Forord og formål Slagelse Kommunes indkøbspolitik sætter en retning hvor offentlig-privat samarbejde, bedre og billigere indkøb, og større fokus på lokal handel går op i en højere enhed. Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede rammer for alle indkøb og udbud i Slagelse Kommune. Politikken gælder dermed for hele Slagelse Kommune. Den er rettet mod kommunens ansatte, men i høj grad også mod leverandører, der ønsker at kende rammerne for kommunens indkøb og udbud. Politikken skal sikre det gode indkøb. Men det kan ikke ske uden organisatorisk forankring samt og især opbakning og efterlevelse hos ledere og medarbejdere. Derfor er det vigtigt, at alle medarbejdere, med ansvar for indkøb og udbud, kender denne politik. Derudover skal politikken skabe et godt grundlag for samhandel med leverandører og øvrige samarbejdspartnere. Den 15. september 2014 Borgmester Stén Knuth Side 1
Indkøb i Slagelse Kommune Indkøbspolitikken omfatter udbud og indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver, dvs. alt der udløser en faktura. Politikken omfatter endvidere indkøb i form af lejeog leasingaftaler. Slagelse Kommune foretager indkøb og udbud efter følgende grundprincipper: Udbud tilrettelægges sådan, at mulighederne for, at de lokale kan byde på opgaverne styrkes. Konkurrenceudsættelse sikre effektivisering og udvikling. Leverandører udvælges ud fra en samlet vurdering, hvor sociale, miljømæssige og uddannelsesmæssige hensyn vægter væsentligt, således at enhver priskonkurrence sker under forudsætning af at alle leverandører til enhver tid efterlever gældende principper for sociale klausuler. Slagelse Kommune skal optræde som én kunde og dermed opnå stordriftsfordele gennem en koordinering og konkurrenceudsættelse af de enkelte centre, afdelinger og virksomheders indkøb. De kommunale indkøb og udbud skal ske ud fra objektive kriterier, og i overensstemmelse med gældende lovgivning både national og international samt de lovgivningsmæssige forpligtelser med hensyn til socialt ansvar bl.a. ILO konventionerne. Alle kommunens centre, afdelinger og virksomheder samt selvejende institutioner som Slagelse Kommune har indgået driftsoverenskomst med, er forpligtet til at overholde politikken ved ethvert indkøb eller udbud samt til at overholde de tilhørende retningslinjer. Kommunens obligatoriske indkøbsaftaler skal anvendes. Den gode aftale og det gode indkøb sker og udmøntes gennem dialog, inddragelse og samarbejde Indkøbspolitikken danner den overordnede ramme for kommunens indkøb og udbud. For nærmere specificerede regler henvises til Slagelse Kommunes retningslinjer og strategier. Der udarbejdes i tilknytning til indkøbspolitikken, retningslinjer for indkøb af varer, tjenester og håndværkerydelser, ligesom en ny konkurrencestrategi og principper omkring sociale klausuler skal udarbejdes. Udover de ovennævnte grundprincipper er indkøbspolitikken bygget op over 4 sideordnede elementer: Det professionelle og økonomiske indkøb Lokal handel Offentlig-privat samarbejde Bæredygtighed miljø, klima samt socialt ansvar Det professionelle og økonomiske indkøb Slagelse Kommune ønsker fortsat at professionalisere, forenkle og sikre økonomisk ansvarlighed i indkøbs- og udbudsprocesserne til gavn for kommunens borgere og ansatte. Dette skal sikres gennem: Indkøbsaftaler Slagelse Kommune indgår fælles indkøbsaftaler for alle centre, afdelinger og virksomheder. Herigennem sikres mere fordelagtige priser, den rette kvalitet og service, der matcher det reelle eller ønskede behov samt hensyn til miljømæssige og sociale forhold. Der indgås både obligatoriske og frivillige aftaler. Centre, afdelinger og virksomheder i Slagelse Kommune er juridisk forpligtet til at anvende de obligatoriske aftaler. Dette er en vigtig forudsætning for, at der kan opnås stordriftsfordele og dermed bedre priser, samt sikre vores aftaleoverholdelse overfor leverandøren på de præmisser, herunder volumener vi har anført, og som leverandøren har givet bud i forhold til. Indkøbsdisponeringen sker decentralt. Det er derfor de enkelte centre, afdelinger og virksomheder, der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Side 2
Indkøbsaftalerne kan ikke anvendes til privat køb. Opfølgning Slagelse Kommune ønsker fortsat at forbedre og optimere indkøbs- og udbudsprocesserne. Derfor skal der med udgangspunkt i dialog og vejledning ske opfølgning på, at indkøbsaftalerne overholdes. Derudover dokumenterer indkøbsafdelingen de løbende gevinster, som indkøbsaftalerne giver mulighed for. Organisering Slagelse Kommune arbejder fortsat for at skabe den mest optimale organisering af indkøb og udbud for at sikre effektive og professionaliserede processer. Derfor sættes samarbejde, inddragelse og koordinering i højsædet. Dette skal sikre en professionel tilgang, der tager højde for administrative gevinster såvel centralt som decentralt. Indkøbsafdelingen skal inddrages ved alle udbud, bortset fra bygge- og anlægsarbejder, hvor det er Kommunale Ejendomme der skal inddrages. Inddragelse Det er de ansatte i kommunens virksomheder og afdelinger, der skal anvende indkøbsaftalerne. Derfor er det vigtigt, at det i videst muligt omfang sikres, at aftalerne dækker kommunens behov som helhed. Derfor skal der i forbindelse med udbud og indgåelse af kontrakter inddrages brugere og andre relevante