Case 26. Forlængelse af Bareboat ud-registreret skib i DIS

Transkript

1 Case 26. Forlængelse af Bareboat ud-registreret skib i DIS

2 Indholdsfortegnelse 1. USE CASE USER STORIES...2 Skibsregister:...2 Anmelder:...2 Skibsejer/bareboatbefragter:...3 Notar:...3 Udenlandsk (register)myndighed:...3 Vitterlighedsvidne:...3

3 1. USE CASE For begreber m.v. i det følgende, se venligst Appendiks 0 (Ordliste til Use Case beskrivelser). I forbindelse med optagelse af et brugt skib i DIS kan et konkret sagsforløb se ud som følger: Skibsregistret (i det følgende forkortet til SRG) modtager en mail med kopi af de dokumenter til forhåndsudtalelse, der skal danne grundlag for registreringen i SRG. Korrespondance foregår udelukkende via mail og tlf. Ved efterfølgende indlevering af dokumenter modtages disse enten på én gang eller i flere tempi. Ved forlængelse af eksisterende bareboat-ind registrering skal SRG modtage: Formel anmeldelse om forlængelse på original formular S32 behørigt underskrevet af befragter. Derudover skal SRG modtage originalt Letter of Consent (samtykkeerklæring) fra det pågældende udenlandske register, om at skibets registrering kan forlænges og at det udenlandske register vil registrere forlængelsen. Endvidere skal SRG vurdere om den perioden for den oprindelige bareboataftale omfatter den ønskede forlængelse. Hvis ikke skal SRG modtage original underskrevet aftale om forlængelse, dvs. tilføjelse til den oprindelige bareboatkontrakt. Hvis der er evt. rettighedshavere i skibet, evt. i form at panthavere eller påtaleberettigede på rådighedsindskrænkninger, skal SRG modtage skriftligt samtykke til forlængelse fra dem. De til brug for registreringen nødvendige blanketter skal downloades fra Søfartsstyrelsens (i det følgende forkortet til SFS) hjemmeside. Hvis alle indsendte dokumenter opfylder de formelle krav til at danne grundlag for registrering, foretages denne i SRGs registreringssystem Martha 1. Gældende for alle underskrifter på alle dokumenter: Disse skal attesteres af notarius publicus, såfremt underskriver er udenlandsk. Er notarpåtegningen foretaget uden for EU, skal denne forsynes med apostille. I tilfælde af manglende/mangelfulde dokumenter, returneres disse til anmelder undervejs i processen med henblik på berigtigelse, før registrering kan finde sted. Dette kan resultere i en fornyet forhåndsudtalelse, hvad angår de pågældende dokumenter. Efter endt sagsbehandling: Når anmeldelsen om forlængelse af bareboatregistreringen er blevet registreret, modtager anmelder de indleverede originale dokumenter retur. SRG sender ligeledes Letter of Consent til det udenlandske register om at forlængelsen er blevet registreret. 1

