Service Level Agreement FOR KEJDS KERNEYDELSER

Service Level Agreement FOR KEJDS KERNEYDELSER 3. UDGAVE, side DECEMBER 1 2010

Indholdsfortegnelse Emne Side 1. Indledning 5 2. Lokalisering af nye lejemål 6 2.1. Afklaring af behov for lejemål 7 2.2. Kontrakt på leje ved udvidelse af eksisterende lejemål 7 2.3. Bestilling af lejemål 7 2.4. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål 8 2.4.1. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål 8 2.4.2. Reservation af kommunale lejemål 9 2.4.3. Lokalisering af 3.-mandslejemål 9 2.4.4. Opfølgning på lokalisering af 3.-mandslejemål 10 2.4.5. Forhandling og indgåelse af 3.-mandslejemål 10 2.5. Politisk godkendelse af nye 3.-mandslejemål 11 2.6. Efter lejekontraktens indgåelse 12 3. Ombygning og ændret anvendelse af lejemål 13 3.1. Ombygning af kommunale lejemål 14 3.2. Ombygning af 3.-mandslejemål 14 3.3. Ændringer i anvendelsen af 3.-mandslejemål 14 4. Indflytning i et lejemål 15 4.1. Afholdelse af indfl ytningssyn i et kommunalt lejemål 16 5. Huslejeopkrævning 17 5.1. Huslejeopkrævning i kommunale lejemål 18 5.1.1. Regulering af huslejen i kommunale lejemål 19 5.1.2. Opkrævning af forbrugsafgifter i kommunale lejemål 20 5.1.3. Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål (KPI) 21 5.2. Huslejeopkrævning i 3. mandslejemål 22 5.2.1. Regulering af huslejen i 3. mandslejemål 23 6. Opsigelse og fraflytning 24 6.1. Opsigelse af et kommunalt lejemål og afholdelse af frafl ytningssyn 25 6.2. Opsigelse af 3. mandslejemål 25 7. Drift sikring af, at huset fungerer 26 7.1. Driftsrådgivning 27 7.2. Administration af database til energiregistrering 28 7.3. Udførsel af akut vedligehold (KPI) 29 7.4. Afhjælpning efter indbrud, hærværk og graffi ti 29 7.5. Afhjælpning af brandskader 30

Indholdsfortegnelse Emne Side 8. Planlægning og udførelse af vedligehold 31 8.1. Prioritering af det årlige grundbudget (KPI) 32 8.1.1. Administration af energimærkeordningen 33 8.1.2. Udførelse af vedligeholdelsesprojekter 34 8.2. Udarbejdelse af særlige vedligeholdelsesplaner 35 8.2.1. Udførelse af projekter fra særlige vedligeholdelsesplaner 35 9. Tegninger, data og information 36 9.1. Indscanning af tegninger 37 9.2. Hjælp til at fi nde og analysere stamdata samt opmåle rum 38 9.3. Drift og udvikling af hjemmeside/ejendomsportal 38 10. Gennemførelse af anlægssager 39 10.1. Idé 40 10.1.1. Behovsafdækning 41 10.1.2. Bestilling 41 10.1.2.1 Modtagelse af bestilling (KPI) 41 10.1.2.2 Tidlig bestilling 42 10.1.2.3. Konkurrencer 42 10.1.3.4. Succeskriterier 43 10.1.3.5. Miljø 44 10.2. Projekt 45 10.2.1. Byggeprogram 46 10.2.2. Brugerinvolvering i projekteringsfasen 47 10.2.3. Anlægsbevilling 47 10.2.3.1. Budget 49 10.2.3.2. Løst og fast inventar 49 10.2.3.3. Lejers særinstallationer 50 10.2.3.4. Ekstern fi nansiering 50 10.2.3.5. Risikovurdering 51 10.2.3.6. Tid 52 10.2.3.7. Administrativt høringssvar 52 10.2.4. Udbud - rådgiverudbud 53 10.2.5. Projektering 53 10.2.5.1. Dispositionsforslag 54 10.2.5.2. Projektforslag 54 10.2.5.3. Forprojekt/myndighedsprojekt 55 10.2.5.4. Hovedprojekt 55 10.2.5.5. Udbud - entrepriseudbud (KPI) 56

Indholdsfortegnelse Emne Side 10.3. Udførelse 57 10.3.1. Opstart 58 10.3.2. Økonomi, rapportering og regnskab 58 10.3.2.1. Økonomi-, tids- og risikostyring 58 10.3.2.2. Rapportering (KPI) 60 10.3.2.3. Kommunikation under udførelse 60 10.4. Afl evering 61 10.4.1. Før afl evering (KPI) 62 10.4.2. Afl everingsforretning 62 10.4.3. Overdragelsessmøde med bestiller og brugere (KPI) 63 10.4.4. Mangelafhjælpning 63 10.4.5. 1. årseftersyn 63 10.4.6. 5. årseftersyn 65 10.5. Kommunikation og brugerinddragelse 66 10.5.1. Organisering 67 10.5.2. Mødestruktur 67 10.5.3. Kommunikation 68 10.5.3.1. Brugerinddragelse 68 10.5.3.2. Borgerhenvendelser 69 10.5.3.3. Pressehåndtering 69 10.5.4. Tvister 70 10.5.5. Aktindsigt 70 11. Anvendte forkortelser og henvisninger 71 11.1. Anvendte forkortelser 72 11.2. Henvisninger 72

1. Indledning Service Level Agreement (SLA) for Københavns Ejendommes () kerneydelser er en aftale indgået mellem bestillerenhederne fra kommunens fagforvaltninger og. Aftalen beskriver, hvilket ansvar har som udfører, samt hvilket ansvar bestiller/lejer har, for at kan levere det aftalte serviceniveau. En SLA forholder sig til, hvilket serviceniveau bestiller/lejer får leveret, og ikke til hvordan servicen leveres. SLA fungerer som et kommunikations- og samarbejdsredskab. Med en SLA etableres en fælles forståelse af serviceniveau, prioriteter og ansvar, i og med at der defineres et serviceniveau for de opgaver, som udfører for bestiller/lejer. Aftalen forventes at kunne rumme ca. 80 % af de arbejdsopgaver, som udfører for bestiller/lejer. SLA en skal understøtte den dialogprægede samarbejdsform, der allerede er mellem og bestiller/lejer. SLA for s kerneydelser indeholder, ud over frister på leverancer, 8 KPI er (Key Performance Indicators), hvor måler på, om serviceydelsen leveres som aftalt. 1.1. SLA ens juridiske status SLA er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selvstændige juridiske enheder. SLA en er derfor at betragte som en hensigtserklæring, som begge parter forpligter sig til at følge. SLA en fraviger ikke gældende lovgivning, overenskomster, budget- og bevillingsregler, personalepolitikker, indkøbspolitik mv. i Københavns Kommune. Dette betyder, at SLA ikke medfører nogen indskrænkning i BRs, udvalgenes eller borgmestrenes kompetence til at tilbagekalde eller ændre SLA en helt eller delvist eller andre forhold af betydning for det aftalte. side 5

2. LOKALISERING AF NYE LEJEMÅL har ansvaret for at finde nye lejemål til kommunens syv fagforvaltninger, når behovet opstår. Det kan dels ske ved at lokalisere lejerne i et af kommunens ledige lejemål, dels ved at indgå en lejeaftale med en privat udlejer på vegne af lejer/fagforvaltningen. Henvendelser om lokalisering af nye lejemål rettes til Kunder & Planlægning i. Oplysninger om hvem, der kan kontaktes i Kunder & Planlægning, kan ses på s hjemmeside www.kejd.dk.

