BILAG 4 PLAN FOR DE SOMATISKE SYGEHUSES OG PSYKIATRIENS BEREDSKABER Høringsversion Juli 2015
Indhold 1. Forord...3 1.1 Det formelle grundlag for beredskabsplanen...3 1.2 Beredskabspligt...3 1.3 Beredskabsplanens overordnede struktur...4 2. Ledelse og krisestyring...4 2.1 Beredskabsudvalg...4 2.2 Beredskabsgrupper...4 2.3 Beredskabsledelsen...5 2.4 Beredskabsstaben...5 2.5 Det somatiske beredskab...5 2.6 Krisekommunikation...6 3. Opgaver...6 3.1 Kirurgisk/Medicinsk beredskab...6 3.2 CBRNE-beredskab...7 3.3 Modtagelse på Psykiatrisk Akutmodtagelse i Roskilde eller Vordingborg...7 3.4 Modtagelse i andre lokaliteter i Psykiatrien...7 3.5 Efter aftale med indsatsledelsen eller politiet modtagelse i evakuering og pårørendecenter i alle trin(epc)...8 3.6 Uddannelse...8 3.7 Evaluering...9 4. Vejledninger, retningslinjer og procedurer...10 5. Øvrigt...10 2
1. Forord Sygehusberedskabet består af sygehusområderne Roskilde/Køge sygehuse, Slagelse sygehus, Holbæk sygehus, Nykøbing Falster sygehus, Næstved/Ringsted sygehuse og Psykiatrien. Sygehusberedskabsplaner søges harmoniseret i helhedsorienterede beredskabsplaner. Planerne følger gældende Sundhedsberedskabsplan for Region Sjælland. Hvert sygehus har deres egen sygehusberedskabsplan. Denne er delt op i en operativ del og en administrativ del. Planen tilgås i D4, hvor der via et link fra forsiden, beredskab, vælges geografi og herefter findes et flow i to beredskabskuber. Alle medarbejdere introduceres til beredskabet ved ansættelse, hvor de præsenteres for kuberne samt læser dokumentet Beredskabet kort fortalt. Afdelingsledere har ansvaret for, at medarbejdere i egen afdeling kender funktioner og roller der vedrører de beredskabsmoduler afdelingen/afsnittet er involveret i. Alle opgaver skal kunne læses som actioncards. Det er vigtigt, at disse actioncards følges, således at planen er robust og kan fungere effektivt i kritiske situationer. Brug af print og mapper minimeres til det absolut nødvendige. Dette for at sikre, at planen hurtigt kan opdateres. Der forefindes i stedet en backup af D4 på enkelte udvalgte pc er hvor beredskabsdokumenterne altid kan findes. Sygehusene er ansvarlige for at udpege de pc er på sygehuset der altid skal virke i en beredskabssituation. 1.1 Det formelle grundlag for beredskabsplanen Beredskabet skal planlægges i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens "Vejledning om planlægning af sundhedsberedskab (2011)" og tilhørende bilagssamling "Bilag til vejledning om planlægning af sundhedsberedskab (2011)". Der skal endvidere planlægges i henhold til "Indsatstaktiske retningslinjer og samarbejdsprincipper ved CBRNE-terrorhændelser". Planlægningen skal tage udgangspunkt i det daglige beredskab. Beredskabet skal være fleksibelt og kunne optrappes og tilpasses den aktuelle hændelse, således at patienterne sikres behandling på niveau med den daglige standard. 1.2 Beredskabspligt Beredskabsledelsen er i kraft af sin funktion berettiget til, at pålægge deltagelse i sygehusberedskabet. Der henvises til Lovbekendtgørelse nr. 660 af 10. juni 2009 om beredskab, herfra følgende: 56: Den, der har bopæl eller ophold her i landet, kan fra det tidspunkt, hvor den pågældende er fyldt 18 år, indtil det tidspunkt, hvor den pågældende fylder 65 år, pålægges at gøre tjeneste i redningsberedskabet 3
