Kommunikationsplan for Gladsaxe Fjernvarme udbygning

Transkript

1 Kommunikationsplan for Gladsaxe Fjernvarme udbygning Juni 2010

2 INDHOLD 1. PLANENS OPBYGNING OG AFGRÆNSNING Formål Opbygning og afgrænsning Metode 3 2. BAGGRUND Kort præsentation af udbygningsplanen Områdeafgrænsning 4 3. MÅLGRUPPER OG LEVERANCER Overordnet planlægning Detailplanlægning Markedsføring Branding 8 4. PLAN FOR GLADSAXE.DK Struktur Indhold BEREDSKAB TIL GENEREL BORGERBETJENING OVERSIGT OVER KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER 11 2

3 1. PLANENS OPBYGNING OG AFGRÆNSNING 1.1 Formål Formålet med kommunikationsplanen er at offentligheden dvs. borgere, virksomheder, foreninger mv., der berøres af eller har interesse i, får den information, der er nødvendig for at sikre en effektiv og smidig implementering af udbygningsplanen. 1.2 Opbygning og afgrænsning Planen tager udgangspunkt i kommunens Udbygningsplan for fjernvarme i Gladsaxe som blev godkendt af Gladsaxe Byråd i oktober Kommunikationsplanen giver en kort oversigt over forløbet med implementering af udbygningsplanen og en beskrivelse af faser i forhold til kommunikation med offentligheden (kapitel 2). Det konkrete behov for kommunikation afhænger dels af forskellige målgrupper og dels af hvor i forløbet, udbygningen befinder sig. Derfor er kommunikationsplanen opdelt i 6 trin. Til hvert trin defineres en række eksterne og interne målgrupper for kommunikationen og der vælges en eller flere kommunikationskanaler for hver målgruppe (kapitel 3). Der er udarbejdet en særskilt markedsføringsplan med detaljeret information om markedsføringen. Denne kommunikationsplan indeholder derfor kun et sammendrag af kommunikationen i markedsføringen (kapitel 3). Al information til offentligheden skal udover specikke kommunikationskanaler direkte til målgrupperne være tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Kommunikationsplanen indeholder en beskrivelse af struktur og indhold for denne information (kapitel 4). Endelig indeholder planen en beskrivelse af den generelle borgerbetjening, der forventes at skulle finde sted samt en oversigt over materiale, der skal udarbejdes for at sikre borgerbetjeningen (telefonlister, spørgsmål og svar, opdateret status for udbygningen osv.) (Kapitel 5). Kommunikationsplanen omfatter ikke kommunikation med det politiske niveau 1.3 Metode Kommunikationsplanen opererer med 6 kommunikationstrin: 1. Overordnet planlægning 2. Detailplanlægning 3. Markedsføring Branding Trinnene er ikke nødvendigvis kronologiske i tid, idet der både er generelle trin og trin knyttet til de specifikke udbygningsområder. Således er trin 1 og trin 6 branding generelle. Inden for hvert trin er der en yderligere opdeling af udbygningen i eks. veje eller delområder. Den konkrete fysiske plan for udbygningen fastlægges først i slutningen af markedsføringsperioden for den pågældende fase. 3

4 2. BAGGRUND 2.1 Kort præsentation af udbygningsplanen Gladsaxe Fjernvarme udbygger fjernvarmenettet i den sydlige del af kommunen syd for motorring 3. Udbygningen omfatter kun store varmeforbrugere, dvs. virksomheder, boligselskaber og offentlige institutioner. Når udbygningen er færdig, vil varmesalget være fordoblet i forhold til i dag. 2.2 Områdeafgrænsning Udbygningen er inddelt i 5 faser som vist på kortet i figur 2.1 og den endelige rækkefølge og udbygningstakt fastlægges i et vist omfang løbende. Områder for udbygningen i hver fase er kort beskrevet i tabel 2.1 i den rækkefølge, udbygningen forventes at foregå. Tabel 2.2 indeholder en mere detaljeret tidsplan for faser og kommunikationstrin. Figur 2.1 Kort over de 5 faser i fjernvarmeudbygningen 4

