Umleg- DYS Udenrigsministeriets nye legaliseringssystem. IT-projektleder Flemming E. Lund 23. august 2018

Transkript

1 Umleg- DYS Udenrigsministeriets nye legaliseringssystem IT-projektleder Flemming E. Lund 23. august 2018

2 Hvad er legalisering, og hvad er en apostille? Offentlige dokumenter, som skal bruges i udlandet, skal ofte legaliseres I Danmark er det kun Udenrigsministeriet, som kan legalisere dokumenter (Competent Authority) Ved legalisering bekræftes dokumentets og underskriftens ægthed Udenrigsministeriet legaliserer cirka dokumenter om året

3 En øjenåbner UM deltog i møde i Haag for lande, som har tiltrådt Apostillekonventionen 10 th International Forum on the electronic Apostille Program (e-app) Tuesday, 1 November 2016 The Hague, the Netherlands Drøftelse af digitale muligheder og præsentation af løsninger Erkendelse af stort forbedringspotentiale i forhold til daværende system og praksis

4 En ny begyndelse Leverandørskifte ultimo 2016 efter udbud af diverse IT-ydelser På med ja-hatten, on-the-jobtraining for leverandør på begge sider af skranken, hjemmearbejde og studietur til Wien Tilbud fra leverandør på fremtidssikker løsning Accept af tilbud og tidlig varsling af UM koncern-it

5 Processen - Going agile Vi valgte at arbejde agilt Leverandøren stillede samarbejdsplatform til rådighed (Microsoft Teams), og vi havde fuld adgang til backlog, user stories, sprints etc. Ikke daily scrum med hele gruppen men løbende kontakt og møde ved afslutning af sprint og godkendelse af leverancer

6 Løsningen DYS Serviceportal til digital rekvisition og betaling af gebyrbelagte ydelser - UM-LEG - UM-CONSENT - UM-PAS planlagt - UM-LEG - UM-CONSENT - Online betalingsudbyder - UM-PAS (planlagt) - BI portal

7 arkitektur Responsiv webapplikation samt hybrid App til ios og Android Privacy by design (GDPR) Skræddersyet løst koblet modularkitektur Microsoft teknologi samt brug af open source projekter

8 Integrationer NemLog-in (samtykke signering) UM AD FS DIBS Navision Stat UM BI-portal

9 En udfordring vi ikke havde ventet Ikke lovhjemmel til at kræve digital betaling Akut behov for udvikling af App til håndtering af kontant betaling Vejen gik forbi Kammeradvokaten, UMs juridiske tjeneste og endte i Folketinget Gammel lovtekst 14. For tjenestehandlinger i udenrigstjenesten erlægges gebyr efter regler, der fastsættes af udenrigsministeren. Ny lovtekst, offentliggjort 26. april 2018 I 14 indsættes som stk. 4:»Stk. 4. Udenrigsministeren kan fastsætte regler om, at kommunikation til og fra udenrigstjenesten om tjenestehandlinger, for hvilke der erlægges gebyr, helt eller delvis skal foregå digitalt, herunder om anvendelse af bestemte it-systemer og fravigelse af obligatorisk digital kommunikation grundet særlige forhold og ekstraordinære situationer og om, hvornår en digital meddelelse anses for at være kommet frem.«

10 Vi kom i mål og systemet har vist sit værd Proces Gammelt system 1. og 2. kvartal 2016* UMLEG 1. og 2. kvartal 2018 Sager oprettet af UM personale Sager oprettet af kunde Sager ekspederet automatisk Betaling kontant, check, bankoverførsel Betaling foretaget digitalt (kort, web, app) 100% 0% 0% 83% 17% 52% 48% 1% 16% 84% *Der foreligger ikke data for 1. og 2 kvartal 2017, hvorfor der sammenlignes med 2016

11 Kunder og brugere er tilfredse

12 Hvad har vi lært? Tag leverandøren med i butikken, så han forstår forretningen på begge sider af skranken Tænk innovativt sammen med leverandøren og vær åben for nye idéer Sørg for at leverandøren har det godt, og ikke spilder tiden. Fjern eventuelle sten fra hans vej Daglig drift forstyrrer projektarbejdet (det vidste vi godt i forvejen)

13