(beredskabspligt), hvis særlige omstændigheder gør det påkrævet. Forsvarsministeren kan fastsætte regler herom, herunder hvilke myndigheder, der kan pålægges beredskabspligt. 57: Offentligt ansatte og ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner skal udføre de opgaver inden for redningsberedskabet og den civile sektors beredskab, der pålægges dem. 1.3 Beredskabsplanens overordnede struktur Beredskabsplanerne er udarbejdet på baggrund af en skabelon, der sikrer ensartet opbygning af alle beredskabsplanerne i Region Sjælland. Skabelonen er udarbejdet af Beredskabsstyrelsen og kaldes Den helhedsorienterede beredskabsmodel. Den operative del fungerer som støtte for beredskabsledelsen og de afdelinger der skal iværksætte specielle beredskabsmoduler. Den administrative del blå kuber beskriver dokumentationen og er tænkt som et arbejdsredskab for ledelsen, beredskabsgruppen, kvalitetsmedarbejdere m.v. Beredskabsplanen beskriver ledelse, organisation, aktivering, informationshåndtering, koordination og samarbejde, krisekommunikation, indsatsplan, uddannelse og øvelser samt evalueringsprincipper. Planen er opdelt i en intern og en ekstern plan i overensstemmelse med standarderne i Den Danske Kvalitetsmodel, hvor den interne plan beskriver tiltag i forbindelse med interne hændelser på sygehuset inklusiv forsyningssvigt, og den eksterne beskriver tiltag i forbindelse med modtagelse af mange patienter. 2. Ledelse og krisestyring 2.1 Beredskabsudvalg I Region Sjælland er der nedsat et Beredskabsudvalg bestående repræsentanter for regionens 5 sygehusenheder på vicedirektør niveau. Dette for at forestå organisering af en fælles ensretning af beredskabsplanlægningen for de 5 sygehusenheder samt for at give sygehusledelserne mulighed for at monitorere udviklingen af sygehusets beredskabsplaner og for i fællesskab at stile mod et afprøvet og jævnligt øvet helhedsorienteret beredskab. Beredskabsudvalget afholder 3-4 møder om året. Dagsorden og referater organiseres af regionens beredskabskonsulent. Denne er ansat i beredskabssekretariatet der er organisatorisk placeret i Præhospitalt Center. Formanden for beredskabsudvalget er direktøren for Præhospitalt Center. 2.2 Beredskabsgrupper Sygehusledelserne i hvert sygehusområde nedsætter en beredskabsgruppe for at sikre, at sygehusene ved større ulykker og katastrofer i både ind- og udland kan yde en koordineret indsats, der samtidig opfylder 4
Sundhedsstyrelsens krav til beredskabsplaner. Beredskabsgruppernes opgave er, at udfærdige en rammeberedskabsplan for sygehusene med baggrund i Region Sjællands sundhedsberedskabsplan. 2.3 Beredskabsledelsen Beredskabsledelsen på de somatiske sygehuse består af personale der er særligt udpeget til opgaven. Der indgår altid en læge i beredskabsledelsen, der sammen med den triagerende/koordinerende sygeplejerske udgør beredskabsledelsen. Hvis ovennævnte i startfasen er optaget af andre opgaver, indgår deres naturlige stedfortrædere i funktionen. Beredskabsledelsen suppleres med en sekretær. Beredskabsplanen aktiveres af beredskabsledelsen. Funktionen opretholdes herefter, til beredskabet afblæses af beredskabsledelsen. Beredskabet i psykiatrien ledes af den psykiatriske beredskabslæge, der er bagvagt på Psykiatrisk Akutmodtagelse i hhv. Roskilde og Vordingborg. Sammen med ansvarshavende sygeplejerske i Psykiatrisk Akutmodtagelse, udgør denne beredskabsledelsen. Beredskabsledelsen suppleres med en sekretær. Psykiatrisk kontaktperson (KOP) udpeges af beredskabsledelsen og fungerer som beredskabslægens øjne og ører på skadestedet eller andre steder hvor der er behov for det. 2.4 Beredskabsstaben Beredskabsstaben er støttegruppe for beredskabsledelsen i forbindelse med større hændelser. Medlemskabet af beredskabsstaben er funktionsbestemt, og sammensætningen er beskrevet i et actioncard for beredskabsstaben. Beredskabsstaben skal - sammen med beredskabsledelsen - have overblik over sygehusområdets samlede kapacitet og ressourcer, herunder operations-, intensiv- og sengekapacitet. Staben fungerer som kriseledelse og koordinerer den samlede personaleressource og er kontaktorgan til pressen. Beredskabsstaben tager stilling til nødudskrivning af patienter jf. gældende beredskabsmodul. 