ØVELSE 1 OPRET SAGEN Log på som Peter Tillidsrep (medlemsnummer: / password: HØJE123)

Transkript

1 Introduktion til selvstudie om Websag Du har kastet dig ud i denne lille guidede tur rundt i Websag, og når du er færdig, vil du både vide hvorfor det findes, hvorfor det skal bruges og kunne bruge det på en måde, der hverken giver for lidt værdi eller for meget administration. Den lilla tekst er tips og tricks, der ikke er nødvendige for at løse opgaverne, men som måske kan lette den daglige brug efterfølgende. Websag er Forsikringsforbundets system til at opfylde disse tre formål. 1) At både interne og eksterne sagsbehandlere overholder de juridiske krav i bl.a. EU s dataforordning og persondataloven (det ville ganske simpelt ikke være muligt at vedligeholde og tage juridisk ansvar for forskellig sagsstyring i hver enkelt personaleforening). 2) Etablere overblik over og løbende indsamle statistisk grundlag vedrørende de sager, der løses lokalt. Et samlet, øjeblikkeligt overblik over samtlige igangværende og historiske sager, vil stille forbundet meget stærkere både i den direkte argumentation overfor bl.a. FA og som dagligt værktøj, når hovedbestyrelse, udvalg, osv. skal prioritere mellem og argumentere for de forskellige indsatsområder på det strategiske plan. 3) Stille et enkelt og funktionelt redskab til rådighed for hver eneste TR, der sikrer at medlemmernes problemer kan følges til dørs og mindske afhængigheden af såvel selskabernes IT-systemer som af enkeltpersoner sager skal let kunne overdrages til andre hvad enten det er kolleger på samme arbejdsplads eller sekretariatets centrale rådgivere. Praktiske øvelser I disse øvelser vil du komme rundt i de mest almindelige funktioner i Websag. Og når du har eksperimenteret nok til at du føler dig tryg ved systemet, så skriver din formand til sekretariatet, at du skal have adgang til systemet. Løb eventuelt tipskuponen bagerst i materialet igennem sammen som udgangspunkt for en ensartet forståelse. Der er til formålet oprettet en fiktiv personaleforening, der hedder Høje Nord. Den har ikke så mange medlemmer, så du vil derfor kunne opleve at andre allerede har udført nogle af opgaverne med de samme brugere som du anvender. De burde ikke forhindre dig i 1 at gennemføre øvelserne. Men det er smart, hvis du skriver dine egne initialer i titlerne/overskrifterne, så du kan genkende dem på listerne. Øvelserne tilsammen beskriver en sag hvor medlemmet Ulla Medlemsen har fået en advarsel. Sagen behandles af Peter Tillidsrep og Mette Formandsen og du kommer til at logge ind og ud som dem alle i løbet af øvelserne. Du er naturligvis velkommen til at lave din egen version eller efterfølgende lave flere forskellige sager for at lære systemet bedre at kende. ØVELSE 1 OPRET SAGEN Log på som Peter Tillidsrep (medlemsnummer: / password: HØJE123) Find menupunktet Websag under TR: Vælg Opret sag under funktionen +Opret Vælg sagstype: Advarsler (Fordi sagstyper skal bruges til statistik kan der kun vælges én) Vælg emneordene: Advarsler og Arbejdstid (Emneord er til søgning så der kan vælges alle dem man synes passer til sagen). Skriv (langsomt) ulla i feltet Medlem og vælg Ulla Medlemsen fra listen. (Bemærk at hvis man skriver under 4 tegn så søges der på initialer herefter på navn).

