Referat HSU 27 november 2014

Transkript

1 Aningaasaqarnermut Nunamullu Namminermut Naalakkersuisoqarfik Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender Aningaasaqarnermut Sulisoqarnermullu Aqutsisoqarfik Økonomi- og Personalestyrelsen Referat Sumi Sted Sammisaq Emne Peqataasut Deltagere Najuutinngitsut Fraværende Ataatsimiinnermik imaqarniliortoq Referent D. 27. august kl Mødelokalet på 9. sal Referat HSU 27 november 2014 Svend Hardenberg (SH), Lars Dencker (LD), Ib Olsen (IO), Daniel Gottrup (DG), Camilla Bruun Djarnis (CBD), Karen Sofie Hansen (KSH) Mette Marie Stig-Jørgensen (Kursus), Kathrine Ødegaard (i retten) Kattie L. Pedersen Sags nr Dok. nr Postboks Nuuk Tlf. (+299) Fax (+299) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering fra sikkerhedsudvalg v/ Ib Olsen 3. Whistleblowerordningen v/ Lars Dencker 4. Mailpolitik i Grønlands Selvstyre v/svend Hardenberg Link til IT-sikkerhedspolitik: 5. Udkast til en fælles guideline omkring sygdom for Grønlands Selvstyre v/ Ib Olsen 6. Tilbyder Grønlands Selvstyre influenza vaccination til deres medarbejdere? v/svend Hardenberg Mail fra LSU - Departementet for Sundhed og Infrastruktur. 7. Eventuelt 1

2 Referat Ad. 1) Gennemgang og godkendelse af dagsorden. Mødetider for 2015 tages under eventuelt. Ad. 2) IO orienterer på vegne af sikkerhedsudvalget: Der har været 3 sikkerhedsudvalgsmøder siden sidste HSU-møde. Første møde: Sikkerhedsudvalget godkendte, at der skulle være selvlysende numre på hver etage samt en vest til den sikkerhedsansvarlige. Brandmester Knud Petersen orienterede ligeledes kort om øvelsen i Selvstyret; mange døde. Førstehjælpskasser skal opdateres senest d. 15. januar. Derudover vil sikkerhedsudvalget lave en intern opfølgning på APV en. Andet møde: En beredskabsplan i Selvstyret blev drøftet. ASA har sendt Mininnguaq Kleist et udkast på en opdateret beredskabsplan i forbindelse med brand. Tredje møde var et stormøde i sikkerhedsorganisationen. Dagsordenen så således ud: Velkomst v/ Formanden for sikkerhedsudvalget Mininnguaq Kleist o Gennemgang af sikkerhedsorganisationens opgaver og medlemmer o Opfølgning på sidste stormøde: Hvor mange har benyttet Inuplans oplæg fra stormødet 2013? Status på APV-handleplaner v/ Kattie Pedersen o Hvor mange har udfyldt handlingsplaner og er i gang? o Kort gennemgang af en handlingsplan i Actionpilot Præsentation af processen for APV v/ Daniel Gottrup Diskussion i plenum Erfaringer med APV v/ Mininnguaq Kleist Oplæg fra Bygningsfunktionen v/ Ella Knudsen o Mulighed for at stille spørgsmål til Bygningsfunktionen Orientering vedr. Selvstyrets arkiver v/ Ib Olsen Orientering vedr. beredskab i tilfælde af brand v/ Ib Olsen Afrundende bemærkninger Sikkerhedsudvalget mødes igen næste gang før jul. Hvad dækker sikkerhedsudvalget? Sikkerhedsudvalget er valgt blandt sikkerhedsgrupperne for hele centraladministrationen. Medlemmerne er: 2

