Personalehåndbog Service, fleksibilitet og samarbejde

Transkript

1 Personalehåndbog Service, fleksibilitet og samarbejde

2 Indhold VELKOMMEN... 3 Havnens adresse og ejerskab... 3 Forretnings- og arbejdsområder... 3 Havnens historie... 4 Havnens vision... 4 Interne værdier... 5 Eksterne værdier... 5 Daglig arbejdstid... 6 Frokostpauser... 6 Fravær... 6 Brug af biler/telefoner... 6 Frugtordning... 7 Morgenbrød... 7 Arbejdstøj... 7 Personalekasse... 7 Personalemøder... 8 Alkoholpolitik... 8 Rygepolitik... 8 Sikkerhedsarbejde... 8 Opførsel på arbejdspladsen... 8 Pension... 9 Motionscenter... 9 Lønudbetaling/arbejdsregistrering... 9 Ferie/fridage Barsel, omsorgsdage og barns 1. sygedag MUS-samtaler Tavshedspligt Kompetencer/Uddannelse Sociale arrangementer Faste fridage

3 VELKOMMEN Denne personalehåndbog henvender sig til såvel nuværende som kommende medarbejdere ved Hvide Sande Havn Vi anbefaler, at du læser personalehåndbogen grundigt og spørger, hvis der er noget, du synes, der er uklart. Havnens adresse og ejerskab Hvide Sande Havn Blåtårn Fossanæsvej Hvide Sande tlf mail: CVR: Driftsafdeling: Troldbjergvej Hvide Sande Hvide Sande Havn har status som Kommunal selvstyrehavn. Havnen er ejet af Ringkøbing-Skjern Kommune, men drives forretningsmæssigt som en virksomhed med egen bestyrelse og ledelse samt egen økonomi, der er helt adskilt fra kommunens. Forretnings- og arbejdsområder Havnevagt og betjening/servicering og anvisning ved alle former for besejling. Fiskerihavnsaktiviteter herunder drift af bygninger og tilhørende faciliteter. Trafikhavnsaktiviteter herunder servicering ved anløb samt laste-/losseaktiviteter. Udlejning af arealer til havnerelateret virksomhed og havnenære erhvervs- og centerfunktioner herunder turisme Drift og vedligeholdelse af Havnens anlæg og arealer herunder renovation og renholdelse. Løbende overvågning og oprensning af indsejlingen til Hvide Sande havn og i bassinerne. Varetagelse af entrepriseopgaver for Kystdirektoratet i forbindelse med drift og vedligeholdelse af statens anlæg i tilknytning til Hvide Sande havn primært afvandingssluse og kammersluse. Løbende udvikling og etablering af anlæg inden for Havnens forretningsområder. 18 ansatte heraf 2 halvtidsansatte. 3

4 Hvide Sande Havn s historie 1931 Hvide Sande afvandingssluse og kammersluse tages i brug Første havneaktiviteter opstår sporadisk med Vandbygningsvæsenet som ansvarlig for driften Ansvaret for driften af Hvide Sande Havn overgår fra Vandbygningsvæsenet til den nystiftede Statshavneadministration i Esbjerg januar. Hvide Sande Havn overgår fra at være statshavn til at være kommunal selvstyrehavn ejet af Holmsland Kommune januar. I forbindelse med kommunalreformen overgår ejerskabet af Hvide Sande Havn til det nydannede Ringkøbing-Skjern Kommune juni. Med indvielsen af det nye moleanlæg og den nye Vesthavn indtager Hvide Sande Havn rollen som Midt-og Vestjyllands nye trafikhavn. Udover fortsat udvikling af fiskeri- og turisthavnsaktiviteter tilføjes nu nye forretningsområder inden for transport og offshore-vind januar. Hvide Sande Havn overtager ansvaret for den løbende oprensning af indsejlingen til havnen og i bassinerne fra Kystdirektoratet, såvel som der indgås entrepriseaftale om drift og vedligeholdelse af sluseanlæg mv. Hvide Sande Havn s vision Hvide Sande Havns vision er, at havnen i 2020 skal være Vestkystens foretrukne landingssted for mindre og mellemstore fiskefartøjer og herunder som minimum bevare havnens position som Danmarks 5. største fiskerihavn, at Hvide Sande Havn derudover skal udvikles som Midt- og Vestjyllands foretrukne trafikhavn, at havnen skal udvikles som base for offshore vind-aktiviteter i Horns Rev og Ringkøbing Fjord-området herunder Vesterhav Syd og, at den levende aktive havn skal udgøre grundlaget for områdets fortsatte udvikling som en unik turistdestination. 4