2 I titel-feltet skriver man hvem-hvad-hvor-hvornår så i denne sag skrives: Ulla Medlemsen advarsel Kundecenter Vest 2018 samt dine egne initialer, så du kan skelne sagen fra de andres. Klik på knappen Gem nederst på siden sagen er nu oprettet. SIDENS OPBYGNING I WEBBSAG: Bemærk, at der foroven er to faneblade, der hedder Websag og Sagsindhold. Sammenlignet med en papirarbejdsgang, står det du har udfyldt indtil nu på forsiden og de papirer man ville putte indeni omslaget oprettes som noter. Gå nu tilbage til startsiden ved at klikke øverst til højre. ØVELSE 2 OPRET EN ALMINDELIG NOTE: I en sag som denne vil det naturligvis være relevant at vedhæfte selve den advarsel som sagen omhandler. Men til øvelsen her skal du (i stedet for en ægte advarsel) vælge en helt uskyldig fil, fordi mange har adgang til denne testinstallation. (Se afsnittet om persondata). Gem derfor en fil eller mail uden farlige data på skrivebordet (eller et andet sted du har skriveret til, og omdøb den til Advarsel. Gå tilbage til Websag og find sagen med dine egen initialer på listen Seneste 5 sager. Åbn den ved at dobbeltklikke på sagsnummeret. Klik igen på + Opret men vælg denne gang Opret note En anden måde at se det på er, at forsiden udfyldes for at formanden kan få et hurtigt overblik og noterne er TR ens egen registrering af sagsforløbet og bilagene. Man kan samle de to faneblade til én lang side ved at klikke på dobbeltpilen. Skriv en beskrivende tekst i titelfeltet. (det er frivilligt om man vil skrive noget i det store tekstfelt). Klik på knappen Vælg filer og klik dig frem til den fil du ønsker at lægge på sagen. Man kan tilføje disse filtyper: DOC, RTF, TXT, DOCX, DOCM, SXW, JPEG, JPG, PNG, GIF, BMP, XLS, XLSX, XLT, SXC, PPT, PPTX, PPS, ODP, HTML, HTM, PDF, CSV, MSG, NSF og EML. Andre filformater kan scannes og lægges på som en JPEG- eller PDF-fil. Klik på knappen Tilføj. 2

3 Klik til slut på Gem (og slet så dokumentet igen fra der hvor du mellemlagrede den nu er det jo overført til sagen). Bemærk; Der kan kun lægges et dokument på hver note, men der kan oprettes mange noter på hver sag. ØVELSE 3 OPRET EN KONTAKTNOTE: Kontaktnoter er faktisk ikke så forskellige, men der er nogle yderligere felter med rullelister, som gør at man hurtigt kan registrere en kontakt vedrørende sagen. Opret derfor nu en kontaktnote, skriv som titel Opfølgningsmøde aftalt 10. januar, Vælg Telefon i Kontakttype vælger du Indgående fra medlem og indsæt dagen i går som Kontaktdato og klik Gem. For at understøtte hurtig udfyldning er der i Kontaktemne listet nogle af de mest anvendte henvendelsestyper, men ofte beskrives samtaleemnet i stedet i selve Note - feltet. Klik og Gem og hop tilbage til forsiden ved at klikke på linket oppe foroven: Som regel vil beskeden være til medlemmet selv, men man kan også bruge funktionen til kommunikation vedr. sagen med andre. Hvad ser medlemmet? Hvis der var lagt rigtige mailadresser ind på medlemmerne ville de modtage en mail med teksten: Kære Ulla Medlemsen Du har modtaget en besked på mit.forsikringsforbundet.dk. Se beskeden her Mvh Peter Tillidsrep Mailen er kun en notifikation og indeholder ingen information om selve sagen og for at få afgang til beskedens indhold, skal medlemmet angive sit password. ØVELSE 4 LOG IND SOM MEDLEMMET: Log af som Peter Tillidspep Noter i feltet Next step at der aftalt et nyt møde og Gem ØVELSE 3 SEND EN BESKED TIL MEDLEMMET: Beskeder er en mulighed for at kommunikere med medlemmer UDEN OM selskabets IT-systemer. Medlemmet får en neutral mail-notifikation om at der er modtaget ny besked (ligesom du kender det fra E-boks). Selve besked-formularen minder om en med en overskrift/titel, en note/indhold samt muligheden for at vedhæfte yderligere dokumenter. Opret nu en besked (igen under + Opret ), og skriv i titlen; Jo jeg kan godt deltage og i feltet Note skrives; Hej Ulla, Nu har jeg tjekket min kalender og kan godt deltage i opfølgningsmødet den 11/1. Mvh Peter Tillidsrep Find medlemmet frem på listen i feltet Modtager og tryk Send 3 Og log på som Ulla Medlemsen (medlemsnummer: / password: HØJE123) og find den besked der lige er sendt på forsiden: (Bemærk at medlemmerne IKKE har adgang til selve Websag kun til de beskeder, vi sender til dem). Klik dig frem til indholdet af beskeden og tjek at den ser ud som forventet (du er naturligvis også velkommen til at svare tilbage fra medlemmet til TR en). ØVELSE 5 SKIFT SAGSBEHANDLER Nu vil skæbnen at Peter Tillidsrep bliver syg. Du skal derfor nu logge på som formanden for at overgive sagen til den anden TR.

