EY s lønbarometer. benchmark af lønproces og optimeringsmuligheder i danske virksomheder

Transkript

1 EY s lønbarometer benchmark af lønproces og optimeringsmuligheder i danske virksomheder EY s lønbarometer 1

2 EY s lønbarometer benchmark af lønproces og optimeringsmuligheder i danske virksomheder Lønadministration er et område, der bliver stadigt mere komplekst og kræver flere og flere ressourcer og kompetencer hos danske virksomheder. Lønadministrative opgaver kræver fokus, spidskompetencer og frem for alt dedikerede ressourcer for at skabe den fornødne effektivitet og undgå sårbarhed. Er man ikke grundig og fokuseret under arbejdet, kan ukorrekt lønindberetning medføre økonomiske konsekvenser fx ved forkert udbetalt løn, ferie m.m. SKAT kan desuden pålægge bøder for manglende og fejlagtige indberetninger. Samtidig har medarbejdere ved fejl på lønsedlen og forsinkelser i deres lønudbetaling ret til at inddrage deres fagforbund om krav med tilbagevirkende kraft, hvilket foruden økonomiske konsekvenser og mulig afsmitning på virksomhedens omdømme oftest også er en ressourcekrævende proces. Området har stor bevågenhed hos flere af landets største fagforbund, der i foråret har sat emnet på dagsordenen i pressen ved flere lejligheder. EY s lønbarometer 188 danske virksomheder har deltaget i undersøgelsen. Heraf foretager 127 virksomheder selv lønbehandling og udbetaling til ansatte. Det er disse virksomheder, der er i fokus for undersøgelsen. Respondenterne har fra én til 7000 ansatte, som de udbetaler løn til. Samlet set behandler respondenterne løn for medarbejdere, hvilket svarer til 265 medarbejdere pr. virksomhed i gennemsnit i undersøgelsen. Med Lønbarometret har EY ønsket at undersøge, hvor sårbar virksomhedernes lønproces er dvs. i hvilket omfang virksomhederne har et tilstrækkeligt beredskab i tilfælde af fratrædelse, sygdom og pludseligt fravær af nøglepersoner i processen. Vi har også valgt at undersøge, hvor opdaterede lønbehandlerne i virksomhederne er på seneste faglige viden. Endelig har vi afdækket, om tidsforbruget på lønbehandlingen er hensigtsmæssigt i forhold til gennemsnittet på området. Problemet understreges af en undersøgelse foretaget af YouGov for metroxpress og BT i marts 2017, der viser, at ca. 25% af lønmodtagere i alderen år har oplevet fejl på en eller flere af deres lønsedler det seneste år. Det er på denne baggrund, at vi sætter fokus på området med EY s lønbarometer. 2 EY s lønbarometer

3 Key findings Virksomhedernes sårbarhed over for fratrædelse, sygdom og pludseligt fravær af nøglepersoner i lønprocessen er bemærkelsesværdigt i undersøgelsen. Hele 40 % af virksomhederne har ikke et tilstrækkeligt beredskab ved lønbehandlerens fravær, og det udgør en væsentlig risiko for fejl og forsinkelser med potentielt økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser til følge. Samtidig halter det med at holde sig opdateret på den nyeste faglige viden hos størstedelen af virksomhederne i undersøgelsen. Kun 15 % af de adspurgte virksomheder er opdateret med lønkompetencekursus inden for det seneste halve år. Dette er endnu en væsentlig risikofaktor, der kan føre til fejl på lønsedlerne. Det er EY s erfaring, at fejl på lønsedler ofte skyldes manglende opdatering på fagområdet for lønbehandling, og det er et felt, hvor virksomhederne forholdsvis nemt kan gøre en stor forskel. Det er især ved dataindsamlingen, at fejl opstår, og årsagen er ofte, at virksomheden ikke er opdateret med seneste viden. I mange tilfælde er det derfor datagrundlaget for lønbehandlingen og ikke lønbehandlingen i sig selv, der gør, at processen bliver fejlbehæftet. Når vi sammenligner tidsforbruget på lønbehandlingen blandt virksomhederne i undersøgelsen, er tendensen positiv. De fleste virksomheder har optimeret behandlingen af lønkørslen i forhold til tidsforbrug. Ca. hver tredje virksomhed har dog potentiale til at optimere forholdene i større eller mindre omfang. EY s lønbarometer 3