2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.1. Afklaring af behov for lejemål For at imødekomme behov, politiske visioner, borgere, lovgivning og løbende at udvide de fysiske rammer til brugere og medarbejdere skal der udarbejdes en behovsafdækning inden bestilling af et nyt lejemål. Bestiller udarbejder behovsanalyser, bl.a. på baggrund af strukturplanlægning. kan udarbejde et forslag til forskellige scenarier/muligheder, hvis bestiller vurderer, at der er behov for det. Hvis opgaven er kompleks og omfattende, vil den blive betragtet som en tillægsydelse, som kan bestilles til en aftalt pris. 2.2. Kontrakt på leje ved udvidelse af eksisterende lejemål Ved udvidelse af eksisterende lejemål, ved eksempelvis tilbygninger, bliver eksisterende lejekontrakt tilpasset det nye areal. Bestiller er ansvarlig for at afsætte penge til huslejeforøgelser i forbindelse med udvidelse af eksisterende lejemål. udarbejder ny tilrettet lejekontrakt. 2.3. Bestilling af lejemål har udarbejdet et bestillingsskema til brug for lokaliseringsopgaver. Bestiller udfylder bestillingsskema, der fremsendes til. Skemaet skal som minimum udfyldes med følgende oplysninger: kvitterer for modtagelse af bestillingsskema senest efter 3 arbejdsdage. Anvendelse af lejemål, funktionsbeskrivelse Arealbehov Geografisk placering Handicaptilgængelighed og synlighed i gadebilledet Økonomisk ramme, herunder husleje, midler til renovering, flytning, deponering og om køb kunne være aktuelt. ønsker blot de oplysninger, der foreligger på bestillingstidspunktet. Tidsramme, herunder den politiske Kommunale og/eller private lejemål Særlige ønsker eller krav, der skal være fokus på, f.eks. døgnophold. Skema til bestilling findes på Intranettet (KK-net) under. side 7

2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.4. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål En god lokalisering forudsætter et tæt samarbejde mellem bestiller, og en eventuel udlejer. Det er her yderst vigtigt at have gjort sig rollerne klart, således at Københavns Kommune opnår det bedste resultat. Hvis fagforvaltningen både er interesseret i kommunale og private lejemål, foregår disse lokaliseringer sideløbende, medmindre andet er aftalt. 2.4.1. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål Når har modtaget bestillingen på en lokaliseringsopgave, sender bestiller en besvarelse på, om der i kommunens eksisterende ejendomsportefølje er egnede lejemål. Hvis bestiller finder et ledigt lejemål interessant, kan lejemålet besigtiges, og der kan indgås en standardlejekontrakt. Bestiller sender bestilling på lokaler til. besvarer bestillingen på en lokaliseringsopgave skriftligt senest 5 arbejdsdage efter kvittering for modtagelse. Der kan være sager, hvor lokaliseringens kompleksitet kræver en længere svarfrist end 5 arbejdsdage. Besvarelsen belyser, om der i kommunens eksisterende ejendomsportefølje er lejemål, der kunne være egnede. Besvarelsen indeholder følgende oplysninger om det eller de egnede lejemål: Lejemålets beliggenhed M 2 (efter evt. opmåling) Vurdering af opfyldelse af krav Ledighedsdato Husleje samt drifts- og forbrugsudgifter Planforhold Tilbagemelding på anvendelseskrav Bestilleren svarer inden for 10 arbejdsdage, om det ledige lejemål har interesse, samt om lejemålet ønskes besigtiget, og hvem der skal deltage. Bestilleren svarer inden for en aftalt frist tilbage på, om lejemålet ønskes. Bestiller godkender lejekontrakten inden for 10 arbejdsdage ved at sende en mail til eller returnere lejekontrakten til med underskrift. arrangerer en besigtigelse af lejemålet inden for 5 arbejdsdage efter tilbagemelding fra bestiller. kan inden for 10 arbejdsdage og mod betaling udarbejde et prisoverslag over evt. byggeomkostninger ved istandsættelse af lejemålet. udarbejder standardlejekontrakt og fremsender denne samt energimærkerapport til bestiller inden for 10 arbejdsdage. kvitterer for modtagelsen af underskreven/godkendt lejekontrakt inden for 5 arbejdsdage ved at sende en mail til bestiller med den gældende lejekontrakt vedhæftet og med meddelelse til bestiller om, at den nu er trådt i kraft. side 8

2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.4.2. Reservation af kommunale lejemål Fagforvaltningen kan reservere et lejemål, såfremt mulighederne skal undersøges nærmere, inden en evt. lejekontrakt skal indgås. Bestiller meddeler, at lejemålet ønskes reserveret. Meddelelsen skal indeholde Hvilket lejemål Starttidspunkt Forventet varighed Konto og org nr. bekræfter pr. mail over for bestiller, at lejemålet nu er reserveret. oplyser bestiller om de udgifter, som forvaltningen skal afholde i reservationsperioden. Bestiller kan opsige reservationen med 1 måneds varsel til den 1. i en måned. 2.4.3. Lokalisering af 3.-mandslejemål Når har modtaget bestillingen på en lokaliseringsopgave, sender bestiller en besvarelse på, om der i markedet findes egnede 3.-mandslejemål. Hvis bestiller finder et ledigt lejemål interessant, kan lejemålet besigtiges, og kan indlede en forhandling med den private udlejer. Kontraktindgåelsen skal godkendes politisk. Ved indgåelse af 3.-mandslejemål skal fagforvaltningen deponere en sum svarende til den offentlige vurdering. Der kan læses mere om Københavns Kommunes deponeringsregler i deponeringsvejledningen på kommunens Intranet. Bestiller sender bestilling på lokaler til. Bestiller retter henvendelse til, hvis bestiller finder potentielle 3.-mandslejemål. Hvis bestiller selv finder egnede 3.-mandslejemål, skal bestiller ikke gå i dialog med udlejer, men overdrage sagen til håndtering i. besvarer bestillingen på en lokaliseringsopgave skriftligt senest 5 arbejdsdage efter kvittering for modtagelse. Såfremt benytter ekstern bistand til lokaliseringen, aftales tidspunktet for besvarelsen særskilt. Besvarelsen belyser, om der er udbudt lejemål på ejendomsmarkedet, der kunne være egnede. Besvarelsen indeholder følgende oplysninger om det eller de egnede lejemål: Lejemålets beliggenhed M2 Vurdering af opfyldelse af krav Ledighedsdato Planforhold Husleje, drifts- og forbrugsudgifter på aktuelt niveau Jordforurening på evt. udeareal Evt. opfyldelse af bestillers særlige krav og ønsker Vurdering af huslejeniveauet. side 9

