ID Kommentar Indsendt af Område Karakt Tema Kræv formidli ng Intn kommentar Formuling til høringsnotat Medfør ændring i standard? Behandling af høringssvaret 191 Ovordnet set vurd Kommune, at både det foreliggende udkast og det bagvedliggende arbejde af høj kvalitet. Kommune D godt at se at standarden kommet tætte på 192 en opationel tilgang til sagsbegrebet. Kommune Det også godt at se at standarden kommet tætte opationel til-gang når det gæld 193 sagsudveksling. Kommune Den me opationelle tilgang gør, at definitionen på sag nu me enkel, hvilket muliggør undstøttelsen af, at sag findes i mange sy-stemkontekst og i mange 194 afart. Kommune 3. Sag 3. Sag 3. Sag 3. Sag 0. Ankendelse 0. Ankendelse 0. Ankendelse 0. Ankendelse 196 Det skal sikres at standarden ovhold gældende lovgivning, hvis dette arbejde ikke allede udført. Kommune 3. Sag 1. Principiel Lovgivning Ja Standardne muliggør ovholdelse af lovgivningen, men ansvaret hfor ligg hos den implementende myndighed. 197 D savnes eksempl i anvendelsen af sviceintfacet Sag i forhold til konkrete integrationsammenhænge. Kommune 3. Sag 1. Principiel Nytteværdi Enig--> Procesfortælling udarbejdes d formidl dette Vi suppl dokumentne med et ekstra dokument med procesfortælling, som forklar og tydeliggør sammenhængen.
Indarbejdelse af eksempl vil netop gøre komponentens anvendelse tydelige og me forståelig, ligesom det vil sikre at formålet med Sviceintface Sag opfyldes, som beskrevet und 198 afsnittet Formål med Sviceintface Sag. Kommune 3. Sag 1. Principiel Nytteværdi Enig--> Procesfortælling udarbejdes d formidl dette Vi suppl dokumentne med et ekstra dokument med procesfortælling, som forklar og tydeliggør sammenhængen. 26 Ovordnet set det vores opfattelse at Sag ovordnet ift. dokument og hændels. Helt præcist således at dokument og hændels bør være en del af sagsdokumentet og således at d ikke findes dokument / hændels udenfor en sag. nistiet 3. Sag 1. Principiel Definitionen på en sag (side 6) indehold øvrige sammenhørende oplysning i begrebslisten sav-nes noget d kan define dette, fx hændels i procesforløbet. Et hiarki kunne være proces - sag hændelse dokument. En sag består af en ell fle hændels, en hændelse kan være tilknyttet nul, et el-l fle dokument. En hændelse beskriv, at d sket en handling på en sag. En hændelse noget, som en brug skal planlægge og styre eft ell stå til regnskab 27 for. nistiet 3. Sag 1. Principiel Refanceark itektur Refanceark itektur Det en binding karaktistisk for FVM. Den kan kommunikes gennem standarden. Den binding findes ikke hos mange andre Det en binding karaktistisk for FVM. Den kan kommunikes gennem standarden. Den binding findes ikke hos mange andre Adresses i dokumentet vedr. de genelle egenskab Høringssvaret vedrør proceshændels, ikke sagshændels. FVM opfordres til til at deltage i det kommende arbejde med Arbejdsgang/proc es. 200 Side 13 afsnittet Opation: I Tabel 7 henvist til dokumentet Genelle specifikation for sviceint-face Sags- og dokumentområdet for beskrivelse af opationne. D savnes eksempl for de enkelte opation direkte beskrevet i Sag dokumentet, hund især beskrivelse af søgning. Kommune 3. Sag 2. Betydende Nytteværdi Enig --> Procesfortæling D henvises til det kommende dokument med procesfortælling.
