OPDATERET 09.12.14 FOLKEMØDEARRANGØR SÅDAN Bornholms Regionskommune står for Folkemødets praktiske rammer. Men det politiske indhold selve festivalens substans bliver leveret af partier, organisationer, foreninger, virksomheder og private, som afholder én eller flere events under Folkemødet. Denne vejledning gennemgår de overordnede retningslinjer for organisationer, der overvejer eller planlægger at deltage som arrangører af events under Folkemødet 2015 fra 11.-14. juni 2015. HVEM KAN BLIVE ARRANGØR? Alle lovlige danske partier, organisationer, foreninger og virksomheder samt private kan blive arrangører. HVORDAN BLIVER VI ARRANGØR? De overordnede forudsætninger for, at du eller din organisation kan blive en af Folkemødets arrangører, er, at I arrangerer én eller flere daglige events, der lever op til Folkemødets principper. Jeres events skal tilmeldes til Folkemødets officielle programsystem. Programmet åbner for tilmelding i februar 2015. Deltag med events Events er Folkemødets betegnelse for debatter, taler, seminarer, workshops og andre arrangementer. Events kan afholdes i telte, på restauranter, på skibe og under åben himmel. Vores nyhedsbrev holder dig opdateret Hvis I overvejer at deltage i Folkemødets 2014 som arrangør af events, bør I med det samme tilmelde jer vores nyhedsbrev så bliver I holdt ajour med forberedelserne, vigtige deadlines mv. I finder link til nyhedsbrevet på forsiden af www.folkemødet.dk
HVILKE PRINCIPPER SKAL EN EVENT OVERHOLDE? Alle events i det officielle program skal godkendes af Folkemødets sekretariat. En event kan kun godkendes, hvis den overholder nedenstående retningslinjer: 1 Eventen skal være åben for alle 2 Eventen skal være gratis 3 Eventen skal behandle et emne af samfundsrelevans 4 Eventen skal finde sted i festivalområdet 5 Eventen må ikke have kommerciel karakter, virke anstødelig, bryde med demokratiske principper som beskrevet i Grundloven eller anden lovgivning. Dette gælder også for hjemmesider, der henvises til i programmet. 6 Eventen må ikke finde sted på tidspunkter, som er reserveret til arrangementer på Folkemødets hovedscene det vil sige under partiledertalerne og den officielle åbning og afslutning. 7 Eventen skal finde sted inden for et afgrænset tidsinterval OMTALE AF EVENTS Ud over de overordnede retningslinjer for events er der en række retningslinjer for omtalen af eventen, som I skal overholde, når I tilmelder jeres event i Folkemødets officielle program: Eksempel 1: I må ikke i omtalen af events annoncere med uddeling af gaver eller med underholdning, der ikke har direkte forbindelse med eventens emne. Eksempel 2: Omtalen af eventen må ikke kunne opfattes som reklame for bestemte virksomheder eller bestemte produkter. Retningslinjerne for omtale af events vil blive yderligere uddybet, når tilmeldingen til Folkemødets officielle program åbner. Hold øje med nyhedsbrevet. Indtil da, læs uddybning af principperne på www.brk.dk/folkemoedet/arrangoerer/sider/principper-for-events.aspx HVOR SKAL VI HOLDE VORES EVENT? Det eneste krav til placeringen af Folkemødets events er, at de afvikles på et mødested i festival- området. Et mødested kan være et telt, et mødelokale, et skib eller lignende. OBS Arrangørerne afholder selv alle udgifter til det valgte mødested.
HVORDAN FINDER VI ET MØDESTED? 1. I lejer eller låner et mødested for et par timer I kan reservere tid i et mødelokale eller mødetelt i festivalområdet gennem Folkemødets samarbejdspartner Team Bornholm på 5695 8566 eller info@teambornholm.dk. I har også mulighed for at indgå direkte aftaler med beboere, foreninger eller virksomheder i Allinge om leje eller lån af deres arealer eller lokaler. 2. I lejer et areal, hvor I kan opsætte et telt eller lignende under hele Folkemødet I kan leje teltarealer på kommunalt ejede områder i Allinge gennem Folkemødets sekretariat. Arealudlejningen åbner i november 2014. Hold øje med nyhedsbrevet. I kan selv finde et privat ejet areal i festivalområdet og indgå en aftale om leje/lån med ejeren. 3. I lejer en bådplads i Allinge Havn under hele Folkemødet I kan leje en bådplads i Allinge Havn, hvor I under hele Folkemødet kan forankre jeres eget eventskib. Udlejningen åbner i oktober 2014. 4. I afholder en mobil event Arrangører, der ikke råder over et telt eller et mødelokale, har mulighed for at deltage i Folkemøde med det, vi under en samlet betegnelse kalder en mobil event. Med dette forstås et simpelt set up i festivalområdet eksempelvis bestående af roll-ups, banner eller et mindre bord hvorfra arrangøren går i dialog med de øvrige deltagere. Der er en række krav til mobile events, som vil blive lagt på www.folkemødet.dk i løbet af efteråret. KRAV TIL STADEHOLDERE Arrangører, der lejer kommunalt ejede arealer, skal overholde en række krav. Kravene vil blive uddybet, når arealudlejningen åbner. I bør dog allerede nu tage med i jeres overvejelser, at telte på kommunalt ejede arealer skal være åbne for alle og bemandede i Folkemødets minimumsåbningstid: Torsdag 11. juni kl. 15-19, fredag 12. juni kl. 9-19, lørdag 13. juni 9-19, søndag 14. juni kl. 9-14. I bør desuden være opmærksomme på, at stadeholdere på kommunalt ejede arealer skal afvikle mindst én event per dag på arealer op til 50m2. For stadepladser på mere end 50m2 er kravet seks events over de fire eventdage. TRANSPORT OG OVERNATNING På vores hjemmeside www.folkemødet.dk finder I under menupunktet Praktisk info oplysninger om mulighederne for transport til og fra Bornholm samt om overnatning på øens hoteller, campingpladser, sommerhuse, vandrerhjem osv.