2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer Bestilleren svarer inden for 5 arbejdsdage, hvorvidt det ledige lejemål har interesse, samt hvorvidt lejemålet ønskes besigtiget, og hvem der skal deltage. Bestiller beregner deponeringsbeløbet, som egen fagforvaltning skal finansiere i forbindelse med indgåelse af lejemålet. Bestilleren svarer inden for en aftalt frist tilbage på, hvorvidt lejemålet ønskes. har ansvar for at have overblik over kommunens frigivne deponeringsmidler og skal på forespørgsel fra bestiller oplyse, om der er midler til rådighed. kan inden for 10 arbejdsdage og mod betaling udarbejde et prisoverslag over evt. byggeomkostninger ved istandsættelse af lejemålet. arrangerer en besigtigelse af lejemålet. Det er alene, der tager den direkte kontakt til private udlejere, medmindre andet er aftalt eller sædvane. 2.4.4. Opfølgning på lokalisering af 3.-mandslejemål Ved modtagelse af en lokaliseringssag er det ikke altid, at det er muligt at finde et egnet lejemål med det samme. Derfor er der behov for at definere, hvor tit sagen skal drøftes mellem bestiller og. Dette kan afgøres ud fra f.eks. et politisk behov eller akutbehovet for den enkelte institution. Såfremt der ikke er et egnet lejemål, aftales der, hvor tit skal afsøge markedet og give status. Bestiller giver besked, såfremt der er ændringer i behov, og fremsender tilrettet skema, såfremt det er tilfældet. giver bestiller status på mulige ledige lejemål i overensstemmelse med det aftalte. 2.4.5. Forhandling og indgåelse af 3.-mandslejemål Indgåelse af en lejekontrakt med en 3.-mand involverer, at der undervejs forhandles om mange fremtidige vilkår for lejemålet, herunder om udlejer skal bidrage til istandsættelsen af lejemålet inden indflytning. I denne fase er en tæt kommunikation mellem bestiller og essentiel. Det sikrer, at vilkårene i lejekontrakten er optimale i relation til brugerne. Ved anlægssager, der opføres på ekstern ejers ejendom (3.-mandslejemål), skal der indgås lejekontrakt med ekstern part, førend omeller tilbygningen begynder. Bestiller giver de relevante oplysninger til brug for forhandlingen, eksempelvis krav om kælderrum eller uopsigelighed. forhandler vilkår i lejekontrakten med udlejer og orienterer bestiller herom. og bestiller kan aftale, at bestiller deltager i forhandlingen for at sikre, at der tages højde for de ønsker og krav til bygningen, som lejer har. side 10

2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer Bestiller underskriver og returnerer fremlejekontrakten inden for 10 arbejdsdage. udarbejder en fremlejekontrakt, der fremsendes til fagforvaltningen sammen med en kopi af den færdigforhandlede lejekontrakt. Efter anmodning fra bestiller kan udarbejde et handshakedokument, der viser ansvarsfordeling vedr. drift og vedligehold. underskriver, evt. med forbehold for BRs godkendelse, lejekontrakten, når fremlejekontrakten er modtaget fra bestiller med underskrift. 2.5. Politisk godkendelse af nye 3.-mandslejemål I den politiske fase skal fagforvaltningen udarbejde en indstilling til de politiske udvalg vedr. indgåelse af lejekontrakt. skal udarbejde 2 høringssvar; 1 til fagforvaltningens udvalg og 1 til Økonomiudvalget/BR. I denne fase er det vigtigt, at tidsfristerne overholdes, og at udlejer løbende informeres. Bestiller fremsender en oversigt over den politiske proces med datoer og udvalg. Bestiller fremsender indstillingen til senest 5 arbejdsdage før frist for afgivelse af høringssvar. Deponeringsbeløbet skal fremgå af indstillingen. Efter godkendelse i fagforvaltningens udvalg sender fagforvaltningen indstillingen til Kultur- og Fritidsforvaltningens sekretariat. orienterer udlejer. udarbejder et høringssvar inden for den oplyste frist, der skal oplyse lejekontraktens vilkår. Inden udarbejdelse af høringssvar kvalitetssikres oplysninger, der er udgangspunkt for deponeringsberegninger, herunder om der er opsagte lejemål fra andre forvaltninger, der kan modregnes. modtager via KFF s sekretariat indstillingen med anmodning om et 15-høringssvar. vurderer, hvorvidt indstillingen skal i KFF s fagudvalg, eller om den er ukompliceret og kan nøjes med et 15-høringssvar. udarbejder et 15-høringssvar inden for 5 arbejdsdage fra modtagelse af indstillingen fra fagforvaltningen. side 11

2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.6. Efter lejekontraktens indgåelse Hvis et af vilkårene i lejekontrakten er, at udlejer skal renovere/klargøre lejemålet før indflytningen, kan der opstå nogle fortolkninger af udlejers forpligtelser og efterfølgende forhandlinger af detailspørgsmål. Hvis der opstår et spørgsmål, der relaterer sig til lejekontrakten og/eller udlejerens forpligtelser, orienterer bestiller skriftligt. tager kontakt til udlejer, hvis det vurderes, at problemet skal eller kan løses i samarbejde med udlejer jf. udlejers forpligtelser i lejekontrakten eller i lovgivningen. Bestiller kan i særlige tilfælde kontakte udlejer efter forudgående skriftlig aftale med. side 12

3. OMBYGNING OG ÆNDRET ANVENDELSE AF LEJEMÅL Hvis bestiller/lejer ønsker at ombygge lejemålet eller ændre anvendelsen i et 3.-mandslejemål, kontaktes. For kommunale lejemål gælder det, at lejer/bestiller skal have en ejerfuldmagt fra, inden der ombygges. Den tager højde for godkendelse fra myndigheder, så ikke har økonomiske udgifter i forbindelse med ombygningen, og at lejer, hvis det ønskes fra s side, tilbagefører lejemålet til oprindelig stand. Henvendelser om ombygning af lejemålet, indhentning af ejerfuldmagt og ændringer i anvendelsen af lejemålet rettes til Drift & Service i. Oplysninger om, hvem der kan kontaktes i Drift & Service, kan ses på s hjemmeside www.kejd.dk. side 13

