Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 28. august 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 13:30-18:00 Medlemmer: Karen Heebøll Michael Holst Vibeke Kinch Side 1
Indholdsfortegnelse 160 Gennemgang af administrativ analyse...3 161 Revisionsberetninger 2013 samt endelig godkendelse af årsregnskab 2013 (kommer kl. 15.00)...4 162 Orientering om forsikringsområdet...5 163 Udmøntning af Borgerservice 2.0...7 164 Samarbejdsaftale mellem Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark...10 165 Eventuelt...11 Side 2
160 Gennemgang af administrativ analyse Sagsnr.:14/6875 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: KORA kommer og gennemgår 2. del af den administrative analyse. Resultaterne sendes ud dagen i forvejen. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Indstillinger: Økonomi indstiller at, Resultaterne drøftes Bilag: Beslutning i Direktion den 28-08-2014: Drøftet. Materialet vil indgå i det videre arbejde. Økonomiudvalget informeres om analysen i oktober. Side 3
161 Revisionsberetninger 2013 samt endelig godkendelse af årsregnskab 2013 (kommer kl. 15.00) Sagsnr.:14/8664 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Kommunens revision Deloitte vil på direktionsmødet kort gennemgå årets revisionsberetninger. Beretninger i udkastform vil foreligge før mødet. Revisionsberetninger skal videre behandles af Økonomiudvalget den 3. september og af Byrådet den 8. september 2014. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Økonomi indstiller at revisionsberetninger godkendes og videresendes til politisk behandling jævnfør styrelseslovens 42 Bilag: Beslutning i Direktion den 28-08-2014: Godkendt som indstillet. Side 4
162 Orientering om forsikringsområdet Sagsnr.:14/8630 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Forsikringsområdet blev i forbindelse med 1. budgetopfølgning 2014 delt i tingforsikring og arbejdsskadeforsikring. Tingforsikring er fortsat placeret under Facility Management, mens arbejdsskadeforsikringen blev flyttet til HR Fredericia. Begge områder er under økonomisk pres grundet præmiestigninger og især stigende udgifter til Arbejdsskadestyrelsen og personskadeerstatninger. Det vurderes at budgetterne kan holde i kraft af spar/lånemidler fra tidligere år, men at man vil få underskud i den nærmeste fremtid, sandsynligvis om to til tre år. Særligt for erstatninger og bidrag indenfor arbejdsskadeområdet er der store udsving i de årlige udbetalinger, men en generelt stigende tendens, så det forventes at der indenfor de nærmeste år må tilføres nye midler. Bidragene er uafhængige af Fredericia Kommune, da de beregnes på grundlag af det samlede antal arbejdsskader på hele arbejdsmarkedet. Den intensive indsats rettet mod risikostyring af tingforsikring - specifikt stationære og mobile anlæg til videoovervågning samt systemer til vandsikring betød, at Fredericia kommune i forbindelse med genforhandling af forsikringsaftalerne i efteråret 2012 fik en samlet præmiereduktion på i størrelsesorden 2 mio. kr. på årsbasis. Fremadrettet kan vi ikke forvente, at vi kan fastholde de historisk lave præmier, og derfor vil man i forbindelse med genforhandlinger om nogle år kunne forvente i bedste fald moderate præmiestigninger. Nogle få større forsikringsskader, eksempelvis brand eller skolehærværk, vil alene kunne medføre præmiestigninger. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Facility Management og HR Fredericia indstiller at orienteringen tages til efterretning. Side 5
Bilag: Beslutning i Direktion den 28-08-2014: Returneres til HR Fredericia og Facility Management. Fremtidig praksis for orienteringssager til direktionen drøftes i Lederforum. Side 6
