Til medarbejdere. Ansættelse. Vælg farve. Vejle og Middelfart Sygehus. Ortopædkirurgisk Afdeling

Transkript

1 Til medarbejdere Ansættelse Vælg farve Vejle og Middelfart Sygehus Ortopædkirurgisk Afdeling

2 2

3 For at sikre at afdelingen udvælger de bedst kvalificerede ansøgere til ledige stillinger og ansætter de bedste medarbejdere i forhold til det konkrete stillingsindhold, er der blevet udarbejdet et sæt retningslinjer omkring ansættelsesproceduren i afdelingen. Begreber I det følgende bruges begrebet 'ansættelsesgruppen' om alle de personer, der deltager i en aktuel ansættelse. Begrebet 'lokalt ansættelsesudvalg' anvendes om de personer, der repræsenterer et bestemt afsnit i forbindelse med ansættelse. Lokale ansættelsesudvalg Det lokale ansættelsesudvalg på de enkelte afsnit består af: nærmeste leder eller anden ledelsesrepræsentant et antal medarbejderrepræsentanter fra relevante faggrupper Medarbejderrepræsentanterne bliver valgt for en periode af 2 år. Du kan læse mere i retningslinjen "valg til tillidsposter". Der er ingen direkte genvalg i et ansættelsesudvalg. Afhængigt af stillingsholdet er det muligt at supplere med medarbejdere fra relevante faggrupper ad hoc i forbindelse med en ansættelse. Ansættelsesudvalget er omfattet af tavshedspligt, og alle ansøgninger skal derfor behandles fortroligt. Det er en ledelsesopgave at skabe tid og rum til at deltage i et ansættelsesudvalg. Derfor vægter afdelingen højt, at ansættelsesgruppen har gode betingelser at arbejde under. Ledelsen tilstræber, at arbejdet med ansættelse foregår i arbejdstiden, og hvis dette ikke er muligt, honoreres medarbejderen efter gældende overenskomst. Uopfordrede ansøgninger Hvis afdelingen modtager uopfordrede ansøgninger, sender ledelsessupporter en bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget og henviser til ledige stillingsopslag. 3

4 Ansættelse i sygeplejegruppen Oversygeplejerske Ansættelse af oversygeplejersken iværksættes altid af sygehusledelsen. Ved ansættelse af oversygeplejerske deltager som udgangspunkt sygehusledelsen den ledende overlæge i afdelingen repræsentant for oversygeplejerskerådet repræsentant for afdelingssygeplejerskerne i afdelingen repræsentant for overlægerne TR for sygeplejerskerne Afdelingssygeplejerske Ved ansættelse af afdelingssygeplejerske deltager den ledende overlæge oversygeplejersken evt. anden overlæge souschefen (hvis det findes på afsnittet) det lokale ansættelsesudvalg Souschef Ved ansættelse af souschef deltager Specialeansvarlig sygeplejerske Ved ansættelse af specialeansvarlig sygeplejerske deltager overlæge fra pågældende sektor Sygeplejerske Ved ansættelse af sygeplejersker deltager SSA og sygehjælper Ved ansættelse af social- og sundhedsassistenter og sygehjælpere deltager Ansættelse i funktioner Ansættelse i funktioner foregår på samme måde som ansættelse i en stilling. Proceduren omkring opslag, ansøgning og ansættelse sker altså på samme vis som ved et stillingsopslag. Se endvidere retningslinjen omkring lokal løndannelse dok-id PU-ansvarlig sygeplejerske Ved ansættelse af praktik- og uddannelsesansvarlig sygeplejerske deltager 4

5 Ansættelse i sekretærgruppen Lægesekretær og afsnitssekretær Ved ansættelse af lægesekretærer og afsnitssekretærer deltager fra relevant afsnit koordinerende lægesekretær evt. overlæge fra relevant afsnit Ansættelse i funktioner Ansættelse i funktioner foregår på samme måde som ansættelse i en stilling. Proceduren omkring opslag, ansøgning og ansættelse sker altså på samme vis som ved et stillingsopslag. Se endvidere retningslinjen omkring lokal løndannelse dok-id Sundhedsservicesekretær Ved ansættelse af sundhedssericesekretærer deltager evt. relevant medarbejderrepræsentant 5