4 Log derfor af som Ulla Medlemsen og på som Mette Formandsen (medlemsnummer: / password: HØJE123). Klik dig frem til Websag og bemærk, at selv om formanden har rettigheder til at se alles sager vises i første omgang kun eventuelle egne sager. Overblik over alle sager får man ved at klikke på X et ved sit egent navn og derefter på Filtrer overblik : mulighed for at trække på andre Websag-brugeres erfaringer, hvis manualerne ikke kan løse dit problem. Hjælpeværktøj til godtgørelse Afskedigelsen står fast, men du kæmper for at forhandle en fornuftig kompensation hjem. I venstremenuen findes der et regneark som man kan anvende til at omregne aftalerne til et konkret beløb. Den er frivillig og kun vejledende, men åbn den og prøv dig lidt frem for at se hvordan den virker. Du finder den her: Er det en PF med mange TR er kan man forkorte listen ved at søge på en TR ad gangen. Der findes disse to typer af adgang; administrator og sagsbehandler hver PF afgør, hvem (udover formanden) der skal kunne se alle sager og hvem skal kun kunne se sine egne. Hverken aktuelle eller historiske sager kan ses af TR fra andre PF er. Formanden finder sagen frem og sletter den aktuelle TR på X et og vælger hvem der i stedet skal overtage sagen: Personalesagen eskalerer nu til afskedigelse I denne øvelse skrider selskabet til en afskedigelse inden opfølgningsmødet er blevet holdt. Dermed er den oprindelige sag om Advarsel uaktuel. Kontakt til sekretariatet. Du undrer dig over at hvorfor den fritstilling I har forhandlet hjem IKKE indgår med en kontant værdi i beregningen, hvorfor du beslutter at kontakte sekretariatets rådgivere på De forklarer forskellen på om det er fritstilling med eller uden kompensation, og du får samtidig et par andre brugbare input til den kommende forhandling med HR. ØVELSE 7 LUKNING AF SAG. Du forhandler en god aftale hjem, så det eneste du mangler er, at registrere udfaldet. Det gør man dels i statusfeltet på forsiden men også i et lukkenotat. Udfyld de relevante felter og skriv evt i Note-feltet hvis I også fik fritstillingen trumfet igennem. Rent teknisk kunne man også bare ændre sagstypen fra Advarsel til Afskedigelser, men hvis der senere skal kunne trækkes en troværdig statistik over hvor mange advarsler der er givet, så har vi brug for at der oprettes en ny sag der naturligvis henviser til den gamle. ØVELSE 6 ESKALERING AF SAG Udførelse af dette er ikke beskrevet på samme måde som de andre øvelser der kan følges punkt for punkt. I denne omgang viser vi dig hvor manualerne til Websag ligger og du ved hjælp af en af dem lukker du sagen vedr. advarslen og opretter en ny vedr. afskedigelsen. Følg derfor dette link og find vejledningen om når sager udvikler sig. Tag også et kig på hvad der ellers ligger af manualer og bemærk at det også er i det netværk, du har Overblik Log til slut på som en formand der vil have et overblik over den samlede mængde advarsler i et givent år. Klik først på Søg 4

