FOLKEMØDE-ARRANGØR SÅDAN!

Transkript

1 FOLKEMØDE-ARRANGØR SÅDAN! Bornholms Regonskommune står for Folkemødets praktske rammer. Men det poltske ndhold selve festvalens substans blver leveret af parter, organsatoner, forennger, vrksomheder og prvate, som afholder én eller flere events under Folkemødet. Denne vejlednng gennemgår de overordnede retnngslnjer for organsatoner, der overvejer eller planlægger at deltage som arrangører af events under Folkemødet 2014 fra jun Hvem kan blve arrangør? Alle lovlge danske parter, organsatoner, forennger og vrksomheder samt prvate kan blve arrangører. Hvordan blver v arrangør? De overordnede forudsætnnger for, at du eller dn organsaton kan blve en af Folkemødets arrangører, er, at I arrangerer én eller flere daglge events, der lever op tl Folkemødets prncpper. Jeres events skal tlmeldes tl Folkemødets offcelle program. Programmet åbner for tlmeldng februar Hold øje med vores nyhedsbrev events 2013 Events er Folkemødets betegnelse for debatter, taler, semnarer, workshops og andre arrangementer. I 2013 skabte over 500 organsatoner alt 1324 events under Folkemødet. Eventene fandt bl.a. sted telte, på restauranter, på skbe og under åben hmmel. Vores nyhedsbrev holder dg opdateret Hvs I overvejer at deltage Folkemødets 2014 som arrangør af events, bør I med det samme tlmelde jer vores nyhedsbrev så blver I holdt ajour med forberedelserne, vgtge deadlnes mv. I fnder lnk tl nyhedsbrevet på forsden af

2 Hvlke prncpper skal vores event overholde? Alle events det offcelle program skal godkendes af Folkemødets sekretarat. En event kan kun godkendes, hvs den overholder nedenstående retnngslnjer: 1 Eventen skal være åben for alle 2 Eventen skal være grats 3 Eventen skal behandle et emne af samfundsrelevans 4 Eventen skal fnde sted festvalområdet 5 Eventen må kke have kommercel karakter, vrke anstødelg, bryde med demokratske prncpper som beskrevet Grundloven eller anden lovgvnng. Dette gælder også for hjemmesder, der henvses tl programmet. 6 Eventen må kke fnde sted på tdspunkter, som er reserveret tl arrangementer på Folkemødets hovedscene eksempelvs de poltske hovedtaler. 7 Eventen skal fnde sted nden for et afgrænset tdsnterval Omtale af events Ud over de overordnede retnngslnjer for events er der en række retnngslnjer for omtalen af eventen, som I skal overholde, når I tlmelder jeres event Folkemødets offcelle program: Eksempel 1: I må kke omtalen af events annoncere med uddelng af gaver eller med underholdnng, der kke har drekte forbndelse med eventens emne. Eksempel 2: Omtalen af eventen må kke kunne opfattes som reklame for bestemte vrksomheder eller bestemte produkter. Retnngslnjerne for omtale af events vl blve yderlgere uddybet, når tlmeldngen tl Folkemødets offcelle program åbner. Hold øje med nyhedsbrevet. Hvor skal v holde vores event? Det eneste krav tl placerngen af Folkemødets events er, at de afvkles på et mødested festvalområdet. Et mødested kan være et telt, et mødelokale, et skb eller lgnende. OBS : Arrangørerne afholder selv alle udgfter tl det valgte mødested.

3 Hvordan fnder v et mødested? 1 I lejer eller låner et mødested for et par tmer: I kan reservere td et mødelokale eller mødetelt festvalområdet gennem Folkemødets samarbejdspartner Team Bornholm på eller [email protected]. I har også mulghed for at ndgå drekte aftaler med beboere, forennger eller vrksomheder Allnge om leje eller lån af deres arealer eller lokaler. 2 I lejer et areal, hvor I kan opsætte et telt eller lgnende under hele Folkemødet: I kan leje teltarealer på kommunalt ejede områder Allnge gennem Folkemødets sekretarat. Arealudlejnngen åbner november Hold øje med nyhedsbrevet. I kan selv fnde et prvat ejet areal festvalområdet og ndgå en aftale om leje/lån med ejeren. 3 I lejer en kajplads Allnge Havn under hele Folkemødet: I kan leje en kajplads Allnge Havn, hvor I under hele Folkemødet kan forankre jeres eget eventskb. Udlejnngen åbner november Hold øje med nyhedsbrevet. 4 I afholder en mobl event: Arrangører, der kke råder over et telt eller et mødelokale, har mulghed for at deltage Folkemøde med det, v under en samlet betegnelse kalder en mobl event. Med dette forstås et smpelt set up festvalområdet eksempelvs bestående af roll-ups, banner eller et mndre bord hvorfra arrangøren går dalog med de øvrge deltagere. Der er en række krav tl moble events, som vl blve lagt på løbet af efteråret. Krav tl teltholdere Arrangører, der lejer kommunalt ejede arealer, skal overholde en række krav. Kravene vl blve uddybet, når arealudlejnngen åbner. I bør dog allerede nu tage med jeres overvejelser, at telte på kommunalt ejede arealer skal være åbne for alle og bemandede Folkemødets mnmumsåbnngstd: Torsdag 12. jun kl , fredag 13. jun kl. 9-19, lørdag 14. jun 9-19, søndag 15. jun kl I bør desuden være opmærksomme på, at teltholdere på kommunalt ejede arealer skal afvkle mndst én event per dag.