ER DER MERE, VI SKAL TÆNKE PÅ I VORES PLANLÆGNING? Det korte svar er: JA! Det lidt længere svar er, at deltagelse i Folkemødet som arrangør kræver ganske megen planlægning: I denne vejledning har vi kun berørt de overordnede retningslinjer, så I får et billede af, hvad det vil sige at være Folkemødearrangør. Hvis I beslutter jer for, at I vil deltage, vil der være en lang række yderligere ting, som I skal forholde jer til f.eks: Skal der spilles musik i jeres telt? Vil I servere mad og drikke til deltagerne? Hvor skal I bo? Hvordan kommer I til og fra Bornholm? Osv., osv, osv. Derfor er det en god idé at begynde på planlægningen i god tid. Folkemødets sekretariat vil gennem vores nyhedsbreve og direkte kommunikation bestræbe os på at guide og vejlede jer bedst muligt. Desuden kan I finde megen information på vores hjemmeside, www.folkemødet.dk KAN VI DELTAGE PÅ ANDRE MÅDER? I kan deltage på Folkemødet som medarrangør af events. På den måde bliver jeres organisation stadig synliggjort som folkemødearrangør på Folkemødets hjemmeside og i Folkemødets app. I kan også deltage ved at jeres formand eller lignende medvirker som paneldeltager i andres events. Eller I kan deltage som engageret publikum i events, der er relevante for jeres dagsorden. HAR I GODE RÅD, VI KAN LÆNE OS OP AD I VORES PLANLÆGNING? Ja, men det er vigtigt at understrege, at de 10 råd neden for kun er vejledende. Inden for de beskrevne retningslinjer er det jer selv, der definerer og bestemmer, hvordan I vil være til stede på Folkemødet. Kun jeres fantasi og kreativitet sætter grænserne. 1 Gå sammen med andre. En del foreninger og organisationer har haft gode erfaringer med at indgå i partnerskab om telte og/eller events. Det skaber mulighed for at fremføre en fælles sag med større pondus. 2 Kvalitet frem for kvantitet. Planlæg hellere få gennemarbejdede og profilerede events end mange. Husk på, at der er mange organisationer, der konkurrerer om opmærksomheden. Derfor risikerer jeres telt eller event at blive fravalgt, hvis indholdet er for løst i kanten. Det er ikke nok at uddele pjecer og have en skål med gratis bolsjer. 3 Ny viden. Planlæg gerne at fremlægge ny viden i forbindelse med jeres events. 4 Hav styr på ordet. I forbindelse med debatter er det vigtigt, at I finder en dygtig ordstyrer. 5 Begræns panelets størrelse. Sats på at holde antallet af paneldeltagere nede på 3-5. Meget store paneler giver begrænset taletid til de enkelte deltagere og kan forhindre, at debatten kommer i dybden.
6 Aktiver tilhørerne. Overvej hvordan I kan aktivere tilhørerne til jeres event. Et levende og deltagende publikum kan være med til at skærpe panelet og give nye input. 7 Prioriter det uformelle. Undgå at booke jeres frontpersoner til sidste minut. Det er vigtigt, at I også sætter tid af til, at de kan deltage i andres events og har tid til at netværke. En vigtig del af Folkemødet er alt det uformelle, der foregår mellem eventene. 8 Sats på omkring én time. Events bør ikke strække sig over ret meget mere end én time. Erfaringen fra de foregående år viser, at events på omkring én time fungerer godt, fordi det giver folkemødedeltagerne mulighed for at komme videre til næste spændende event. 9 Mange mennesker eller de rigtige mennesker. Succeskriteriet for jeres event bør ikke kun være, at I tiltrækker et talstærkt publikum. I stedet for udelukkende at satse på, at mange mennesker deltager, bør I være mindst lige så opmærksomme på, at de rigtige mennesker deltager dvs. personer, som I særligt gerne vil have i tale og i dialog med. 10 Fang pressens opmærksomhed. Hvis I vurderer, at jeres event har nyhedsværdi, så ret direkte henvendelse til de journalister/medier, som I mener kunne være interesserede. FOLKEMØDETS SEKRETARIAT KAN KONTAKTES PÅ folkemoedet@brk.dk Tlf 5692 1308 Vores arbejdspres stiger naturligvis i takt med, at Folkemødet rykker tættere på, hvorfor vi anmoder om, at I gennemgår vores hjemmeside og evt. udsendt materiale, inden I ringer/skriver til os. Og så lige en afsluttende bemærkning: Selv om det kan virke som en stor mundfuld, så er deltagelse i Folkemødet først og fremmest en unik mulighed for at præge den politiske debat, der er den afgørende forudsætning for udvikling af vores samfund. TILMELDING TIL VORES NYHEDSBREV Hvis du ikke allerede har gjort det, er det nu, du skal tilmelde dig vores nyhedsbrev. Nyhedsbrevet udsendes ca. én gang om måneden og holder dig ajour med forberedelserne til Folkemødet 2015. Du finder link til nyhedsbrevet på forsiden af www.folkemødet.dk