4 1. Sårbarhed i lønbehandlingen For at måle sårbarheden i virksomhedernes lønbehandling, har vi spurgt til antallet af medarbejdere, der kan varetage lønbehandlingen i virksomheden. Her har 74 virksomheder (svarende til 58 %) en backup-funktion til lønudbetalingsprocessen, 1 virksomhed (svarende til 1 %) har en delvis backup, mens 52 virksomheder (svarende til 41 %) ikke har backup og ligger i risikogruppen. Lønbehandling kræver levering af korrekt indsamlede data og er styret af klare deadlines. Derfor er det vigtigt, at virksomheden har et beredskab, der kan håndtere denne opgave uafhængigt af individuelle medarbejdere. Hvis lønbogholderen fx pludselig fratræder eller rammes af sygdom, er der blandt disse virksomheder ingen eller utilstrækkelig mulighed for at varetage lønudbetaling. Sårbarhed 1% 41% 41% Anbefaling til virksomheder i gult og rødt område: Det er vigtigt, at en anden person oplæres i lønbehandlingen, så vedkommende kan træde til ved pludseligt fravær. Det er også en mulighed at indgå samarbejde om backup med en ekstern partner. 58% Risikogruppe Delvis backup Tilstrækkelig backup Risikogruppe Delvis backup Tilstrækkelig backup Grønt Gult Rødt Der er back-up funktion Der kan være en risiko ved delvis back-up Risikogruppen: Ingen back-up 4 EY s lønbarometer

5 2. Faglig udvikling af lønbehandlere For at afdække hvor ofte og i hvilken grad lønbehandlere i virksomhederne er bekendt med de nyeste regler på områder, har vi spurgt, hvornår lønbehandleren senest er blevet opdateret på faglig viden og har deltaget i et lønkompetencekursus. Her er 19 virksomheder (svarende til 15 %) inden for det seneste halve år blevet opdateret på nyeste lønviden, 34 virksomhed (svarende til 27 %) er blevet opdateret inden for det seneste år, mens det for 73 virksomheder (svarende til 57 %) er mere end et år siden, at de senest blev opdateret på lønviden. Én virksomhed har undladt at svare. Lønbehandling er et område, hvor lovgivning og praksis hyppigt ændres og tilpasses. Derfor er det vigtigt, at virksomhedens lønbehandlere er opdaterede, så de altid kan håndtere processen korrekt og undgå fejl i udbetalinger m.m. Anbefaling for virksomheder i gult og rødt område: Den lønansvarlige sendes på kurser min. en gang om året og altid ved lovændringer, så den lønansvarlige altid er opdateret på de nyeste regler og praksis. Faglig udvikling 27% 27% 15% 15% 58% Mere end 1 år Inden for seneste år Inden for halvt år Mere end 1 år Inden for seneste år Inden for halvt år Grønt Gult Rødt Opdateret på nyeste lønviden Der kan være risiko for, at der ikke udbetales korrekt løn iht. lovgivning Risikogruppen: Stor sandsynlighed for, at der ikke udbetales korrekt løn iht. lovgivningen. EY s lønbarometer 5