Ifm. med de ovenfor beskrevne sagshiaki modellen i Sags- og Dokumentstandard ikke hensigtsmæssig idet sagspart får forskellige roll baset på det pspektiv sagen ses fra. Vi har f.eks. en ansøgningssag hos FødevareErhvv hvor kunden (landmanden) den primære sagspart (sagens administrator). Ansøgningssagen kan afføde en kontrolsag som igen har landmanden som sagspart, mens Plandirektoratet den primære sagspart (sagens 35 administrator). 36 37 Når vi skift pspektiv mellem to relatede sag det essentielt at sagspartne kun findes en gang og at sagspartne s korrekte ud fra begge pspektiv. For at undstøtte dette har vi alene en 0..n liste af sagspart som igen indehold refence til sagspart, samt en sagspartsrolle. Vi benytt pt. følgende sagspartroll: Administrator: sagens primære sagspart Modpart: f.eks. den sagspart som et kundeskifte oprettet mod Kontrollet part: den d kontrolles på kontrolsagen relatet til en ansøgningssag Konsulent: landbrugskonsulent d har en fuldmagt til at age på landmandens vegne Revisor: revisor Vi forslår at Sags- og Dokumentstandard ændres således at: 38 En sag alene indehold 0..n Sagspart nistiet 3. Sag 2. Betydende Part Ja nistiet 3. Sag 2. Betydende Part Ja nistiet 3. Sag 2. Betydende Part Ja nistiet 3. Sag 2. Betydende Part Ja Standarden håndt roll via aktør og relation Standarden håndt roll via aktør og relation Standarden håndt roll via aktør og relation Modellen bibeholdes. Hvis det to enkeltsag, har hv én part. Hvis det en samlesag, så har den to part. 39 At en Sagspart har en refence til Organisation (Kunde i vores system) samt en sagspartsrolle nistiet 3. Sag 2. Betydende Part Ja Standarden håndt roll via aktør og relation Part behandles i 1. kvartal 2010, og spørgsmålet om sagsrolle vil blive taget op i den forbindelse.
Vi forslår at Sags- og Dokumentstandard udvides til at håndte både intn og ekstn status. Vores Kund (f. eks. landmænd) kan se sagens status på en Kundeportal. Vi find at det hensigts-mæssigt om vi kan kommunike en anden status til dem end den sagsbehandlingen direkte medfør. 41 nistiet 3. Sag 2. Betydende Part Vi forstår det således, at d eftspørges en form for status på hvor langt en sag i behandlingsproce ssen. Denne type status håndtes ikke af datastandarden, men et processpørgsmål, d skal håndtes i proceslaget. Det op til de enkelte organisation at define de relevante procestilstande. 382 S. 13: Primær part skal have kardinaliteten 0..1. D må højst være en pri-mær part på en sag. Fle primære part vil give en kompleksitet i syste-mne, som ikke giv kundne nogen nytteværdi. Evt. suppl. Part vil kun-ne registres i andenpart. Kardinaliteten har været 0..1 i alle tidlige ud-gav af dokumentet, lige siden det blev diskutet på et af de første mød i saggruppen. Rettelsen må være foretaget siden sidste møde i sag-gruppen, og har på intet tidspunkt været diskutet i sag-gruppen. KMD 3. Sag 2. Betydende Part Hvis det to enkeltsag har hv én primær part. Hvis det en samlesag, så har den to primære part. Skal diskutes Primær- og sekundærpart stattes af Part med kardinaliteten 0..n. Part får antagelig en Partsrolle med egen kardinalitet - afvent arbejdet i 2010. Myndighedne kan via forretningsregl begrænse antal part.
218 Begrebsapparatet virk ikke helt gennemarbejdet. Eksempelvis skrives d om enkeltsag, at de indehold de oplysning, d ligg til grund for en sags afgørelse, mens dossisag blot består af dokument om en bestemt pson ell et bestemt objekt. Det bør fremgå, at dossisag også kan indeholde oplysning, som dann grundlag for en ell fle afgørels. I definitionen af sag tænkes d klart på enkeltsag, selvom teksten lige har beskrevet dossisag, projektsag mv. Begrebne træng således til endnu en gennemskrivning. Arkiv 3. Sag 2. Betydende Refanceark itektur Enkeltsag og samlesag - definition rettes Definitionen af dossisag rettes som foreslået og Dossisag omdøbes til Samlesag med Dossisag som synonym. 372 Genelt d fle definition af, hvad en sag i de forskellige dokumen-t. Se htil s. 5, 3. afsnit, s. 9, øvste afsnit, i genelle egenskab s. 15, og fle andre sted. Definitionen på side 9 den bedste og bør genbruges alle andre sted. KMD 3. Sag 2. Betydende Refanceark itektur Enkeltsag og samlesag - definition rettes Formulingen på side 9 indsættes de øvrige pågældende sted. 374 385 S. 8, 4. afsnit: Hvordan skal Sag være autorisationsansvarlig. KMD anbefal, at autorisationscheck places i et lag oven på de angivne sviceintfaces, idet d pt. ikke oplysning i de specificede svices til at checke noget som helst, d har med autorisation at gøre. KMD 3. Sag 2. Betydende S. 14: Aktindsigt bør helt udgå af standarden. I den kommunale vden af-hæng aktindsigt af, hvem d spørg i forhold til hvad. Man kan ikke angi-ve på et dokument ell på en journalpost, om dokumentet omfattet af akt-indsigt, idet det afhæng af, om det f.eks en journalist, en mor ell en far, d spørg. KMD 3. Sag 2. Betydende Sikkhedsm odel Enig Sikkhedsm odel Enig Rettes - intfacet forsvar ikke aktørens rettighed ift. adgang. Attributten Indsigtsforhold i Journalpost omdøbes til OffentlighedUndt agethjemmel med samme beskrivelse som i Sag.