5 Interne værdier Ansvarlighed Vi kender vores ansvarsområde Vi udviser tillid, respekt, omsorg og loyalitet overfor hinanden Vi samarbejder og hjælper hinanden Fællesskabsånd Vi ser os selv, som en del af et team Vi anerkender hinanden for det arbejde vi udfører Vi deltager i fællesskabet Åbenhed Vi har en ligefrem og ligeværdig dialog med hinanden Vi taler med hinanden og ikke om hinanden Vi har åben information om Havnens forhold Eksterne værdier Faglighed Vi tilbyder højt niveau af havneservice, som sikrer generel tilfredshed Vi inddrager vore brugere og gør udviklingen af nye faciliteter til en tillidssag Vi retter fejl og følger op på uhensigtsmæssigheder Fleksibilitet Vi er lydhøre overfor vore brugeres ønsker Vi er omstillingsparate og positive ved andre el. nye opgaver Vi er alsidige og har hurtig responstid Pålidelighed Vi samarbejder med eksterne parter under gensidig respekt Vi har en klar og tydelig kommunikation Vi overholder indgående aftaler 5

6 Daglig arbejdstid Daglig arbejdstid aftales individuelt herunder ved lokalaftaler - for de forskellige arbejdsområder. Havnevagt, Teknisk service herunder 24/7, Oprensning samt Administration. Tidsforbrug og fordeling føres dagligt i TimeLog, og efter nærmere anvisninger. Du kan flexe dine timer, hvis du har brug for at kunne gå tidligt en dag. Du kan så benytte opsparet tid eller arbejde ekstra på et andet tidspunkt. Dette aftales forud med den daglige leder. Der kan ikke opspares samlet tid på mere end +100 timer. Overskydende tid herudover må påregnes slettet ved hvert nyt kalenderårs begyndelse. Tilsvarende kan der ikke oparbejdes et underskud på mere end -20 timer. Overskridelse heraf må påregnes at medføre løntræk. Besøg ved læge, tandlæge, frisør, fysioterapeut eller lignende, foregår udenfor arbejdstiden, med mindre der er tale om akut sygdom eller lægeordineret fravær til speciallæge m.m. Overarbejde påføres flexstimer med mindre andet er aftalt Der pålægges og udbetales ikke overarbejdstimer, med mindre andet er aftalt i forbindelse med konkrete opgaver. Pauser Kaffe- og frokostpauser afholdes som udgangspunkt fra 9:00 9:10 og 12:00 12:25, ellers afpasses efter, hvordan det passer ind i arbejdsgangen. Pauser holdes efter kutyme i arbejdstiden under forudsætning af, at den enkelte medarbejder står til rådighed ved henvendelser, såvel udefra som internt. Fravær Sygdom meldes telefonisk på senest ½ time før aftalt arbejdstids begyndelse, med besked om forventet varighed. Sygemelding via SMS accepteres ikke. Ved mere end 5 fraværsdage i en 3-måneders periode afholdes som udgangspunkt en opfølgningssamtale, for at drøfte baggrunden for fraværet og fremtidige udsigter/forventninger til afhjælpning af problemerne. Brug af biler/telefoner 6

7 Brugen af firmaets biler og evt. mobiltelefoner er naturligvis beregnet til arbejdstiden. Havnevagten kan ved tilkaldevagt benytte bilen med påskrift Havnevagt en måde, så den umiddelbart står til rådighed ved tilkald. Havnevagtbilen må ikke påregnes at stå til rådighed og benyttes til private formål med baggrund heri. Biler må ikke efterlades med nøgle i tændingslåsen. Ved normal arbejdstids ophør skal alle biler være aflåst. Frugtordning Der vil den første arbejdsdag i hver uge blive indkøbt frugt til fri afbenyttelse af alle ansatte inden for de forskellige arbejdsområder. Frugten vil være til rådighed, så længe beholdningen rækker. Morgenbrød Der indkøbes frisk brød til formiddagskaffen inden for de forskellige arbejdsområder hver dag. Arbejdstøj Arbejdstøj udleveres efter behov. Fabrikat og farver efter ledelsens valg. Sikkerhedssko udleveres efter behov. Hvis du bærer arbejdstøj udenfor arbejdstid skal du huske, at du er ambassadør for Hvide Sande Havn! Personalekasse Der indbetales til personalekassen efter behov. Betalingen opkræves i forbindelse med personalemøderne, og efter forudgående varsel. Der gives gave til: Bryllup, kobberbryllup, sølvbryllup, runde fødselsdage, barsel, jubilæum, konfirmation (ansattes barn), længerevarende sygdom og begravelser i ansattes nærmeste familie. Gaveomfang og -taksterne fastlægges/tilpasses i Sikkerheds- og samarbejdsforum efter forudgående drøftelse på et personalemøde. 7