5 Lav så en søgning som denne for at finde svaret. Yderligere information finder du bl.a. på datatilsynets hjemmeside, hvor man også kan teste sin viden: Brug lidt ekstra tid på at sætte dig ind i hvad der kan ellers søges på i dette vindue. Bemærk fx at hvis man slår Søg på sager uden medlemmer til, så søger den kun på dem, hvorimod Medtag lukkede sager inkluderer begge typer. Hvornår er en sag en sag? Det er den når der er ER udført noget eller forventes efterfølgende opgaver. Snak ved elevatoren er IKKE en sag. Rygter er IKKE en sag. Datasikkerhed og persondata Både EU-regler og lokale love og regler fastsætter hvordan persondata skal indsamles, opbevares og behandles, og der kan ved overtrædelser idømmes meget høje bøder og ske stor skade på medlemmernes tillidsforhold til Forsikringsforbundet. Vi gennemgår ikke her alle gældende regler men der afholdes kurser om emnet og findes også meget nyttig information på nettet. Regel nummer et er sund fornuft. Ligesom du selv ikke ønsker at dine personlige oplysninger pludselig er glemt i en printer eller et S-tog eller bare står åbne for alle på en forladt og ulåst computerskærm, så har du ansvaret for at vores medlemsdata ikke bliver tilgængelig for tredjepart. Så tænk over hvem der kan kigge med. Nogle oplysninger er selvfølgelig mere kritiske end andre, men bemærk at selv forhold som du måske ikke tænker på som fortrolige (såsom medlemskab i en fagforening eller folks politiske ståsted) nævnes specifikt på listen over følsomme oplysninger. Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning Fagforeningsmæssige tilhørsforhold Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold 5 I videst muligt omfang bør alle dokumenter uploades til sagen. Det kan sagtens være nødvendigt at nogle dokumenter i kortere perioder også findes på papir, men EU s dataforordning kræver at alt vedrørende et medlem, kan slettes. Papirdokumenterne bør derfor slettes hurtigst muligt, fremfor at der føres et parallelt papir-arkiv. Skriv heller ikke noget som medlemmet ikke selv må høre (de har faktisk ret til akt-indsigt, så anvend altid moderate og saglige formuleringer). Sidst men ikke mindst så husk, at du er TILLIDSrepræsentant. Information om nuværende eller tidligere kolleger eller ledere får du kendskab til fordi både de og personaleforeningen har tillid til dig. Svigt ikke denne tillid vil at viderebringe fortrolige oplysninger til andre end dem, der har behov for den viden. Selvtjek Er jeg klar til at få adgang til systemet: JA - jeg ville kunne forklare formålet med at Forsikringsforbundet anvender Websag. JA Jeg har en fornemmelse for hvad jeg ville skrive i resumé-feltet og hvornår der i stedet bør laves en note. Ja Jeg ved hvordan jeg kan skrive sammen med et medlem UDEN at benytte firmaet mails. Ja - jeg har sat mig ind i de vigtigste regler for omgang med persondata (både lovgivning og lokale itpolitikker o.l.) Ja jeg ved hvilke sager der ikke behøver blive registreret. Ja jeg ville kunne lægge et papirdokument på sagen. Ja jeg har styr på forskellen på rettighederne for en sagsbehandler og en sagsadministrator samt om man kan finde sager fra dengang et medlem arbejdede i et andet selskab. Ja man opretter en ny sag i stedet for bare at ændre sagstypen, når en sag udvikler sig Ja jeg ved hvor jeg kan søge hjælp hvis jeg har udfordringer der ikke bliver besvaret i denne vejledning. Hvis du kan svare JA til ovenstående, så bed din formand om at få afgang til Websag for jeres personaleforening.