5 Tabel 2.1 Beskrivelse af og tidsplan for faser i udbygninger Faser Beskrivelse Tidsplan 1 Området omkring Søborg Torv, Buddinge vej, Dyrup mv. 2 Buddinge By Gladsaxe Erhvervskvarter, syd for O3 3 Mørkhøj Erhvervskvarter Gladsaxe erhvervskvarter, nord for O Gladsaxe Møllevej, nord for O3 5 Søborg Hovedgade Tabel 2.2 Tidsplan for de 5 faser og 6 kommunikationstrin Fase 1 Overordnet planlægning Planlægning Markedsføring Projektforslag Fase 2 Overordnet planlægning Planlægning Markedsføring Projektforslag Fase 3 Overordnet planlægning Planlægning Markedsføring Projektforslag Fase 4 Overordnet planlægning Planlægning Markedsføring Projektforslag Fase 5 Overordnet planlægning Planlægning Markedsføring Projektforslag

6 3. MÅLGRUPPER OG LEVERANCER For hvert af de 6 kommunikationstrin er der identificeret en række målgrupper og opstillet et mål for kommunikationen. Desuden er der for hver målgruppe defineret en række aktiviteter, som skal sikre at kommunikationsmålene nås. 3.1 Overordnet planlægning Planlægningen er en overordnet aktivitet og gælder for hele fjernvarmeudbygningen (dvs. alle 5 faser). Planlægningen indeholder fastlæggelse af de endelige rammer for udbygningen: - Rammer for tilslutning (pris for tilslutning samt fremtidig fjernvarmetarif) - Rækkefølge for udbygning af de 5 faser - Tidsplan for udbygningen - Vilkår for udlån af midlertidige kedler - Serviceaftaler - Lånefinansiering - Reviderede leveringsbestemmelser Tabel 3.1 indeholder målgrupper, kommunikationsmål og aktiviteter i den overordnede planlægning. Tabel 3.1 Målgrupper Mål med kommunikation Aktiviteter Medarbejdere i Gladsaxe Kommune Koordinere myndighedsbehandling, gravearbejder mv. Sikre generel viden om udbygningen er tilgængelig Kvartalsvise statusmøder Information om udbygningen på gladsaxe.dk Fremlæggelse på BMFmorgenmøde 3.2 Detailplanlægning I detailplanlægningen fastlægges mere specifikke rammer for den enkelte fase i udbygningen. Det kan f.eks. kortlægning af potentielle kunder i området, indsamling af kontaktinformation mv. Tabel 3.2 indeholder målgrupper, mål med kommunikationen i planlægningstrinnet og de foreslåede aktiviteter. Tabel 3.2 Målgrupper Mål med kommunikation Aktiviteter Primære Potentielle nye fjernvarmekunder Bane vejen for markedsføring og opnå aftaler om tilslutning Direkte kontakt Sekundære Borgere I Gladsaxe Kommune Medarbejdere i Gladsaxe Kommune Synliggøre kommunens indsats og skabe forståelse for gener i forbindelse med anlægsarbejder Koordinere myndighedsbehandling, gravearbejder mv. Sikre generel viden om udbygningen er tilgængelig Information om udbygningen på gladsaxe.dk Pressemeddelelse til lokale Kvartalsvise statusmøder Information om udbygningen på gladsaxe.dk Fremlæggelse på BMFmorgenmøde 6

7 3.3 Markedsføring I markedsføringsfasen vil de potentielle nye fjernvarmekunder blive kontaktet med henblik på at kunne indgå hensigtserklæringer og kontrakter om fjernvarmetilslutning. Der er udarbejdet en særskilt markedsføringsplan for udbygningen. Kommunikationsplanen giver således kun en kort beskrivelse af aktiviteterne. Markedsføringen sker i et område ad gangen som fastlagt i tidsplanen for udbygningen. Målgruppen for markedsføringsfasen er alle de potentielle nye fjernvarmekunder, dog i prioriteret rækkefølge i henhold til markedsføringsplanen. Formålet med markedsføringen er at så mange potentielle kunder som muligt giver tilsagn om tilslutning til de nye fjernvarmenet. Følgende kommunikationsaktiviteter finder sted i markedsføringstrinnet: - Udarbejdelse af folder til potentielle kunder - Standarder for teknisk gennemgang, hensigtserklæringer og kontrakter - Direkte møder med præsentation af udbygningen - Information om udbygningen og kontaktpersoner hjemmeside Derudover vil der være indlæg på forvaltningens årlige møder med boligselskaber og grundejerforeninger, hvor det er relevant. 3.4 I projekteringen laves en konkret og detaljeret plan for hvordan udbygningen kommer til at foregå. en kan forekomme usynlig for de målgrupper, der ikke er direkte involveret, fordi meget af det er skrivebordsarbejde. Det er derfor vigtigt at synliggøre, at projektet skrider fremad. Målgrupper for kommunikationen, målet samt aktiviteter er beskrevet i tabel 3.3. Tabel 3.3 Målgrupper Mål med kommunikation Aktiviteter Potentielle nye kunder Borgere Vej & Park Driftsafdelingen Byplan Ejendomsafdelingen Byggesag Nordvand Holde kunder orienteret om udviklingen herunder eventuelle ændringer/forsinkelser i udbygningen Formidle erfaringer med fjernvarmekonvertering Synliggøre aktiviteterne i kommunen Koordinering i forbindelse med planlægning af det fysiske arbejde Møder Nyhedsbrev fra Gladsaxe Fjernvarme Input til erhvervsrådets nyhedsbrev Statusmøder Liste over modtagere af planlægningsdokumenter, tidsplan, mv. Centralt internt arkiv for vigtige dokumenter Nyhedsbrev 7

