Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 28. oktober 2015 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Munkegård Sted og tidspunkt Afdelingsbestyrelsens mødelokaler, Dalstrøget 135, kælderen tirsdag den 27. oktober 2015 kl. 17.00 Deltagere Afbud Fra bestyrelsen: Per Kloster Andersen, Peter Valenius, Bjarne Busgaard, Jens Rytter Hansen og Charlotte Gram Fra repræsentantskabet: Kirsten Straagaard og Inge Rasmussen Som suppleanter: Poul Rasmussen og Gert Vinther Fra administrationen: Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe Lis Nyborg Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde 14. april 2015 3. Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 14. april - 27. oktober 2015 5. Behandling af indkomne forslag 6. Revideret anvisningsaftale til forhandling med Gentofte Kommune 7. Budget 2016 for: a. Boligorganisationen Munkegård b. Afdeling Nordre Munkegård 8. Renoveringsarbejder a. Udskiftning af vinduer m.m. godkendt på afdelingsmødet 08.09.15 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er formand Per Kloster Andersen og Jens Rytter Hansen samt suppleanterne Kirsten Straagaard og Inge Rasmussen 10. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingen c. Fra administrationen d. Fra kommunens repræsentant 11. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag tirsdag d. 19. april 2016 12. Eventuelt ad 1 - Valg af dirigent Peter Valenius blev valgt som dirigent. 570
ad 2 - Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 14. april 2015 Referatet blev godkendt. ad 3 - Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 4 - Optagne lån i perioden 14. april - 27. oktober 2015 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 5 - Indkomne forslag Der er ikke modtaget forslag. ad 6 - Revideret anvisningsaftale til forhandling med Gentofte Kommune En revideret anvisningsaftale var fremsendt inden mødet og i denne blev boligorganisationens krav om anvisning til seniorboligerne præciseret. Det blev drøftet, hvorvidt det skulle være et krav, at aldersgrænsen for lejere, der kunne dokumentere svær tilgængelighed til nuværende bolig, skulle være 55 år for at kunne anvises til en seniorbolig. Det blev besluttet, at der i anvisningsaftalen alene tilføjes passus om, at lejere af de ældreegnede boliger ikke må have hjemmeboende børn under 23 år. ad 7 - Budget 2016 a. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationens fremsendte budget for 2016 blev gennemgået. Almenbos administrationsbidrag udgør 3.823 kr. inkl. moms og bruttoadministrationsbidraget for 2016 for afdelingerne udgør 4.295 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed pr. år. Budgettet og administrationsbidraget blev godkendt. b. Afdeling Nordre Munkegård Budgettet anviser fastholdelse af lejen pr. 1. januar 2016 med en gennemsnitsleje på 679 kr./m 2 /år. Muligheden for et fællesvaskeri i afdelingen blev drøftet og herunder oplyste administrationen, at det er muligt at rekvirere oversættelser af f.eks. brugervejledninger på andre sprog fra BL mod et gebyr. Budgettet blev godkendt. 571
ad 8 - Renoveringsprojekter a. Udskiftning af vinduer m.m. godkendt på afdelingsmødet 08.09.15 Efter afdelingsmødets godkendelse af de nødvendige renoveringsarbejder vedrørende vinduer, døre og isolering af nordgavle, har arkitekten holdt møde med Gentofte Kommune. Gentofte Kommune har i deres notat fra mødet bemærket, at da afdelingens byggeri er bevaringsværdigt i kategori 4, ønsker de ikke at give tilladelse til en udvendig renovering af nordgavlene. Ligeledes ønsker kommunen ikke at give tilladelse til opsætning af træ/alu-vinduer. Endvidere ønsker kommunen, at de nye indgangsdøre udføres i egetræ. Bestyrelsen bad administrationen om at beregne indkøbspris og vedligeholdelsesomkostninger på henholdsvis træ/alu- og træ/træ vinduer. Administrationen udarbejder