163 Udmøntning af Borgerservice 2.0 Sagsnr.:14/8504 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Projektet Borgerservice 2.0 har et mål om at opnår en samlet effektiviseringsgevinst på 6 mio. kr. Der er i alt fundet og realiseret gevinster for 4,6 mio. kr. på etableringen af kontaktcenter og implementeringen af de obligatoriske selvbetjeningsløsninger i de såkaldte bølgeplaner, bølge 1-3. Direktionen besluttede i august sidste år, at udskyde beslutningen om udmøntning af de sidste 1,4 mio. kr. til KLs endelige analyser af bølge 4 lå klar. Samtidig besluttede direktionen, at der i den endelige udmøntning skulle indgå vurdering af om der eventuelt kunne hentes gevinster fra digitaliseringsprojekter, der ikke var en del af de obligatoriske bølgeplaner. Den endelige plan for bølge 4 foreligger nu fra KL, og den omfatter følgende 4 løsninger: Sygedagpenge - Indberetning af oplysninger i forbindelse med udbetaling af sygedagpenge Almindeligt helbredstillæg - Ansøgning om almindeligt helbredstillæg og løbende afgivelse af oplysninger i henhold til oplysningspligten Udvidet helbredstillæg - Ansøgning om udvidet helbredstillæg og løbende afgivelse af oplysninger Personligt tillæg - Ansøgning om personligt tillæg og løbende afgivelse af oplysninger i henhold til oplysningspligten Ifølge KLs analyser kan der i Fredericia hentes gevinster for 215.000 kr. på disse fire løsninger. Digitaliseringssekretariatet har derudover genbesøgt løsninger fra tidligere bølger, hvor der ikke indtil nu er realiseret gevinster, samt set på yderligere muligheder for at finde de 1.4 mio. kr. og få lukket projekt Borgerservice 2.0. Der er identificeret følgende muligheder: KMD sag Arbejdsmarkedsafdelingen, Borgerservice og øvrige er pt. i gang med en oprydning af de såkaldte manuelle sager i KMD sag. Oprydningen er en del af forberedelserne til monopolbruddet. Det vurderes, at der lukkes en mængde sager, der reducerer udgifterne til KMD sag. Dermed kan budgettet til KMD faktureringsaftalen reduceres med 230.000 kr. UDK Side 7
Som det oprindelig var aftalt effektiviserer UDK løbende arbejdet og reducerer derved regningerne til kommunerne. Vi har ikke endeligt fået opgørelserne for regningerne fra 2015, men i 2014 er betalingerne reduceret med 500.000 kr. Vi forventer yderligere reduktioner i både 2015 og 2016, og mener derfor budgettet til disse betalinger kan reduceres med 800.000 kr. fra 2015 og frem. Mindreforbruget i 2014 kan eventuelt indgå i en spar-lån, hvis den fulde reduktion først opnås i 2016. Bølge 2, Hjælpemidler Selvbetjeningsløsningen for hjælpemidler blev indført den 1. december 2013, og der er ikke indhøstet nogen gevinster på løsningen. Det vurderes imidlertid at det med indløbstid og tilpasning vil være muligt at realisere, hvad der svarer til 55.000 kr. fra 2015. Bølge 3, Affald Der er ikke indhøstet rationaler på selvbetjeningsløsningerne på affaldsområdet. Det vurderes efterfølgende, at det er muligt at indhøste 100.000 kr. på løsningen. Bølge 4, tillæg og sygedagpenge En række af de løsninger, der oprindelig var tænkt tilhørende bølge 4 er endnu engang udskudt. Det gælder f.eks. kontanthjælp. Ifølge KLs beregninger er det muligt at indhøste 215.000 kr. på de tilbageværende løsninger, når investeringerne i de nye systemer er betalt. Det vurderes, at der er midler i engangspuljen til investeringerne, og det foreslås derfor at indhøste det samlede beløb i 2015. Det skal hermed bemærkes at Sygedagpengeløsningerne også indgår i det samlede monopolbrudsprogram, og at gevinsterne derfor ikke kan høstes igen, når den samlede gevinstrealisering for dette program skal besluttes. Den løbende driftsudgift til systemerne til bølge 4 betales af fagafdelingerne. Forslaget til udmøntning ser derefter sådan ud: Emne Uddybende tekst Beløb Budgetreduktion for afdeling KMD Sag UDK Bølge 2 Bølge 3 Bølge 4 Oprydning manuelle sager i forbindelse med monopolbruddet Fald i regninger fra Udbetaling Danmark Hjælpemidler Affald 100.000 Personligt tillæg, helbredstillæg og udvidet helbredstillæg samt sygedagpenge 230.000 IT-afdelingen 800.000 Borgerservice 55.000 Hjælpemidler & kommunikation 215.000 Affald og genbrug (It afdelingen indkøber og drifter systemet og fakturerer årligt Affald og genbrug for denne ydelse) Borgerservice (betaler 70.000) Arbejdsmarkedsafdelingen Side 8