6 Ansættelse i lægegruppen Ledende overlæge Ansættelse af ledende overlæge iværksættes altid af sygehusledelsen. Ved ansættelse af ledende overlæge deltager som udgangspunkt sygehusledelsen oversygeplejerske sektoransvarlig overlæge i sektoren medarbejderrepræsentant (TR) Sektoransvarlig overlæge Ved ansættelse af sektoransvarlig overlæge deltager den ledende overlæge og sektorens læger, som udpeger den sektoransvarlige overlæge ud fra drøftelser i sektoren. Yngre læger Ved ansættelse af yngre læger deltager uddannelsesansvarlig overlæge evt. ledende overlæge Ansættelse i funktioner Ansættelse i funktioner foregår på samme måde som ansættelse i en stilling. Proceduren omkring opslag, ansøgning og ansættelse sker altså på samme vis som ved et stillingsopslag. Se endvidere retningslinjen omkring lokal løndannelse dok-id Overenskomstansat overlæge Ved ansættelse af overlæger deltager afdelingsledelsen sektoransvarlig overlæge i sektoren yngre læge Afdelingslæger Ved ansættelse af afdelingslæger deltager afdelingsledelsen sektoransvarlig overlæge i sektoren yngre læge 6

7 Ansættelse af andet personale Stabsfunktioner til afdelingsledelsen Ved ansættelse af stabsfunktioner så som ledelsessupportere, kvalitets- og kommunikationskoordinator deltager afdelingsledelsen evt. repræsentant fra overlægegruppen ledelsesrepræsentant fra relevant faggruppe medarbejderrepræsentant Kiropraktor Ved ansættelse af kiropraktor i den Rygkirurgiske Sektor deltager repræsentant fra afdelingsledelsen sektorledelsen Andre Ved ansættelse af portører, afdelingsmedhjælpere og sundhedsserviceassistenter deltager evt. relevant medarbejderrepræsentant Ansættelse i funktioner Ansættelse i funktioner foregår på samme måde som ansættelse i en stilling. Proceduren omkring opslag, ansøgning og ansættelse sker altså på samme vis som ved et stillingsopslag. Se endvidere retningslinjen omkring lokal løndannelse dok-id Medarbejdere til forskning og COFU Ved ansættelse af medarbejdere inden for forskning deltager afdelingsledelsen sektorledelse fra relevant sektor medarbejderrepræsentant fra relevant faggruppe 7

8 Procedure for ansættelse Når der opstår et behov for en ny medarbejder skal jobbets indhold revurderes. For at opnå det bedste grundlag for arbejdet med stillingsannoncen kan man tage udgangspunkt i funktionsbeskrivelsen og evt. kompetenceprofil. Her følger en trin for trin-vejledning i ansættelsesproceduren. Trin 1 Nærmeste leder indkalder ansættelsesgruppen til møde, hvor stillingsindholdet vurderes funktionsbeskrivelsen tilrettes - dette arbejde kan eventuelt uddelegeres det udvælges hvem fra det lokale ansættelsesudvalg, der skal deltage i samtalerne til den aktuelle ansættelse det drøftes om der skal inddrages en medarbejderrepræsentant fra relevant faggruppe dato for opslag, ansøgningsfrist, møde med gennemgang af ansøgninger, samtaler og svarfrist aftales. Hvis en del af arbejdet er uddelegeret, skal der også aftales en mødedato for et ekstra møde, hvis det skønnes nødvendigt. Afdelingsledelsen informeres om stillingsopslaget via mail eller møde. 8 Trin 2 Nærmeste leder sender det endelige stillingsopslag til ledelsessupporter, som indsætter opslaget ved hjælp af e-rekruttering på diverse online jobportaler - heriblandt Regionens hjemmeside. Via e-rekrutteringssystemet får ansøgeren automatisk en elektronisk bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget. Trin 3 Ved ansøgningsfristens udløb, sender ledelsessupporter ansøgningerne elektronisk til nærmeste leder, som videresender til ansættelsesgruppen. Gruppen mødes, og der foretages prioritering af ansøgere, og det aftales, hvem der skal indkaldes til samtale. Nærmeste leder giver besked til ledelsessupporter om at indkalde de udvalgte ansøgere til samtale. Trin 4 Ledelsessupporter sender mail om tidspunkt og varighed af samtalen til de udvalgte ansøgere. Brevet skal indeholde oplysning om, hvem fra ansættelsesgruppen der deltager (ved navns nævnelse) ved ansættelsessamtalen. Ansøgerne oplyses også om oplysninger på tillidsrepræsentant.

