Att: Mads Ellehammer:

Transkript

1 KL Att: Mads Ellehammer: 27. august 2008 FESD-standardiseringsgruppen har nu færdigbehandlet de indkomne svar til høringen, som løb fra den 22. marts 2008 til 23. maj 2008, og ønsker med dette brev at give en reaktion på de af KL fremsatte kommentarer vedrørende FESD ledelsesinformation, Fase 2. Dette svarbrev publiceres på De godkendte standarder vil være at finde via Holsteinsgade København Ø Telefon Telefax E-post Netsted CVR-nr Tak for det fremsendte høringssvar. FESD Ledelsesinformation 1. Generelt er det prisværdigt, at Ledelsesinformationsmodulet i FESDstandardiseringsarbejdet 'løftes' op til at dække data fra flere forskellige systemer. Det er naturligvis den rigtige måde at betragte ledelsesinformation på, men det stiller også store krav til data(udtrækene) fra de forskellige systemer: (eksempel-række) Det er med standarden tilstræbt at give mulighed for at ESDH ledelsesinformation kan kombineres med anden type af ledelsesinformation, fx fra produktionssystemer. Standarden bestræber sig endvidere især på at formulere/definere den specifikke ledelsesinformation, som er karakteristisk for ESDH-området. I en større organisation bør ESDH-LIS naturligvis kombineres med ledelsesinformation fra andre systemer, hvilket denne standard også foreskriver. Dette stiller naturligvis krav til alle involverede systemer og måden at håndtere dem på, hvilket FESD standardiseringen dog ikke i den forstand kan berøre, idet FESD standardiseringen alene har mandat til standardisering indenfor ESDH-området. KL nævner et antal eksempler på vanskeligheder/store krav, som FESD standardiseringen er helt enig i er store krav til de organisationer, der implementerer system(er), der følger standarden. 2. En anden generel bemærkning: Det ser ud til, at der lægges op til en model, hvor den enkelte organisation for at kunne tilvejebringe ledelsesinformation både

2 skal anskaffe sig FESD-ledelsesesinformationsmodul og et generelt ledelsesinformationsværktøj. Dette synes ikke at være en konstruktiv vej. De generelle ledelesinformationsværktøjer er jo netop specialiseret i at kunne hente og sammenstille data fra mange forskellige datakilder. Forudsætningen er 'blot' et kendskab til organiseringen af data - en forudsætning, der jo er opfyldt med FESDdatamodellen. Det synes mere frugtbart, at det med et ledelsesinformationsmodul i FESDsammenhæng er muligt at udskrive en række standardrapporter (gerne parameterstyret), som viser en række udvalgte nøgledata. Har organisationen herudover specifikke behov og ønsker, så kan standardløsningen tilpasses og/eller der kan anskaffes et dedikeret ledelsesinformationsværktøj. I forhold til spørgsmålet om et ledelsesinformationssystem i FESD regi, så forholder det sig sådan, at der ikke pt. er krav til behandling og visning af ledelsesinformation i FESD. Enkelte leverandører har løsninger til håndtering af dette, men herudover er FESD kunderne henvist til enten selv at etablere løsninger til håndtering af ledelsesinformation, eller benytte en af de leverandører på markedet, som tilbyder løsninger indenfor ledelsesinformation. Af samme årsag, er den foreslåede arkitektur baseret på frikobling af data fra ESDH, ved anvendelse af de beskrevne udtræk. På denne måde vil kunderne stå frit i forhold til valg af løsning for implementering af et ledelsesinformationssystem, eller alternativt tilføje ESDH dimensionen til et eksisterende ledelsesinformationssystem Side 2 3. Hvis tanken med at foretage et udtræk fra ESDH-systemet er at 'rense' data for personhenføre og fortrolige oplysninger således, at udtrækket kan stilles til rådighed for alle, er det en fornuftig grund. Uden en specifikke beskrivelse af det konkrete udtræk kan det imidlertid ikke vurderes om dette formål kan opfyldes. Men det anses for at være en rigtig tanke, som imidlertid stiller krav til udtrækkene, så det er muligt at ajourføre sagsoplysninger og det 'slår igennem' i allerede overførte data. Det har netop været tanken at "rense" data for personhenførbare og fortrolige oplysninger. 4. En andet generelt problemstilling med ledelsesinformation synes ikke adresseret i det forelagte materiale: håndtering af ændringer. Hvis en sag er startet i en organisatorisk enhed og færdigbehandlet i en anden (enten fordi sagsansvaret er flyttet eller på grund af organisationsændringer), hvilken organisatorisk enhed skal sagsoplysningerne så knyttes sammen med? Der findes ikke et rigtigt svar, men det er vigtigt at definere, hvad data afspejler. Problemet skyldes måske, at der i arbejdet er taget udgangspunkt i, hvilke data, der er til rådighed frem for hvilken ledelsesinformation, der ønskes. Ligeledes synes problemerne med 'tidstempling' heller ikke at være adresseret. Tidsstempling svarer til ovenstående problemstilling om ændringer. Der skal træffes valg om, hvordan data skal fortolkes når et sagsforløb løber over flere perioder (forstået som perioder mellem udtræk). Det har været opfattelsen, at ledelsesinformation skal ses ud fra en given organisations synspunkt og det til organisationen tilknyttede arbejde. Det bør også