samarbejdsparter, hvis det skønnes relevant og muligt. Effektivisering af indkøbsprocessen Slagelse Kommune ønsker til alle tider at fremme optimering af indkøbsprocesserne. Det sker gennem indgåelse af anvendelige aftaler. Og det sker gennem øget digitalisering. Der skal tænkes nye løsninger, sådan at digitale løsninger på indkøbsområdet skaber effektivisering både centralt og decentralt. Lokal handel Slagelse Kommune lægger vægt på, at lokale leverandører skal have mulighed for at byde på vores udbud. Og vi ønsker at placere flest mulige indkøb lokalt, men på konkurrencemæssige vilkår. Vores udbud og indkøb optimeres derfor i forhold til, at få den lokale vinkel på processerne. Det sker bl.a. ved at stille objektive geografiske vilkår i udbudskriterierne, og det sker ved at de lokale leverandører opfordres til at byde på opgaverne. Slagelse Kommune er indstillet på at gennemføre projekter med henblik på at skabe udvikling og grundlag for øget lokal handel. Slagelse Kommune prioriterer indgåelse af frivillige indkøbsaftaler med det lokale erhvervsliv, hvor det lovgivningsmæssigt er muligt. Slagelse Kommune qua sin størrelse og efterspørgsel, understøtter vækst i private virksomheder, herunder lokale virksomheder Offentlig-privat samarbejde Slagelse Kommune ønsker et samarbejde på tværs af offentlig og privat virksomhed. Vi er overbevidste om, at vi ved samarbejde og udnyttelse af relevante kompetencer når længst. Konkurrenceudsættelse Slagelse Kommunes opgaver skal løses mest effektivt og hensigtsmæssigt i forhold til en helhedsbetragtning. Derfor anvender vi udbud og konkurrenceudsættelse som et blandt flere midler til fortsat at sikre effektivitet, udvikling, innovation og optimering i den kommunale service. Om opgaven løses af offentlige eller private leverandører, er ikke det væsentligste. Det væsentlige er, at opgaven løses med den kvalitet og til den pris som er bedst for Slagelse Side 3
Kommune. Det vurderes derfor løbende om kommunale driftsopgaver skal konkurrenceudsættes. Ved konkurrenceudsættelse af kommunale driftsopgaver giver vi altid mulighed for, at der kan afgives kontrolbud. Samhandel med leverandører Slagelse Kommune lægger vægt på gode og dynamiske relationer til sine leverandører. Vi stiller krav til os selv om at være en professionel samarbejdspartner og forventer derfor også det samme af vores leverandører. Vi ønsker fortsat at finde nye effektive løsninger og indgå aftaler, der er til gavn for begge parter. Derfor forventer vi, at vores leverandører indgår i et konstruktivt samarbejde, er loyale overfor de indgåede aftaler og leverer e- handelsmuligheder, der opfylder de opstillede krav til Slagelse Kommunes digitale løsninger. Let adgang Slagelse Kommune skal fremstå som én kunde overfor potentielle leverandører. Leverandørerne skal have en let, overskueligt og digital indgang til at få overblik over kommunens udbud, kontaktoplysninger samt gøre sig bekendt med de krav, der stilles til indkøb og kontraktindgåelse. Derudover skal de eksterne samarbejdsrelationer og alliancer aktivt skabes og styrkes. Eksternt samarbejde Slagelse Kommune deltager i relevante tværkommunale samarbejder, f.eks. i indkøbsfora (særligt i Fællesudbud Sjælland FUS) og brancheforeninger. Vi deltager også som udgangspunkt i alle de SKI forpligtende udbud afledt af økonomiaftalerne mellem Regering og KL. Bæredygtighed miljø, klima samt socialt ansvar I Slagelse Kommune tager vi samfundspolitisk ansvar. Derfor tager vi hensyn til miljø, klima samt sociale forhold gennem vores indkøb og udbud. Miljø- og klimahensyn Slagelse Kommune arbejder til stadighed for at nedsætte miljøbelastningen, samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Ved indkøb af varer og tjenesteydelser indgår miljøhensyn i relevant og nødvendigt omfang sammen med øvrige parametre såsom pris, kvalitet mv. Dette kan være i forhold til: Minimering af miljøbelastning ved produktion, distribution, og bortskaffelse Miljøvenlig anvendelse af produktet samt muligheder for genanvendelse Produktets levetid, kvalitet og om produktet lever op til forskellige miljøstandarder samt minimering af indholdet af uønskede stoffer og energiforbruget. Arbejdsmiljø og sociale forhold Slagelse Kommune ønsker at sikre social ansvarlighed, ordentlige ansættelsesforhold og et sundt og sikkert arbejdsmiljø for alle, der udfører arbejde under denne strategi. Derfor stiller vi i ethvert udbud krav om og forudsætter, at leverandøren og dennes eventuelle underleverandør overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder ILO konventionerne, samt at arbejdet udføres på vilkår, som ikke er mindre gunstige end dem der bl.a. i henhold til kollektiv overenskomst gælder for arbejde af samme art, der hvor arbejdet udføres. Det forudsættes også, at grundlæggende menneskerettigheder (FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention) overholdes. Der er kædeansvar på alle relevante bygge/anlæg og tjenesteydelser udbudt af Slagelse Kommune. Hovedleverandøren holdes ansvarlig for alle underleverandører i alle led, og således at manglende overholdelse af kontrakten uanset, hvor det sker i leverandørkæden, får kontraktretlige konsekvenser for hovedleverandøren." Slagelse Kommune sikre derudover social ansvarlighed igennem blandt andet anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler. Side 4