Regler om ansættelse

Regler om ansættelse

2010 Holdning Det er holdningen i Ringsted Kommune, at der skal arbejdes professionelt med rekruttering Rekrutteringsprocessen afspejler, at der i Ringsted Kommune arbejdes efter værdierne i personalepolitikken Alle ansøgere behandles lige uanset køn, alder og etnisk baggrund Det er holdningen i Ringsted Kommune, at medarbejdere, der lever i et parforhold, ikke kan være ansat på en arbejdsplads, hvor de indgår i en leder-medarbejder relation. Generelt bør par ikke være ansat på samme arbejdsplads. Som udgangspunkt ansættes medarbejdere på deltid -30 timer eller derover 2

Regler om ansættelse Reglerne indeholder følgende: Ansættelseskompetencen... side 4 Fase 1: Ansættelsesudvalget.. side 4 Fase 2: Jobprofil og Personprofil.. side 5 Fase 3: Stillingsannoncen.. side 6 Fase 4: Valg af ansøgere til samtale.. side 6 Fase 5: Samtalen... side 6 Fase 6: Valg af ny medarbejder side 7 Fase 7: Introduktion af ny medarbejder.. side 7 Fase 8: Opfølgning..... side 8 Yderligere materiale... side 8 3

Ansættelseskompetencen Ansættelseskompetencen ved nyansættelser er decentraliseret på følgende måde: 1. Byrådet har ansættelseskompetencen efter indstilling af Økonomiudvalget for følgende stillinger: Kommunaldirektør Direktører 2. Kommunaldirektøren har ansættelses- og afskedigelseskompetencen for følgende stillinger: Øvrigt personale, som refererer til kommunaldirektøren 3. Direktøren har ansættelses- og afskedigelseskompetencen for følgende stillinger: Administrative afdelingschefer, institutionsledere samt øvrigt personale, som refererer til direktøren 4. Afdelingschefen har ansættelses- og afskedigelseskompetencen for følgende stillinger: Institutionsledere samt øvrigt personale, som refererer til afdelingschefen. 5. Institutionslederen har ansættelses- og afskedigelseskompetencen for følgende stillinger: Alt øvrigt personale, ansat på institutionen Tjenestemandsansættelse: Det er politisk besluttet at begrænse denne ansættelsesform. Ansættelse på tjenestemandsvilkår kan derfor ikke finde sted. Kontakt Løn- og Personaleafdelingen herom. Aktivitetsforløb i forbindelse med en rekruttering: Fase 1: Ansættelsesudvalget Fase 2: Jobprofil, fagprofil og personprofil Fase 3: Stillingsannoncen Fase 4: Valg af ansøgere til samtale Fase 5: Samtalen Fase 6: Valg af ny medarbejder Fase 7: Introduktion af den ny medarbejder Fase 8: Opfølgning 4