s 12: Tilstand bør have et udfaldsrum i forhold til tilstanden opstået og oplyst, da d kan være forskellige procestrin i disse piod det kunne f.eks. være en sagsstatus, d angiv hvor sagen i sagsbehandlingsprocessen. Eksempel hpå kan være: Intn høring Ekstn høring Afvent anden sag (Benyttes f.eks. ved manglende princip-p/regl/retningslini) før sagen kan behandles) 114 Andre.. SKAT 3. Sag 2. Betydende Tilstande 115 116 I forhold til tilstanden Oplyst kan det f.eks. være Und udvalgsbehandling 1 Und udvalgsbehandling 2 O.s.v SKAT 3. Sag 2. Betydende Tilstande På det sociale område vil det ligeledes være relevant at kunne benytte dette ud-faldsrum. SKAT 3. Sag 2. Betydende Tilstande? Evt. ekstra forklarende tekst i de genelle egenskab vedr. at tilstande ikke fas? ds ds De sagstilstande, som fremgår af tabellen på side 12, problematiske grunde. Først og fremmest fordi skemaets værdisæt lægg op til, at sagsafslutning først sk, når en sag ikke længe har administrativ og juridisk betydning, hvilket kan være meget længe eft, at dokumentne skabt 219 og registret i systemet. Sagsafslutning betegn almindeligvis det tidspunkt, hvor man ikke længe forvent, at d skal tilføres ydlige dokument til en sag, eksempelvis fordi d truffet en afgørelse, hvoreft den lukkes for 220 journalising. Arkiv 3. Sag 2. Betydende Tilstande Arkiv 3. Sag 2. Betydende Tilstande
221 En sådan afsluttet sag kan naturligvis have administrativ og juridisk betydning langt frem i tiden, og d kan dfor være god mening i at have et begrebsapparat, d gør, at man kan marke, at en afsluttet sag fortsat har administrativ og juridisk betydning. D bør imidltid findes et andet begreb til at marke dette, idet arkivmæssige hensyn tilsig, at sagsafslutning, hund oprydning mv. sk på et tidspunkt, d ligg langt tætte på dokumentnes skabelse og registring. Arkiv 3. Sag 2. Betydende Tilstande Tilstanden Udført får beskrivelsen Det bestilte udført 222 Det skal i den forbindelse bemærkes, at d for statslige myndighed en tæt sammenhæng til kravet om opdeling af arkivsystem i arkivpiod på ca. 5 år, jf. cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002, 7. Dette betyd, at alle sag principielt afsluttes senest ved udgangen af arkivpioden, uanset hvor længe ud i fremtiden de måtte have administrativ ell juridisk betydning. Arkiv 3. Sag 2. Betydende Tilstande Aflevet gøres til en attribut og fjnes fra tilstandsmodellen, som til gengæld bliv udvidbar, hvilket notes i De Genelle Egenskab (og specifikationne? ) 223 Det skal endvide undstreges, at for de kommunale myndighed, som ikke anvend arkivpiod, vil en afleving af data og dokument fra et ESDHsystem bestå af et øjebliksbillede af de sag og dokument, som måtte befinde sig i systemet på et givet tidspunkt uafhængigt af sagnes status i forhold til det foreslåede værdisæt. Det således ikke en forudsætning for afleving til offentligt arkiv, at en sag har nået status Aflevet. Arkiv 3. Sag 2. Betydende Tilstande se ovenfor 224 Endelig skal det bemærkes, at det ikke forekomm indlysende, hvilket behov d for at registre netop disse sagstilstande, og det virk uhensigtsmæssigt, at man på denne måde kodific en uklar og muligvis unødvendig sagstilstandsmodel for den offentlige forvaltning. Arkiv 3. Sag 2. Betydende Tilstande se ovenfor