3. Ombygning og ændret anvendelse af lejemål Bestiller/lejer 3.1. Ombygning af kommunale lejemål Lejer sender en kort beskrivelse samt evt. tegning over den forventede ombygning. Lejer har selv forpligtigelsen til at underrette fagforvaltningens bestillerenhed om evt. ombygninger samt fremsende kopi af fuldmagter e.l. Inden for 5 arbejdsdage fremsender lejer en fuldmagt. Ved mere komplekse ombygninger sker det inden for 10 arbejdsdage. 3.2. Ombygning af 3.-mandslejemål Hvis bestiller/lejer ønsker at ombygge lejemålet, skal dette meddeles til. varetager kontakten til udlejer vedr. evt. ombygninger. 3.3. Ændringer i anvendelsen af 3.-mandslejemål Hvis fagforvaltningen ønsker at ændre anvendelse af 3.-mandslejemålet, f.eks. fra vuggestue til administration, skal bestiller meddele det skriftligt til. undersøger, om anvendelsesbestemmelsen i lejekontrakten kan rumme den ønskede ændrede anvendelse, samt om det har økonomiske konsekvenser for. Hvis lejekontrakten ikke kan rumme den ønskede ændring, udfærdiger en fuldmagt til lejer til videre behandling samt evt. myndighedsbehandling/byggesagsbehandling. Når lejer har fået den nye anvendelse godkendt, sendes kopi af godkendelse til. foretager de nødvendige ændringer i s it-systemer m.v. side 14

4. INDFLYTNING I ET LEJEMÅL Når lejer har indgået en standardhuslejekontrakt med på et kommunalt lejemål, kontakter lejer for at aftale et indflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst lejemålets forbrugsmålere med henblik på afregning af forbrug. Henvendelser om indflytning af lejemålet rettes til Drift & Service i. Oplysninger om, hvem der kan kontaktes i Drift & Service, kan ses på s hjemmeside www.kejd.dk.

4. Indfl ytning i et lejemål Bestiller/lejer 4.1. Afholdelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål Bestiller/lejer deltager i indflytningssynet. indkalder lejer til indflytningssyn i henhold til bestemmelsen i lejekontrakten. afholder indflytningssynet, som indebærer: Dokumentation af lejemålets tilstand Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere Udarbejdelse af indflytningsrapport. Lejer underskriver indflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efter, at den er modtaget fra. underskriver og sender lejer indflytningsrapport samt snitfladeskema / handshake til godkendelse senest 5 arbejdsdage efter, at indflytningssynet er afholdt. side 16

5. HUSLEJEOPKRÆVNING opkræver husleje hos lejere i ejendomme, der ejes af Københavns Kommune. er også involveret i huslejeopkrævningen på 3.-mandslejemål, da den private udlejer sender huslejeopkrævningen til. betaler disse beløb til udlejer og viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsgebyr, der fremgår af fremlejekontrakten. Henvendelser om huslejeopkrævning og opkrævning af forbrugsafgifter på kommunale og 3.-mandslejemål rettes til Ejendomsadministrationen i. Oplysninger om, hvem der kan kontaktes i Ejendomsadministrationen, kan ses på s hjemmeside www.kejd.dk.

5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.1. Huslejeopkrævning i kommunale lejemål Det fremgår af standardlejekontrakten for kommunale lejere, at der opkræves Basishusleje Administrationsbidrag Vedligeholdsbidrag Forsikringer Skatter/afgifter m.v. Forbrugsafgifter (el, vand, varme, energimærkningsordning) Driftsudgifter. De beløb, der opkræves under de enkelte poster, fremgår af lejekontrakten. Beløbene reguleres årligt. Såfremt der er flere lejemål i samme bygning, fordeles udgifter efter en fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen fremgår af lejekontrakten. Skatter/afgifter kan omfatte renovation, rottebekæmpelse, skorstensfejning m.v., men ikke alle lejemål vil være omfattet af alle poster. Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af standardlejekontrakten for det enkelte lejemål. sørger for, at følgende oplysninger vedrørende de enkelte lejemål er tilgængelige på Ejendomsportalen: Antal kvadratmeter, de årlige ydelser fordelt på de enkelte poster, seneste månedsopkrævning, tidligere månedsopkrævninger, oplysninger om bogføringskonti. Bestillere og lejere kan holde sig orienteret om reguleringer ved løbende at følge med på Ejendomsportalen. Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter til forbrugsafgifter. Spørgsmål vedr. budgetter skal institutionerne således rette til økonomiafdelingen i deres forvaltning. opkræver månedligt husleje. Skatter/afgifter og forbrugsafgifter opkræves som månedlige acontobeløb. Opkrævningen sker senest d. 10. i måneden. I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren meddele, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks. som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestilleren meddele dette. opkræver ved direkte bogføring i KØR. side 18

5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.1.1. Regulering af huslejen i kommunale lejemål regulerer basishusleje, administrationsbidrag og vedligeholdelsesbidrag én gang årligt i forbindelse med opkrævningen i januar. Reguleringen sker ved, at posterne fremskrives med den prisfremskrivningsprocent (P), som BR beslutter i forbindelse med budgetvedtagelsen. De månedlige acontobetalinger af skatter/afgifter m.v. reguleres én gang årligt på baggrund af de faktiske opkrævninger fra SKAT. Reguleringen sker med virkning fra 1. januar i året. Reguleringen foretages senest i 4. kvartal. Forsikringsudgifter opkræves månedligt i 1/12-rater. Den årlige regulering af forsikringsudgifter sker på baggrund af fremskrivningsprocent udmeldt af Økonomiforvaltningen. Reguleringen foretages en gang årligt i forbindelse med opkrævningen i januar. Herudover kan der efterfølgende ske en regulering, hvis ejendomsvurderingen ændres. side 19

5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.1.2. Opkrævning af forbrugsafgifter i kommunale lejemål opkræver forbrugsafgifter som vand, varme og el i kommunale ejendomme, hvor der er mere end én lejer pr. måler. I ejendomme, hvor der kun er én lejer pr. måler, afregnes forbrugsafgifter som udgangspunkt direkte mellem lejer og forsyningsselskab og er således ikke omfattet af dette afsnit. Forbrugsafgifterne omfatter: Vand (både forbrug og spildevandsafledning) Varme El Energimærkningsordning (EMO) Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af standardlejekontrakten for det enkelte lejemål. Én gang årligt foretages der en endelig afregning på baggrund af de faktiske udgifter i årsafregningen fra forsyningsselskaberne. lægger en nyhed på Ejendomsportalen forud for årsafregningen samt udsender særskilt meddelelse til hver enkelt institution vedr. årsafregningen og reguleringen af acontobetalingerne. Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter til forbrugsafgifter. Spørgsmål vedr. budgetter skal institutionerne således rette til økonomiafdelingen i deres forvaltning. opkræver evt. forbrugsafgifter i forbindelse med den månedlige huslejeopkrævning. Forbrugsafgifter opkræves som månedlige acontobeløb Opkrævningen sker senest d. 10. i måneden. I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren meddele, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks. som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestilleren meddele dette opkræver ved direkte bogføring i KØR. side 20