6 3. Tidsforbrug på lønbehandling For at undersøge, hvorvidt tidsforbruget på lønbehandling svarer til gennemsnit på området, har vi valgt at opdele spørgsmålet i tre grupper: 1. Samlet tidsforbrug 2. Tidsforbrug på bearbejdning af input til løn 3. Tidsforbrug på lønkørsel I undersøgelsen reguleres for 14-dages lønnede medarbejdere, således at samlede data er sammenlignelige på månedsbasis Samlet tidsforbrug til lønbehandling 91 virksomheder (svarende til 72 %) har et gennemsnitligt tidsforbrug på 0-14 min. pr. medarbejder til både bearbejdning af input og lønkørsel. Det er EY s erfaring, at tidsforbruget her er optimeret og modsvarer markedsstandarden. 16 virksomheder (svarende til 13 %) har et gennemsnitligt tidsforbrug på min. pr. medarbejder. For denne gruppe er processen delvist optimeret og kan rumme visse forbedringsmuligheder. 20 virksomheder (svarende til 16 %) bruger mere end 20 min. pr. medarbejder på den samlede lønproces. Her er der med stor sandsynlighed et optimeringspotentiale Tidsforbrug på bearbejdning af input 90 virksomheder (svarende til 71 %) har et gennemsnitligt tidsforbrug på 0-9 min. pr. medarbejder på at behandle input til løn. Det er EY s erfaring, at tidsforbruget her er optimeret og modsvarer markedsstandarden. Til sammenligning bruger 19 virksomheder (svarende til 15 %) min. på bearbejde input. Det tyder på, at processen er delvist optimeret, men fortsat har et vist forbedringspotentiale. 18 virksomheder (svarende til 14 %) bruger mere end 13 min. pr. medarbejder på at behandle input til løn. Her er der med stor sandsynlighed et optimeringspotentiale. 3.3 Tidsforbrug på selve lønkørslen 98 virksomheder (svarende til 77 %) har et gennemsnitligt tidsforbrug på 0-5 min. pr. medarbejder på selve lønkørslen. Det er EY s erfaring, at tidsforbruget her er optimeret og modsvarer markedsstandarden. 17 virksomheder (svarende til 13 %) bruger 6-9 min. pr. medarbejder på lønkørslen, hvilket tyder på en delvist optimeret lønproces, hvor der er et vist potentiale til forbedringer. Endelig bruger 12 virksomheder (svarende til 9 %) mere end 9 min. pr. medarbejder på selve lønkørslen, og her vil der med stor sandsynlighed være potentiale til at optimere processen. 6 EY s lønbarometer

7 Målingerne på tidsforbruget på de tre områder gav følgende resultat: Tidsforbrug på lønbehandling 91% 90% 98% 20% 16% 18% 19% 17% 12% Samlet lønbehandling Løninput Lønkørsel Stort optimeringspotentiale Rum til til forbedring Optimeret Grønt Gult Rødt Lønprocessen er optimeret Der kan være optimeringsmuligheder Der er med meget stor sandsynlighed optimeringsmuligheder i lønprocessen Virksomheder har interesse i, at lønnen bliver håndteret korrekt, men at der ikke anvendes for meget unødig tid på processen. Ved at sammenholde virksomheders gennemsnitlige behandlingstid for løn, får vi en indikation af, hvor effektiv lønbehandlingsprocessen er, og hvor der er mulighed for forbedringer. Anbefaling for virksomheder i gult og rødt område: Kortlæg virksomhedens behov for input og output til lønbehandlingen sammen med lønbehandleren og beskriv arbejdsprocesserne. Få foretaget et sundhedstjek af lønsystemet evt. med hjælp fra en ekstern specialist, hvor I gennemgår og opdaterer lønbehandlingsprocessen i virksomheden. EY s lønbarometer 7