s 11: Neutral dokumenttitel skal kun være obligatorisk på 112 dagsordenpunkt. SKAT 3. Sag 3. Mindre Attributt 380 Hvorfor hedd betegnelse Objektnavn, når feltet forklares med officiel sagsti-tel hvorfor ikke kalde feltet for officiel sagstitel? KMD 3. Sag 3. Mindre Attributt Diskussion i arbejdsgruppe Diskussion i arbejdsgruppe Attributten Altnativtitel gøres optionel. Postlist tilføjes i beskrivelsen Attributten 'Objektnavn' ændres til 'Sagstitel'. I 'Altnativtitel' ændres ordet 'Neutral...' i beskrivelsen' til 'Altnativ ' 32 Vi har haft behov for at organise vores sag i hiarki (teknisk set nærme i netværk). Vi forslår med baggrund h i, at modellen udbygges således, at d kan oprettes 0..n sagsrelation som består af en relationsrefence samt en relationstype. Vi benytt pt. følgende relationstype par: nistiet 3. Sag 3. Mindre Kardinalitet Ja Diskussion i arbejdsgruppe D tilføjes tekst om, at det muligt at opbygge sagshiarki ved hjælp af de eksistende relation i standarden Parent / Child: undstøtt ovsag / undsag Mast / control: hovedsag / kontrolssag som f.eks. benyttes ifm. fysisk kontrol (f. eks. udfør Plantedirektoratet kontrol af markoplysning for FødevareErhvv) 33 375 Hund et eksempel på et sagshiaki fra systemet. (Red. SE FIGUR I HØRINGSSVARET SIDE 3) nistiet 3. Sag 3. Mindre Kardinalitet Diskussion i arbejdsgruppe ds S. 8, 2. afsnit: De opation, d nævnes h, match ikke tabellen s. 13. KMD 3. Sag 3. Mindre Opation Intn behandling Tekstafsnittet på side 8 rettes. I s. 5, afsnit 3 sætning 3 hvad en arb.proc. Det 373 uheldigt med en de-finition, d ikke komplet. KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling S. 8, 5. afsnit. D findes mange sag, d ikke skal afleves til en arkiv-myndighed de skal vel også kunne 376 slettes? KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling Tilstanden Aflevet fjnes S. 8, 5. afsnit: Sag i livscyklustilstand passivet skal 377 også slettes. KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling se ovenfor S. 10: Hvor journalnotat måske instans af dokument 378 ell? KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling
S. 11: copy-paste fejl på altnativtitel fra dokument. 379 Brug enten neutral ell altnativ. Ikke-obligatorisk. KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling rettes S. 13: Alle opation i bydemåde. Passiv bør 383 omdøbes til ovtag. KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling rettes 384 S. 13: logisk slet = nedlagt. Vær konsistent i sprogbrugen 2 begreb for det samme uhensigtsmæssigt. KMD 3. Sag 3. Mindre Redaktionelt Intn behandling rettes 225 På s. 15 det uklart, hvad d menes med formulingen: "ov tid, når dokument udgår af sag (relation til dokument ophør), bevares ell ophør journalpostne eft den enkeltes organisations behov". Arkiv antag, at d h beskrives en situation, hvor de nævnte sag og dokument allede indgår i en arkivingsvsion, som godkendt af et offentligt arkiv. For en ordens skyld skal det undstreges, at myndighed kun må kasse dokument med hjemmel i bestemmels, som udstedt af Arkiv. Arkiv 3. Sag 3. Mindre Relation Intn behandling formidlingsopgave 381 S. 12: Opstået i dette dokument ikke det samme som opstået i f.eks Gene-relle Egenskab for sviceintfaces på sags- og dokumentområdet, s. 22). 2 tilstande, d hedd det samme, men betyd 2 forskellige ting, uhen-sigtsmæssigt. KMD 3. Sag 3. Mindre Tilstande Ja Intn behandling rettes. Vedr. De Genelle Egenskab - tegningen på side 22 rettes.