2.5 Det somatiske beredskab De afdelinger der kan blive berørt af en aktivering af beredskabsplanen kan indgår i særlige beredskabsmoduler. Modulerne skal sikre, at afdelingens deltagelse i beredskabet er i overensstemmelse med den overordnede plan samt håndtere helt særlige udfordringer ved et øget indtag af akutte patienter. Personale i nøgleafdelinger vil gennem øvelser blive sikret et øget kendskab til beredskabsplanen og modulerne. Evalueringer fra øvelser vil blive gennemgået på kommende møde i sygehusets beredskabsgruppe. Evalueringsmetoden er den samme grundige evaluering der udarbejdes ved faktiske beredskabshændelser. Det er beredskabssekretariatets opgave at planlægge og afvikle øvelser i samarbejde med sygehusets beredskabsgruppe. 5
Det er den enkelte ansattes pligt at være orienteret om egen funktion i en beredskabssituation. Det psykosociale beredskab i Psykiatrien Region Sjælland organiseres i 2 beredskabsområder: Beredskabsområde Nord der består af Psykiatrien Øst og dele af Psykiatrien Vest. Beredskabsledelsen etableres på afdelingssygeplejerskens kontor på Psykiatrisk Akutmodtagelse i Roskilde. Beredskabsområde Syd der består af Psykiatrien Syd og dele af Psykiatrien Vest. Beredskabsledelsen etableres på afdelingssygeplejerskens kontor på Psykiatrisk Akutmodtagelse i Vordingborg. Psykiatrisk Akutmodtagelse i Slagelse inddrages efter behov og aftale i den konkrete situation. Krise- og katastrofeberedskabet består af minimum 170 medarbejdere samt præster tilknyttet Folkekirkens katastrofeberedskab. Afdelingsledelserne har ansvaret for at der er minimum 50 medarbejdere fra hver af afdelingerne i voksenpsykiatrien (heraf 25 fra Psykiatrisk Akutmodtagelse) og minimum 20 medarbejdere fra Børne- og ungdomspsykiatrien, der kan fungere som beredskabsledelse og kriseteams. Fælles for de somatiske sygehuse og psykiatrien gælder, at det er afdelingsledelsernes ansvar, at afdelingernes actioncards er opdaterede, ligesom det er beredskabsgruppens ansvar at sikre, at beredskabsplanen er opdateret. Dette sker i samarbejde med beredskabssekretariatet i Præhospitalt Center. 2.6 Krisekommunikation Beredskabsledelsen/beredskabsstaben har ansvaret for kommunikation med AMK (Akut medicinsk koordination). I tilfælde af større hændelser koordineres al information med politiet. Dette foregår i nært samarbejde med AMK. Ved større hændelser har beredskabsledelsen/beredskabsstaben til opgave at informere direktionen i Region Sjælland samt rekvirere assistance fra regionens presseansvarlige. Beredskabsledelsen har ansvaret for kontakten til pressen vedrørende forhold på eget sygehus. Indkalder beredskabsledelsen beredskabsstaben, overgår opgaven med kontakt til pressen til beredskabsstaben. Politiet har ansvaret for kontakten til pressen for så vidt angår situationen i øvrigt. 3. Opgaver 3.1 Kirurgisk/Medicinsk beredskab Trin 0: Normalt beredskab. Gælder ved melding om 1 2 svært tilskadekomne/medicinsk syge. Trin 1: Aktiveres ved melding om 3-5 svært tilskadekomne/medicinsk syge. Trin 2: Aktiveres ved melding om 6-10 svært tilskadekomne/medicinsk syge. Trin 3: Aktiveres ved melding om mere end 10 svært tilskadekomne/medicinsk syge. 6