I alt 1.400.000 (betaler 145.000) Det bemærkes at beløbene alle er i 2012-tal, og at der derfor skal plreguleres inden indhøstning. Økonomiske konsekvenser: Puljen Borgerservice 2.0 kan med denne udmøntning lukkes. Vurdering: Indstillinger: Digitalisering og Borgerservice indstiller at direktionen vedtager forslaget til udmøntning af den sidste del af Borgerservice 2.0 Bilag: Beslutning i Direktion den 20-08-2014: Udsat. Beslutning i Direktion den 22-08-2014: Udsat. Beslutning i Direktion den 28-08-2014: Godkendt som indstillet 164 Samarbejdsaftale mellem Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Trekantområdet Danmark har i mail af 27. august 2014 til kommunaldirektørkredsen fremsendt forslag til samarbejdsaftale mellem Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark. Trekantområdet Danmark beder om en tilbagemelding senest 4. september om aftalen kan tiltrædes. Side 9
Herefter tager Trekantområdet Danmark initiativ til i samarbejde med sekretariatet for Business Region Aarhus at tilrettelægge offentliggørelse og kommunikation omkring aftalen. Indstillinger: Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Bilag: Åben - Fwd: Samarbejdsaftale mellem Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark - Samarbejdsaftale mellem BRA og TDK.pdf Beslutning i Direktion den 28-08-2014: Drøftet. Det undersøges, om det er en beslutning som borgmestrene skal/kan træffes (Lene kontakter Morten Rettig fra Trekantområdet Danmark). Side 10
165 Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: - Indhold af byrådets temamøde den 8. september 2014 Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 28-08-2014: Kommunaldirektøren drøfter evt. temamøde med borgmesteren. Udvalgsbetjeningen skal drøftes. Side 11
Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Michael Holst
Bilag: 164.1. Fwd: Samarbejdsaftale mellem Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark - Samarbejdsaftale mellem BRA og TDK.pdf Udvalg: Direktion Mødedato: 28. august 2014 - Kl. 13:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 59413/14
Samarbejdsaftale mellem Trekantområdet Danmark og Business Region Aarhus Baggrund Udviklingen i Østjylland har stor betydning for Danmark. 17 østjyske kommuner fra Randers i nord til Kolding i syd udgør et samlet vækstområde, der i stigende grad er funktionelt sammenhængende. Derfor har kommunerne organiseret sig i to stærke samarbejdsorganisationer Business Region Aarhus i nord og Trekantområdet i syd. Væksten i Østjylland er afgørende for den samlede vækst i Danmark. Østjylland tegner sig allerede i dag for en væsentlig del af den danske erhvervsudvikling og befolkningstilvækst og den udvikling vil kun blive forstærket i de kommende år. Formål Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark vil i fællesskab styrke og udvikle Østjylland som et attraktivt vækstområde og dermed levere et afgørende bidrag til væksten i Danmark. Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark vil derfor styrke og fortætte samarbejdet på flere niveauer for bedre at varetage fælles interesser og udnytte områdets samlede potentialer. Samarbejdsområder Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark vil udvikle samarbejdet på en række strategiske områder. Det indebærer en tæt dialog på både politisk og administrativt niveau baseret på fælles interesser - men i respekt for parternes forskellige udgangspunkter og strategiske positioner. Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark vil i fællesskab fremme forståelsen for byregionernes og Østjyllands betydning for den samlede vækst i Danmark. Det indebærer en belysning af Østjyllands betydning for væksten i Danmark, ikke mindst når det handler om produktion, eksport og tiltrækning af udenlandske investeringer. Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark har en særlig fælles interesse i at styrke forbindelserne til den nordtyske metropol Hamburg. Det indebærer ikke mindst forbedring af baneforbindelsen til Hamburg samt en nærmere undersøgelse af potentielle samarbejdsflader samt mulighederne for østjysk synlighed i Hamburg. Rammer Samarbejdet i Østjylland foregår indenfor rammerne af de to organisationer - Business Region Aarhus og Trekantområdet Danmark.
Trekantområdet Danmarks sekretariat koordinerer samarbejdet og faciliterer en tæt dialog mellem parterne. I det omfang, fælles aktiviteter/analyser medfører ekstra omkostninger (i form af medarbejderressourcer eller køb af konsulentydelser mm.) finansieres disse solidarisk af parterne ift. indbyggertal efter forudgående aftale. Kolding, den 27. august 2014 Side 2