Fase 1: Ansættelsesudvalget Det er lederens ansvar, at ansættelsesudvalget sammensættes af både medarbejder-, ledelses-, og evt. bestyrelsesrepræsentanter. Deltagerne skal så vidt muligt afspejle det område, som den nye medarbejder rekrutteres til. Samtidig er det vigtigt at ansættelsesudvalget kommer til at bestå af så få medlemmer som muligt optimalt er det i de fleste rekrutteringssituationer værd at sigte efter ca. 4-5 personer. For mange personer ved ansættelsessamtalen virker forvirrende for ansøgeren. Arbejdspladsen kan selv udforme aftaler om (evt. en fast procedure for), hvordan ansættelsesudvalget skal sammensættes - sålænge det sikres, at ansættelsesudvalget er bredt repræsenteret. De personer, der indgår i ansættelsesudvalget, har fået et tillidshverv, hvor de har mulighed for at viderebringe drøftelser, holdninger eller ønsker til den kommende medarbejder fra deres arbejdsplads eller bestyrelse. Ansættelsesudvalget udarbejder baggrundsmateriale til jobbet i form af job- og personprofil. Fase 2: Jobprofil, fagprofil og personprofil Forud for formuleringen af jobannoncen er det godt for ansættelsesprocessen at lave disse profiler. Det skærper bevidstheden om det job, der skal besættes og hvilke krav, der skal stilles til ansøgeren. Jobprofilen: skal synliggøre den nye medarbejders arbejdsområde og de kompetencer, medarbejderen skal sikre i organisationen. Ved at udarbejde en jobprofil bliver det synligt for arbejdspladsen, hvad det er for en person, der søges til hvilke arbejdsopgaver, og med hvilke ansvarsområder bliver der lavet et godt arbejdsredskab, der kan bruges i selve udvælgelsen bliver det efterfølgende synligt for den nyansatte, hvilke forventninger, der stilles Personprofil: skal bl.a. synliggøre, hvilke uddannelsesmæssige kvalifikationer, stillingen kræver. Desuden kan personprofilen indeholde de faglige områder, personen som minimum skal have erfaring med, kendskab til og viden om. Ligeledes skal personprofilen afklare, hvilke personlige kompetencer, der er nødvendige i forhold til stillingen. Disse såkaldte bløde områder kan være svære at opstille. Ved at tage udgangspunkt i arbejdssituationen og de omgivelser, som den nye medarbejder skal fungere i, vil det dog være muligt at formulere personprofilen. Det er derfor vigtigt at tænke på, hvorvidt den nye medarbejder skal fungere i tæt sammenhæng med andre (og derfor f.eks. skal være åben, udadvendt og i stand til at samarbejde) eller om det er et job, hvor der arbejdes selvstændigt og alene. Jobprofilen og personprofilen skal naturligvis harmonere med hinanden. Hvis der er opstillet mange krav til de personlige kompetencer, kan det være nødvendigt at foretage en prioritering inden ansættelsessamtalen. 5

Fase 3: Stillingsannoncen Stillingsannoncen er arbejdspladsens image og talerør til mulige nye medarbejdere. Annoncen indeholder bevidste og ubevidste signaler, der er afgørende for, hvem der søger jobbet og dermed også hvem, der ikke søger jobbet. Det er vigtigt at sikre sig, at der er tænkt over målgruppe, persontyper, sprogbrug og mangfoldighed - herunder køn og etnisk baggrund annoncen beskriver baggrunden for stillingsopslaget den beskriver de vigtigste arbejdsopgaver den beskriver stillingens organisatoriske placering den beskriver, at der arbejdes efter den værdibaserede personalepolitik det er muligt at kontakte en person for at høre nærmere om stillingen I forbindelse med annoncering af stillingsannoncer opfordres til at gøre brug af kommunens hjemmeside, som har vist sig at være velbesøgt. Yderligere information og vejledning vedr. annoncering kan findes på Løn og personaleafdelingens hjemmeside under "portalen/værktøjer/vejledninger og regler/kommunikation". Fase 4: Valg af ansøgere til samtale Når der udvælges ansøgere til samtale, bruges de krav, der blev opstillet i job-, person- og fagprofilen. Derved sikres, at ansøgere vælges ud fra en saglig grund. Der kan dog være ansøgere, der ikke formulerer sig helt så overbevisende i ansøgninger, som de ansøgere, der traditionelt kender til fagområdet. Vær opmærksom på, at de måske alligevel er kvalificerede. Inden gennemlæsningen af ansøgninger kan det være en god ide, at lægge en strategi for vægtningen mellem de faglige og personlige kvalifikationer, ligesom det er en god ide at afklare, om de ansøgere, der ligger i yderzonen i forhold til profilerne, alligevel skal indkaldes. Det er ligeledes i denne fase, at der skal tages stilling til, hvor mange samtalerunder der skal afholdes, ligesom hvor lange samtalerne skal være tidsmæssigt. Hvad angår gennemlæsning - og behandling af ansøgninger i det hele taget - skal det understreges, at vi i Ringsted Kommune behandler alle ansøgninger fortroligt. Det vil sige, at det udelukkende er ansættelsesudvalget, som har adgang til de indkomne ansøgninger, og at det - når ansættelsesrunden er afsluttet - er lederens ansvar at få indsamlet samtlige kopier af ansøgningerne - og få dem markuleret. Fase 5: Samtalen 6