5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.1.3. Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål udarbejder og udsender årligt et forbrugsregnskab på baggrund af de faktiske udgifter til forbrug i perioden fra 1. november i året før til d. 31. oktober i kommunens regnskabsår. Fordelingsnøglen, der bliver anvendt, er i henhold til standardlejekontrakten. Opgørelsen foretages i november i regnskabsåret og udsendes i november/december. Her gøres det op, om udgifterne til forbrug i perioden har ligget over eller under summen af de månedlige acontobetalinger. Efter-/tilbagebetaling vil være på huslejeopkrævningen for december måned. Hvis den kommunale institution eller bestilleren har indsigelser mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrundes og rettes skriftligt til. Indsigelser skal gøres inden 6 uger fra s udsendelse af regnskabet. KPI: sender forbrugsregnskaber ud til lejerne i december. regulerer institutionernes acontobidrag på baggrund af de faktiske udgifter til forbrug i det foregående kommunale regnskabsår. Det nye acontobeløb opkræves fra og med december. undersøger indsigelser og retter henvendelse til forsyningsselskab, hvis det er nødvendigt side 21

5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.2. Huslejeopkrævning i 3. mandslejemål Et 3.-mandslejemål er en bygning, som ikke selv ejer, men lejer hos ejeren og fremlejer til en eller flere kommunale institutioner eller selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. indgår lejeaftale med udlejeren og indgår særskilt fremlejeaftale med den institution, der skal benytte lejemålet. Det fremgår af lejekontrakten med udlejer, hvad der skal betales for, og hvor meget der skal betales. Udlejer sender huslejeopkrævning til. betaler disse beløb til udlejer og viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsgebyr, der fremgår af fremlejekontrakten. Det kan variere fra lejemål til lejemål, hvordan de enkelte poster vedr. husleje, forbrugsafgifter, skatter m.v. indgår, bliver opkrævet og reguleret. Oplysningerne fremgår af den enkelte lejekontrakt, som er en integreret del af fremlejekontrakten. betaler deposita og eventuel forudbetalt leje, og disse viderefaktureres ikke. står ligeledes for arbejdet med den endelige flytteafregning. Bestillere og lejere kan holde sig orienteret om huslejereguleringer ved løbende at følge med på Ejendomsportalen. opkræver månedligt, kvartalsvis, halvårligt eller årligt husleje m.v. i henhold til lejekontrakten for det pågældende lejemål. Opkrævningen fra til den kommunale institution vedr. en periode sker inden udgangen af den pågældende periode. I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren meddele, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks. som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestilleren meddele dette. opkræver ved direkte bogføring i KØR. Hvis den kommunale institution eller bestilleren har indsigelser mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrundes og rettes skriftligt til. Indsigelser skal gøres inden 6 uger. behandler indsigelser og kontakter udlejer, hvis det er nødvendigt. side 22

5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.2.1. Regulering af huslejen i 3. mandslejemål Husleje m.v. reguleres i henhold til lejeaftalen. Når udlejer regulerer de enkelte poster, foretager i samme måned en regulering af den kommunale institutions lejebetaling. kontrollerer, om udlejers varslede reguleringer er i overensstemmelse med lejekontrakten samt lovgivningen. Hvis udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, orienterer bestiller/lejer om eventuelle forbedringer i lejemålet, som bestiller/lejer selv har bekostet. Hvis udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, f.eks. en forhøjelse til markedsleje eller en forhøjelse som følge af forbedringer udført af udlejer, tager kontakt til udlejer med henblik på en forhandling, så en ekstraordinær huslejeforhøjelse kan undgås eller afbødes. orienterer bestiller/lejer om udlejers varsling af en ekstraordinær huslejeforhøjelse. Efter forhandling med udlejer orienterer bestiller/lejer om udfaldet og et evt. forlig. I denne forbindelse orienteres også om, hvorvidt anser det for fornuftigt for bestiller/lejer at fastholde lejemålet. regulerer administrationsbidrag én gang årligt i forbindelse med opkrævningen i januar. Administrationsbidraget fremskrives med den prisfremskrivningsprocent (P), som BR beslutter i forbindelse med budgetvedtagelsen. side 23

6. OPSIGELSE OG FRAFLYTNING Når bestiller/lejer opsiger sin lejekontrakt over for, skal der aftales et fraflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst lejemålets forbrugsmålerne med henblik på afregning af forbrug. Henvendelser om opsigelse skal rettes til s Ejendomsadministration, cc. s kundekoordinator, hvor fraflytningssyn aftales efter behov. Oplysninger om, hvem der kan kontaktes i Ejendomsadministrationen, kan ses på s hjemmeside www.kejd.dk. side 24

6. Opsigelse og fraflytning Bestiller/lejer 6.1. Opsigelse af et kommunalt lejemål og afholdelse af fraflytningssyn Bestiller/lejer opsiger lejemålet over for i henhold til lejekontraktens opsigelsesfrist. Lejer opsiger servicekontrakter, som lejer står for, f.eks. servicekontrakter eller Falck-abonnement Bestiller/lejer bekræfter inden for 5 dage over for, at bestiller/lejer kan deltage i besøget på det angivne tidspunkt. Hvis bestiller/lejer ikke kan deltage på det angivne tidspunkt, er bestiller/lejer forpligtet til selv at kontakte tilsynsførende i Drift for aftale af nyt tidspunkt for fraflytningssyn. bekræfter modtagelsen af opsigelsen inden for 8 arbejdsdage ved at sende bestiller/lejer et brev med en dato for, hvornår fraflytningssynet planlægges afholdt. I brevet oplyses navn og telefonnummer på den tilsynsførende, som skal deltage i synet på s vegne. opsiger servicekontrakter, som har ansvar for, såsom snerydning, ventilation, elevatorer samt basisinstallationer inden for vand, varme og afløb. afholder fraflytningssynet efter aftale med lejer, som indebærer: Dokumentation af lejemålets tilstand Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere Udarbejdelse af fraflytningsrapport. Bestiller/lejer deltager i fraflytningssynet. Lejer underskriver fraflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efter, at den er modtaget fra Lejer afleverer nøgler senest ved selve fraflytningssynet. underskriver og sender lejer fraflytningsrapport til godkendelse senest 5 arbejdsdage efter, at fraflytningssynet er afholdt. fremsender evt. kapitaliseret krav i henhold til fraflytningsrapporten senest 10 arbejdsdage efter fraflytningssynet. 6.2. Opsigelse af 3. mandslejemål Ønsker forvaltningen at opsige et 3.-mandslejemål, meddeler bestiller/lejer dette skriftligt. Det gældende opsigelsesvarsel fremgår af hovedlejekontrakten. Opsigelse til skal ske senest 10 arbejdsdage før den opsigelsesfrist, der fremgår af hovedlejekontrakten. opsiger lejemålet over for udlejer i henhold til gældende opsigelsesvarsel i hovedlejekontrakten. side 25

7. DRIFT SIKRING AF, AT HUSET FUNGERER løser en vifte af driftsrelaterede opgaver, som er med til at sikre, at huset fungerer hos lejerne jf. snitfladepapiret/ handshake. Det sker dels gennem driftsrådgivning og hjælp til at registrere lejemålets energiforbrug, dels ved at udføre akut vedligehold samt afhjælpning af skader som følge af indbrud, hærværk, graffiti og brand. Hvis bestiller/lejer ønsker driftsrådgivning eller har spørgsmål til udførelse af akut vedligehold eller afhjælpning af skader som følge af indbrud, hærværk, graffiti og brand, kan der rettes henvendelse til Drift & Service i. Drejer henvendelsen sig om energiregistrering, er det s energiteam, der kontaktes. Uden for almindelig arbejdstid kan der ringes til vagten i Drift & Service. Oplysninger om, hvem der kan kontaktes i Drift & Service findes på s hjemmeside www.kejd.dk.