herefter byggeandragende til godkendelse af bestyrelsen før fremsendelse til kommunen. Arbejdet forventes igangsat foråret 2016 og afsluttes efteråret 2016. ad 9 - Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Per Kloster Andersen blev genvalgt som formand og Jens Rytter Hansen blev genvalgt som bestyrelsesmedlem. Kirsten Straagaard blev valgt til 1. suppleant og Inge Rasmussen blev valgt som 2. suppleant. Organisationsbestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Per Kloster Andersen, formand 2015-2017 Jens Rytter Hansen 2015-2017 Bjarne Busgaard 2014-2016 Valgt som særlig samfundsrepræsentant: Peter Valenius 2014-2016 Udpeget medlem: Charlotte Gram indtil 31.12.2017 Suppleanter er: Kirsten Straagaard, 1. suppleant 2015-2016 Inge Rasmussen, 2. suppleant 2015-2016 Rita Rahbek Russel, udpeget indtil 31.12.2017 ad 10 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden oplyste, at administrationen havde forsøgt at ændre tidspunktet for styringsdialogmødet med Gentofte Kommune, men at kommunen endnu ikke havde reageret på henvendelsen. Der forsøges fortsat at få meddelt kommunen, at mødet ønskes flyttet. På dagsordenen til styringsdialogmødet fremgår det, at Gentofte Kommune ønsker at drøfte yderligere anvisning (boligplacering af flygtninge). Boligorganisationen ønsker at fastholde den nuværende anvisningsprocent. 572
Gentofte Kommune ønsker endvidere at drøfte muligheden for opgangsbofællesskab for unge samt oplyse status for nye almene boliger i kommunen. b. Fra afdelingen Der er opsat videoovervågningsudstyr i parkeringskælderen under Lidl. Udstyret er ikke opsat af Lidl og bestyrelsen ønsker at udstyret fjernes hurtigst muligt. Administrationen behandler sagen. c. Fra administrationen Der er modtaget tilbageskødning på ejerlejlighedsarealet. Der er endnu ikke modtaget ibrugtagningstilladelse på de 8 boliger, hvorfor Almenbos advokat fremsender påbud til Lidl om at lovliggøre byggeriet. Kommunalbestyrelsen har udsat behandlingen af skema C til deres møde den 30. november. Der afholdes bestyrelsesmøde i ejerforeningen den 26. november, hvorefter beboerne indkaldes til generalforsamling. Budget 2016 anviser en lejeforhøjelse på 3 % samt en regulering af antennebidraget. Lejeforhøjelsen skyldes højere renteudgifter på byggelån samt yderligere advokatomkostninger. Administrationen orienterede om, at den planlagte besigtigelsestur rundt i de forskellige afdelinger blev aflyst på grund af manglende tilmeldinger. Det overvejes i stedet at lave ture i én kommune ad gangen. Administrationen erindrede om introduktionsmødet for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som finder sted den 18. november 2015. Der vil i år ikke blive holdt nytårskur i Almenbo. I stedet vil der inden sommerferien blive holdt et sommertræf-møde for alle bestyrelser og repræsentantskaber. Præcist tidspunkt og yderligere detaljer følger. d. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. ad 11 - Fastsættelse af dato for næste møde Det blev besluttet, at næste ordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde afholdes tirsdag den 19. april 2016 kl. 17.00. ad 12 - Eventuelt Der blev spurgt, hvor matrikelgrænsen ved Bagvejen ligger, da der parkeres mange biler på området. Administrationen svarede, at matrikelgrænsen ligger midt i vejen. Der blev spurgt, hvordan det gik med sagen med nedsivende vand i parkeringskælderen. Administrationen svarede, at de havde gjort krav gældende overfor Lidl, og at advokaten nu behandlede sagen. Flere duer opholder sig under terrassen på taget af Lidl. Administrationen sørger for opsætning af net. 573
Administrationen blev bedt om at præcisere arbejdsopgaverne, som ejendomsfunktionærerne skal udføre i de 8 nye boliger. Mødet sluttede kl. 19.00. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Per Kloster Andersen Peter Valenius 574