9 Håndtering af ansøgninger Alle ansøgninger skal behandles fortroligt og skal opbevares i ledelsessekretariatet. Ansøgningerne må kun læses af den aktuelle ansættelsesgruppe. Indhentes der reference på en ansøger, vil dette kun ske efter aftale med ansøgeren - se i øvrigt vejledning vedrørende indhentelse og afgivelse af reference ved ansættelse i Region Syddanmark. Udvælgelse af ny medarbejder Ansættelsesgruppen udvælger umiddelbart efter afholdelse af ansættelsessamtaler, hvem stillingen skal tilbydes. Øvrige ansøgere prioriteres i rækkefølge. Hvis der opstår uenighed om udvælgelse, er det ledelsen, der træffer den endelige beslutning. Eventuelle spørgsmål vedrørende lønkrav forhandles mellem afdelingsledelse og aktuel organisation/tr og efter gældende overenskomst. Her følger en trin for trin-vejledning i den videre håndtering af ansøgere. Trin 1 Nærmeste leder tilbyder stillingen til den udvalgte ved telefonisk henvendelse. Oplysning om ansættelse kan først offentliggøres, når ansøgeren har givet tilsagn om ansættelse i stillingen. Trin 2 Nærmeste leder giver telefonisk afslag til øvrige, der har været til samtale. Trin 3 Nærmeste leder udfylder indstillingsskema, som underskrives af afdelingsledelsen. Det underskrevne indstillingsskema sendes sammen med kopi af ansøgning og CV til HR-afdelingen. Trin 4 Ledelsessupporter sender afslag til øvrige ansøgere, når der foreligger skriftligt tilsagn fra den udvalgte ansøger. 9

10 Breve til ansøgere Tak for ansøgning Kære xxxx Tak for din ansøgning til jobbet som xxxxxx til xxxxxx afdeling i Ortopædkirurgisk Afdeling. Du vil høre nærmere efter ansøgningsfristens udløb og gennemgangen af ansøgningerne. Venlig hilsen Indkaldelse til samtale Kære xxxxx Tak for din ansøgning til stillingen xxxxx. Vi vil gerne invitere dig til en personlig samtale: xxdag den XX kl. XX Afslag til ansøgere Kære xxxx Vi henviser til din ansøgning til jobbet som xx til xx Vejle Sygehus. Desværre må vi meddele, at du ikke tilbydes jobbet. Vi har ansat den person til stillingen, som vi skønner er mest egnet ud fra en samlet vurdering og de opstillede kriterier. Vi ønsker dig held og lykke med jobsøgningen. Venlig hilsen Du bedes henvende dig i xxxxxxx. Til samtalen vil følgende være tilstede: (Navn og stilling på alle i ansætttelsesgruppen) Til samtalen beder vi dig medbringe en aktuel lønseddel. Jeg vedhæfter brev fra og kontaktoplysninger på tillidsrepræsentanten. Vi beder dig hurtigst muligt svare på denne mail eller ringe på tlf og bekræfte at du kan komme. Venlig hilsen 10

11 Brev fra TR Dette brev fra TR vedlægges, når ledelsessupporter sender brev til de ansøgere, der skal indkaldes til samtale. Brev fra TR Til alle ansøgere som skal til ansættelsessamtale i Ortopædkirurgisk Afdeling, Vejle og Middelfart Sygehus Du modtager dette brev, fordi tillidsrepræsentanten oftest ikke deltager i ansættelsessamtalen. Du er meget velkommen til at kontakte tillidsrepræsentanten inden for dit fagområde inden du skal til samtale, hvis du har nogen spørgsmål omkring løn og ansættelsesforhold. Det er vigtigt at vide, at eventuelle lønkrav skal fremsættes i forbindelse med samtalen. Hvis du har krav til lønnen, vil den blive forhandlet efterfølgende mellem ledelsen og den lokale tillidsrepræsentant/organisation. Det kan være en god ide, at medbringe en lønseddel til samtalen. Før ansættelse skal du overveje, om der ved samtalen er brug for afklaring omkring evt. restferie, ferieplacering, omsorgsdage, feriefridage eller andet. Med venlig hilsen Tillidsrepræsentanterne Ortopædkirurgisk Afdeling 11

12 Vejle Sygehus Ortopædkirurgisk Afdeling Kabbeltoft Vejle Tlf Middelfart Sygehus Rygkirurgisk Sektor Østre Hougvej 55, 5500 Middelfart Tlf Retningslinjen findes også på Infonet med dokument-id: Yderligere information Proces for ansættelse, SLB (dok-id: ) Vejledning om indhentelse og afgivelse af referencer ved ansættelser i Region Syddanmark Region Syddanmark som én ansættelsesmyndighed Personalepolitik i Region Syddanmark Materiale nr: