1. Indledning Temaer Mål, strategi og økonomi Arbejds- og personaleforhold Tillid, samarbejde og trivsel...

Transkript

1 HR OG KOMMUNIKATION Temaer for HSU Godkendt af HSU 24. marts 2014 Marts 2014 Udarbejdet af: Jytte Beck, Leila D. Pedersen, Bo M. Pedersen, Ulla Mulbjerg og Erik Knudsen.

2 Temaer for HSU Indhold 1. Indledning Temaer Mål, strategi og økonomi Arbejds- og personaleforhold Tillid, samarbejde og trivsel Mødeplan Faste dagsordenspunkter Punkter fra HSU s liste over emner, der skal behandles Temadrøftelser HSU-møder Forberedelsen til mødet Afvikling af mødet Opsamling og opfølgning Kommunikation Øvrige anbefalinger... 7

3 1. Indledning På HSU mødet blev vedtaget ny forretningsorden. Her står at HSU skal fokusere på at drøfte de tværgående og overordnede problemstillinger, der berører hele institutionen og samtlige medarbejdere. I forretningsordenen fremgår ligeledes de værdier, der skal være gældende for HSU s arbejde: tillid, respekt, åbenhed og engagement. Som ledestjerne for arbejdsgruppens oplæg har været: Hvordan sikres det at HSU får indflydelse på de valgte temaer? Hvordan HSU møderne kan tilrettelægges, så de lever op til de nævnte værdier for HSU s arbejde. 2. Temaer Samarbejdsudvalgets arbejde skal ske under hensyntagen til Samarbejdsaftalen HSU s arbejdsområde er afgrænset til forhold der hører under ledelsesretten. Det vil sige, at HSU skal behandle relevante emner indenfor arbejds- og personaleforhold. Det er derfor nødvendigt at HSU har et helhedsperspektiv i sit arbejde. Formålet med at udvælge særlige temaer for HSU er at skabe et dialogforum, hvor beslutninger og nye ideer kan drøftes og udvikles i fællesskab mellem ledelse og medarbejdere. For at få et dialogforum kræves tillid og åbenhed og ikke mindst engagement fra alle i HSU. Disse værdier lever desuden op til principperne fra Tillidsreformen, der blev vedtaget af Folketinget i juni Arbejdsgruppen fremhæver at arbejdet i HSU overordnet skal tilrettelægges, så HSU får reel indflydelse på beslutningerne. Det er derfor nødvendigt at HSU diskuterer holdninger til de temaer, som er på dagsorden, evt. med henblik på at der efterfølgende udarbejdes administrative retningslinjer. Rektor holder på mødet i marts et oplæg der redegør for UCL s status og fremadrettede udfordringer. Dette oplæg vil danne rammen for at planlægge hvilke temaer, HSU vil arbejde med på møderne i årets løb. Der udvælges et tema pr. møde. På baggrund af den nye Samarbejdsaftale og HSU s temadag 11. november 2013 samt drøftelser i den nedsatte arbejdsgruppe er udarbejdet nedenstående forslag til overordnet tematisering af HSU s fokusområder Mål, strategi og økonomi Sammenhæng mellem Strategi 2020 og Udviklingskontrakten, herunder omsætning og implementering. Økonomi budget og regnskab. Rektors resultatkontrakt. 3

4 2.2 Arbejds- og personaleforhold Arbejdstilrettelæggelse. Personalepolitik, herunder lov om forskelsbehandling og ligestilling. Lønpolitik. Balance mellem arbejds- og privatliv. Kapacitetsopbygning Tillid, samarbejde og trivsel Opfølgning på sygefravær. Indflydelse på eget arbejde - herunder det fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt forebyggelse af arbejdsrelateret stress. 3. Mødeplan Der afholdes fire ordinære møder og en temadag (i marts). I forbindelse med fremlæggelse af rektors oplæg i marts gennemgår formandskabet temaerne og indplacerer de særlig relevante temaer på årets møder. Arbejdsgruppen anbefaler at HSU dagsorden sammensættes af 3 typer af punkter: 1. Faste dagsordenspunkter. 2. Punkter fra HSU s liste over emner, der skal behandles. 3. Temadrøftelse. 3.1 Faste dagsordenspunkter Godkendelse af dagsorden. Nye/reviderede politikker/retningslinjer. Dokumenter udsendes til orientering inden mødet. På mødet drøftes eventuelle opklarende spørgsmål. Opfølgning fra sidste møde. Nyt fra arbejdsmiljøudvalget (skriftligt). Korte punkter. Foreløbige punkter til næste møde. Eventuelt. 4

5 3.2 Punkter fra HSU s liste over emner, der skal behandles Der er indskrevet en generel anbefaling i forhold til behandling af punkterne i nedenstående oversigt Formandsskabet kan aftale anden behandling, hvis det er hensigtsmæssigt. Marts evt. temadag og fremrykning til februar Status på institutionen og udfordringer i det kommende år ved formanden. Årsregnskab fra sidste år drøftes ud fra oplæg er der særlige forhold, der giver anledning til overvejelser. Fordeling af kompetencemidler til drøftelse, hvis der på forhånd er kommentarer til det. Ellers godkendt. Opfølgning på APV (ulige år). Kønsopdelt lønstatistik fra sidste år Statistikken udsendes i begyndelsen af året til LSU hvis de giver anledning til bemærkninger kan de drøftes i HSU på dette møde. Juni Budgetopfølgning 1. kvartal då. Drøftes ud fra oplæg, der udpeger særligt fokusområde. Konstituering af HSU (lige år). Sygefraværsstatistik fra sidste år. Statistikken udsendes i begyndelsen af året til LSU hvis de giver anledning til bemærkninger kan de drøftes i HSU på dette møde. Udviklingskontrakten afrapportering drøftelse af udvalgte områder. Evaluering af MUS. September Budgetopfølgning 1. halvår då. Drøftes ud fra oplæg, der udpeger særligt fokusområde. Budget for det kommende år (procedure, proces og udfordringer) med forslag til særligt fokus. Optag orientering. Evt. særligt fokus. November Behandling af budget for det kommende år kommentering. Særlige fokuspunkter. Job på særlige vilkår (fleksjob). December Orientering om det kommende års lokale lønforhandlinger. Evaluering af mobbe- og chikanepolitikken (lige år). 3.3 Temadrøftelser På årets første HSU møde identificeres temaer til de kommende fire HSU møder. 5

6 4. HSU-møder Generelt skal sager til drøftelse på dagsorden i HSU så tidligt, at der kan ske en reel medinddragelse i beslutningsprocessen. Disse tre modeller for drøftelser skal overvejes ved udarbejdelse af dagsorden. Kaskade model: HSU-drøftelse som sendes videre til LSU ere eller LSU-drøftelse, som sendes videre til HSU. Kun drøftelse i HSU: det overordnede, som vedrører hele institutionen. Kun drøftelse i LSU: det nære, som giver størst udbytte at drøfte lokalt. Behandling af regnskab og budget skal ske ud fra en kort sammenfatning samt præsentation af nøgletal, som gør det lettere at overskue UCL s økonomiske udvikling. Som forberedelse til behandling af fx budget kan udpeges to tillidsrepræsentanter, som får særlig gennemgang og derfor kan have en særlig rolle ved behandlingen af punktet på mødet. 4.1 Forberedelsen til mødet Formand og næstformand har ansvaret for følgende ved forberedelse af møderne: Sikre klare formål og resultatforventninger til de enkelte punkter. Det skal fremgå klart hvad HSU skal på det enkelte punkt. Sikre relevant bilagsmateriale. Det nødvendige, men begrænsede antal sider. (som udgangspunkt ingen bilag over 5 sider gerne sat op som Powerpoint, der giver hurtigt overblik). Sikre sammenhæng mellem punktets indhold og den afsatte tid til behandling af punktet Afklare hvordan et emne skal behandles jf. de tre nævnte modeller. 4.2 Afvikling af mødet HR-chef er fast mødeleder. På de enkelte punkter kan uddelegeres roller ledelsesside og medarbejdere har ansvar for at flere inddrages i drøftelserne og der er enighed om, at de ansvarlige for punkterne, dvs. oplæg til drøftelsen ikke kun er lederside. Hold tidsplanen afsæt tid på punkterne i dagsorden Opsummér og konkludér løbende (Formanden) Afklar opfølgningen hvem, hvad og hvornår, så det fremgår af referatet (Mødeleder) Udarbejdelse af og godkendelse af referatet i fællesskab på mødet (Sekretariatsbistand) Udvælg highlight til kommunikation HR og Kommunikation får til opgave at lave highlight til udsendelse efter mødet. 6

7 4.3 Opsamling og opfølgning På mit.ucl.dk oprettes side med overblik over HSU s sager. 4.4 Kommunikation Direkte efter mødet udarbejdes nyhed med highlight fra mødet til mit.ucl.dk. Referat og dagsorden tilgængeligt på mit.ucl.dk direkte efter mødet. 5. Øvrige anbefalinger Der skal foretages en oprydning og bearbejdning af de nuværende dokumenter vedtaget i HSU, så det bliver tydeligt, hvad der er holdninger og principper og hvad der er administrative retningslinjer. HR og Kommunikation får til opgave i løbet af 2014 at gennemgå dokumenter og løbende vende tilbage til HSU med de reviderede dokumenter (i form af sider på mit.ucl.dk). Hellere få punkter på dagorden, så der er tid til drøftelse end mange punkter, som skal afvikles hurtigt. Der udarbejdes mødeplan for HSU og LSU for at sikre en koordineret behandling af fælles punkter. Systemet Teamdesk anvendes til styring af HSU-sager. 7