4 2. USER STORIES Skibsregister: Som medarbejder i SRG, vil vi sikkert og nemt kunne logge på systemet, for at vi kan sikre at registrering kan gennemføres digitalt, uanset om vi befinder os hjemme eller i SFS. Som medarbejder i SRG skal vi kunne registrere i systemet fra tablet, ipad, PC eller Mac etc., for størst mulig fleksibilitet/mobilitet. Medarbejderne i SRG, skal kunne bevæge sig ubesværet mellem det digitale skibsregisters enkelte funktioner og skærmbilleder, for at arbejdet bliver understøttet hensigtsmæssigt og overskueligt. Som medarbejdere skal vi løbende kunne tilgå sagens skriftveksling og dokumenter i forbindelse med registreringsprocessen for at sikre optimal kommunikation med anmelder/involverede parter. Som medarbejdere vil vi gerne kunne se, hvor mange åbne sager, vi har under behandling, herunder hvor mange nye og hvor mange, der afventer berigtigelse hos anmelder/involverede parter. Som medarbejdere skal vi kunne foretage en prøveregistrering i systemet uden konsekvenser for skibsbladet/ekstern visning af registreringen. Som medarbejder i SRG skal jeg kunne inviterer relevante parter til et registreringsforløb for at sikre at alle relevante input tilgår SRG. Som medarbejder i SRG skal jeg kunne tildele og administrerer brugerrettigheder, for at sikre sagens oplysninger. Anmelder: Som anmelder skal jeg kunne logge sikkert og nemt på systemet, uanset hvor jeg befinder mig, og der kunne anmelde dokumenter til brug for registreringen. Som anmelder skal jeg kunne registrere i systemet fra tablet, ipad, PC eller Mac etc., for størst mulig fleksibilitet/mobilitet. Som anmelder, skal jeg kunne følge registreringsprocessen step by step, for at jeg har det fulde overblik over, hvornår skibet er færdigregistret. Som anmelder skal jeg kunne kommunikere digitalt gennem systemet med alle involverede parter for at muliggøre en smidig registreringsproces. Som anmelder skal jeg kunne modtage relevante notifikationer og udstedte dokumenter, som registreringen afstedkommer. Som anmelder vil jeg kunne foretage en prøveregistrering, for at forvisse mig om den ønskede registrering er mangelfuld, og om der evt. mangler oplysninger. Som anmelder skal jeg digitalt kunne fremsende originale dokumenter, der indeholder nødvendige oplysninger for registreringen, som ikke kan indtastes digitalt direkte i systemet, således at registreringen går så hurtigt og gnidningsfrit som muligt. Som anmelder skal jeg kunne modtage og sende berigtigede dokumenter i systemet med henblik på hurtig registrering. 2

5 Skibsejer/bareboatbefragter: Notar: Som skibsejer/bareboatbefragter skal jeg kunne logge sikkert og nemt på systemet, uanset hvor jeg befinder mig, og der kunne anmelde dokumenter til brug for registreringen. Som skibsejer/bareboatbefragter skal jeg digitalt kunne fremsende originale dokumenter, der indeholder nødvendige oplysninger for registreringen, som ikke kan indtastes digitalt direkte i systemet, således at registreringen går så hurtigt og gnidningsfrit som muligt. Som skibsejer/bareboatbefragter skal jeg kunne modtage og sende berigtigede dokumenter i systemet med henblik på hurtig registrering. Som skibsejer/bareboatbefragter skal jeg kunne følge registreringsprocessen step by step, for at jeg har det fulde overblik over, hvornår skibet er færdigregistret. Som skibsejer/bareboatbefragter vil jeg gerne kunne foretage en prøveregistrering, for at forvisse mig om den ønskede registrering ikke er mangelfuld, eller om der evt. mangler oplysninger. Som skibsejer/bareboatbefragter skal jeg kunne modtage udstedte dokumenter digitalt som følge af registreringen i DIS, for derved at kunne opfylde mine dokumentationskrav overfor tredjemand. Som skibsejer/bareboatbefragter skal jeg digitalt kunne afgive fuldmagt til tredjemand. Som notar skal jeg kunne logge ind i systemet, uanset hvor i verden jeg befinder mig. Som notar skal jeg kunne foretage notarpåtegning direkte i systemet, eller alternativt sende notarpåtegnet relevante dokumenter digitalt til Skibsregistret. Udenlandsk (register)myndighed: Som udenlandsk (register)myndighed skal jeg kunne logge ind i systemet, uanset hvor i verden jeg befinder mig. Som udenlandsk register skal jeg kunne erklære samtykke til bareboatregistrering, alternativt kunne uploade relevante dokumenter, for at skibsregistret kan fremme registreringen. Som udenlandsk myndighed skal jeg kunne afgive apostille ved upload i systemet eller ved direkte indtastning i systemet. Vitterlighedsvidne: Som vitterlighedsvidne skal jeg kunne logge ind i systemet, uanset hvor i verden jeg befinder mig. Som vitterlighedsvidne skal jeg kunne attestere underskrifter på dokumenter til registreringsbrug i systemet. 3