3 nævnes, at standarden til en vis grad tager hensyn til hvilke data, der i forvejen er til rådighed (og dermed i forvejen vedligeholdes), frem for at pålægge registreringer, som udelukkende har LIS formål. Flere af bemærkningerne går på hvordan ledelsesinformationen opdateres, hvilke mekanismer der er gældende i forhold til at afgøre hvordan sagsbehandlingstiden skal opfattes på forskellige tidspunkter, osv. Det er korrekt at standarden ikke umiddelbart giver svar på dette. Det ville have været hensigtsmæssigt om den gjorde, men forudsætningen herfor er, at der eksistere en afklaret holdning til dette i den offentlige sektor, og det synes ikke at være tilfældet. Vi har måske ikke betonet dette tilstrækkeligt i standarden, men der forestår en stor opgave i at implementere et ledelsesinformationssystem og derigennem foretage de nødvendige afklaringer, fastlæggelse af principper, mv. Denne opgave løser standarden ikke standarden tilvejebringer alene et struktureret grundlag for etablering af en ESDH dimension i et ledelsesinformationssystem. Det er vores håb, at man f.eks. for et ministerområde, eller måske for en hel sektor (fx den kommunale), vil tage initiativ til at fastlægge en del af disse principper, og dermed dels lette arbejdet i forbindelse med en implementering, dels i højere grad muliggøre bench-marking på tværs. Side 3 Præmisserne for udformningen af denne standard beskrives bedre i standarden, der således tilrettes på dette punkt. 5.Der tages udgangspunkt i Finanstilsynets Økonomisk Administrative Vejledning, der anvendes som den overordnede forståelsesramme om ledelsesinformation. Dette er i nogle sammenhænge uhensigtsmæssigt og mangelfuldt: (kritikpunkt a) At vi har valgt at benytte Finanstilsynets vejledning, i et forsøg på at redegøre hvad ledelsesinformation er, er ganske enkelt, at det var det bedste vi umiddelbart var i stand til at finde. Der er et utal af beskrivelser af ledelsesinformation, og de er kendetegnet ved at være meget forskellige og for de flestes vedkommende meget overordnede. Det beskrevne er ikke udtømmende, hvilket også påpeges. Til gengæld eksisterer der omfattende litteratur som beskæftiger sig med emnet. 6. b) Der opstilles en række typiske krav til ledelsesinformation. Efter KLs mening mangler der et meget væsentligt krav: et fælles sprog, som samtidigt er struktureret og enstydigt. Et sprog, som også dækker (standardiserede) udfaldsrum, så resultaterne er sammenlignelige over tid. FESD standardiseringen er enig i at "fælles sprog" er vigtig ved sammenligninger, interoperabilitet mv. - og vil derfor beskrive dette bedre i standarden, som så tilrettes på dette punkt. Det bør dog nævnes at FESD standardiseringen traditionelt ikke standardiserer udfaldsrum. 7. C) Tegningen på side 6 mangler et vigtigt element: sammenhængen mellem de enkelte systemer. Dertil kommer at det kræver at der findes en datasammenhæng, som ikke synes at være til stede.