8 Hvad kan virksomhederne selv gøre? Arbejdsgiver kan med fordel tjekke følgende punkter for at mindske risici forbundet med lønbehandling: Den overordnede godkendelsesproces er den tilstrækkelig, og overholdes den? Er der klare retningslinjer for lønprocessen? Overholdes de? Foreligger der en klar funktionsadskillelse mellem udarbejdelse af lønnen, godkendelse og afstemninger? Er der udarbejdet de nødvendige procedurebeskrivelser, så løn kan udbetales, selvom lønbogholderen ikke kan træde til (fx ved pludselig sygdom, fratrædelse m.m.)? Er der helt styr på saldi vedr. ferie, feriefridage, afspadsering og fritvalgskonto? Er der styr på ferieregnskabet? Hvis der ikke løbende holdes styr på ferieregnskabet, kan virksomheden komme til at betale for mange feriepenge. Medarbejdere, som har ferie med løn, kan komme til at afholde for mange feriedage. En medarbejder, der fratræder, kan risikere at få udbetalt for mange feriepenge. Foretages afstemninger mellem finans/e-indkomst, lønsystem/ e-indkomst og finans/lønsystem? Lønprocessen med bogholderens øjne er processen fyldestgørende og hensigtsmæssig, og hvad kan eventuelt forbedres? Lønprocessen med virksomhedens øjne anvendes ressourcerne optimalt? Hvad kan/skal ændres? EY står altid til rådighed for et uforpligtende møde om lønadministration. 8 EY s lønbarometer

9 Hvad kan EY hjælpe med? EY hjælper med at optimere lønbehandlingen og håndtere selve lønprocessen. Blandt andet tilbyder vi: At beskrive arbejdsprocesserne sammen med jer, hvor vi gennemgår hele lønprocessen fra a-z. Efterfølgende vil vi levere en rapport med anbefalinger. EY afholder en gang årligt et lønseminar. Samtidig udarbejder vi en lønhåndbog, som I kan vælge at abonnere på. Herved får I også adgang til support via mail om lønspørgsmål relateret til bogens indhold, så I opnår adgang til den nyeste lovgivning og sikrer intern kompetenceudvikling i jeres virksomhed. At kortlægge output, hvor vi sammen med jer gennemgår output-delen. Herefter kommer vi med anbefalinger til, hvorledes output kan optimeres. Kontakt Anne Holst Manager anne.holst@dk.ey.com René Hasbo Executive Director rene.hasbo@dk.ey.com At sundhedstjekke lønsystemet, hvor EY sammen med jer gennemgår jeres lønsystem og efterfølgende kommer med anbefalinger til, hvorledes lønsystemet kan optimeres. At fungere som back-up funktion, så sårbarheden i jeres virksomhed mindskes. At håndtere lønadministrationen gennem outsourcing af løn til EY. Din virksomhed er sårbar, hvis lønadministrationen er afhængig af én person. Lønmedarbejdere skal fx holde ferie, som alle øvrige medarbejdere med retten til tre ugers sammenhængende ferie, sygdom er aldrig belejlig og kan falde i forbindelse med lønkørslen m.v. Når EY håndterer din virksomheds lønadministration, bliver virksomheden uafhængig af lønmedarbejdere og dermed mindre sårbar ved ferie, sygdom, fratrædelse mv. EY s lønbarometer 9

10 EY Assurance Tax Transactions Advisory Om EY EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning. Den indsigt og de ydelser, vi leverer, hjælper med at opbygge tillid til kapitalmarkederne og den globale økonomi. Vi udvikler dygtige ledere og medarbejdere, som sammen leverer det, vi lover vores interessenter og bidrager til, at arbejdsverdenen og arbejdslivet fungerer bedre - for vores medarbejdere, vores kunder og det omgivende samfund. EY henviser til den globale organisation og kan referere til et eller flere medlemsfirmaer inden for Ernst & Young Global Limited, som hver især udgør en selvstændig juridisk enhed. Ernst & Young Global Limited, som er et engelsk company limited by guarantee, yder ikke kunderådgivning. Flere oplysninger om vores organisation kan findes på ey.com Ernst & Young P/S, All Rights Reserved. Dette materiale er udarbejdet alene til orientering, og oplysningerne i det tilsigter ikke at være fyldestgørende, og de træder ikke i stedet for udførlige analyser eller udøvelsen af professionelle skøn. I konkrete sager opfordres brugere til at henvende sig til EY s rådgivere. ey.com/dk