3.2 CBRNE-beredskab Trin 0: Normalt beredskab. Gælder ved melding om 1-3 eksponerede personer eller patienter. Trin 1: Aktiveres ved melding om 3-5 eksponerede personer eller patienter. Trin 2: Aktiveres ved melding om 6-10 eksponerede personer eller patienter. Trin 3: Aktiveres ved melding om mere end 10 eksponerede personer eller patienter. Beredskabsledelsen har ansvaret for den samlede operative indsats på de somatiske sygehuse og støttes af sygehusledelsen, der i krisesituationer fungerer som en beredskabsstab. Der findes action cards gældende for beredskabslederen og beredskabsstaben. Beredskabsledelsen kommunikerer med AMK, som ved større ulykker koordinerer den samlede sundhedsberedskabsmæssige indsats i Region Sjælland. AMK skal altid orienteres ved aktivering af kemikalie, biologisk, radiologisk, nukleart beredskab på regionens sygehuse. AMK er i kontakt med politikredsene og de øvrige indsatskomponenter samt kommunikerer med beredskabsledelsen på regionens sygehuse og med Indsatsleder Sundhed i indsatsområdet. Når AMK er aktiveret, er det AMK der er sygehusvæsenets kontakt til skadestedet og til andre indsatsenheder og myndigheder. AMK meddeler til Indsatsleder Sundhed, hvortil patienterne skal visiteres, idet AMK har det samlede overblik over kapaciteten på regionens sygehuse. Det er beredskabsledelsens/beredskabsstabens ansvar at sikre relevant kommunikation med AMK med henblik på at optimere responsen på den givne hændelse. Det er beredskabsledelsens/beredskabsstabens ansvar, at der etableres kriseterapeutisk assistance i forbindelse med voldsomme hændelser (aktiveres via AMK). Det er ligeledes beredskabsledelsens/beredskabsstabens ansvar at sikre relevant kommunikation med politiet, med henblik på registrering og information og andre politimæssige opgaver i forbindelse med beredskabsplanens aktivering. 3.3 Modtagelse på Psykiatrisk Akutmodtagelse i Roskilde eller Vordingborg Trin 1 modtagelse af op til ca. 10 personer 3.4 Modtagelse i andre lokaliteter i Psykiatrien Trin 2 op til ca. 40 personer Trin 3 mere end 40 personer. 7
3.5 Efter aftale med indsatsledelsen eller politiet modtagelse i evakuering og pårørendecenter i alle trin(epc) En varslet beredskabsopgave der er karakteriseret ved et længere tidsforløb, før beredskabet iværksættes vil typisk tilgå Psykiatriledelsen fra Indenrigs- og sundhedsministeriet eller Udenrigsministeriet via Akut Medicinsk Koordination (AMK). En uvarslet beredskabsopgave er karakteriseret ved at den iværksættes umiddelbart via Akut Medicinsk Koordination (AMK). Psykiatriens beredskabsopgave består i, at yde krisestøtte og terapi, og hvor det er relevant at koordinere de faglige ressourcers indsats til identifikation af behandlingsbehov og ydelse af akut krisebehandling. Det betyder at opgaven er, at etablere og lede krise- og katastrofeberedskabet efter ulykker og større hændelser som, selv om de ikke medfører fysiske skader, kan have psykotraumatiske konsekvenser for de berørte pårørende, vidner og beredskabspersonale. Krisestøtte skal altid betragtes som et tilbud, hvori der indgår omsorg, støtte og aflastning. I det omfang dette ikke kan opnås i den akutte fase, kan der evt. henvises til anden ambulant behandling i psykiatrisk regi. Den opfølgende indsats sorterer under psykiatriledelsens ansvar i regionen. Et kriseteam består af minimum 4-5 personer: Læger, psykologer, plejepersonale og sekretærer, suppleret med præster fra Folkekirkens katastrofeberedskab. På Psykiatrisk Akutmodtagelse i Roskilde, Vordingborg og Slagelse, samt i Psykiatrien Vest i Holbæk findes udrykningsudstyr til Psykiatrisk kontaktperson (KOP) og til kriseteams. Udstyret består bl.a. af mobiltelefon, markeringsveste, navneskilte, legetøj til aktivering af berørte børn, stetoskop, blodtryksmåler, lygte, elkedel, pulverkaffe, the, kiks samt engangskopper. 