1. Indledning Ydelsen generelt Tidsfrister... 3

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "1. Indledning... 3 2. Ydelsen generelt... 3. 3. Tidsfrister... 3"

Marie Dalgaard
8 år siden
Visninger:

1 Ydelsesbeskrivelse for drift af lønadministration i Sverige Kunden Den 30. januar 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ydelsen generelt Beskrivelse af de overordnede driftsprocesser Beskrivelse af ydelsesniveau Tidsfrister... 3 Side 2 af 8

3 1. Indledning Nærværende dokument beskriver de ydelser og det ydelsesniveau Bluegarden A/S (herefter BG) leverer ved drift af lønadministrationsløsningen for svensk løn. 2. Ydelsen generelt Ydelserne er i afsnit 3 beskrevet med udgangspunkt i nedenstående processer og ydelsesniveau. Beskrivelsen angiver tillige en ansvarsfordeling mellem BG og Kunden) Beskrivelse af de overordnede driftsprocesser Nr. 1 Oprettelse og vedligeholdelse af medarbejdere i lønsystemet samt kundes data. 2 Forberedelse og kørsel af lønnen. 3 Ekstra lønkørsel 4 Lønsedler 5 Efterbehandling 6 Afstemning 2.2. Beskrivelse af ydelsesniveau Værdi Niveau Prissætning Er indeholdt i implementeringen / den månedlige lønbehandling. Er indeholdt i implementeringsomkostningen / den månedlige lønbehandling. Aftales Skal aftales fra opgave til opgave. Skal aftales fra opgave til opgave og med udgangspunkt i BGs konsulentsatser. 3. Tidsfrister Overordnet skal lønmateriale være BG i hænde senest d. 10 i måneden hvor lønudbetaling skal ske (vi forbeholder os ret til ændring i forhold til at imødekomme udbetalingsdato). Behandling af lønmateriale som modtages efter deadline behandles så vidt muligt og ved ekstra debitering. Der kan forekomme ændringer i forbindelse med helligdage og ferier. Filer indsendes i BG format. Side 3 af 8

Beskrivelse af de overordnede driftsprocesser Nr. 1 Oprettelse og vedligeholdelse af medarbejdere i lønsystemet samt kundes data. 2 Forberedelse og kørsel af lønnen.

4 1.00 Ajourføring af medarbejderens oplysninger samt oprettelse af ny medarbejder. Sikre at BG modtager følgende stamdata: - Navn - Adresse - Ansættelsesdato, - Person-nr. - Statistikoplysninger - Normtid - Bank oplysninger - Aflønningsform - Sikrer oprettelse af nye medarbejdere i systemet på baggrund af input fra Kunden. Sikre at BG modtager oplysninger om: - Gage - Timeløn - Antal timer - Variable løn satser Sikrer behandling af gage og timeløn efter de til enhver tid gældende regelsæt inkl. beregning af forholdsmæssig løn i forbindelse med ansættelse og deltidsansættelse. Faste tillæg Fastsætter og orienterer BG om faste tillæg, den enkelte medarbejder skal have tilknyttet ud over gage eller timeløn. Sikrer behandling af faste tillæg, f.eks. personlige tillæg og anciennitetstillæg. Personalegoder Fastsætter og orienterer BG om personalegoder, den enkelte medarbejder skal have tilknyttet, samt evt. egenbetaling. Sikrer behandling af skattemæssig værdi af personalegodet fri bil Ved udskiftning eller anskaffelse af firmabil, skal der rapporteres herom til BG. Herunder meddelelse om dato for hvornår medarbejderen har fået stillet bilen til rådighed Förmånsbeløb og förmånskode. Faste fradrag efter skat Fastsætter og registrerer foreninger og klubber, medarbejderen er medlem af, f.eks. kantineordning, oplysning om förmånsværdi og nettotræk og personaleforening. Behandler alle kendte faste fradrag hos Kunden, f.eks. kantineordning og personaleforening. Pension Fastsætter og registrerer obligatorisk pensionsordning, den enkelte medarbejder skal tilknyttes, kriterier for hvornår BG kan dog danne rapport som så kan sendes til Collectum. Side 4 af 8

Sikre at BG modtager oplysninger om: - Gage - Timeløn - Antal timer - Variable løn satser Sikrer behandling af gage og timeløn efter de til enhver tid gældende regelsæt inkl.