7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.1. Driftsrådgivning rådgiver bestiller/lejer vedr. alle problemstillinger omkring anvendelse, drift, vedligehold og servicering af lejemålet med udgangspunkt i snitfladepapiret/ handshake. s rolle er at understøtte bestiller/lejer i at sikre, at det tekniske personale på de kommunale lejemål kender deres ansvarsområder og er fagligt kompetente til at drive bygningerne og de tekniske anlæg. s rådgivning omfatter gennemgang og svar på spørgsmål om snitflader mellem og lejer samt lejers forpligtigelser i forbindelse med renhold, indbrud, hærværk, graffiti og brand. Endvidere rådgiver om miljørigtig drift af lejemål, optimering af tekniske anlæg, mindre om- og tilbygninger samt indplacering af tekniske anlæg. Fagforvaltningerne er ansvarlige for, at eget teknisk personale er fagligt opdateret og kompetent til at drive lejemålene og de tekniske anlæg. Lejer kan kontakte om alle typer opgaver og problemstillinger vedr. anvendelse, drift, vedligehold og servicering af brugers lejemål. sørger for, at det tekniske personale i et lejemål oplæres i at betjene nyindkøbte anlæg, som har opsat i forbindelse med en byggesag. Ved enkle spørgsmål/problemstillinger giver lejer et svar samme dag eller senest 2 arbejdsdage efter lejers henvendelse. Ved komplicerede problemstillinger kvitterer for lejers spørgsmål/problemstilling inden for 5 arbejdsdage med en tilbagemelding om, hvornår svaret kan gives. svarer lejer på komplicerede spørgsmål/problemstillinger til det aftalte tidspunkt. side 27

7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.2. Administration af database til energiregistrering administrerer webbaseret database, hvor lejerne registrerer energiforbruget i kommunale bygninger og 3.-mandslejemål i overensstemmelse med lovgivningen (Bekendtgørelse om energimærkning i bygninger) og Borgerrepræsentationens principper. Fagforvaltningerne er ansvarlige for denne registrering, som bl.a. anvendes i kommunens miljøregnskab og hermed til at reducere kommunens samlede energiforbrug. Fagforvaltningen er ansvarlige for, at kommunale lejere i kommunale lejemål og 3.-mandslejemål registrerer og indtaster deres energiforbrug i databasen månedligt. Hvis der ikke er opsat bimålere i lejemålet, leverer en fordelingsnøgle i forhold til energiforbruget. stiller database til energiregistrering til rådighed (Agenda2100). kan mod betaling fra bestiller/lejer sørge for, at energiforbruget hos lejer registreres og tastes ind i databasen, eller at der etableres en fjernaflæsning hos lejer. opretter lejere i databasen til energiregistrering og sender dem brugernavn og password til systemet i forbindelse med indgåelse af nye lejekontrakter. Lejer kan kontakte for at få support i at anvende databasen til energiregistrering. Lejer kan mod betaling bestille kursus i brug af database til energiregistrering. yder telefonsupport i brug af databasen på alle arbejdsdage. besvarer mails om brug af databasen senest 3 arbejdsdage efter modtagelse af lejers mail. leverer kursus til lejer efter aftale. Lejer kontakter ved store ændringer i den enkelte institutions energiforbrug. Senest 3 arbejdsdage efter lejers henvendelse om store ændringer i energiforbruget, kontakter lejer for at aftale en gennemgang af de tekniske anlæg i institutionen. Ovenstående gælder ikke for 3.-mandslejemål. side 28

7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.3. Udførsel af akut vedligehold udfører akut vedligehold på klimaskærm, befæstede arealer og basisinstallationer jf. snitfladepapiret. Akut vedligeholdelse drejer sig dels om at udbedre skader, der har sikkerhedsmæssig karakter, f.eks. en hoveddør, der ikke kan låses, og om at reparere/udskifte installationer, der er brudt ned, f.eks. varmeanlæg. Dels drejer det sig om at udbedre skader, der har alvorlige følgevirkninger for andre bygningsdele, f.eks. at tætne et utæt tag, hvor regnen trænger ind og ødelægger lofter og vægge. Skaderne opstår typisk som følge af, at den løbende vedligeholdelse af lejemålet har været mangelfuld gennem en længere årrække. Større vedligeholdelsesarbejder defineres almindeligvis ikke som akut vedligehold, men indgår i den årlige prioritering af grundbudgettet til vedligeholdelse. Lejer kontakter og indmelder det akutte vedligeholdelsesproblem hurtigst muligt og senest dagen efter, at det er konstateret KPI: giver så hurtigt som muligt og senest inden for samme dag lejer besked, om det er s ansvar at udbedre skaden, og orienterer i givet fald lejer om udførslen og dens tidshorisont. Lejer kontakter, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse. Lejer bliver også orienteret om, hvis der er noget, institutionen skal forholde sig til, f.eks. gener. har en 24 timers-vagt, der kan kontaktes i særlige akutte tilfælde. bestiller håndværker efter aftale med lejer. 7.4. Afhjælpning efter indbrud, hærværk og graffiti Lejer skal melde indbrud, hærværk eller graffiti på klimaskærm, hegn og befæstede arealer til hurtigst muligt, så hurtigst muligt kan iværksætte udbedringer af skader. Lejer anmelder indbrud og hærværk til politiet. Lejer anmelder graffiti til politiet. Lejer kontakter og orienterer om indbrud, hærværk eller graffiti. Lejer/bestiller anmelder løsøre til Willis. Lejer kontakter, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse vurderer skaden, bestiller håndværker og orienterer lejer inden for 2 arbejdsdage om udførelsen og dens tidshorisont. anmelder skader på klimaskærmen til Willis. Hvis ikke får anmeldt evt. skader på klimaskærmen, og der opstår følgeskader, bærer evt. udgifter til at udbedre følgeskaderne. Ved større skader meddeler lejer, at arbejdet er udført, og at sagen er afsluttet. side 29