4 Er der mere, v skal tænke på vores planlægnng? Det korte svar er: JA! Det ldt længere svar er, at deltagelse Folkemødet som arrangør kræver ganske megen planlægnng: I denne vejlednng har v kun berørt de overordnede retnngslnjer, så I får et bllede af, hvad det vl sge at være Folkemødearrangør. Hvs I beslutter jer for, at I vl deltage, vl der være en lang række yderlgere tng, som I skal forholde jer tl f.eks: Skal der splles musk jeres telt? Vl I servere mad og drkke tl deltagerne? Hvor skal I bo? Hvordan kommer I tl og fra Bornholm? Osv., osv, osv. Derfor er det en god dé at begynde på planlægnngen god td. Folkemødets sekretarat vl gennem vores nyhedsbreve og drekte kommunkaton bestræbe os på at gude og vejlede jer bedst mulgt. Desuden kan I fnde megen nformaton på vores hjemmesde, Transport og overnatnng På vores hjemmesde fnder I under menupunktet Praktsk nfo oplysnnger om mulghederne for transport tl og fra Bornholm samt om overnatnng på øens hoteller, campngpladser, sommerhuse, vandrerhjem osv. Har I nogle gode råd, v kan læne os op ad vores planlægnng? Ja, men det er vgtgt at understrege, at de 10 råd neden for kun er vejledende. Inden for de beskrevne retnngslnjer er det jer selv, der defnerer og bestemmer, hvordan I vl være tl stede på Folkemødet. Kun jeres fantas og kreatvtet sætter grænserne. 1 Gå sammen med andre. En del forennger og organsatoner har haft gode erfarnger med at ndgå partnerskab om telte og/eller events. Det skaber mulghed for at fremføre en fælles sag med større pondus. 2 Kvaltet frem for kvanttet. Planlæg hellere få gennemarbejdede og proflerede events end mange. Husk på, at der er mange organsatoner, der konkurrerer om opmærksomheden. Derfor rskerer jeres telt eller event at blve fravalgt, hvs ndholdet er for løst kanten. Det er kke nok at uddele pjecer og have en skål med grats bolsjer. 3 Ny vden. Planlæg gerne at fremlægge ny vden forbndelse med jeres events. 4 Hav styr på ordet. I forbndelse med debatter er det vgtgt, at I fnder en dygtg ordstyrer. 5 Begræns panelets størrelse. Sats på at holde antallet af paneldeltagere ned på 3-5. Meget store paneler gver begrænset taletd tl de enkelte deltagere og kan forhndre, at debatten kommer dybden.

5 6 Aktver tlhørerne. Overvej hvordan I kan aktvere tlhørerne tl jeres event. Et levende og deltagende publkum kan være med tl at skærpe panelet og gve nye nput. 7 Prorter det uformelle. Undgå at booke jeres frontpersoner tl sdste mnut. Det er vgtgt, at I også sætter td af tl, at de kan deltage andres events og har td tl at netværke. En vgtg del af Folkemødet er alt det uformelle, der foregår mellem eventene. 8 Sats på omkrng én tme. Events bør kke strække sg over ret meget mere end én tme. Erfarngen fra de foregående år vser, at events på omkrng én tme fungerer godt, ford det gver folkemødedeltagerne mulghed for at komme vdere tl næste spændende event. 9 Mange mennesker eller de rgtge mennesker. Succeskrteret for jeres event bør kke kun være, at I tltrækker et talstærkt publkum. I stedet for udelukkende at satse på, at mange mennesker deltager, bør I være mndst lge så opmærksomme på, at de rgtge mennesker deltager dvs. personer, som I særlgt gerne vl have tale og dalog med. 10 Fang pressens opmærksomhed. Hvs I vurderer, at jeres event har nyhedsværd, så ret drekte henvendelse tl de journalster/meder, som I mener kunne være nteresserede. Ved Folkemødet 2013 var programmet så omfattende, at det var vanskelgt at få det forkromede overblk. Det samme kan blve tlfældet ved Folkemødet Hvor henvender v os, hvs v har yderlgere spørgsmål? Folkemødets sekretarat kan kontaktes på [email protected] Tlf Vores arbejdspres stger naturlgvs takt med, at Folkemødet rykker tættere på, hvorfor v anmoder om, at I gennemgår vores hjemmesde og evt. udsendt materale, nden I rnger/skrver tl os. Og så lge en afsluttende bemærknng: Selv om det kan vrke som en stor mundfuld, så er deltagelse Folkemødet først og fremmest en unk mulghed for at præge den poltske debat, der er den afgørende forudsætnng for udvklng af vores samfund. Tlmeldng tl vores nyhedsbrev Hvs du kke allerede har gjort det, er det nu, du skal tlmelde dg vores nyhedsbrev. Nyhedsbrevet udsendes ca. én gang om måneden og holder dg ajour med forberedelserne tl Folkemødet Du fnder lnk tl nyhedsbrevet på forsden af