3 Mininnguaq Kleist, Formand Ib Olsen, Næstformand Daniel Gottrup Brian Kiebenich Olafur Nielsen Ella Knudsen, tilforordnede fra Bygningsfunktionen Ad. 3) LD orienterer: På baggrund af det ekstraordinære HSU-møde er Whistleblowerordingen blevet justeret. LD gennemgår ændringerne: ÆNDRING - NY: Oplysninger og klager med videre over forhold, der kan indbringes for lovhjemlede klageorganer samt Oplysninger og klager med videre over forhold, der er indbragt for en offentlig tilsynsvirksomhed, domstolene eller ombudsmanden for Inatsisartut er udgået af retningslinjernes 2 stk. 4, som forhold der ikke er omfattet af whistleblowerordningen, Præcisering af Intern Revisions rolle. Intern Revision kan kun visitere og videre oplysninger indgivne oplysninger, men kan ikke igangsætte undersøgelser. Præcisering af, at det er departementscheferne, der er ansvarlige for at igangsætte, varetage og afslutte undersøgelser på baggrund af modtagne oplysninger fra Intern Revision. Præcisering af, at Intern Revision ikke har instruktionsbeføjelse over enhederne ifm. deres igangsatte undersøgelser. Præcisering af, at såfremt indgivne oplysninger til whistleblowerordningen vedr. en departementschef, videregives oplysningerne ikke til den pga. departementschef, men i stedet til enten departementschefen i Formandens Departement eller departementschefen i Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender. Den pgl. departementschef, som modtager oplysningerne er herefter ansvarlig for at igangsætte, varetage og afslutte en undersøgelse. ÆNDRING - NY: Enhver indgiven oplysning, som omhandler personalet i Intern Revision eller styrelseschefen i ASA, skal altid sendes til departementschefen i Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, der så beslutter, hvordan forvaltningen af oplysningerne skal varetages. ÆNDRET i det forrige udkast skulle oplysningerne sendes til hele departementschefgruppen. ÆNDRING - NY: Intern Revision kan forlange, at den departementschef, som afslutter en undersøgelse, udleverer yderligere oplysninger end dem, der fremgår af departementschefens skriftlige redegørelse. 3

4 Præcisering af, at ved anmodninger om aktindsigt vedrørende ansatte, der har indgivet oplysninger iflg. 2, skal Intern Revision orientere den departementschef, der forestår undersøgelsen. Præcisering af, at Intern Revision skal sende sin skriftlige udtalelse til den departementschef, som har igangsat, varetaget og afsluttet undersøgelsen og ikke altid til den ressortansvarlige departementschef, da oplysninger kan vedr. denne. ÆNDRING- NY: Retningslinjerne underskrives af Lars Dencker og ikke Peter Hansen, idet ASA er den ressortansvarlige enhed for retningslinjerne. Forslag: Efter x tid kunne man evt. evaluere ordningen? LD har en ½-årlig aftale med DC-gruppen om Hvis der er uhensigtsmæssigheder skal disse selvfølgelig justeres. Datoerne fastlægges når der er indsat et nyt Naalakkersuisut. Er det bevidst, at man under 1 stk. 2 har undladt KNR som underliggende enhed? Grænsedragningen er ikke lavet af hensyn til KNR, men er en generel bestemmelse der alene er til afgrænsning af enheder der medtages i ordningen. Ad. 4) SH orienterer: Behov for justering af mailpolitik pga. indførelsen af F2. Selvstyret skal til at arbejde sig ud af ESDH-systemet. Den 30. marts 2015 skal alle enheder anvende systemet. Der er ligeledes afsat ressourcer til kurser. Udrulningsplanen vil løbende opdateres på nanuaraq. Som det ser ud i dag kan lederne ikke se, hvor de enkelte sager er i processen. Det nye system giver mulighed for at følge med i flowet i processerne. Kan HSU få en præsentation af systemet fra digitaliseringsstyrelsen? Digitaliseringsstyrelsen afholder lokale præsentationer i administrationen. Ad. 5) IO præsenterer et udkast til en politik vedrørende sygdom og sygefravær i Selvstyret: 4

5 Denne indeholder en beskrivelse af, hvad man gør i forbindelse med sygdom og fravær. Der er fortsat nogle ubesvarede spørgsmål, fx i forbindelse med børns sygdom. Man har én barnets sygedag, men hvad gør man hvis man har flere børn og næste barn er syg efter et par dage. LD undersøger dette. Beslutninger: Politikken sættes på til næste HSU-møde, som beslutningspunkt. Høringssvar på politikken fremsendes sekretæren (mmsj@nanoq.gl) d. 8/ kl Bemærkninger: Sygefraværssamtaler er en aftale mellem leder og medarbejder og man er ikke forpligtet til at meddele, hvad man fejler. Det bliver godt at få det offentliggjort, da det tit er blevet efterspurgt, hvad man gør i forbindelse med sygdom. Ad. 6) SH præsenterer HSU for en henvendelse fra LSU: Tilbyder Grønlands Selvstyre influenza vaccination til deres medarbejdere? HSU er enigt om, at: Arbejdsgiver ikke har hjemmel til at betale for ansattes influenza-vaccine. Departementet for Sundhed må fastlægge rammer for dette område. HSU besvarer henvendelsen. Ad. 7) Der skal være et møde hvert kvartal. Mødetiderne fastsættes til: 20. januar kl maj kl september kl december kl