7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.5. Afhjælpning af brandskader Lejer skal melde brandskader på og i bygningen til hurtigst muligt, så kan iværksætte udbedringer af skader. Lejer ringer og anmelder brand til politiet samt orienterer egen fagforvaltning og. Lejer anmelder løsøre til Willis. Bestiller/lejer kontakter, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse. Inden for 2 arbejdsdage efter lejers henvendelse vurderer skaden, bestiller håndværker og orienterer om udførelsen og dens tidshorisont. anmelder brandskader til Willis. Ved større skader, f.eks. skader på hele institutioner, koordinerer og fagforvaltningen det videre forløb. og fagforvaltningen vurderer i fællesskab nødvendigheden af at tage nødinstitutioner i brug. side 30

8. PLANLÆGNING OG UDFØRELSE AF VEDLIGEHOLD har ansvaret for at gennemføre vedligeholdelsen af ejendommenes klimaskærm, basisinstallationer og befæstede arealer jf. snitfladepapiret. Gennemførslen sker med udgangspunkt i det årlige grundbudget til vedligeholdelse og særlige vedligeholdelsesplaner eller genopretningsopgaver, som Borgerrepræsentationen bevilliger midler til. Henvendelser om prioriteringen af grundbudgettet rettes til forvaltningens kundekoordinator i Kunder & Planlægning i, mens henvendelser om energimærkeordningen rettes til miljø- og energifunktionen i Analyse & Udvikling. Henvendelser om særlige vedligeholdelsesplaner og udførelse af vedligeholdelsesprojekter rettes til Projekt & Bygherre. På s hjemmeside www.kejd.dk er der oplysninger om, hvem i de 3 omtalte afdelinger der kan kontaktes. side 31

8. Planlægning og udførelse af vedligehold Bestiller/lejer 8.1. Prioritering af det årlige grundbudget prioriterer det årlige grundbudget til vedligeholdelse. Efter udarbejdelse sendes materialet i høring i fagforvaltningerne og herefter til politisk godkendelse i Kultur- og Fritidsudvalget og Borgerrepræsentationen. Bestiller kan indsamle eventuelle eksempler på, at manglende vedligeholdelse går ud over funktionerne på en ejendom, at der f.eks. ikke kan undervises i en skolebygning, idet varmen ikke kan reguleres pga. et defekt varmeanlæg. Bestiller kan løbende videregive sådanne eventuelle eksempler fra lejerne til. prioriterer det årlige grundbudget til vedligeholdelse, herunder energibesparende tiltag for 20 mio. kr., på baggrund af ejendomsdata fra bl.a. bygningssyn, energimærkeordningen, princippet værst først, bestillernes evt. tilbagemeldinger samt Borgerrepræsentationens gældende principper og beslutninger. Bestiller orienterer løbende /Drift & Service, hvis der på ejendomme er særlige planer, f.eks. opsigelse af lejemål, ombygning eller modernisering, som kan have indflydelse på prioriteringen af grundbudgettet. Bestiller sender høringssvar til midt i september. KPI: sender prioriteringsforslag i høring hos bestillerne i begyndelsen af juni. I prioriteringsforslaget er alle projekter nummereret. De nummererede aktiviteter, der står nederst på listen (med højest nummer), vil blive omfattet først af en evt. omprioritering. Omprioriteringer kan forekomme som følge af udvikling i byggepriser, øget behov for akut vedligehold, myndighedspåbud eller ændringer i grundbudgettet som følge af budgetforlig. indarbejder eventuelle bemærkninger fra bestillers høringssvar i indstilling om prioritering af grundbudget. Indstillingen sendes til KFU og BR med henblik på en godkendelse ved årsskiftet. Bestiller informerer egen fagforvaltning om den politisk godkendte prioritering af grundbudgettet samt s overordnede tidsplan for de opgaver, som er prioriteret til udførelse orienterer med link til Ejendomsportalen bestiller om BR s vedtagelse af grundbudget, hvor det fremgår, hvilke projekter der er prioriteret. side 32

8. Planlægning og udførelse af vedligehold Bestiller/lejer 8.1.1. Administration af energimærkeordningen administrerer den lovpligtige energimærkeordning, som indebærer, at kommunale ejendomme energimærkes af en statsanerkendt konsulent hvert 5. år. Energimærkning er en form for bygningssyn med fokus på bygningens energiforbrug. Lejer betaler udgiften til energimærkning. Lejer skal inden for 5 dage bekræfte over for energikonsulenten, at institutionen kan deltage i besøget på det angivne tidspunkt. Lejer forbereder energikonsulentens besøg. Det indebærer følgende: sørge for, at den energiansvarlige er til stede ved besøget. sørge for, at energikonsulenten på besøget kan se seneste års udfyldte driftsmanualer, årsopgørelser fra forsyningsselskaber, oversigter, der viser det månedlige forbrug, samt servicerapporter på energitekniske anlæg. Den energiansvarlige på institutionen tager imod energikonsulenten og viser vedkommende rundt samt fremviser de fremfundne driftsmanualer, årsopgørelser, oversigter og servicerapporter. Lejer bærer merudgiften ved manglende forberedelse af energikonsulentens besøg, herunder fra institutionens energiansvarlige. har ansvaret for, at de kommunale ejendomme energimærkes hvert 5. år. sørger for, at lejer varsles om energikonsulentens besøg, og om hvordan man skal forberede sig, senest 14 arbejdsdage før besøget finder sted. sender rapporten fra energikonsulenten frem til lejer senest 3 måneder efter besøget. kan mod betaling fra bestiller/lejer sørge for, at energikonsulenten giver lejer en udvidet præsentation af energimærket og en vejledning i driftsmæssige forbedringer, f.eks. indstilling af varme- og ventilationsanlægs automatik. sender bestiller en plan for udførelse af energispareforslag fra energimærkningen i høring i begyndelsen af juni. kvalitetssikrer energispareforslagene i forbindelse med planlægning og udførelse af de konkrete forslag. Hvis bestiller beslutter at realisere energispareforslag fra energimærket inden for forvaltningernes ansvarsområder, skal de oplyse om det. Lejer kan finde sit energimærke og information om ordningen på Ejendomsportalen. Bestiller kan rekvirere en liste fra over, hvilke kommunale ejendomme der er energimærket i hvilke år. Bestiller kan rekvirere en liste fra over energibesparende forslag fra energimærkningen. side 33

8. Planlægning og udførelse af vedligehold Bestiller/lejer 8.1.2. Udførelse af vedligeholdelsesprojekter De konkrete vedligeholdelsesprojekter, der skal udføres, skal koordineres med lejernes funktioner, så generne bliver færrest mulige, og lejerne er forberedte på, at der kommer håndværkere i huset. Udførelsen sker som udgangspunkt i henhold til den proces, som beskrives i SLA Anlæg. sender bestillerne en samlet oversigt med status for tid, økonomi og projektleder for vedligeholdelsesprojekterne 2 måneder efter BR s vedtagelse af grundbudgettet. Oversigten revideres og sendes til bestillerne 1. september og ved regnskabsårets udgang. Bestiller varetager som udgangspunkt kontakten med lejer. aftaler med bestiller, i hvilket omfang s projektleder eller rådgiver skal bidrage til orienteringen af de konkrete lejere. side 34