8 3.5 I anlægsfasen bliver udbygningen til gengæld meget synlig idet veje skal graves og rør nedlægges. Her er det vigtigt at orientere grundigt om følgende: - Hvad arbejdet går ud på - Hvor anlægsarbejdet foregår - Hvor længe det står på - Hvilke gener, der kan opstå - Hvilke ændringer skal man foretage (eks. trafik) - Hvor kan man henvende sig med klager el. lign. Tabel 3.5 indeholder målgrupper, mål med kommunikationen i anlægsfasen og de foreslåede aktiviteter, der skal sikre, at målene nås. Tabel 3.5 Målgrupper Mål med kommunikation Aktiviteter Potentielle nye kunder Informere om aktiviteter, tidsplaner, konsekvenser og eventuelle nødvendige hensyn eller adfærdsændringer i forbindelse med gravearbejde Berørte grundejere Trafikanter Renovation Borgere, virksomheder og medarbejdere i Gladsaxe Kommune Vej & Park Ejendomsafdelingen Driften Nordvand Informere om aktiviteter, konsekvenser og eventuelle nødvendige hensyn eller adfærdsændringer i forbindelse med gravearbejde Informere om gravearbejde, trafikomlægninger og andre gener (omlægning af busruter o. lign.) Informere om eventuelle gener/forhindringer Informere om udbygningen, gravearbejde og eventuelle konsekvenser generelt Koordinere det fysiske arbejde for at opnå en gennemtænkt indsats Brev om arbejdet Møder Skilte Brev om arbejdet Skilte Skilte på stedet Trafikradio (ved større arbejder) Koordinering med affaldskontoret Kontakt til renovationsselskab Statusmøder Mails Cirkulering af vigtige papirer Centralt internt arkiv med vigtige dokumenter 3.5 Branding Fjernvarmeudbygningen er en stor ting i Gladsaxe Kommune, som det vil være naturligt at brande. Brandingen er ikke nødvendig for at kunne gennemføre udbygningen men kan bruges til at synliggøre, at der sker noget nyt i Gladsaxe Kommune, og at miljøvenlig fjernvarme er med til at sænke CO 2 -udledningen. 8

9 Målgruppen er meget bred og omfatter alle borgere, virksomheder, institutioner, foreninger og medarbejdere i Gladsaxe kommune. Pendlere, borgere i nabokommuner og. lign. kan evt. udgøre en sekundær målgruppe. Brandingen foregår løbende og er forholdsvis uaf- med hængig af fremdriften i udbygningen. Centralkommunernes Transmissionsselskab (CTR) arbejder med en brandingindsats udgangspunkt i Varmeplan Hovedstaden, og dette inkluderer udarbejdelse af baggrunds- indarbejdet i materiale som kan anvendes af medlemskommunerne. Materialet vil blive brandingindsatsen. Følgende aktiviteter foreslås: - Event med første spadestik. - Pressemeddelser til lokale - Årligt Åbent Hus hos fjernvarmeforsyningen på Gyngemosevej - Stickers til Gladsaxe Fjernvarmes biler - Event på Gladsaxedag 4. PLAN FOR GLADSAXE.DK Kommunens hjemmeside udgør en meget vigtig del af kommunikationenn i forbindelse med udbygningen. Hjemmesiden skal ikke ses som den primære kommunikationskanal men som det sted, hvor al information til omverdenen skal være tilgængelig og opdateret. 4.1 Struktur Figur 4.1 viser et forslag til struktur for information om fjernvarmeudbygningen på Gladsa- xe.dk fase Fase Hvem kan få fjernvarme fase Fase Fase Kan jeg få fjernvarme Fra tilsagn til tilslutning 1. Udbygning med fjernvarme Hvad koster det 1.3 Leveringsbetingelser og tekniske anvisning Link til Gladsaxe Fjernvarme 1.4 Spørgsmål og svar om konvertering til fjernvarme 1.5 Tilskud til energibesparelser Link til Gladsaxe Fjernvarme 9

