandfarlige væsker. Arbejdsskader (ulykkestilfælde og erhvervssygdomme) Indtræffer der et ulykkestilfælde, der kan begrunde krav på ydelse efter Lov om arbejdsskadeforsikring, eller har der været fravær fra arbejdet en hel dag efter tilskadekomsten, skal der snarest udfyldes en skadesanmeldelse. Fællesstabens HRafdeling forestår herefter den videre godkendelse af anmeldelsen og sørger for videresendelse til Viborg Kommunes skadesadministrationsselskab. Hvis ulykkestilfældet medfører døden, skal anmeldelsen via HR-afdelingen sendes til den eksterne rådgiver og arbejdsskadestyrelsen inden for 24 timer efter dødsfaldet. Dette skal også ske, hvis Arbejdsulykken tidligere er anmeldt. I weekends eller på helligdage m.v. skal anmeldelsen foretages af afdelingen/institutionen direkte til Arbejdsskadestyrelsen, Æbeløgade 1, 2100 København Ø. Tlf. 7220 6000. Erhvervssygdomme og andre sygdomme, som Arbejdsskadestyrelsen anerkender som værende fremkaldt som følge af en særlig erhvervsbetonet risiko, anmeldes i praksis af skadelidtes læge eller tandlæge. Efter der er indført elektroniske anmeldelser, er der oprettet en speciel elektronisk blanket for læger og tandlæger. Derfor henvises skadelidte dertil. Side 5 af 7
Forsikringsplan Ud fra en samlet vurdering af risikoprofil og tilbudte præmier afdækkes de økonomiske risici som følge af skader henholdsvis ved tegning af forsikringer ved eksternt forsikringsselskab samt ved etablering af interne forsikringsordninger (selvforsikring). Fordelingen mellem ekstern og intern forsikringsdækning foretages som hovedregel i forbindelse med EU-udbud af forsikringsporteføljen. Intern selvrisiko på udvalgte forsikringsområder For at motivere til aktiv skadesforebyggelse og dermed styrke risikostyringsindsatsen i Viborg Kommune, både økonomisk og holdningsmæssigt, er der indført en intern selvrisiko på udvalgte forsikringsområder, som betyder, at der i forbindelse med en skade, fratrækkes en selvrisiko. Den interne selvrisiko kan differentieres således, at større afdelinger og institutioner opkræves en større selvrisiko end mindre institutioner. Direktionen bemyndiges til, på baggrund af oplæg fra forsikringsadministrationen, at vedtage og ændre i størrelsen på den interne selvrisiko. Selvforsikrede områder Der er fra den 1. januar 2011 etableret intern forsikringsordning (selvforsikring) på følgende områder: Arbejdsskader, inkl. katastrofedækning Løsøre Side 6 af 7
Risikostyring Politikens bestemmelser om risikostyring omfatter alle forvaltningsområder og alt personale, herunder også selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Viborg Kommune. Målsætning Målet med risikostyringspolitikken er: At sikre kommunens ansatte og borgere mod skader og tab, som kan undgås ved rettidig omhu og hensigtsmæssig udførelse og tilrettelæggelse af arbejdet. At sikre kommunen mod tab og driftsforstyrrelser i relation til bygninger, anlæg, driftsudstyr, inventar og økonomi i øvrigt. At risikostyringsarbejdet skal bruges positivt og skal være med til at gavne kommunens image som en attraktiv arbejdsplads, der sætter medarbejdernes og borgernes trivsel og sikkerhed højt. Risikostyringsudvalg Der nedsættes et risikostyringsudvalg, som koordinerer indsatsen i henhold til principper fastsat af direktionen. Risikostyringsudvalget refererer til økonomidirektøren. Ovennævnte målsætninger søges opfyldt gennem en fortløbende koordineret risikostyringsindsats, hvor der blandt andets tages hensyn til: tilrettelæggelse af arbejdsprocesser indretning af kommunale arbejdspladser, hvad enten disse findes i kommunale bygninger/anlæg eller udenfor disse. beskyttelse af kommunale værdier i form af bygninger, anlæg, motorkøretøjer, driftsudstyr, inventar og økonomiske midler Indsatsen udføres på tværs af organisationen. Risikostyringsbegreberne skal forankres som en risikokultur blandt ledere og medarbejdere og dermed blive en naturlig del af dagligdagen. Risikostyringen skal omfatte alle tænkelige risici - både de kommunen kan tegne forsikring for og de, der bæres af kommunen selv. Direktionen bemyndiges til at fastsætte de nærmere retningslinjer for risikostyringsudvalget. Side 7 af 7