Boligselskabet BSB Ørbæk Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 11. juni 2013 kl. 16.30 i Ørbæk Midtpunkt (hallerne), Langemosevej 5, 5853 Ørbæk Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Ørbæk... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Indstilling af kandidat til Domeas repræsentantskab... 4 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 4 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 1.12 Udlejningsforhold... 5 1.13 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 6 1.14 Personaleforhold Generel orientering... 7 2 Boligselskabets afdelinger... 7 2.1 Årsregnskaber... 7 2.2 Driftsbudgetter... 8 3 Næste møde... 8 4 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Søren Svendsen Hansen, formand Hans J. Henriksen, næstformand Anne Grethe Schwensen Bernhard Bonde Lars Henriksen - Afbud Øvrige deltagere: Kim Hybel, Kundechef Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 13. juni 2013 Side 1 af 9
1 Boligselskabet BSB Ørbæk 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand Søren Svendsen bød velkommen. Søren orienterede bestyrelsen om Domea 2015, hvor formænd og næstformænd for selskaberne BSB Årslev, BSB Ringe, Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab og BSB Ørbæk havde afholdt møde, for at aftale hvor det fremtidige lokale servicecenter skulle placeres. Det blev besluttet, at det fremtidige servicecenter skulle placeres i Faaborg. Søren orienterede om, at BSB Ørbæk havde fået en henvendelse fra Nyborg Kommune om byggeri af almene boliger i Ørbæk midtby hvor det gamle Rådhus er placeret inkl. adressen Banestien 4. Organisationsbestyrelsen har besluttet at iværksætte nybyggeri ved det gamle Rådhus, og Banestien er bevaringsværdig og bliver derfor ombygget. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Fordelingen af honorar fortsætter uændret. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 13.752,00. Side 2 af 9
Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev gennemgået og godkendt. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen forbehold eller anmærkninger i protokollen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Protokollen var uden anmærkninger og blev godkendt af bestyrelsen. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Den skriftlige beretning som den fremgår af regnskabsbogen blev taget til efterretning. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Side 3 af 9
Der budgetteres med en jævn udvikling i indtægter og udgifter. Der forudsættes et lavt renteafkast. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Kim Hybel fra Domea udleverede en ny tilrettet side med indtægter og udgifter. Ændringen er, at der fremover skal betales til Nybyggerifonden med kr. 145.000. Budgettet blev godkendt. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten blev godkendt. Formand og administration har i efteråret 2013 deltaget i et individuelt styringsdialogmøde. 1.8 Indstilling af kandidat til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Ørbæk kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Der kan vælges 1 repræsentant, som skal være beboervalgt. Anne Grethe Schwensen blev valgt. 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Side 4 af 9
Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Formand Søren Svendsen og Næstformand Hans Henriksen blev valgt. 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Ørbæk kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Formand Søren Svendsen og repræsentantskabsmedlem for afdeling 74-01 Mogens Birker blev valgt. 1.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Forvaltningsrevisionen blev taget til efterretning og vi fortsætter med de nuværende målsætninger og handleplaner også i det kommende år. 1.12 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 37 personer. Heraf har 31 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Side 5 af 9
Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 45 personer. Heraf har 44 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bro på liste Fraflytnings procent 7401 58 6 26 12 7415 14 0 5 0 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Statistikken blev taget til efterretning. Afdeling 7409 og 7410 er ikke med i ovennævnte opgørelse pga. 100% kommunal anvisning ved almene ældreboliger. 1.13 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne Side 6 af 9
blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kim Hybel fra Domea orienterede om energimærke, energisyn og driftsjournaler. I BSB Ørbæk er der i dag tilvalgt både energisyn og driftsjournal dog ikke energisyn i afdeling 74-15. Organisationsbestyrelsen besluttede at få udarbejdet lovpligtigt energimærke via Domea Energi og Miljø. Iflg. beregning fra Kim vil beløbet udgøre kr. 62.738,50 inkl. moms ekskl. udgifter til fremfinding af tegninger og diverse oplysninger i BSB Ørbæk. Det blev besluttet at finansiere hele udgiften via selskabets arbejdskapital. 1.14 Personaleforhold Generel orientering Der er i perioden 13.5.2013 til 5.7.2013 ansat Simon Sandvad Medom Madsen som ejendomsfunktionær. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Kim orienterede om, at tirsdag den 18. juni fra kl. 12.00 holdes en personaledag i det nye team, som vil få reference til det nye Servicecenter. En del af eftermiddagen bliver der orienteret om Domea 2015, samt drøftet fagligt, hvorefter der spilles minigolf ved Smørmosen på Thurø og efterfølgende fællesspisning. Personaledagen forventes at slutte kl. 21.00. Orienteringen blev taget til efterretning. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 7401: overskud på kr. 187.515,00 Afdeling 7409: overskud på kr. 82.601,00 Afdeling 7410: overskud på kr. 70.391,00 Afdeling 7415: overskud på kr. 28.490,00 Side 7 af 9
Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingernes regnskaber. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 7401: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 5.186.000 og indebærer en lejeregulering på 1,92 % pr. 1. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 2. september 2013. Afdeling 7409: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.501.000 og indebærer en lejeregulering på 0,67 % pr. 1. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 3. september 2013. Afdeling 7410: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.451.000 og indebærer en lejeregulering på 2,26 % pr. 1. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 3. september 2013. Afdeling 7415: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.031.000 og indebærer en lejeregulering på 1,82 % pr. 1. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 3. september 2013. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Afdelingernes budgetter blev godkendt under forudsætning af afdelingsmødernes senere godkendelse. 3 Næste møde Der blev ikke fastsat dato for næste møde. Side 8 af 9
4 Eventuelt Bernhard spurgte til forretningsføreraftalen, hvor afdeling 7415 har ønske om tilkøb af færre moduler og betale eventuelle ydelser efter regning, hvis disse ikke er med i modulerne. Kim oplyste, at forretningsføreraftalen er forlænget indtil videre pga. Domea 2015. Som skrevet i referatet i 2012 vil Vi i de kommende forhandlinger, godt kunne tage hensyn til forskellige behov i fx afdeling 1 og afdeling 15. Dette vil indgå i forhandlingerne. Møde slut kl. 17.40 Referat godkendt: Søren Svendsen Formand Svendborg den 13. juni KHY/PP Side 9 af 9