10 4.2 Indhold Tabellen nedenfor beskriver, hvilken information, der vil kunne findes under de forskellige titler på hjemmesiden. Niveau Titel Indhold Links Udbygning med fjernvarme Generelt om udbygningsplaner Kort Nyheder Nyhedsbrev Kontaktinformation Vestforbrænding 1.1 Hvem får fjernvarme Beskrivelse etaper Oversigtskort Etaper Detaljeret beskrivelse Tidsplan Trafikomlægninger Kontaktinformation 1.2 Kan jeg få fjervarme Potentielle kundetyper Rammer for tilslutning Kontaktinformation Fra tilsagn til tilslutning Proces og tentativ tidsplan Kontaktinformation Hvad koster det Tilslutningstarif Fjernvarmetarif Brugerinstallationer Finansieringsmuligheder 1.3 Leveringsbetingelser og tekniske anvisninger 1.4 Spørgsmål og svar om konvertering til fjernvarme 1.5 Tilskud til energibesparelser Henvisning til generelle betingelser for Gladsaxe Fjernvarme Miljø Forsyningssikkerhed Eksempler på andre store kunders konvertering til fjernvarme Henvisning til information beskrevet under Gladsaxe Fjernvarme Trafik og forsyning Info på din adresse 1.1 Hvem får fjernvarme Eksempler på hensigtserklæring og kontrakt Gladsaxe Fjernvarme Gladsaxe Fjernvarme 5. BEREDSKAB TIL GENEREL BORGERBETJENING Forvaltningen vil etablere et beredskab, der skal sikre en effektiv betjening af alle henvendelser med tilknytning til fjernvarmeudbygningen. Alle oplysninger og dokumenter til borgerbetjening vil blive tilgængelige på kommunens intranet. Der vil blive udarbejdet en telefonliste med information om alle medarbejdere, der kan svare på henvendelser: - Ansvarlig chef - Muligheder for fjernvarmeforsyning - Trafikomlægninger - Gravearbejder - Klager over anlægsarbejder 1 Gladsaxe Fjernvarme og Vestforbrænding 10

11 Derudover vil der blive udarbejdet et notat med typiske spørgsmål og svar ( Klar-paratsvar ) til alle relevante medarbejdere. Endelig vil der jævnligt blive udarbejdet en kort oversigt over status for udbygningen. 6. OVERSIGT OVER KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER Oversigten dækker kommunikationsaktiviteter i fase 1. Aktiviteterne gentages for de andre faser. Aktivitet Ansvarlig Tidsplan Fase - Gladsaxe.dk klar Uge 22 + ad Planlægning - Markedsføringsmateriale klar GMCB hoc - Folder til potentielle kunder GMCB Uge 21 Markedsføring - Pressemeddelelse til lokale Uge 21 el. 22 Branding - Input til Erhvervsrådets nyhedsbrev 2. kvartal Møder med kunder - Første nyhedsbrev - Opdatering af hjemmeside - Statusmøder (intern koordinering) - Breve til berørte grundejere - Skilte - Gladsaxe.dk - Input til trafikradio - Pressemeddelelse til lokale - Statusmøder (intern koordinering) - Første spadestik - Pressemeddelelse til lokale - Gladsaxedag - Åbent Hus på Gyngemosevej MMJ TE Entrepreneur VPA/ TE BYS/ /TE/MMJ JSA/ Februar 2011 Løbende Når der skal graves Løbende Forår 2011 Ugen efter Aug Efterår 2010 Branding Branding Branding 11