4 Ledelsesinformation er ganske rigtigt betydelig mere værdifuld, når der er tale om sammenstilling af informationer fra flere af en organisations forretningssystemer. At kunne kæde eksempelvis sagsbehandlingsoplysninger sammen med projektstyringsinformation eller økonomi- og tidsregistrering vil givet øge nytteværdien af ledelsesinformationen. Sammenknytningen stiller store krav til registreringspraksis, fælles nøgleværdier, periodeopfattelse, mv. og disse afklaringer hhv. tilrettelæggelser er en af de store opgaver i forbindelse med implementering af et ledelsesinformationssystem. Selvom standarden peger på, at man bør overveje mulighederne for at sammenstille data fra forskellige systemer, beskæftiger standarden sig ikke med selve implementeringsdelen. Standarden udgør således alene en standardiseret tilgang til de data, der umiddelbart og bredt dækkende kan hentes fra ESDH systemer. 8. I afsnittet af dette navn identificeres en række målgrupper som hver især har forskelligartede behov for ledelsesinformation. Der gøres derimod intet for at afdække disse forskellige behov. I stedet vælges det udgangspunkt, at grundlaget for udarbejdelsen af denne standard skal være bredt og acceptabelt dækkende. Hvordan sikres dette, når behovene ikke er beskrevet? Og er det ikke farligt at basere sin ledelsesinformation på de tilstedeværende data i stedet for afdækkede behov? Dertil kan man spørge om det ikke er i direkte modstrid med udgangspunktet for standardiseringen (den føromtalte Økonomisk Administrative Vejledning fra Finanstilsynet), hvor der står at målingerne skal knyttes til strategiske mål. Kan generelle udtræk, som er bred og acceptabelt dækkende, være knyttede til forskellige organisationer strategiske mål, som jo kan være meget forskellige? Side 4 Den overordnede beskrivelse af målgrupper er ikke en udtømmende interessentanalyse, og det var heller ikke hensigten at den skulle være det. Beskrivelsen af målgrupper er medtaget for at bevidstgøre om, at der er andre end de egentlige ledere i en organisation, som har behov for ledelsesinformationen, samt for at gøre opmærksom på, at man i forbindelse med en implementering af et ledelsesinformationssystem skal være opmærksom på at tilrettelægge informationen ud fra hvem, der skal modtage den, herunder knyttet til de strategiske mål. 9 I tegningen side 11 ses det i 'kassen' i midten forneden, at der kan anvendes enten et FESD-værktøj eller et værktøj fra en 3 part. Der savnes en beskrivelse af det værktøj, der tilbydes i FESD-regi. Formålet på dette sted er at skitsere en generisk arkitektur på LIS området. Det skal videre nævnes, at der ikke er pligt til et sådant LIS-værktøj for de enkelte FESD leverandører, hvorfor de kan være forskellige - og nogle FESDleverandører har ikke sådan et værktøj. 10. Det er prisværdigt (og absolut nødvendigt for ledelsesinformation) at der gøres et forsøg på at definere en række grundstørrelser. Men de definitioner, der er i det forelagte materiale er ikke fyldestgørende: (opremsning) Som det ganske rigtigt påpeges, er der basis for en hvis usikkerhed om opfattelsen af f.eks. sagsbehandlingstider, eller andre af de afledte elementer i beskrivelsen. Som nævnt ovenfor, må man i forbindelse med en implementering af et ledelsesinformationssystem skulle påregne et afklaringsarbejde, hvor principperne

5 for tilvejebringelse og anvendelse af data fastlægges. Hvis der generelt i den offentlige sektor var en afklarethed, som der i højere grad er i den kommunale sektor, ville vi lettere kunne være mere præcise i beskrivelsen af disse grundstørrelser. Dette præciseres yderligere i standarden - og især vedrørende begreberne normtid, afsluttet, sagsbehandlingstid gennemsnitlig sagsbehandlingstid - som derfor tilrettes på dette punkt. 11. Organisatorisk enhed skal defineres Er blevet tilrettet efter dette høringssvar er indleveret første gang 12. menes der ansvarlig sagsbehandler eller ansvarlig for en journalpost? Eller menes der "antal dokumenter, der er fordelt, men endnu ikke tilknyttet en sag"? Der menes sagsbehandler og sager Side Hvad menes med sagstype? Da der kan være tvivl beskrives sagstypebegrebet bedre i standarden, som derfor tilrettes. 14. Sagsstatus skal defineres - det er muligvis det samme som begreberne omkring grundstørrelser Da der kan være tvivl beskrives sagstatusbegrebet bedre i standarder, som derfor tilrettes. 15. Omkring åbne sager, se bemærkninger omkring grundstørrelser Da der kan være tvivl beskrives "åben sag" begrebet bedre i standarden, som derfor tilrettes. 16. KL anbefaler, at man i pc-miljøet anvendes tabulatortegn som adskilletegn, da risikoen for at tabulator står i et felt er meget lille, mens semikolon vil kunne forekomme. Er allerede rettet efter første version af dette høringssvar: For så vidt angår de anbefalede formater i forbindelse med udtræksfunktionen, vil vi tilføje kravet om at kunne benytte tabulatoradskillelse i stedet for semikolon 17. Det står lidt uklart om alle Noark-rapporterne fravælges, da de har fokus på det operationelle niveau. Hvis dette er tilfældet, er KL meget uenig i dette fravalg, i det hovedparten af de nævnte rapporten synes at være yderst relevante som styringsinformation (der på side 8 i høringsmaterialet nævnes som en delmængde af ledelsesinformation) Med hensyn til Noark-rapporterne, så er der hverken tale om tilvalg eller fravalg. De er medtaget som eksempel på, hvad man i Noark opfatter som ledelsesinfor-

6 mation. I FESD sammenhæng er disse rapporter medtaget som en del af de funktionelle krav til FESD løsningerne, og det er som sådan ikke denne standards formål at tilvejebringe disse. Med venlig hilsen Palle Aagaard FESD-standardiseringen Side 6