Målet med en ansættelsessamtale er, at udvalget får kendskab til ansøgerens faglige og personlige kvalifikationer. Samtalen skal supplere ansøgningen og det er her, at en ansøger, der har skrevet en mindre god ansøgning, kan gøre sin éntre. Samtalen har også som formål at give ansøgeren informationer og indtryk af den potentielle stilling, således at han/hun kan vurdere, om stillingen er den rigtige for vedkommende. Ansættelsesudvalgets vigtigste opgave i forbindelse med samtalen er at give ansøgeren en god velkomst et udbytterigt møde mulighed for at give så mange oplysninger som muligt, der er nødvendige for at kunne foretage en kvalificeret vurdering efterfølgende en fair behandling Det kan være en god ide på forhånd at lave en liste med åbne spørgsmål for at sikre, at alle indkaldte ansøgere får stillet relevante spørgsmål. Ved lederansættelser kan ansættelsesudvalget desuden supplere samtalen med en personlighedstest, for at danne sig et fuldstændigt billede af ansøgerne. I nogle tilfælde er det måske svært at vælge mellem nogle af kandidaterne, - og her kan testen bruges som en del af beslutningsprocessen. I andre tilfælde bruges testen til at supplere samtalen. Fase 6: Udvælgelsen Efter endt samtalerunde hvad enten der er tale om én eller flere samtalerunder - vurderer ansættelsesudvalget kandidaterne og finder frem til den person, som passer bedst til jobbet ud fra de overvejelser, der tidligere er gjort i forhold til stillingen. Når der er fundet frem til en person, som man ønsker at tilbyde stillingen, kontaktes personen - bl.a. med henblik på at få accept til at tage referencer på vedkommende. Det at indhente referencer bør betragtes som en naturlig del af en ansættelsesprocedure - for at være helt sikker inden det endelige valg af medarbejder. Den person, der indhenter referencer, har pligt til at lave et skriftligt notat herom. Det er i sidste ende lederen, der har ansvaret for at få en person ansat. De personer, der har været til samtale, men som ikke er blevet tilbudt jobbet, har krav på at få en individuel begrundelse for afslaget. Ideelt set sker dette mundtligt ved telefonisk henvendelse. Alle øvrige ansøgere får tilsendt et skriftligt afslag. Fase 7: Introduktion For at sikre, at den nye medarbejder får det bedste udgangspunkt for at begå sig og falde til på arbejdspladsen, er det vigtigt, at der tilrettelægges en grundig introduktion for medarbejderen - både lokalt på arbejdspladsen og centralt fra kommunens side. 7

Den lokale introduktion på arbejdspladsen sættes i værk den dag, den ny medarbejder har første arbejdsdag og vil typisk forløbe over et par uger - alt afhængig af arbejdets indhold, arbejdspladsens størrelse mv. Introduktionens vigtigste opgave er at sørge for, at den ny medarbejder får en god velkomst bliver præsenteret for kolleger og deres arbejdsområde bliver vist rundt på arbejdspladsen får kendskab til arbejdsgange og evt. særlige retninglinjer på arbejdspladsen bliver introduceret til relevante arbejdsopgaver Det er lederens ansvar, at få tilrettelagt og gennemført et introduktionsforløb for den ny medarbejder. Fase 8: Opfølgning Ansættelsesudvalgets arbejde afsluttes først, når prøvetiden for medarbejderen er udløbet. Umiddelbart inden prøvetidens udløb evaluerer ansættelsesudvalget hele prøvetidens forløb for at afklare, hvorledes den nye medarbejder fungerer i jobbet (ansættelsesudvalget indhenter forinden evalueringen oplysninger herom). Hvis ansættelsesudvalget kommer til den konklusion, at medarbejderen fungerer godt i jobbet og på arbejdspladsen, fastansættes medarbejderen. Hvis der er problemer, vurderer ansættelsesudvalget, om disse kan løses eller om ansættelsesforholdet indstilles til at ophøre. Det er lederens ansvar, at der foreligger en skriftlig evaluering af prøveperioden, og at denne lægges i personalemappen. 8