8. Planlægning og udførelse af vedligehold Bestiller/lejer 8.2. Udarbejdelse af særlige vedligeholdelsesplaner og bestiller kan i samarbejde udarbejde vedligeholdelsesplaner af særlig karakter, f.eks. genopretningsplaner eller klimarenoveringsplaner. Planerne kan udspringe af den årlige budgetaftale, men der kan også være tale om, at en fagforvaltning ønsker planerne med henblik på at få fagudvalget til at sætte midler af til planens realisering. Bestiller kan forespørge om at udarbejde en særlig vedligeholdelsesplan. Forespørgslen bør som minimum indeholde følgende oplysninger: Formål med planen Opgavens karakter og omfang Geografisk beliggenhed Funktionskrav Evt. brugerinddragelse Tidsramme Økonomisk ramme og finansiering Evt. BR-beslutning/-indstilling til fagudvalg. Bestiller godkender procesnotat og søger eget fagudvalg om finansiering til at udarbejde særlig vedligeholdelsesplan (hvis BR ikke har afsat særskilte midler til planen). kan foreslå bestiller, at der udarbejdes en særlig vedligeholdelsesplan. Senest 14 arbejdsdage efter, at bestillers forespørgsel er modtaget, sender bestiller et notat med forslag til proces, herunder tidsplan, finansiering og omfang. udarbejder særlig vedligeholdelsesplan, når bestiller har godkendt procesnotat, og/eller når der ligger en politisk beslutning fra BR eller fagudvalget om at afsætte midler til at udarbejde planen. Bestiller inddrages efter nærmere aftale i forbindelse med udarbejdelsen af planen. Som led i forberedelse af kommende års budget kan gøre opmærksom på særlige vedligeholdelsesbehov, der med fordel kan løses med en genopretningsplan. Bestiller søger BR eller eget fagudvalg om midler til planen (hvis BR ikke har afsat særskilte midler til planen). Bestiller orienterer egen fagforvaltning om den særlige vedligeholdelsesplan umiddelbart efter vedtagelse i BR. orienterer med link til Ejendomsportalen bestiller om BR s vedtagelse af særlig vedligeholdelsesplan. 8.2.1. Udførelse af projekter fra særlige vedligeholdelsesplaner Udførelsen sker som udgangspunkt i henhold til den proces, som beskrives i SLA Anlæg. og bestiller kan aftale at nedsætte byggeudvalg/styregruppe på de enkelte projekter med deltagelse af bestiller og brugere m.fl. side 35

9. TEGNINGER, DATA OG INFORMATION Bestiller/lejer kan efterspørge en tegning fra s tegningsarkiv og bestille til opmålingsopgaver/analyser. Bestiller/lejer kan finde data om lejemål og ejendomme samt information om s kerneydelser på ejendomsportalen på s hjemmeside www.kejd.dk Henvendelser om tegninger og stamdata rettes til s tegningsfunktion i Analyse & Udvikling, mens henvendelser om Ejendomsportalens informationsdel rettes til kommunikationsfunktionen i Analyse & Udvikling. På s hjemmeside www.kejd.dk er der oplysninger om, hvem der er ansvarlig for tegninger og kommunikation i Analyse & Udvikling.

9. Tegninger, data og information Bestiller/lejer 9.1. Indscanning af tegninger har et tegningsarkiv over udvalgte kommunale ejendomme og 3.-mandslejemål. Det bedste tegningsmateriale findes på administrationsejendomme, folkeskoler og idrætsanlæg. Tegningsarkivet er ikke komplet, men vil blive udbygget og vedligeholdt, i takt med at der efterspørges oplysninger. Bestiller/lejer kan bestille en tegning i ved at oplyse nummer, BBR-nummer, matrikelnummer og/eller adresse. Bestiller/lejer betaler udgiften for at få tegningen indscannet, så den bliver tilgængelig i elektronisk form. Bestiller/lejer kan bestille en tegning i papirform hos med henblik på selv at få den indscannet. Låneperioden aftales med. Hvis bestiller/lejer selv får indscannet tegningen, sendes den i kopi til, så den kan indgå i s tegningsarkiv. Bestiller er ansvarlig for at udleverede bortkomne tegninger rekonstrueres og sendes til kvitterer inden 5 arbejdsdage på forespørgslen, sender bestiller/lejer tegningen elektronisk eller meddeler bestiller, at tegningen ikke findes. kan udlevere tegninger med henblik på, at bestiller selv kan få dem indscannet. Låneperioden aftales med bestiller/lejer. side 37

9. Tegninger, data og information Bestiller/lejer 9.2. Hjælp til at finde og analysere stamdata samt opmåle rum kan hjælpe bestiller/lejer med at finde stamdata på de ejendomme, som administrerer. Stamdata på en ejendom omfatter oplysninger om areal, beliggenhed, anvendelse, installationer, vand- og afløbsforhold, køkkenforhold, ydervægs- og tagdækningsmaterialer og årlig leje. Stamdata fra det statslige BBR-register kan ses gratis på internettet via OIS (den Offentlige Informationsserver) og på s hjemmeside/ejendomsportal. Bestiller/lejer kan spørge om hjælp til at finde stamdataoplysninger på s hjemmeside/ejendomsportal eller OIS. Hvis bestiller/lejer opdager evt. fejl i stamdataoplysninger på OIS eller hjemmeside/ejendomsportal, orienteres. Bestiller/lejer kan forespørge om opmåling af rum eller analyser af en eller flere ejendomme i. hjælper bestiller/lejer med at finde stamdataoplysninger på hjemmeside/ejendomsportal og OIS om muligt med det samme og senest inden for 5 arbejdsdage. retter de fejl i stamdataoplysninger, OIS og hjemmeside/ ejendomsportal, som bestiller/lejer gør opmærksom på. kvitterer inden 5 arbejdsdage på bestillers/lejers forespørgsel. Hvis der er tale om opmåling af rum til brug for indgåelse af lejekontrakter eller simple analyser af rumforhold med afsæt i s eksisterende stamdata, løser opgaven inden for de 5 arbejdsdage. Øvrige opmålings- og analyseopgaver kan mod betaling fra bestiller sørge for bliver udført af en rådgiver. vil oplyse bestiller om dette, når inden for 5 arbejdsdage kvitterer for bestillers forespørgsel. 9.3. Drift og udvikling af hjemmeside/ejendomsportal driver en hjemmeside indeholdende en ejendomsportal, som har til formål at øge delingen af viden og data mellem alle parter, som arbejder med eller i kommunens ejendomme. Hjemmesiden/ejendomsportalen indeholder en mængde ejendomsrelateret data. Bestiller/lejer kan løbende komme med forslag til data og information på ejendomsportalen. stiller en række data om ejendomme og lejemål til rådighed. side 38