3.6 Uddannelse Medarbejdere med nøglefunktioner på de somatiske sygehuse tilbydes en beredskabslederuddannelse. Uddannelsen kan foregå lokalt på sygehuset eller på et af de andre sygehuse i regionen. Uddannelsen planlægges, tilrettelægges og gennemføres af beredskabssekretariatet. Formålet med uddannelsen er at give sundhedspersonalet teoretisk viden og praktiske færdigheder således, at personalet kan anvende beredskabsplaner og regionale beredskabsinstrukser i virket som sundhedsberedskabets beredskabsledere på regionens sygehuse. Målet er at bibringe deltageren de kompetencer der sætter vedkommende i stand til at modtage orientering, varsling og alarmering fra regionens AMK Vagtcentral og derved fungere som beredskabsleder ved et aktiveret sundhedsberedskab. Deltageren skal gennem uddannelsen have udviklet sine kompetencer som beredskabsleder og skal 8
efterfølgende: Kunne iværksætte sygehusets beredskabsplan på trin 1, 2 eller 3 og navigere i beredskabsplanens moduler således, at sygehusets kapacitet imødegår de udfordringer beredskabsaktiveringen byder på. Kunne forestå de procedurer der sikrer, at beredskabet nedskalleres/afsluttes og iværksætte debriefing af involverede ansatte. Aktivt kunne lede aktiveringsprocessen, kaosfasen, handlingsfasen og ved evalueringen af indsatsen aktivt lede og koordinere aktiviteter og sikre en løbende dokumentation i minutrapporten. I samtlige beredskabsfaser levere og modtage supplerende meldinger til/fra AMK Vagtcentral ved brug af kommandoer og nødvendig radiodisciplin. Kunne anvende forskellige ledelses- og kommunikationsmetoder i forbindelse med aktiveringsfasen, kaosfasen, handlingsfasen og ved evalueringen. Herunder have løbende dialog med sygehusets ledelse, der fungerer som beredskabsstab. Kunne anvende viden om indsatstaktiske retningslinjer for indsatsleder sundhed, forstå den samlede præhospitale indsats ved et aktiveret sundhedsberedskab og medvirke til et robust beredskab hvor behandlingskapaciteten kommer under pres. De medarbejdere der er tilknyttet Psykiatriens krise og katastrofeberedskab skal gennemføre nedenstående uddannelse: Kort introduktion til Krise- og katastrofeberedskabsplanen gives i forbindelse med den lokale introduktion i afdelingerne. Heldagskurser afholdes to gange årligt i Ringsted. Kurset tilrettelægges af Krise- og katastrofeberedskabsudvalgets arbejdsgruppe. På kurset orienteres om organisering af beredskabet og der trænes vha. case og dilemmaøvelser. Dilemmaøvelser afholdes én gang årligt i hhv. Beredskabsområde Syd og Nord. Prøvealarmering foretages 1 gang årligt i beredskabet i hhv. Beredskabsområde Syd og Nord. Psykiatrien deltager endvidere i øvelser i Region Sjælland sammen med de somatiske sygehuse. 3.7 Evaluering Beredskabsgrupperne evaluerer hændelser og indsatser efter iværksat beredskab med henblik på læring og evt. justering af organisering o.l. Region Sjælland har ifølge lovgivningen, en forpligtelse til at kunne yde bistand i forbindelse med såvel større som mindre ulykker. Også til de personer, der ikke er fysisk tilskadekomne, men som efter direkte eller indirekte involvering i traumatiske ekstraordinære hændelser, har risiko for at udvikle psykiske belastningsreaktioner. 9
4. Vejledninger, retningslinjer og procedurer De enkelte afdelingsledelser skal selv etablere et alarmeringssystem der sikrer, at nødvendigt personale indkaldes i henhold til de afdelingsspecifikke beredskabsplaner. Der skal tilstræbes at anvende et system, der belaster hospitalets telefoner mindst muligt. 5. Øvrigt Sygehusberedskabsplanerne akkrediteres jf. DDKM standarderne 1.6.1 og 1.6.3. Sygehusberedskabsplanerne findes opdateret i dokumentportalen D4. 10