5 medarbejderen skal indgå i pensionsordningen, og om medarbejderen har ønsket at forhøje eget pensionsbidrag. Fastsætter og registrerer private arbejdsgiveradministrerede pensionsordninger, den enkelte medarbejder skal tilknyttes. Vedligeholder afvigelser fra de obligatoriske pensionsordninger, f.eks. om medarbejderen indgår i pensionsordningen på ansættelsestidspunktet. Kunden kontakter Collectum Kontakter pensionsforsikringsselskab ved nyansættelser. Ferieordning Orienterer om antallet af feriedage samt datoer for dette. BG indlæser efter kundens anvisninger 1.01 Vedligeholdelse af stamdata Sikrer rettidig information til vedligeholdelse af stamdata, herunder: Sikrer vedligeholdelse af stamdata modtaget fra Kunden. - Organisatoriske forhold - Statistikoplysninger - Bankoplysninger - Navneoplysninger - Adresseoplysninger - Gageændringer - Ændringer i normtid - Ændring af timeløn Orienterer BG om ændringer til de under pkt anførte punkter til ansættelsen Afvikling af medarbejdere Sikrer data og rettidig information i forbindelse med afvikling af medarbejdere, herunder: - Sidste arbejdsdag - Afholdelse af ferie i fratrædelsesperioden - Afspadsering - Fratrædelsesgodtgørelse. Afvikling af medarbejdere og evt. afregning af feriepenge. Side 5 af 8

om medarbejderen indgår i pensionsordningen på ansættelsestidspunktet. Kunden kontakter Collectum Kontakter pensionsforsikringsselskab ved nyansættelser.

6 Kontakter pensionsforsikringsselskab ved fratrædelser. Info i Collectum 2.00 Variable tillæg og tidsafhængige tillæg. Indberetter variable løndele på medarbejderen: - Variable tillæg - Timer på timelønnede Håndterer variable tillæg leveret af kunden - KM-penge - Bonus - Dette gøres via BG lön Sverige eller ved indberetning på udleveret regneark som indlæses eller fremsendes til BG 2.01 Variable fradrag Registrerer variable fradrag dette gøres via BG lön Sverige eller ved indberetning på udleverede regneark som indlæses eller fremsendes til BG Håndterer variable fradrag der leveres af kunden Indberetter variable fradrag på medarbejderen: - Varekøb - P-kort - Frokostordning 2.02 Fravær, ferieoptjening, afholdelse, fratrædelse Registrerer afholdt ferie, samt fratrædelse og sygefravær alt med datoer, dette gøres via BG lön Sverige Håndterer fil fra kunden Udbetaler feriepenge iht. gældende regler. Følgende indrapporteres: - Sygdom antal dage med datoer - Afholdt ferie med datoer - Feriedage til overførsel til nyt ferieår. Trækker i løn for ikke optjent ferie. Overfører feriedage til nyt ferieår. Kunden er support for medarbejdere i tilfælde af spørgsmål vedr. ferie/orlov/fravær/barsel Orlov I tilfælde af orlov meddeler Kunden BG om start på orlov samt regler for udbetaling af løn og personalegoder samt tillæg i orlovsperioden, Når BG standser og starter lønudbetalinger efter Kundens anvisninger. Side 6 af 8

indberetning på udleveret regneark som indlæses eller fremsendes til BG 2.

7 orloven stopper meddeler Kunden BG om lønforhold. Kunden er supporten for medarbejdere i tilfælde af spørgsmål vedr. ferie/orlov/fravær/barsel Afvikling af ekstraordinære lønkørsler Aftales Aftaler og planlægger i samarbejde med BG eventuelle ekstraordinære lønkørsler. BG opretter ekstraordinær kørsel og behandler oplysninger indberettet af Kunden 4.00 Lønsedler Kunden printer og sender selv til lønmodtageren. BG kan sende lønsedler via Overførsler Kunden overfører selv lønnen eller automatisk overførsel via PI hvis kunden har aftale. Pensions overførsel foretages af kunden - Nettoløn til medarbejdernes bankkonti hvis aftale er indgået. - Ellers overfører kunden selv Overførsel til Skatteverket 5.02 Bogføring Indtaster bilag i økonomisystemet umiddelbart efter lønkørslerne. Ingen forpligtelser 5.03 Bogføring indlæsning af fil Aftales Indlæser returfil i økonomisystemet umiddelbart efter lønkørslerne. Ingen forpligtelser 5.04 Henvendelser vedr. lønnen Udpeger 1 nøgleperson, der har den direkte kontakt til BG. BG hjælper iht de punkter som er beskrevet i disse ydelser 5.05 Skattekort e medarbejders skyldige beløb til offentlige myndigheder Kunden oplyser skattetabel samt hvis der er ekstra skattetræk. Kunden oplyser hvor meget det månedlige træk til Kronofogeden er, og evt. max. trækbeløb Kunden overfører selv til Kronofoged Ingen forpligtigelser BG indsætter oplysninger i lønsystemet 5.06 Revision Jf. egne regler og procedurer Ingen forpligtigelser Side 7 af 8

BG opretter ekstraordinær kørsel og behandler oplysninger indberettet af Kunden 4.00 Lønsedler Kunden printer og sender selv til lønmodtageren. BG kan sende lønsedler via e-mail. 5.

8 6.00 Afstemning af bogføringsbilag Afstemmer lønnen i forhold til kundens finanssystem. Ingen forpligtelser Side 8 af 8

Relaterede dokumenter

Tjekliste. - til lønadministration

Tjekliste. - til lønadministration Tjekliste - til lønadministration Januar 2015 Indholdsfortegnelse Forord Indhold Når man arbejder med løn- og personaleadministration, er der mange ting at være opmærksom på. Det kan være svært, at bevare