8 Personalemøder 4-5 gange årligt afholdes personalemøde, som udgangspunkt i forlængelse af møderne i Havnebestyrelsen. Her er der mulighed for at få orientering om strategiske beslutninger, drøftet nyheder på arbejdspladsen, ændrede arbejdsgange, nyansættelser, evt. problemer m.m. Personalet er velkommen til at komme med indlæg. Mødepligt. Møderne afholdes i arbejdstiden. Alkoholpolitik Hvide Sande Havn er en alkoholfri arbejdsplads. Det vil sige, at al indtagelse af alkohol i arbejdstiden ikke tolereres. Sociale arrangementer udenfor arbejdstiden er ikke omfattet af forbuddet. Det er fyringsgrundlag at føre Havnens motorkøretøjer efter indtagelse af alkohol, der overstiger de af politiet tilladte promillegrænser. Der gives ingen advarsler. Rygepolitik Al rygning på arbejdspladsen er forbudt. Dette gælder både Fossanæsvej 22, Troldbjergvej 16 og Havnens øvrige bygninger samt biler, og skibe. Al rygning SKAL foregå under åben himmel. Sikkerhedsarbejde Sikkerhedsrepræsentanten og driftslederen har gennemgået lovpligtigt sikkerhedskursus. Begge kan kontaktes, hvis der er tvivl om sikkerhedsmæssige forholdsregler ved arbejdets udførelse. Derudover forventer vi, at alt sikkerhedsudstyr benyttes, hvor det er et krav. Sikkerhedsudstyr fås ved henvendelse til sikkerhedsrepræsentanten eller driftslederen. Ved ansættelse bliver sikkerhedsinstruktion for Havnen gennemgået med sikkerhedsrepræsentanten. Opførsel på arbejdspladsen Hvide Sande Havn s forventninger til personalet: 8

9 Vores kunder skal kende os for god service, fleksibilitet og samarbejdsvilje. Det skal du som medarbejder medvirke til at sikre under dialog med vore kunder. Du fungerer som ambassadør for Havnen og dine kollegaer. Vi forventer konkret, at du: altid er høflig og venlig i dialogen med vore kunder, altid giver faglig og professionel vejledning, altid har fokus på sikkerhed og anvender sikkerhedsudstyr, altid har god situationsfornemmelse og er i daglig kontakt med vores kunder, altid som kollega er hjælpsom, og udviser hensyn, har en sund og positiv indstilling samt er ansvarsbevidst over dit eget og andres arbejde. Er en bruger utilfreds, så undlad at diskutere med ham/hende, men henvis i stedet til ledelsen, der så vil forsøge at løse problemet. Pension Samtlige fastansatte medarbejdere er dækket af arbejdsmarkedspensioner iht. gældende overenskomst mellem KL og den pågældendes forhandlingsberettigede organisation. Hvide Sande Havn har tegnet behandlingsforsikring for samtlige medarbejdere. Den enkelte medarbejder bliver i begrænset omfang beskattet heraf. Nærmere oplysninger om dækningsomfang fås ved henvendelse til ledelsen. Havnen dækker IKKE nogen form for sundhedsbehandlinger derudover. Motionscenter Der er indgået aftale med Hvide Sande Svømmehal og Motionscenter om 4 årskort med fri brug af motionscenter og svømmehal inden for åbningstiderne. Kortene kan benyttes af alle Havnens medarbejdere efter først til mølle -princippet. Der er indkøbt motionsredskaber til S/P træl til brug for besætningen. Lønudbetaling/arbejdsregistrering Daglig arbejdstid herunder fordeling på projekter - skal registreres i TimeLog. Der udleveres brugernavn og adgangskode. Timer registreres dagligt. Hvide Sande Havn har indgået aftale med Ringkøbing-Skjern Kommune om administration af lønudbetaling. Lønudbetaling sker månedsvis bagud. Lønsedler leveres i e-boks. 9

10 Ferie/fridage Afholdelse af ferie og feriefridage samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse sker i henhold til gældende overenskomst. Evt. restbeløb på feriefridagskontoen udbetales med lønudbetalingen i juni måned. Barsel, omsorgsdage og barns 1. sygedag Afholdelse af barsel og omsorgsdage samt frihed med løn til barnets første sygedag sker i henhold til gældende overenskomst. MUS-samtaler Der afholdes MUS-samtaler hvert år inden udgangen af november. MUS-samtaler er ikke lønsamtaler! Tavshedspligt Som ansat ved Hvide Sande Havn må du ikke videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som du er blevet bekendt med gennem dit arbejde ved Havnen. Tavshedspligten gælder såvel personlige oplysninger som oplysninger af forretningsmæssig karakter herunder oplysninger, der fremkommer i forbindelse med afgivelse af tilbud, kontraktindhold, aftaler mv. Kompetencer/Uddannelse At tilbyde højt niveau af havneservice, som sikrer generel tilfredshed samt at give faglig og professionel vejledning kræver, at Havnens medarbejdere er i besiddelse af de nødvendige kompetencer. Hvide Sande Havn forventer, at personalet er indstillet på at deltage i kurser og uddannelse, der sikrer, at den enkelte til stadighed har de kvalifikationer der skal til for at løse de aktuelle opgaver. Sociale arrangementer 10

11 Der afholdes årligt 2 fællesarrangementer hvor Hvide Sande Havn er vært. Et årligt sommerarrangement typisk i juni måned hvor alle medarbejdere m. ledsagere inviteres til at deltage. Desuden afholdes et årligt arrangement i forbindelse med jul/nytår, hvor alene medarbejderne deltager. Arrangementerne afholdes udenfor arbejdstiden. Faste fridage Efter kutyme og lokal aftale er juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag faste fridage. 1. maj er almindelig arbejdsdag. Behandlet i Sikkerheds- og samarbejdsforum den 8. september Vedtaget i bestyrelsen for Hvide Sande Havn den 12. september